Was ist Projekt Portfoliomanagement?

Das Projekt Portfoliomanagement ermöglicht dir „die richtigen Projekte zum richtigen Zeitpunkt im richtigen Umfeld“ durchzuführen. So heißt es in einem Expertenartikel im Projektmagazin. Das allein sollte jeden Projektmanager neugierig machen.

Aber was genau bedeutet „Portfoliomanagement“ und warum gewinnt es im Projektmanagement immer mehr an Wichtigkeit? Diese Fragen erklären wir hier. Du findest außerdem bewährte Anwendungsverfahren und lernst, wie du das monday work management für PMO (Projektbüro) einsetzen kannst, um den Erfolg deiner Organisation zu unterstützen.

Was ist Portfoliomanagement?

Lass uns mit einer einfachen Definition von Portfoliomanagement beginnen: Unter Portfoliomanagement versteht man die Zusammenstellung und Verwaltung eines Portfolios. Dabei kann es sich zum Beispiel um ein Portfolio aus Investitionen handeln. Immer häufiger wird der Begriff auch in anderen Branchen im Zusammenhang mit umfassendem Projektmanagement genannt. Laut dem Projektmagazin ersetzt der Begriff Projektportfoliomanagement zunehmend den in etwa gleichbedeutenden Begriff Multiprojektmanagement.

Was ist ein Projektportfolio?

Ein Portfolio ist eine Gruppierung aus Projekten und Programmen oder oft auch aus beiden. Projektportfolios werden erstellt, um wichtige Informationen über Portfoliomanagement Aktivitäten zu speichern und zu verwalten. Außerdem gewährleistet es eine gesamtheitliche Aufsicht und Überwachung.

Stelle dir ein Projektportfolio als eine zentrale Informationsquelle vor. Es bietet die Basis, um Entscheidungen zur Ressourcenvergabe zu treffen, Leistungsprognosen anzufertigen und Risiken einzuschätzen – kurzum, dein Portfoliomanagement effektiv durchzuführen. Du kannst es als Nordstern für Fortschritt und Ausrichtung bezüglich der Unternehmensziele und Strategien betrachten.

Wie sieht das Projekt Portfoliomanagement aus?

Der Prozess des Projekt Portfoliomanagements besteht aus der Auswahl, Priorisierung und Kontrolle der Projekte und Programme einer Organisation. Eine solche zentralisierte Verwaltung und Überwachung ermöglicht einen hohen Standard der gesamten Unternehmensführung zu etablieren.

Vereinfacht dargestellt, weist das Portfoliomanagement Verantwortlichkeiten zu, sodass es jederzeit eine Person oder Gruppe in der Organisation gibt, die Leistungen und Investitionen genau überwacht.

Wenn ein Projekt an die Strategien, Werte und langfristigen Ziele des Unternehmens angeglichen ist und die Projektleistung stimmt, ist es wahrscheinlicher, dass dein Projekt finanziert und priorisiert wird. Wenn dein Projekt jedoch riskant, leistungsschwach oder nicht ausreichend an die Unternehmensziele angeglichen ist, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass es den Kurs ändern muss oder komplett abgesagt wird. 

Durch die Einführung des Portfoliomanagements in deiner Organisation bleibst du am Steuerruder, denn du kannst fundiertere Entscheidungen dazu treffen, wie du effektivere, strategieorientierte Ergebnisse liefern kannst. Außerdem behältst du Kontrolle über die Vermögensaufteilung.

Beispiele zur Portfoliomanagement Anwendung:

• Potenzielle Projektrenditen identifizieren
• Risiken vorhersehen
• Kommunikation erleichtern
• Stakeholder Zustimmung einholen

Was ist der Unterschied zwischen Portfoliomanagement, Projektmanagement und Programmverwaltung?

Die Beziehung und Hierarchie zwischen dem Portfoliomanagement, Projektmanagement und der Programmverwaltung kann folgendermaßen beschrieben werden:

• Das Projektmanagement beinhaltet üblicherweise die Verwaltung temporärer oder einzigartiger Vorhaben, in deren Mittelpunkt ein spezifisches Produkt oder eine bestimmte Dienstleistung steht.
• Die Programmverwaltung beinhaltet einen koordinierten Ansatz für die Verwaltung zusammenhängender Projekte, wobei deren miteinander in Verbindung stehende Zielvorgaben aufeinander abgestimmt werden.
• Das Portfoliomanagement nimmt eine  Gruppe von Projekten und/oder Programmen und verwaltet sie kollektiv als Gruppe, wodurch sichergestellt wird, dass sie zu jedem Zeitpunkt der Gesamtstrategie entsprechen.

Kurz gesagt sind Projekte die Bausteine, aus denen ein Programm besteht, und die Kombination aus Programmen und individuellen Projekten bilden das Portfolio.

(Bildquelle)

Warum ist Portfolio Management im Projektmanagement wichtig?

Wie die meisten, strukturierten Geschäftsprozesse bringt auch das Portfoliomanagement mehr als nur einen positiven Dominoeffekt für den Unternehmenswert mit sich. Hier haben wir einige der wichtigsten zusammengetragen:

Strategische Ausrichtung

Mit Portfoliomanagement können Organisations- und Betriebsleiter sehen, ob andere Großprojekte ihren Beitrag leisten und den großen Zielen und KPIs der Organisation entsprechen.

Reduzierte Ineffizienz

Wenn alle Projekte an einem zentralen Ort geplant werden, lässt sich einfacher erkennen, was höchste Priorität hat und was sich aufschieben lässt. Dadurch wird eine Erfolgsbilanz erstellt, anhand der du ablesen kannst, wie vergleichbare Projekte in der Vergangenheit abgeschnitten haben, sodass diese Projekte in Zukunft besser umgesetzt werden können.

Risikomanagement

Klarheit beim Portfoliomanagement unterstützt das Risikomanagement, da die wichtigsten Projektbestandteile an einem zentralen Ort zur Beurteilung zusammengefasst werden.

Diversifizierung

Ein leicht zugängliches Projektportfolio kann Mitarbeitern, wie PMOs, dabei helfen, zu beurteilen, ob die für eine Organisation priorisierten Projekte ausreichend vielfältig sind. Alternativ wird auch erkennbar, ob ein Projekt irrelevant geworden ist.

Tools und Best Practices für das Portfoliomanagement

Ähnlich wie in alltäglichen Arbeitsabläufen, so variieren auch die Best Practices für das Portfoliomanagement. Es gibt jedoch einige bewährte Methoden, die in den meisten Branchen anwendbar sind. Um diese umzusetzen, gibt es ausreichend digitale Portfoliomanagement Tools.

Führe eine aktive, detaillierte Bestandsaufnahme deiner Projekte durch

Eine Bestandsaufnahme all deiner Projekte gewährleistet ein Maß an Verständnis, das für ein effektives Portfoliomanagement von wesentlicher Bedeutung ist. Erfasse den Titel, den Zeitplan, die geschätzten Kosten, die Unternehmensziele, das potenzielle ROI des Projekts sowie die Vorteile, die es für das Unternehmen mitbringt.

Auf diese Weise kannst du sofort eine Gesamtübersicht mit allen Informationen erstellen, die notwendig sind, um die Investoren über den neusten Stand zu informieren oder spontan bessere Entscheidungen zu treffen.

Beurteile Projekte nach strategischen Gesichtspunkten

Wenn es um Ziele setzen geht, achte darauf, dass du Projekte priorisierst, die den strategischen Zielen des Unternehmens am ehesten entsprechen. Andere Faktoren, die du beachten solltest, sind die inhärenten Risiken eines Projekts und ob das Projekt eine massive Umstrukturierung verlangt.

Letztendlich kann ein guter Portfoliomanager frühzeitig erkennen, ob sich Projektvorschläge überschneiden und Projekte mit mangelhaften Geschäftsfällen von vornherein unterbinden, um sicherzustellen, dass das Management und die Stakeholder besser aufeinander abgestimmt sind.

Priorisierung, Kategorisierung und Finanzierung von Projekten

Sobald du jedes Projekt auf seine Übereinstimmung mit der Unternehmensstrategie hin beurteilt hast, musst du anhand der verfügbaren finanziellen Mittel und Ressourcen priorisieren. 

Ein sorgfältiger Bewertungs- und Kategorisierungsprozess kann an dieser Stelle von großem Nutzen sein, da er dir hilft, zu erkennen, wie viel Arbeit in Zukunft erforderlich sein könnte.

Überprüfe und verwalte deine Projekte sorgfältig

Ein erstklassiges Verfahren zur Beurteilung und Priorisierung wird dir nicht viel nützen, wenn dein Portfolio nicht aktiv verwaltet wird, nachdem die genehmigte Projektliste erstellt wurde.

Eine Plattform wie monday PMO work management strafft diesen Prozess, indem sie es dir ermöglicht, den Status eines jeden Projekts in einem datenbasierten und optisch ansprechenden Dashboard einzusehen.

Portfoliomanager sollten die Leistungsentwicklung ihrer Assets mindestens quartalsweise überprüfen. Um größere Erfolge zu erzielen, sollten diese Überprüfungen häufiger stattfinden.

Während des Überprüfungsprozesses sollten Portfoliomanager und Stakeholder häufig zusammenkommen, um zu besprechen, welche Projekte zusätzliche finanzielle Mittel benötigen und verdienen bzw. welche Projekte ausgesetzt und welche komplett gestoppt werden sollten.

Herausforderungen beim Portfoliomanagement

Portfoliomanagement ist höchst effektiv, erfordert jedoch ernsthaftes Engagement. Hier sind einige der 5 größten Herausforderungen.

1. Pflege einer kohärenten Beziehung zwischen Managern & Stakeholdern

Sowohl das Team für Portfoliomanagement als auch die Stakeholder haben unterschiedliche Beweggründe und Prioritäten, die auf einen gemeinsamen Nenner gebracht werden müssen. Die Zusammenarbeit diesen beiden Parteien läuft nicht immer reibungslos ab, vor allem wenn Investitionsentscheidungen sorgfältig durchdacht sein müssen.

Engagement und höchstmögliche Transparenz sind auf jedem Unternehmenslevel wichtig, damit Projekte auf Kurs, und Beziehungen eng und offen bleiben.

2. Zeit- und Ressourcen-Management

Bei der Fülle von Initiativen ist es oft schwierig zu ermitteln wie viel Zeit, Kapazität und Ressourcen noch verfügbar sind. Mit monday PMO work management kannst du die Teamauslastung-Ansicht und die Zeitleistenansicht nutzen, um klare Erkenntnisse zu erhalten.

3. Datenverfügbarkeit

Zur Gewährleistung eines effizienten Portfoliomanagements musst du in der Lage sein, die Ansichten relevanter Projektdaten, die du und deine Stakeholder nutzen, zu importieren und individuell anzupassen.

Mit monday PMO work management kannst du Widgets nutzen, um benutzerdefinierte Dashboards zu erstellen. Außerdem kannst du Automatisierungen einrichten, die regelmäßig Berichte versenden. Du kannst einem Board sogar mehr als eine Dashboard-Ansicht hinzufügen, die du genau so aufbaust, wie du es dir vorstellst.

4. Schwierigkeiten beim Operationalisieren & Skalieren

Wenn dein Projektportfolio wächst, wirst du schnell zu dem Schluss kommen, dass eine Plattform für Arbeitsmanagement, die mitwächst und deine manuellen Aufgaben minimiert, letztendlich unabdingbar ist. Excel-Dateien und E-Mails können Automatisierungen, Kalkulationen, Kommunikationen und vieles mehr nicht an einem zentralen Ort bieten, was Organisationen daran hindern kann, ihre Portfolios zu erweitern — oder dies zumindest erheblich verlangsamt.

5. Makroökonomische Risiken

Selbst ein perfektes Portfoliomanagement kann von Faktoren, die außerhalb der Kontrolle der Organisation liegen, wie beispielsweise ein konjunktureller Abschwung, negativ beeinflusst werden. Wenn du allerdings eine effektive Plattform und ein effizientes System nutzt, kannst du vor, während und nach der Krise oder der wirtschaftsschwachen Zeit bessere finanzielle Entscheidungen treffen.

Portfoliomanagement Software und ihre Vorteile

Die Nachverfolgung des Projektstatus, der Finanzierung, der Investitionsrunden, der Verantwortlichkeiten und Kommunikationen gestaltet sich äußerst schwierig, wenn Mitarbeiter und Ressourcen knapp bemessen oder begrenzt sind. Ohne eine Plattform für das Portfoliomanagement gleichen deine Entscheidungen eher erfahrungsbedingter Annahmen, die gelegentlich ins Schwarze treffen.

Das beste Tool ist eines, das die Bedürfnisse deiner Projektmanager berücksichtigt, da deren Daten an übergeordnete Portfoliomanager und deren entsprechenden Boards und Dashboards weitergegeben werden müssen.

Du solltest nach einer Lösung suchen, die manuelle Datenübertragungen oder exzessive Statusmeetings eliminiert. Deine Portfoliomanagement Software sollte dir dabei helfen, deine Gesamtprozesse und die Unternehmenswirkung zu verbessern und außerdem deinen gesunden Verstand zu bewahren.

Mit monday PMO work management ist dir all das möglich.