Le guide complet de la gestion de portefeuille en 2023

Selon le Project Management Institute, la gestion de portefeuille est « un moyen de combler le fossé entre la stratégie et sa mise en œuvre ».

Dans cet article, nous allons définir la gestion de portefeuille, vous proposer quelques bonnes pratiques et vous montrer comment vous pouvez utiliser monday PMO work management pour contribuer à la réussite de votre organisation.

Qu'est-ce qu'un portefeuille de projets ?

Un portefeuille se définit comme un regroupement de projets, de programmes ou, dans certains cas, un regroupement des deux. Les portefeuilles de projets sont créés pour héberger et gérer les informations importantes relatives à ces activités afin d’assurer une supervision collective.

Le portefeuille de projets est une source unique d’information qui permet de prendre des décisions éclairées sur l’allocation des ressources, les prévisions des performances et les risques inhérents au projet. Mais c’est aussi un guide pour suivre les progrès et la cohérence du projet, en particulier en ce qui concerne les objectifs et la stratégie globale de l’organisation.

Qu’est-ce que le processus de gestion de portefeuille ?

Le processus de gestion de portefeuille consiste à sélectionner, hiérarchiser et contrôler les projets et les programmes d’une organisation. Cette gestion et cette supervision centralisées permettent d’établir une règle de conduite pour l’ensemble de l’organisation.

En d’autres termes, la gestion de portefeuille de projets attribue des responsabilités. Ainsi, l’organisation dispose toujours d’une personne ou d’un groupe de personnes qui surveillent de près les performances des investissements dans les projets de l’entreprise.

Si un projet est cohérent avec les stratégies mises en place, mais aussi avec les valeurs et les objectifs à long terme de l’entreprise et qu’il fonctionne bien, il a plus de chances d’être financé et d’être bien classé en terme de priorité. S’il est risqué, peu performant ou éloigné de la stratégie globale de l’entreprise, il devra probablement être étudié pour être soit réorienté ou bien abandonné.

L’intégration de la gestion de portefeuille dans votre organisation vous permet de reprendre la main sur votre gestion de projet et de prendre des décisions plus éclairées sur la manière de mettre en œuvre efficacement votre stratégie et de prendre en charge l’allocation de vos actifs.

Voici quelques exemples d’utilisation quotidienne de la gestion de portefeuille :

• Identifier les rendements potentiels des projets,
• Prévoir les risques,
• Faciliter la communication,
• Obtenir l’adhésion des parties prenantes.

Quelle est la différence entre la gestion de portefeuille, la gestion de projet et la gestion de programme ?

La relation et la hiérarchie entre la gestion de portefeuille, la gestion de programme et la gestion de projet peuvent être décrites comme suit :

• La gestion de projet consiste généralement à gérer des projets temporaires ou uniques axés sur un produit ou un service spécifique.
• La gestion de programme implique une approche coordonnée de la gestion de projets liés de manière à rendre cohérents leurs objectifs connexes.
• La gestion de portefeuille prend un groupe de projets et/ou de programmes et les gère collectivement en tant que groupe, en veillant à ce qu’ils restent en permanence cohérent avec la stratégie globale mise en place.

En d’autres termes, les projets sont les éléments constitutifs d’un programme, tandis que les programmes et les projets individuels forment un portefeuille.

Pourquoi la gestion de portefeuille de projets est-elle importante ?

Comme la plupart des processus de gestion de projet, une gestion réfléchie du portefeuille a plus d’un effet bénéfique sur la valeur de l’entreprise. En voici quelques-uns parmi les plus importants :

Cohérence stratégique

La gestion de portefeuille aide les responsables de l’organisation et des opérations à déterminer si d’autres grands projets contribuent à la réalisation des objectifs et des indicateurs clés de performance de l’organisation et s’ils sont conformes à ces derniers.

Réduction de l’inefficacité

Lorsque tous les projets sont regroupés en un seul endroit, il est plus facile de voir ce qui est prioritaire, ce qui peut être mis de côté, etc. Cela permet également d’avoir un aperçu de la façon dont des projets similaires se sont déroulés dans le passé, afin de mieux les mettre en œuvre à l’avenir.

Gestion des risques

La clarté d’un portefeuille de projets facilite la gestion des risques en regroupant les éléments les plus importants des projets en un seul endroit pour pouvoir les évaluer.

Diversification

Le fait de disposer d’un portefeuille facilement accessible peut également aider un PMO à évaluer si les projets prioritaires pour l’organisation offrent une bonne diversité. Inversement, cela peut l’aider à déterminer si un projet n’est pas pertinent.

Meilleures pratiques en matière de gestion de portefeuille

Naturellement, comme n’importe quelle méthode de gestion de projet, les meilleures pratiques en matière de gestion de portefeuille ont tendance à varier elles aussi. Néanmoins, il existe des méthodes éprouvées qui s’appliquent à la plupart des secteurs d’activité.

Réaliser un inventaire pratique et détaillé des projets

Faire l’inventaire de tous vos projets permet d’acquérir un niveau de compréhension essentiel à une gestion de portefeuille efficace. Incluez le titre du projet, son calendrier, les coûts estimés, ses objectifs commerciaux, son retour sur investissement potentiel et la manière dont il profite à l’entreprise.

Vous pourrez ainsi créer une vue d’ensemble instantanée très détaillée comprenant toutes les informations nécessaires pour fournir des mises à jour éclairées aux investisseurs du projet ou prendre de meilleures décisions sur place.

Évaluer les projets dans une optique stratégique

Il est important de donner la priorité aux projets les plus en phase avec les objectifs stratégiques de l’entreprise. D’autres facteurs à prendre en compte sont le degré de risque d’un projet et le fait qu’il implique ou non une réorganisation massive.

En fin de compte, un bon gestionnaire de portefeuille identifiera rapidement les propositions de projets qui se chevauchent et éliminera d’emblée les projets dont l’analyse de rentabilité est médiocre afin d’assurer une meilleure cohérence entre la direction et les parties prenantes.

Hiérarchiser, classer et financer les projets

Une fois que vous aurez évalué chaque projet en fonction de sa cohérence avec la stratégie mise en place, vous devrez également établir des priorités en fonction de son financement et des ressources disponibles.

Un processus approfondi de notation et de catégorisation peut s’avérer utile à cet égard, car il vous aide également à déterminer la quantité de travail qui devra être effectuée à l’avenir.

Examiner et gérer minutieusement votre portefeuille

Un processus d’évaluation et de hiérarchisation optimal ne servira à rien si votre portefeuille n’est pas géré activement après la création de la liste des projets approuvés.

Une plateforme comme monday PMO work management rationalise ce processus en vous permettant de superviser l’état de chaque projet sur un tableau de bord orienté sur les données réelles de vos projets, qui plus est visuellement bien conçu.

Au minimum, les gestionnaires de portefeuille ont besoin de contrôler la performance de leurs actifs tous les trimestres. Mais, pour vraiment exceller, ils devraient le faire plus fréquemment.

Au cours de ce processus d’analyse, les gestionnaires de portefeuille et les parties prenantes se réunissent souvent pour discuter des initiatives qui nécessitent et méritent un financement supplémentaire, de celles qui doivent être mises en pause et de celles qui doivent être complètement arrêtées.

Les défis de la gestion de portefeuille

Une bonne gestion de portefeuille est très efficace, mais elle exige un véritable engagement. En voici les cinq défis majeurs :

1. Établir une relation cohérente entre les gestionnaires et les parties prenantes

L’équipe de gestion de portefeuille et les parties prenantes ont chacune des motivations et des priorités propres qui doivent fonctionner en parallèle. La gestion de la collaboration entre ces deux parties n’est pas toujours facile, car les décisions d’investissement sont scrutées à la loupe.

Il faut de l’engagement de la base au sommet et autant de transparence que possible pour maintenir les projets sur la bonne voie et les relations intactes.

2. Gestion du temps et des ressources

Il peut être difficile de définir combien de temps, de capacités et de ressources (comme par exemple le budget) sont disponibles pour chacune des nombreuses opérations essentielles à tout projet. Avec monday PMO work management, vous pouvez utiliser la vue Charge de travail et la vue Calendrier pour obtenir des informations claires et détaillées et faciliter ces prises de décisions.

3. Visibilité des données

Pour une gestion de portefeuille efficace, vous devez être en mesure d’importer et de personnaliser la façon dont vous ou les parties prenantes voyez les données pertinentes du projet.

monday PMO work management vous permet d’utiliser des widgets pour créer des tableaux de bord personnalisés. Vous pouvez aussi mettre en place des automatisations pour envoyer régulièrement des rapports. Enfin, vous pouvez également ajouter plus d’une vue de tableau de bord sur un tableau, construit exactement comme vous le souhaitez.

4. Incapacité à être opérationnel et à se développer

Au fur et à mesure que votre portefeuille de projets s’étoffe, il est évident que vous allez avoir besoin d’une plateforme de gestion du travail capable de suivre vos progrès et de réduire le travail manuel et répétitif. Les feuilles Excel et les e-mails ne vous fourniront jamais les automatisations, les calculs et la communication nécessaires pour être parfaitement opérationnels. Qui plus est, ils ne le feront jamais sur une plateforme unique, ce qui peut ralentir ou même empêcher les organisations d’étendre leurs portefeuilles.

5. Risques macroéconomiques

Même la gestion de portefeuille la plus parfaite peut être affectée par des facteurs indépendants de la volonté d’une organisation, comme un ralentissement économique. Toutefois, pouvoir compter sur une plateforme et un système efficaces peut vous aider à prendre de meilleures décisions financières avant, pendant et après une crise ou une période creuse.

Pourquoi avez-vous besoin d'une plateforme de gestion de portefeuille ?

Suivre l’état d’avancement d’un projet, son financement, ses cycles d’investissement, son administration et sa communication est déjà assez difficile lorsque le personnel et les ressources sont tendus ou limités. Sans plateforme de gestion de portefeuille, vous allez peut-être devoir vous contenter de faire des suppositions éclairées et espérer qu’elles atteignent leur but.

Mais le meilleur outil de gestion de portefeuille reste celui qui prend également en compte les besoins de vos chefs de projet, car leurs données doivent remonter jusqu’aux gestionnaires de portefeuille de niveau supérieur et à leurs tableaux de bord correspondants.

Une solution qui élimine les transferts manuels de données ou les réunions excessives de mise à jour de l’état d’avancement devrait être un objectif, car cela permettra d’améliorer vos processus globaux, votre efficacité et de préserver votre santé mentale.

Et c’est exactement ce que vous permet de faire monday PMO work management.