Le problème avec la planification de projet, c’est qu’elle n’empêche pas nécessairement les choses de mal tourner.

Même le plan de projet le mieux documenté peut tomber à plat. Il suffit d’un coup de malchance ou d’une imprévu pour que l’on perde le cap.

Alors pourquoi élaborer des plans de projet ?

C’est simple : la véritable valeur d’un plan de projet réside dans sa capacité à repérer les déviations lorsqu’elles se produisent.

En mettant en place un plan de projet, vous serez en mesure de reconnaître et de réagir aux changements imprévus avant qu’ils ne deviennent incontrôlables.

De plus, un plan de projet bien rédigé définit les attentes du projet. Ainsi, vous, vos clients, votre équipe et toute autre partie prenante sont sur la même longueur d’onde, littéralement.

Besoin d’aide pour commencer ? Suivez ce guide pour pas à pas apprendre à planifier un projet et les meilleurs outils de gestion de projet à utiliser pour simplifier chaque étape du processus.

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Qu’est-ce qu’un plan de projet ?

Tout d’abord, ne confondez pas votre plan de projet avec votre calendrier de projet. Votre calendrier n’est qu’un aspect de votre plan.

Un plan de projet définira l’objectif de votre projet ainsi que les jalons pour atteindre cet objectif. Il doit couvrir les ressources que vous utiliserez, les délais que vous prévoyez de respecter et les résultats attendus à chaque étape.

En bref, votre plan de projet définit, organise, hiérarchise et attribue des activités et des ressources tout au long de la durée de vie de votre projet.

Pour ceux qui souhaitent mettre en œuvre des cadres de gestion de projet plus agiles, un plan de projet peut sembler un peu rigide au début.

Mais il n’a pas à l’être. Son but est de vous aider à rester sur la bonne voie.

Plus de la moitié de tous les projets connaissent un écart des objectifs. Il s’agit d’un cas où l’équipe finit par faire plus de travail que prévu initialement.

Fondamentalement, en décrivant vos attentes et vos intentions en matière d’objectifs, de délais et de budgets de projet, vous pouvez identifier les moments où ces choses commencent à se corser.

Sachez que 50% des projets ne sont pas terminés dans les délais, et 45% des projets dépassent leur budget.

Un plan de projet peut aider à réduire les dépenses excessives et les délais d’exécution en identifiant ces problèmes plus tôt.

Tableau de plan de gestion de projet

Comment créer facilement un plan de projet ?

Il n’y a pas de règles absolues pour un plan de projet. Il peut être aussi simple ou aussi complexe que vous le souhaitez.

Certaines organisations créent un plan de projet simple sur un tableau blanc ou couvrent brièvement ce dont il traite sur 1 à 2 pages. D’autres vont dans les moindres détails sur la manière dont le projet sera exécuté.

Si vous cherchez à mettre en place un plan de projet complet qui couvre tous les angles, répondez à ces 6 questions :

1. Devez-vous commencer par un résumé analytique ?

Le résumé analytique se trouve au début de votre plan de projet, pour résumer tout ce que contient le document.

Bien que placé en premières pages, il est toutefois judicieux de le rédiger en dernier, car vous y présentez les points principaux du reste de votre plan.

Il ne doit pas dépasser une page et doit offrir un bref aperçu des éléments suivants :

  • L’objectif du projet
  • La méthodologie/le cadre du projet que vous avez choisi
  • Les livrables finaux et les critères d’acceptation
  • Risques de portée et contre-mesures clés
  • Résumé des jalons
  • Un aperçu du calendrier du projet et des risques liés au calendrier.
  • Estimation des ressources et des dépenses

Le résumé sert d’aperçu de votre projet.

Les parties prenantes qui ne sont pas activement impliquées dans la mécanique du projet peuvent alors comprendre facilement comment il fonctionnera.

Pour les chefs de projet, le résumé sert à rappeler rapidement l’objectif principal du projet, sa portée, ses attentes et ses limites.

Étant donné qu’un tiers des projets n’atteignent pas leurs objectifs initiaux, il est important que les chefs de projet revoient régulièrement le plan de projet pour rester sur la bonne voie ou suivre les changements.

Le résumé analytique les aide à le faire rapidement sans avoir à tout lire à nouveau.

2. Quelle est la portée du projet ?

Il n’y a rien de pire que de commencer un projet et de le voir s’éparpiller dans tous les sens.

La portée du projet fixe des limites. Elle définit le début et la fin du projet, ainsi que les attentes en matière de livrables du projet.

Vous devez vous assurer que toutes les personnes impliquées sont sur la même longueur d’onde sur ce qui est inclus dans le projet et ce qui ne l’est pas.

Vous devrez également vous renseigner sur les critères d’acceptation des livrables. Cela signifie préciser qui approuve les livrables et quel est le processus de ces approbations.

N’oubliez pas de couvrir vos arrières.

Décrivez les risques potentiels associés à ces attentes et identifiez des contre-mesures pour atténuer ces risques. Définissez exactement qui est responsable du suivi de ces risques.

Les organisations se plaignent du fait que la moitié de tous leurs projets subissent des dérives. Mais seulement 27% des organisations font l’effort de créer un document de cadre à chaque fois.

Tirez les leçons de ces échecs : définissez la portée du projet complète pour chaque projet.

3. Comment allez-vous structurer votre projet ?

La manière de structurer votre projet dépendra du cadre que vous utilisez pour guider votre projet.

Par exemple, si vous utilisez le cadre en cascade, vous planifierez tout à l’avance.

Vous passerez par toutes les étapes du développement de manière séquentielle : initiation, collecte et analyse des exigences, conception, mise en œuvre, tests et maintenance.

Les rôles sont clairement définis, chaque collaborateur intervient pour terminer sa tâche spécialisée, pendant la phase prévue.

Chaque phase a une date de début et une date de fin claire, et toutes les tâches de cette phase sont terminées en une seule fois.

L’exécution des tâches est constamment redéfinie en fonction de chaque nouvelle information. Vous n’aurez donc pas besoin de délais précis pour chaque phase. Il s’agit plutôt de prévoir comment surveiller et contrôler le volume des tâches en cours.

Quelle que soit la structure que vous choisissez, cette section du plan de votre projet doit montrer comment vous prévoyez d’organiser et d’attribuer les livrables et les responsabilités.

N’oubliez pas que la centralisation des structures de projet peut avoir un impact  négatif  sur la réussite du projet. Essayez donc de trouver des moyens pour que les équipes puissent travailler de manière autonome.

Il n’est pas bon d’avoir une seule personne qui approuve les tâches, responsable de tout. Cela engorgera vos processus.

De même, lorsque les équipes partagent leurs connaissances les unes avec les autres, les projets réussissent davantage. Notez les structures de communication que vous utiliserez pour favoriser la collaboration.

4. De quelles ressources disposez-vous ?

Définissez les ressources dont vous disposez pour ce projet :

  • Équipe
  • Date
  • Le budget
  • Technologie
  • Ressources physiques

Vous devez être précis lorsque vous évaluez ce dont vous avez besoin. Sans quoi, vous préparerez un gâteau avec les mauvais ingrédients.

Prenez votre équipe, par exemple.

Lorsque les équipes disposent des bonnes personnes hautement qualifiées, les projets sont 30% plus susceptibles de réussir. Pourtant, un tiers des personnes pensent que leurs équipes n’ont pas les bonnes compétences pour le projet. Un projet voué à l’échec.

Ne vous contentez pas de deux développeurs de logiciels, si vous vous rendez compte que vous n’allez respecter aucun délais, parce qu’ils seront surchargés. Si vous voulez allouer efficacement vos ressources pour répondre aux attentes, vous devez être réaliste quant aux limites des ressources.

Cela peut, par exemple, impliquer d’ajuster les échelles temporelles si vous manquez de personnel ou d’augmenter votre budget si vous avez besoin d’équipements plus spécialisés.

5. À quoi ressemble votre calendrier ?

Les organisations qui intègrent des échéances dans les plans de projet ont 52% plus de chances de réussir. Malgré cela, 80% des projets ne fixent pas toujours des échéances de référence. C’est probablement la raison pour laquelle 43% des organisations disent qu’elles ne terminent que rarement ou jamais les projets dans les temps.

Dès lors, il est sage d’ajouter une section calendrier ou chronologie à votre plan de projet. Cette partie de votre plan doit définir les attentes en matière de délais et de respect du calendrier du projet.

Le calendrier de votre projet sera légèrement différent selon le cadre que vous choisissez.

Les tâches marquées comme étant « en cours » dépendront de la capacité de votre équipe. Dans cette section, vous devez définir le nombre maximal de tâches en cours que vous pouvez avoir dans chaque colonne à chaque fois.

Par exemple, imaginons qu’il s’agisse d’un projet de rédaction de blog. Vous pouvez avoir 10 auteurs mais seulement 2 éditeurs. Vous devrez limiter le nombre de blogs transmis aux éditeurs afin qu’ils ne soient pas surchargés.

Quelle que soit la structure avec laquelle vous travaillez, vous devez ajouter une section de gestion des risques de calendrier. Expliquez les risques susceptibles de retarder les livrables ou de créer des goulots d’étranglement. Assurez-vous de définir des plans d’urgence pour limiter ces risques.

6. Comment allez-vous gérer les changements ?

Avec un plan de projet robuste en place, que pourrait-il bien arriver ?

Réponse ? Des surcharges.

Vous avez déjà entendu parler d’un « épisode de cygne noir » ? Il s’agit d’un événement inattendu ayant un impact considérable (généralement négatif). Même avec du recul, vous ne pouvez pas toujours anticiper tous les obstacles à l’avance.

C’est pourquoi les organisations placent le contrôle du changement dans leurs top 3 des principaux défis qu’un projet comporte. Si vous ne consolidez pas un plan de gestion du changement, votre équipe sera prise au dépourvu face à tout changement imprévu.

Un plan de gestion dynamique des changements décrira les étapes à suivre et la personne à contacter en cas de changements imprévus.

De cette façon, votre projet est beaucoup plus agile : il peut se plier sans se briser.

C’est parti

5 modèles de planification de projet pour vous aider à élaborer un bon plan de projet

Il n’est pas facile d’écrire un plan de projet immédiatement. Vous allez devoir le planifier.

Ces outils de monday.com sont une véritable bouée de sauvetage pour visualiser chaque section. Essayez ces 5 modèles de plan de projet pour simplifier davantage votre processus de planification de projet.

1. Structurez votre projet

Vous recherchez un modèle de plan de projet général ? Ce tableau de bord de présentation de projet est particulièrement utile si vous utilisez la méthode en cascade.

En utilisant ce modèle très visuel de monday.com, vous pouvez structurer vos sous-projets par périodes définies et attribuer du personnel responsable à chaque phase.

Hiérarchisez chaque projet et ajoutez un calendrier pour indiquer quand les livrables sont attendus.

2. Planifiez vos ressources

La gestion des ressources est un jeu d’enfant avec ce modèle facile à utiliser de monday.com.

Utilisez ce tableau de bord pour organiser toutes les ressources de votre projet : de vos outils technologiques à vos collaborateurs spécialisés.

Vous pouvez allouer des ressources à des personnes et suivre les délais afin que vos collaborateurs sachent de quelles ressources ils sont responsables et dans quelle phase.

Ajoutez un emplacement pour que les équipes sachent où remettre les ressources lorsqu’elles passent d’une phase à l’autre.

Pendant l’exécution du projet, vous serez en mesure de suivre les ressources du projet, de sorte que rien ne passe entre les mailles du filet.

3. Calculez le budget de votre projet

tableau du budget d'un projet

Il est beaucoup plus facile de planifier un budget lorsque vous pouvez voir tous vos coûts en un seul endroit.

C’est pourquoi ce modèle de gestion des coûts de projet de monday.com est incroyablement pratique…

Ajoutez chaque sous-projet et planifiez les coûts prévus, en attribuant des totaux à chaque service. Vous pouvez utiliser ce document pour estimer le budget dont vous aurez besoin et pour enregistrer le budget approuvé de votre projet.

4. Réfléchissez au calendrier de votre projet

Planifiez vos échéances avec ce modèle de calendrier de projet.

Bien que ce tableau de bord ne soit pas vraiment adapté si vous travaillez avec le cadre Kanban, il est idéal pour ceux qui travaillent avec les méthodes en cascade ou Scrum.

Pour les projets en cascade, ajoutez vos jalons, joignez un calendrier et attribuez un nombre déterminé de jours de travail pour accomplir les tâches de chaque jalon.

Identifiez le chef d’équipe pour chaque phase afin que les chefs de projet sachent de quelles étapes ils sont responsables.

Pendant l’exécution du projet, les équipes peuvent utiliser la barre d’état pour suivre la progression. Elles peuvent également ajouter des mises à jour à chaque jalon en cliquant sur chaque élément, ce qui encourage la collaboration inter-équipe.

Pour les projets Scrum, vous pouvez organiser le tableau de bord par Sprints, en ajoutant des tâches spécifiques au fur et à mesure de leur décision.

5. Étudiez les risques potentiels liés au projet

Visualisez toute l’étendue de votre projet et planifiez les risques dans ce modèle de registre des risques du programme.

risques de gestion de projet

Rien de mieux qu’un système avec un code de couleurs éclatantes pour mettre en évidence les éléments importants ou risqués. Utilisez des barres d’état avec un code couleur pour illustrer l’état du risque, la probabilité de risque et la portée du risque pour le calendrier de votre projet.

Vous pouvez même classer les risques, ajouter un propriétaire de risque et suggérer des stratégies d’atténuation. Ainsi, les autres collaborateurs du projet savent ce qu’il faut faire si ces risques commencent à se concrétiser.

Optimisez instantanément votre plan de gestion de projet

Vous avez une meilleure idée de la façon de structurer votre plan de projet ? Prenez possession de cette trame et personnalisez-la avec les détails de vos propres projets.

N’oubliez pas qu’il est beaucoup plus facile de rédiger le résumé exécutif à la fin, une fois que vous connaissez les points à synthétiser et les tâches à réaliser. N’essayez pas de l’écrire en premier. Vous vous retrouveriez bloqué à la première page de votre plan de projet.

De même, ne vous arrachez pas les cheveux à planifier votre plan de projet.
Utilisez les modèles de planification prédéfinis de monday.com pour vous aider à décomposer chaque section du plan, au fur et à mesure.

C’est parti !