Perfekte Projektplanung in 6 einfachen Schritten [+ Vorlagen]

Ein Projektplan ist ein wichtiges Dokument, um dein Projekt nachverfolgen zu können. Mithilfe eines erstklassigen Projektplanungstools überwindest du leicht die Herausforderungen einer effektiven Projektplanung. Projektplan Vorlagen erlauben dir schnell und gezielt alle notwendigen Inhalte festzulegen und zu ordnen: den Zweck deines Projekts, den Umfang, die Struktur, die Ressourcen, die Ziele, die Ergebnisse und den Zeitplan.

In diesem umfassenden Leitfaden erfährst du, wie du einen Projektplan in sechs Schritten erstellst. Außerdem stellen wir dir fünf Projektplanungs Vorlagen von monday.com zur Verfügung, mit denen du schnell loslegen kannst. Lass uns zunächst definieren, was  ein Projektplan ist und warum er so wichtig ist.

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Warum solltest du einen Projektplan erstellen?

Ein Projektplan ist ein formelles Dokument, in dem die Ziele eines Projekts, bestimmte Aufgaben und die Erfolgsaussichten beschrieben werden.

Er sollte nicht nur den Zweck deines Projekts festlegen, sondern auch andere Materialien und Leistungen enthalten, die für das Projekt relevant sind, wie z.B.:

• Zeitpläne und Gantt-Diagramme für wichtige Meilensteine, wie Start- und Endtermine, den 200. Kunden oder den Start einer Veranstaltung oder App.
• Kommunikationspläne — um alle über Fortschritte, Erfolge und mögliche Hindernisse auf dem Laufenden zu halten.
• Arbeitsstrukturplan — vor allem, wenn du mehrere Teammitglieder hast, die an verschiedenen oder gleichzeitigen Aufgaben arbeiten. In diesem Fall brauchst du vielleicht auch einen Projektplaner.
• Ressourcen, die für die Durchführung des Projekts benötigt werden, wie Projektmanagement-Tools, Bargeld, Freelancer und mehr.

Kurz gesagt, dein Projektplan dient als zentraler Dreh- und Angelpunkt, um Aktivitäten und Ressourcen während des gesamten Lebenszyklus deines Projekts zu definieren, zu organisieren, zu priorisieren und zuzuweisen.

Was bedeutet Projektplanung?

Die Projektplanung ist die zweite Projektmanagement Phase im Projektlebenszyklus:

• PHASE 1: Projekt Initiierung — hier identifizierst du einen Bedarf oder ein Problem des Unternehmens und eine mögliche Lösung.
• PHASE 2: Projektplanung — hier werden bestimmte Aufgaben definiert, Verantwortlichkeiten zugewiesen und der Projektzeitplan erstellt.
• PHASE 3: Projektabwicklung — hier informierst du dich zu den Ressourcen, überwachst die Zeitleiste und das Budget und erstattest den Stakeholdern Bericht.
• PHASE 4: Projektabschluss — hier überprüfst du den Erfolg des Projekts.

In der Projektplanungsphase erweiterst du das Dokument der Projektcharta aus der Initiierungsphase, um deinen detaillierten Projektplan zu erstellen. Zu den typischen Aufgaben in der Projektplanungsphase gehören:

• Festlegung des Budgets.
• Aufstellung eines Zeitplans oder einer Zeitleiste für das Projekt.
• Erstellung von Projektstrukturplänen.
• Identifizierung von Ressourcen und Sicherstellung ihrer Verfügbarkeit.
• Abschätzung möglicher Hindernisse und Vorausplanung bezüglich dieser Szenarien.
• Projekt Ziele setzen, Rollen, Deadlines, Verantwortlichkeiten und Projekt Meilensteinen.

Elemente des Projektplans

Dies ist der Unterschied zwischen einem Projektplan und anderen Elementen der Projektplanung.

Projektplan vs. Arbeitsplan

Obwohl sie sich ähneln, sind Arbeitspläne nicht so umfassend wie Projektpläne. Ein Arbeitsplan konzentriert sich darauf, den Projektteams zu helfen, kleinere Ziele zu erreichen, während ein Projektplan eine Gesamtübersicht über die Ziele eines ganzen Projekts bietet.

Projektplan vs. Projektcharta

Eine Projektcharta gibt einen Überblick über ein Projekt. Sie ist ein formelles, kurzes Dokument, das die Existenz eines Projekts etabliert und die Projektmanager ermächtigt, die Arbeit aufzunehmen. Die Charta beschreibt die Ziele und den Ressourcenbedarf eines Projekts. Du erstellst sie in der Projektinitiierungsphase vor deinem Projektplan und legst sie den wichtigsten Stakeholdern vor, um das Projekt abzusegnen.

Projektplan vs. Projektumfang

Ein Teil deines Projektplans ist der Projektumfang, der den Umfang und die Grenzen deines Projekts klar definiert. Deine Projektdokumentation beinhaltet  den Projektumfang an drei Stellen: in einer Umfangsangabe, einem Projektstrukturplan (PSP) und einem PSP-Glossar. Er dient als Referenzpunkt, um den Projektfortschritt zu überwachen, die tatsächlichen mit den geplanten Ergebnissen zu vergleichen und eine Ausweitung des Umfangs zu vermeiden.

Projektplan vs. Projektstrukturplan

Ein Projektstrukturplan (PSP) ist eine hierarchische Gliederung der Aufgaben, die zur Durchführung deines Projekts erforderlich sind. Er gliedert große oder komplizierte Ziele in überschaubare Aufgaben, damit du den Projektplan durchführen kannst. Der Projektstrukturplan gliedert den Projektumfang in Phasen, Teilprojekte, Leistungen und Arbeitspakete, die zu deiner endgültigen Leistung führen.

Projektplan vs. agiles Projekt

Ein agiles Projekt ist das Gegenteil eines traditionellen Projektplans. Agiles Projektmanagement verwendet einen inkrementellen, iterativen Ansatz, um ein Projekt zu verwirklichen, während traditionelle Projekte – auch als Wasserfall Projektmanagement Methode bekannt – einen kaskadierenden, schrittweisen Planungsprozess verwenden. Agile Projekte sind ein Synonym für Softwareentwicklungsteams, aber du kannst sie in jedem Bereich einsetzen.

Warum sind Projektpläne wichtig?

Bei mehr als einem Drittel aller Projekte kommt es zu einem sogenannten „Scope Creep“. Das bedeutet, dass das Team am Ende mehr Arbeit hat, als ursprünglich geplant. Dies lässt sich größtenteils vermeiden, wenn du unerwartete Verzögerungen oder veränderte Umstände in deinen Projektplan einbaust und in deiner Projektplanungs-Software nachverfolgst. Nutze diese auch, um zu analysieren, wann und wo Probleme aufgetreten sind, damit du für zukünftige Projekte besser vorbereitet bist.

Wenn du dir die Zahlen im Kontext des Projektmanagements ansiehst, ist es leicht zu verstehen, wo ein Projektmanagementplan einen positiven Einfluss haben könnte – 45 % der Projekte werden nicht rechtzeitig abgeschlossen und 38 % der Projekte überschreiten das Budget.

Ein Projektplan kann dazu beitragen, unüberlegte Mehrausgaben und verspätete Abwicklungen einzudämmen, indem diese Probleme frühzeitig erkannt werden. So bleibt kein Raum für Verwirrung und Verzögerungen in Geschäftsprozessen und im Fortschritt deiner Projekte.

So erstellst Du einen Projektplan in 6 Schritten

Es gibt keine festen Regeln für einen Projektplan. Wir empfehlen dir jedoch, die folgenden sechs Schritte als Grundlage für die Erstellung eines Projektplans zu verwenden.

1. Leite mit einer Zusammenfassung ein

Die Zusammenfassung steht am Anfang deines Projektplans und sollte die wichtigsten Punkte des Projektplans zusammenfassen. Sie sollte den Zweck des Projektplans wiedergeben, die wichtigsten Punkte des Plans hervorheben und alle Ergebnisse, Schlussfolgerungen oder Empfehlungen des Projekts beschreiben.

Auch wenn die Zusammenfassung am Anfang deines Projektplans steht, schreibst du sie als letztes, da du die wichtigsten Punkte aus dem Rest deines Plans herausziehen wirst.

Sie sollte nicht länger als eine Seite sein und einen kurzen Überblick über das Folgende geben:

• Projektziele und Zielsetzungen
• Deine gewählte Projektmethodik bzw. das Framework des Projekts
• Die endgültigen Projektergebnisse und Akzeptanzkriterien
• Wesentliche Risiken des Geltungsbereichs und Gegenmaßnahmen
• Zusammenfassung der Meilensteine
• Ein Überblick über den Zeitplan des Projekts und die zeitbasierten Risiken
• Einschätzung der Ressourcen und Ausgaben

Diese Momentaufnahme deines Projekts macht es für die wichtigsten Stakeholder, die nicht aktiv an der Durchführung des Projekts beteiligt sind, leicht, alles zu verstehen. Für Projektmanager dient die Zusammenfassung als schnelle Erinnerung an die wichtigsten Projektziele, den Umfang, die Erwartungen und die Grenzen. Da fast ein Drittel aller Projekte ihre ursprünglichen Ziele nicht erreichen, ist es wichtig, dass die Projektmanager/innen den Projektplan regelmäßig überprüfen, um auf dem richtigen Weg zu bleiben.

2. Definiere den Projektumfang

Es gibt nur wenige Dinge im Projektmanagement, die ärgerlicher sind, als ein Projekt anzufangen, das dann nach und nach ausufert. Indem du den Umfang eines Projekts festlegst, bestimmst du die Grenzen für den Beginn und das Ende des Projekts. Außerdem kommunizierst du Erwartungen bezüglich der zu erbringenden Leistungen und der Personen, die während eines Projekts Anfragen genehmigen – und was überhaupt einer Genehmigung bedarf.

Es geht auch darum, die potenziellen Risiken zu beschreiben, die mit der Erfüllung dieser Erwartungen verbunden sind, und Gegenmaßnahmen zu ergreifen, um diese Risiken zu mindern. Es ist wichtig, genau festzulegen, wer für das Nachverfolgen dieser Risiken verantwortlich ist.

Mit diesem Schritt verhinderst du einen „Scope Creep“, d.h., dass die Anforderungen an ein Projekt im Laufe des Projektlebenszyklus steigen. Organisationen beklagen, dass bei 34 % aller Projekte der Umfang zu groß wird, aber nur 52 % der Organisationen machen sich die Mühe, jedes Mal ein Scoping-Dokument zu erstellen.

3. Strukturiere dein Projekt

Es gibt verschiedene Frameworks, die du zur Steuerung deines Projekts verwenden kannst und die sich auf die Struktur deines Workflows und auf die Art und Weise auswirken, wie die Arbeitsergebnisse erstellt und zugewiesen werden.

Wenn du zum Beispiel das Wasserfall-Framework verwendest, planst du alles im Voraus, arbeitest jede Entwicklungsphase nacheinander ab und spezialisierte Aufgabenverantwortliche führen ihre Arbeit zu einem bestimmten Zeitpunkt aus.

Denke daran, dass sich zu viele Abhängigkeiten innerhalb deiner Projektstruktur negativ auf den Erfolg auswirken können, also versuche, Wege zu finden, wie die Teams autonom arbeiten können, um die Ergebnisse rechtzeitig zu erreichen. Es ist auch gut zu überlegen, wie viele Personen mit Genehmigungsbefugnis benötigt werden, um die Ordnung aufrechtzuerhalten und gleichzeitig Engpässe zu vermeiden.

Vor allem ist es wichtig, feste Zeiten für den Wissensaustausch im Team einzuplanen, damit deine Projekte erfolgreicher werden können. Notiere dir die Kommunikationsstrukturen, die du zur Förderung der Zusammenarbeit nutzen willst.

4. Prüfe, welche Projektressourcen dir zur Verfügung stehen

Definiere die Ressourcen, die du für dieses Projekt zur Verfügung hast:

• Team
• Zeit
• Budget
• Technologie
• Physische Ressourcen

Du musst genau abschätzen, was du brauchst, sonst backst du einen Kuchen mit den falschen Zutaten. Ein Ressourcenmanager oder Projektmanager kann hier das Rezept zur Verfügung stellen.

Wenn Teams beispielsweise die richtigen hoch

qualifizierten Mitarbeiter haben, steigt die Erfolgswahrscheinlichkeit von Projekten um 30 %. Dennoch glaubt ein Drittel der Leute nicht, dass ihre Teams alle für das Projekt notwendigen Kompetenzen haben – der Misserfolg ist vorprogrammiert.

Die Anzahl der Teammitglieder ist ebenfalls wichtig – wenn das Verhältnis zwischen Arbeit und verfügbaren Personen nicht stimmt, werden Effizienz und Qualität leiden. Wenn du deine Ressourcen effektiv einsetzen willst, um die Erwartungen zu erfüllen, musst du in Bezug auf die Ressourcenbeschränkungen realistisch sein.

Das kann zum Beispiel bedeuten, dass du den Zeitplan anpassen musst, falls du zu wenig Personal hast oder dein Budget erhöhen musst, falls du mehr Spezialausrüstung brauchst.

5. Erstelle eine Zeitleiste für dein Projekt

Organisationen, die Zeitrahmen in Projektpläne implementieren, haben eine höhere Erfolgswahrscheinlichkeit. Dennoch werden bei 52 % der Projekte nicht immer Basiszeitpläne festgelegt. Das ist wahrscheinlich der Grund, warum 45 % der Organisationen sagen, dass sie erfolgreiche Projekte selten oder nie fristgerecht abschließen.

Deshalb ist es ratsam, deinem Projektplan einen Abschnitt mit einem Zeitplan hinzuzufügen. In diesem Teil deines Plans solltest du die Erwartungen und Liefertermine festlegen und definieren, wie du den Zeitrahmen einhalten wirst.

Dein Zeitplan für das Projekt wird ein wenig anders aussehen, Je nachdem, welches Framework du wählst, wird dein Zeitplan für das Projekt ein wenig anders aussehen Nutze eine vielseitige Zeitleisten-Software, um deinen Zeitplan nachzuverfolgen.

Die Aufgaben, die sich im Status ‚Work in Progress‘ (WIP) – also laufende, noch unerledigte Arbeiten – befinden, hängen von der Kapazität deines Teams ab. In diesem Abschnitt solltest du die maximale Anzahl an WIPs einstellen, die du in jeder Spalte zu jeder Zeit haben kannst.

6. Verwalte deine Projektänderungen

Organisationen nennen die Änderungskontrolle als eine der drei größten Herausforderungen in ihren Projekten. Ohne einen Plan für das Änderungsmanagement weiß dein Team nicht, was es tun soll, wenn ungeplante Änderungen eintreten. Ein dynamischer Plan für das Änderungsmanagement legt fest, welche Schritte zu befolgen sind und an wen du dich wenden kannst, wenn unvorhergesehene Änderungen eintreten.

Ein wichtiger Teil davon ist, eine Projektplanung Software zu nutzen, dass Tools zum Verwalten von Änderungen beinhalten. monday work management ist flexibel genug, um dich dabei zu unterstützen, alle Teile des Projektlebenszyklus zu verwalten – von der Planung und Überwachung bis hin zur Berichterstattung und Ressourcenverwaltung. Schauen wir uns ein paar unserer Projektmanagement Vorlagen an, die dir den Einstieg erleichtern können.

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Projektplan Vorlagen und andere nützliche Templates zur Projektplanung

Die Projektplan-Vorlagen sind Teil einer zahlreichen Auswahl an Vorlagen, die das Projektplanungs-Tool von monday.com zur Verfügung stellt. Sie ermöglichten dir, die einzelnen Abschnitte deines Projektplans visuell darzustellen und erleichtern dir den Einstieg in die Projektplanung. Probiere diese 5 Vorlagen für Projektplanung aus, um deinen Projektplanungsprozess in Gang zu bringen.

1. Projektplan Vorlage 

Du suchst nach einer allgemeinen Vorlage für einen Projektplan? Probiere eine unserer Vorlagen für Projektpläne aus.

Mit dieser sehr visuellen Vorlage von monday.com kannst du deine Teilprojekte nach festgelegten Zeiträumen strukturieren und den einzelnen Phasen verantwortliche Mitarbeiter zuweisen.

Priorisiere jedes Projekt und füge eine Zeitleiste hinzu, um zu zeigen, wann Projektergebnisse zu erwarten sind.

2. Ressourcenverwaltung Vorlage 

Die Ressourcenverwaltung ermöglicht es Teams, sich auf die effiziente Ausführung von Aufgaben, Projekten und Prozessen zu konzentrieren und gemeinsame Ziele in großem Umfang zu erreichen.

Du kannst den einzelnen Personen Ressourcen zuweisen und Zeitpläne festlegen, damit deine Mitarbeiter wissen, für welche Ressourcen sie in welcher Phase verantwortlich sind. Wenn du einen Standort hinzufügst, wissen die Teams, wo sie ihre Ressourcen übergeben müssen, wenn sie von einer Phase zur nächsten übergehen – außerdem können sie dies in unserer mobilen App überprüfen.

Nutze die Ansicht „Arbeitspensum“, um die Zeit deines Teams proaktiv zu verwalten und einen Überblick über das Arbeitspensum und die Kapazitäten der einzelnen Teammitglieder zu erhalten.

3. Projektkostenmanagement Vorlage

Es ist viel einfacher, ein Budget zu planen, wenn du all deine Kosten an einem Ort überschauen kannst.

Deshalb ist diese Projektkostenmanagement-Vorlage von monday.com so unglaublich praktisch.

Füge alle Teilprojekte hinzu und plane die voraussichtlichen Kosten, indem du die Gesamtsummen den einzelnen Abteilungen zuordnest. Du kannst das Dokument nutzen, um das benötigte Budget einzuschätzen und dein genehmigtes Projektbudget festzuhalten. Anschließend kannst du unsere Dashboards oder Berichte nutzen, um die Informationen auf eine andere, buntere Weise zu sehen.

4. Projektzeitplan Vorlage

Plane deine Zeitpläne mit dieser Projekt-Zeitleisten-Vorlage.

Dieses Dashboard ist es ideal für diejenigen, die mit einem Wasserfall- oder Scrum-Framework arbeiten. Wenn du mit dem Kanban-Framework arbeitest, benutzt du besser die Kanban-Board Ansicht.

Bei Wasserfall-Projekten definierst du deine Meilensteine, fügst eine Zeitleiste hinzu und gibst eine bestimmte Anzahl von Arbeitstagen an, um die Aufgaben eines jeden Meilensteins zu erledigen.

Trage den Teamleiter für jede Phase ein, damit die Projektmanager wissen, für welche Meilensteine sie verantwortlich sind.

Während der Projektdurchführung können Teams den Balken nutzen, um den Fortschritt nachzuverfolgen. Außerdem können sie Aktualisierungen zu jedem Meilenstein hinzufügen, indem sie auf die einzelnen Elemente klicken, was die Zusammenarbeit zwischen den Teams fördert.

Für Scrum und Agile-Projektmanagement kannst du das Dashboard nach Sprints organisieren und die spezifischen Aufgaben hinzufügen, sobald sie beschlossen werden.

5. Programmrisikoregister Vorlage

Visualisiere deinen gesamten Projektumfang und plane Risiken in dieser Programmrisikoregister-Vorlage.

Verwende farbcodierte Statusbalken, um den Risikostatus, die Risikowahrscheinlichkeit und die Risikoauswirkungen für deinen Projektumfang und Zeitplan zu veranschaulichen.

Du kannst sogar Risiken kategorisieren, einen Risikoeigentümer hinzufügen und Strategien zur Risikominderung vorschlagen. So wissen die anderen Mitglieder des Projektteams, was zu tun ist, falls sich diese Risiken zu echten Problemen entwickeln.