Le rôle du chef de projet : ses responsabilités, ses compétences et ses qualités

À l’image d’un chef d’orchestre qui dirige ses musiciens et les fait jouer ensemble à l’unisson, un bon chef de projet doit diriger toute une équipe de collaborateurs pour les faire travailler ensemble, en parfaite harmonie. Ainsi, le rôle du chef de projet est d’abord de faire en sorte que tous les membres d’une équipe travaillent de manière efficace et coordonnée. Mais il doit aussi s’assurer que son équipe surmonte tous les obstacles de développement pour que le produit final réponde aux objectifs du projet.

Dans ce blog, nous partagerons donc toutes nos astuces pour savoir comment distinguer un bon d’un excellent chef de projet. Pour cela, nous verrons le rôle et les compétence du chef de projet, puis nous développerons les qualités d’un bon chef de projet.

Définition du chef de projet : son rôle et ses compétences

Le chef de projet est chargé de planifier, d’organiser et de diriger les projets de A à Z. C’est lui qui veille à ce que les projets soient menés à bien dans le respect des délais, du budget et des objectifs fixés.

Ainsi, pour maximiser l’efficacité de leur équipe et faire en sorte que le travail de chacun soit bien coordonné et organisé, la plupart des chefs de projet utilisent un logiciel de gestion de projet ou un système d’exploitation de travail (Work OS) tel que monday.com.

En effet, avec une plateforme centralisée, les chefs de projet peuvent stocker toutes les informations relatives à un projet au même endroit, les rendre facilement accessibles à chaque membre de l’équipe et même travailler directement à partir du logiciel. Mieux encore, certains des logiciels Work OS les plus fonctionnels ont une interface utilisateur intuitive et conviviale. Ainsi, tous les collaborateurs peuvent facilement vérifier l’état d’avancement du projet, les éléments assignés, les conversations, se tenir au courant de la gestion des ressources et plus encore, en un coup d’œil.

Maintenant que nous savons quel est le rôle d’un chef de projet, examinons plus en détail ses responsabilités quotidiennes, c’est-à-dire les tâches qu’il doit accomplir pour aider son équipe à atteindre les objectifs du projet.

Les cinq responsabilités du chef de projet

1. Utiliser efficacement les qualités de ses collaborateurs

Les chefs de projet agiles doivent posséder de fortes capacités de leadership ainsi que de bonnes compétences non techniques pour tirer le meilleur parti de chacun des membres de son équipe.

Par exemple, un bon chef de projet doit posséder les compétences non techniques suivantes : résolution de problèmes, flexibilité, collaboration et adaptabilité. Les compétences interpersonnelles et la communication (nous reviendrons sur ce point plus tard) permettent en outre de mieux connaître les membres de son équipe, leurs points forts ainsi que les domaines dans lesquels ils pourraient s’améliorer.

Grâce à toutes ces connaissances, on peut alors élaborer une stratégie de gestion de projet efficace pour renforcer les domaines les moins maîtrisés et/ou mettre en valeur les talents naturels repérés.

Ainsi, un bon chef de projet doit pouvoir comprendre les forces et les faiblesses de chacun de ses collaborateurs. Mais un chef de projet compétent doit également avoir une bonne idée de leurs aptitudes personnelles afin de planifier efficacement la chronologie du projet. Or, un Work OS permet d’avoir une vue d’ensemble de la progression de son équipe, puis de zoomer si besoin sur le travail de chaque collaborateur, le tout sur une plateforme unique.

En effet, sur monday.com, vous pouvez même gérer la charge de travail de votre équipe grâce à des données d’aptitudes actualisées en temps réel. Ainsi, vous pouvez prendre des décisions plus avisées sur la manière d’utiliser au mieux les qualités de chacun des membres de votre équipe.

2. Exploiter les meilleures fonctionnalités des outils de gestion de projet

Depuis longtemps, la technologie joue un rôle important dans la réussite des projets. Par exemple, des logiciels tels que les Work OS permettent de stocker et d’afficher toutes les informations relatives à un projet de manière visuelle, tout en laissant choisir la manière dont on souhaite organiser ses données. Par exemple, sur monday.com, vous pouvez choisir entre plusieurs vues : diagrammes de Gantt, Kanban, calendriers, tableaux de bord et bien d’autres encore.

Mais ce n’est pas tout. Créer des documents, joindre des fichiers, fournir un feedback en temps réel, automatiser les tâches répétitives et une infinité d’autres actions personnalisables sont ainsi accessibles à partir d’un emplacement unique. Cela signifie que vous n’avez plus besoin d’ouvrir des onglets distincts pour créer un document, une feuille Excel ou stocker des fichiers. Sur votre Work OS, vous avez à portée de main tout ce dont vous avez besoin pour la gestion de projet en ligne.

D’ailleurs, si vous voulez déjà vous mettre au travail, vous trouverez ici quatre modèles de gestion de projet formant un processus de travail complet.

3. Entretenir une communication ouverte, la clé du succès

Nous l’avons déjà dit, et nous n’hésiterons pas à le répéter, la communication est essentielle pour quiconque occupe un poste de gestion de projet. En effet, pour qu’un projet se déroule sans accroc dans toute sa durée, les chefs de projet ont besoin de maîtriser une communication transparente, cohérente et saine avec toutes leurs parties prenantes, leurs clients et surtout, leur équipe.

Ainsi, une gestion de projet réussie nécessite une communication ouverte avec tous ses collaborateurs. Pour cela, on peut les encourager régulièrement à partager leurs idées, leurs suggestions, leurs préoccupations et leurs problèmes. On peut également leur donner la possibilité de parler de leur expérience sur le projet lors de réunions hebdomadaires ou même de rencontres en tête-à-tête.

Or, monday.com permet de s’assurer très facilement que tous les membres de l’équipe disposent des informations nécessaires pour prendre les bonnes décisions et contribuer sainement à la planification et à l’exécution du projet. En effet, grâce aux mises à jour d’éléments, n’importe quel collaborateur peut écrire des questions ou des commentaires directement sur l’élément en question et même taguer des collègues pour ouvrir une conversation. Les membres de l’équipe peuvent également indiquer facilement quelles sont les tâches qu’ils ont terminées, celles sur lesquelles ils travaillent encore ou celles sur lesquelles ils sont bloqués grâce à des étiquettes de statut. Ainsi, pouvoir communiquer clairement les étapes spécifiques d’un projet et savoir qui travaille sur quoi à tout moment ne laisse plus aucune place à la confusion.

4. Se former régulièrement et apprendre des meilleurs chefs de projet

Il s’agit ici d’utiliser son réseau, voire de tendre la main à d’autres chefs de projet dans différents services. Mais, pour apprendre des succès et des échecs des autres chefs de projet, le mieux est tout simplement de les interroger sur les différentes approches et techniques qu’ils utilisent dans leur routine quotidienne. En retour, on peut également leurs proposer ses idées en matière de gestion de projet.

Par exemple, si plusieurs équipes de votre organisation utilisent le même Work OS, demandez à un autre chef de projet de partager son tableau avec vous et de passer en revue les processus de travail de son projet. En effet, sur monday.com, vous pouvez partager des tableaux ou inviter d’autres personnes à consulter votre tableau en quelques clics. Si vous êtes abonné à l’un de leurs tableaux, vous pouvez même voir le processus de travail du projet en temps réel.

5. Fixer des objectifs réalistes mais ambitieux

Une fois que l’on a défini les objectifs du projet, il faut décider des indicateurs clés que l’on va utiliser pour suivre ses progrès. En gestion de projet, ces données sont appelées « livrables » et ce sont souvent les résultats tangibles qui contribuent à la réalisation de son objectif principal. Un chef de projet productif et performant va donc définir ces livrables à l’avance afin de pouvoir allouer ses ressources en conséquence.

Ainsi, en règle générale, un chef de projet convient précisément à l’avance des livrables du projet et de leur date d’achèvement. De cette manière, chacun sait dès le départ ce qui est attendu et ce qu’il doit faire pour mener à bien le projet.

6. Bonus : évaluer les performances de son équipe

En fait, cette étape peut être divisée en deux phases : le retour sur le déroulement du projet et l’examen des produits livrables. Pour cela, le chef de projet va réunir son équipe pour réfléchir ensemble aux éléments auraient pu être mieux fait, mais également à ce qui a bien fonctionné. Un bon chef de projet va également en profiter pour souligner les réussites individuelles et collectives afin d’encourager les membres de son équipe à poursuivre leur excellent travail tout en s’efforçant de s’améliorer.

Enfin, on peut utiliser cette étape pour examiner les domaines dans lesquels l’équipe a rencontré des obstacles. De cette manière, on peut élaborer un plan proactif pour éviter ces problèmes la prochaine fois. En fait, ces moments d’évaluation permettent au chef de projet de faire le point sur les progrès, d’identifier les goulets d’étranglement et leurs solutions, mais aussi de montrer à son équipe comment elle a contribué à la réalisation des objectifs généraux de l’entreprise.

Pour aller plus loin, découvrez les articles que nous avons spécialement conçus pour les chefs de projet marketing et les chefs de projet créatifs.

Une gestion de projet réussie avec monday.com

Nous avons partagé les compétences et les habitudes de gestion de projet nécessaires pour qu’un chef de projet obtienne les meilleurs résultats possibles. Ainsi, de la bonne utilisation des membres de son équipe à la définition d’objectifs réalistes et ambitieux, les chefs de projet disposent d’un large éventail de moyens pour mener leur équipe vers la réussite.

Mais s’il reste une chose qui aidera vraiment les chefs de projet à s’attaquer aux projets les plus complexes et à se surpasser en 2024, c’est bien un Work OS flexible et performant.