Projektmanagement Methoden: Klassisch, Agile und Hybrid

Projektmanagement ist längst mehr als ein notwendiges Werkzeug für Großkonzerne – es ist der Schlüssel, um jede Art von Projekten, Ressourcen und Anforderungen im Griff zu behalten. Doch welche Methode ist die richtige? Klassisch nach Plan? Flexibel und agil, um Veränderungswünsche noch im Prozess umzusetzen? Oder lieber eine Kombination aus beidem?

In der Praxis stehen viele Projektverantwortliche vor der Herausforderung, Struktur in dynamische Arbeitsprozesse zu bringen – ohne in Bürokratie zu stolpern oder sich im Chaos zu verlieren. Genau hier kommen Projektmanagement-Methoden ins Spiel. Sie helfen, Projekte effizient aufzusetzen, einzelne Aufgaben zu priorisieren, Risiken zu minimieren und Teams sinnvoll zu steuern.

In diesem Artikel geben wir dir einen fundierten Überblick über die bekanntesten Methoden – vom klassischen Wasserfall-Modell über agile Projektmanagement-Methoden wie Scrum bis hin zu hybriden Ansätzen, die das Beste aus beiden Welten vereinen. Du erfährst:

• Wann sich welche Methode eignet
• Welche Stärken und Grenzen jede Methode hat
• Wie du dein Projektumfeld analysierst, um die richtige Methode zu wählen
• Und mit welchen digitalen Tools du deine Prozesse effizient abbildest

Ob du gerade ein neues Projekt startest oder deine bestehende Arbeitsweise an Projekten verbessern willst – diese Anleitung hilft dir, die passende Struktur zu finden und direkt umzusetzen.

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 Was sind Projektmanagement Methoden?

Projektmanagement-Methoden liefern den strukturellen Rahmen, um Projekte effizient zu planen, umzusetzen und zum Erfolg zu führen. Dabei geht es nicht nur um Projektmanagement-Tools oder Checklisten, sondern um klare Prinzipien und Vorgehensweisen, die bestimmen, was, wann, wie und warum erledigt werden muss.

Grundsätzlich unterscheiden wir zwischen einem Framework und einer Methode:
Ein Framework – wie z. B. PRINCE2 oder SAFe – beschreibt die grundlegenden Bausteine und Prozesse eines Projekts und lässt dabei Spielraum in der Ausgestaltung. Eine Methode hingegen gibt konkreter vor, wie die einzelnen Schritte ablaufen – vom Projektstart bis zur Abnahme.

Welche Methode die richtige ist, hängt stark von der Art des Projekts ab. Projekte in kontrollierten Umgebungen, bei denen Umfang, Zeit und Budget von Beginn an klar definiert sind, benötigen andere Strukturen als Vorhaben, die Flexibilität und kontinuierliche Verbesserung erfordern.

Im modernen Projektmanagement haben sich insbesondere drei Ansätze etabliert:

• Klassisches Wasserfallmodell: Linearer Ablauf mit fester Reihenfolge der Phasen – ideal für planbare, stabile Projekte
• Agiles Projektmanagement: Iteratives Vorgehen nach agilen Prinzipien mit kurzen Feedbackzyklen – geeignet für dynamische, komplexe Projekte
• Hybrides Projektmanagement: Verbindet klassische Planung mit agilen Werten – ideal für Projekte, die sowohl Struktur als auch Flexibilität benötigen

In den folgenden Abschnitten werfen wir einen detaillierten Blick auf diese Projektmanagement-Methoden und zeigen, wann welcher Ansatz sinnvoll ist – und wie du ihn mit digitalen Tools optimal umsetzt.

Warum brauchst du eine Projektmanagement Methode?

Es gibt drei Hauptgründe, eine gezielte Projektmanagement Methode anzuwenden. Diese werden besonders offensichtlich, wenn du dir die fünf Projektmanagement Phasen vor Augen führst. Falls du sie nicht im Gedächtnis hast, keine Sorge, wir haben sie kurz noch einmal aufgelistet. Aber zuerst die wichtigsten Vorteile:

1. Klarheit

Eine feste Methode gibt Projektteams die Möglichkeit, eine bestimmte Arbeitsweise zu verfolgen, und demnach Rollen eindeutig zu definieren, klare Prinzipien als Basis für die Entscheidungsprozess zu nutzen und die Übernahme von Verantwortung sicherzustellen. Dies verhindert Unklarheiten im Laufe des Projekts, was dem Team Zeit und Ärger erspart.

2. Struktur

Jede Projektmanagement Methode verfolgt eigene Prinzipien bei der Projektüberwachung und Projektkontrolle. Die Methode bestimmt den Ablauf der Workflows in jeder Phase des Projektlebenszyklus und legt fest, in welchen Intervallen Kontrollen stattfinden, in welchem Maß Feedback einfließen kann und welche daraus resultierenden Maßnahmen in den Workflow integriert werden.

3. Effizienz

Unabhängig davon, ob die Projektergebnisse vorab definiert sind, oder im Laufe des Projektverlaufs erarbeitet werden,

„ist die Wahrscheinlichkeit dafür, dass ein Projekt die gewünschten Ergebnisse liefert, fast 20 % höher, wenn eine Projektmanagement-Methode befolgt wird.“

Der Einsatz einer bewährten Projektmanagement-Methode hat zur Folge, dass du ab Projektstart bis zum Abschluss strategisch vorgehst, um die Etappenziele sicher und zufriedenstellend zu erreichen. Zudem kannst du Erkenntnisse aus anderen Projekten einbeziehen, um die Erfolgschancen zu erhöhen.

Bevor wir die einzelnen Methoden und Frameworks unter die Lupe nehmen, lasse uns einen Blick auf den Lebenszyklus des Projektmanagements werfen. Da die meisten Methoden diese Schritte auf ihre eigene Weise berücksichtigen, wird dir das helfen, alles in einem Kontext einzuordnen.

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Die 5 Phasen des Projektmanagement

Jedes Projekt durchläuft 5 Herstellungsphasen, auch Projektlebenszyklus genannt.

(Bildquelle)

Start

Die Projektstartphase wird auch als Projektinitiierung bezeichnet. Das Management formuliert die Projektvision, die Zielsetzung und Erfolgsfaktoren (KPIs), die die Stakeholder mit Entscheidungsbefugnis anschließend absegnen. Am besten hältst du das Ergebnis in einer Project Charter fest, damit alle Beteiligten sowohl ein Briefing haben, als auch ein Dokument zur Kontrolle, was zum Ausgangspunkt geplant, besprochen und vereinbart wurde. In der Projektcharta kannst du auch einen Projektsponsor festlegen und den Projektumfang definieren – was gehört dazu und was nicht.

Planung

In dieser Phase erstellt der Projektmanager den Projektplan. Bei der Wasserfall-Methode ist dies ein umfangreicher Schritt, bei dem sich alle Beteiligten auf Projektergebnisse und Projektmeilensteine einigen. Beim Agile-Framework ist die Planungsphase kürzer und mit der Durchführungsphase kombiniert, da immer wieder neu geplant wird.

Durchführung

Dieser Schritt wird auch als Projektabwicklung bezeichnet. Bei Wasserfall Projekten geht es in dieser Phase darum, den Projektzeitplan konsequent in die Tat umzusetzen. Projekte nach der Agile-Methode beginnen in dieser Phase mit den Sprints. Jeder Sprint bestimmt, welches Ergebnis als Nächstes zu erbringen ist, wodurch sich das Projekt stufenweise dem Endziel nähert.

Überwachung & Kontrolle

Die Projektüberwachung erfolgt kontinuierlich, um Risiken frühzeitig zu erkennen, gegenzusteuern und den Erfolg zu sichern. Der wichtigste Faktor, den der Projektmanager und die anderen Stakeholder im Auge behalten müssen, ist die schleichende Ausweitung des Projektumfangs (auch Scope Creep genannt). Obwohl Änderungen des Projektumfangs durchaus legitim sind, sollten sie durch einen Kontrollprozess förmlich dokumentiert werden. Denn andere Anforderungen an das Projekt können Budgetänderungen oder mehr Bedarf an Ressourcen nötig machen und eine Verlängerung der Projekt-Zeitleiste verursachen. Das heißt, die Projektcharta sollte zu Dokumentations- und Verhandlungszwecken kontinuierlich aktualisiert werden.

Beim traditionellen Wasserfall-Projektmanagment sind Änderungen im Prozess zwar möglich, aber eher hinderlich für den reibungslosen Ablauf. Bei agilen Projekten, die Arbeitseinheiten in kurzen Zeitintervallen abarbeiten, findet am Ende eines jeden Intervalls die Überwachung des Fortschritts statt, die sogenannte Sprint-Review und anschließend die Sprint-Retrospektive. Eine kurze und knappe Kontrolle dessen, was funktioniert, was nicht funktioniert und was als nächstes priorisiert werden sollte.

Projektabschluss

Du hast die Ziellinie erreicht! Unabhängig davon, ob deine Projektergebnisse von vornherein festgelegt waren oder sich während des Projektlebenszyklus ergeben haben, jetzt wird Fazit gezogen. Es ist an der Zeit, die Ergebnisse auszuwerten und dem Unternehmen zu präsentieren.

Und jetzt zurück zu unserem eigentlichen Hauptthema: Projektmanagement Methoden und, wie versprochen, ein Vergleich der zwei bekanntesten.

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Die 2 Projektmanagement Methoden im Vergleich

Die zwei bekanntesten Projektmethoden sind „Wasserfall“ und „Agile“. Bevor wir sie im Detail betrachten, hier eine Definition dieser Projektmanagement Methoden:

• Wasserfall-Methode: ein linearer, sequenzieller Prozess, bei dem jeder Schritt eines Projekts dadurch bedingt ist, dass der vorangehende Schritt abgeschlossen ist.
• Agile-Methode: ein iterativer Ansatz, bei dem die Arbeit in geplanten Teilschritten erledigt wird, wobe jeder abgeschlossene Teilschritt mehr Klarheit darüber bietet, wie das Endergebnis am Schluss aussieht.

Klassisches vs. Agiles Projektmanagement – ein direkter Vergleich

Die Agile Projektmanagement Methode

Agiles Projektmanagement steht für Flexibilität, Genauigkeit und Präzision. Es ist kein starres Modell, sondern ein flexibles Framework, das mehrere Projektmethoden umfasst wie:

• Scrum
• Kanban
• Extreme Programming (XP)

Im Kern steht dabei ein Paradigmenwechsel: Weg von starren, linearen Zeitplänen – hin zu einer anpassungsfähigen Umsetzung in mehreren Etappen, bei der Teams kontinuierlich auf Veränderungen reagieren und ihre Arbeit laufend weiterentwickeln und verbessern.

Statt alles von Anfang an bis ins Detail durchzuplanen, setzen agile Teams auf kurze Intervalle („Sprints“), in denen ein funktionsfähiger Teil des Projekts fertiggestellt wird – z. B. eine Art Minimum Viable Product (eine funktionsfähige Rohversion des entwickelten Produkts). In der Sprint-Retrospektive wird der Status besprochen und auf Basis des Feedbacks entschieden, was als Nächstes passiert. Transparenz, schnelles Ausprobieren und ständiges Lernen stehen im Mittelpunkt.

Diese Arbeitsweise eignet sich besonders für Projekte mit hoher Unsicherheit, sich verändernden Anforderungen oder interdisziplinären Teams. Sie gibt Projektbeteiligten die Möglichkeit, eigenverantwortlich zu handeln, Stakeholder und Kunden in jedem Schritt einzubeziehen, flexibel die Prioritäten anzupassen und frühzeitig Ergebnisse zu liefern.

Gleichzeitig bringt Agile auch Herausforderungen mit sich:

• Wer ein festes Budget oder einen klar definierten Zeitrahmen hat, muss mit dem Gefühl leben, dass nicht alles planbar ist.
• Agile verlangt regelmäßige Abstimmungen, hohe Eigenverantwortung und kontinuierliche Kommunikation – ein Umfeld, das nicht in jeder Gruppenarbeit und jedem Unternehmen selbstverständlich ist.

Umso wichtiger ist es, agile Prozesse mit der richtigen digitalen Infrastruktur voranzutreiben. Moderne Projektmanagement-Software wie monday.com bieten spezielle Agile Funktionen, mit denen Teams Sprints planen, Backlog Refinement verwalten, Burndown-Diagramme erstellen oder Workflows visuell abbilden können.

Im nächsten Abschnitt zeigen wir dir, wie eine agile Zeitleiste in der Praxis aussieht – und wie du mit dem richtigen Tool deine Teams dabei unterstützt, flexibel und strukturiert zugleich zu arbeiten.

Das Wasserfall-Modell

Das Wasserfallmodell ist eine klassische Projektmanagement-Methode, die auf einem klar strukturierten, linearen Ablauf basiert. Jede Phase folgt auf die vorherige – ohne Überschneidungen oder Rücksprünge. Erst wenn ein Abschnitt abgeschlossen ist, beginnt der nächste. Planung, Umsetzung, Test und Abschluss verlaufen also wie bei einem Wasserfall: kontrolliert von oben nach unten.

Ein praktisches Beispiel ist die Filmproduktion:
Bevor eine Kamera überhaupt läuft, muss das Drehbuch fertig sein, auf dessen Basis wird das Budget kalkuliert, dann wird das Casting abgeschlossen, Die Locations gesucht und die Drehgenehmigungen eingeholt. Danach folgen wochenlange Dreharbeiten, gefolgt von Schnitt, Ton und zum Schluss die Ablieferung und Veröffentlichung – Schritt für Schritt, in streng festgelegter Reihenfolge. Rücksprünge oder kurzfristige Änderungen würden hier erhebliche Mehrkosten verursachen und den gesamten Ablauf verzögern.

Beim klassischen Projektmanagement nach dem Wasserfall-Modell, auch Waterfall genannt, gibt es bestimmte Voraussetzungen für Projekte:

• Klar definiertes Ziel und feste Anforderungen
• Wenig Änderungsbedarf im Projektverlauf
• Hoher Bedarf an Planungssicherheit und Budgetkontrolle

Wenn du also ein Projekt mit überschaubarem Umfang leitest – sei es in der Produktion, im Maschinenbau oder bei bestimmten IT-Rollouts – kann diese Methode strukturierte, vorhersehbare Ergebnisse liefern.

Allerdings bringt das Modell auch Einschränkungen mit sich:

• Es setzt voraus, dass alle Anforderungen zu Projektbeginn vollständig bekannt und unveränderlich sind – was in der Praxis selten der Fall ist.
• Es bietet kaum Flexibilität, um auf unvorhergesehene Entwicklungen oder Kundenfeedback zu reagieren.
• Spätere Fehler oder Kursänderungen können teuer werden, weil sie rückwirkende Korrekturen in mehreren Phasen erfordern.

Deshalb gilt: Für strukturierte Vorhaben mit wenig Dynamik – wie etwa die Produktion eines Films nach Drehplan – ist das Wasserfall-Modell eine passende Wahl. Für Projekte mit vielen Unbekannten oder hoher Änderungswahrscheinlichkeit – etwa in Software-Entwicklungsprozessen – empfiehlt sich ein agiler Ansatz, der flexibler auf Entwicklungen reagieren kann.

(Bildquelle)

Im nächsten Abschnitt schauen wir uns genau an, was die agilen Methoden ausmacht – und wie du mit dem richtigen Tool auch in dynamischen Projekten die Kontrolle behältst.

Wann ist die klassische Wasserfall-Methode geeignet?

Das klassische Projektmanagement nach dem Wasserfall-Modell ist häufig die richtige Methode, wenn ein Projekt eine umfassende Vorausplanung, einen klar definierten Ablauf und einen festen Zeitrahmen erfordert. Diese strukturierte Herangehensweise eignet sich besonders für Vorhaben mit stabilen Rahmenbedingungen, bei denen alle einzelnen Aufgaben von Anfang an bekannt und in einer festen Reihenfolge abzuarbeiten sind.

Typisch ist der Einsatz bei Projekten, in denen Auftraggeber ihre Investition im Vorfeld tätigen und dafür Planungssicherheit und ein verbindliches Endergebnis erwarten – etwa im Bauwesen, in der Fertigung oder bei Infrastrukturmaßnahmen. Anders als bei agilen Projektmanagement-Methoden, bei denen Flexibilität und iterative Anpassung im Vordergrund stehen, setzt das Wasserfall-Modell auf eine sequenzielle Umsetzung, wie sie für viele klassische Methoden charakteristisch ist.

Wer also unter berechenbaren Bedingungen arbeitet und Wert auf Kontrolle, klare Meilensteine und eine verlässliche Projektstruktur legt, findet im klassischen Ansatz eine bewährte Lösung.

Hier einige Argumente Pro und Kontra Wasserfall:

Als Nächstes die Argumente zur „Agile“-Methode. Wann solltest du sie einsetzen, welchen Mehrwert bringt sie dir und was bleibt vielleicht auf der Strecke?

Wann eignet sich die Agile-Methode?

Die agile Methode eignet sich besonders für komplexe Projekte, bei denen weder die Produktvision noch die Anforderungen zu Beginn vollständig feststehen müssen. Gerade in dynamischen Umfeldern – etwa in der Softwareentwicklung, im Marketing oder in der Produktinnovation – ermöglicht agiles Arbeiten, flexibel auf neue Erkenntnisse zu reagieren und Prioritäten jederzeit neu zu setzen.

Agile-Projektmanagement ist daher oft die richtige Methode, wenn sich Rahmenbedingungen ändern können oder Innovation im Vordergrund steht. Produktverantwortliche und Projektteams profitieren von der Möglichkeit, Anforderungen laufend zu überarbeiten, neue Chancen zu nutzen und Feedback frühzeitig in den Entwicklungsprozess einfließen zu lassen. So entsteht ein Produkt, das sich enger an den tatsächlichen Bedürfnissen der Stakeholder orientiert – auch wenn diese sich während des Projekts weiterentwickeln.

Hier die Pro und Kontra Argumente zum Agilen Projektmanagement:

Falls weder die Agile-Methode noch die Wasserfall-Methode zu deinem Projekt passen sollten, kannst du auch einen Mittelweg einschlagen.

Die goldene Mitte: Die hybride Projektmanagement Methode

Die hybride Methode, auch als Hybridmethode bekannt, kombiniert die Vorteile beider Methoden, agile vs Waterfall.

Sei jedoch gewarnt: Die Kombination beider Methoden kann sich als Herausforderung entpuppen. Teams könnten unter Umständen eine Arbeitsweise befolgen, die sie nicht gewöhnt sind – und die sie eventuell auch gar nicht mögen.

Langjährige Stakeholder könnten zudem ein wenig Unterstützung benötigen, wenn sie gewünschte Daten plötzlich aus unbekannten Metriken ablesen müssen. Der Entscheidungsprozess könnte länger dauern, Informationen könnten häufiger wiederholt werden müssen und Teams könnten Aufgaben übersehen, wenn die Verantwortlichkeiten nicht eindeutig sind.

Aber für einen erfahrenen Senior Projektmanager, der das Potenzial für gesteigerte Effizienz und mehr Flexibilität kennt, und dem die Herausforderungen der hybriden Methode bewusst sind, kann es das Risiko durchaus wert sein.

Jetzt kennst du die Grundlagen dieser Projektmanagement Methoden und kannst dir ein ungefähres Bild machen. Die folgenden Kriterien helfen dir, die passende Methode für deine Projekte und Geschäftsprozesse zu finden.

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4  Kriterien zur Auswahl der passenden Projektmanagement Methode

Die Entscheidung zwischen klassischen Methoden wie dem Wasserfall-Modell und agilen Projektmanagement-Methoden hängt stark vom jeweiligen Projektkontext ab. Wer nicht einfach einer Standardlösung folgen will, sollte die individuellen Rahmenbedingungen analysieren – denn je nach Anforderungen, Komplexität und Teamstruktur kann die eine oder andere Methode deutlich besser passen.

Die folgenden Kriterien helfen dir dabei, die richtige Methode für dein Projektmanagement zu finden.

Projektanforderungen analysieren

Zu Beginn solltest du prüfen, wie konkret und stabil die Projektanforderungen sind. Müssen Projektzeitplan, Umfang und Ressourcenplanung, Meilensteine und Ergebnisdefinitionen von Anfang an klar festgelegt sein? Oder ist es wahrscheinlich, dass sich bestimmte Anforderungen erst während des Projektverlaufs weiterentwickeln?

• Wenn Anforderungen klar, konstant und vorhersehbar sind, bieten sich klassische Methoden mit fester Planung an.
• Sind die Anforderungen dynamisch und entwickeln sich im Dialog mit Kunden oder Nutzern weiter, solltest du eine agile Projektmanagement-Methode in Betracht ziehen, die Iteration und Feedback ermöglicht.

Komplexität und Flexibilität

Je komplexer das Projekt, desto wichtiger ist Flexibilität im Vorgehen. Projekte mit vielen Unbekannten, sich verändernden Rahmenbedingungen oder hohem Innovationsanteil profitieren meist von agilen Ansätzen. Sie ermöglichen es, auf Veränderungen einzugehen, Entscheidungen nachträglich zu justieren und Zwischenlösungen schnell zu validieren.

• Bei komplexen Projekten mit unklarem Endprodukt bietet sich Agilität an.
• Für klar umrissene, gut strukturierte Vorhaben mit wenig Änderungsbedarf ist ein klassisches Modell oft effizienter.

Auch Ressourcen spielen eine Rolle: Wenn du etwa auf bestimmte Spezialisten oder Materialien nur zu festgelegten Zeitpunkten Zugriff hast, brauchst du einen klaren Zeitplan und gut strukturiertes Zeitmanagement – ein Vorteil klassischer Ansätze.

Teamdynamik berücksichtigen

Die Art, wie dein Team arbeitet, hat großen Einfluss auf die Wahl der Methode. Arbeitet das Team eigenständig, ist kommunikationsstark und in der Lage, Verantwortung zu übernehmen? Dann kann eine agile Methode mit viel Eigenverantwortung gut funktionieren. Erwartet das Team hingegen klare Anweisungen, feste Zuständigkeiten und einen planbaren Ablauf, könnte ein klassisches Modell sinnvoller sein.

Berücksichtige auch die Erwartungen und Verfügbarkeit der Stakeholder:

• Nehmen Stakeholder aktiv am Projekt teil, treffen regelmäßig Entscheidungen und liefern kontinuierliches Feedback? → Agil eignet sich.
• Wünschen sie minimale Beteiligung und erwarten ein fertiges Ergebnis nach festgelegten Vorgaben? → Klassisch passt besser.

Nutze diese drei Entscheidungsbereiche, um eine fundierte Methodenauswahl zu treffen – und kombiniere sie bei Bedarf. Hybride Ansätze, bei denen klassische und agile Methoden sinnvoll miteinander verbunden werden, gewinnen zunehmend an Bedeutung.

Im nächsten Abschnitt zeigen wir dir bewährte Tools, die sich an deine gewählte Methode anpassen – egal ob klassisch geplant oder agil umgesetzt.

Welche anderen Projektmanagement Methoden gibt es? 

Die Methoden des Projektmanagements entwickeln sich kontinuierlich weiter. Es gibt jedoch verschiedene bewährte Frameworks, die von Projektmanagern, PMOs und ihren Teams gern angewandt werden.

1. PRINCE2

PRINCE2 steht für Projects IN Controlled Environments (zu deutsch: Projekte in kontrollierten Umgebungen) und ist eine der prozessorientierten Strukturen des Wasserfall-Projektmanagements, das den Fokus auf eindeutige Schritte und präzise definierte Verantwortlichkeiten setzt.

Bei PRINCE2 wird sich stark auf Planung, geschäftliche Rechtfertigung, Kostenanalysen und Risikominderung konzentriert. Es ist ein äußerst sorgfältiges Verfahren zur Durchführung großer und vorhersehbarer Konzernprojekte.

PRINCE2 ist zudem die weltweit am häufigsten genutzte Methode im Projektmanagement, was bedeutet, dass zahlreiche Personen mit ihr vertraut sind, wissen, wie sie funktioniert und die Terminologie verstehen.

Es handelt sich um einen bewährten Klassiker für die vollständige Planung der Phasen eines umfassenden Großprojekts und legt fest, was von wem wann geliefert wird. Leider ist diese Methode sehr starr und birgt ähnliche Herausforderungen wie andere Wasserfall-Projekte.

2. PMBOK

Das PMBOK wurde vom Project Management Institute (PMI) entwickelt und steht für Project Management Body of Knowledge (dt. Projektmanagement-Wissensbestand), der das Projektmanagement in fünf Phasen unterteilt: Konzeption und Initiierung, Planung, Durchführung, Leistung und Überwachung, und Projektabschluss.

Viele Software Projektmanager assoziieren PMBOK mit dem Wasserfall-Modell, obwohl es sich eher um einen Leitfaden zum Projektmanagement handelt. Da es keine PMI-Methodik gibt (es werden lediglich Praktiken und Anleitungen für das Projektmanagement zur Verfügung gestellt), liegt es bei der PMBOK-Methode an jedem Team selbst, zu entscheiden, welche Prozesse unter den gegebenen Umständen am sinnvollsten sind.

3. Scrum

Scrum und Agiles Projektmanagement werden oft im selben Atemzug genannt. Das liegt daran, dass Scrum heutzutage die bevorzugte Version der Agile-Methode für Projektmanagement in der Produktentwicklung ist –  auch wir bei monday.com befolgen es im weitesten Sinn.

Scrum hat Schlagwörter wie „Sprints“, „Scrums“, „Scrum Artefakte”, „Backlogs“ und „Burndown“ bekannt gemacht. Laut der Scrum-Philosophie legst du den Fokus nicht auf das Projekt per se, sondern konzentrierst dich stattdessen auf die Zeit. Du fragst dich also: Was können wir als Team innerhalb der nächsten zwei Wochen erreichen?

Kleine Teams (aus maximal neun Personen) unterteilen ihre Arbeit in zweiwöchige Abschnitte, die „Sprints“ oder „Iterationen“ genannt werden. Sie treffen sich täglich zu 15-minütigen „Stand-ups“, die von einem Scrum Master geleitet werden, um den aktuellen Arbeitsstand zu besprechen.

Der Scrum Master fungiert als Moderator und hat die Aufgabe, Hindernisse zu beseitigen und dem Team zu helfen, effizienter zusammenzuarbeiten. Der Agile-Ansatz eignet sich hervorragend für Kreativprojekte, deren Ziele im Projektverlauf abgeändert werden können, ohne dass das gesamte Projekt aus den Fugen gerät. Hier ein Beispiel eines Scrum-Boards von monday.com mit Kommentarfunktion zur Kommunikation und für Feedback:

4. Lean

Bei dieser Arbeitsphilosophie dreht sich alles darum, mit weniger Mitteln mehr zu erreichen. Der Ansatz ist hauptsächlich auf das Toyota Production System (TPS) zurückzuführen, bei dem drei Board-Typen der Verschwendung definiert werden: muda, mura, muri (dt. Zwecklosigkeit, Unregelmäßigkeit, Überlastung).

Bei Verwendung der Lean-Theorie werden alle Formen der Verschwendung systematisch eliminiert, sodass du so effektiv und effizient wie möglich arbeiten kannst. Es verlangt von dir, jegliches Beiwerk deiner alltäglichen Arbeit abzulegen, damit dir nur noch die wesentlichen Ressourcen bleiben, die einen wahren Mehrwert bringen. Um diese zu bestimmen, kannst du Methoden wie das Pareto-Prinzip oder die ABC-Analyse anwenden.

Wenn du im Bauprojektmanagement oder Bereichen wie Fertigung oder Produktion tätig bist und physische Produkte, wie einen Toyota PKW, produzierst, dann kannst du dem Lean-Framework gut folgen. Lean ist jedoch weniger relevant für Branchen, die im Rahmen der Digitalisierung sowieso bereits viele Prozesse online erledigen und somit bereits „lean“ arbeiten.

5. Kanban

Das Kanban-Board dient der visuellen Verwaltung von Prozessen anhand von Spalten, die die unterschiedlichen Phasen deines Workflows repräsentieren. Dabei müssen die Phasen nicht unbedingt kompliziert sein. „To-do“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“ könnten vollkommen ausreichen. Natürlich ist es auch möglich, weit komplexere Boards zu erstellen, die auf deine Prozesse maßgeschneidert sind.

Anschließend stellst du deine Arbeit in Form von Karten oder Notizen dar, die du entsprechend des im Workflow erzielten Fortschritts von links nach rechts verschiebst. Auf diese Weise kannst du problemlos beurteilen, welche Aspekte unter Ineffizienz leiden, d.h. wo stauen sich die Notizen?

Im Rahmen des Agile-Frameworks wurde Kanban speziell für die Softwareentwicklung entwickelt. Es kann aber auf jeden Workflow angewandt werden, der einem vorhersehbaren Prozess folgt – weshalb so viele Leute begeistert davon sind.

Kanban erfreut sich wegen seiner Einfachheit und Flexibilität großer Beliebtheit, obwohl es dir bei der Erarbeitung von Strategien und Plänen nicht besonders weiterhilft. Du konzentrierst dich auf dringende Arbeiten, die jedoch nach der Eisenhower-Matrix nicht zwangsläufig auch wichtig sein müssen. Außerdem folgen viele Projekte nicht linearen Prozessen, die mit einer flachen, einspurigen Darstellung nicht visualisiert werden können.

Welches Framework oder welche Methode für dein Projektmanagement am besten geeignet ist, ist jetzt vermutlich schon klarer. Wichtig ist aber auch die Wahl der richtigen Tools zur Umsetzung der passenden Projektmanagement Methode. Die unterstützende Software ist gerade in primär digitalen Umgebungen ein wichtiger Erfolgsfaktor.

Wenn du dem Wasserfall-Modell folgst, weißt du, dass du planen, planen und nochmals planen musst. Hier kommt das monday work management ins Spiel. Projektmanagement Vorlagen können dabei eine große Erleichterung und Zeitersparnis bedeuten.

Wählst du die Agile Methode, hilft dir monday.com durch Vielfalt und Flexibilität und unsere Kanban Board Vorlage zum schnellen Einstarten. Du kannst nicht nur einzelne Projekte, sondern sogar dein gesamtes Projekt Portfoliomanagement auf unserer Plattform durchführen.

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Wie moderne Projektmanagement-Tools wirken

Projektmanagement-Tools spielen eine entscheidende Rolle dabei, Projekte strukturiert, transparent und termingerecht umzusetzen – unabhängig davon, mit welcher Methode du arbeitest – agil, klassisch oder hybrid.

Effizienzsteigerung durch Tools

Projektmanagement-Tools helfen dabei, Aufgaben direkt im System zu erstellen, Verantwortlichkeiten festzulegen, Deadlines zu setzen und Prioritäten zu definieren. Statt Informationen in E-Mails, Tabellen oder Meetings zu verstreuen, arbeitet das ganze Team an einem zentralen Ort. Jeder sieht auf einen Blick, wer was bis wann erledigen soll und wie weit die einzelnen Aufgaben bereits fortgeschritten sind. Das fördert die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team.

Darüber hinaus bieten viele Tools Funktionen wie:

• Gantt-Diagramme und Zeitleisten, um den Projektverlauf visuell zu planen
• Automatisierungen, die Routineaufgaben wie Status-Updates oder Erinnerungen übernehmen
• Dashboards und Berichte, mit denen Projektmanager und Stakeholder jederzeit den Gesamtstatus einsehen können
• Ressourcenübersichten, um zu sehen, wer wie ausgelastet ist
• Dateifreigaben und Kommentarfunktionen, um die gesamte Kommunikation direkt an der Aufgabe zu bündeln

Der Effekt

Für Projektleiter: weniger Kontrollaufwand, bessere Planung und frühzeitiges Erkennen von Problemen.

Für Stakeholder: volle Transparenz ohne ständige Rückfragen.

Für das Team: weniger Abstimmung per Mail und Meetings, klare Zuständigkeiten, direkte inklusive Kommunikation und schnelleres Arbeiten.

Für das Projekt: Weniger Reibungsverluste, weniger Chaos – und deutlich bessere Ergebnisse in kürzerer Zeit.

Flexibel arbeiten mit monday work management

monday work management ist ein leistungsstarkes Projektmanagement-Tool, das Teams dabei unterstützt, ihre Arbeitsabläufe strukturiert, flexibel und effizient zu gestalten – unabhängig davon, ob sie klassisch, agil oder hybrid arbeiten. Die Plattform lässt sich vollständig an die Anforderungen deines Projekts anpassen und unterstützt dich in jeder Phase des Projektlebenszyklus.

Dank der intuitiven Drag-and-drop-Oberfläche können berechtigte Benutzer ganz einfach neue Aufgaben hinzufügen und zuteilen, Briefings und Feedback hinterlassen oder konkrete Änderungen an den Projektelementen vornehmen – ganz ohne Programmierkenntnisse. So können Projektmanager bestimmte Aufgaben auf der Plattform auch an qualifizierte Mitarbeiter delegieren.

Egal, für welche Projektmanagement-Methode du dich entscheidest: monday.com  bietet dir die passende Ansicht oder Vorlage.

• Für klassische Ansätze findest du Vorlagen zur detaillierten Planung mit Zeitleiste, Aufgabenstruktur und Fortschrittsanzeige pro Phase.
• Für agile Projektmanagement-Methoden stehen dir Vorlagen für Sprint-Planung, Backlogs, Retrospektiven und Status-Dashboards zur Verfügung – ideal für agile Teams, die schnell reagieren und iterativ arbeiten wollen.

Ein weiterer Vorteil: monday lässt sich nahtlos mit deinen Lieblingstools für Kommunikation und Organisation verbinden – darunter Slack, Microsoft Teams, Google Workspace, Zoom und mehr. So kannst du Aufgaben priorisieren, Verantwortlichkeiten klar zuweisen und Feedback von Stakeholdern direkt im System verarbeiten – ohne deine bestehenden Abläufe zu verändern.

monday work management schafft eine zentrale Plattform für Zusammenarbeit, Kommunikation und Planung – ideal für Teams, die Projekte strukturiert, aber flexibel managen möchten.

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Starte deinen Projektmanagement-Motor

Die Wahl der richtigen Projektmanagement-Methode fußt auf sorgfältiger Überlegung und den richtigen Tools. Wenn du diesen Artikel gelesen hast, befindest du dich bereits auf dem richtigen Weg.

Um einen Eindruck davon zu bekommen, wie du mit monday.com deine Ziele setzen und erreichen kannst, solltest du mit unserer kostenlosen, 14-tägigen Testversion loslegen – wir laden dich ein! Vergiss nicht, unsere benutzerdefinierten Vorlagen auszutesten, die speziell für die oben beschriebenen Methoden des Projektmanagements erstellt wurden.