Die Sache mit den Projektplänen ist die, dass sie nicht unbedingt verhindern, dass etwas schief geht.

Selbst der umfassendste Projektplan kann in die Hose gehen. Alles was es braucht, ist ein unvorhergesehenes Ereignis, und schon wirst du aus der Bahn geworfen.

Warum also überhaupt einen Projektplan aufsetzen?

Ganz einfach: Ein Projektplan hilft dir, Abweichungen auf hoher Ebene zu erkennen, sobald sie auftreten.

Ein Projektplan erlaubt es dir, ungeplante Änderungen zu erkennen und sofort darauf zu reagieren.

Nicht nur das: Ein umfassend definierter Projektplan umfasst auch die Erwartungen an das gesamte Projekt. Auf diese Weise folgen du, deine Kunden, dein Team und alle anderen wichtigen Stakeholder demselben Kurs.

Brauchst du etwas Starthilfe? Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt dir, wie du einen Projektplan aufsetzt und welche Projektmanagement-Tools du einsetzen kannst, und so jede Phase des Prozesses vereinfachen kannst.

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Was ist ein Projektplan?

Zunächst einmal solltest du deinen Projektplan nicht mit deinem Zeitplan verwechseln. Der Zeitplan ist nur ein Teil deines Plans.

Ein Projektplan umfasst Projektzweck und die Meilensteine zum Erreichen der Projektziele. Er sollte die verwendeten Ressourcen, den Zeitplan und die Projektergebnisse in den einzelnen Projektphasen beinhalten.

Kurz gesagt: Mit deinem Projektplan kannst du definieren, organisieren und priorisieren und weist Aktivitäten und Ressourcen während der Projektlaufzeit zu.

Für diejenigen, die verstärkt agile Projektmanagement-Frameworks implementieren wollen, mag ein Projektplan zunächst etwas unflexibel erscheinen. Er dient jedoch hauptsächlich als Leitfaden, um dich auf Kurs zu halten.

Bei mehr als der Hälfte aller Projekte kommt es zu einer „schleichenden Umfangsausweitung“ (Scope Creep). Das heißt, dass das Team am Ende mehr arbeitet als ursprünglich geplant.

Sobald Erwartungen und Absichten für Projektziele, Zeitrahmen und Budgets vorliegen, erkennst du sofort während der Projektlaufzeit, wenn etwas schiefläuft.

50 % der Projekte werden nicht pünktlich abgeschlossen, und 45 % der Projekte liegen über dem Budget.

Ein Projektplan kann dabei helfen, unnötige Mehrausgaben und Verspätungen in Grenzen zu halten.

Wie man einen Projektplan ganz einfach erstellt

Es gibt keine fixen Regeln für einen Projektplan. Manche Organisationen erstellen einen einfachen Projektplan auf einem Whiteboard oder skizzieren ihn auf 1 bis 2 Seiten. Andere gehen auf jedes Detail der Projektumsetzung ein.

Falls du einen umfassenden Projektplan erstellen möchtest, schau dir diese 6 Fragen an:

1. Fange ich mit der Zusammenfassung an? 

Die Kurzzusammenfassung steht am Anfang deines Projektplans und fasst die wichtigsten Punkte zusammen. Daher macht es Sinn, sie als letztes zu schreiben.

Die Zusammenfassung sollte nicht länger als eine Seite sein und einen kurzen Überblick über Folgendes geben:

  • das Projektziel
  • die gewählte Projektmethodik bzw. das Framework des Projekts
  • die endgültigen Projektergebnisse und Akzeptanzkriterien
  • wesentliche Risiken des Geltungsbereichs und Gegenmaßnahmen
  • Zusammenfassung der Meilensteine
  • Überblick über den Zeitplan des Projekts und die zeitbasierten Risiken
  • Einschätzung der Ressourcen und Ausgaben

2. Was ist der Projektumfang?

Oftmals nimmt der Projektumfang unnötig zu. Ein vordefinierter Projektumfang setzt Grenzen. Er skizziert Projektanfang und -ende und bildet die erwarteten Projektergebnisse ab.

Stelle sicher, dass alle Beteiligten verstehen, was das Projekt umfasst und was nicht. Definiere auch die Akzeptanzkriterien für die Projektergebnisse. Darin legst du fest, wer die Projektergebnisse genehmigt und wie der Genehmigungsprozess aussieht.

Denke immer daran, dich abzusichern.

Beschreibe die potenziellen Risiken, die mit der Erfüllung dieser Erwartungen verbunden sind. Nenne auch Gegenmaßnahmen, um diese Risiken zu mindern. Lege genau fest, wer für die Nachverfolgung dieser Risiken verantwortlich ist.

Viele Organisationen beklagen, dass die Hälfte aller ihrer Projekte eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs erleben. Doch nur 27 % der Organisationen erstellen einen Rahmenplan für jedes ihre Projekte.

Lerne aus diesem Fehler – erstelle einen umfassenden Projektrahmen für jedes Projekt.

3. Wie strukturiere ich mein Projekt? 

Die Projektstruktur hängt von dem Framework ab, das du zur Steuerung verwendest. Unabhängig vom Framework sollte dieser Abschnitt deines Projektplans zeigen, wie du Leistungen und Verantwortlichkeiten organisieren und zuweisen möchtest.

Wenn du zum Beispiel das Wasserfall-Framework verwendest, planst du alles vor Projektbeginn:

  • Du durchläufst alle Phasen der Entwicklung nacheinander – Initiierung, Anforderungserfassung und -analyse, Design, Implementierung, Tests und Pflege.
  • Die Rollen sind klar definiert. Dadurch erledigt jedes Teammitglied seine Spezialaufgabe in der richtigen Phase.
  • Jede Phase hat ein klares Start- und Enddatum. Alle Aufgaben einer Phase werden in einem Rutsch erledigt.
  • Die einzelnen Aufgaben werden mit jeder neuen Information neu priorisiert. So brauchst du keine festen Deadlines für jede Phase. Stattdessen kannst du einfach planen, wie du das Volumen der laufenden Arbeit überwachen und kontrollieren kannst.

Behalte folgendes im Hinterkopf:

  • Die Zentralisierung von Projektstrukturen kann sich negativ auf den Erfolg auswirken. Versuche, Teams so autonom wie möglich arbeiten zu lassen.
  • Einen Alleinverantwortlichen für Genehmigungen ist nicht ideal. Das führt zu Engpässen in deinen Prozessen.
  • Komplexe Projekte sind erfolgreicher, wenn Teams ihr Wissen miteinander teilen. Halte die Kommunikationsstrukturen fest, die du zur Förderung der Zusammenarbeit nutzen wirst.

4. Welche Ressourcen stehen zur Verfügung? 

Definiere die Ressourcen, die du für dieses Projekt zur Verfügung hast:

  • Team
  • Zeit
  • Budget
  • Technologie
  • Physische Ressourcen

Wenn Teams die richtigen hochqualifizierten Mitarbeiter umfassen, steigt die Erfolgswahrscheinlichkeit von Projekten um 30 %. Dennoch glaubt ein Drittel der Involvierten nicht daran, dass ihre Teams alle für das Projekt notwendigen Fähigkeiten mitbringen. Der Misserfolg ist vorprogrammiert.

Wenn du deine Ressourcen effektiv einsetzen willst, musst du realistisch sein, was die Ressourcenbeschränkungen angeht. Stelle sicher, dass du genügend Ressourcen einplanst, damit keine Deadlines wegen Überlastung verpasst werden.

Bei Ressourcenengpässen kann es sein, dass du den Zeitplan anpassen musst. Oder du musst allenfalls dein Budget erhöhen, falls mehr Spezialausrüstung gebraucht wird.

5. Wie sieht der Zeitplan aus? 

Sobald ein Zeitrahmen im Projektplan abgebildet ist, hat das Projekt eine um 52 % höhere Erfolgswahrscheinlichkeit. Dennoch werden bei 80 % der Projekte nicht immer Basiszeitpläne festgelegt. Das ist möglicherweise der Grund, warum 43 % der Organisationen selten oder nie erfolgreiche Projekte pünktlich umsetzen.

Aus diesem Grund solltest du den Zeitplan in deinem Projektplan aufnehmen. Er sollte den erwarteten Liefertermin und den Plan umfassen, wie du dich an den Zeitplan halten wirst.

Laufende, unerledigte Arbeiten hängen von der Kapazität deines Teams ab. In diesem Abschnitt solltest du die maximale Anzahl an gleichzeitig laufenden Aufgaben definieren.

Sagen wir zum Beispiel, es ist ein Blog-Projekt. Du hast vielleicht 10 Texter, aber nur zwei Editoren. Du musst also die Anzahl der Blogs begrenzen, die an die Editoren weitergeleitet werden.

6. Wie gehe ich mit Veränderungen um? 

Trotz einer umfassenden Planung ist es unmöglich, alle Hindernisse und Abweichungen vorauszusehen.

Die Änderungskontrolle gehört zu den größten 3 Herausforderungen bei Projekten. Mit einem Plan für das Änderungsmanagement weiß dein Team auch bei einer ungeplanten Veränderung, was zu tun ist.

Ein dynamischer Änderungsmanagementplan enthält einerseits die zu befolgenden Schritte. Andererseits umfasst er die Ansprechperson, an die man sich bei unvorhergesehenen Veränderungen wenden kann.

Dadurch ist dein Projekt viel agiler und anpassungsfähiger.

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5 Projektplanungsvorlagen für einen umfassenden Projektplan

Diese Tools von monday.com können helfen, wenn es darum geht, jeden Projektabschnitt zu visualisieren. Probiere diese fünf Vorlagen aus, um die Erstellung deines Projektplans etwas einfacher zu gestalten.

1. Strukturiere dein Projekt

Suchst du nach einer allgemeinen Projektplanvorlage? Dieses Projektübersichts-Dashboard ist besonders hilfreich, wenn du das Wasserfall-Framework verwendest.

 

Mit dieser visuellen Vorlage von monday.com kannst du deine Teilprojekte nach festgelegten Zeiträumen strukturieren und den einzelnen Phasen verantwortliche Teammitglieder zuweisen.

Priorisiere jedes Projekt und füge eine Zeitleiste hinzu, um zu zeigen, wann Projektergebnisse zu erwarten sind.

 

2. Plane deine Ressourcen richtig ein 

Mit dieser benutzerfreundlichen Vorlage von monday.com wird das Ressourcenmanagement zum Kinderspiel.

 

Nutze das Dashboard, um all deine Projektressourcen zu organisieren – von deinen technologischen Tools bis hin zu deinen Fachkräften.

Du kannst den einzelnen Personen Ressourcen zuweisen und Zeitpläne festlegen. So wissen alle Teammitglieder, für welche Ressourcen sie in welcher Phase verantwortlich sind.

Füge einen Ort hinzu. So wissen die Teams beim Übergang zur nächsten Projektphase, wo sie die Ressourcen übergeben müssen.

3. Ermittle dein Projektbudget

Es ist viel einfacher, ein Budget zu planen, wenn du all deine Kosten an einem Ort sehen kannst.

Deshalb ist diese Projektkostenmanagement-Vorlage von monday.com so praktisch.

 

Füge jedes Teilprojekt hinzu und plane die voraussichtlichen Kosten, indem du die Gesamtsummen den einzelnen Abteilungen zuordnest. Du kannst das Dokument nutzen, um das benötigte Budget einzuschätzen und dein genehmigtes Projektbudget festzuhalten.

 

4. Skizziere den Zeitplan für dein Projekt 

Lege deine Zeitpläne mit dieser Projektzeitplan-Vorlage fest.

Dieses Dashboard ist ideal für diejenigen, die mit einem Wasserfall- oder Scrum-Framework arbeiten.

Bei Wasserfall-Projekten definierst du deine Meilensteine und fügst eine Zeitleiste hinzu. Anschließend legst du eine bestimmte Anzahl von Arbeitstagen für die Erledigung der Aufgaben für jeden Meilenstein fest.

Trage den Teamleiter für jede Phase ein und definiere klar, welche Projektmanager für welche Meilensteine verantwortlich sind.

Während der Projektausführung können Teams die Statusleiste verwenden, um den Fortschritt zu beobachten. Sie können Aktualisierungen zu jedem Meilenstein hinzufügen, indem sie auf jedes Element klicken. Das fördert die teamübergreifende Zusammenarbeit.

Bei Scrum-Projekten kannst du das Dashboard nach Sprints organisieren und die spezifischen Aufgaben hinzufügen, sobald sie definiert werden.

5. Erarbeite mögliche Projektrisiken 

monday.com Program Risk Register Template

Visualisiere deinen gesamten Projektumfang und plane Risiken in dieser Programmrisikoregister-Vorlage.

Ein anschauliches Farbcodierungssystem hebt hervor, welche Elemente ernsthafte Risiken darstellen. Verwende farbcodierte Statusbalken, um den Risikostatus, die Risikowahrscheinlichkeit und die Risikoauswirkungen für deinen Projektumfang und Zeitplan zu veranschaulichen.

Du kannst sogar Risiken kategorisieren, einen Risikoeigentümer hinzufügen und Strategien zur Risikominderung vorschlagen. So weiß das ganze Projektteam, was zu tun ist, falls sich diese Risiken zu tatsächlichen Problemen entwickeln.

Optimiere deinen Projektmanagementplan mit dem richtigen Tool

Projektpläne sind der Grundstein für den Erfolg deines Teams. Auch wenn sie umfassend und komplex sind, sollte die Erstellung eines Plans keine komplizierte Sache sein. Verwende die einsatzbereiten Vorlagen von monday.com für die Planung und schlüssle jeden Abschnitt des Plans nach und nach auf.

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