Fahrspuren oder Straßenlaternen sind im Alltag eine Selbstverständlichkeit. Ohne sie wäre es fast unmöglich, sicher zu fahren.

Gepflasterte und angestrichene Straßen lösen zwar nicht alle Verkehrsprobleme, aber sie machen das Fahren definitiv schneller und sicherer.

Die Funktion eines Workflows ist ähnlich – er spart Zeit und bringt einen Prozess vom Anfang zum Ende.

In diesem Artikel gehen wir auf Workflows ein, warum sie essenziell sind und wie du sie in deinem Unternehmen optimieren kannst.

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Was ist ein Workflow, und warum ist er wichtig?

Ein Workflow ist eine standardisierte Abfolge von Aufgaben, die du erledigst, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen.

Die meisten Unternehmen haben zum Beispiel einen standardisierten Onboarding-Workflow, den sie für neue Kunden anwenden. Dieser könnte ungefähr so aussehen:

  1. Eine automatisierte E-Mail fordert den Kunden auf, einen Schulungstermin zu vereinbaren.
  2. Ein Produktexperte übernimmt den Schulungsanruf.
  3. Ein Trainer wählt eine E-Mail-Onboarding-Sequenz basierend auf den Bedürfnissen des Kunden aus.
  4. Nach zwei Wochen überprüft der Account-Manager die Nutzungsdaten, um zu sehen, ob der Kunde das Produkt aktiv nutzt.
  5. Der Kundenservice geht dem nach und fragt den Kunden nach seiner Erfahrung.

Die Durchführung einer Workflow-Analyse kann mehrere Abteilungen, Mitarbeiter und Tools einbeziehen. Es hängt alles vom gewünschten Ergebnis ab.

Wenn du einen neuen Workflow aufbaust, überlege immer, wie du ihn an deine oder die Bedürfnisse deiner Kunden anpassen kannst.

Was ist ein Workflow-Diagramm?

Ein Workflow-Diagramm ist eine einfache visuelle Darstellung der Arbeitsabläufe, die sowohl online als auch auf Papier durchgeführt werden kann.

Dieses Diagramm stellt einen Workflow zum Genehmigen neuer Webinhalte dar, z. B. einen Blogeintrag.

Oft hilft es, den Workflow des Prozesses zu veranschaulichen. Das hilft jene Schritte herauszufiltern, die vielleicht nicht notwendig sind, oder wie die Effizienz gesteigert werden kann.

Was sind die 3 grundlegenden Komponenten des Workflows?

Die drei Hauptkomponenten eines Workflows sind Input, Transformation und Output.

Hier werden sie weiter definiert:

  • Input: Personal, Material, Equipment und andere Ressourcen, die zum Erreichen des Ziels erforderlich sind.
  • Transformation oder Prozess: die vordefinierten Regeln, Richtungen und Schritte, die erforderlich sind, um die Eingabe in die gewünschte Ausgabe zu ändern.
  • Ausgabe: die Ergebnisse, ob es sich um ein physisches Produkt, einen Service oder sogar einen geschulten Mitarbeiter handelt.

Die Lean und Six Sigma Frameworks verwenden das SIPOC-Diagramm, um jeden wesentlichen Prozess weiter aufzuschlüsseln.

Ein klarer Überblick hilft dir bei der Optimierung von Prozessen. Außerdem wird es einfacher, Entscheidungen über die Standardisierung und Automatisierung von Aufgaben innerhalb des Workflows zu treffen.

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Die 7 wichtigsten Vorteile eines standardisierten Workflows

Projektmanager und Führungskräfte sprechen oft über die Notwendigkeit, das Geschäftsprozessmanagement bzw. die Business-Workflows zu standardisieren.

Einfach ausgedrückt: Je höher die Konsistenz, desto einfacher ist es, die Langlebigkeit von Geschäftsprozessen und -ergebnissen zu gewährleisten. Ein standardisierter Workflow hilft dir außerdem, das Risiko zu senken und die Produktivität zu steigern.

Wir werden dies weiter unten untersuchen.

1. Produktivität steigern

Mit der Standardisierung eines Workflows eliminierst du viele Punkte, an denen die Beteiligten ansonsten eine Entscheidung treffen müssten. Durch eine Standardisierung wissen alle, was wann zu tun ist.

Dies reduziert die Wahrscheinlichkeit, dass eine Person vom Protokoll abweicht oder eine falsche Entscheidung trifft, was zu Verzögerungen führen könnte.

Es reduziert auch die manuelle Arbeit für 74 % der Unternehmen:

Projektmanagement-Plattformen und andere Workflow-Tools ermöglichen es dir, standardisierte Workflows einfach festzulegen und mit allen relevanten Stakeholdern zu teilen. Dies sollte helfen, Fragen zu beantworten und die Dinge angenehm laufen zu lassen.

2. Gewinne Zeit durch weniger Mikromanagement

Sobald sich die Mitarbeiter an einen standardisierten Workflow gewöhnt haben, können sie beginnen, sich selbst zu organisieren.

Wenn jedes Teammitglied in seine Rolle hineinwächst, wird es anfangen, Verantwortung zu übernehmen und bessere Ergebnisse zu erzielen.

Die richtige Plattform kann es dir ermöglichen, Managementaufgaben oder Genehmigungs-Workflows zu automatisieren. Dazu gehört das Versenden von Erinnerungen zur Erledigung von Aufgaben, das Bereitstellen von Status-Updates und das Einholen von Genehmigungen in Echtzeit.

Das bedeutet, dass deine Manager und Führungskräfte viel mehr Zeit haben, um sich auf Entscheidungen auf höchster Ebene zu konzentrieren. Anstelle des täglichen Prozesses können sie sich auf neue Produkte oder Kampagnen konzentrieren.

3. Standardisiere Prozesse für konsistente Ergebnisse

Das ursprüngliche Ziel des Workflow-Managements war es, konsistente Ergebnisse zu produzieren. Fließbänder haben das gleiche Ziel.

Schon vor über 100 Jahren verstanden Unternehmen die Bedeutung von Beständigkeit bei der Herstellung von Produkten oder der Erbringung von Dienstleistungen.

Mit einem standardisierten Workflow kannst du jedes Mal ein nahezu identisches Ergebnis liefern.

4. Verbessere die Onboarding- oder Adoptionsraten mit einem besser organisierten Workflow

Das Onboarding von neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist ein wesentlicher Bestandteil deines Business. Aber bis sie angemessen ausgebildet sind, kosten neue Mitarbeiter mehr als sie einbringen.

Wenn du Management-Tools zur Standardisierung von Workflows einsetzt, kannst du die Einführungszeit drastisch verkürzen. Gleichzeitig ermöglichst du es Neuzugängen, sofort einen Beitrag zur Wertschöpfung zu leisten.

Außerdem kannst du mit einem organisierten Workflow für Onboarding zwei der vier größten Herausforderungen bei der Schulung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern lösen.

Fast die Hälfte der Unternehmen (47 %) kämpft mit einem inkonsistenten Onboarding. Weitere 36 % sehen sich mit unorganisierten Prozessen aufgrund „mangelnder Technologie” konfrontiert.

Die führende Herausforderung – überlastete Manager – ist auch ein Zeichen für schwache Workflows.

5. Reduziere Projektrisiken durch bessere Kontrolle der Variablen

Das Erstellen von standardisierten Workflows sorgt für Struktur und Klarheit. Es hilft deinem Team, Risiken, Fehler und Verzögerungen zu reduzieren.

Mitarbeiter werden ein klares Verständnis davon haben, wie Aufgaben zu erledigen sind und welche Standards eingehalten werden müssen.

6. Nutze Workflows, um eine neue Unternehmenskultur zu etablieren

Falls du dein Unternehmen nachhaltig verändern möchtest, solltest du Arbeitsabläufe und Erwartungen schaffen, die Autonomie und Rechenschaftspflicht fördern.

Wenn die Aufgaben deinen Mitarbeiter zu persönlichem Erfolg und Wachstum verhilft, werden diese Kerneigenschaften in deiner Unternehmenskultur verankert werden.

Wie Will Durant (nicht Aristoteles) es treffend formulierte: „Wir sind, was wir wiederholt tun. Exzellenz ist also kein Akt, sondern eine Gewohnheit.”

Ein sich wiederholendes Muster von täglichen oder wöchentlichen Aktionen ist also ein zentraler Baustein für deine Kultur.

7. Sorge für Transparenz und einen Audit-Trail (Protokoll)

Mit einem klar definierten Workflow, bei dem jeder Schritt dokumentiert ist, kannst du Verzögerungen oder Fehler leicht nachvollziehen und die Leistung überwachen.

Falls du Aufgaben verteilst ohne klare Verantwortlichkeiten, ist es für das Top-Management schwierig, einzelne Leistungen herauszufiltern.

Warum du eine Workflow-Management-Plattform brauchst

Ohne eine Workflow-Management-Software verlieren Manager wertvolle Zeit, um die Mitarbeiter bei ihren Prozessen zu unterstützen.

Workflow-Management-Plattformen befähigen dein Team, alle Arten von Unternehmensprozessen mit Leichtigkeit und Autonomie zu erledigen.

monday.com gilt aus gutem Grund als eine der führenden Workflow-Management-Softwares:

1. Zentralisiere Daten in einem einzigen Dashboard

Integrationen sind nicht nur nützlich, um kleine Aufgaben der Datenerfassung in einem Prozess loszuwerden. Du kannst sie nutzen, um Daten zu zentralisieren und deinen Managern einen besseren Überblick über die Leistung zu geben.

Du könntest zum Beispiel ein Tool wie monday.com direkt mit deinen CRM- und Marketing-Plattformen verbinden. Auf diese Weise könntest du Umsatz- und andere Leistungsdaten importieren.

In demselben Dashboard kannst du auch die Anzahl der Leads sehen, die von den Mitarbeitern bearbeitet wurden.

So können deine Manager die gewünschte Perspektive von Grund auf neu erstellen.

2. Lege Fälligkeitstermine und Benachrichtigungen fest

monday.com hilft Teams, im Zeitplan zu bleiben. Fälligkeitstermine, Benachrichtigungen und Erinnerungen können festgelegt werden. Gleichzeitig hilft die Plattform bei der Statusaktualisierung.

Wenn eine Struktur vorhanden ist, kannst du die Effizienz deiner Workflows dramatisch steigern.

Hier sind nur einige der Workflow-Management-Einstellungen, die du in monday.com Dashboards hinzufügen kannst:

  • Aufgabeverantwortliche/r
  • Aufgabenbeschreibungen
  • Fälligkeitsdaten
  • Benachrichtigungen
  • Meilensteine
  • Workflow-Aktionsstatus (in Bearbeitung, erledigt, etc.)
  • Zeiterfassung
  • Aufgabenabhängige Zeitleiste

monday.com ermöglicht mehr Effizienz, weil es Teams erlaubt, viele Prozesse zu automatisieren, die sonst Zeit verbrauchen und den Workflow verlangsamen. Es erlaubt dir, Teilschritte in deinem Workflow, die sonst statisch sein könnten, in einen dynamischen und umsetzbaren Prozess zu verwandeln. Nachdem ein bestimmtes Projekt abgeschlossen ist, kannst du deine Workflow-Vorlage inklusive der Automatisierung speichern und in der Zukunft wiederverwenden.

3. Eliminiere manuelle Aufgaben

Das kannst du zum Beispiel:

  • Integrationen nutzen, um Aufgabenkarten-Infos plattformübergreifend zu aktualisieren
  • Andere Abteilungen über Fehlerberichte benachrichtigen
  • Mitarbeiter nach Abschluss deines Schritts benachrichtigen

Dies sind nur ein paar Beispiele für manuelle Aufgaben, die du dem Workflow-Management-System überlassen kannst.

4. Verbessere die Übersichtlichkeit im Team, um doppelte Arbeit zu vermeiden

In großen Organisationen kann doppelte Arbeit zu einer großen Kostenstelle werden, falls sie schlecht verwaltet wird. Zwei Mitglieder desselben Teams könnten an demselben Problem arbeiten, ohne es zu wissen.

Mehrere Teams innerhalb einer Organisation könnten Projekte mit demselben Unternehmensziel starten, ohne es jemals zu bemerken.

Ein klares Aufgabenmanagement und abteilungsübergreifende Transparenz eliminieren niederschwellige Doppelarbeit.

5. Koordiniere Arbeit mühelos über Teams und Abteilungen hinweg

Erhöhte Transparenz reduziert nicht nur die Gefahr, Arbeiten doppelt auszuführen. Sie macht es auch viel einfacher, zwischen den Teams zu koordinieren.

Durch das Teilen der Hauptziele und Roadmaps kannst du Projekte koordinieren, die sich gegenseitig unterstützen und aufeinander aufbauen. Außerdem kannst du mit monday.com ganz einfach bestimmte Aufgaben für verschiedene Teams festlegen und zuweisen.

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Die Power von Workflow Automatisierungen und Integrationen

Experten schätzen, dass der Wert der Automatisierung unnötiger Aufgaben (allein für US-Unternehmen) bis zu 15 Billionen US$ betragen könnte.

Beginne damit, bis zu 27 % aller Prozesse zu automatisieren

Denke nur daran, wie viele kleine administrative Aufgaben du jeden Tag erledigst. Bis zu 27 % aller Arbeiten sind mit der heutigen Technologie automatisierbar.

Heutzutage kann die Software Aufgaben wie das Kopieren des Textes aus einer E-Mail und das Hinzufügen zu deinem CRM übernehmen.

Und automatisierbare Aufgaben gehen weit über einfaches „Kopieren und Einfügen von Text” hinaus. Du kannst einen großen Teil jedes wesentlichen Unternehmensprozesses automatisieren.

Die Automatisierung kann dein Unternehmen und alle Prozesse verändern. Das gilt für den Zahlungseingang, das Onboarding von Kunden, die Produktionsabwicklung und auch den Einstellungsprozess von neuen Mitarbeitenden.

Minimiere die manuelle Dateneingabe mit Systemintegration

Die manuelle Eingabe von Daten aus verschiedenen Systemen ist zeitraubend und fehleranfällig. Die manuelle Eingabe von Daten aus verschiedenen Systemen ist zeitraubend und fehleranfällig. Stattdessen kannst du automatisierte Workflows erstellen, die automatisch die richtigen Daten in dein Berichtssystem eingeben.

monday.com lässt sich zum Beispiel mit Dutzenden von anderen Workflow- und Daten-Tools integrieren, um dir das Leben zu erleichtern:

Sobald eine neue Bestellung aufgegeben und bestätigt wird, kannst du automatisch einen Workflow-Schritt erstellen, um mit der Abwicklung der Bestellung zu beginnen.

In der Karte kannst du wichtige Dokumente verlinken, die den gesamten Prozess umreißen. Das macht es einfacher, Arbeiten an virtuelle Assistenten oder neue Mitarbeiter auszulagern.

Starte durch, ohne das Budget zu sprengen

Du brauchst kein riesiges Budget oder einen langen Zeithorizont, um die Vorteile der Automatisierungen zu nutzen. Du kannst auch klein anfangen.

monday.com bietet native Integrationen mit CRMs, Marketing-Plattformen, Tools für den Kundendienst und mehr.

Unsere Plattform kannst du schon heute nutzen, ohne dass du ein Millionenbudget oder einen 5-Jahres-Zeitplan brauchst.

6 Tipps zur Optimierung deiner Workflows

Zu Beginn kann es überwältigend sein, Workflows zu dokumentieren und einzurichten.

Zum Glück haben wir viele Tipps, die jedem Unternehmen helfen, wiederkehrende Geschäftsprozesse zu standardisieren und effektiver zu gestalten.

1. Übertrage Mitarbeitern Verantwortung, nicht nur Aufgaben

Mitarbeiter sollten befähigt werden, jeden Aspekt der ihnen zugewiesenen Aufgabe zu bewältigen.

2. Automatisiere, um überflüssige Schritte weitgehend zu eliminieren

Wo immer es möglich ist, solltest du eine gewisse Automatisierung in den Mix einbringen.

Falls du zum Beispiel ein E-Mail-Sammelformular auf deiner Website hast, gibt es keinen Grund, den Posteingang manuell zu überprüfen.

Stattdessen kannst du eine Automatisierung einrichten, die automatisch neue Aufgabenkarten basierend auf eingehenden E-Mails erstellt.

 

Die Automatisierung dieser Schritte reduziert den Arbeitsaufwand und garantiert, dass nichts übersehen wird.

3. Halte die gesamte Kommunikation für alle Beteiligten leicht zugänglich

Wenn es um Projekte und Workflows geht, ist eine zentrale Kommunikation das A und O. Nur so ist es möglich, alle Beteiligten auf dem gleichen Stand zu halten.

Die Diskussion um eine Aufgabe sollte für alle leicht zugänglich sein. Auf diese Weise wird ein Protokoll geführt. So werden keine kritischen Details übersehen, die dich später kosten könnten.

Du kannst Verwirrung über Slack oder E-Mail-Threads vermeiden, indem du diese Kommentare direkt im Feed einer Aufgabe unterbringst.

 

Falls es eine lange Diskussion ist, kannst du die Entscheidungen zusammenfassen und nachträglich Kommentare zu Aufgaben hinzufügen.

4. Klare Leistungserwartungen setzen und KPIs messen

Du solltest klare Erwartungen an die Leistung haben, sowohl auf Team- als auch auf individueller Ebene.

Lege auf dieser Basis Leistungskennzahlen fest, also die sogenannten „KPIs“ (Key Performance Indicators). Prüfe sie im Verlauf der Zeit. Die Daten werden dir zeigen, wie sich der Workflow auf den Output deines Unternehmens auswirkt.

Jedes Team und jeder Mitarbeiter sollte sich bewusst sein, wie sie bewertet werden.

5. Nutze Prioritäten und Meilensteine, um Engpässe zu vermeiden

Engpässe sind der Feind der Produktivität.

Du kannst sie zwar mit einer Zeit- und Abhängigkeitsplanung minimieren, aber das ist nicht genug. Du musst auch dringende Aufgaben mit Prioritäten und Meilensteinen herausstellen.

6. Benutzerdefinierte Vorlagen erstellen und wiederverwenden, um Workflows zu standardisieren

Wenn du fertig bist, stelle sicher, dass du den Workflow als Vorlage speicherst. So kannst du sie im Handumdrehen wiederverwenden.

Vorlagen können dir helfen, detaillierte Prozesse für neue Projekte auf vertrautem Gebiet in wenigen Minuten einzurichten.

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Vorlagen für die Standardisierung komplexer Workflows

Die leistungsstarken Workflow-Management- und Automatisierungsfunktionen von monday.com werden durch vorgefertigte Vorlagen für viele verschiedene Workflows nur noch verbessert.

1. Mitarbeiter-Onboarding

Möchtest du deinen Workflow für das Onboarding neuer Mitarbeiter verbessern? Diese Vorlage ist perfekt, um das Onboarding von Mitarbeitern in kleineren Teams zu formalisieren.

Du kannst das Board ganz einfach anpassen, um Schritte aus dem Prozess hinzuzufügen oder zu entfernen. Du kannst den Prozess auch mit Automatisierungen und Integrationen nach deinen Bedürfnissen optimieren.

Mit einem teilweise automatisierten Workflow können sich deine Manager darauf konzentrieren, neue Mitarbeiter in die Kultur zu integrieren.

2. Kreatives Design

Jede Designagentur oder jedes interne Kreativteam hat einen mehrstufigen Prozess, um fertige Designs zu liefern.

Typischerweise beginnen sie mit einer internen Kurzbewertung, bevor die Designer ein Konzept erstellen.

Du kannst ganz einfach Schritte zum Workflow hinzufügen oder entfernen, damit er zu deiner Organisation passt.

3. Videoproduktion

Die Planung der Videoproduktion ist ein komplexer Prozess mit vielen beweglichen Teilen. Außerdem hat jeder Projektlebenszyklus einzigartige Variablen, die die notwendigen Inputs verändern können.

Diese Vorlage skizziert einen grundlegenden Workflow für die Vorproduktion, den du für jeden Dreh wiederholen könntest.

 

Natürlich werden die benötigten Ressourcen je nach Budget und Länge des Projekts variieren. Aber ausgefeilte, wiederholbare Workflows geben dir mehr Raum, um dich auf das Projektmanagement auf höchster Ebene zu konzentrieren.

4. Herstellung

Falls du auf externe Lieferanten oder Hersteller angewiesen bist, kannst du einen einfachen Workflow für die Herstellung einrichten (siehe unten).

Du kannst die Vorlage auch erweitern, um sie besser an interne Fertigungsprozesse anzupassen.

5. IT-Anfragen oder Fehlerberichte

Egal ob du in der internen IT arbeitest oder IT-Dienste für Unternehmen anbietest: IT-Anfragen müssen effizient verwaltet werden.

Diese Vorlage kann dir helfen, wichtige Aufgaben schnell zu kategorisieren und zu priorisieren, sowie jegliche SLAs zu schützen.

6. Leadmanagement

Sobald sich jemand anmeldet, um mehr Informationen zu erhalten, musst du handeln, solange das Eisen noch heiß ist. Wenn du zu lange wartest, riskierst du, Kunden an die Konkurrenz zu verlieren.

Deshalb haben wir diese Vorlage für das Leadmanagement erstellt. Du kannst ganz einfach Außendienstmitarbeiter zuweisen und den Verkaufszyklus vorantreiben.

 

7. Q1 Marketingkampagnen

Die Entwicklung von effektiven Marketingkampagnen erfordert die Organisation einer Menge beweglicher Teile. Mit einer Marketingvorlage kannst du die Dinge von Anfang an besser organisieren und Deadlines und Ergebnisse leicht nachverfolgen.

Mit dieser einfachen Vorlage kannst du Kampagnenideen und -anfragen von Anfang an verwalten.

 

Workflow-Effizienz = Unternehmenseffizienz

Um einen neuen Workflow zu etablieren, musst du zunächst den Prozess in einzelne Schritte und bewegliche Teile aufschlüsseln. Der zweite Schritt ist die Suche nach einer Workflow-Software, um deine Prozesse zu automatisieren und zu verbessern.

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