Il est facile de se sentir dépassé par la quantité de tâches à faire.

Oublier quelque chose d’important, comme une tâche-clé, peut être problématique. Cela peut entrainer des retards et rendre des clients mécontents (et des chats aussi).

C’est là que la to-do list entre en jeu.

Une bonne liste de tâches, ou to-do list, vous aide à vous organiser, à hiérarchiser vos activités et à planifier vos projets. Il y a de fortes chances que vous ayez dressé une liste pour vous aider à faire les courses, à planifier un barbecue ou à accomplir ce que vous devez faire au travail aujourd’hui.

Mais comment créer une liste de tâches efficace qui vous aide à accomplir davantage de travail ?

Une to-do list, c’est quoi ?

C’est une liste de tâches qui contient tout ce que vous devez accomplir. Cela vous permet d’avoir tout écrit au même endroit pour ne rien oublier d’important.

Ces listes ne sont pas si compliquées. Vous pouvez utiliser un Post-It ou même un morceau de papier brouillon pour noter vos tâches.

Au travail, il peut s’agir de la rédaction d’un rapport, de la réservation de vols pour un voyage d’affaires, du suivi d’un prospect, etc.

Les listes de tâches ont tendance à être très personnelles, car chacun d’entre nous a sa propre façon de les établir et de classer ses priorités. Regardez par exemple cette célèbre to-do list du chanteur Johnny Cash :

Johnny Cash's to do list

Elle n’a pourtant rien de spécial mais elle s’est vendue aux enchères pour 6250 $ en 2010 !

Des solutions plus modernes consistent à utiliser une liste de tâches ou une application de prise de notes comme monday.com permettant à des équipes entières de gérer des tâches personnelles et des éléments de travail. Ces plateformes sont également dotées de fonctions de collaboration qui vous permettent de voir quelles sont les tâches de l’équipe, de hiérarchiser les tâches et d’attribuer des responsabilités.

Voici un autre exemple illustrant la façon dont les équipes utilisent monday.com au travail :

Regardons à présent pourquoi il est important de créer une liste de tâches.

Quels sont les avantages d’une to-do list ?

Pourquoi est-ce donc important de créer une to-do list et pourquoi cela devrait-il être une priorité ?

En bref, cela booste votre productivité.

Sans plan pour gérer votre travail, vous finirez par réagir aux tâches que les autres vous confient. Cela peut vous laisser un sentiment d’accablement et d’épuisement, car cela signifie que vous devrez constamment modifier votre emploi du temps pour vous consacrer à votre travail.

Créer une to-do list peut permettre d’éviter cela. Si vous définissez vos priorités à l’avance, vous pouvez traiter les tâches du jour en premier.

Voici quelques autres avantages d’une to-do list :

  1. Organisation du travail

Notre mémoire fonctionnelle ou mémoire à court terme est extrêmement limitée. Dès 1956, des psychologues ont constaté que l’individu moyen ne peut retenir que 7 éléments (plus ou moins 2) à la fois.

Essayer de se rappeler les tâches quotidiennes et les détails de chacune n’est tout simplement pas faisable. Cela ne fait qu’augmenter le risque d’oubli ou la possibilité de mélanger les détails (« Je croyais que c’était pour la semaine prochaine ! »).

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La raison la plus importante pour créer une liste de tâches est qu’elle vous aide à organiser et à garder une trace des choses à faire.

Plutôt que de vous demander ce que vous avez à faire aujourd’hui, vous pouvez jeter un œil à votre liste de tâches en cours et vous organiser.

  1. Concentration

Le multitâche ou passer d’une tâche à l’autre ne fonctionne tout simplement pas. Même si vous avez l’impression de faire plus de travail, des études montrent que le multitâche a un impact négatif sur la productivité.

Le multitâche signifie que votre attention est divisée et que vous n’êtes pas entièrement concentré sur une tâche. Une étude menée par des chercheurs de l’université de Californie à Irvine a révélé que le travail interrompu entraîne plus de stress et une plus grande frustration.

L’autre mauvaise nouvelle est qu’il faut en moyenne 23 minutes et 15 secondes pour reprendre une tâche après avoir été interrompue. Ces petites distractions peuvent s’accumuler au cours d’une journée de travail.

Tenir une liste peut vous aider à rester concentré sur une tâche et à établir un flux, c’est-à-dire un sentiment de bien-être en étant totalement immergé dans votre travail.

  1. Hiérarchiser les priorités

Le temps est précieux. Mais les distractions, comme les e-mails et les notifications, vous font perdre en productivité.

Les listes de tâches vous aident à organiser votre journée de travail. Cela vous permet de concentrer votre temps sur l’essentiel, plutôt que d’en perdre. Et si un imprévu survient, il suffit de l’inscrire dans une autre liste et de le replanifier.

  1. Motivation accrue

Les gros projets peuvent être frustrants. Le fait de rayer un élément de votre liste de tâches peut vous donner un sentiment d’accomplissement et vous motiver à poursuivre votre travail.

Ce faisant, vous exploitez la dopamine, le facteur de motivation le plus puissant de votre corps. Terminer même une petite tâche sur votre liste est en soi une récompense. Cocher des éléments libère une petite quantité de dopamine, ce qui peut vous motiver à passer à la tâche suivante.

  1. Réduction du stress mental

Vous êtes vous déjà surpris à ruminer toute la journée sur une tâche stoppée au milieu ?

C’est l’effet Zeigarnik, le concept selon lequel nous nous souvenons mieux des tâches incomplètes que des tâches achevées.

En d’autres termes, l’ajout de tâches inachevées reste dans votre esprit, ce qui peut réduire votre concentration dans d’autres domaines.

Une liste vous permet essentiellement de vous « vider le cerveau », ce qui vous aide à ne pas penser à autre chose et à rester concentré.

Comment créer une to-do list

Créer une liste de tâches, ce n’est pas simplement noter tout ce que vous devez faire dans la journée. Même si cela peut fonctionner, vous serez toutefois beaucoup plus productif en adoptant une approche systématique.

Suivez ces étapes pour créer une liste de tâches efficace.

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#1. Choisir un support

Prendre un stylo et un bout de papier est un moyen facile de commencer, mais il y a aussi un certain nombre d’inconvénients à prendre en compte : vous ne pouvez pas facilement organiser votre travail, définir des notifications pour les tâches récurrentes ou assigner des tâches aux membres de votre équipe.

Cela ne veut pas dire que vous devez vous débarrasser immédiatement de votre carnet. Les listes papier ne sont pas en voie de disparition. Mais lorsque vous avez besoin d’un aperçu clair de tout ce qui se passe, il est préférable d’opter pour une solution logicielle.

L’utilisation d’une application de productivité pour vos listes vous permet de saisir et de classer rapidement vos tâches par ordre de priorité, pour ne pas les perdre de vue. Elles incluent aussi une tonne d’autres fonctionnalités que le papier ne fournit pas.

Voici un exemple illustrant la façon dont les équipes utilisent monday.com pour gérer leurs tâches et la fonctionnalité de collaboration intégrée pour communiquer :

Tout est possible en termes de préférences personnelles. Certains préfèrent le papier et le stylo, d’autres choisissent une appli de productivité pour tout gérer.

Si vous avez trouvé le support qui vous convient, ne changez rien !

#2. Répertorier toutes les tâches

Rester maître de ses tâches personnelles et professionnelles n’est pas facile. Organisez vos tâches en créant une liste principale, une liste de choses à faire qui contient tout ce que vous devez accomplir (par exemple, passer au pressing, travailler sur cette présentation, préparer le rapport de vente, etc.)

Notez tout sur votre support préféré. Chaque liste doit être détaillée et actionable.

Par exemple, écrire « résumé » n’est pas très parlant. C’est trop vague. Essayez plutôt quelque chose comme « rédiger le brouillon d’un article de blog sur le sujet X ».

#3. Organiser les tâches par priorité

Passez votre liste en revue et attribuez une priorité à chaque tâche. Si vous utilisez un carnet, inscrivez un numéro à côté de chaque élément de la liste, de 1 à 5, 1 étant une priorité élevée et 5 une priorité faible.

Sur monday.com, vous pouvez également ajouter des étiquettes « haute », « moyenne » et « basse » à vos tâches pour indiquer leur priorité. Ces étiquettes sont également codées par couleur, ce qui vous permet d’identifier rapidement dans votre tableau ce sur quoi vous devez vous concentrer maintenant.

Voici un exemple de la façon dont vous pouvez utiliser des étiquettes de couleur pour classer les éléments par ordre de priorité dans monday.com :

#4. Supprimer les tâches de faible valeur

Déléguez ou supprimez complètement ces tâches de votre liste. Cela vous aidera à garder vos tâches les plus importantes en tête et à éviter de vous laisser distraire.

Et si vous ne pouvez pas vous résoudre à supprimer quelque chose, vous pouvez créer un tableau appelé « Plus tard » dans monday.com et y déposer des tâches que vous pourrez reprendre à tout moment.

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#5. Diviser les grandes tâches en petites étapes

Finir ce que vous devez faire pour la journée semble être un défi de taille. Vous pouvez même remettre une tâche à plus tard simplement parce que vous vous sentez dépassé.

Divisez les tâches apparemment importantes en étapes plus petites et plus faciles à gérer. Par exemple, si l’une de vos tâches consiste à « créer un calendrier éditorial », vous pouvez la décomposer en tâches plus petites :

  • Effectuer une recherche de mots-clés
  • Rechercher des sujets de publication
  • Choisir les types de contenus
  • Rencontrer l’équipe éditoriale
  • Choisir les canaux de publication

Il est facile de se sentir dépassé par la quantité de tâches sur votre liste. Mais le fait de décomposer une tâche importante en petites sous-tâches, comme dans l’exemple ci-dessus, rend votre travail plus facile à gérer.

#6. Ajouter des dates butoir

Le travail a l’art de remplir le temps disponible.

Vous connaissez sans doute la loi de Parkinson. Par exemple, si vous savez que vous avez quelques semaines pour rédiger un rapport, vous prendrez probablement votre temps.

Mais si votre supérieur vous dit que le rapport doit être remis avant la fin de la journée, vous ferez tout ce qui est en votre pouvoir pour le faire, même si cela signifie prendre un déjeuner plus court (ou le sauter complètement).

Voici un exemple de la façon dont vous pouvez définir des échéances et des rappels de dates d’échéance dans monday.com :

Fixer des échéances permet non seulement de garder vos projets sur la bonne voie, mais aussi de vous empêcher de procrastiner. Vous pouvez même demander à monday.com de vous envoyer une notification push directement sur votre appareil iOS ou Android.

À ce stade, vous devriez avoir une liste, avec des détails sur ce que vous devez faire. Malheureusement, le travail ne se fait pas tout seul.

Voyons comment vous pouvez aborder le problème.

Comment gérer une liste de tâches ?

Il est facile de se laisser distraire et de perdre un après-midi entier à naviguer sur Facebook ou à regarder des vidéos sur YouTube.

Voici quelques méthodes de productivité qui vous aideront à gérer votre liste et à accomplir votre travail.

Faire avancer les choses

Faire avancer les choses (Getting Things Done GTD) est un système de gestion pour organiser vos tâches. Il y a 5 étapes simples :

  • Capturer : Consignez tous les éléments et placez-les dans une boite de réception.
  • Clarifier : Transformez ces éléments en actions concrètes à mener.
  • Organiser : Triez vos tâches par catégorie.
  • Planifier : Passez en revue et revoyez vos listes fréquemment
  • Agir : Mettez-vous au travail pour faire les choses importantes.

Cette méthode de productivité offre un moyen simple d’éliminer les distractions mentales et de concentrer votre attention sur ce qui compte le plus.

En savoir plus sur la méthode GTD avec monday.com ici.

Manger une grenouille

Mark Twain a dit : « Mangez une grenouille vivante dès le matin et rien de pire ne vous arrivera le reste de la journée ».

Pas une vraie grenouille, bien sûr. Manger une grenouille est une métaphore faisant référence au fait de s’attaquer à votre tâche la plus importante dès le matin. C’est comme se porter volontaire en premier pour une présentation afin de s’en débarrasser.

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La méthode Ivy Lee

Notez seulement 6 des choses les plus importantes que vous devez accomplir le jour suivant. Ensuite, organisez-les par ordre d’importance. Concentrez-vous sur la première, puis, quand elle est finie, passez à la suivante.

La méthode Ivy Lee peut sembler simpliste, mais ne l’écartez pas pour autant. Charles M. Schwab était si satisfait de ces résultats qu’il a offert un chèque de 25 000 dollars en 1918 à Lee, ce qui vaut bien plus de 400 000 dollars aujourd’hui.

La règle 1-3-5

Notez 1 grande tâche, 3 tâches moyennes et 5 petites tâches. Commencez par les tâches importantes et passez ensuite aux autres.

Tableau Kanban

Le tableau Kanban vous aide à visualiser votre flux de travail et à suivre un projet à travers différentes étapes. Un tableau est constitué de colonnes et de cartes que vous pouvez déplacer.

Avec un tableau Kanban, vous pouvez voir rapidement où en sont les choses en un coup d’œil et organiser l’ensemble de votre flux de travail en un seul endroit.

Le blocage du temps

Le blocage du temps ou le séquençage du temps est une méthode de gestion du temps qui consiste à bloquer une période de temps dans votre calendrier pour vous concentrer uniquement sur une tâche.

C’est la méthode de productivité sur laquelle Cal Newport, professeur d’informatique à l’université de Georgetown, s’appuie pour travailler en profondeur ou sans distractions.

Voici à quoi cela ressemble selon Cal (bien que je doive admettre que je n’ai aucune idée de ce qui se passe sur cette photo) :

How Cal Newport uses time blocking

Méthode Pomodoro

La méthode Pomodoro  est simple : réglez un minuteur sur 25 minutes et concentrez-vous sur une tâche de votre liste. Faites ensuite une pause de 5 minutes et redémarrez le minuteur de 25 minutes. Recommencez jusqu’à ce que vous ayez rayé une tâche de votre liste.

Il n’y a pas de solution unique pour gérer votre liste. Testez différents systèmes et choisissez celui qui fonctionne pour vous.

Comment monday.com vous aide à gérer votre liste de tâches

Mais si vous souhaitez terminer rapidement des tâches, définir des rappels et collaborer sur des actions depuis un seul endroit, vous avez besoin d’une solution plus robuste.

monday.com est une plateforme souple qui vous aide à garder une longueur d’avance. Son interface est hautement personnalisable et vous pouvez donc l’adapter à votre flux de travail actuel.

Commencer avec votre to-do list

À un moment donné, nous nous sommes tous retrouvés avec un nombre infini de choses à faire. Il est facile d’oublier des détails essentiels si vous n’avez pas mis en place un système pour saisir et organiser ces tâches.

Utilisez le modèle Suivi des tâches de monday.com pour créer et gérer vos listes de tâches au même endroit. Ajoutez de nouvelles colonnes, personnalisez vos étiquettes et intégrez même vos applis.

Essayez notre plateforme dès maintenant, les deux premières semaines sont offertes !

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