Les meilleures méthodologies de gestion de projet pour 2023

Parfois, les méthodologies de gestion de projet sont mal perçues car elles peuvent être considérées comme des processus diffus et truffés de tâches fastidieuses. Pourtant, que les projets soient simples ou complexes, les plus réussis ont toujours une approche claire et cohérente de la gestion de projet.

Ainsi, au moment de choisir le meilleur plan d’action pour les membres de son équipe, il est préférable d’avoir une bonne compréhension de base des deux méthodologies de projet actuelles et de leurs cadres respectifs.

Dans cet article, nous aborderons donc la distinction entre méthodologie et cadre de projet, les méthodologies de gestion de projet les plus populaires avec des exemples et, bien sûr, comment gérer tout cela avec les bons outils de gestion de projet.

Quelle est la différence entre un cadre de projet et une méthodologie ?

En général, un cadre de projet décrit ce qu’il faut faire pour gérer son projet mais il laisse à l’exécutant le soin de décider de la manière de le faire. Une méthodologie de projet est plus précise : elle spécifie ce qu’il faut faire, quand le faire, comment et pourquoi.

Les projets menés dans des environnements contrôlés, qui exigent d’en définir les détails dès le départ, peuvent être gérés de manière différente de ceux qui permettent une amélioration continue, mais nous y reviendrons bientôt.

Pourquoi est-il important d'utiliser une méthodologie de gestion de projet ?

Plusieurs raisons peuvent vous inciter à opter pour une méthodologie de gestion de projet. Nous en présentons quelques-unes ci-dessous :

Clarté

Les méthodologies de gestion de projet permettent aux équipes de définir clairement les rôles de chacun. Ainsi, le processus de prise de décision est amélioré et chacun comprend les responsabilités qui lui incombent. La confusion est réduite, ce qui permet aux équipes d’économiser du temps et de s’épargner de la frustration.

Visibilité

Quelle que soit la méthode de gestion de projet suivie, il faudra mettre en œuvre un processus de suivi et de contrôle du projet dans le cadre de son cycle de vie. Chaque méthodologie de gestion de projet définit des normes concernant la fréquence de ces contrôles ainsi que les actions qui en découlent et qui sont intégrées dans le processus de travail.

Efficacité

Que l’on décide des résultats attendus du projet dès le départ ou qu’ils se modifient au fur et à mesure de l’avancement du projet, le respect d’une méthodologie de gestion de projet augmente de près de 20 % les chances que le projet produise ce qu’il est censé produire.

L’utilisation d’une méthode de gestion de projet qui a fait ses preuves permet de planifier avec précision la phase de lancement du projet, ainsi que son calendrier et son budget dans son ensemble, dès le départ.

Vous pouvez également intégrer les enseignements passés tirés d’autres projets, ce qui augmente les chances de réussite du projet en cours.

Avant d’aborder les méthodologies et cadres de gestion de projet existants, examinons le cycle de vie de la gestion d’un projet dans ses grandes lignes. Comme la plupart des cadres et des méthodologies de projet utilisent ces étapes à leur manière, cela permettra de replacer toutes les approches dans leur contexte par la suite.

Les cinq étapes du cycle de vie de la gestion d’un projet

Vous trouverez ci-dessous des termes tels que « en cascade » et « agile », que nous expliquerons plus en détail dans la section suivante. Pour l’instant, voici un bref résumé du cycle de vie de la gestion d’un projet :

Initiation

Il s’agit du tout début d’un projet, lorsqu’on élabore son analyse de rentabilité et que les principales parties prenantes l’approuvent. Lors du lancement d’un projet, vous pouvez identifier un sponsor et la portée du projet (ce qui est inclus et ce qui est exclu) dans la charte du projet.

Planification

Au cours de cette phase, le chef de projet élabore le plan du projet. Dans la méthodologie en cascade, le plan de projet sera complet et exhaustif. Toutes les parties prenantes doivent se mettre d’accord sur les produits livrables du projet et en identifier les étapes. Avec la méthode agile, la phase de planification du projet est plus courte et combinée à la phase d’exécution du projet. C’est également à cette étape que l’on peut créer une structure de répartition du travail (WBS) pour décomposer les objectifs importants ou compliqués en tâches plus faciles à gérer.

Exécution

Pour les projets en cascade, la phase d’exécution du projet consiste à suivre l’échéancier du projet et à mettre en œuvre ce qui a été convenu lors de la phase de planification. Dans un projet agile, les sprints commencent à ce stade. Chaque sprint définit ce qui sera livré ensuite, rapprochant ainsi le projet de son objectif final.

Suivi et contrôle

Les projets qui suivent le modèle en cascade documentent leurs processus de gouvernance dans une charte de projet. La principale chose à laquelle le chef de projet et les autres parties prenantes doivent veiller est la dérive des objectifs au cours du suivi du projet. Si des modifications de la portée du projet se produisent, elles doivent être formellement documentées dans le cadre d’un processus de contrôle des modifications.

Pour les projets agiles, une rétrospective à la fin de chaque sprint permet d’examiner rapidement et concrètement ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, ainsi que les priorités pour la suite.

Clôture

Que les livrables du projet aient été convenus dès le départ ou qu’ils soient apparus au cours du cycle de vie du projet, il est temps de les remettre à l’entreprise et de procéder à la clôture du projet.

Revenons à présent à notre sujet principal : les cadres et les méthodologies de projet. Nous allons maintenant aborder rapidement deux des méthodologies de gestion de projet les plus populaires.

Les deux principales méthodologies de gestion de projet

Les deux méthodologies de projet les plus courantes sont « agile » et « en cascade ». Voici une manière simple de les résumer :

• Méthodologie agile : fonctionne de manière itérative. Le projet est réalisé par étapes planifiées et chaque étape apporte une plus grande clarté quant au résultat final.
• Méthodologie en cascade (ou « Waterfall » en anglais) : fonctionne de manière linéaire et séquentielle. Chaque étape du projet attend la fin de l’étape précédente avant de pouvoir débuter.

La méthode Agile

Agile est un terme générique qui englobe plusieurs cadres de gestion de projet différents, tels que le cadre Scrum, mais il convient d’abord de donner quelques informations supplémentaires.

La méthode de gestion de projet agile rejette de manière générale toute planification rigide et affirme que les équipes doivent fonctionner de manière flexible et itérative. Ainsi, il ne s’agit pas d’exécuter parfaitement une tâche complète dès la première tentative, mais plutôt de travailler rapidement sur de petits éléments. Puis, on évalue ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, on fait les modifications nécessaires et on adapte la suite du projet à partir de là.

La méthode agile accepte l’incertitude comme une donnée à part entière. Elle permet aux équipes de projet d’être très flexibles, d’exécuter leur travail rapidement et de répondre à tout changement dans les attendus du projet sans difficulté. Cependant, cela peut devenir un inconvénient pour les équipes qui travaillent avec un budget ou un calendrier serré car la méthode agile peut être fortement marquée par l’imprévisibilité.

Elle exige également une communication étroite et fréquente entre collaborateurs, ce qui est facilité si l’on travaille avec un Work OS efficace. Nous reviendrons plus loin sur les systèmes d’exploitation de travail disponibles, mais voici une idée de ce à quoi ressemble la planification agile sur la plateforme logicielle monday.com :

La méthode en cascade

Là encore, il ne s’agit pas techniquement d’un cadre de projet. La méthode de gestion de projet en cascade (ou « Waterfall » en anglais) demande aux chefs de projet de dresser la liste de toutes les tâches qui permettent d’arriver à l’objectif final du projet et de les traiter dans l’ordre. La progression se fait donc en cascade, avec une phase du projet qui découle sur la prochaine.

Les équipes doivent terminer chaque phase avant de pouvoir passer à la suivante. La méthodologie en cascade est idéale pour tous ceux qui fabriquent des produits physiques coûteux dans le cadre d’un processus répétitif.

En ce qui concerne les projets plus modestes, si vous êtes un excellent planificateur et que vous travaillez sur un projet dont la portée et les exigences sont claires, la méthode en cascade peut vous aider à obtenir un résultat réussi et prévisible.

Toutefois, il s’agit d’une approche assez rigide de la gestion de projet. Elle suppose que vous disposez d’emblée de toutes les exigences du projet et ne tient pas compte des surprises qui pourraient vous obliger à vous écarter de votre stratégie initiale. Malheureusement, pour la plupart des équipes, cette façon de travailler n’est pas toujours réalisable.

Si vous hésitez encore entre les méthodes à utiliser, n’hésitez pas à consulter notre article sur la différence entre la méthode en cascade et la méthode agile.

Quand utiliser la méthode Agile ?

La méthode de gestion de projet agile fonctionne très bien lorsque l’image définitive ou les caractéristiques du produit n’ont pas besoin d’être bien définies à l’avance. Elle permet aux responsables de produit de modifier les exigences et les priorités du projet tout au long du processus. Ainsi, on peut tirer parti des opportunités qui se présentent au fur et à mesure de l’avancée du projet et, en fin de compte, fournir un meilleur produit final à toutes les parties prenantes du projet.

Voici quelques avantages et inconvénients de cette méthode :

Quand utiliser la méthode en cascade ?

La gestion de projet en cascade convient le mieux aux projets dont les plans sont longs et détaillés et qui nécessitent un calendrier précis. Elle fonctionne également mieux dans un environnement de projet moins volatile et lorsque le client peut garantir dès le départ un niveau élevé de certitude quant aux résultats finaux.

En voici les avantages et les inconvénients :

Mais, si aucune de ces deux méthodes ne semble vraiment convenir à votre projet, il existe une autre solution : essayez la gestion de projet de monday.com.

Un juste milieu : la méthodologie de gestion de projet hybride

Connue également sous le nom de « méthodologie hybride », cette approche combine le meilleur des méthodologies de gestion de projet agile et en cascade.

Sachez toutefois que la combinaison de ces deux méthodes peut s’avérer difficile. Les équipes peuvent être amenées à travailler d’une manière à laquelle elles ne sont pas habituées ou avec laquelle elles ne se sentent pas à l’aise.

Les parties prenantes seniors peuvent également avoir besoin de conseils pour obtenir les données dont elles ont besoin à partir d’éléments qui ne leur sont pas familiers. Les décisions peuvent prendre plus de temps, les informations peuvent devoir être répétées plusieurs fois et les équipes peuvent manquer quelque chose si les responsabilités ne sont pas claires.

Mais, pour un chef de projet expérimenté qui comprend les défis que posent une bonne gestion de projet, ou son potentiel en termes d’efficacité et de flexibilité, l’approche hybride peut en valoir la peine.

Maintenant que nous avons passé en revue les deux méthodologies de gestion de projet les plus courantes, voici comment savoir quelle méthodologie de gestion de projet vous convient le mieux.

Quatre critères pour choisir la bonne méthodologie de gestion de projet

À côté des avantages et inconvénients propres à chaque méthodes, vous pouvez également utiliser ces quatre critères pour vous aider à choisir votre approche de gestion de projet idéale :

1. Les exigences : Tout d’abord, vous devez savoir si vous devez définir les exigences du projet dès le départ, dans le cadre d’une déclaration de portée par exemple, ou si elles peuvent rester flexibles et se préciser au cours du projet. Votre réponse influencera grandement la méthode de gestion de projet que vous choisirez.

2. Les ressources : Si votre projet nécessite l’allocation d’une ressource spécialisée dont la disponibilité est limitée, vous devez savoir clairement à quel moment du projet vous allez faire appel à elle et vous assurer de la réserver. Dans le cas contraire, vous risquez de prendre un retard important sur votre échéancier.

3. Culture du client : Vous devez identifier les éléments non négociables du client. Par exemple, si la portée du projet doit être étroitement contrôlée mais que le temps et le budget ne sont pas figés, vous devrez adopter une approche différente du cas où le temps et le budget sont fixes, mais que le produit final peut être plus souple.

4. Niveau d’engagement des parties prenantes : Comment le client compte-t-il travailler avec l’équipe du projet ? Sera-t-il proche du projet et présent tout au long du processus pour prendre des décisions et donner des orientations ? Ou souhaite-t-il fournir toutes ces informations dès le départ et laisser ensuite le projet se dérouler avec un minimum d’intervention ?

Si vous ne savez toujours pas quelle méthodologie de gestion de projet utiliser, examinons les cadres de travail qui s’offrent à vous. Nous avons rassemblé ci-dessous les principaux cadres de gestion de projet avec une explication détaillée de chacun d’entre eux.

Quels sont les principaux cadres de gestion de projet ?

Bien que le domaine de la gestion de projet soit en permanente évolution, les chefs de projet et leurs équipes continuent de privilégier certains cadres de gestion de projet.

1. PRINCE2

PRINCE2 est l’acronyme de « Projets en environnements contrôlés » ou « PRojects IN Controlled Environments » en anglais. C’est un cadre de gestion de projets en cascade axé sur les processus qui met l’accent sur des étapes claires et des responsabilités bien définies au lancement du projet.

PRINCE2 met fortement l’accent sur la planification, la justification commerciale, l’analyse des coûts et l’atténuation des risques. Il constitue un cadre incroyablement complet pour la gestion des projets prévisibles et de grande taille.

Il s’agit également de la méthodologie de gestion de projet la plus répandue. Ainsi, de nombreuses personnes la connaissent, savent comment elle fonctionne et comprennent sa terminologie.

C’est un classique qui a fait ses preuves et qui permet de planifier les étapes d’un projet à grande échelle du début à la fin en définissant ce qui sera livré, par qui et quand. Enfin, c’est un cadre de projet assez rigide qui pose les mêmes problèmes que la plupart des projets en cascade.

2. La méthodologie PMBOK

Créé par le Project Management Institute (PMI), le PMBOK ou « Corpus de connaissances en gestion de projet » pour « Project Management Body of Knowledge » en anglais, décompose la gestion de projet en cinq phases : conception et lancement, planification, exécution, performance et suivi, clôture.

Bien que le guide PMBOK ne dicte pas de méthodologie, de nombreux chefs de projet informatique l’associent au modèle en cascade. De même qu’il n’existe pas de méthodologie PMI (qui fournit des pratiques et des guides de gestion de projet), le PMBOK laisse aux équipes le soin de décider des processus les mieux adaptés à leur situation.

3. Scrum

Aujourd’hui, le cadre Scrum est le cadre de gestion de projet agile privilégié par la plupart des équipes de développement de produits. C’est également celui que nous privilégions en interne sur monday.com.

Scrum est célèbre pour des mots en vogue tels que « sprints », « scrums », « backlogs » et « burndowns ». Avec la méthode Scrum, vous ne vous concentrez pas sur des projets en tant que tels, mais plutôt sur le temps : que pouvez-vous réaliser en tant qu’équipe dans les deux semaines à venir ?

Dans le cadre Scrum, de petites équipes (pas plus de neuf personnes) divisent le travail en étapes de deux semaines appelées « sprints » ou « itérations ». Elles se réunissent tous les jours pendant 15 minutes sous la direction d’un maître scrum, ou Scrum Master, pour discuter de l’état d’avancement du projet.

Le maître Scrum agit comme un facilitateur dont le rôle est d’éliminer les obstacles qui se dressent sur la route du projet et d’aider son équipe à travailler plus efficacement. Cette approche agile de la gestion de projet est idéale pour les projets créatifs où il est possible de modifier les objectifs initiaux en cours de route sans faire dérailler l’ensemble du projet. Voyez par exemple ce tableau de planification de sprint Scrum généré avec monday.com :

4. Lean

Le cadre de gestion de projet Lean vise à obtenir plus en travaillant avec moins. Il est principalement attribué au système de production Toyota (TPS) qui a défini trois grands types de gaspillage : muda, mura, muri.

Le cadre Lean vise à éliminer systématiquement toutes les formes de gaspillage afin de travailler le plus efficacement possible. Il encourage à se débarrasser de tout ce qui est superflu dans son travail quotidien pour ne garder que les éléments essentiels qui apportent une réelle valeur ajoutée.

Le cadre Lean est facile à suivre si vous travaillez dans un environnement de fabrication ou de production d’un produit physique, comme une voiture Toyota. Malheureusement, il s’agit d’une méthodologie ancienne qui n’est plus aussi pertinente pour les équipes qui travaillent dans le numérique.

5. Kanban

Le cadre Kanban est utilisé pour gérer visuellement les processus des projets. Dans un tableau Kanban, plusieurs colonnes représentent les différentes étapes de son processus de travail. Les étapes peuvent être aussi simples que « À faire », « En cours » et « Terminé », ou bien plus complexes, en fonction du processus de travail à visualiser.

Ensuite, les tâches à effectuer sont représentées par des cartes ou des post-its que l’on déplace de gauche à droite au fur et à mesure qu’elles progressent dans le processus de travail. De cette façon, on peut facilement repérer les goulets d’étranglements du projet : ce sont les endroits où les cartes s’accumulent.

Comme la méthode agile, le cadre Kanban a été initialement développé pour le développement de logiciels. Mais ce cadre de projet est très apprécié par tous les chefs de projet car il peut être appliqué à n’importe quel processus de travail qui suit un processus prévisible.

De manière générale, le cadre Kanban séduit par sa simplicité et sa flexibilité. Mais il n’aide pas vraiment à élaborer des stratégies et à planifier à l’avance. Il s’agit de se concentrer sur ce qui est urgent et non sur ce qui est réellement important. En outre, de nombreux projets suivent des processus non linéaires qui ne peuvent pas toujours être gérés par un affichage en 2D à un seul niveau.

Quel que soit le cadre ou la méthodologie de gestion de projet que vous choisissez, l’utilisation des bons outils est un facteur clé de réussite du projet. Par exemple, si vous utilisez une approche en cascade, vous savez qu’il vous faudra planifier, planifier et planifier encore. C’est là que le Work OS de monday.com entre en jeu.