Welche Projektmanagement Methoden sind top in 2024?

Projektmanagement Methoden haben den schlechten Ruf, dass sie aus unstrukturierten Prozessen bestehen und viel manuelle Routinearbeit erfordern. Trotzdem, ganz gleich, ob ein Projekt einfach oder komplex ist, die erfolgreichsten folgen in der Regel einer klaren und konsequenten Methode zum Projektmanagement.

Deshalb ist es wichtig zu wissen, welche Projektmanagement Methoden es gibt, welche Vor- und Nachteile sie haben und worauf du achten solltest.

In diesem Blogbeitrag stellen wir die wichtigsten Projektmanagement Methoden im Vergleich vor. Du erfährst genau, wann modernes Agile Projektmanagement angebracht ist und wann du dich besser für die klassische Wasserfall Methode entscheidest. Außerdem erhältst du eine Übersicht über weitere Projektrahmen und die darauf aufbauenden Methoden.

Und damit du sofort losstarten kannst, zeigen wir dir, wie du all das mit kompetenten Projektmanagement-Tools verwalten kannst. Also, los geht’s!

Wie kann man Projektmanagement Methoden definieren?

Lass uns mit dem Begriff Projektrahmen, auch Framework genannt, beginnen. Im Allgemeinen legt ein Framework dar, was zu erledigen ist, überlässt aber dem Handelnden, wie es geschieht. Eine Methode gibt präzise vor, was wann wie warum zu erledigen ist.

Projekte in kontrollierten Umgebungen, für die alle Einzelheiten von Anfang an festgelegt werden müssen, können sich von solchen Projekten unterscheiden, die eine kontinuierliche Verbesserung zulassen – aber mehr dazu später.

Warum brauchst du eine Projektmanagement Methode?

Es gibt drei Hauptgründe, eine gezielte Projektmanagement Methode anzuwenden. Diese werden besonders offensichtlich, wenn du dir die fünf Projektmanagement Phasen vor Augen führst. Falls du sie nicht im Gedächtnis hast, keine Sorge, wir haben sie kurz noch einmal aufgelistet. Aber zuerst die wichtigsten Vorteile:

Klarheit

Eine definierte Methode ermöglicht es Projektteams, Rollen eindeutig zu definieren, den Entscheidungsprozess zu verbessern und die Übernahme von Verantwortung sicherzustellen. Dies verhindert Unklarheiten im Laufe des Projekts, was dem Team Zeit und Ärger erspart.

Sichtbarkeit

Jede Projektmanagement Methode beinhaltet einen Prozess für die Überwachung und Kontrolle des Projekts im Laufe des Projektlebenszyklus. Er ist ein integraler Teil des Workflows. Die verschiedenen Methoden zum Projektmanagement legen fest, in welchen Intervallen Kontrollen stattfinden und welche daraus resultierenden Maßnahmen in den Workflow integriert werden.

Effizienz

Unabhängig davon, ob die Projektergebnisse vorab definiert sind, oder im Laufe des Projektverlaufs erarbeitet werden,

„ist die Wahrscheinlichkeit dafür, dass ein Projekt die gewünschten Ergebnisse liefert, fast 20 % höher, wenn eine Projektmanagement-Methode befolgt wird.“

Der Einsatz einer bewährten Projektmanagement-Methode hat zur Folge, dass du die Projektinitiierung, sowie den Projektplan und das Budget von Anfang an präzise festlegen kannst.

Zudem kannst du Erkenntnisse aus anderen Projekten einbeziehen, um die Erfolgschancen zu erhöhen.

Bevor wir die einzelnen Methoden und Frameworks unter die Lupe nehmen, lasse uns einen Blick auf den Lebenszyklus des Projektmanagements werfen. Da die meisten Methoden diese Schritte auf ihre eigene Weise berücksichtigen, wird dir das helfen, alles in einem Kontext einzuordnen.

Kurze Erinnerung: Die 5 Phasen des Projektlebenszyklus

Beim Weiterlesen erfährst du mehr über Agiles Projektmanagement, sowie das klassische Wasserfall Modell. Dies sind derzeit die beliebtesten Methodiken. Beide richten sich nach einem anerkannten Projektlebenszyklus,  den wir hier kurz wiederholen wollen.

(Bildquelle)

Start

In der Startphase formulieren die Teams das Geschäftsszenario, das die maßgebenden Stakeholder anschließend absegnen. An dieser Stelle kannst du in einer Projektcharta einen Projektsponsor und den Projektumfang– was gehört dazu und was nicht – bestimmen.

Planung

In dieser Phase erstellt der Projektmanager den Projektplan. Bei der Wasserfall-Methode ist dies ein umfangreicher Schritt, bei dem sich alle Beteiligten auf Projektergebnisse einigen und Projekt Meilensteine festlegen. Beim Agile-Framework ist die Planungsphase kürzer und mit der Durchführungsphase kombiniert.

Durchführung

Dieser Schritt wird auch als Projektabwicklung bezeichnet. Bei Wasserfall Projekten geht es in dieser Phase darum, den Projektplan im Rahmen des Zeitplans in die Tat umzusetzen. Projekte nach der Agile-Methode beginnen in dieser Phase mit den Sprints. Jeder Sprint bestimmt, welches Ergebnis als Nächstes zu erbringen ist, wodurch sich das Projekt stufenweise dem Endziel nähert.

Überwachung & Kontrolle

Bei Projekten nach der Wasserfall-Methode werden administrative Prozesse in der Projektcharta dokumentiert. Der wichtigste Faktor, den der Projektmanager und die anderen Stakeholder im Auge behalten, ist die schleichende Ausweitung des Projektumfangs (auch Scope Creep genannt). Obwohl Änderungen des Projektumfangs durchaus legitim sind, sollten sie durch einen Kontrollprozess förmlich dokumentiert werden.

Bei Agilen Projekten, ermöglicht eine Sprint-Retrospektive, am Ende eines jeden Sprints, die Überwachung des Fortschritts. Es erfolgt eine kurze und knappe Kontrolle dessen, was funktioniert, was nicht funktioniert und was als nächstes priorisiert werden sollte.

Projektabschluss

Du hast die Ziellinie erreicht! Unabhängig davon, ob deine Projektergebnisse von vornherein festgelegt waren oder sich während des Projektlebenszyklus ergeben haben, jetzt wird Fazit gezogen. Es ist an der Zeit, die Ergebnisse auszuwerten und dem Unternehmen zu präsentieren.

Und jetzt zurück zu unserem eigentlichen Hauptthema: Projektmanagement Methoden und, wie versprochen, ein Vergleich der zwei bekanntesten.

2 der beliebtesten Projektmanagement Methoden im Vergleich 

Die zwei bekanntesten Projektmethoden sind „Wasserfall“ und „Agile“. Bevor wir sie im Detail betrachten, hier eine Definition dieser Projektmanagement Methoden:

• Wasserfall-Methode: ein linearer, sequenzieller Prozess, bei dem jeder Schritt eines Projekts dadurch bedingt ist, dass der vorangehende Schritt abgeschlossen ist
• Agile-Methode: ein iterativer Ansatz, der es erfordert, dass die Arbeit in geplanten Teilschritten erledigt wird, wobei der Abschluss eines jeden Teilschritts mehr Klarheit darüber bietet, wie das Endergebnis am Schluss aussieht

Hier nun eine detailliertere Darstellung der beiden Methoden, beginnend mit „Agile“.

Die Agile Methode

Agile ist ein Oberbegriff, der mehrere verschiedene Vorgehensweisen, wie z.B. Scrum, unter sich vereint. Es lohnt sich, noch einige weitere Details zu erwähnen.

Das Modell steht in klarem Gegensatz zur fixen Projektplanung und besagt, dass Teams flexibel und iterativ arbeiten müssen. Das bedeutet, dass du deine Arbeit nicht „einmal, und zwar richtig“ erledigen musst, sondern vielmehr einen kleinen Teil der Arbeit schnell erledigst, um anschließend zu beurteilen, was funktioniert und was nicht. Dadurch kannst du anschließend Anpassungen vornehmen und weitermachen.

Bei Anwendung der Agile-Methode wird Ungewissheit als gegeben hingenommen. Sie zielt auf die Befähigung von Projektteams ab, mit einem Höchstmaß an Flexibilität zu agieren, ihre Arbeit schnell zu erledigen und auf etwaige Änderungen souverän zu reagieren. Dies kann jedoch für Teams, denen nur ein sehr begrenztes Budget oder ein sehr kurzer Projektzeitraum zur Verfügung steht, von Nachteil sein, da die Agile-Methode ein Gefühl der Unvorhersehbarkeit auslösen kann.

Sie erfordert zudem eine intensive und regelmäßige Kommunikation – was durch digitale Projektmanagement Tools erleichtert wird, über die du beim Weiterlesen noch mehr erfahren wirst. Hier ein kleiner Vorgeschmack, wie „Agile“-Planung in einer Software aussehen kann:

Das Wasserfall-Modell

Diese traditionelle Methode sieht vor, dass Projektmanager alle Aufgaben auflisten, die zur Erreichung des Endziels beitragen, und diese der Reihe nach abarbeiten. Der Fortschritt fließt sozusagen von einer Phase des Projekts zur nächsten.

Teams müssen eine Phase abschließen, bevor sie mit der nächsten beginnen. Die Wasserfall-Methode eignet sich hervorragend für die Herstellung teurer, physischer Produkte in sich wiederholenden Prozessen.

Wenn du über ausgezeichnete Planungskompetenzen verfügst und an einem Projekt mit klarem Umfang und eindeutigen Anforderungen arbeitest, kann dir die Wasserfall-Methode auch bei kleineren Vorhaben helfen, ein positives, vorhersehbares Ergebnis zu erzielen.

Es handelt sich jedoch um eine sehr steife Projektmanagement Methode, die  davon ausgeht, dass du alle Anforderungen von vornherein kennst. Außerdem werden keinerlei Überraschungen in Betracht gezogen, die eine Kursabweichung nach sich ziehen würden. Für die meisten Teams ist dies kein realistischer Arbeitsansatz.

(Bildquelle)

Und jetzt zur wichtigsten Frage:  Wann entscheidest du dich für die „Wasserfall“-Methode und wann für die „Agile“-Methode? Im nächsten Absatz haben wir genau diese Problematik für dich aufgeschlüsselt.

Wann ist die klassische Wasserfall-Methode geeignet?

Das Projektmanagement nach der Wasserfall-Methode eignet sich am besten für Projekte mit umfassender, detaillierter Planung, die einen einzigen Zeitplan erfordern. Sie funktioniert am besten unter stabilen Projektbedingungen und bei Projekten, in deren Rahmen die Kunden ihre Investition im Voraus tätigen, um ein Höchstmaß an Sicherheit im Hinblick auf die Endergebnisse zu gewährleisten.

Hier einige Argumente Pro und Kontra Wasserfall:

Wasserfall Methode

Als Nächstes die Argumente zur „Agile“-Methode. Wann solltest du sie einsetzen, welchen Mehrwert bringt sie dir und was bleibt vielleicht auf der Strecke?

Wann solltest du dich für die Agile-Methode entscheiden?

Agile-Projektmanagement ist eine Methode, die sich hervorragend für Projekte eignet, deren Produktvision oder Funktionen nicht klar definiert sein müssen. Die Agile-Methode gibt Produktverantwortlichen die Möglichkeit, Anforderungen und Prioritäten während eines Projekts anzupassen, um Chancen zu nutzen und allen Stakeholdern im Endeffekt ein besseres Produkt zu liefern.

Hier die Pro und Kontra Argumente zum Agilen Projektmanagement:

Agile Methode

Falls weder die Agile-Methode noch die Wasserfall-Methode zu deinem Projekt passen sollten, kannst du auch einen Mittelweg einschlagen.

Die goldene Mitte: Eine hybride Projektmanagement Methode

Dieser Ansatz, der auch als Hybridmethode bekannt ist, kombiniert die Vorteile der Agile-Methode und der Wasserfall-Methode.

Sei jedoch gewarnt: Die Kombination beider Methoden kann sich als wahre Herausforderung entpuppen. Teams könnten unter Umständen auf eine Art und Weise arbeiten müssen, die sie nicht gewöhnt sind – und die sie eventuell auch gar nicht mögen.

Langjährige Stakeholder könnten zudem ein wenig Unterstützung benötigen, wenn sie gewünschte Daten plötzlich aus unbekannten Metriken ablesen müssen. Der Entscheidungsprozess könnte länger dauern, Informationen könnten häufiger wiederholt werden müssen und Teams könnten Aufgaben übersehen, wenn die Verantwortlichkeiten nicht eindeutig sind.

Aber für einen erfahrenen Senior Projektmanager, der das Potenzial für gesteigerte Effizienz und mehr Flexibilität kennt, und dem die Herausforderungen der hybriden Methode bewusst sind, kann es das Risiko durchaus wert sein.

Jetzt kennst du die Grundlagen dieser Projektmanagement Methoden und kannst dir ein ungefähres Bild machen. Die folgenden Kriterien helfen dir, die passende Methode für deine Projekte und Geschäftsprozesse zu finden.

4  Kriterien zur Wahl der passenden Projektmanagement Methode

Die Kenntnis der Vor- und Nachteile der einzelnen Methoden geben oft schon genug Anhaltspunkte. In vielen Fällen solltest du dein bevorstehendes Projekt etwas genauer analysieren und die nachfolgenden vier Kriterien nutzen, um dich für die perfekte Methode zu entscheiden.

1. Anforderungen: Zunächst solltest du die Frage beantworten, ob es notwendig ist, die Projektanforderungen gleich zu Beginn im Rahmen der Umfangsbestimmung zu definieren, oder ob die Anforderungen flexibler Natur sind und sich erst im Laufe des Projekts herauskristallisieren. Deine Antwort nimmt Einfluss auf die Methode, die du für dein Projektmanagement auswählst.
2. Ressourcen: Solltest du für dein Projekt eine spezielle Ressource mit begrenzter Verfügbarkeit benötigen, musst du präzise angeben können, zu welchem Zeitpunkt im Laufe des Projekts du die betreffende Ressource einsetzt. Stelle also sicher, dass du sie entsprechend reservierst. Andernfalls riskierst du einen signifikanten Verzug.
3. Kundenkultur: Du musst herausfinden, was für den Kunden nicht verhandelbar ist. Sollte der Projektumfang strikt beibehalten werden müssen, ohne dass die Zeit und das Budget in Stein gemeißelt sind, brauchst du einen anderen Ansatz als für Projekte, deren zeitlicher Rahmen und Budget unumstößlich feststehen, während die Endergebnisse eher flexibel sind.
4. Beteiligung der Stakeholder: Was erwartet der Kunde von der Zusammenarbeit mit dem Projektteam? Agieren die Stakeholder projektnah und sind während der Projektlaufzeit verfügbar, um Entscheidungen zu treffen und die Richtung zu weisen? Oder wollen sie alle notwendigen Informationen und Anweisungen zu Beginn erteilen und das Projekt anschließend mit einem Mindestmaß an Input seinen Lauf lassen?

Sieh dir außerdem die folgenden Frameworks etwas näher an, um verschiedene Ansätze und Vorgehensweisen im Projektmanagement kennenzulernen und zu verstehen.

Welche Projektmanagement Methoden gibt es noch? Wir erklären sie genau!

Die Methoden des Projektmanagements entwickeln sich kontinuierlich weiter. Es gibt jedoch verschiedene bewährte Frameworks, die von Projektmanager und ihren Teams gern angewandt werden. Lies weiter, um einen Einblick in deine Optionen zu erhalten.

1. PRINCE2

PRINCE2 steht für Projects IN Controlled Environments (dt. Projekte in kontrollierten Umgebungen) und ist eine der prozessorientierten Strukturen des Wasserfall-Projektmanagements, das den Fokus auf eindeutige Schritte und präzise definierte Verantwortlichkeiten setzt.

Bei PRINCE2 wird sich stark auf Planung, geschäftliche Rechtfertigung, Kostenanalysen und Risikominderung konzentriert. Es ist ein äußerst sorgfältiges Verfahren zur Durchführung großer und vorhersehbarer Konzernprojekte.

PRINCE2 ist zudem die weltweit am häufigsten genutzte Methode im Projektmanagement, was bedeutet, dass zahlreiche Personen mit ihr vertraut sind, wissen, wie sie funktioniert und die Terminologie verstehen.

Es handelt sich um einen bewährten Klassiker für die vollständige Planung der Phasen eines umfassenden Großprojekts und legt fest, was von wem wann geliefert wird. Leider ist diese Methode sehr starr, und bringt ähnliche Herausforderungen wie andere Wasserfall-Projekte.

2. PMBOK

Das PMBOK wurde vom Project Management Institute (PMI) entwickelt und steht für Project Management Body of Knowledge (dt. Projektmanagement-Wissensbestand), der das Projektmanagement in fünf Phasen unterteilt: Konzeption und Initiierung, Planung, Durchführung, Leistung und Überwachung, und Projektabschluss.

Viele Software Projektmanager assoziieren PMBOK mit dem Wasserfall-Modell, obwohl es sich eher um einen Leitfaden zum Projektmanagement handelt. Da es keine PMI-Methodik gibt (es werden lediglich Praktiken und Anleitungen für das Projektmanagement zur Verfügung gestellt), liegt es bei der PMBOK-Methode an jedem Team selbst, zu entscheiden, welche Prozesse unter den gegebenen Umständen am sinnvollsten sind.

3. Scrum

Scrum und Agile Projektmanagement werden oft im selben Atemzug genannt. Das liegt daran, dass Scrum heutzutage die bevorzugte Version der Agile-Methode für Projektmanagement in der Produktentwicklung ist –  auch wir bei monday.com befolgen es im weitesten Sinn.

Scrum hat Schlagwörter wie „Sprints“, „Scrums“, „Backlogs“ und „Burndown“ bekannt gemacht. Laut der Scrum-Philosophie legst du den Fokus nicht auf das Projekt per se, sondern konzentrierst dich stattdessen auf die Zeit. Du fragst dich also: Was können wir als Team innerhalb der nächsten zwei Wochen erreichen?

Kleine Teams (aus maximal neun Personen) unterteilen ihre Arbeit in zweiwöchige Abschnitte, die „Sprints“ oder „Iterationen“ genannt werden. Sie treffen sich täglich zu 15-minütigen „Stand-ups“, die von einem Scrum Master geleitet werden, um den aktuellen Arbeitsstand zu besprechen.

Der Scrum Master fungiert als Moderator und hat die Aufgabe, Hindernisse zu beseitigen und dem Team zu helfen, effizienter zusammenzuarbeiten. Der Agile-Ansatz eignet sich hervorragend für Kreativprojekte, deren Ziele im Projektverlauf abgeändert werden können, ohne dass das gesamte Projekt aus den Fugen gerät. Hier ein Beispiel eines Scrum-Boards zur Einschätzung und Auswertung von Fortschritten und Ergebnissen:

4. Lean

Bei dieser Arbeitsphilosophie dreht sich alles darum, mit weniger Mitteln mehr zu erreichen. Der Ansatz ist hauptsächlich auf das Toyota Production System (TPS) zurückzuführen, bei dem drei Board-Typen der Verschwendung definiert werden: muda, mura, muri (dt. Zwecklosigkeit, Unregelmäßigkeit, Überlastung).

Bei Verwendung der Lean-Theorie werden alle Formen der Verschwendung systematisch eliminiert, sodass du so effizient wie möglich arbeiten kannst. Es verlangt von dir, jegliches Beiwerk deiner alltäglichen Arbeit abzulegen, damit dir nur noch die wesentlichen Ressourcen bleiben, die einen wahren Mehrwert bringen.

Wenn du im Bereich der Fertigung oder Produktion tätig bist und physische Produkte, wie einen Toyota PKW, produzierst, dann kannst du dem Lean-Framework problemlos folgen. Lean ist jedoch für Teams der digitalen Branchen weniger geeignet.

5. Kanban

Das Kanban-Board dient der visuellen Verwaltung von Prozessen anhand von Spalten, die die unterschiedlichen Phasen deines Workflows repräsentieren. Dabei müssen die Phasen nicht unbedingt kompliziert sein. „To-do“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“ könnten vollkommen ausreichen. Natürlich ist es auch möglich, weit komplexere Boards zu erstellen, die auf deine Prozesse maßgeschneidert sind.

Anschließend stellst du deine Arbeit in Form von Karten oder Notizen dar, die du entsprechend des im Workflow erzielten Fortschritts von links nach rechts verschiebst. Auf diese Weise kannst du problemlos beurteilen, welche Aspekte unter Ineffizienz leiden, d.h. wo stauen sich die Notizen?

Im Rahmen des Agile-Frameworks wurde Kanban speziell für die Softwareentwicklung entwickelt. Es kann aber auf jeden Workflow angewandt werden, der einem vorhersehbaren Prozess folgt – weshalb so viele Leute begeistert davon sind.

Kanban erfreut sich wegen seiner Einfachheit und Flexibilität großer Beliebtheit, obwohl es dir bei der Erarbeitung von Strategien und Plänen nicht besonders weiterhilft. Du konzentrierst dich auf dringende Arbeiten, die jedoch nicht zwangsläufig auch wichtig sein müssen. Außerdem folgen viele Projekte nicht linearen Prozessen, die mit einer flachen, einspurigen Darstellung nicht visualisiert werden können.

Du bist jetzt schon einen großen Schritt weiter im Verständnis, welches Framework oder welche Methode für dein Projektmanagement am besten geeignet ist. Nicht weniger wichtig ist die Wahl der richtigen Tools zur Umsetzung der passenden Projektmanagement Methode. Die unterstützende Software ist gerade in primär digitalen Umgebungen ein wichtiger Erfolgsfaktor.

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