Was ist Agiles Projektmanagement? Wann ist es sinnvoll?

Du hast an einem komplexen Projekt gearbeitet, an dem mehrere Teams beteiligt sind, und stehst kurz vor dem Abschluss. Aber dann meldet sich der Kunde und sagt, er wolle eine andere Richtung einschlagen. Wenn dir dieses Szenario bekannt klingt, dann ist es an der Zeit, die Agile Projektmanagement Methode genauer kennenzulernen.

Es könnte für dich genau das Richtige sein. In diesem Artikel erläutern wir die Grundlagen, sowie verschiedene Agile Methoden, wie das Scrum Agile Projektmanagement. Du erfährst außerdem, wie du mit monday.com sofort mit der Anwendung des Agilen Projektmanagements loslegen kannst.

Was ist Agiles Projektmanagement?

Agiles Projektmanagement ist ein schrittweiser, iterativer Ansatz zur Projektdurchführung während seines gesamten Lebenszyklus durch alle fünf Projektmanagement-Phasen hinweg. Iterative Prozesse werden häufig bei der Softwareentwicklung eingesetzt, da sie den Gesamtprozess beschleunigen und Anpassungsfähigkeit fördern. 

Oft benutzt man Agile als Oberbegriff für verschiedene Arbeitsweisen, wie das Scrum Projektmanagement, die Kanban-Methode oder das Extreme Programming. Bei diesen Vorgehensweisen arbeiten Agile Teams gleichzeitig an verschiedenen Projektphasen, die als Iterationen oder Agile Sprints bezeichnet werden. So kannst du Probleme lösen und laufend Änderungen vornehmen, während du in Echtzeit auf Erkenntnisse, Kundenfeedback und Ergebnisse reagierst.

Agiles Projektmanagement vs. die klassische Wasserfall-Methode

Agile ist in vieler Hinsicht das Gegenteil von klassischen Projektmanagement-Methoden, wie der Wasserfall Methodik. Hier eine Auflistung der wesentlichen Unterschiede zwischen den beiden.

Agiles Projektmanagement:

• Verfolgt einen iterativen Ansatz, bei dem die Arbeit in Sprints oder Zyklen unterteilt ist
• Legt den Schwerpunkt auf Zusammenarbeit, Kommunikation und Flexibilität
• Priorisiert die schnelle Lieferung funktionsfähiger Software
• Ermöglicht die Anpassung an sich-ändernde Anforderungen während der Projektabwicklung
• Erfordert die aktive Beteiligung des Kunden, des Auftraggebers oder des Produktbesitzers

Wasserfall-Projektmanagement:

• Verfolgt einen linearen Ansatz, bei dem die Arbeit in verschiedene Phasen unterteilt ist
• Legt den Schwerpunkt auf Planung, Dokumentation und Einhaltung eines vordefinierten Prozesses
• Priorisiert die Lieferung eines vollständig abgeschlossenen Projekts mit Projektabschluss 
• Geht davon aus, dass die Anforderungen bei Projektbeginn feststehen
• Ermöglicht eine bedingte Einbeziehung des Kunden in den Entwicklungsprozess

Beispiel für Agiles Projektmanagement

Nehmen wir als Beispiel für einen Agilen Projektmanagement die Entwicklung einer neuen Website. Innerhalb einer einzigen Iteration oder eines Sprints würde dein Team:

• Anforderungen sammeln
• ein Website-Briefing erstellen
• die Website gestalten und entwickeln
• die Testphase abschließen
• laufend Anpassungen vornehmen

Während jeder Iteration überprüfst du den Fortschritt und passt den Plan nach  Bedarf an (z. B. Funktionen hinzufügen/entfernen, Designänderungen usw.). Sobald der Sprint abgeschlossen ist, kann der nächste Sprint in Angriff genommen werden. Dieser Prozess wird so lange fortgesetzt, bis das Produkt  launchbereit ist. 

Wann ist Agiles Projektmanagement geeignet?

Der Ursprung der Agilen Projektmanagement Methode liegt in der Softwareentwicklung. Diese Arbeitsweise bietet Teams durch häufige Sprint-Prüfungen und sogenannte Scrum-Meetings einen besseren Überblick über die Projektleistung als klassische Methoden. Du kannst sie jedoch für Projekte in jedem Bereich erfolgreich einsetzen, die Flexibilität erfordern. Heute verwendet jedes Unternehmen ein System, um seinen Aufgaben zu erledigen und Fortschritt nachzuverfolgen – auch wenn es nicht darum geht, ein physisches Produkt herzustellen.

Agile verkürzt den Arbeitszyklus, sodass die Markteinführung schneller erfolgen kann, während der Kurs ständig an die Marktveränderungen angepasst wird.

Wann empfiehlt sich Agile Projektmanagement Anwendung?

• Wenn die Projektanforderungen unvorhersehbar sind und sich häufig ändern können
• Bei komplexen Projekten, die häufige Iterationen erfordern
• Wenn häufiges Feedback an Stakeholder oder Kunden erforderlich ist
• Bei Projekten mit einem hohen Risikograd oder einer großen Unsicherheit einhergehen
• Für Projekte, die auf Wertschaffung ausgerichtet sind

Unternehmen wie ING, Gore und Spotify wenden bereits Agiles Projektmanagement in ihren Geschäftsprozessen an, um mehrere, miteinander zusammenhängende Aufgaben zu bewältigen. Du hast hier die Chance, dir ein Bild von den Vor- und Nachteilen des Agilen Projektmanagements zu machen. Probiere einfach die kostenlose Testversion des WorkOS von monday.com aus. Vielleicht beginnst du sogar gleich mit der Projektplanung für neue Features oder Kampagnen nach Agilen Prinzipien.

Was sind die Agilen Prinzipien?

Im Agilen Manifest sind die 12 Leitprinzipien des Agilen Projektmanagements aufgeführt:

1. Den Kunden zufriedenstellen: Richte alles auf die Bedürfnisse deines Zielmarktes aus.
2. Keine Angst vor Veränderungen haben: Selbst Veränderungen in einer späten Entwicklungsphase können deinem Produkt oder deiner Dienstleistung einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.
3. Regelmäßig funktionierende Versionen liefern: Es gilt die Regel „wenig und oft“, also konzentriere dich auf die Fertigstellung von Iterationen und nicht von vollständigen Produkten.
4. Fachleute und technische Experten an einen Tisch bringen: Jede Diskrepanz zwischen den Abteilungen führt zu einer fehlerhaften Abstimmung zwischen deinen Produkten und deiner Zielgruppe.
5. Deine Teammitglieder motivieren, ihnen vertrauen und sie unterstützen: Schaffe ein Umfeld, das dein Team zu Höchstleistungen anspornt.
6. Gespräche unter vier Augen suchen: Ein regelmäßiges Feedback ist das A und O von Agile.
7. Den Fortschritt mit funktionierenden Versionen des Endprodukts messen: Nimm je nach Bedarf Kurskorrekturen vor.
8. Förderung der nachhaltigen Entwicklung: Langfristig kontinuierliche Fortschritte übertreffen Hackathons.
9. Ständig auf technische Exzellenz achten: Ein gutes Design erhöht die Agilität.
10. Einfach und unkompliziert: Konzentriere dich auf die Entwicklung eines MVP (Minimum Viable Product). Verschwende keine Zeit mit der Erstellung eines umfangreichen Produkts mit vielen Funktionen, wenn dein Kunde nur die Basisversion benötigt. 
11. Auf eigenverantwortlich handelnde Teams setzen: Eigenverantwortung führt zu motivierten und produktiveren Mitarbeitenden.
12. Regelmäßige Reflexion und Überprüfung: Ohne die Bewertung deiner Workflows wirst du weder etwas lernen noch Fortschritte machen können.

Was sind die Vorteile des Agilen Projektmanagements?

Agile ist der richtige Rahmen für dein Projekt, wenn du folgende Ziele verfolgst:

Erhöhte Kundenzufriedenheit

Zufriedene Kunden sind das Ziel eines jeden Projektmanagements. Sie wollen nicht nur eine erstklassige Kommunikation erleben, sondern auch zu 100 % mit dem fertigen Produkt zufrieden sein. Zoe Averbuch, Senior SEO Manager bei monday.com, erklärt, warum Agile Projektmanagement Arten mehr auf Kundenzufriedenheit ausgerichtet sind  als ihre linearen Kontrahenten.

„Bei Agile werden ständig Updates veröffentlicht, sodass der Kunde nicht auf ein Produkt oder eine neue Funktion warten muss. Bei linearen Produkten ist die erste Version erst verfügbar, wenn das Produkt vollständig fertiggestellt ist, sodass der Kunde ungeduldig werden kann, wenn er darauf wartet, einen Teil des Produkts zu nutzen. Die Kunden ziehen es vor, regelmäßig kleinere Updates und Verbesserungen zu erhalten, anstatt ein komplettes Produkt nach einem Jahr zu bekommen.“

Dynamische Änderungen

Wenn du eine Phase eines linearen Projekts abgeschlossen hast, gibt es keinen Raum für Änderungen, da du die Verantwortung an das nächste Team weiterreichst. Dies ist beim Agilen Projektmanagement nicht der Fall, wo Änderungen bereitwillig angenommen werden. Wie Zoe erklärt:

„Das ist ein enormer Vorteil, denn Projekte sind dynamisch und die Anforderungen ändern sich ständig, so dass veränderte  Kundenanforderungen innerhalb von ein paar Wochen umgesetzt haben können.“ Dies verringert auch das Risiko, da man mit den tatsächlichen Bedingungen und Anforderungen arbeitet und nicht mit Prognosen.

Effiziente Nutzung von Ressourcen

Wird die Notwendigkeit, ein Projekt zu ändern, zum richtigen Zeitpunkt erkannt, können erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen erzielt werden, da das Team schnell Anpassungen vornehmen kann, ohne das Projekt zu verwerfen und von vorne zu beginnen.

Verstärkte Zusammenarbeit

Agile schafft viel Raum für abteilungsübergreifende Zusammenarbeit sowie im Projektteam selber. Die Art der Methodik ermutigt Diskussionen und Check-Ins, die wiederum Kreativität und Innovation fördern. Zoe ergänzt:

„Jeder hat eine klare Rolle im Agilen Projektmanagement. Man kennt seine Aufgaben und weiß, wo man einen Beitrag leisten kann. Außerdem fördert es  tägliche Meetings, in denen sich die Mitglieder des Projektteams austauschen, sodass, wenn ein Teammitglied mal nicht mehr weiter weiß, die anderen Mitglieder helfen können.“

6 Agile Projektmanagement Methoden

Laut Statistiken von 2022 ist Scrum als Agiles Projektmanagement mit 87 % der Befragten das „dominanteste Framework“ unter den Agilen Projektmanagement Arten. Es ist jedoch nicht die einzige Option. Erfahre, wie Scrum im Vergleich zu fünf anderen Agilen Projektmanagement Methoden abschneidet.

Scrum-Projektmanagement

Scrum ist ein Agiles Framework für die Verwaltung der Produktentwicklung und anderer Wissensarbeit.

(Bildquelle)

Es ist experimentell und ermöglicht es den Teams, eine Hypothese darüber aufzustellen, wie etwas ihrer Meinung nach funktioniert, es auszuprobieren, die Erfahrungen zu reflektieren und entsprechend anzupassen.

Projektteams werden in kleinere Scrum-Teams aufgeteilt, zu denen ein Produktinhaber – der die Interessen des Unternehmens vertritt – und ein Scrum Master gehören, der dafür sorgt, dass Hindernisse, die die Arbeit erschweren, minimiert werden. Die Teams organisieren sich selbst und arbeiten in einem Scrum-Sprint, der zwischen einer und vier Wochen dauert. 

Anstatt einen detaillierten Projektplan auszuarbeiten, bespricht das Scrum-Team vor jedem Sprint das „Produkt-Backlog“. Das Produkt-Backlog ist eine Liste von Funktionen, die das fertige Produkt benötigt. Nach jedem Sprint wird ein Meeting abgehalten, um die Strategie zu verbessern. 

Kanban-Projektmanagement

Kanban-Boards sind sehr beliebt unter den modernen Projektmanagement-Tools. Das Kanban-Framework erfordert Echtzeit-Kommunikation zur Kapazitätsauslastung und volle Projekttransparenz. Die Aufgabenelemente werden visuell auf Karten dargestellt, sodass die Teammitglieder jederzeit den aktuellen Stand der einzelnen Arbeitsschritte sehen können. Anstatt in Sprints zu arbeiten, arbeiten die Teams gemeinsam an der kontinuierlichen Verbesserung des Produkts. Du erstellt ein Kanban-Board, der einen logischen Workflow zur Behebung von Mängeln oder zum Hinzufügen von Funktionen skizziert.

Extreme Programming

Extreme Programming (XP) hebt vor allem  Kundenzufriedenheit, technische Exzellenz und Teamarbeit hervor. Zu den wichtigsten Praktiken gehören testbasierte Entwicklung, einfaches Design, Refactoring, kontinuierliche Integration, Paarprogrammierung und Kodierungsstandards. Dieser Ansatz ist bei Software Entwicklungsprojekten sehr beliebt, da er sich darauf konzentriert, schnell das richtige Produkt zu entwickeln und Kontrollpunkte zu nutzen, um den Kurs bei Bedarf zu korrigieren.

Feature-driven Development

Feature-driven Development (FDD) wird häufig für große Softwareprojekte verwendet, bei denen der Kunde nicht sicher ist, was er braucht, bis er es sieht. FDD beginnt mit einem „Big Picture“-Design, das den Rahmen für das Projekt vorgibt. Dann arbeiten die Teams in kurzen Zyklen, um kleine Funktionseinheiten zu liefern. Nach jedem Zyklus sorgen Review Meetings dafür, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und der Kunde das Gefühl hat, dass die Ziele des Projekts erfüllt werden.

Lean Software Development

Beim Lean Software Development geht es darum, Verschwendung zu minimieren, die Zusammenarbeit zwischen Teams zu optimieren und auf ein gemeinsames Ziel hinzuarbeiten. Sie wird häufig in stark regulierten Branchen eingesetzt, in denen Komprimierung und Schnelligkeit der Lieferung von entscheidender Bedeutung sind. Zu den wichtigsten Praktiken der Lean Software Development gehören kontinuierliche Integration, kleine Losgrößen, Kundenfeedbackschleifen und die Arbeit in funktionsübergreifenden Teams.

Adaptive Software Development

Adaptive Software Development funktioniert am besten in einem sich schnell verändernden Umfeld. Sie ist bei Start-ups beliebt, die schnell auf das Feedback von Kunden und Stakeholdern reagieren müssen. Es handelt sich um einen kontinuierlichen Zyklus, bei dem Kundenfeedback eingeholt, die Ergebnisse analysiert, Änderungen am Produkt oder Prozess vorgenommen, der neue Ansatz getestet und der Prozess wiederholt wird. Zu den wichtigsten Praktiken der Adaptive Software Development gehören Risikomanagement, Kundenfeedbackschleifen, Rapid Prototyping, evolutionäres Design und iterative Entwicklung.