Diagramme de Gantt gratuit : est-ce fait pour vous ?

Les chefs de projet sont assez divisés en ce qui concerne les diagrammes de Gantt. Une enquête récente a révélé que 38 % des personnes interrogées ont tendance à ignorer la fonction diagramme de Gantt de leur logiciel de gestion de projet. Cependant, le même rapport montre que, dans les outils de gestion de projet qui n’en sont pas pourvus, les diagrammes de Gantt sont la troisième fonctionnalité la plus souhaitée.

Pour mieux comprendre ce clivage, cet article se penche sur les diagrammes de Gantt et leurs avantages dans la gestion de projet. Nous vous montrerons également comment utiliser la vue du diagramme de Gantt sur monday.com pour améliorer l’efficacité de votre équipe.

Qu’est-ce qu’un diagramme de Gantt ?

Un diagramme de Gantt est un diagramme à barres où chaque barre représente une tâche du projet. Il permet de visualiser l’ensemble du calendrier du projet.

Selon le logiciel de gestion de projet utilisé pour créer un diagramme de Gantt gratuit, les chefs de projet peuvent personnaliser leur diagramme général pour l’adapter à la liste exacte des tâches du projet et indiquer des informations indispensables telles que les chemins critiques, la progression, les ressources ou les dépendances.

Quels sont les avantages d’un diagramme de Gantt ?

Un logiciel de diagramme de Gantt performant (comme monday.com) peut être un outil inestimable pour votre organisation et votre gestion de projets. Les diagrammes de Gantt peuvent notamment vous aider à visualiser :

• les plans de projet
• les échéances du projet
• la durée des tâches
• les personnes affectées aux tâches
• la dépendance des tâches
• les délais des tâches et du projet
• les obstacles potentiels

Les principaux avantages des diagrammes de Gantt gratuits sont les suivants :

1. Amélioration de la communication

De nombreuses entreprises ne disposent pas de la communication fluide nécessaire au bon achèvement d’un projet. Un rapport récent indique que 19 % des entreprises ont perdu des marchés en 2022 à cause d’une mauvaise communication. Pourtant, un modèle de diagramme de Gantt gratuit peut favoriser une communication transparente, à la fois interne et externe, en fournissant des informations claires sur le calendrier du projet, les tâches, la dépendance des tâches et l’état d’avancement du projet. Ainsi, si quelque chose est retardé ou n’avance pas comme prévu, les membres de l’équipe peuvent en discuter et limiter les goulets d’étranglement ou les risques de débordement.

2. Une vue d’ensemble de l’avancement du projet

Les entreprises tendent à avoir du mal à livrer leurs projets dans les délais. Selon un rapport Wellington State of Project Management, seulement 29 % d’entre elles y parviennent le plus souvent ou toujours.

Pourtant, un outil de création de diagramme de Gantt en ligne peut aider les chefs de projet à gérer tous les aspects d’un projet et à en respecter le calendrier. On y indique qui travaille sur quoi et quand, le tout dans un tableau unique, même pour un projet séparé en différentes équipes.

3. Protection contre la surcharge des tâches

L’augmentation du travail à distance a entraîné une augmentation de la charge de travail des collaborateurs partout dans le monde. Dans une enquête réalisée en juin 2020, 55,2 % des personnes interrogées ont déclaré que leur charge de travail avait augmenté pendant la période où elles travaillaient à domicile.

Les chefs de projet peuvent utiliser les diagrammes de Gantt pour suivre le nombre de tâches assignées à chaque employé, qu’il travaille à distance ou non, afin de réduire le risque de surcharge de travail pour tous les collaborateurs.

Principales utilisations des diagrammes de Gantt gratuits

Un diagramme de Gantt gratuit peut être utilisé à diverses fins et pour diverses applications, notamment :

• Planification de projet : Vous pouvez utiliser un diagramme de Gantt pour planifier et programmer les tâches d’un projet, fixer des échéances et vous assurer que votre projet respecte le calendrier prévu.
• Gestion des tâches : Avec un diagramme de Gantt gratuit, vous pouvez créer des tâches, les assigner aux membres de l’équipe et fixer des délais d’exécution.
• Gestion des ressources : Les diagrammes de Gantt peuvent être utilisés pour gérer les ressources telles que le personnel, l’équipement et le matériel, ce qui vous permet d’optimiser l’affectation des ressources et de vous assurer que votre projet est mené à bien de manière efficace.
• Suivi des progrès : En mettant à jour votre diagramme de Gantt au fur et à mesure que les tâches sont accomplies, vous pouvez l’utiliser pour suivre l’avancement d’un projet dans le temps.
• Gestion des risques : En identifiant les risques potentiels et leur impact sur le calendrier du projet, vous pouvez élaborer des plans d’urgence et atténuer l’impact des risques sur votre projet.

Quel est le meilleur logiciel gratuit de diagramme de Gantt ?

Il existe de nombreux outils de diagramme de Gantt gratuits. Nous avons listé les six meilleurs pour vous aider à démarrer :

1. monday.com

Les diagrammes de Gantt ne sont qu’un des moyens de suivre vos projets sur monday.com. Cela donne à votre équipe un avantage considérable : ceux qui préfèrent le format du diagramme de Gantt peuvent le choisir, tandis que ceux qui travaillent mieux avec une structure différente peuvent basculer vers leur propre vue préférée.

Les caractéristiques du diagramme de Gantt de monday.com sont les suivantes :

• Intégrations : monday.com peut s’intégrer à tous vos outils de gestion de projet préférés tels que Slack, Dropbox et Outlook.
• Automatisation intelligente du processus de travail : Améliorez l’efficacité de votre équipe avec des automatisations sans code pour les tâches répétitives courantes.
• Personnalisation entièrement flexible : Personnalisez les tâches, les responsables, les échéances, les dépendances et bien plus encore pour chaque projet.

Alors que les forfaits payants de monday.com offrent plus de fonctionnalités, le forfait individuel est gratuit pour les professionnels indépendants.

2. Toggl Track

Toggl Track est une plateforme de gestion du temps avec trois outils principaux : Track, Plan, et Hire.

Toggl Plan est gratuit pour cinq utilisateurs au maximum et les diagrammes de Gantt sont l’une de ses offres principales. Les diagrammes présentent les caractéristiques suivantes :

• Tâches illimitées : Les gestionnaires de projet peuvent ajouter un nombre illimité de tâches, de jalons et de tableaux. Chaque tâche est assortie de dates, de descriptions et d’une liste de contrôle si nécessaire.
• Outil de construction par glisser-déposer : On y trouve un créateur de diagrammes de Gantt en ligne facile à utiliser, par glisser-déposer.
• Partage facile : Vous pouvez facilement partager les calendriers des projets avec les membres de l’équipe et les parties prenantes via des URL.

Le principal inconvénient de la version gratuite est que les tâches récurrentes doivent être programmées manuellement. Il n’est pas non plus possible d’affecter plusieurs membres de l’équipe à une même tâche.

3. TeamGantt

TeamGantt est un logiciel de gestion de projet dédié à la création de diagrammes de Gantt.

Les principales caractéristiques du logiciel sont les suivantes :

• Constructeur par glisser-déposer : Une interface intuitive de type glisser-déposer qui facilite le déplacement des tâches et l’ajustement des délais.
• Suivi de la disponibilité : Le logiciel dispose d’un onglet de disponibilité qui facilite le suivi de la charge de travail et des ressources.
• Fonctions de collaboration : Rappels quotidiens par e-mails, pièces jointes et conversations sur les tâches pour stimuler la collaboration.

Le forfait « Free Forever » de TeamGantt est un choix raisonnable pour les petites équipes car il n’autorise que trois utilisateurs par compte et un seul diagramme de Gantt avec un nombre illimité de tâches.

4. Scopidea

Scopidea est un outil de gestion de projet complet qui propose un logiciel gratuit de diagramme de Gantt ainsi que des fonctionnalités de gestion de projet agile et de suivi des problèmes.

Les principales caractéristiques de ce logiciel sont les suivantes :

• Suivi des employés : Scopidea propose le suivi GPS des employés, le suivi du temps et la gestion des feuilles de temps.
• Outils financiers : Le logiciel est doté de fonctions financières telles que la génération de factures et de devis.
• Différentes vues : Scopidea vous permet de créer des diagrammes de Gantt dynamiques ou de visualiser les projets sous forme de liste.

Notez que ce diagramme de Gantt est gratuit pour les équipes comptant jusqu’à cinq utilisateurs maximum et qu’il convient donc mieux aux petites équipes.

5. Trello

Bien qu’il s’agisse avant tout d’un outil de gestion de projet, Trello propose l’option « Ganttify » qui vous permet de visualiser vos tableaux Trello sous forme de diagrammes de Gantt. Cette fonctionnalité est disponible pour tous les utilisateurs de Trello, même ceux avec un forfait gratuit.

Les principales fonctionnalités de Trello Ganttify sont les suivantes :

• Publication d’un diagramme de Gantt : Ganttify vous donne un lien sécurisé pour partager facilement votre diagramme de Gantt avec n’importe qui.
• Dépendances : Ganttify vous permet de définir des dépendances entre les cartes et entre les tableaux.
• Sécurité : Les données de votre projet ne sont pas sauvegardées sur les serveurs de Trello.

6. Bitrix24

Bitrix24 est une plateforme de gestion de projet collaborative qui propose un forfait gratuit avec des fonctionnalités de diagramme de Gantt.

Ses principales caractéristiques sont les suivantes :

• L’édition par glisser-déposer : Le diagramme de Gantt de Bitrix24 vous permet de modifier la durée des tâches, les dépendances et les échéances en les glissant-déposant dans le diagramme.
• Gestion du temps : Bitrix24 propose une option permettant de suivre le temps passé sur chaque tâche, y compris les heures d’arrivée et de départ et les listes de tâches quotidiennes.
• Dépendances : Bitrix24 propose des diagrammes de Gantt gratuits qui affichent les quatre types de dépendances de Gantt.

Bien que Bitrix24 soit gratuit pour un nombre illimité d’utilisateurs, il ne comprend que 5 Go de stockage en ligne gratuit.

Pourquoi envisager un logiciel de diagramme de Gantt payant ?

Un logiciel de diagramme de Gantt gratuit peut sembler disposer de toutes les fonctionnalités suffisantes pour une planification de projets de base, mais il n’est pas gratuit pour rien.

Vous trouverez généralement des limites assez basses concernant le nombre d’utilisateurs maximum autorisé, le nombre de graphiques disponibles, le volume de données proposé ou les trois à la fois. En outre, vous n’aurez pas accès aux automatisations, intégrations et autres fonctionnalités indispensables offertes par les logiciels payants. Dans un logiciel de gestion de projet complet, les diagrammes de Gantt ne sont qu’un élément parmi d’autres qui fonctionnent en lien avec de nombreuses autres fonctionnalités pour améliorer la gestion de votre entreprise. C’est pourquoi de plus en plus de chefs de projet choisissent d’adopter une plateforme de gestion de projet complète plutôt que des plusieurs petits outils autonomes comme les applications gratuites de diagrammes de Gantt.

Cinq fonctions que vous trouverez dans le meilleur logiciel de diagramme de Gantt

Si vous recherchez le meilleur logiciel de diagramme de Gantt (et que vous êtes prêt à considérer autant les options gratuites que payantes), vous constaterez que les meilleurs logiciels possèdent certaines caractéristiques que les autres n’ont pas et qui les distinguent vraiment du reste. monday work management offre ainsi toutes les fonctionnalités suivantes (et plus encore) qui permettent un processus de travail de Gantt fluide et facile tout en offrant tous les avantages du système de Gantt.

1. Vues multiples

Chaque collaborateur doit comprendre clairement les délais du projet. Alors que certains employés peuvent facilement tirer le meilleur parti des diagrammes de Gantt, d’autres peuvent préférer travailler avec une vue en liste ou un calendrier pour être efficace. Un diagramme de Gantt gratuit offre rarement plusieurs vues. Un logiciel de gestion de projet payant comme monday.com propose de multiples options de visualisation, toutes personnalisables à souhait.

2. Gestion des tâches riche en fonctionnalités

Sur une plateforme de gestion de projet payante, chaque tâche peut être personnalisée à l’infini, bien au-delà des dates de début et de fin de chaque tâche. Par exemple, sur monday.com, les utilisateurs peuvent affecter plusieurs personnes à n’importe quelle tâche, ajouter des descriptions, des listes ou des images, joindre des fichiers, laisser des commentaires en temps réel, définir des priorités pour les tâches, déplacer les tâches individuellement, en groupe ou en une seule fois. Il est également possible de définir des tâches récurrentes et de suivre le temps passé sur chaque tâche.

3. Communication centralisée au sein de l’équipe

Une plateforme Work OS regroupe tout ce dont vous avez besoin en un seul endroit. Ainsi, plus besoin d’envoyer un e-mail à chaque fois que vous rencontrez un problème lié à une tâche. Au lieu de cela, vous pouvez ajouter des commentaires en temps réel à chaque tâche de votre diagramme de Gantt pour fournir un feedback ou demander des fichiers supplémentaires par exemple. Les utilisateurs peuvent également répondre à ce commentaire pour créer une conversation ou bien réagir à l’aide de GIF et d’émojis. Les équipes peuvent enfin simplifier toutes leurs communications en intégrant à monday.com des applications tierces telles que Slack.

4. Automatisation du processus de travail

Les chefs de projet peuvent réduire leur charge de travail liée à la planification de projet en automatisant les tâches répétitives à l’aide de logiciels payants, ce qui est actuellement impossible avec la plupart des applications gratuites. Avec des logiciels comme monday.com, vous pouvez mettre en place une automatisation logique de type « si ceci, alors cela ». Ainsi, toutes les tâches répétitives sont simplement éliminées de votre processus de travail. Par exemple, vous pouvez créer une tâche répétitive pour recevoir vos rapports d’avancement tous les vendredis. Comme monday.com peut vous fournir des rapports clairs et concis basés sur l’analyse de vos données, vous pouvez automatiser l’ensemble du processus et obtenir un rapport pertinent tous les vendredis, sans faute.

5. Multi-fonctionnalité

Jongler avec plusieurs outils aux fonctions et aux limites distinctes peut vite épuiser les chefs de projets et leur demande dans tous les cas beaucoup de temps et d’efforts inutiles. En plus, vos données sont dispersées. Une plateforme unique comme monday.com combine toutes ces applications sur une seule plateforme dynamique. Elle est également très facile à utiliser et à configurer, de sorte que vous pouvez commencer à utiliser et à bénéficier de tous les avantages des diagrammes de Gantt immédiatement.

Diagrammes de Gantt gratuits et plus encore

Un logiciel gratuit de diagramme de Gantt en ligne peut être parfait pour vous aider à planifier de petits projets, mais vous pourrez vite avoir besoin de plus de fonctionnalités et de capacités techniques. C’est notamment le cas si vous gérez plusieurs projets au sein de différentes équipes.

Et c’est là qu’une plateforme complète comme monday.com peut vous sauver la mise. Grâce à des fonctions de planification et de gestion des tâches sans limite, vous pouvez exécuter n’importe quel projet de manière facile, efficace et intuitive.