Mener à bien ses projets dans les délais et dans le budget impartis tout en satisfaisant toutes les parties prenantes peut être un véritable casse-tête. Pour cela, vous devez impérativement disposer d’une gestion de projet efficace.
Mais quelles sont réellement les meilleures pratiques en matière de gestion de projet ? Les meilleures méthodologies à utiliser ? Ou encore les fonctionnalités qui font toute la différence entre un bon et un mauvais logiciel de gestion de projet ?
Notre guide de référence sur la gestion de projet répond à toutes ces questions et à bien d’autres encore. Vous découvrirez les processus de gestion de projet, les meilleures méthodes de gestion et la manière pour gérer efficacement un projet.
CommencerQu’est-ce que la gestion de projet ?
La gestion de projet (GP) est la pratique qui consiste à planifier et à gérer ses projets, du début à la fin. Elle implique la coordination de toutes les activités et ressources dont vous avez besoin pour respecter les délais impartis et atteindre le résultat souhaité. Par exemple, votre objectif peut être de lancer un nouveau produit, de développer un logiciel ou de planifier un événement avec vos partenaires. Pour atteindre votre objectif final, la gestion de projet se traduit par :
- Définition des objectifs
- Planification des tâches
- Gestion des équipes
- Suivi de l’avancement des travaux
- Collaboration avec les parties prenantes
Il existe de nombreuses méthodes prédéfinies que vous pouvez utiliser pour atteindre les objectifs de votre projet, telles que Agile, Kanban ou Scrum. Bien que ces méthodes adoptent toutes une approche différente, chacune d’entre elles se concentre sur l’adoption des mesures nécessaires pour mener à bien votre projet dans les délais et le budget impartis.
Pourquoi la gestion de projet est-elle importante ?
Une bonne gestion de projet est indispensable car c’est elle qui fournit l’encadrement, l’envie et la capacité de résoudre les problèmes inhérents à tout lancement de nouveau produit ou service. C’est également la gestion de projet qui permet d’augmenter les revenus et d’atteindre les objectifs de l’entreprise. Si vous donnez la priorité à des méthodes de gestion de projet efficaces, vous pouvez améliorer de manière proactive et continue vos processus de travail afin d’éviter les erreurs inutiles et les dépassements de budget.
Qui utilise la gestion de projet ?
Toutes sortes d’organisations utilisent la gestion de projet, des grandes multinationales aux petites et moyennes entreprises. Que vous dirigiez une petite équipe dans un bureau ou que vous gériez des équipes à distance dans le monde entier, une gestion de projet efficace va permettre à votre organisation d’atteindre ses objectifs.
La gestion de projet englobe tout type de projet, y compris (mais sans s’y limiter) :
- Développement de produits et de services
- Génie logiciel
- Organisation d’événements
- Projets de construction
- Campagnes de marketing
- Mise en œuvre de systèmes informatiques
Traditionnellement, un chef de projet dirige l’équipe affectée au projet et est responsable de la réussite globale du projet. Il attribue les tâches aux membres de l’équipe, suit l’avancement du projet et veille à ce que les délais et les budgets soient respectés. Mais dans les petites équipes qui n’ont pas de chef de projet attitré, plusieurs collaborateurs peuvent se partager la responsabilité de la gestion du projet.
Quelles sont les cinq étapes de la gestion de projet ?
Toute gestion de projet réussie commence par la conception, et le suivi, d’une feuille de route simple pour définir les attentes du projet. Comme le formule Matt Burns, chef de projet chez monday.com :
« Avant de lancer un projet, la première chose à faire est de définir la feuille de route du projet. C’est comme quand on veut aller quelque part. Sans une bonne carte routière, on risque bien de se perdre. »
Pour vous aider à élaborer votre feuille de route, nous allons nous pencher sur les cinq phases essentielles de la gestion de projet. Voici les informations essentielles que vous devez connaître pour chacune d’entre elles.
1. Lancement
Pour tout projet, une bonne préparation est essentielle pour achever le travail dans les temps tout en respectant le budget. Au cours de la phase de lancement du projet, il convient de déterminer les éléments suivants afin de construire un bon plan de projet :
- Portée du projet : Il s’agit des limites et des frontières spécifiques au projet, y compris tout ce que vous allez accomplir et tout ce que vous ne ferez pas (autrement dit : les objectifs du projet). L’établissement de ces limites permet d’éviter ce que l’on appelle le « glissement de périmètre », où l’on finit par modifier les produits livrables et repousser les échéances du projet.
- Vue d’ensemble du projet : On y décrit les ressources, le temps et les objectifs nécessaires à la réalisation d’un projet, ainsi qu’une stratégie pour superviser ces trois éléments sur la durée.
- Budgets : Il s’agit ici de se mettre en rapport avec les parties prenantes pour déterminer le montant disponible pour votre projet et le coût nécessaire pour le mener à bien.
Pour les projets plus importants, si vous souhaitez aborder ces domaines de manière plus approfondie, il peut également être intéressant d’établir un « document d’initiation de projet » (DIP) ou une charte de projet.
2. Planification
L’élaboration d’un plan de projet clair et réfléchi permet de s’assurer que tous les collaborateurs poursuivent le même objectif. Au cours de la phase de planification du projet, vous devrez :
- Sélectionner les membres de l’équipe du projet
- Définir les produits à livrer
- Estimer les ressources nécessaires au projet
- Déterminer les activités associées
- Fixer les étapes et les dates clés, y compris la date finale d’achèvement du projet
Et pour cela, rien de tel qu’une bonne to-do list (une liste des tâches) pour vous aider à organiser, hiérarchiser, en d’autres termes à planifier votre projet.
Au cours de ce processus, vous pouvez également définir la méthodologie de gestion de projet de votre équipe. Il existe de nombreuses possibilités, nous en citons quelques-unes parmi les plus populaires ci-dessous. Nous reviendrons plus en détail sur certaines d’entre elles dans la suite de ce guide de gestion de projet.
- Agile
- En cascade
- PRINCE2
- PMBOK
- Scrum
- Lean
- Kanban
3. Exécution
Au cours de la phase d’exécution du projet, vous mettrez en œuvre les détails de votre plan de projet (ou des éléments livrables du projet) afin de livrer vos produits à toutes vos parties prenantes. Cette étape se déroule en même temps que la phase de suivi et de contrôle (ci-dessous) et peut comprendre les éléments suivants :
- Gestion des processus de travail
- Recommandation des modifications nécessaires
- Proposition d’actions correctives
En fin de compte, il s’agit de garder le contrôle, de collaborer avec l’ensemble de l’équipe et de rester sur la bonne voie.
4. Suivi/Contrôle
Un suivi constant est essentiel dans tout cycle de vie d’un projet car il aide les gestionnaires de projet à répondre aux questions suivantes : selon le plan du projet, « Où en sommes-nous ? » par rapport à « Où devrions-nous en être ? ». Un suivi efficace nécessite :
- Une supervision régulière et cohérente du projet
- L’utilisation d’une documentation de projet appropriée et d’outils de suivi pour visualiser l’avancement du projet (tels que les tableaux Kanban, les diagrammes de Gantt et les vues Charge de travail, que vous trouverez parmi plus de 15 vues de tableaux dynamiques disponibles dans monday work management).
Plus l’affichage est visuel et en temps réel, mieux c’est.
5. Clôture
Cette dernière étape, parfois appelée « livraison du projet » ou « phase de clôture du projet », consiste à finaliser toutes les activités entamées et à livrer le produit final. Cette remise peut se faire au client, à une équipe interne ou à une partie prenante externe. D’autres éléments peuvent également être pris en compte :
- La conclusion de tout contrat ou accord formel
- Un examen ou un audit complet de ce qui a bien fonctionné, de ce qui n’a pas fonctionné comme prévu et des enseignements dont les futures équipes pourraient tirer de ce projet.
Quels sont les quatre types de gestion de projet ?
Il existe plusieurs types et méthodes de gestion de projet pour gérer ses projets avec succès. Cependant, il est essentiel de choisir le bon car cela va déterminer la manière dont vous allez structurer votre équipe, mais également comment vous allez planifier et suivre vos projets.
Comme promis, voici des descriptions détaillées des principales méthodes de gestion de projet.
1. Gestion de projet en cascade
La gestion de projet en cascade se concentre sur une « planification parfaite » en décomposant et en planifiant l’ensemble du projet du début à la fin. Il s’agit d’une méthode séquentielle qui laisse peu de place à l’itération. Cela signifie que votre projet progresse par étapes définies, une étape ne commençant qu’après l’achèvement de l’étape précédente.
Idéal pour : Les équipes qui peuvent définir avec précision toutes les exigences et tous les détails du projet dès le départ, et qui sont à l’aise avec des délais fixes.
2. Gestion de projet agile
La méthode agile est une approche itérative de la gestion de projet qui permet aux équipes de réagir rapidement dès qu’ils obtiennent un retour d’information sur leur projet. C’est une méthode très prisée pour les projets technologiques, tels que le développement de logiciels, car elle donne la priorité à l’adaptabilité, à la collaboration et à la livraison progressive. Or, ces dernières sont toutes des qualités essentielles pour tester et ajuster de nouveaux produits numériques. Les gestionnaires de projets agiles décomposent leurs projets en petites itérations appelées « sprints » et s’appuient sur le retour d’information constant des parties prenantes pour apporter des changements rapides et s’assurer que le produit final répond aux objectifs du projet.
Pour de nombreuses équipes, la possibilité de modifier les détails d’un projet fait partie intégrante de la réussite de celui-ci. Cependant, puisqu’elle repose sur des incréments et des détails plus petits, la gestion de projet agile pose certains défis. En effet, il peut être difficile d’appliquer cette méthode à une moyenne ou une grande équipe.
Idéal pour : Les équipes de développement de logiciels travaillant sur des projets complexes avec des exigences en constante évolution.
Pour en savoir plus sur la différence entre la méthode agile et le modèle en cascade, lisez notre article de blog détaillé sur le sujet.
3. Gestion de projet Kanban
La gestion de projet basée sur la méthodologie Kanban se concentre sur l’amélioration continue en visualisant et en gérant en temps réel le processus de travail. Un tableau de gestion de projet Kanban est divisé en colonnes représentant les différentes étapes du projet : les tâches se déplacent sur le tableau au fur et à mesure de l’avancement du projet.
Contrairement à la méthode séquentielle en cascade, la gestion de projet Kanban permet une adaptation continue car les équipes font le suivi des tâches, réagissent facilement aux changements et identifient et résolvent rapidement les goulets d’étranglement. C’est une méthode idéale pour les équipes qui reçoivent de nombreuses demandes, comme les équipes informatiques.
Idéal pour : Les projets nécessitant un flux continu et l’optimisation des processus de travail. En particulier lorsqu’il s’agit de tâches de maintenance, de demandes d’assistance ou de projets dont la charge de travail est imprévisible.
4. Gestion de projet Scrum
La méthode Scrum est une autre façon courante de mettre en œuvre une gestion de projet agile. Elle divise les grands projets en sprints plus courts, d’une durée d’une à quatre semaines environ, qui s’adaptent aux demandes au fur et à mesure que le projet évolue. Elle définit également des règles concernant la taille et le rôle des équipes, la planification, les réunions, les produits à livrer, etc.
Idéal pour : Les équipes qui cherchent à fournir des incréments fonctionnels de leur travail au cours d’un projet. Par exemple, dans le cadre de campagnes de marketing, de la conception de produits ou d’autres projets créatifs.
Mais si vous ne savez pas encore quel style de gestion de projet vous convient le mieux, vous pouvez aussi lire cet article sur les différentes manières d’adapter sa gestion de projet.
Commencer8 conseils pour une gestion de projet réussie
Tout l’enjeu d’une bonne gestion de projet est de permettre aux entreprises de développer de nouveaux produits ou services, d’optimiser leurs opérations internes et d’apporter de la valeur ajoutée à leurs clients, le tout avec le moins de résistance et le plus d’efficacité possible. Ces éléments de base favorisent l’innovation et permettent de contrôler des ressources essentielles telles que le temps et l’argent. Pour vous aider à réussir en matière de gestion de projet, nous avons rassemblé huit conseils qui permettront à votre organisation de progresser sans délai :
1. Investir dans les phases de lancement et de planification
Lorsque l’on cherche les raisons pour lesquelles certains projets échouent, on retrouve souvent les mêmes lacunes : une mauvaise planification et une recherche initiale insuffisante. Ce sont pourtant des éléments cruciaux des phases de lancement et de planification du cycle de vie d’un projet.
En définissant, synchronisant et en validant avec toutes les parties concernées des éléments indispensables tels que les priorités organisationnelles, les objectifs et les exigences de votre organisation dès le début, vous réduirez les risques de confusion par la suite.
2. Choisir le bon cadre ou la bonne méthodologie pour votre projet
La deuxième étape d’une gestion de projet réussie consiste à trouver le bon cadre ou la bonne méthodologie selon laquelle opérer. Que vous utilisiez la méthode du chemin critique pour déterminer la durée de votre projet ou une méthode en cascade pour en définir clairement les étapes, le choix de la méthode déterminera la manière dont vous visualiserez, hiérarchiserez et mènerez à bien chaque étape de votre projet.
3. Promouvoir une culture de la transparence et de l’appropriation
C’est lorsque des difficultés ou des questions apparaissent que travailler en toute transparence peut vraiment faire la différence. En effet, avec une solide culture de la transparence, les collaborateurs comme les responsables peuvent s’appuyer les uns sur les autres pour signaler les problèmes quand ils apparaissent ou prendre la responsabilité de leur travail quand cela est nécessaire.
Cela commence par une communication claire afin que chaque participant du projet puisse comprendre les objectifs à long terme, les indicateurs clés de performance, les stratégies et la place qu’il occupe dans ce puzzle. L’un des moyens d’y parvenir est d’impliquer chaque employé à un certain niveau dans le processus de planification et de lui confier la responsabilité des tâches et des produits à livrer. Pour ce faire, une plateforme telle que monday work management vous permet de créer un processus de travail de gestion de projet polyvalent que vous pouvez personnaliser en fonction de vos besoins spécifiques.
4. Décider d’une portée réaliste
Le glissement de périmètre est un défi majeur auquel les chefs de projet sont confrontés lorsque des travaux ou des changements de projet inattendus surviennent. Bien que cela puisse être lié à des facteurs incontrôlables tout au long d’un projet, avoir les bonnes personnes impliquées au moment de la planification peut vous aider à définir avec plus de précision la portée du projet et à éviter que les choses ne dérapent. L’une des façons de définir une portée réaliste est de se référer à d’anciennes données de projet pour faire des projections.
5. Donner la priorité à une planification efficace
Si vous voulez que votre équipe reste productive, vous devez créer des échéanciers réalistes en fonction de la charge de travail de votre équipe et de la date de livraison prévue. L’équilibre entre ces deux facteurs est un investissement en temps qui en vaut la peine.
Des échéanciers clairement communiqués permettent de limiter les retards et les contretemps coûteux. Le type de méthodologie de gestion de projet que vous utilisez façonne la communication et peut affecter la manière dont votre équipe utilise son temps pour atteindre un objectif. Par exemple, si vous utilisez une méthode agile comme Scrum, vous vous concentrerez sur le court terme et sur des livrables plus petits. Il est également important de prévoir du temps pour les choses que vous ne pouvez pas planifier.
Avec un Work OS comme monday.com, vous pouvez visualiser les charges de travail individuelles ou celles de vos équipes avec la vue « Charge de travail » dans le même espace de travail que celui dans lequel vous gérez les calendriers, les échéances et les ressources.
Commencer6. Pratiquer une gestion efficace des ressources
La gestion des ressources est un élément important de la gestion de projet et décrit le processus de pré-planification, de programmation et d’allocation de vos ressources afin d’en maximiser l’efficacité. Ces ressources peuvent être des personnes, des capitaux ou d’autres biens matériels.
Par exemple, un entrepreneur gérant plusieurs projets de construction peut s’organiser pour louer une seule bétonneuse pour deux projets au lieu de devoir payer le coût de deux machines sur deux sites à la fois.
D’ailleurs, les chefs de chantier trouveront ici quatre modèles de gestion de projet de construction spécialement conçus pour eux.
À l’inverse, pour les projets numériques, les ressources font souvent référence à des employés ou à des équipes spécifiques. Par exemple, un graphiste peut travailler sur plusieurs projets de manière simultanée. Vous devrez donc planifier votre projet en fonction de son emploi du temps pour atteindre vos objectifs dans les temps.
7. Impliquer vos parties prenantes
Une partie prenante est une personne directement investie dans la réussite du projet. Il peut s’agir d’un client stratégique, d’un utilisateur interne du produit, d’un cadre ou d’un chef de produit.
La réussite d’un projet repose sur une communication et une contribution solides entre toutes les parties avant, pendant et après le projet. Chaque partie prenante offre des perspectives et des points de vue uniques par rapport aux objectifs de l’organisation et aux capacités de l’équipe. monday work management propose des tableaux de bord collaboratifs avec plus de 30 widgets à glisser-déposer que vous pouvez utiliser pour afficher des données de projet à grande échelle, permettant à toutes les parties prenantes de prendre des décisions rapidement et de manière avisée.
8. Choisir des outils et des logiciels de gestion de projet de niveau supérieur
Pour réussir dans le monde moderne du travail à distance, vous avez besoin d’une plateforme Work OS moderne qui permette la collaboration entre différents services, le partage de fichiers dans le Cloud et 1 000 autres cas d’utilisation propres à votre entreprise. C’est là qu’intervient la plateforme de gestion de projet de monday : une boîte à outils complète pour chaque projet, construite avec un système d’exploitation polyvalent et intuitif.
monday work management vous permet de façonner vos propres processus de travail et d’améliorer l’efficacité et la productivité de votre équipe en personnalisant n’importe quel processus de travail pour répondre à vos besoins. Vous pouvez ainsi travailler avec la méthode de gestion de projet que vous préférez. Avec des vues telles que le tableau Kanban, le diagramme de Gantt, l’échéancier et le calendrier, vous pouvez personnaliser votre expérience en fonction de votre processus de travail et utiliser un code couleur pour comprendre rapidement l’état d’avancement de votre projet. Vous pouvez également facilement intégrer monday.com avec d’autres outils de votre stack technique et ainsi partager des tableaux, des tableaux de bord de l’état d’avancement d’un projet et des mises à jour de projet avec l’ensemble de votre équipe, en temps réel.
Pour en savoir plus, vous trouverez ici quatre modèles de gestion de projet formant un processus de travail complet, dont vous pouvez d’ores et déjà vous servir pour mettre vos projets sur de bons rails.
Sinon, vous pouvez commencer à utiliser monday work management dès maintenant, ou continuer à lire pour en savoir plus sur la façon de tirer le meilleur parti d’un logiciel de gestion de projet.
Commencer6 étapes pour tirer le meilleur parti d'un logiciel de gestion de projet
Si les feuilles de calcul, les e-mails et les tableaux blancs peuvent peut-être suffire pour des projets simples et de petite envergure, les projets complexes et de grande envergure nécessitent une plateforme de gestion de projet performante.
monday work management vous offre toutes les fonctionnalités nécessaires, qu’il s’agisse de modèles spécifiques à la plateforme, de tableaux, d’automatisations de processus de travail ou d’intégrations d’outils de collaboration.
Vous pouvez mettre en place un espace de travail numérique tel que monday PMO work management pour donner plus d’autonomie à vos équipes.
1. Utiliser la documentation du projet pour accélérer l’adoption du cadre méthodologique
Créez une documentation de projet claire en consignant les détails clés du projet afin de guider vos équipes vers une planification et une exécution réussies des projets. La documentation est d’autant plus importante lorsqu’il s’agit d’accompagner plusieurs équipes dans l’utilisation d’une méthodologie de gestion de projet spécifique.
Avec un Work OS, vous pouvez créer, partager et collaborer sur des documents à partir de votre processus de travail ou d’un espace de travail plus large. Par exemple, avec les Workdocs de monday, tous les collaborateurs peuvent analyser et comprendre en temps réel leur rôle et le déroulement d’un projet.
2. Créez votre feuille de route et votre plan de projet complet
La feuille de route d’un projet est un aperçu visuel général des objectifs et des produits livrables d’un projet, organisés selon un échéancier. Elle est utile pour gérer les attentes des parties prenantes, communiquer les plans et coordonner les ressources avec les autres équipes.
Les logiciels de gestion de projet vous permettent de créer un document vivant et dynamique auquel tout le monde peut facilement accéder.
3. Construire un processus de travail personnalisé
Une fois que vous disposez d’une feuille de route ou d’un plan de projet général, il est temps d’affiner vos processus de travail. Cette étape cruciale permet aux membres de votre équipe d’exécuter leur travail de manière simple et intuitive et aux chefs de projet de suivre et de contrôler l’avancement du projet.
Utilisez des modèles personnalisables dans votre système d’exploitation de travail pour prendre en compte différentes méthodologies de projet, ajouter des vues différentes, des automatisations, etc.
Avec monday work management, vous pouvez créer n’importe quel processus de travail, des structures de répartition du travail (Work Breakdown Structure ou WBS en anglais) aux registres de risques, en passant par les propositions de projet et la gestion des ressources.
4. Encourager l’appropriation
La gestion des ressources dans monday work management permet aux chefs de projet de comprendre les capacités de chaque membre de l’équipe et de planifier en conséquence. Cette fonctionnalité permet d’attribuer facilement des tâches et des sous-tâches à des employés et à des équipes entières, ce qui permet à chacun de prendre la responsabilité de son travail. Vous pouvez même mettre en place des automatismes qui envoient des notifications aux responsables de tâches lorsqu’une phase du projet est terminée.
En plus de désigner des responsables de tâches, il est également judicieux de confier à chaque collaborateur des responsabilités simples, telles que rendre compte de l’avancement du projet lors des réunions d’avancement et identifier les obstacles. Cela permet de maintenir une culture de la transparence et de créer une dynamique.
5. Afficher les données clés pour une prise de décision plus rapide
Faites passer vos projets à la vitesse supérieure grâce à des informations exploitables, toutes affichées sur des tableaux de bord dynamiques dans monday work management. Voici quelques données que vous pourriez vouloir suivre :
- Colonne de suivi du temps : Elle permet aux équipes de voir combien de temps prennent les tâches.
- Colonne de statut personnalisable : Toute partie prenante peut voir l’état actuel des projets et les goulets d’étranglement les plus courants.
- Colonne d’échéance : Ce champ de date rend chaque membre de l’équipe responsable de la réussite du projet.
Une fois que vous avez créé différents processus de travail, utilisez-les comme ressource et créez facilement des rapports et des tableaux de bord. Évaluez la réussite des projets en fonction des indicateurs clés de performance, puis utilisez ces données pour orienter les décisions ou les nouveaux projets.
6. Automatiser les tâches répétitives pour accélérer la gestion de projet
Les automatisations peuvent accélérer votre processus de travail pour une gestion de projet plus efficace. Par exemple, vous pouvez avertir automatiquement les responsables lorsque les dates d’échéance sont dépassées, créer un nouvel élément de tâche chaque semaine, etc. Vous pouvez choisir parmi des modèles d’automatisation préétablis ou créer vos propres processus de travail automatisés.
Pourquoi utiliser monday.com pour la gestion de projets ?
Pour faire court, monday work management va au-delà des logiciels de gestion de projet car il permet aux équipes de gérer tous les projets et toutes les tâches à partir d’une plateforme unique et centralisée.
Notre solution permet aux équipes de :
- Voir l’état d’avancement du projet en un coup d’œil
- Suivre les calendriers et les échéances
- Collaborer plus efficacement
- Construire les processus de travail de leurs rêves
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