Allocation des ressources : comment achever ses projets dans les délais et le budget impartis ?

Gérer un projet du début à la fin n’est jamais une tâche facile. Bien que les logiciels de gestion de projet soient plus accessibles que jamais, de nombreux projets peinent encore à être achevés en respectant les délais ou le budget qui avait été convenu. En fait, beaucoup échouent.

Les raisons pour lesquelles un projet peut échouer sont multiples, mais l’une d’entre elles est souvent la mauvaise allocation des ressources du projet. Personne ne dispose de ressources infinies. Il est donc indispensable de savoir comment les utiliser efficacement sans les épuiser avant l’heure.

Dans ce guide, nous expliquons ce qu’est l’allocation des ressources et pourquoi elle est essentielle à la gestion de projets. Nous vous donnerons ensuite quelques conseils pour améliorer la gestion de l’allocation de vos ressources avec monday.com et ainsi mener à bien vos projets dans les délais et dans le budget impartis.

Qu’est-ce que l’allocation des ressources ?

L’allocation des ressources est le processus de planification et de gestion stratégiques des ressources de votre projet, de manière à pouvoir mener à bien les tâches à effectuer en fonction de leur disponibilité et de leur quantité.

En d’autres termes, il s’agit de maximiser le rendement de vos ressources.

Imaginez qu’avec un ami, vous vous êtes engagés à construire une chaise pour votre voisin. Seulement vous n’avez qu’une seule boîte à outils. Vous avez une scie, un marteau, une feuille de papier de verre et de la colle à bois. L’allocation des ressources consiste à déterminer comment répartir au mieux ces outils entre les membres de l’équipe afin de construire une chaise de qualité aussi efficacement que possible.

Ainsi, si votre ami peut planter des clous plus rapidement que vous, vous lui attribuerez le marteau. De votre côté, vous êtes peut-être plus efficace avec la scie. Il faudra peut-être aussi diviser la feuille de papier de verre en deux. Finalement, l’allocation des ressources est la méthode qui permet à votre projet d’aboutir.

De quels types de ressources disposez-vous ?

Les ressources comprennent tous les actifs que vous pouvez utiliser pour progresser dans une tâche ou un projet.

Les chefs de projet disposent de deux types de ressources qu’ils doivent allouer :

• Les ressources tangibles : les ressources tangibles sont des ressources que l’on peut voir ou toucher. Elles comprennent les ressources financières, la main-d’œuvre, les machines, les biens immobiliers et les logiciels.
• Les ressources immatérielles : les ressources immatérielles sont des ressources plus abstraites. Elles comprennent les idées, la propriété intellectuelle et les compétences.

Qui est responsable de l’allocation des ressources ?

Dans les organisations de petites et moyennes tailles, le chef de projet est le plus souvent la personne chargée de prendre les décisions relatives à l’affectation des ressources et à la planification stratégique.

Les grandes entreprises en revanche peuvent avoir des départements entiers consacrés à la gestion de projets. Ces départements peuvent compter parmi leur personnel des gestionnaires de ressources dont la tâche principale est d’allouer les ressources de manière adéquate. Découvrez comment monday.com peut aider les organisations de toute taille à gérer leurs ressources grâce à un essai gratuit.

Pourquoi une allocation efficace des ressources est-elle si importante pour la réussite d’un projet ?

Une bonne affectation des ressources permet d’obtenir un maximum de résultats en utilisant le moins de ressources possible. En fait, il semblerait qu’à mesure que les pratiques de gestion des ressources d’une organisation évoluent, ses performances globales tendent à s’améliorer.

Or, pensez-vous que l’importance des processus de gestion des ressources tende à diminuer ? Certainement pas si l’on considère le nombre croissant de ressources et de variables que les organisations doivent prendre en compte au quotidien. En revanche, une mauvaise allocation des ressources peut être à l’origine de nombreux problèmes tels que le gaspillage d’argent, le mécontentement des employés et la baisse de la qualité du travail.

Par exemple, supposons que vous dirigiez un restaurant. Vous disposez d’un serveur qui est rapide, aimable et qui sait très bien vendre vos produits aux clients. Il vous rapporte des centaines d’euros de plus par semaine que n’importe lequel de vos autres serveurs.

Un jour, votre hôte d’accueil démissionne et vous avez besoin de quelqu’un pour occuper le poste devenu vacant. Une bonne affectation des ressources consiste à savoir que vous ne devez en aucun cas placer votre meilleur serveur au poste d’hôte d’accueil. Vous ne pouvez pas non plus le partager entre les deux postes car cela l’épuiserait.

Vous devez plutôt chercher un autre serveur moins performant pour occuper le poste d’hôte.

Quelques défis qu’une bonne allocation des ressources peut vous aider à surmonter

• Projets contradictoires : rares sont les organisations qui n’ont jamais de priorités conflictuelles. Pourtant, toutes les organisations disposent de ressources limitées. Une bonne allocation des ressources peut vous aider à résoudre les problèmes liés à la répartition de ces ressources limitées entre plusieurs projets. Par exemple, si vous disposez d’un nombre limité d’employés possédant certaines compétences nécessaires, vous pouvez mettre un projet en attente afin d’éviter le surmenage de vos collaborateurs.
• Disponibilité des ressources : la disponibilité des ressources peut changer. C’est particulièrement vrai lorsqu’il s’agit des membres de votre équipe. Les gens tombent malades, sont affectés à un autre projet, partent en vacances ou ont besoin d’une formation supplémentaire pour assumer un nouveau rôle. Un bon logiciel d’affectation des ressources, normalement inclus dans tout bon logiciel de gestion des tâches, peut vous aider à suivre la disponibilité des ressources et à prendre de meilleures décisions d’affectation en cas de changement de disponibilité.
• Changements de périmètre : la portée d’un projet peut changer et, d’après notre expérience, c’est presque toujours le cas. Dans ce cas, vos besoins en ressources peuvent également varier. La mise en place d’un processus solide d’allocation des ressources facilite grandement l’adaptation à ces changements.

Comment allouer les ressources de manière efficace ?

Il peut être difficile d’allouer correctement ses ressources, en particulier pour les projets de grande envergure. Voici quelques conseils pour y parvenir :

1. Déterminer la portée du projet et les ressources

La portée du projet détermine les ressources dont vous avez besoin et la quantité de chacune d’entre elles. Connaître la portée du projet vous permet d’attribuer les tâches aux bonnes personnes le moment venu. Avant de confier les tâches à votre équipe, vous devez donc connaître l’objectif, le budget et le calendrier du projet.

En outre, vous devez dresser une liste de toutes les ressources disponibles. La plupart des organisations mènent plusieurs projets de front, ce qui limite les ressources dans certains domaines. Voyez si vous pouvez modifier les priorités de certaines tâches afin d’obtenir les ressources dont vous avez besoin dans les limites de votre budget.

Pour cela, vous pouvez très facilement gérer votre budget avec monday.com.

2. Évaluer objectivement les ressources humaines lors de l’attribution des tâches

Il peut être tentant pour les chefs de projet d’attribuer certaines tâches en fonction de leurs rapports ou de leurs relations avec les membres de leur équipe. Mais c’est rarement une bonne idée.

« L’allocation des ressources est une question d’efficacité. Vous devez vous appuyer sur des évaluations objectives des compétences et des capacités de chaque membre de votre équipe pour répartir correctement leurs talents. »

Par exemple, supposons que votre projet consiste à créer un site internet élaboré. Il est alors indispensable de ne confier le projet qu’à vos meilleurs développeurs web, même si vous vous entendez mieux avec d’autres développeurs. En utilisant monday.com, par exemple, vous pouvez rapidement assigner des tâches aux membres de votre équipe. Ensuite, vous pouvez évaluer leurs qualités réelles en suivant l’avancement du projet. Ce qui sera très utile pour toutes vos décisions futures concernant l’affectation des ressources.

Par exemple, vous pouvez lire notre guide de la gestion des tâches pour vous assurer que votre équipe travaille toujours sur les tâches les plus importantes et que vous êtes aussi efficace que possible. Et si vous n’avez pas déjà choisi un logiciel de gestion des tâches d’équipe, vous trouverez aussi 20 exemples de fournisseurs pour vous aider à trouver le système de gestion et de suivi des tâches idéal pour votre entreprise.

3. Utiliser un logiciel de gestion de projet doté de fonctions d’affectation des ressources

Aujourd’hui, les logiciels facilitent tout, surtout lorsqu’il s’agit d’outils de gestion de projet. En fait, le Project Management Institute a constaté que 66 % des entreprises qui utilisent des logiciels de gestion de projet respectent leur budget.

Mais vous devez vous assurer que votre logiciel de gestion de projet dispose d’une fonctionnalité d’allocation des ressources qui vous aidera à maximiser le rendement de vos ressources.

4. Créer un plan de secours

Les projets changent vite, et souvent. Leur budget, leur portée et leur calendrier sont tous susceptibles d’être modifiés au cours de la vie d’un projet. Prévoyez toujours un plan B si vous voulez être prêt à faire face à ces changements.

Revenons à notre exemple de site internet : votre client peut soudainement vouloir de nouvelles caractéristiques ou fonctionnalités. Vous devrez probablement affecter davantage de développeurs au projet, surtout si vous avez besoin d’une compétence particulière pour mettre en œuvre ces nouvelles fonctionnalités.

5. Ne pas sur-allouer ses ressources

La surallocation consiste simplement à confier trop de travail à une seule ressource. En cas de surallocation, vous vous retrouverez avec une ressource moins productive. Une fois de plus, les ressources humaines offrent l’image la plus claire de la surallocation des ressources. Si vous répartissez une personne entre trop de projets, vous risquez de la surcharger de travail. Cela se traduit par une augmentation du stress, une baisse de la qualité du travail et un risque de démission.

Pour éviter la surallocation des ressources, vous devrez soit affecter davantage de ressources à une tâche ou un projet, soit remplacer des ressources, soit déprioriser certaines tâches pour un temps.

6. Réviser régulièrement son processus d’allocation des ressources

L’amélioration continue est le mot d’ordre de votre processus d’affectation des ressources. Analysez chaque projet une fois qu’il est terminé pour voir si vous avez réparti et utilisé les ressources de manière efficace et si vous avez respecté les délais et les contraintes budgétaires.

Établir des priorités dans l’affectation des ressources pour améliorer les performances

La création d’un plan d’affectation des ressources efficace est la clé d’un processus de projet harmonieux, dans le respect des délais et du budget. Il vous permet d’obtenir le meilleur rendement possible pour chacune de vos ressources en réduisant les retards dans le travail, en s’adaptant aux changements de portée du projet, etc.

Suivez les conseils mentionnés ci-dessus pour créer un plan d’affectation des ressources qui mènera vos projets à la réussite. Veillez à utiliser un logiciel de gestion de projet doté de fonctions d’affectation des ressources, comme celui qui est inclus dans l’espace de travail numérique de monday.com. Cela facilite grandement le processus.