Was ist Arbeitsmanagement – eine Einführung

Arbeitsmanagement ist entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Wie ein gut dirigiertes Orchester bringt es Prozesse, Projekte und Ressourcen in perfekte Harmonie. Das beste System, um alle wichtigen Bereiche eines Unternehmens zu synchronisieren, ist die Nutzung eines wirksamen Arbeitsmanagementsystems. 

In diesem Guide erfährst du, wie ein effektiver Arbeitsmanagement Prozess die Transparenz erhöht, die Zusammenarbeit fördert und die Teamleistung steigert. Wir vergleichen Arbeitsmanagement und Projektmanagement und zeigen, wie die monday work management Software deine Geschäftsabläufe optimieren kann.
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Was ist Arbeitsmanagement?

Arbeitsmanagement umfasst die Planung, Organisation, Ausführung und Verfolgung von Arbeitsaktivitäten, um möglichst effizient bestimmte Ziele zu erreichen. Es wird festgelegt, wer welche Aufgaben übernimmt, wie der Zeitplan ist, welches Ergebnis abgeliefert wird und wie die Herangehensweise aussieht.

In drei einfachen Schritten erfährst du, wie du Ziele setzt, Projekte definierst und Ressourcen planst. Ein flexibler Prozess, der sich an deine Unternehmensziele anpasst.

Der Arbeitsmanagement Prozess

Das Besondere beim Arbeitsmanagement ist, dass es sich nahtlos an deine individuellen Arbeitsabläufe und Unternehmensziele anpassen lässt. Üblicherweise folgt dieser dreistufige Prozess:

Schritt 1. Lege Ziele und OKRs fest
Basierend auf Geschäftsprioritäten oder erwartetem Bedarf.

Mehr dazu:  Ziele setzen

Schritt 2. Definiere Projekte und Geschäftsprozesse
Verschaffe dir einen 360° Einblick in deinen gesamten Arbeitsmanagementprozess, um nahtlose Arbeitsabläufe zu schaffen.

Mehr dazu: Geschäftsprozesse verbessern & Projektmeilensteine

Schritt 3. Plane Ressourcen und erstelle Aufgaben
Weise sie bestimmten Teams, Unterteams oder einzelnen Mitarbeitern zu.

Mehr dazu: Ressourcenplanung

Arbeitsmanagement vs. Projektmanagement

Arbeitsmanagement und Projektmanagement sind Begriffe, die oft miteinander verwechselt werden. Während sich das Projektmanagement auf spezifische Projekte mit klaren Start- und Enddaten oder Zielen konzentriert, ist das Arbeitsmanagement umfassender und fließender. Es verbessert nicht nur projektbezogene, sondern auch unternehmensweite Prozesse.

• Projektmanagement ist nur ein Aspekt des Arbeitsmanagements. Es konzentriert sich auf bestimmte Projekte mit klaren Start- und Enddatwn oder Zielen, wie zum Beispiel die Einführung einer neuen Website oder eines neuen Produkts.
• Arbeitsmanagement ist umfassender und fließender. Es verbessert nicht nur projektbezogene, sondern auch unternehmensweite Prozesse. Unternehmen können es z. B. nutzen, um Onboarding-Abläufe zu planen, Kundendienstabläufe zu automatisieren oder die Kommunikation mit Zulieferern zu verbessern.

Was ist eine Arbeitsmanagement-Software?

Mit einer Arbeitsmanagement-Software können Teams wichtige Arbeitsprozesse wie die Zielsetzung oder die Anzeige des Projektfortschritts von einem einzigen, zentralen Ort aus verwalten. Benutzerfreundliche Plattformen wie das monday work management nutzen No-Code-Bausteine, um individuelle Arbeitsabläufe für jede organisatorische Anforderung zu schaffen. Ob für tägliche Aufgaben oder große Projekte, Arbeitsmanagement-Plattformen bieten alles, was du brauchst, um intelligenter und effizienter zu arbeiten.

Welche Herausforderungen löst das Arbeitsmanagement

Ein gutes Arbeitsmanagement unterstützt Teams bei der Bewältigung häufiger Herausforderungen:

Ressourcenzuweisung

Um deine Arbeit zu erledigen, brauchst du Unternehmensressourcen wie Mitarbeiter, Fähigkeiten, Werkzeuge, Budgets oder andere materielle Güter. Arbeitsmanagement stellt sicher, dass du die Ressourcen genau nach Bedarf planst, und sie nicht verschwendest oder aufbrauchst.

Rechenschaftspflicht der Nutzer

Stell dir vor, ein Verkaufsteam wartet auf ein Produktteam-Update, bevor es einem großen Unternehmen ein Angebot machen kann. Aber niemand weiß, welches Teammitglied diese wichtigen Produkt-Updates liefern soll oder wann es das tun will. Das Verkaufsteam muss entweder seinen Pitch verschieben oder ohne die benötigten Infos präsentieren, um einen Verkauf abzuschließen. Mit Arbeitsmanagementsystemen kannst du individuelle Verantwortlichkeiten festlegen, damit jeder weiß, wer für bestimmte Aufgaben zuständig ist und die Verantwortung für die Arbeit trägt.

Budgetbeschränkungen

Steigende Inflation, Entlassungen und Unterbrechungen der Lieferkette wirken sich auf die Budgets der Unternehmen aus, da die Arbeits- und Rohstoffkosten exponentiell steigen. In einem Bericht von Willis Towers Watson wird zum Beispiel erwartet, dass die Gehaltsbudgets im Jahr 2023 um 4,1 % steigen werden, der höchste Anstieg seit 2008. Arbeitsmanagementprozesse stellen sicher, dass du jeden Euro, den du in deinen Betrieb investierst, optimal nutzt, indem du Budgets verfolgst und Gewinne und Verluste prognostizierst.

Abgeschottete Teams

Wenn Abteilungen nicht miteinander kommunizieren und nicht aufeinander abgestimmt sind, entstehen Wissenssilos, in denen wichtige Informationen stecken bleiben. Daten von Aberdeen haben ergeben, dass ein Contact Center mit 200 Agenten aufgrund von Wissenssilos jährlich 1,5 Millionen Dollar an Arbeitskosten verliert.

Das Arbeitsmanagement vereinheitlicht die Kommunikation, damit jeder auf die Informationen zugreifen kann, die er braucht, um in seiner Rolle produktiv zu sein.

Was sind die wichtigsten Vorteile von Arbeitsmanagement?

Effiziente Arbeitsmanagement-Systeme bringen folgende Vorteile:

Verbesserte Zusammenarbeit

Effektives Arbeitsmanagement ist transparent, so dass niemand über den Status von Projektzielen oder Aufgabenlisten im Unklaren gelassen wird. Mit einer Arbeitsmanagement-Plattform haben alle Beteiligten Einblick in die Daten, die sie benötigen, um ihre Aufgaben zu erledigen und die besten Entscheidungen für das Unternehmen zu treffen. Diese Transparenz fördert die Zusammenarbeit innerhalb von Teams und abteilungsübergreifend, was zu reibungslosen und effizienten Arbeitsabläufen mit hochwertigen Ergebnissen für dein Unternehmen und deine Kunden führt.

Diese außergewöhnliche Kommunikation führt auch zu weniger Missverständnissen, was für den Erfolg entscheidend ist. Der New York Times Bestseller-Autor Greg McKeown drückt es so aus,

„Wenn die Missverständnisse groß sind, ist die Produktivität gering und die Kosten sind hoch!“

Reduzierte Engpässe und Verzögerungen

Sorgfältige Planung bringt Beweglichkeit in dein Unternehmen. Wenn deine Teams wissen, was sie brauchen und effektiv kommunizieren, sind sie für die Arbeit verantwortlich und können Engpässe in deinen Prozessen leichter vorhersehen und überwinden.

Bessere Ergebnisse für Kunden 

Die richtige Arbeitsmanagement-Software ermöglicht es dir, den Fortschritt deiner Aufgaben, Projekte oder Prozesse zu visualisieren. So erkennst du, in welchen Bereichen deine Teams Unterstützung oder zusätzliche Ressourcen brauchen und kannst deine Arbeitsabläufe anpassen, bevor die Produktivität oder der Kundenservice darunter leiden.

Welche Teams können von einer Arbeitsmanagementlösung profitieren?

Arbeitsmanagementlösungen sind hilfreich für Teams, die planen oder abteilungsübergreifend zusammenarbeiten müssen, wie:

• Marketing: Kampagnen planen, Budgets und Ressourcen verfolgen
• PMO: Verknüpfung von Strategie und Umsetzung sowie Verfolgung des Portfoliomanagements
• IT: Technische Aufgaben und Serviceanfragen automatisieren und verfolgen
• HR: Prozesse verfolgen wie Onboarding, Rekrutierung und Training.
• Finanzen: Betriebskosten und Budgets überwachen

Informiere dich über unsere maßgeschneiderten Lösungen für Marketing work management und PMO work management.

Welche Prozesse sind Teil des monday work management?

Arbeitsmanagement kann abstrakt erscheinen, bis du es in Aktion siehst. Es läuft darauf hinaus, die wichtigsten Prozesse von einem zentralen Ort aus zu verwalten, wie z.B. unserer leistungsstarken monday work management Plattform. Hier können Unternehmen, Manager und Führungskräfte die folgenden Prozesse rationalisieren, um gemeinsame Ziele schneller und in größerem Umfang zu erreichen:

• Projektmanagement: Bei jedem Projekt oder Portfolio in Echtzeit zusammenarbeiten und planen
• Task Management und To-Do-Listen: Aufgaben zuweisen, Fristen setzen und den Fortschritt oder Abschluss überwachen
• Kundenprojekte: Kundenprojekte auf Kurs halten, indem du die Teamkapazitäten so ausrichtest, dass du deine Ziele erreichst.
• Geschäftsprozesse: Rationalisierung von Arbeitsabläufen wie Lieferkettenmanagement oder Betriebsbudgets
• Ressourcenmanagement: Die Effizienz aller Arten von Ressourcen maximieren mit einfachen Planungs-, Terminierungs- und Zuweisungsfunktionen
• Projekt Portfoliomanagement: Vollen Überblick über laufende Projekte verschaffen
• Ziele und Strategie: Ziele auf Team- oder Unternehmensebene Identifizieren, OKRs festlegen und einen Plan entwickeln, um sie zu erreichen
• Anfragen und Genehmigungen: Integrierte Formulare nutzen, um Anfragen und Genehmigungen zu erteilen, damit deine Projekte vorankommen.

Verschaffe dir mit diesen Funktionen des monday work management einen Überblick über die wichtigsten Geschäftsprozesse

monday work management macht es dir leicht, dich auf die Prozesse zu konzentrieren, die für dein Unternehmen wichtig sind. Das hochgradig anpassbare Design sorgt dafür, dass du alles, was du brauchst, sofort zur Hand hast, indem du die folgenden Funktionen nutzt:

• Ansichten: Visualisiere deine Aufgaben und Prozesse so, wie es am besten zu deinem Arbeitsablauf passt. monday work management bietet mehr als 15 verschiedene Ansichten, wie z.B. Gantt- oder Kanban-Diagramme, damit du den Überblick behältst über den Umfang deines Arbeitsablaufs, die Meilensteine, Abhängigkeiten und vieles mehr. Außerdem kannst du mit unserer Arbeitslast-Ansicht die Teamressourcen ausbalancieren und schnell auf veränderte Prioritäten reagieren.
• Zeiterfassung: Erfasse, wie lange ein Projekt oder ein Prozess dauert, damit du für ähnliche zukünftige Arbeiten effizient planen kannst.
• Dashboards: Erhalte Einblicke in Echtzeit, indem du benutzerdefinierte Dashboards erstellst, die deine Entscheidungsfindung unterstützen. Wähle aus mehr als 30 Widgets, um spezifische Informationen über die Arbeitsbelastung deines Teams, Zeitpläne, Leistungsaufschlüsselungen, Budgets und mehr anzuzeigen.
• Intuitive Formulare: Erfasse wichtige Anfrage- und Genehmigungsdetails, damit du effektiv mit Stakeholdern, Drittanbietern oder anderen wichtigen Mitarbeitern, die deine Arbeitsabläufe in Gang halten, zusammenarbeiten kannst.
• Individuelle Arbeitsabläufe: Erstelle genau den Arbeitsablauf, den du brauchst, um deine geschäftlichen Anforderungen zu erfüllen. monday work management verwendet No-Code-Bausteine, die zu jedem Team passen.
• Automatisierung: Verabschiede dich von wiederkehrenden Aufgaben, indem du automatisierte Workflows basierend auf bedingter Logik entwickelst. Wähle aus über 200 vorgefertigten Automatisierungsformeln, um die Effizienz in deinem Unternehmen zu steigern.
• Integrationen: Verbinde deine wichtigsten Drittanbieter-Tools, wie Zoom, Slack, Google Drive und mehr. Du kannst jede Integration mit wenigen Klicks einrichten, ohne dass du Programmierkenntnisse brauchst.

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