Qu’est-ce que la gestion du travail ?

Tel un chef d’orchestre capable de diriger un ensemble d’instruments pour les faire jouer en parfaite harmonie, une bonne gestion du travail rassemble processus, projets, tâches et ressources vitales pour les faire jouer sensemble sans aucune fausse note. En effet, la meilleure façon de synchroniser tous les éléments essentiels d’une entreprise est d’utiliser un système de gestion du travail performant. Ainsi, chacun peut communiquer, s’organiser et être au top de ses performances à tout moment.

Ce guide présente donc la notion de gestion du travail, ses avantages mais aussi ses différences avec la gestion de projet. Nous aborderons également la manière d’utiliser le logiciel de gestion du travail monday pour rationaliser les opérations d’une entreprise.

Qu'est-ce que la gestion du travail ?

La gestion du travail est la pratique qui consiste à planifier, organiser, exécuter et suivre toutes les activités professionnelles au sein d’une organisation afin d’atteindre des objectifs spécifiques de manière efficace. La gestion du travail précise qui supervise et coordonne les tâches, les ressources, les délais et les résultats attendus. En outre, elle définit également comment il est prévu de gérer ces composantes essentielles du travail.

Le processus de gestion du travail

Toute la beauté de la gestion du travail réside dans le fait qu’elle est entièrement personnalisable pour s’adapter aux processus de travail et aux objectifs commerciaux d’une entreprise. En règle générale, on suit un processus en trois étapes :

Étape 1. Fixer des objectifs et des OKR

On les définit selon les priorités de l’entreprise ou sur les besoins anticipés de l’organisation.

Étape 2. Définir les projets et les processus opérationnels

Cela assure une visibilité complète sur l’ensemble des étapes de gestion du travail afin de garantir la fluidité des processus de travail.

Étape 3. Planifier les ressources et créer des tâches

On les attribue à des équipes, des sous-équipes ou des individus spécifiques selon les besoins.

Gestion du travail et gestion de projet

La gestion du travail et la gestion de projet sont deux termes que l’on peut parfois entendre de manière interchangeable. Cependant, il existe des différences évidentes entre les deux.

• La gestion de projet n’est qu’un aspect de la gestion du travail. Elle se concentre sur des projets spécifiques avec une date de début, une date de fin ou bien un objectif précis comme le lancement d’un nouveau site internet ou d’un nouveau produit.
• La gestion du travail peut inclure la gestion de projet, mais c’est une notion plus large et plus fluide que la gestion de projet. En effet, les organisations peuvent utiliser la gestion du travail pour améliorer les processus en dehors des projets. Par exemple en planifiant des séquences d’intégration, en automatisant les processus de travail de l’assistance client ou en améliorant la communication avec les fournisseurs.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion du travail ?

Les logiciels de gestion du travail permettent aux équipes de gérer des processus de travail indispensables comme la définition d’objectifs ou la visualisation de l’état d’avancement d’un projet à partir d’un emplacement unique et centralisé. Les plateformes de gestion du travail les plus conviviales comme monday work management utilisent des modules de création sans code. Ainsi, les équipes peuvent concevoir des processus de travail personnalisés pour n’importe quel processus organisationnel. Qu’il s’agisse de tâches quotidiennes ou de projets à grande échelle, les meilleures plateformes de gestion du travail fournissent tout ce dont une entreprise a besoin pour travailler plus intelligemment et plus efficacement.

Quels défis la gestion du travail permet-elle de relever ?

Une gestion du travail efficace aide les équipes à surmonter tous les défis auxquelles elles sont confrontées quotidiennement, comme :

Allocation des ressources

Des ressources telles que le personnel, les compétences, les outils, les budgets ou d’autres actifs physiques sont indispensables pour accomplir n’importe quelle tâche dans une entreprise. Une bonne gestion du travail permet donc de planifier les ressources précises dont on a besoin pour mener à bien n’importe quelle activité, sans jamais les gaspiller ni les épuiser.

Responsabilité des utilisateurs

Imaginons par exemple une équipe commerciale qui attend une mise à jour de l’équipe produit avant de présenter son projet à une grande entreprise. Mais personne ne sait exactement quel membre de l’équipe doit fournir ces mises à jour cruciales sur le produit, ni quand il prévoit de le faire. Dans ce cas, l’équipe commerciale va devoir soit retarder sa présentation, soit se présenter sans les détails nécessaires pour conclure la vente. Pourtant, les systèmes de gestion du travail actuels permettent de définir des responsabilités individuelles afin que chacun sache à tout moment qui est chargé de quelle tâche et qui est responsable du travail à effectuer.

Restrictions budgétaires

Aujourd’hui, tous les coûts de main-d’œuvre et de matières premières augmentent de façon exponentielle. En effet, la hausse de l’inflation, les licenciements et les perturbations de la chaîne d’approvisionnement ont un impact réel sur les budgets des entreprises. Par exemple, un rapport de Willis Towers Watson prévoit que les budgets salariaux augmenteront de 4 % en 2023, soit la plus forte hausse depuis 2008. Heureusement, les processus de gestion du travail les plus performants permettent de tirer le meilleur parti de chaque euro investi dans les opérations d’une entreprise en assurant le suivi des budgets et en prévoyant les profits comme les pertes.

Équipes cloisonnées

Lorsque différents services ne communiquent pas et sont mal coordonnés, cela crée des silos organisationnels dans lesquels les informations indispensables restent bloquées. Des millions d’euros sont ainsi perdus chaque année en coûts de main-d’œuvre en raison du cloisonnement des connaissances.

« La gestion du travail rationalise la communication afin que chacun puisse accéder aux informations dont il a besoin pour être productif dans son rôle. »

Quels sont les principaux avantages de la gestion du travail ?

La conception de systèmes de gestion du travail efficaces permet d’obtenir les avantages suivants :

Améliorer la collaboration

D’abord, une gestion du travail efficace est transparente. Ainsi, tout le monde connaît à tout moment l’état d’avancement des objectifs du projet ou de la liste des tâches. Grâce à une plateforme de gestion du travail performante, toutes les parties prenantes ont accès aux données dont elles ont besoin pour mener à bien leurs missions et prendre les meilleures décisions pour l’entreprise. Cette transparence encourage également la collaboration au sein des équipes et entre les départements. De cette manière, les processus de travail sont fluides et l’entreprise comme les clients peuvent compter sur des résultats de la meilleure qualité possible.

Cette communication exceptionnelle permet également de réduire les malentendus, ce qui est essentiel à la réussite. Comme le formule l’auteur Greg McKeown :

« Lorsqu’il y a trop de malentendus, la productivité est basse et les coûts sont élevés ! »

Réduire les goulets d’étranglement et les retards

Une planification minutieuse alliée à une bonne gestion du travail apporte également de l’agilité à une entreprise. Lorsque les équipes savent ce dont elles ont besoin et communiquent efficacement, elles deviennent responsables du travail effectué. Ainsi, il est possible d’anticiper et de surmonter plus facilement les goulets d’étranglement.

Obtenir de meilleurs résultats pour les clients

Un bon logiciel de gestion du travail permet de visualiser facilement l’avancement des tâches, des projets ou des processus. On peut alors identifier les domaines dans lesquels les équipes ont besoin de soutien ou de ressources supplémentaires. De la même manière, on peut aussi ajuster ses processus de travail avant que la productivité ou l’assistance client n’en pâtisse.

Quelles équipes peuvent bénéficier d'une solution de gestion du travail ?

Une bonne solution de gestion du travail peut changer la donne si vous avez besoin de planifier ou de collaborer au sein de votre équipe ou même avec d’autres équipes. Voici quelques exemples d’utilisation d’outils de gestion du travail par différents types d’équipes :

• Marketing : planifier des campagnes, suivre les budgets et les ressources,
• PMO : relier la stratégie à l’exécution, suivre la gestion du portefeuille dans l’ensemble de l’organisation,
• Informatique : automatiser et suivre les tâches techniques ainsi que les demandes de service,
• RH : suivre les processus tels que l’intégration, le recrutement et la formation,
• Finance : suivre les coûts opérationnels et les budgets.

Quels sont les processus qui font partie de monday work management ?

Tant qu’on ne l’a pas vu en action, le logiciel monday work management peut sembler abstrait. Mais une fois mis en route, personne ne peut plus douter de ses bénéfices. En fait, il peut se définir comme l’outil complet qui permet de gérer tous les processus clés d’une entreprise à partir d’un emplacement centralisé : la puissante plateforme de gestion du travail monday. C’est là que les organisations, les managers et les dirigeants trouveront tous les outils de gestion du travail nécessaires pour rationaliser les processus suivants :

• Gestion de projet : Planifiez et collaborez sur n’importe quel projet ou portefeuille en temps réel,
• Gestion des tâches et to-do lists : Attribuez des tâches, fixez des échéances et contrôlez l’avancement ou l’achèvement des travaux,
• Projets clients : Gardez le cap sur le travail de vos clients en équilibrant les capacités de l’équipe pour atteindre vos objectifs,
• Opérations commerciales : Rationalisez les processus de travail tels que la gestion de la chaîne d’approvisionnement ou les budgets d’exploitation,
• Gestion des ressources : Optimisez l’efficacité de tout type de ressources grâce à des fonctions de planification, d’ordonnancement et d’allocation des ressources faciles à utiliser,
• Gestion du portefeuille de projets : Obtenez une visibilité complète sur les projets en cours,
• Objectifs et stratégie : Identifiez les objectifs de l’équipe ou de l’entreprise, définissez des indicateurs de performance et élaborez une stratégie pour les atteindre,
• Demandes et approbations : Utilisez des formulaires intégrés pour accorder des demandes et des approbations afin de faire avancer vos projets.

Obtenez une visibilité sur les processus fondamentaux de votre entreprise grâce à monday work management

monday work management permet de se concentrer sur les processus réellement importants pour son entreprise. En effet, sa conception hautement personnalisable permet d’avoir tout ce dont on a besoin à portée de main grâce aux fonctionnalités suivantes :

• Vues : Visualisez vos tâches et vos processus en fonction de ce qui convient le mieux à votre processus de travail. monday work management propose plus de 15 vues différentes telles que les diagrammes de Gantt ou Kanban pour connaître à tout moment l’étendue des processus de travail, des jalons, des dépendances et plus encore. En outre, la vue Charge de travail permet d’équilibrer les ressources de l’équipe et de répondre rapidement aux changements de priorités.

• Suivi du temps : Enregistrez la durée d’un projet ou d’un processus. Ainsi vous pouvez planifier efficacement des travaux similaires à l’avenir.
• Tableaux de bord : Obtenez des informations en temps réel en créant des tableaux de bord personnalisés qui vous aideront à prendre les bonnes décisions. Choisissez parmi plus de 30 widgets pour afficher des informations détaillées sur la charge de travail des équipes, les plannings, la répartition des performances, les budgets, etc.

• Formulaires intuitifs : Collectez des informations essentielles sur les demandes et les approbations. De cette manière vous pouvez assurer une liaison efficace avec les parties prenantes, les fournisseurs tiers ou tout autre collaborateur pour garantir le bon déroulement de vos processus de travail.
• Processus de travail personnalisés : Créez exactement le processus de travail qu’il vous faut pour répondre aux besoins de votre entreprise. monday work management utilise des modules de création sans code pour s’adapter à n’importe quelle équipe.

• Automatisation : Éliminez les tâches répétitives en concevant des processus de travail automatisés basés sur une logique conditionnelle. Choisissez parmi plus de 200­ recettes d’automatisation prédéfinies pour améliorer l’efficacité de votre entreprise.
• Intégrations : Connectez vos outils tiers les plus importants tels que Zoom, Slack, Google Drive, etc. Configurez n’importe quelle intégration en quelques clics, sans avoir aucune connaissance en codage.

Planifiez et exécutez vos stratégies commerciales avec monday work management

Une gestion du travail efficace favorise la collaboration au sein d’une entreprise. Rassemblez vos équipes pour maximiser vos ressources, planifiez vos projets à la perfection et concevez des processus opérationnels fluides qui fonctionnent en pilote automatique.

monday work management est une solution exceptionnelle, riche en fonctionnalités et dotée de tous les éléments dont vous avez besoin pour gérer et suivre vos objectifs commerciaux de la manière la plus performante possible. Commencez dès aujourd’hui et vous verrez que vous parviendrez à accomplir rapidement et simplement les tâches les plus complexes.