Projektabwicklung: Bedeutung und Tipps

Projektabwicklung ist die Phase im Projektmanagement Prozess, in der Worte zu Taten werden und Taten zu Ergebnissen. Projektabwicklung bedeutet Zeit für Action!

Aber wusstest du, dass lediglich 40 % aller Projekte ihre geplanten Projektziele (oder den Großteil davon) erreichen? Erstaunlich, oder?

In diesem Leitfaden nehmen wir den Projektabwicklungs-Prozess genauer unter die Lupe. Lerne Methoden, Aufgaben, Herausforderungen und auch welche Software für die Abwicklung von Projekten geeignet ist. Als Bonus bekommst du ein 8-Schritte-Modell für einen erfolgreichen Projektabwicklungsplan in die Hand. Also, legen wir los!

Was bedeutet Projektabwicklung?

Projektabwicklung – in Englisch sagt man ‘project execution’ – bezeichnet den Prozess der Umsetzung aller Aktivitäten, die im Projektplan vorgesehen sind.

Verständlicherweise ist dies generell die längste Phase im Projektmanagement-Prozess, auch Projektlebenszyklus genannt. Abhängig von den von dir gewählten Ressourcen wirst du feststellen, dass dieser aus vier bis sechs Schritten besteht. Wir gehen in der Regel von fünf Projektmanagement-Phasen aus:

1. Projektstart
2. Projektplanung
3. Projektabwicklung
4. Projektüberwachug
5. Projektabschluss

Was passiert in der Projektabwicklungs-Phase?

Bist du bereit für einen Blick durchs Vergrößerungsglas auf den  Projektabwicklungs-Prozess? In dieser super wichtigen Phase passiert super viel. Hier ein paar der wesentlichen Aufgaben in der Projektabwicklung:

• Erarbeitung von Arbeitsergebnissen und Präsentation: Deine Teams erledigen die geplanten Aktivitäten, um endgültige Projektleistungen zu liefern, die mit den Stakeholdern geteilt werden.
• Übergang zur Projektverfolgung und -beurteilung: Der Projektmanager geht von Gesamtübersichten und detaillierten Dokumenten über zur Projektüberwachung des Projektfortschritts anhand von Meilensteinen und dem gewünschten Projektzeitplan.
• Prüfung des Projektumfangs: Teammitglieder und Projektmanager sollten regelmäßig sicherstellen, dass ihre Arbeit noch den Definitionen entspricht, die in der Start- und Planungsphase festgelegt wurden.
• Projektdokumentation: Projektmitarbeiter sollten Überblick über Fortschritte, abgeschlossene Aufgaben, Verzögerungen oder verworfene Aufgaben behalten. Mit einem Projekt-Tracker wie monday.com ist das ganz einfach, mehr dazu später.

Häufige Herausforderungen bei der Projektabwicklung

Egal, wie perfekt deine Projektplanung ist oder wie gut dein System zur Backlog Bearbeitung, in der Abwicklungsphase bleiben Projekte trotzdem anfällig für Probleme. In diesem Absatz erläutern wir einige der häufigsten Probleme und wie man mit ihnen umgeht.

Schleichende Ausweitung des Projektumfangs 

In Englisch nennt man es ‘scope creep’. Es handelt sich um ein weit verbreitetes Phänomen, bei dem sich durch Änderungen oder Ergänzungen nach Projektbeginn der Projektumfang allmählich und unmerklich erweitert. Plötzlich können Termine nicht eingehalten werden, und niemand versteht, warum.

Obwohl sich diese schleichende Ausweitung des Projektumfangs nicht immer vermeiden lässt, kannst du sie dennoch mit sorgfältiger Projektplanung und regelmäßiger Bezugnahme auf die wesentlichen Projektdokumente eingrenzen.

Qualitätskontrolle

Die Qualitätskontrolle ist während der Projektabwicklungs-Phase eine der wichtigsten Aufgaben eines Projektmanagers. Sie beeinflusst nicht nur das Endergebnis, sondern auch Faktoren wie Budget und Umfang, der sich, wie wir gerade gelernt haben, oft schleichend ausweitet.

Durch regelmäßige Überprüfung des Qualitätslevels und Verfolgung eventueller Schwankungen bekommst du die Qualitätskontrolle leicht in den Griff. Das Arbeiten in Sprints macht dies noch einfacher.

Änderungsanfragen und -management

Änderungsanfragen gehen Hand in Hand mit der schleichenden Ausweitung des Projektumfangs. Manchmal können sich im Laufe eines Projekts die Erwartungen des Kunden ändern, was dazu führt, dass sie um Änderungen und Anpassungen bitten.

Dies lässt sich am einfachsten mit benutzerdefinierten Formularen managen. Hier kannst du spezifische Einträge erstellen, wobei Genehmigungen und Ablehnungen korrekt protokolliert werden. Teste unsere Vorlage für Projektanfragen und Genehmigungen oder erstelle deine eigene auf monday.com.

Die 8 Schritte der erfolgreichen Projektabwicklung – plus Tipps für Software Tools

Obwohl die Projektausführung selbst eine Phase innerhalb eines größeren Prozesses darstellt, kann sie noch einmal in mehrere Schritte untergliedert werden. Hier erläutern wir acht Schritte und wie dir das Work OS von monday.com bei jedem unter die Arme greifen kann.

1. Wähle die richtige Software für Projektabwicklung und richte sie ein

Dies ist der erste Schritt, und all deine weiteren Schritte zur erfolgreichen Abwicklung von Projekten hängen stark von den Einsatzmöglichkeiten der Software ab. Das richtige Projektmanagement-Tool gewährt dir die volle Transparenz deiner Projektabwicklung – alle Aufgaben, Personen und benötigte Kennzahlen sind sichtbar. Mit monday.com kannst du sogar einige klassische Projektmanagement Aufgaben einfach durch die Software ausführen lassen und richtig effizient arbeiten. Einige Beispiele von Projektabwicklungsaufgaben, die monday.com übernehmen kann:

• Zeiterfassung
• Dateiablage
• Zeitplanung

• Kommunikation
• Integration deiner Lieblings-Apps

Für jeden der folgenden Schritte nennen wir ein bis zwei Funktionen, die diesen ermöglichen.

2. Verteile Aufgaben effizienter

Projektmanager verstehen, dass eine Aufgabe, die in eine bestimmte Kategorie fällt, einem bestimmten Teammitglied oder -Mitgliedern zugewiesen werden muss. Auf monday.com findest du zwei Optionen zur effizienten Aufgabenverteilung:

• Personen-Spalten: Nutze diese Spalte, um einzelnen oder mehreren Personen und Teams eine Projektaufgabe zuzuweisen.
• Statuslabel und Automatisierungen: Für neue Aufgaben, die in eine bestimmte Kategorie fallen (wie z. B. die Kommunikation mit den Stakeholdern) kannst du eine Automatisierung erstellen. Jede neue Aufgabe mit diesem Status wird automatisch einer bestimmten Person zugewiesen.

3. Sorge für Team-fördernde Ressourcen

Als Projektmanager arbeitest du nie allein. Teammitglieder mit verschiedenen Zuständigkeiten bringen ihre eigenen Arbeitsphilosophien und Präferenzen mit. monday.com gibt dir die Möglichkeit, all diese unterschiedlichen Arbeitsweisen unter einen Hut zu bringen, und gleichzeitig individuelle Anpassungen vorzunehmen. Dies kann einen großen Unterschied ausmachen:

• Mehr als 8 Ansichten: Mitglieder dea Projektteams können sich die Boards so anzeigen lassen, wie sie es möchten. Dafür stehen ihnen Kanban-Board Ansichten, Gantt-Diagramme, und viele weitere Optionen sowie erweiterte Filter und eine Suchfunktion zur Verfügung.
• Benutzerdefinierte Statuslabel und Spalten

4. Erstelle einen Risikomanagement-Plan

Risiken oder Krisen können dir während der Projekterledigung jederzeit die Suppe versalzen. In solchen Fällen kannst du dich auf ein Risikoregister beziehen, dass du auf unserer Plattform erstellst. Dadurch reduzierst du Zeitverschwendung und negative Auswirkungen, da du nicht erst herumrätseln musst, wie und von wem gewisse Risiken gehandhabt werden sollten.

5. Unterstütze effektive Kommunikation

Mit der richtigen Projektmanagement-Software ist es kinderleicht, zentralisierte Projektkommunikation zu unterstützen und anzuregen. Auf monday.com kannst du die Aktualisierung von Elementen für Kommunikationsketten, Ankündigungen und Kommentare nutzen und sogar Anmerkungen zu Inhalten verfassen. Du kannst Inhalte sogar über andere Apps und Integrationen hinweg synchronisieren.

6. Mache Fortschrittskontrollen zur Routine

Regelmäßige Fortschrittsüberprüfungen sind enorm wichtig, um Probleme bereits anhand der ersten Anzeichen zu erkennen. Dasselbe gilt natürlich auch für unerwartet schnellen Projektverlauf, der dir mehr Zeit und Ressourcen für andere Aktivitäten einräumt. Mit monday.com kannst du Erinnerungs-Signale an bevorstehende Meetings automatisieren und sogar Dashboard-Berichte an interne und externe Stakeholder versenden.

7. Verwalte den Projektumfang

Wie bereit erwähnt, kann sich der Projektumfang schleichend ausweiten, wenn man Dinge wie Änderungsanfragen nicht fest im Griff hat. Mit monday.com kannst du solche Anfragen und Genehmigungen an einem zentralen Ort verwalten, sodass es nicht zu unliebsamen Überraschungen kommt.

8. Bereite dich auf den Projektabschluss vor

Ein großer Teil des Projektabschlusses dreht sich um das Zusammentragen wichtiger Dokumentationen und Projektergebnisse für die Stakeholder. Wenn du monday.com bereits während der Projektplanung und -abwicklung nutzt, ist es ganz einfach, wichtige Dokumente, Projektberichte und vieles mehr aufzufinden, da sich alles an einem zentralen Ort befindet.

Die 3 beliebtesten Vorlagen für die Projektabwicklung

Wir haben sie in diesem Blogbeitrag bereits erwähnt: Projektmanagement Vorlagen. Hier unsere beliebtesten Vorlagen für die Abwicklung von Projekten. Du kannst sie alle kostenlos testen!

Vorlage für Einzelprojekte

Vorlage für die Verwaltung eines Projektportfolios

Vorlage für Projektanfragen und Genehmigungen

Welche Methoden des Projektmanagements sind am beliebtesten?

Es gibt viele verschiedene Projektmanagement Methoden, die Einfluss darauf nehmen, wie du dein Projekt planst und abwickelst. Nachfolgend stellen wir einige der bekanntesten Methoden vor.

Scrum

Scrum ist eine Methode für die Organisation, Planung und Durchführung komplexer Projekte. Ein Produktinhaber organisiert die Arbeit, die für ein komplexes Problem anfällt, in einem Produkte-Backlog. Das Scrum-Team erledigt während eines Sprints einen Teil der Arbeit (Inkrement). Anschließend prüfen das Scrum-Team und die Stakeholder die Ergebnisse und nehmen Anpassungen für den nächsten Sprint vor.

Agile (Kanban)

Agile ist keine schrittweise Methode. Das Konzept kann eher als eine Methodik (oder Philosophie) betrachtet werden, die einen iterativen Ansatz zu Umsetzung eines Projekts im Laufe seines gesamten Lebenszyklus beinhaltet.

Der kritische Pfad 

Die Analyse des kritischen Pfads ist eine Methode zur Ermittlung der Projektlaufzeit.

Es wird die längste Bearbeitungszeit der abhängigen Aufgaben eines gesamten Projekts ermittelt, sodass ein akkurates Verständnis vom Zeitrahmen des jeweiligen Projekts erlangt wird.

Die Wasserfall-Methode

Die Wasserfall-Methodik ist eine Vorgehensweise, bei der ein umfangreiches Projekt in eindeutige, lineare Etappen eingeteilt wird, die von der Anforderungsbestimmung bis zur Durchführung reichen.

PRINCE2

Die Methode PRINCE2 basiert auf 7 Prinzipien, 7 Themen und 7 Prozessen. Die Prinzipien sind das „Warum“, die Themen sind das „Was“ und die Prozesse sind das „Wie“.

Egal, welche Methode du wählst – wahrscheinlich eine Kombination aus mehreren – auf mondy.com findest du Tools, die dir das Projektmanagement besonders in der Abwicklungsphase erleichtern.