5 choses que tout bon chef de projet devrait faire régulièrement

Tout comme un chef d’orchestre dirige ses musiciens pour les faire jouer ensemble à l’unisson, un chef de projet dirige une équipe de collaborateurs pour les faire coopérer en parfaite harmonie. Son rôle est de s’assurer que tous les membres de l’équipe sont au diapason et que le produit final de chaque projet sonne comme une belle symphonie.

Dans ce blog, nous partagerons avec vous toutes nos astuces pour savoir comment distinguer un bon d’un excellent chef de projet en 2023. Considérez ceci comme le « Guide du débutant du bon chef de projet ».

Mais tout d’abord, revenons à l’essentiel.

Que fait un chef de projet ?

Le chef de projet est chargé de planifier, d’organiser et de diriger les projets de A à Z. C’est lui qui veille à ce que les projets soient menés à bien dans le respect des délais, du budget et des objectifs fixés.

Pour maximiser l’efficacité de son équipe et faire en sorte que le travail de chacun soit bien coordonné et organisé, la plupart des chefs de projet utilisent un logiciel de gestion de projet ou un système d’exploitation de travail (Work OS) tel que monday.com.

Quel est l’avantage d’utiliser un Work OS ? Avec une plateforme centralisée, les chefs de projet peuvent stocker toutes les informations relatives à un projet au même endroit, les rendre facilement accessibles à chaque membre de l’équipe et même travailler directement à partir du logiciel. Mieux encore, certains des logiciels Work OS les plus fonctionnels (comme monday.com bien sûr) ont une interface utilisateur intuitive et colorée. Ainsi, tous les collaborateurs peuvent facilement vérifier l’état d’avancement du projet, les éléments assignés, les conversations, se tenir au courant de la gestion des ressources et plus encore, en un coup d’œil.

Maintenant que nous savons quel est le rôle d’un chef de projet, examinons plus en détail ce qu’il doit faire au quotidien, ou régulièrement, pour aider son équipe à atteindre ses objectifs.

5 choses que tout bon chef de projet devrait faire régulièrement

1. Utiliser les membres de son équipe

Les chefs de projet agiles et efficaces ont souvent de fortes capacités de leadership ainsi que de bonnes compétences non techniques qui leur permettent de tirer le meilleur parti de tous les membres de leur équipe.

Des compétences non techniques telles que la résolution de problèmes, la flexibilité, la collaboration ou l’adaptabilité, les compétences interpersonnelles et la communication (nous reviendrons sur ce point plus tard) vous aideront à connaître les membres de votre équipe, leurs points forts ainsi que les domaines dans lesquels ils pourraient s’améliorer.

Vous pourrez alors élaborer une stratégie de gestion de projet pour renforcer ces domaines et/ou mettre en valeur leurs talents naturels au cours du projet.

En plus de comprendre les forces et les faiblesses de chacun de ses collaborateurs, un chef de projet compétent doit avoir une bonne idée de leurs aptitudes personnelles afin de planifier le calendrier du projet. Or, un Work OS permet d’avoir une vue d’ensemble de la progression de l’équipe puis de zoomer si besoin sur le travail de chaque collaborateur, le tout sur une seule plateforme.

Sur monday.com, vous pouvez même gérer la charge de travail de votre équipe grâce à des données d’aptitudes actualisées en temps réel, ce qui vous permet de prendre des décisions plus avisées sur la manière d’utiliser au mieux les membres de votre équipe.

2. Exploiter des outils de gestion de projet

Depuis longtemps, la technologie joue un rôle important dans la réussite des chefs de projets. Par exemple, des logiciels tels que les Work OS permettent de stocker et d’afficher toutes les informations relatives à un projet de manière visuelle, tout en vous laissant choisir la manière dont vous souhaitez organiser vos données. Sur monday.com, vous pouvez choisir entre plusieurs vues : diagrammes de Gantt, calendriers, tableaux de bord et bien d’autres encore.

D’ailleurs, si vous hésitez sur la conduite à tenir vis-à-vis des différents diagrammes de Gantt gratuits disponibles sur le marché, nous vous avons préparé un article sur le sujet.

Rien que cela, c’est déjà très bien. Mais, en faisant du travail en silo une chose du passé, un bon Work OS peut également grandement faciliter la gestion des projets. Créer des documents, joindre des fichiers, fournir un feedback en temps réel, automatiser les tâches répétitives et une infinité d’autres actions personnalisables sont ainsi accessibles à partir d’un emplacement unique. Cela signifie que vous n’avez plus besoin d’ouvrir des onglets distincts pour créer un document, une feuille Excel ou stocker des fichiers. Sur un Work OS, vous avez à portée de main tout ce dont vous avez besoin pour la gestion de projet en ligne.

Et si vous voulez déjà vous mettre au travail, vous trouverez ici quatre modèles de gestion de projet formant un processus de travail complet.

3. La communication, clé du succès

Nous l’avons déjà dit, et nous n’hésiterons pas à le répéter, la communication est essentielle pour quiconque occupe un poste de gestion de projet. Pour que le projet se déroule sans accroc dans toute sa durée, les chefs de projet ont besoin d’une communication transparente, cohérente et saine avec toutes leurs parties prenantes, leurs clients et surtout, leur équipe !

Une gestion de projet réussie nécessite une communication ouverte avec tous les collaborateurs. Encouragez-les à partager leurs idées, leurs suggestions, leurs préoccupations et leurs problèmes. Donnez-leur la possibilité de parler de leur expérience sur le projet lors de réunions hebdomadaires ou même de rencontres en tête-à-tête.

monday.com permet de s’assurer très facilement que tous les membres de l’équipe disposent des informations nécessaires pour prendre les bonnes décisions et contribuer sainement à la planification et à l’exécution du projet. Grâce aux mises à jour d’éléments, n’importe quel collaborateur peut écrire des questions ou des commentaires directement sur l’élément en question et même taguer des collègues pour ouvrir une conversation. Les membres de l’équipe peuvent également indiquer facilement quelles sont les tâches qu’ils ont terminées, celles sur lesquelles ils travaillent encore ou celles sur lesquelles ils sont bloqués grâce à des étiquettes de statut. Ainsi, pouvoir communiquer clairement les étapes spécifiques d’un projet et savoir qui travaille sur quoi à tout moment ne laisse plus aucune place à la confusion.

4. Apprendre des meilleurs chefs de projet

Il s’agit ici d’utiliser votre réseau, voire de tendre la main à d’autres chefs de projet dans différents services. Apprenez des succès et des échecs des autres tout simplement en interrogeant d’autres chefs de projet sur les différentes approches et techniques qu’ils utilisent dans leur routine quotidienne. Et proposez-leur vos idées en matière de gestion de projet.

Si plusieurs équipes de votre organisation utilisent un Work OS, demandez à un autre professionnel de la gestion de projet de partager son tableau avec vous et de passer en revue les processus de travail de son projet. Sur monday.com, vous pouvez partager des tableaux ou inviter d’autres personnes à consulter votre tableau en quelques clics. Si vous êtes abonné à l’un de leurs tableaux, vous pouvez même voir le processus d’un projet en temps réel.

5. Fixer des objectifs réalistes mais ambitieux

Une fois que vous avez défini les objectifs du projet, décidez des indicateurs que vous utiliserez pour suivre vos progrès. Dans le monde de la gestion de projet, ces données sont appelées « livrables » et sont souvent les résultats tangibles qui contribuent à la réalisation de votre objectif principal. Pour être un chef de projet productif et performant, vous devez définir ces livrables à l’avance afin de pouvoir planifier vos ressources en conséquence.

En règle générale, un chef de projet doit convenir à l’avance des livrables et de leur date d’achèvement afin que chacun sache dès le départ ce qui est attendu et ce qu’il doit faire pour mener à bien le projet.

6. Bonus : Après avoir terminé le projet, prenez le temps d’évaluer les performances de l’équipe

Cette étape peut être divisée en deux phases : le retour sur le déroulement du projet et l’examen des produits livrables. Réunissez toute votre équipe et réfléchissez à ce qui aurait pu être mieux fait mais également à ce qui a bien fonctionné. Soulignez les réussites individuelles et collectives afin d’encourager les membres de l’équipe à poursuivre leur excellent travail tout en s’efforçant de s’améliorer.

Examinez les domaines dans lesquels l’équipe a rencontré des obstacles et élaborez un plan proactif pour éviter ces problèmes la prochaine fois. Ces moments d’évaluation vous permettront de faire le point sur vos progrès, d’identifier les goulets d’étranglement et leurs solutions, et de montrer à votre équipe comment elle a contribué à la réalisation des objectifs généraux de l’entreprise.

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Regarder de l’avant, vers la réussite des projets

Nous avons partagé les compétences et les habitudes de gestion de projet nécessaires pour obtenir les meilleurs résultats possibles. De l’utilisation des membres de votre équipe à la définition d’objectifs réalistes et ambitieux, les chefs de projet disposent d’un large éventail de moyens pour mener leur équipe vers la réussite.

Mais s’il reste une chose qui aidera vraiment les chefs de projet à s’attaquer aux projets les plus complexes et à se surpasser en 2023, c’est bien un Work OS flexible et performant.