Modèles de plan d’action : pourquoi il vous en faut un, et comment

« Si vous ne planifiez pas, vous planifiez votre échec. »

Voilà une phrase que nous avons tous déjà entendue. Mais la planification est un processus qui peut prendre beaucoup de temps, et trop souvent, nous nous contentons de résoudre les problèmes au moment où ils se produisent. Qui plus est, la plupart d’entre nous ne se sentent pas particulièrement à l’aise pour créer un plan d’action à partir de zéro.

Et pourtant, il est indispensable de disposer d’un modèle de plan d’action personnalisable et préétabli. Les modèles de plan d’action fournissent un cadre pour vos objectifs, ce qui vous permet de passer directement à la planification au lieu de planifier comment vous allez planifier.

Dans cet article, vous allez découvrir comment les modèles de plan d’action peuvent transformer vos processus de planification professionnelle et personnelle, avec divers exemples de modèles de plan d’action dont vous pourrez vous inspirer. Nous vous offrirons également un modèle de plan d’action très complet sur monday.com. Et nous vous montrerons pourquoi il est beaucoup plus efficace de planifier votre travail sur notre Work OS que de perdre votre temps avec des tableurs.

Qu'est-ce qu'un modèle de plan d'action?

Un plan d’action est un plan détaillé qui décrit les mesures que vous, votre équipe ou votre organisation allez mettre en œuvre pour atteindre un objectif spécifique. Comme vous l’avez peut-être deviné, un modèle de plan d’action est un document pré-structuré qui vous donne un cadre pour créer votre nouveau plan d’action.

Les plans d’action contiennent des informations détaillées, telles que :

• Une description de chaque action ou tâche à effectuer
• La personne responsable de chaque action
• Les échéances pour chaque tâche
• Les ressources nécessaires pour réaliser l’action
• Un espace pour réfléchir ou ajouter des remarques après avoir effectué une tâche

Un modèle de plan d’action pratique comporte des sections pour chaque aspect que vous devez couvrir, souvent présentées sous forme de tableau comme celui-ci.

Utiliser ce modèle

Pourquoi utiliser un modèle de plan d'action?

Les dirigeants et les managers utilisent des modèles de plan d’action pour accélérer le processus de planification stratégique. Plutôt que de perdre du temps à créer entièrement le document, les chefs de projet peuvent simplement consulter leur modèle, en enregistrer une nouvelle copie — tout en conservant la version originale du modèle — et se mettre directement au travail pour planifier et attribuer les tâches.

Les modèles garantissent la cohérence

De plus, les modèles permettent de garantir la cohérence entre les plans et les équipes. Lorsque votre organisation utilise le même modèle de plan d’action pour toute l’entreprise, il devient plus facile pour les collaborateurs d’interpréter et de comprendre ce plan parce qu’ils sont habitués à ce format. En outre, cela renforce l’aspect organisé et professionnel de votre plan.

Ils vous aident à planifier plus efficacement.

Les modèles de plan d’action aident les organisateurs de projets à planifier plus efficacement en mettant à leur disposition des catégories et des colonnes prédéfinies, ce qui réduit les risques d’erreur humaine ou d’oubli. Vous pouvez également modifier votre modèle en fonction des enseignements tirés du processus de gestion de projet. De cette façon, vous améliorerez constamment les plans d’action que vous créerez ultérieurement.

Lors de la réalisation d’un projet, vous verrez que certaines tâches de vos listes de tâches ne présentaient pas de résultats évidents. En outre, il était difficile de savoir quand une tâche était terminée. Par conséquent, n’hésitez pas à vous servir du cadre des objectifs SMART — Spécifiques, Mesurables, Acceptables, Réalistes, Temporellement définis — en ajoutant une nouvelle colonne dans votre modèle de plan d’action pour indiquer comment vous allez mesurer si la tâche est terminée.

Et lorsque vous utilisez un modèle de plan d’action conçu sur un Work OS comme monday.com, vous pouvez ajouter votre plan d’action aux tableaux de projet concernés, créer des automatisations et bien plus encore — pour faciliter la collaboration au sein d’une équipe à distance.

Quelques exemples de modèles de plans d'action gratuits?

Maintenant que nous savons à quoi ils servent, voyons quelques exemples de plans d’action.

Modèle de plan d’action pour les entreprises

Ce modèle explique comment rédiger un plan d’action pour suivre la progression vers un objectif spécifique.

Ce plan d’action commence par détailler l’objectif principal, la première colonne étant dédiée à la description de chaque action requise. Par exemple, si l’objectif de votre entreprise était de créer et de lancer un nouveau site web, voici les activités qui pourraient figurer dans votre plan d’action :

• Rassembler les ressources de conception
• Choisir une palette de couleurs
• Rédiger le contenu des nouvelles pages du site web
• Constituer des équipes de conception et de développement
• Créer des maquettes de conception
• Conception et développement
• Test
• Lancement et promotion

Notez que l’avant-dernière colonne de ce modèle de plan d’action est destinée à répertorier les risques potentiels. Cela permet d’identifier les obstacles qui pourraient vous empêcher d’atteindre vos objectifs afin de les éviter.

Modèle de plan d’action pour le développement personnel

Bien que les plans d’action soient le plus souvent utilisés dans un contexte professionnel, ils peuvent aussi vous aider à rester motivé et à atteindre vos objectifs personnels.

Ce modèle vous permet de décomposer vos actions en une séquence détaillant chaque étape et contient une colonne « Comment savoir si j’ai atteint mon objectif ? » pour vous assurer que chaque action mène à un résultat concret.

Modèle de plan d’action corrective

La création d’un plan d’action peut également être un excellent moyen de résoudre un problème particulier de l’entreprise ou même un problème lié aux performances d’un collaborateur ou d’une collaboratrice. C’est ce que l’on appelle un plan d’action corrective, comme le montre l’exemple de modèle ci-dessous.

Un modèle de plan d’action corrective contient des colonnes importantes, telles que les critères de mesure et les contraintes, pour que les utilisateurs sachent comment effectuer les tâches et prévoir les obstacles potentiels..

Une colonne « pourcentage de réalisation » est prévue pour vous permettre de mesurer votre progression vers l’objectif.

Le modèle de plan d’action de monday.com

Comme vous avez pu le voir dans les exemples ci-dessus, les documents de plan d’action sont généralement en format PDF ou Microsoft Word. Si cela convient parfaitement pour fixer des objectifs et créer le plan, ce n’est pas l’idéal pour la mise en œuvre du plan.

C’est pourquoi nous avons créé un modèle de plan d’action flexible, personnalisable et intuitif sur la plateforme monday.com.

Lorsque vous créez votre plan d’action sur monday.com, vous pouvez :

• Accéder à plusieurs vues (Tableau, Kanban et Échéancier) pour travailler de la manière qui vous convient le mieux.

• Attribuer des tâches à des personnes et les informer instantanément.
• Commenter et collaborer sur les tâches pour que la communication reste dans le contexte de ces tâches.
• Créer des automatisations personnalisées pour gagner un temps précieux et avoir la garantie de ne rien oublier.
• Faire le point sur la progression avec la colonne Suivi de la progression.

monday.com étant une plateforme complète, tous les plans d’action que vous créez avec ce modèle s’intègrent également aux tableaux de projets correspondants. En outre, des données analytiques complètes permettent de suivre facilement la progression.

Une fois que l’équipe a accepté le plan, vous pouvez facilement copier les actions, les dates et les responsables sur le tableau de gestion des tâches.

Utiliser ce modèle

Comment créer un plan d'action

Vous n’avez jamais créé de plan d’action ? Alors suivez ce guide très simple et commencez à utiliser le modèle gratuit ci-dessus.

1. Déterminez vos objectifs

Tout d’abord, vous devez définir le but que vous souhaitez atteindre. Ensuite, détaillez cet objectif autant que possible.

Par exemple, « augmenter les ventes » n’est pas un objectif suffisamment clair. « Augmenter les ventes de 20 % au troisième trimestre » est plus précis et vous permet de définir un indicateur de mesure pour y parvenir.

2. Décomposez chaque objectif en étapes

Quelles sont les actions nécessaires pour y parvenir ?

Par exemple :

• Embaucher trois nouveaux représentants chargés du développement des ventes
• Augmenter le budget marketing de contenu de 20 000 €
• Mettre en place une nouvelle formation à la vente pour les nouveaux collaborateurs

3. Déterminez les dépendances et les priorités des tâches

N’oubliez pas que vous ne pouvez pas tout faire en même temps ! Maintenant que vous avez décomposé ce grand objectif en petites étapes, vous devez trouver l’ordre idéal dans lequel vous allez effectuer ces tâches. Dans l’exemple ci-dessus, vous devez d’abord embaucher de nouveaux représentants commerciaux avant de lancer un programme de formation à la vente.

4. Fixez des jalons

À présent, vous allez fixer des jalons pour les grands événements ou les étapes importantes du projet. Par exemple :

• La fin d’une tâche ou d’une phase importante du projet
• Un grand événement, tel que le lancement d’un produit
• Des rendez-vous importants, comme les réunions d’évaluation des clients
  

  5. Ajoutez des échéances

Quand faut-il absolument que chaque tâche soit terminée ? Lorsque vous fixez des échéances pour chaque tâche, votre équipe sait ce qu’elle a à faire et quand, et vous saurez si l’échéance fixée pour l’objectif global est réaliste.

6. Identifiez les ressources dont vous avez besoin

Qu’est-ce qui fait obstacle à la réalisation des tâches ? Qu’attendez-vous, peut-être de la direction ou d’une autre équipe, pour atteindre ou dépasser vos objectifs ? Dans l’exemple de notre équipe commerciale, nous pourrions avoir besoin de l’aide du service des RH pour communiquer sur un poste vacant et attirer de nouveaux candidats.

7. Attribuez les tâches à vos collaborateurs

Qui est chargé de mener à bien chaque action ? Désignez un responsable pour chaque tâche. Le fait d’être chargé de la bonne réalisation d’une tâche ne donne pas seulement à vos collaborateurs le sentiment d’avoir des responsabilités ; cela leur permet de prendre des initiatives et de résoudre les problèmes sans avoir à faire appel à la direction à chaque fois.

8. Convenez d’un plan pour examiner la progression

Avant de vous lancer dans votre projet, déterminez comment vous allez mesurer la progression vers vos objectifs.

Allez-vous faire le point sur votre plan d’action tous les jours ou toutes les semaines ? Qui aura la responsabilité de mettre à jour le plan pour rendre compte de la progression, le responsable de chaque tâche ou le chef de projet ? En apportant ces réponses dès le départ, votre plan d’action restera un document vivant qui reflètera la progression réelle.