Gestion de projet Scrum : comment lancer votre prochain projet

C’est en forgeant que l’on devient forgeron. Cet adage ne date pas d’hier, mais il reste valable dans n’importe quel domaine, y compris en entreprise. En effet, si vous voulez devenir une star, que ce soit sur le terrain ou dans une salle de réunion, vous devez d’abord vous entraîner et apprendre petit à petit. Or, le Scrum est une méthode de gestion de projet qui a été conçue sur ce principe même.

Tout comme une équipe sportive peut se réunir pour revoir et analyser un match après une défaite, la méthode Scrum encourage donc les équipes Scrum à tirer des leçons de leurs expériences passées. Ainsi, à la fin de chaque sprint, les équipes Scrum se réunissent pour apprendre de leurs erreurs. De cette manière, elles peuvent se réorganiser pour concevoir la meilleure solution possible.

Ce guide couvre donc tous les basiques à connaître de la gestion de projet Scrum : définition de la méthode Scrum, le cadre Scrum, les étapes du Scrum, les membres d’une équipe Scrum et les bons outils pour commencer.

La méthode Scrum, c’est quoi ?

Par définition, le Scrum est une méthodologie de gestion de projet pour organiser, planifier et exécuter des projets complexes. Ainsi, le Scrum facilite la création et l’achèvement de projet en permettant aux équipes comme aux organisations de s’adapter au fur et à mesure de l’avancement d’un projet.

Nous reviendrons sur l’ensemble du cadre Scrum par la suite, mais voici déjà un résumé des étapes de la gestion de projet Scrum :

• L’ensemble du processus commence souvent par une feuille de route produit décrivant le ou les résultats généraux que l’on souhaite atteindre,
• Cette feuille de route est décomposée en un backlog produit contenant toutes les fonctionnalités et critères nécessaires pour atteindre ce résultat,
• Les équipes Scrum réalisent des sprints de une à quatre semaines au cours desquels elles s’attaquent à une partie du backlog produit et créent une version du produit final,
• Après chaque sprint, les équipes Scrum examinent, affinent et ajustent leur solution. Puis elles se lancent dans le sprint suivant. Ce cycle se répète jusqu’à ce que le produit final soit achevé et que le projet soit terminé.

Que veut dire Scrum ?

Aussi étonnant que cela puisse paraître, le terme Scrum trouve son origine dans le rugby. En français, le Scrum correspond à la mêlée. La définition de Scrum, c’est donc le moment où les collaborateurs se rassemblent dans une formation très serrée et organisée pour atteindre un objectif commun.

L’image est belle car, dans une mêlée, les joueurs s’imbriquent littéralement les uns dans les autres pour former un groupe indissociable tant que le but n’est pas atteint.

(source)

En fait, l’analogie a été mentionnée pour la première fois en 1986 dans un article de Takeuchi et Nonaka publié dans la Harvard Business Review. Les auteurs faisaient ainsi la comparaison entre des équipes de développement produits performantes et interfonctionnelles avec des équipes de rugby en pleine mêlée.

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Quelle est la différence entre Agile et Scrum ?

Souvent, la gestion de projet agile et le cadre Scrum sont confondus. Certes, la gestion de projet Agile et la gestion de projet Scrum se concentrent toutes les deux sur l’amélioration continue plutôt que sur la livraison d’un produit final. Mais l’échelle est différente.

• La méthode agile est un état d’esprit. C’est l’idée qui soutient ce que l’on veut atteindre comme l’adaptabilité, l’autogestion et la rapidité.
• Le cadre Scrum est une recette. C’est le plan concret détaillant comment mettre en œuvre la méthode agile étape par étape.

C’est même précisément ce qui distingue la gestion de projet Scrum. En fait, il s’agit d’un cadre concret avec différentes étapes, des rôles clairement définis et des événements précis.

En outre, c’est une méthodologie qui fonctionne. Pour preuve, aujourd’hui 87 % des équipes agiles utilisent le cadre Scrum contre 54 % il y a seulement deux ans.

Pour revenir aux basiques, vous pouvez aussi lire notre article sur la différence entre la méthode agile et le modèle en cascade.

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Pourquoi le Scrum ? Introduction à la théorie de Scrum

De manière générale, on choisit d’utiliser la gestion de projet Scrum parce que c’est une méthodologie dont la simplicité et la flexibilité permettent d’avancer plus vite, tout en restant organisé.

En effet, lorsque l’on demande pourquoi la gestion de projet Scrum a été adoptée au sein d’une organisation, 71 % des interrogés répondent que le cadre Scrum a été adopté pour accélérer la livraison de logiciels et 63 % pour gérer des priorités changeantes.

En fait, la théorie qui sous-tend la gestion de projet Scrum repose sur trois piliers fondamentaux : la transparence, l’inspection et l’adaptation.

Ces trois piliers Scrum reposent sur l’hypothèse que la connaissance vient de l’expérience et que les décisions doivent être prises sur la base de ce qui est observé. Ainsi, au fur et à mesure que les équipes Scrum travaillent sur un projet, elles acquièrent de l’expérience. Sur la base de cette expérience, les équipes Scrum doivent alors continuellement s’adapter aux nouvelles informations gagnées.

En outre, la mise en œuvre de ces trois piliers Scrum encourage la pensée rationnelle. En effet, il s’agit de ne se concentrer que sur ce qui a été observé et de réduire les efforts inutiles. De cette manière, les équipes Scrum restent concentrées sur l’essentiel.

Les trois piliers de Scrum

Les trois piliers Scrum servent donc de principes directeurs à la gestion de projet Scrum :

• Transparence : toutes les équipes Scrum, aussi bien celle qui effectue le travail que celle qui le reçoit, doivent être parfaitement au courant du processus et de l’état d’avancement du projet, à tout moment. En effet, un manque de transparence à n’importe quel moment du processus Scrum peut conduire à des décisions non valides qui peuvent mettre en péril l’intégralité du projet. Le pilier Scrum de transparence est également nécessaire pour que le pilier Scrum suivant, l’inspection, soit utile.
• Inspection : le processus et les progrès d’un projet Scrum doivent être évalués fréquemment et continuellement. Cela permet de repérer les risques ou les problèmes potentiels et de soutenir le dernier pilier Scrum, à savoir l’adaptation en cas de besoin. De plus, le cadre Scrum fournit une cadence pour l’inspection, mais nous en parlerons plus loin.
• Adaptation : si l’on constate après inspection que son processus ne fonctionne pas bien ou que les résultats ne sont pas ceux escomptés, l’équipe Scrum doit s’adapter.

Il est important de noter que les trois piliers Scrum s’effondrent si les équipes Scrum ne sont pas habilitées à s’autogérer. En effet, une équipe Scrum est censée s’adapter dès qu’elle apprend quelque chose de nouveau par le biais d’une inspection. Or, ceci est impossible si l’équipe Scrum n’a pas le pouvoir de prendre des décisions de manière autonome.

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Qu'est-ce que la méthode Scrum ?

Nous ne cessons de mentionner que le cadre Scrum est une méthode de gestion de projet, plus exactement un « framework » en anglais. Mais qu’est-ce que cela implique exactement ?

(source)

En fait, le framework Scrum est constitué de plusieurs rituels :

• D’une part, des événements ou réunions, également appelés cérémonies, constituent des étapes au sein d’un projet.
• D’autre part, la méthode Scrum comprend des artefacts, qui constituent les livrables du projet.

Or, tous ces événements Scrum sont organisés de manière à favoriser l’apprentissage et l’ajustement continus. En fait, si vous deviez illustrer l’ensemble des rituels Scrum du début à la fin, cela ressemblerait à une spirale qui s’enroule continuellement sur elle-même.

Les cérémonies Scrum

Cinq événements, ou cérémonies Scrum, constituent les rituels de la gestion de projet Scrum :

• Le sprint,
• La planification de sprint,
• La mêlée quotidienne ou « daily Scrum »,
• La revue de sprint,
• La rétrospective de sprint.

Ces cinq cérémonies Scrum sont conçues pour favoriser la transparence et permettre l’inspection et l’adaptation en cours de route. On peut également noter que le sprint Scrum est un événement en soi, tout en servant de conteneur général pour trois autres cérémonies Scrum.

Les artefacts Scrum

Les artefacts Scrum représentent le travail de l’équipe Scrum ou la valeur apportée à l’objectif final. Ce sont les artefacts Scrum qui rendent possible la transparence pour l’ensemble de l’équipe Scrum.

Il existe trois artefacts Scrum, chacun devant être défini et mesuré de la manière suivante :

• Backlog produit (ou de tâche) : la liste complète du travail à accomplir, mesurée par rapport à l’objectif du produit,
• Backlog de sprint : la liste du travail à accomplir au cours d’un sprint, mesurée par rapport à l’objectif du sprint,
• Incrément : le ou les livrables fournis pour examen à la fin d’un sprint, mesurés par le concept du Défini Fini ou « Definition of Done » (DoD) en anglais. En d’autres termes, les livrables sont mesurés en vérifiant que toutes les tâches ont atteint le statut « Terminé ».

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Les cinq étapes de la gestion de projet Scrum

Comme nous l’avons vu, la gestion de projet Scrum consiste en plusieurs cérémonies Scrum répétées jusqu’à l’achèvement d’un projet. Or, les cérémonies Scrum peuvent également être divisées en cinq étapes Scrum :

Étape Scrum 1 : pré-planification

• Définition des objectifs et de la vision : le propriétaire du produit ou « product owner » en anglais, définit les objectifs généraux et souvent une feuille de route pour le produit. Cela se fait généralement en collaboration directe avec les parties prenantes,
• Création et optimisation du backlog produit : le backlog produit est une liste de fonctionnalités, de critères et de corrections de bugs (pour les logiciels actifs) qui décrit tout ce qu’une équipe doit faire pour achever un produit.

Étape Scrum 2 : planification

• Organisation d’une réunion de planification de sprint et sélection des fonctionnalités à inclure dans le backlog de sprint. Elles sont souvent définies du point de vue de l’utilisateur et appelées récits utilisateurs ou « user stories »,
• Décomposition des exigences importantes appelées « epics » en tâches tangibles et estimation de la durée de chacune d’entre elles,
• Vérification du backlog de sprint pour s’assurer qu’il est suffisamment petit pour être réalisable dans le temps imparti. Puis, attribution de la responsabilité des différentes user stories et tâches aux collaborateurs concernés.

Étape Scrum 3 : sprint ou l’étape de développement

• Élaboration de l’itération ou de l’incrément de produit qui sera livré à la fin du sprint,
• Organisation d’une réunion quotidienne (une mêlée quotidienne ou « daily Scrum ») au cours de laquelle on discutera des progrès de la veille, des tâches du jour et de tout goulet d’étranglement potentiel.

Étape Scrum 4 : test et révision

• Organisation d’une réunion de revue de sprint (également appelée revue de l’incrément de produit) au cours de laquelle les clients et les utilisateurs réels du produit (parties prenantes) vont tester le nouvel incrément. S’ils acceptent les changements et s’ils fonctionnent comme prévu, la nouvelle itération peut être considérée comme terminée.

Étape Scrum 5 : rétrospective

• Organisation d’une rétrospective du sprint avec les membres de l’équipe Scrum pour examiner ce qui s’est bien passé et les points à améliorer,
• Mise à jour du backlog produit général en fonction du succès ou de l’échec de l’incrément et de tout changement dans les priorités des parties prenantes.

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Qui sont les membres d'une équipe Scrum ?

Une équipe Scrum est une petite équipe de dix personnes au maximum. En effet, ce nombre restreint permet aux équipes Scrum de rester agiles, tout en étant suffisamment importantes pour accomplir un travail significatif au cours d’un sprint.

En définitive, une équipe Scrum est responsable de la collaboration avec les parties prenantes, de la vérification, de la maintenance, de l’exploitation, de l’expérimentation, de la recherche et du développement de produits (le cas échéant).

Voici les responsabilités de chacun des membres d’une équipe Scrum :

• Propriétaire du produit ou « product owner » : il fait le lien entre les parties prenantes et l’équipe Scrum. Le product owner comprend les besoins des clients et contrôle la vision globale et les objectifs du produit,
• Maître Scrum ou « Scrum Master » : il ne s’agit pas d’un manager traditionnel vertical. En effet, le Scrum master fait partie de l’équipe Scrum comme tout autre collaborateur, mais il assume des responsabilités supplémentaires. Par exemple, le Scrum master renforce les valeurs de Scrum pendant les réunions et veille à ce que les membres de l’équipe Scrum restent concentrés sur leur tâche en cours,
• Membre de l’équipe Scrum : les autres membres de l’équipe de développement ou de travail Scrum sont des membres égaux avec une responsabilité directe sur les tâches.

Les parties prenantes ne sont pas réellement des membres d’une équipe Scrum. Ce sont plutôt des personnes investies dans le résultat du projet. Ainsi, les clients importants, les utilisateurs internes de la solution, les cadres supérieurs, etc. sont tous des exemples de parties prenantes. Pour autant, les principales parties prenantes assistent aux réunions Scrum importantes et examinent les incréments du produit (livrables du client).

En outre, une équipe Scrum doit être une « équipe complète ». Le guide Scrum la qualifie même de transversale. En effet, chaque membre d’une équipe Scrum doit disposer de tous les outils nécessaires pour mener à bien une itération. Une équipe Scrum ne doit pas avoir besoin d’externaliser quoi que ce soit, de la conception à la production.

En fait, c’est même l’un des principes directeurs de la gestion de projet Scrum.

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Neuf étapes pour démarrer un projet Scrum

Étape 1 : choisir le bon propriétaire du produit ou « product owner »

La première étape de Scrum consiste à choisir le bon product owner. Or, le product owner Scrum n’est pas nécessairement le développeur le plus expérimenté. Il s’agit plutôt du collaborateur qui a la meilleure compréhension des clients et de leurs besoins. Par exemple, le product owner peut être un utilisateur interne du produit, un membre du service d’assistance, des ventes, du marketing, de la gestion des comptes ou même un analyste commercial.

Pour résumer, le product owner est le lien entre l’équipe Scrum et les parties prenantes. Il faut donc le choisir avec soin.

Étape 2 : créer et affiner son backlog produit

La deuxième étape de Scrum permet de créer son backlog produit. En effet, avant de commencer à planifier un sprint Scrum, il faut d’abord définir tous les éléments que le produit fini doit inclure. Pour cela, le product owner doit travailler en étroite collaboration avec toutes les parties prenantes importantes pour établir un bon backlog produit.

Affinez les fonctionnalités ou les éléments souhaités et classez-les par ordre de priorité en fonction de vos objectifs à court et à long terme. Il n’est pas rare que les parties prenantes identifient des éléments indispensables pour la prochaine itération.

Vous pouvez par exemple utiliser des codes couleur pour aider votre équipe Scrum à se concentrer sur les bons éléments.

Étape 3 : planifier son premier sprint

La troisième étape de Scrum vise à planifier le sprint à venir. Pour cela, évaluez toutes les fonctionnalités du backlog et décidez sur lesquelles vous allez vous concentrer dans votre premier sprint. Déterminez l’objectif général du sprint et décrivez le changement global souhaité dans l’expérience utilisateur.

Lorsque vous créez votre backlog de sprint initial, n’oubliez pas de tenir compte de la capacité de votre équipe.

De manière générale avec la gestion de projet agile mais aussi dans le cadre Scrum, la gestion de sprint se concentre souvent sur des récits utilisateurs ou « user stories » plutôt que sur des fonctionnalités. Il s’agit essentiellement de caractéristiques du point de vue du client détaillant le résultat qu’il souhaite obtenir. Ainsi, plutôt que de parler de « compatibilité avec les applications mobiles », vous pourriez dire par exemple dire : « Je veux accéder aux documents et les éditer sur mon smartphone ».

Étape 4 : estimer le temps nécessaire pour chaque tâche

La quatrième étape de Scrum permet d’estimer le temps à allouer à chaque tâche du sprint programmé. Vous pouvez soit fixer des délais quantifiés en durée, soit utiliser des points d’effort ou « story points » (SP). En fait, les story points sont une estimation de la portée qui doit être décidée en commun avec votre équipe Scrum.

Par exemple, chez monday.com, nos équipes internes considèrent qu’un SP équivaut à une journée de travail complète. Nous prévoyons donc huit SP pour des sprints de deux semaines afin de laisser une marge de manœuvre pour les problèmes imprévus.

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Étape 5 : attribuer les responsabilités aux bons membres de l’équipe

La cinquième étape de Scrum est l’occasion d’attribuer les responsabilités des tâches prévues. Cette étape Scrum est un moment de discussion. En effet, l’équipe Scrum doit convenir ensemble des membres de l’équipe à qui attribuer la propriété des tâches et des user stories. L’auto-organisation est essentielle ici. Le rôle du Scrum master n’est pas de dire à chaque collaborateur ce qu’il a à faire.

Étape 6 : organiser des mêlées quotidiennes ou « daily Scrum »

La sixième étape de Scrum est l’une des cérémonies phare de la gestion de projet Scrum : le daily Scrum, ou la mêlée quotidienne. En fait, le daily Scrum est l’un des outils Scrum les plus plébiscités par les équipes agiles. Ce n’est pas sans raison, le daily Scrum est une méthode efficace pour établir des priorités qui permettront d’avancer efficacement dans le sprint et collaborer sur les objectifs définis.

Étape 7 : examiner l’incrément de sprint avec les parties prenantes

La septième étape de Scrum est l’occasion d’inviter les clients et les parties prenantes internes à mettre le nouvel incrément à l’épreuve. Cette réunion s’appelle la revue de sprint ou la revue de l’incrément produit.

Si les utilisateurs estiment que la nouvelle fonctionnalité répond en tous points à leurs attentes (expérience totale), le sprint a été un succès. Dans le cas contraire, vous devez ajuster le backlog en fonction des éléments jugés inadéquats par les utilisateurs.

Étape 8 : organiser une réunion de rétrospective

La huitième étape de Scrum est une cérémonie Scrum à part entière : la rétrospective de sprint. Lors de la réunion de rétrospective du sprint, le product owner, le Scrum master et les membres de l’équipe évaluent les points suivants :

• Ce qui a bien fonctionné,
• Les points à améliorer,
• Les changements potentiels à apporter au backlog produit.

C’est un moment indispensable pour continuer à apprendre et à améliorer ses processus Scrum.

Étape 9 : démarrer le prochain sprint

Enfin, la neuvième et dernière étape de Scrum consiste à lancer un nouveau sprint. C’est donc le moment de commencer une nouvelle réunion de planification de sprint et recommencer toutes les étapes de Scrum les unes après les autres jusqu’à achèvement du projet.

Par la suite, vous pouvez donc répéter votre processus au fur et à mesure que vous développez votre produit et que vous en apprenez plus sur la gestion de projet Scrum.

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