Was steht heute alles auf deiner To-do-Liste? Bei den meisten von uns ist die Liste sehr lang. Der Tag ist voll mit Projekten, Fristen und Besprechungen, die wir alle gleichzeitig im Auge behalten müssen.
Da ist effektives Zeitmanagement keine leichte Aufgabe!
Um den Überblick über die täglichen Aufgaben zu behalten und die Zeit effizienter zu nutzen, solltest du einen strukturierten Tagesplan erstellen – und einhalten.
In diesem Artikel erfährst du, wie du einen professionellen Tagesplan erstellst und erhältst sogar eine anpassbare Tagesstruktur-Vorlage, mit der sich die Arbeit viel leichter bewältigen lässt.
Was ist eine Tagesplan-Vorlage?
Hast du schon einmal einen Termin verpasst oder vergessen, etwas Wichtiges zu erledigen? Dagegen hilft ein einfaches Mittel: Schreib deinen Tagesplan auf. Aber wie erstelle ich einen Tagesplan?
Ein Notizblock ist zwar besser als nichts, aber es ist keine gut strukturierte Art der Organisation, um einen Tagesplan zu erstellen und deine täglichen Aufgaben zu erledigen. Besser ist eine strukturierter Tagesplan-Vorlage, denn sie macht die Planung von Aufgaben und effektives Zeitmanagement zum Kinderspiel.
Als Tagesplan-Vorlage kann etwas Simples dienen, wie ein Kalender oder Terminplaner mit Platz für deine Aufgabenliste für jeden Tag. Aber es gibt auch Vorlagen für Arbeitstagespläne mit ausgefeilteren Funktionen, mit farbigen Labels für verschiedene Aufgaben, Termine, Benachrichtigungen usw.
Individuell anpassbare Tagespläne und automatisierte Abschnitte sind nichts Exotisches … Wenn man die richtige Plattform verwendet. Und wir reden hier nicht von der Tagesbericht-Vorlage Excel.
Warum eine Tagesplan-Vorlage für die Arbeit nutzen?
Der wichtigste Grund für die Verwendung einer Vorlage für den Tagesarbeitszeitplan ist, dass man dadurch stets den Überblick behält und sich nicht alles merken muss, was ansteht. So erleichtert der Tagesplan Zeitmanagement. Du kannst die Vorlage verwenden, um wichtige Arbeitstermine zu dokumentieren und verringerst das Risiko, dass du eine Besprechung verpasst – denn mit einem täglichen Arbeitsplan siehst du alle Aufgaben an einem zentralen Ort.
Ganz generell …
Hilfe beim Zeitmanagement: Eine Vorlage kann dabei helfen, die Arbeit möglichst effizient und produktiv zu planen. Einige sind sogar für bestimmte Zeitmanagement-Systeme geeignet, wie die Pomodoro-Technik oder Bullet Journaling.
Gemeinsam nutzbare Vorlagen bieten Teams die Möglichkeit, gemeinsam einen Tagesplan zu erstellen: Vorlagen für Tagespläne können auch von Teams verwendet werden, um die Arbeit aller Beteiligten zu koordinieren. Sie sind eine praktische Hilfe, um die täglichen Details großer Projekte zu verwalten.
Was sind Beispiele für eine Tagesplan-Vorlage?
Eine Vorlage für einen Arbeitszeitplan ist ein flexibles Instrument, das in verschiedenen Situationen eingesetzt werden kann ‑ von der Skizzierung laufender Aufgaben bis hin zur Planung eines Projekts für eine ganze Abteilung. Und was gehört in eine Tagesplan-Vorlage?tagesplan erstellen
Hier findest du mehrere Varianten einer Tagesstruktur-Vorlage:
1. Vorlagen für To-do-Listen
Die einfachste Form eines Tagesplans ist eine To-do-Liste.
Mit dieser Vorlage kannst du tägliche und wöchentliche Arbeitsaufgaben erfassen, Termine planen oder einen Familienkalender führen.
2. Vorlage zum Zeitfenster Blockieren
Eine der beliebtesten Methoden beim Zeitmanagement ist Zeitfenster blockieren.
Das „Time Blocking“ ist das Gegenteil von Multitasking. Statt mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, werden große Zeitabschnitte für die Arbeit an einer einzelnen Aufgabeneinheit freigehalten.
Verwende eine Vorlage für einen Tagesplan, um bestimmte Zeiten für jede Aufgabe festzulegen.
Auch andere Methoden des Zeitmanagements bauen auf einen Zeitplan. Zum Beispiel kann eine Vorlage auf Grundlage der Eisenhower-Matrix die Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortieren.
3. Vorlage für die Verfolgung von Projektaufgaben
Projektmanagement ist ein komplexer Prozess, der eine übergeordnete Planung und eine detaillierte Ausführung erfordert.
Die Aufgaben-Tracker-Vorlage hilft Teams bei der Planung und Terminorganisation von alltäglichen Aufgaben, um Projekte auf Kurs zu halten. Das gesamte Team kann die Vorlage gemeinsam nutzen, sodass jeder sehen kann, wer was tut und wie es in das Gesamtbild passt.
Die Option zur individuellen Anpassung von Projektmanagement-Vorlagen ist enorm wichtig, da jedes Team seine Arbeit unterschiedlich erledigt.Tagesplan-Vorlage von monday.com
monday.com bietet eine interaktive Zeitplan-Vorlage, mit der du deine täglichen Aufgaben effektiver erledigen kannst. Die strukturierte Tagesplan-Vorlage ist vollständig anpassbar, d. h. du kannst die Funktionen ganz nach deinen Bedürfnissen einstellen. Bonus: Du kannst das Farbdesign ändern, um es an dein Firmenlogo oder deinen persönlichen Stil anzupassen.
Die Einrichtung und Bearbeitung dieser Vorlage ‑ genau wie bei allen monday.com Vorlagen – ist kinderleicht. Da du von jedem Gerät aus darauf zugreifen kannst, hast du deinen Tagesplaner immer dabei. Du kannst ihn auch gemeinsam mit anderen Personen nutzen und mehreren Teammitgliedern und/oder Stakeholdern Aufgaben zuweisen.
Und da es Teil des monday.com Work OS ist, kommst du auch in den Genuß von weiteren Vorteile, wie die Zeiterfassung in Echtzeit, bedingte Benachrichtigungen, farbcodierte Aufgabenprioritäten, Google-Kalender-Integration und viele weitere Funktionen. Du kannst sogar benutzerdefinierte visuelle Dashboards einrichten, die dir den Status deines Arbeitspensums in Echtzeit anzeigen.
Bonus: Bist du bereits monday.com Benutzer? Dein täglicher Arbeitsplan befindet sich nun am selben Ort wie der Rest deiner Arbeit. Doppelter Bonus: Verlinke deinen Tagesplan mit einem anderen Board, z. B. einer Projektplanungsübersicht oder einem Monatskalender.
Ähnliche monday.com Vorlagen
Wenn du deinen Terminkalender verwalten möchtest, ist die kostenlose Tagesstruktur Vorlage ein guter Anfang, aber bei monday.com haben wir sogar noch mehr…
Wochenplan-Vorlagen
Manchmal reicht es nicht aus, nur die Tage zu planen, sondern du brauchst einen Überblick über die gesamte Woche.
Die Vorlage für eine wöchentliche To-Do-Liste hilft dabei, den Überblick über die wöchentlichen Aufgaben zu behalten. Lege für jede Aufgabe eine Priorität fest, weise sie einem Verantwortlichen zu oder besprich sie mit dem Team.
Vorlage für Teamaufgaben
Die Vorlage für Teamaufgaben wurde entwickelt, um Teams dabei zu helfen, alle Aufgaben an einem zentralen Ort zu sehen.
Verwende farbige Labels für den Status und die Priorität jeder Aufgabe, damit die Teammitglieder schnell erkennen können, was wann zu tun ist.
Bullet-Journal-Vorlage
Bullet Journals sind ein beliebtes, persönliches Organisationssystem, das in der Regel ein Papier-und-Stift-Punktraster-Journal beinhaltet. Die Bullet Journal-Vorlage bietet die Zeitmanagement-Funktionen eines Bullet Journals mit der Flexibilität eines Online-Planungs-Boards.
FAQs zu den Tagesstruktur Vorlagen
Wie erstelle ich einen Tagesplan?
Die Erstellung eines Tagesplans mithilfe einer anpassbaren Vorlage ist einfach.
Überlege dir zunächst, was du bei jeder Aufgabe verfolgen willst ‑ z. B. Zeit bis zur Fertigstellung, Deadlines usw. Wenn etwas in der Vorlage fehlt, füge es einfach hinzu! Du kannst auch alle nicht benötigten Spalten oder Abschnitte entfernen. Ein Beispiel für einen täglichen Arbeitsplan kann Folgendes beinhalten:
- Liste deiner Aufgaben
- Status der einzelnen Aufgaben
- Aufgabenkategorien (Arbeit, Schule, Zuhause, usw.)
- Fälligkeitsdatum
- Der Verantwortliche für die Aufgabe
- Für die Aufgabe vorgesehene Zeit
- Bereits investierte Zeit für die Aufgabe
Sobald du die Vorlage angepasst hast, kannst du loslegen und sie verwenden!
Gemeinsame Vorlage für Teams? Sorge dafür, dass alle Mitarbeiter den gewünschten Zugang haben ‑ Vollzugriff, Nur-Ansicht usw., je nach deren Rolle. Unsere leicht anpassbare Vorlage für den Arbetisplan ist ein guter Anfang.
Nimm dir jeden Tag ein paar Minuten Zeit, um deinen Zeitplan zu überprüfen und bei Bedarf neue Aufgaben hinzuzufügen. Plane genügend Zeit ein, denn es kann eine Weile dauern, eine neue Gewohnheit zu etablieren.
Kann ich mit Excel einen täglichen Arbeitsplan erstellen?
Natürlich! Sowohl Google Tabellen als auch Excel bieten verschiedene Vorlagen für Kalender und Aufgabenlisten.
Tabellen und Excel-Vorlagen bieten jedoch nicht die weitergehenden Funktionen und die Flexibilität eines Work OS wie monday.com. Du kannst zum Beispiel Teammitgliedern keine Aufgaben zuweisen oder den Tagesplan in deinen digitalen Arbeitsbereich eingliedern.
Gibt es eine Tagesplan-App?
An Terminplaner-Apps und Zeitmanagement-Tools für Smartphones mangelt es nicht.
Suche nach einer Vorlage für einen Tagesplan – wie die von monday.com ‑ die sowohl vom Desktop als auch vom Handy aus genutzt werden kann. Denn du möchtest nicht deinen gesamten Zeitplan mit einer App verwalten, die nur auf deinem Telefon installiert ist.
Jetzt loslegen