Tout ce que vous devez savoir sur les diagrammes de Gantt

Un diagramme de Gantt est un diagramme à barres horizontales qui présente le calendrier prévisionnel d’un projet et ses tâches ou événements à venir. Chaque barre du diagramme de Gantt représente une tâche, tandis que les dates sont disposées horizontalement.

Les diagrammes de Gantt sont couramment utilisés pour planifier des projets car ils constituent l’un des moyens les plus utiles et les plus classiques de représenter les activités dans le temps. Ils peuvent également montrer les dépendances entre tâches, c’est-à-dire la façon dont chaque tâche est liée aux autres.

Dans cet article, nous allons examiner de plus près les diagrammes de Gantt. Notamment leur différence par rapport à d’autres types de diagrammes, leurs avantages, la manière de créer le vôtre, et bien plus encore.

A quoi sert un diagramme de Gantt ?

Les diagrammes de Gantt ont plus d’un avantage. En effet, même le plus simple des diagrammes de Gantt clarifie les délais, les étapes et l’état d’avancement d’un projet. Il sert de source unique d’information pour ses équipes : chacun sait instantanément ce sur quoi il doit travailler, ainsi que le moment et la manière dont cela influe sur l’ensemble du projet. Les diagrammes de Gantt peuvent être utilisés dans de nombreux cas et s’appliquent à tous les types de projets. Voici quelques exemples de leur utilité pour différents objectifs ou projets :

• Ils simplifient les projets complexes et aident à suivre leurs indicateurs clés de performance.
• Ils peuvent aider à la gestion des ressources lorsqu’il s’agit de planifier des campagnes de marketing.
• Ils permettent de comprendre visuellement la portée et les exigences d’un projet.
• Les chefs de projet peuvent les utiliser comme un guide exhaustif pour suivre l’avancement d’un projet.

De manière plus générale, les diagrammes de Gantt aident les entreprises à mettre en place une « structure de répartition du travail » (Work Breakdown Strcuture ou WBS en anglais) : une méthode spécifique permettant de diviser des objectifs vastes ou compliqués en objectifs plus faciles à maîtriser. Une WBS montre les tâches à accomplir mais ne précise pas quand chacune d’entre elles doit commencer ou se terminer. En commençant avec une structure de répartition du travail rigoureuse, vous pourrez ensuite lui superposer des éléments du diagramme de Gantt tels que le temps, le responsable des tâches, le statut ou les étapes clés pour obtenir une image plus claire de votre projet.

Pour mieux comprendre son fonctionnement, imaginez une équipe marketing utilisant un diagramme de Gantt pour planifier ses différentes campagnes et tâches telles que les médias sociaux, le contenu du site web, l’image de marque, etc. Avec un diagramme de Gantt, tous les collaborateurs peuvent voir exactement quelles sont les tâches en cours, quels sont les membres de l’équipe qui y travaillent et comment chaque tâche influe sur les autres. Cela leur permet de mieux planifier les produits à livrer et d’estimer efficacement les délais.

Diagramme de PERT et diagramme de Gantt

Dans un diagramme de PERT (« Program Evaluation and Review Technique » en anglais), les tâches sont représentées par un diagramme en réseau qui comprend des nœuds ou des cercles avec des flèches entre eux pour montrer les dépendances entre les tâches. Bien que les diagrammes de Gantt et de PERT soient tous deux d’importants outils de gestion de projet, il existe des différences essentielles entre les deux, notamment en ce qui concerne leur orientation, les dépendances entre les tâches, leur complexité et leur chemin critique.

Globalement, les diagrammes de PERT décrivent mieux les interdépendances entre les tâches et l’analyse du chemin critique pour les projets complexes, tandis que les diagrammes de Gantt mettent l’accent sur l’ordonnancement des tâches et le suivi de l’avancement pour un éventail de tailles et de types de projets. Cela ne veut pas dire que les deux diagrammes ne peuvent pas être appliqués à un même projet. Mais, de manière générale, les diagrammes de PERT sont bien adaptés à la phase de planification tandis que les diagrammes de Gantt offrent plus de souplesse et d’adaptabilité tout au long de la mise en œuvre du projet.

Quels sont les composants d'un diagramme de Gantt ?

Bien que le diagramme de Gantt de chaque équipe soit différent en fonction de son processus de travail et de son chemin critique, il est important d’y inclure six éléments principaux :

1. Dates et heures : Les diagrammes de Gantt indiquent les dates des tâches, leur début et leur fin, ainsi que leur place dans le calendrier global du projet afin de faciliter la planification.
2. Tâches et barres de tâches : Les tâches et les sous-tâches sont représentées dans l’ordre de ce qui doit être accompli. Les tâches sont organisées verticalement sur la gauche avec des barres représentant chaque tâche, le tout aligné sur une frise chronologique afin de mieux visualiser les dépendances entre les tâches tout au long de la durée de vie du projet.
3. Jalons et progrès : Certains points d’un projet sont représentés par des jalons qui, sur un diagramme de Gantt, peuvent ressembler à des tâches avec un marqueur distinct. La progression est suivie en fonction de la proximité de chaque phase par rapport au jalon correspondant, avec parfois un pourcentage d’achèvement d’une tâche en cours.
4. Dépendances : Des flèches ou des lignes sont utilisées pour indiquer les tâches qui dépendent les unes des autres.
5. Marqueurs verticaux : Les marqueurs verticaux indiquent les données actuelles d’un projet sur le graphique, ce qui vous aide à voir où en est votre projet et quelle est la quantité de travail qu’il reste à faire.
6. Ressources : Certaines tâches comprennent des ressources telles que des outils, des documents ou des contacts utiles à l’accomplissement de la tâche.

Comment créer un diagramme de Gantt

La création d’un diagramme de Gantt à partir de rien nécessite plusieurs étapes successives : de la compilation de toutes les tâches et sous-tâches nécessaires à la détermination des dépendances en jeu, en passant par la création d’une frise chronologique horizontale. Bien qu’il soit possible de le faire de manière autonome, il est beaucoup plus facile de commencer en s’aidant d’une plateforme de gestion de projet dotée de vues et de modèles de diagramme de Gantt intégrés, telle que monday work management.

Cependant, si vous n’êtes pas effrayé par un peu de compilation manuelle, nous avons préparé un article complet sur la manière de créer un diagramme de Gantt dans Excel pour vous aider à créer votre propre diagramme de Gantt en toute autonomie.

Comment visualiser vos tâches sur un diagramme de Gantt avec monday work management

monday work management propose plus de 27 vues de projet différentes pour visualiser vos tâches, dont un diagramme de Gantt. Cela signifie qu’au lieu de créer le diagramme à partir de zéro, tout ce que vous avez à faire est de créer votre tableau de travail, y compris tous les paramètres que vous souhaitez tels que les colonnes et les automatisations. Ensuite, en quelques clics, vous pouvez le visualiser comme un diagramme de Gantt. Voici comment procéder :

1. Assurez-vous que votre tableau dispose d’une colonne Chronologie et d’une colonne Dépendances.
2. Dans le menu Affichage du tableau, sélectionnez Gantt.
3. Vos tâches sont désormais organisées dans un seul diagramme de Gantt et vous pouvez enfin laisser libre court à votre créativité. Vous pouvez maintenant modifier instantanément votre diagramme et profiter de fonctionnalités innovantes telles que la Ligne de référence de Gantt, qui vous permet de visualiser la progression de votre projet actuel par rapport à l’échéancier prévu.

Une fois que votre vue Gantt est créée dans monday work management, vous pouvez la personnaliser à votre guise. Vous pouvez l’ajouter en tant que widget à votre tableau de bord pour qu’elle soit facilement accessible, personnaliser les colonnes de votre tableau qui apparaissent dans votre diagramme et afficher les éléments de votre diagramme par groupe, comme les phases du projet. Vous pouvez également jouer avec les paramètres visuels en ajoutant des étiquettes ou des couleurs spécifiques aux éléments de votre tableau.

monday work management vous permet également d’agrandir ou de réduire votre diagramme de Gantt en personnalisant le cadre temporel. Par exemple, vous pouvez choisir de visualiser votre diagramme par période de plusieurs jours, semaines, mois, années ou trimestres, ce qui vous permet de zoomer sur de petites tâches et d’obtenir une vue d’ensemble du projet en quelques clics.

Avec monday work management, vous avez également la possibilité de visualiser votre travail comme vous le souhaitez. Bien que les tâches commencent sur un tableau, vous n’avez pas besoin de revenir à la vue du tableau depuis votre diagramme de Gantt pour continuer à mettre à jour votre projet. Si vous préférez travailler principalement avec un diagramme de Gantt, vous pouvez mettre à jour les éléments directement à partir de la vue Gantt, sans avoir à passer d’une vue à l’autre.

Les avantages et les inconvénients de l'utilisation d'un diagramme de Gantt en gestion de projet

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les chefs de projet se tournent vers un diagramme de Gantt pour organiser leurs projets. Les diagrammes de Gantt offrent aux équipes un certain nombre d’avantages qui facilitent la collaboration sur les tâches et la mise à jour des projets. Examinons quelques-uns des avantages de l’utilisation d’un diagramme de Gantt dans le cadre de la gestion de projet :

• Les diagrammes de Gantt aident les équipes à comprendre le chemin critique de leur projet en identifiant les dépendances entre les tâches.
• Les chefs de projet peuvent mieux allouer les ressources en visualisant les dates de début et de fin de chaque tâche et en identifiant les conflits de ressources et de calendrier.
• Les diagrammes de Gantt fournissent aux membres de l’équipe une représentation claire et visuelle d’un projet et de son calendrier, ce qui facilite la gestion du calendrier du projet. 
• Le suivi de l’avancement de plusieurs tâches et leur comparaison par rapport au calendrier prévu facilite l’identification des retards potentiels ou des goulets d’étranglement et améliore la gestion du temps.
• L’appropriation des tâches est plus évidente car les membres de l’équipe se voient attribuer des tâches et connaissent leurs responsabilités et leurs échéances.
• Les chefs de projet peuvent identifier les risques potentiels et prendre des mesures en conséquence en visualisant les dépendances entre les tâches et les chemins critiques.
• Les diagrammes de Gantt facilitent la communication avec les membres de l’équipe, les clients et les parties prenantes et aident à gérer les attentes tout en fournissant une vue d’ensemble claire de l’avancement du projet.

Inconvénients des diagrammes de Gantt

Si les avantages des diagrammes de Gantt sont indéniables, ils ne conviennent pas toujours à toutes les équipes ou à tous les projets. En effet, les diagrammes de Gantt présentent quelques inconvénients qu’il est important de connaître si vous envisagez d’utiliser ce format pour votre projet. Cela dit, ces inconvénients ne sont pas rédhibitoires pour l’utilisation d’un diagramme de Gantt mais plutôt des obstacles potentiels qui peuvent généralement être évités grâce à une planification et une mise en œuvre adéquates ainsi qu’avec une communication permanente au sein de l’équipe. Voici cependant les inconvénients dont il vaut mieux tenir compte :

• Les diagrammes de Gantt peuvent devenir complexes et difficiles à utiliser dans le cas de projets importants et plus détaillés comportant de nombreuses tâches.
• Maintenir un diagramme de Gantt à jour peut s’avérer fastidieux et chronophage lorsque des changements surviennent.
• Sans une gestion attentive des ressources, les diagrammes de Gantt peuvent potentiellement surcharger les membres de l’équipe avec des tâches multiples.
• Les membres de l’équipe qui ne sont pas familiarisés avec les diagrammes de Gantt peuvent avoir besoin d’une courbe d’apprentissage un peu trop ambitieuse pour pouvoir les comprendre et les utiliser efficacement.
• Certains diagrammes de Gantt peuvent ne pas inclure toutes les informations nécessaires pour chaque tâche, telles que les descriptions ou les ressources requises, ce qui peut entraîner des retards.

Plusieurs outils, comme monday work management, vous permettent de gérer vos projets à l’aide de diagrammes de Gantt et vous aident à éviter ces inconvénients grâce à des automatisations, des outils de communication intégrés, etc.

Cependant, certains projets peuvent bénéficier de différents types de visualisation. Les diagrammes de Gantt ne sont pas la seule façon de visualiser un projet et ses tâches. En fonction de facteurs tels que la taille de votre équipe, votre calendrier et la nature de votre projet, vous pouvez envisager une alternative au diagramme de Gantt.

Alternatives au diagramme de Gantt

Si les diagrammes de Gantt peuvent être utiles pour de nombreux types de projets, ils ne constituent pas toujours la meilleure option pour toutes les équipes. Mais les diagrammes de Gantt ne sont pas la seule option qui s’offre à vous pour gérer au mieux votre projet. En effet, il existe de nombreux autres types de diagrammes, tableaux et outils de gestion de projet, chacun ayant une approche personnelle de la visualisation et de la gestion de projet. Parmi les alternatives les plus populaires, on peut citer :

• Tableau Kanban : Les tableaux Kanban permettent de représenter visuellement les tâches par des cartes et les étapes d’un processus de travail par des colonnes. Les membres de l’équipe déplacent ensuite les cartes d’une colonne à l’autre au fur et à mesure de l’avancement des tâches, ce qui permet d’obtenir une vue d’ensemble claire de l’état d’avancement et du processus de travail.
• Tableau Scrum : Utilisés dans la gestion de projet agile, les tableaux Scrum sont conçus pour le développement itératif. Ils visualisent les tâches de l’utilisateur dans un carnet de commandes et affichent leur progression à travers différentes étapes au cours de chaque sprint.
• Tableau chronologique : Les diagrammes chronologiques fournissent une représentation simple et linéaire des tâches et des événements d’un projet au cours d’une période donnée. Bien que moins détaillés que les diagrammes de Gantt, ils donnent un aperçu rapide des étapes importantes d’un projet.
• Check-list de projet : Les check-lists de projet sont simples, directes et sans courbe d’apprentissage, ce qui les rend facilement adaptables à n’importe quelle équipe. Elles peuvent être utilisées seules ou en association avec d’autres graphiques et tableaux.

Parfois, il peut même être utile d’utiliser plus d’une sorte de vue dans un même projet. Des plateformes telles que monday work management vous permettent de choisir parmi plus de 27 vues de projet, de sorte que vous n’avez jamais à vous limiter à une seule option et que vous pouvez bénéficier de chaque type de tableau de gestion de projet, à tout moment.