Projektzeitplan erstellen: Anleitung und Vorlage

Ein solider Projektzeitplan entscheidet nicht unbedingt über Erfolg oder Misserfolg deines Projekts. Aber er kann den Unterschied ausmachen zwischen einem Projekt, das pünktlich und im Rahmen des Budgets erledigt wird, und einem, das nicht nach Plan fertig wird. Und trotzdem gibt es immer noch Unternehmen, die keine professionellen Tools zum Erstellen, Organisieren und Optimieren ihrer Projektzeitpläne nutzen.

Dieser Artikel beschreibt, wie du einen Projektzeitplan mit dem genauen Projektumfang und den wichtigsten Elementen erstellst. Wir zeigen dir auch, wie du mit monday work management schnell und effizient einen Projektzeitplan erstellen kannst.

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Was ist ein Projektzeitplan?

Ein Projektzeitplan ist ein wichtiges Instrument im Projektmanagement, das den geplanten Zeitablauf für ein Vorhaben festsetzt. Der Projekt Zeitplan kann ein Diagramm oder auch eine Funktion in einem Programm sein, und hilft deinem Team dabei, das gesamte Projekt in einem realistischen Zeitplan vom Startpunkt bis zum Ende durchzuführen.

Jedes Projekt durchläuft 5 Projektmanagement-Phasen:

1. Projektinitiierung: Projektanbahnung und Vorbereitung
2. Projektplan: Project Charter, Planung aller Arbeitsschritte und Ressourcen
3. Projektdurchführung: fas „eigentliche“ Projekt, hier wird das Vorhaben praktisch in die Tat umgesetzt
4. Projektüberwachung: Projektkontrolle, Überwachung der Abläufe und Erfolgskennzahlen)
5. Projektabschluss: Übergabe des fertigen Produkts, Nachbereitung

Der Projektzeitplan visualisiert den gesamten Zeitplan eines Projekts, indem er die einzelnen Aufgaben, ihre Abfolgen, das Startdatum und Enddatum sowie die Dauer anzeigt. Die Zeitleiste des Projektplans enthält auch Projektmeilensteine, Abhängigkeiten einzelner Teilaufgaben oder andere Informationen, die nötig sind, um den zeitlichen Ablauf und Fortschritt eines Projekts zu überblicken.

Um dir ein Bild davon zu machen, wie du einen Projekt Zeitplan anwendest, denke an einen Zeitplan beim Bauprojektmanagement, also wie ein Bauunternehmen den Bau eines neuen Hauses plant: Ein effektiver Zeitplan würde die Fertigstellungstermine für jeden Projektschritt enthalten, wie z.B. das Einholen von Baugenehmigungen, das Legen des Fundaments, die Installation des Dachs und die Fertigstellung der Inneneinrichtung. In diesem Fall sorgt ein Zeitplan dafür, dass das Haus pünktlich und innerhalb des Budgets gebaut wird, damit die neuen Hauseigentümer nach Plan einziehen können.

Warum sind Zeitpläne für Projekte wichtig?

Projektzeitpläne sorgen während des gesamten Lebenszyklus eines Projekts für Struktur und Arbeitsorganisation. Ohne einen Zeitplan kann das Projekt chaotisch werden, weil sich einzelne Aufgaben in die Länge ziehen, die Abstimmung im Team hakt und Fristen verstreichen. Hier sind die wichtigsten Gründe für die sorgfältige Projektzeitplanung:

• Strategische Klarheit schaffen: Zeitpläne sind Teil des Briefings an das Team. Sie bieten einen klaren Fahrplan für dein Projekt, damit deine Teams das große Ganze und den Verlauf des Vorhabens sehen. Ein Zeitplan soll dabei helfen, nicht zu prokrastinieren oder sich mit Details aufzuhalten, die weniger relevant sind. Betrachte deinen Projektzeitplan als das Rückgrat deiner Projektplanung, das die Teams durch eine logische Abfolge von Aufgaben führt und es einfach macht, an wichtigen Meilensteinen den Fortschritt und aktuellen Status zu erkennen.
• Verhinderung von Desorganisation: Wenn du einen Zeitplan erstellst, unterteilst du große oder komplexe Projekte in kleinere Phasen, die leichter zu organisieren sind. Jede überschaubare Phase verhindert, dass sich der Umfang von komplexen Projekten plötzlich vergrößert, und stellt sicher, dass alle Aufgaben im dafür vorgesehenen Zeitraum erledigt werden.
• Risiken und Hindernisse vorhersehen: Wenn du deinen Zeitplan im Voraus festlegst, kannst du mögliche Risiken, Engpässe oder Ressourcenprobleme erkennen. Mit diesem Wissen kannst du für alle Eventualitäten planen und auch einen Plan B für unvorhergesehene Ereignisse entwickeln, damit alles reibungslos abläuft.

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Die Vorteile eines Projektzeitplans

Nachdem wir geklärt haben, warum du Projektmanagement-Zeitpläne verwenden solltest, wollen wir nun die spezifischen Vorteile für Teams, Projektmanager und Projektbeteiligte näher beleuchten:

Verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit

Ein Projektzeitplan ist dafür gedacht, gemeinsam genutzt zu werden. So wissen die Projektteams immer, was auf sie zukommt und an welchen Stellen sie ihre Arbeit koordinieren und sich absprechen müssen.

Bessere Ressourcenzuweisung

Projekte jeder Art und Größe erfordern eine sorgfältige Ressourcenplanung, um erfolgreich zu sein. Wie viele Leute brauchst du an Deck? Wie hoch ist dein Budget? Welche Instrumente helfen dir, schneller die Ziellinie zu erreichen? Ein klarer Zeitplan erleichtert den Projektmanagern die Zeitplanung und ermöglicht ihnen, Ressourcen effektiv und effizient zuzuweisen und einzusetzen.

Stärkere Selbstverantwortung

Bestimmte Aufgaben mit den zugehörigen Fristen an einzelne Mitglieder im Team zu delegieren, fördert die Verantwortlichkeit und Abstimmung im Team. Wenn dein Projekt von Anfang bis Ende durchgeplant ist, kennt jeder seine Aufgaben und wichtige Fristen, was die Konzentration und Produktivität für das gesamte Team erhöht. Es soll Prokrastinieren vermeiden, das Zeitmanagement verbessern und die Motivation ankurbeln, um die Aufgaben auf dem Tagesplan konsequent abzuarbeiten, ohne unnötige Zeitverzögerung.

Risikominimierung

Mit einem klaren Überblick über den Projektablauf können die Teams potenzielle Probleme erkennen und Pläne anpassen, bevor es eskaliert und Schäden verursacht. Projektmanager können ihre Zeitpläne nutzen, um einzelne Aufgaben zu verschieben, Ressourcen neu zuzuweisen oder Prioritäten einzelner Aufgaben anzupassen, um Risiken zu mindern, ohne an Schwung zu verlieren.

Größere Zufriedenheit der Stakeholder

Kommunikation und Transparenz sind das A und O, wenn es darum geht, die wichtigsten Interessengruppen, also deine Stakeholder vs. Shareholder, einschließlich deiner Kunden, auf deiner Seite zu haben und ihr Vertrauen zu gewinnen. Zeitpläne geben allen Beteiligten eine Grundlage für den Glauben an den Projektfortschritt, damit sie sich darauf verlassen können, dass die Ergebnisse auch wirklich wie geplant eintreten werden, weil die Schritte auf dem Weg dorthin eingehalten werden. Das sorgt über den gesamten Prozess für höhere Kundenzufriedenheit und fließende Kommunikation.

Was sind die verschiedenen Arten von Projektzeitplänen?

Es gibt verschiedene Arten von Projektzeitplänen, die du verwenden kannst. Welche du wählst, hängt von den besonderen Anforderungen deines Projekts oder einfach von deinen persönlichen Vorlieben für die visuelle Darstellung von Aufgaben ab.

Hier sind ein paar gängige Arten von Projektzeitplänen, die du kennen solltest:

1. Gantt-Diagramm

Gantt-Diagramme sind eine Art Balkendiagramm, das einen Projektzeitplan veranschaulicht, damit du sehen kannst, wie ein Projekt im Laufe der Zeit verwaltet wird. Gantt-Diagramme helfen dabei, die Abhängigkeiten einzelner Aufgaben voneinander aufzuzeigen. Du kannst ein Gantt-Diagramm in Excel nutzen oder auf intuitiv anpassbare Vorlagen in einem Projektmanagement-Tool zurückgreifen.

2. Meilensteinkarte

Ein Meilensteindiagramm veranschaulicht deinen Zeitplan anhand der einzelnen Projektmeilensteine. Jeder Meilenstein wird aus dem zeitlichen Ablauf hervorgehoben, um seine Bedeutung für das Gesamtprojekt zu verdeutlichen, wobei die Zeitleiste mit dem Projektfortschritt aktualisiert wird. Es wird normalerweise in seiner Hauptaufgabe dazu verwendet, einen Überblick über den Zeitplan eines Projekts zu erhalten und mögliche Hindernisse zu erkennen.

3. Flussdiagramm

Ein Flussdiagramm oder Flowchart stellt die Zeitachse als Schritte in einem Prozess dar, um zu zeigen, wie die verschiedenen Aufgaben miteinander verbunden sind. Diese Zeitpläne werden am häufigsten verwendet, um den gewünschten Ablauf von Aufgaben und Ereignissen darzustellen.

4. Methode des kritischen Pfades (CPM)

CPM ist eine Technik zur Projektplanung, mit der die längste Abfolge von abhängigen Aufgaben ermittelt wird, die zur Durchführung eines Projekts erledigt werden müssen. Ein CPM-Zeitplan hilft dabei, mögliche Verzögerungen zu erkennen und den kritischen Pfad eines Projekts zu bestimmen.

5. Programmbewertung und Überprüfungstechnik (PERT)

PERT ist eine andere Art von Projektzeitplan, mit dem jede einzelne Aufgabe analysiert wird, die für die Fertigstellung eines Projekts notwendig ist. Er ist nützlich, um potenzielle Risiken zu erkennen und die Gesamteffizienz eines Projekts zu verbessern.

6. Historischer Zeitstrahl

Eine historische Zeitleiste ist eine lineare Darstellung der wichtigsten Ereignisse und Meilensteine deines Projekts. Du stellst sie chronologisch dar, um den Kontext zu verdeutlichen und den Fortschritt im Laufe der Zeit zu visualisieren. Diese Art von Zeitleiste ist nützlich, um zu zeigen, wie sich ein Projekt im Laufe seiner Lebensdauer über wichtige Meilensteine entwickelt und verbessert hat, oder um Erfolge wie den Abschluss einer Phase oder die Genehmigung des Budgets hervorzuheben.

7. Vertikale Diagramm-Zeitleiste

Hier gibt es keine Überraschungen: Das vertikale Diagramm stellt die Zeitachse eines Projekts in einem vertikalen Format dar. Es ist eine nützliche Methode, um Projekte mit vielen Daten zu verfolgen, z. B. Finanzen oder Forschung. Du kannst Trends in komplexen Projekten leicht erkennen, indem du Status, Gewinne, Verluste oder Fortschritte im Laufe der Zeit in einem vertikalen Diagramm verfolgst.

8. Kanban-Zeitleiste

Kanban ist eine der bekanntesten Methoden für agiles Projektmanagement und agile Teams. Bei dieser Art von Zeitplan werden die Aufgaben pro Hauptaufgabe in kleinere Teilaufgaben unterteilt, die in kurzen Zyklen, den sogenannten Sprints, erledigt werden. Der Kanban-Zeitplan ermöglicht den Teammitgliedern, sich auf die Erledigung einer Aufgabe nach der anderen zu konzentrieren und sie in den verschiedenen Bearbeitungsphasen von der Sprint-Planung bis zum Sprint Review im Kanban Board festzuhalten.

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Was sollte ein Projektzeitplan enthalten?

Ein erfolgreicher Projektzeitplan sollte die folgenden Elemente enthalten:

• Start- und Enddatum des Projekts: Die Kalenderdaten, an denen die Arbeit an deinem Projekt beginnt und an denen die endgültige Leistung fällig ist.
• Liste der Aufgaben: Eine Liste mit allen Aufgaben, die mit dem Projekt zu tun haben.
• Start- und Enddatum der Aufgabe: Das Start- und Enddatum jeder Aufgabe.
• Dauer der Aufgabe: Die Zeitspanne, die benötigt wird, um jede Aufgabe zu erledigen.
• Wichtige Meilensteine: Wichtige Ereignisse oder Errungenschaften im Projekt, wie z.B. der Abschluss einer wichtigen Aufgabe oder die Auslieferung einer Schlüsselkomponente.
• Abhängigkeiten: Die Beziehungen zwischen den Aufgaben, z. B. welche Aufgaben abgeschlossen sein müssen, bevor andere beginnen können. Diese lassen sich gut im Gantt-Diagramm nachvollziehen.

Beispiele für Projektzeitpläne

Diese Beispiele für Projektzeitpläne zeigen, wie du einen Zeitplan für dein Projekt entwickeln kannst:

1. Software-Entwicklungsprojekt für einen App-Launch

Ein sechsmonatiges Projekt könnte folgendermaßen aussehen:

Wochen 1 bis 4 – Planung und Recherche

Projektinitiierung und Projektplan sind die ersten zwei Projektmanagement-Phasen, die das Projekt durchlaufen muss:

• Definiere die Projektvision, den Projektumfang, Anforderungen und User Storys
• Betreibe Marktforschung: Führe eine Wettbewerbsanalyse durch und erstelle eine Bedarfsanalyse
• Arbeitsplanung: Lege Zeitpläne und Meilensteine für die Projektmanagement-Phasen, die Aufgaben und Arbeitsschritte fest
• Abstimmung im Team: Teile zu, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist, welche Aufgaben parallel erledigt werden müssen und über welche Kanäle die Kommunikation laufen soll

Wochen 5 bis 8 – Entwurfsphase

Projektdurchführung:

• Wireframing und Prototyping
• UI/UX Design fertiggestellt
• Präsentation des Minimum Viable Products (einer Art funktionsfähigen Rohversion des Endprodukts)
• Überprüfung und Genehmigung durch den Kunden

Woche 9 bis 16 – Entwicklungsphase

Projektdurchführung und Projektüberwachung:

• Front-End- und Back-End-Entwicklung
• Implementierung wichtiger Funktionen (Benutzerauthentifizierung, Datenbankintegration)
• Kontinuierliche Prüfung und Qualitätssicherung

Woche 17 bis 20 – Testen und Fehlerbehebung

Kontinuierliche Projektdurchführung und Projektüberwachung:

• Funktionsprüfung in vollem Umfang
• PDCA-Analyse für strategische Fehlerbehebung und Verbesserungen (Prozesse verbessern durch Plan-Do-Check-Act)
• Leistungsoptimierung

Woche 21 bis 24 – Start- und Post-Launch-Unterstützung

Projektdurchführung, Projektüberwachung und Projektabschluss:

• Beta-Tests und Sammlung von Feedback
• Letzte Optimierungen
• Einsatz
• Unterstützung nach der Markteinführung und Überwachung von Fehlerbehebungen

2. Marketingkampagne für eine Produkteinführung

Um die Bekanntheit deines neuen Produkts zu steigern, könntest du über einen Zeitraum von fünf oder sechs Monaten die folgenden Aufgaben übernehmen:

Monat 1-Recherche und Strategieentwicklung

Projektinitierung:

• Führe Marktforschung und Wettbewerbsanalyse durch
• Definiere Kampagnenziele und Leistungsindikatoren
  • Smart Ziele
  • KPI vs. OKR
• Erstelle Zielgruppen- und Kundenprofile sowie Customer Personas

Monat 2 – Content-Erstellung

Projektdurchführung:

• Entwickle Marketingbotschaften und kreative Elemente (Videos, Banner, Blogbeiträge)
• Schalte Social Media- und E-Mail-Marketingkampagnen
• Gestalte Landing Pages und Website-Updates

Monat 3 bis 4 – Kampagnenausführung

Projektdurchführung und Projektüberwachung:

• Schalte bezahlte Anzeigen (Google, Facebook, Instagram, etc.)
• Starte E-Mail-Marketing und Influencer-Partnerschaften
• Überwache die Kampagnenleistung und passe sie bei Bedarf an

Monat 5 – Analyse nach der Kampagne

Projektüberwachung und Projektabschluss:

• Analysiere die Kampagnenleistung anhand deiner KPIs
• Überprüfe Kundenfeedback und Kampagnenengagement
• Präsentiere die Ergebnisse und plane zukünftige Marketingmaßnahmen

3. Veranstaltungsplanung für eine Firmenkonferenz

Eine Branchenkonferenz braucht bis zu neun Monate Planung, wobei du Folgendes einplanen solltest:

Monat 1 bis 2 – Vorplanung

Projektinitiierung:

• Definiere die Zielsetzung der Veranstaltung und die Projektziele
• Lege ein Budget fest und stelle ein Veranstaltungsteam ein
• Wähle den Veranstaltungsort und das Datum

Monat 3 bis 4 – Anbieterauswahl

Projektinitiierung:

• Identifiziere und buche Anbieter (Catering, Audio/Video, Dekorateure)
• Gewinne Referenten und erstelle ein Veranstaltungsprogramm
• Öffne die Anmeldung zur Veranstaltung

Monat 5 bis 6 – Marketing und Logistik

Projektdurchführung und

• Starte Marketingkampagnen (E-Mails, soziale Medien)
• Kläre Transport, Unterkunft und andere logistische Fragen
• Sorge für Genehmigungen, Versicherungen und Sicherheitsvorkehrungen

Monat 7 bis 8 – Endgültige Vorbereitungen

Projektdurchführung und -überwachung:

• Führe Besuche vor Ort, Begehungen und AV-Tests durch
• Fertigstellung der gedruckten Materialien (Programme, Anstecker)
• Bestätige Referenten, Verkäufer und Logistik

Monat 9 – Durchführung der Veranstaltung und Nachbereitung der Veranstaltung

Projektdurchführung und Überwachung:

• Veranstaltungstag (Aufbau des Veranstaltungsortes, Koordination der Redner, Registrierung usw.)
• Überprüfung nach der Veranstaltung und Sammlung von Feedback
• Budgetabgleich und Meldung der Ergebnisse

5 Schritte zur Erstellung eines Projektzeitplans

Jetzt, wo du eine bessere Vorstellung davon hast, wie ein Projektzeitplan aussehen kann, wollen wir uns ansehen, wie du deinen eigenen erstellen kannst. Natürlich spielt die Planungsphase eine große Rolle bei der Erstellung eines Zeitplans.

Richtige Planung maximiert die Effizienz, indem sie dich zwingt, Budget, Ressourcen, Kapazitäten sowie Start- und Endtermine zu berücksichtigen. Letztlich kannst du durch den Planungsprozess deinen Output maximieren und Risiken minimieren.

Hier sind fünf Schritte, die du befolgen kannst, um einen effizienten Projekt- oder Programmzeitplan zu erstellen:

1. Lege deine Ziele und Notfallpläne fest

Lege in der Anfangsphase des Projekts die zu erbringenden Leistungen fest und bestimme für das gesamte Team, welche Teammitglieder für was zuständig sind. Das macht es einfacher, einen realistischen und nach Prioritäten geordneten Zeitplan für das Projekt aufzustellen. Wenn du mit der Planung beginnst, ist es auch ein guter Zeitpunkt, eine Leistungsbeschreibung (Statement of Work, SOW) zu verfassen, in der alle zu erbringenden Leistungen und die Zeit für das Projekt genau beschrieben werden.

Unvorhergesehene Ereignisse sind in diesem Prozess unerlässlich, denn es gibt zwangsläufig Hindernisse auf dem Weg. Es ist am besten, wenn du genau weißt, wann sie auftreten können, und dir für den Fall, dass sie auftreten, mögliche Lösungen ausdenkst.

2. Unterteile das Projekt in kleinere Leistungspakete

Große Projekte können in ihrer Komplexität einschüchternd wirken. Um eine gute Dynamik aufzubauen und aufrechtzuerhalten, ist es am besten, alles, was beängstigend ist, in kleinere Aufgaben zu zerlegen. Hier kommt ein Projektstrukturplan (PSP) ins Spiel.

Ein Projektstrukturplan ist ein Organisationssystem für Projektmanagement und Projektplanung. Er dient vor allem dazu, große und komplexe Ziele in überschaubare Aufgaben zu zerlegen. Im Grunde ist ein Projektstrukturplan eine Art Checkliste, die sicherstellt, dass alles erledigt wird, und die Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Aufgaben berücksichtigt.

So sieht das mit dem monday work management aus:

3. Lege für jede Aufgabe ein Fälligkeitsdatum fest

Es ist hilfreich, ein Projekt oder eine Hauptaufgabe in kleinere Aufgaben zu unterteilen, aber das reicht nicht aus. Du musst auch das Budget und den Zeitplan für jede Aufgabe genau abschätzen, um zu wissen, ob sie machbar ist oder nicht.

Stelle dir Fragen wie:

• Habe ich das Budget, um diese Aufgabe zu bewältigen?
• Hat mein Team die Fähigkeiten, das zu schaffen?
• Verfügt mein Team über die nötige Bandbreite?

Sobald du diese Fragen beantwortet hast, kannst du mit der Festlegung von Terminen beginnen. An dieser Stelle nimmt der Projektzeitplan Gestalt an. Du kannst deine verfügbaren Ressourcen und die Aufgaben parallel planen. Anpassbare Vorlagen und Instrumente für den Projektzeitplan machen dies viel einfacher, da du es in Echtzeit machen kannst.

Im monday work management beginnst du mit der Erstellung eines Boards, auf dem du alle Aufgaben und Meilensteine festhältst, die deinen Projektmanagement-Zeitplan ausmachen.

Von dort aus kannst du Typen von Spalten auswählen, um Personen den einzelnen Aufgaben zuzuordnen, damit du genau weißt, wo alles steht. Dann kannst du Aufgabenabhängigkeiten zwischen den Spalten erstellen, um zu zeigen, wie sich die Aufgaben gegenseitig beeinflussen.

4. Erstelle ein Diagramm für deinen Projektzeitplan

Die Zeitleiste von monday work management hilft dir, deinen Projektzeitplan zu visualisieren. Sie gibt dir einen Überblick darüber, wie viel Zeit dein Team hat, um alle Aufgaben in einem Projekt zu erledigen. Vor allem aber ist sie der letzte Baustein, den du brauchst, um ein klassisches Board in einen vollwertigen Projektzeitplan zu verwandeln.

Wie du in der obigen Abbildung sehen kannst, gibt die Zeitleiste einen Überblick über jede einzelne Aufgabe und wie lange es dauern wird, sie zu erledigen. Unerledigte Aufgaben zeigen eine geschätzte Zeitspanne für die Zukunft an. Du kannst mit einer guten Zeitleisten-Software den Fortschritt über mehrere Tage, Wochen, Monate oder sogar Jahre hinweg verfolgen.

Je mehr Informationen du zu deinem Zeitplan hinzufügst, z.B. verschiedene Aufgaben, Termine, das zuständige Team oder Teammitglied und Abhängigkeiten, desto einfacher wird es, das Budget und den Zeitplan deines Projekts einzuhalten.

5. Teile den Zeitplan mit allen Beteiligten

Wie Projekte selbst, entwickelt sich auch ein Projektzeitplan ständig weiter. Prioritäten verschieben sich, Hindernisse tauchen auf, und manche Dinge dauern länger als erwartet. Betrachte deinen Projektzeitplan als ein „lebendes Dokument”, das leicht zugänglich ist und idealerweise immer auf dem neuesten Stand gehalten wird.

Wenn der erste Entwurf fertig ist, ist es ratsam, ein Standup-Meeting oder regelmäßigen Jour Fixe zu veranstalten, um sicherzustellen, dass alle den Prozess verstehen und mit dem Gesamtprojektplan einverstanden sind. Der Austausch mit den Stakeholdern ist ebenso wichtig. Sie sollten vollen Einblick in den Fortschritt des Projekts haben.

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3 Best Practices für die Verwendung deines Projektzeitplans

Du hast deinen Projektzeitplan erstellt und ihn mit deinem gesamten Team geteilt. Als Nächstes befolgst du diese einfachen Best Practices, damit alle wissen, was sie mit diesen Informationen tun sollen:

Nutze die Zeitleiste als zentrales Kommunikationsinstrument

Dein Zeitplan sollte der wichtigste Bezugspunkt für alle Teammitglieder und Interessengruppen sein. Ermutige alle dazu, sich in deiner Zeitleiste über Aktualisierungen, Aufgabenfristen und den Projektstatus zu informieren – das sollte die Zahl der E-Mails und DMs reduzieren, in denen nach den neuesten Details gefragt wird.

Mach deine Zeitleiste zu einem lebendigen Dokument

Natürlich kann die Kommunikation und auch die Zusammenarbeit nur dann effektiv sein, wenn dein Zeitplan aktuell bleibt. Projektzeitpläne können schnell statisch oder veraltet werden, wenn du sie nicht regelmäßig überprüfst. Halte deinen Zeitplan auf dem Laufenden, damit er den Fortschritt in Echtzeit widerspiegelt, z. B. Änderungen bei der Aufgabenerledigung oder veränderte Prioritäten.

Analysiere die Daten der Zeitleiste, um Trends zu bewerten

Dein Zeitplan ist eine großartige Datenquelle. Eine sorgfältige Prüfung gibt Aufschluss darüber, wie deine Teams Aufgaben erledigen und ob es bei deinem Projekt zu Verzögerungen oder Ineffizienzen gekommen ist. Nutze historische Daten aus der Zeitleiste, um Trends zu erkennen. Verzögern sich zum Beispiel bestimmte Arten von Aufgaben ständig? Sind bestimmte Ressourcen häufig überbucht? Anhand dieser Informationen kannst du zukünftige Zeitpläne verfeinern und deine Aufgabenschätzungen und Ressourcenzuweisung verbessern.

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5 wichtige Funktionen, auf die du bei einer Projektzeitplan-Software achten solltest

Software für Projektzeitpläne gibt es in allen Formen und Größen, oft als übergreifendes Projektmanagement-Instrument. Bei der Suche nach der besten Plattform für deine Bedürfnisse solltest du darauf achten, dass das Produkt deiner Wahl die folgenden Funktionen bietet:

Benutzerfreundliche Schnittstelle

Wie wir bereits erwähnt haben, ist dein Projektzeitplan nur dann sinnvoll, wenn sich deine Teams verpflichten, ihn zu nutzen und zu aktualisieren. Das wird sehr viel unwahrscheinlicher, wenn deine neue Projektzeitplan Software eine steile Lernkurve hat. Achte darauf, dass du ein intuitives System mit einfacher Navigation und ohne Bugs auswählst, wie monday.com.

Abhängigkeiten von Aufgaben

Die Fähigkeit, Aufgaben in eine bestimmte Reihenfolge zu bringen und Abhängigkeiten zu verknüpfen, ist ein entscheidender Teil der Erstellung deines Projektzeitplans. Suche nach einer Software, mit der du Abhängigkeiten ganz einfach erstellen kannst, damit dieser Prozess nicht zu einer Belastung für deine Zeit oder Ressourcen wird.

Aktualisierungen in Echtzeit

Wenn mehrere Teammitglieder deinen Projektzeitplan aktualisieren können (und wir empfehlen, dass sie das tun sollten), wie schnell werden diese Änderungen für die anderen Teammitglieder sichtbar? Aktualisierungen in Echtzeit stellen sicher, dass alle mit der neuesten Version arbeiten, damit es nicht zu Aufgabenkonflikten oder Unklarheiten über Termine kommt.

Mobiler Zugang

Ein Teil dieser Echtzeit-Zusammenarbeit ist die Möglichkeit, von einem mobilen Gerät aus auf deine Projektzeitleiste zuzugreifen. Wenn zum Beispiel ein Teammitglied nicht im Büro oder vor Ort ist, muss es vielleicht unterwegs Änderungen vornehmen.

Integration mit anderen Instrumenten

Die nützlichsten Lösungen für Projektzeitleisten lassen sich nahtlos mit anderen Instrumenten in deinem Tech-Stack integrieren. Du könntest deine Timeline zum Beispiel mit einem Slack-Kanal verknüpfen, in ein Google Doc oder eine Excel-Tabelle einbetten. Entscheide dich für eine Software, die sich mit deiner perfekten Mischung aus Plattformen synchronisiert, um die Anzahl der separaten Logins zu reduzieren und die Akzeptanz bei deinen Teammitgliedern zu erhöhen.

Erstelle deinen Projektzeitplan mit monday work management 

monday work management ist dein bester Freund, wenn es darum geht, einen Projektmanagement-Zeitplan zu erstellen, den das ganze Team lieben wird. Nicht nur ist monday.com ein Projektmanagement-Tool, sondern dient ganz allgemein zur Arbeitsorganisation und zum Task Management für Teams und Unternehmen. Unsere verschiedenen Projektmanagement-Zeitplan-Ansichten sorgen für volle Transparenz, damit jeder weiß, woran er gerade arbeitet.

Hier ist eine kurze Demo der Plattform:

Gehen wir ein paar wichtige Funktionen durch, die monday work management zu einer ausgezeichneten Plattform für deine Projekte machen.

Zeit sparen mit Vorlagen für Projektzeitpläne

In dem intuitiven, dynamischen Interface der Plattform kannst du deine Projektziele ganz leicht visualisieren und alle Phasen deiner Projekte durch das integrierte Aufgabenmanagement verfolgen.

Alle wichtigen Termine sind in Reichweite, denn du kannst genaue Deadlines für Projekte festlegen und Aufgaben bei Bedarf einfach umplanen. Und nicht zuletzt erhältst du mit ausführlichen Berichten klare Einblicke und kannst die Vorlage zur weiteren Analyse ganz einfach nach Excel exportieren.

Einfacher Überblick über Meilensteine

Während Zeitleisten dir dabei helfen, den Überblick über die Datumsbereiche zu behalten, in denen du Aufgaben erledigen musst, markieren Projektmeilensteine die Daten, an denen du bestimmte Aufgaben erledigen musst, damit ein Projekt pünktlich voranschreitet. Mit dem monday work management kannst du beide im Auge behalten und sehen, ob sie rechtzeitig erledigt wurden.

In der Hauptansicht der Tabelle wird ein Meilenstein mit einer Raute auf der linken Seite angezeigt. Wenn du dir deine Zeitleiste im Deadline-Modus ansiehst, wird die Raute grün, wenn er erledigt wurde, oder rot, wenn er überfällig ist, sodass du jederzeit über die Projektleistungen informiert bist.

Daten mit dem Zeitleistenfilter lokalisieren

Auch wenn Zeitpläne ein Mittel sind, um ein Projekt zu organisieren, können sie manchmal überwältigend werden, wenn viele Aufgaben und Interessengruppen beteiligt sind.

Um diesem häufigen Problem entgegenzuwirken, ermöglicht es monday work management den Nutzern, ihre Zeitleiste nach den Informationen zu filtern, die sie sehen wollen.

Du kannst die Filter vorübergehend anzeigen oder sie für den schnellen Zugriff auf die wichtigsten Elemente oder Spalten speichern. Wenn du auf den Button Trichterfilter klickst, kannst du auswählen, welche Filter du für die Anzeige der Informationen in deiner Zeitleiste verwenden möchtest.

Das ist nur der Anfang – monday work management ist vollgepackt mit vielen weiteren wertvollen Funktionen, darunter:

• 36+ anpassbare Spaltentypen, um das Komplexe einfach zu machen und den perfekten Arbeitsablauf zu schaffen
• 27+ Datenvisualisierungen, einschließlich der Zeitleiste und der Gantt-Ansicht, die wir in diesem Artikel besprochen haben
• Automatisierungsformeln, die menschliche Fehler verhindern, dir Zeit sparen und dein Team auf das Wesentliche konzentrieren
• 72+ Integrationen, damit deine Systeme vollständig aufeinander abgestimmt sind und du weniger Zeit mit der manuellen Dateneingabe verbringen musst
• Umfassende Kommunikationsinstrumente, die dein Team und alle Beteiligten während des gesamten Projekts in Echtzeit auf dem Laufenden halten

Mit monday work management wird die Arbeit für alle einfacher. Du kannst mehrere Projekte verfolgen und jeden wichtigen Meilenstein über eine moderne, benutzerfreundliche Plattform im Auge behalten.

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Erstelle deinen Projektzeitplan in wenigen Minuten

Egal, für welchen Projektzeitplan du dich entscheidest, das Wichtigste ist, dass alle Projektbeteiligten mit an Bord und bereit sind, die Projektzeitplan-Software zu nutzen. Das bedeutet, dass du eine Plattform verwenden solltest, die nicht nur anpassbar ist, sondern dir auch verschiedene Möglichkeiten und Formatierungen bietet, deinen Zeitplan zu visualisieren, damit mehr Leute ihn als hilfreich empfinden.

Egal, ob du ein Projektmanager, ein Teammitglied oder ein anderer Projektbeteiligter bist, monday work management hat für jeden etwas zu bieten. Du wirst in der Lage sein, deinen Zeitplan effizient zu organisieren, ohne eine steile Lernkurve zu durchlaufen, damit dein Projekt schneller vorankommt.

Bist du bereit, monday work management auszuprobieren? Mit der 14-tägigen kostenlosen Testversion bist du im Handumdrehen auf dem Weg zum erfolgreichen Projektzeitmanagement – ganz ohne Kreditkarte!