Wenn es einfach wäre, Projekte auf Kurs zu halten, gäbe es keinen Bedarf für Projektmanagement. Doch um erfolgreich zu sein, braucht jedes Projekt einen Plan, ein System, um für einen reibungslosen Ablauf zu sorgen, den Fortschritt zu überwachen und alles wieder auf den richtigen Weg zu bringen, wenn der Plan mal ins Wanken gerät.
Die Projektüberwachung ist ein Prozess innerhalb des Projektmanagements, der es dir ermöglicht, den Fortschritt zu überprüfen und bei Bedarf sinnvolle Änderungen vorzunehmen. Die Projektüberwachung ist eine weitere Phase des Projektmanagements, die genauso wichtig ist wie alle anderen Phasen.
In diesem Blogbeitrag gehen wir darauf ein, warum das Projektmonitoring so wichtig ist, wie es funktioniert und wie Plattformen wie monday.com Projektmanager dabei unterstützen.
Was ist Projektüberwachung?
Jedes Projekt durchläuft 5 Projektmanagement-Phasen und die Projektüberwachung ist eine der wichtigsten:
- Projektinitiierung
- Projektplanung
- Durchführung
- Projektüberwachung und Steuerung
- Abschluss
Bei der Projektüberwachung verfolgen die Teams den Projektfortschritt und kontrollieren, ob alles nach Plan läuft oder ob Gegenmaßnahmen nötig sind. Dazu überwachen sie verschiedene Aspekte, die sich auf das Projektergebnis auswirken, wie z. B.:
- Projektumfang
- Projektzeitplan für die zu erbringenden Leistungen
- Budgets im Verhältnis zum Zeitplan
- Qualitätskontrolle
- Arbeitsbelastung des Teams
In dieser Phase des Projektmanagementprozesses misst der Projektmanager oder ein anderer Beteiligter die aktuelle Leistung des Projekts anhand des Projektplans und der Gesamtziele und identifiziert mögliche Risiken für die Projektleistung. Wenn du die Projektmeilensteine nicht erreichst (z. B. die Lieferung eines Prototyps innerhalb eines bestimmten Zeitraums), besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass das Projekt scheitert. Diese Phase ist wichtig, um zusätzliche Hindernisse zu erkennen, die das Projektergebnis beeinträchtigen könnten.
Bei der Projektüberwachung geht es darum, die Kennzahlen, den Fortschritt und die zugehörigen Aufgaben eines Projekts zu verfolgen, damit alles rechtzeitig, im Rahmen des Projektbudgets und gemäß den Projektanforderungen und -standards abgeschlossen wird. Außerdem sorgt sie dafür, dass die Arbeit nicht über den ursprünglichen Projektumfang hinausgeht.
Tipp: Wenn du dir Arbeit sparen willst und deine Projektüberwachung automatisieren, dann brauchst du eine smarte Projektmanagement-Software wie monday work management, damit die Abläufe reibungslos funktionieren und alle auf dem Laufenden bleiben.
Was ist Projektbewertung?
Die Projektevaluierung läuft parallel zur Projektüberwachung, und obwohl beide ähnliche Ziele verfolgen, unterscheiden sich ihre Prozesse ein wenig. Bei der Projektüberwachung können Manager den Fortschritt eines Projekts im Vergleich zu den ursprünglichen Projektzielen betrachten. Bei der Projektbewertung hingegen werden Faktoren wie das Feedback und die in der Überwachungsphase gesammelten Daten herangezogen, um zu beurteilen, warum ein Projekt von seinem Kurs, Umfang oder Budget abweicht.
Im Bewertungsteil betrachtest du die Informationen, die du durch die Überwachung gesammelt hast, und triffst auf dieser Grundlage Entscheidungen. Wenn du z.B. den Umfang des Projekts berücksichtigst, kannst du überlegen, ob du den Zeitplan anpassen oder bestimmte Prozesse beschleunigen musst, um die Fristen einzuhalten.
Der Evaluierungsprozess findet während des gesamten Projekts statt, nicht nur, wenn die Projektziele erreicht sind. An großen Meilensteinen kann es auch eingehendere Bewertungen geben, wie die Retrospektive am Ende eines Sprints.
Was ist Projektkontrolle?
Als letztes Teil des Puzzles geht es bei der Projektkontrolle darum, Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, um ein Projekt im Zeitplan, im Umfang und im Budget zu halten und gleichzeitig eine hohe Qualität zu gewährleisten.
In diesem Teil der Projektüberwachungsphase solltest du zum Beispiel folgende Maßnahmen ergreifen:
- Neuzuweisung von Ressourcen
- Überarbeitung und Neufestsetzung von Zeitplänen, Meilensteinen und Projektzeitplänen
- Aktualisieren des Projektplans und der Zielsetzung
- Umverteilung von Aufgaben an Teammitglieder
- Aktualisierung der Budget-Erwartungen
Die Projektkontrolle ist die letzte Teilphase der Projektüberwachung. Nachdem du Daten gesammelt und bewertet hast, wie du Änderungen vornehmen kannst, setzt du deine Erkenntnisse schließlich in die Tat um, indem du konkrete Änderungen an deinen Projektmethoden, -strategien und -abläufen vornimmst, z.B. mit Hilfe eines PDCA-Zyklus.
Die Bedeutung von Projektüberwachung, -bewertung und -kontrolle
Unternehmen verschwenden durchschnittlich 5,2 % ihrer Investitionen in Projekte aufgrund schlechter Leistungen. Projektüberwachung, -bewertung und -kontrolle sind drei Seiten desselben Tools, mit dem du die Gesamteffizienz eines Projekts verbessern kannst, indem du Probleme erkennst und löst, bevor es zu spät ist.
In dieser Phase der Projektüberwachung, die in weitere Unterphasen unterteilt ist, wird deutlich, wie dieser Prozess einem Projekt insgesamt zugutekommen und zu besseren Ergebnissen führen kann. Projektüberwachung, -bewertung und -kontrolle sind aus mehreren Gründen wichtige Aspekte des Projektmanagements:
- Sie stellen den Projekterfolg sicher, indem sie überprüfen, ob ein Projekt auf dem richtigen Weg ist, seine Ziele und Ergebnisse zu erreichen.
- Identifizieren Probleme früher, sodass die Projektmanager reagieren können, um sie anzugehen und zu korrigieren.
- Optimieren die Ressourcen, indem sie sicherstellen, dass diese kontinuierlich effektiv und effizient genutzt werden.
- Fördern die Verantwortlichkeit innerhalb des Projektteams, indem die Aufgaben und Verantwortlichkeiten jedes Einzelnen festgelegt werden.
- Ermöglichen es Projektmanagern, Abweichungen und Hindernisse schneller zu erkennen, bevor sie sich zu größeren Problemen auswachsen.
Best Practices bei der Projektüberwachung, -steuerung und -bewertung
Nachdem du eine bessere Vorstellung davon bekommen hast, was Projektüberwachung bedeutet, ist es wichtig, dass du deinen eigenen Überwachungsprozess mit bestimmten Best Practices umsetzt. Jedes Team und jedes Unternehmen hat seinen eigenen Projektüberwachungsprozess. Wenn du diese Tipps befolgst, wirst du das Beste daraus machen und den Erfolg deines Projekts dank reibungsloser Abläufe sicherstellen können.
Setze frühzeitig Erwartungen
Schon zu Beginn deines Projekts solltest du die Projektziele sowie die Erwartungen auf Team- und individueller Ebene klar formulieren. Lege fest, was du von jedem Mitglied deines Teams erwartest, und sorge dafür, dass jedes Mitglied weiß, wie es seine Updates oder Hindernisse bei Terminüberschreitungen klar kommunizieren kann, damit der Überwachungsprozess reibungsloser verläuft. Du solltest auch Strategien für alle möglichen Szenarien festlegen, wenn du während des Projektlebenszyklus auf potenzielle Probleme oder Projektrisiken stößt.
Nutze Tools zur Projektüberwachung
Obwohl du Projektmanagement-Tools während des gesamten Projekts einsetzen solltest, sind sie besonders hilfreich während des Überwachungsprozesses. Ein umfassendes Instrument zur Projektüberwachung wie monday.com hilft dir, Arbeitsabläufe wie das Sammeln von Daten und Feedback zu optimieren, Berichte über die Leistung und die wichtigsten Kennzahlen zu erstellen und die Arbeitsbelastung deines Teams einzusehen, damit du besser einschätzen kannst, wo dein Projekt steht und was geändert oder korrigiert werden muss.
Profi-Tipp: Du kannst monday.com auch nutzen, um deine Daten und den Projektfortschritt in verschiedenen Ansichten zu sehen, z. B. in der Kalenderansicht, der Kanban Board-Ansicht, der Diagrammansicht oder der Zeitleistenansicht. Wenn du Anbieter dafür vergleichen willst, schau auch in unseren Artikel über die beste Zeitleisten-Software.
Ermutige zu kontinuierlicher Kommunikation und Feedback
Da die Überwachung, Bewertung und Steuerung eines Projekts in der Verantwortung des Projektleiters liegt, ist es für die verantwortliche Person sehr wichtig, dass während des gesamten Projektzyklus eine effektive Kommunikation mit allen Beteiligten stattfindet. Wenn du regelmäßig von Teammitgliedern und wichtigen Stakeholdern über Ergebnisse, Hindernisse, Rückmeldungen und Zeitpläne informiert wirst, kannst du den aktuellen Status laufend überwachen, ohne ständig neue Informationen anfordern zu müssen. Wenn es einen zentralen Ort gibt, an dem diese Infos eingegeben werden, wie eine kollaborative Projektmanagement-Plattform, auf die alle Beteiligten zugreifen können, kann man auf einen Blick erkennen, wie der Stand der Dinge ist. Im Zeitalter der digitalen Transformation sind smarte digitale Arbeitstools und -technologien wie KI ein Muss, um schneller voranzukommen.
Lege die Frequenz der Überwachung fest
Manche Projekte profitieren von einer regelmäßigen Überwachung, während sie bei anderen vielleicht nur ein- oder zweimal durchlaufen werden muss. Überlege dir, wie oft du den gesamten Prozess durchlaufen willst, ob wöchentlich, monatlich oder vierteljährlich. Du kannst das Monitoring auch bei jedem Sprint oder jeder abgeschlossenen Projektphase einführen, anstatt zu einem bestimmten Zeitpunkt zu machen.
Automatisiere die Datenerfassung
Da die Projektüberwachung und -evaluierung von vielen Daten abhängt, die Leistung und Fortschritt bewerten, wie z.B. Key Performance Indicators (KPIs), solltest du Automatisierungstools nutzen, um diese Informationen regelmäßig abzurufen. Mit automatisierten Berichten, die auf Echtzeitdaten basieren, reduzierst du den Ressourcen- und Zeitaufwand für die manuelle Erfassung dieser notwendigen Informationen. Mit einer Software wie monday.com kannst du die Berichterstattung automatisieren, so dass du weniger Zeit mit dem Sammeln von Daten und mehr Zeit mit deren Analyse und Umsetzung verbringen kannst.
Herausforderungen bei der Projektüberwachung, -bewertung und -kontrolle
Die Überwachung eines Projekts ist nur einer von vielen Punkten auf der langen Liste der Projektmanagement-Aufgaben. Doch genau wie viele andere Elemente des Projektmanagements ist es ein wichtiger Schritt, um sicherzustellen, dass die Arbeit reibungslos verläuft. Die Überwachung eines Projekts kann aber auch ihre eigenen Herausforderungen mit sich bringen, die es erschweren, Hindernisse richtig einzuschätzen und Lösungen anzubieten. Sehen wir uns einige der häufigsten Herausforderungen bei der Projektüberwachung an.
- Datengenauigkeit: Das Sammeln von genauen und aktuellen Daten ist bei komplexen Projekten wichtig, kann aber schwierig sein, wenn es mehr als eine Datenquelle gibt.
- Schleichende Ausweitung des Projektumfangs: Projekte sind anfällig für Änderungen. Das macht es schwierig, den Fortschritt gegenüber dem ursprünglichen Plan zu überwachen, wenn Pläne immer im Fluss sind oder der Umfang eines Projekts nicht von Anfang an klar definiert ist.
- Ressourcenbeschränkungen: Begrenzte Ressourcen wie Personal, Budget und sogar Zeit können die Wirksamkeit der Projektüberwachung beeinträchtigen und zu ungenauen Bewertungen führen.
- Berichterstattung: Projektmanager müssen während des Überwachungsprozesses mehrere Berichte führen, um verschiedene Arten von Daten zu sammeln. Die Konsolidierung all dieser Daten kann zeitaufwändig und fehleranfällig sein, vor allem wenn sie manuell erfolgt.
- Missverständnisse: Die Verwendung von zu vielen Arbeitsinstrumenten kann zu einer Unterbrechung der Kommunikation führen und die Leistungsbeurteilung schwieriger und unzuverlässiger machen, vor allem, wenn du in einem Tool Berichte erstellst, in einem anderen chattest und in einem dritten abgeschlossene Aufgaben verfolgst.
Am besten vermeidest du diese und andere Hindernisse, indem du dein Projekt von Anfang an vorbereitest. Dazu gehört auch, dass du einen Plan erstellst, wie du das Projekt durch die Festlegung klarer Ziele und nachvollziehbarer Kennzahlen kontinuierlich überwachen kannst. Es gibt eine Vielzahl von Methoden, um dir die Auswertung von Daten zu erleichtern und auf ihrer Grundlage Entscheidungen zu treffen, z.B. das Pareto-Prinzip oder eine BCG-Matrix. Wenn du eine Plattform wie monday.com verwendest, mit der du alles an einem Ort erledigen kannst, vermeidest du außerdem Kommunikationsprobleme, manuelle Berichte und einen Mangel an genauen Daten.
Wie du mit monday.com Projekte überwachen, steuern und bewerten kannst
Projektüberwachung und -bewertung ermöglichen es dir, bessere Entscheidungen über laufende und zukünftige Projekte zu treffen, aber ohne eine allumfassende Plattform wie monday.com kann es schwierig sein, alles zu organisieren. monday.com hilft Teams und Projektmanagern, Daten zu organisieren, die Leistung und den Projektfortschritt zu verfolgen und Berichte zu erstellen – alles an einem Ort.
Mit den benutzerfreundlichen Tools für Automatisierung, Kommunikation und Zusammenarbeit kannst du sicher sein, dass dein gesamtes Projektteam eine Plattform für verschiedene Aspekte der Planung und Durchführung eines Projekts nutzen kann. Im Folgenden sehen wir uns einige der Funktionen von monday.com genauer an, die es ideal für die Projektüberwachung machen.
Erstelle erweiterte Berichte
Mit einem anpassbaren Dashboard kannst du automatisch Berichte und visuelle Darstellungen auf Grundlage der Daten auf deiner monday.com-Plattform erstellen. Entscheide selbst, wie du die Daten in deinem Bericht visualisieren möchtest: mit Kanban Board, Gantt-Diagrammen, Zeitleisten und Zeitplanübersichten, Grafiken und Widgets, damit du alle deine Erkenntnisse auf einen Blick siehst.
Überwache die Arbeitsbelastung
Mit über 27 verschiedenen Arbeitsansichten kannst du wählen, wie du dein Projekt am besten verwalten willst. Mit der Arbeitsauslastungsansicht kannst du schnell sehen, an welchen Aufgaben die Mitarbeiter arbeiten, wie voll ihre Teller sind und wie ihre Arbeitsbelastung in Zukunft aussehen wird. So kannst du die Leistung genauer einschätzen, Zeitpläne überarbeiten und Aufgaben entsprechend der verfügbaren Ressourcen zuweisen.
Verbessere das Workflow-Management
Das Ziel der Projektüberwachung ist, Veränderungen umzusetzen, die sich positiv auf dein Projekt auswirken. monday.com macht das ganz einfach. Die vorgefertigten Projektmanagement-Vorlagen bieten dir eine praktische Grundlage für den schnellen Einstieg in ein erfolgreiches Projekt. Du kannst in unseren anpassbaren Workflow-Vorlagen und Boards die Arbeitsabläufe deines Teams eingeben und mit personalisierten Automatisierungen verbessern, damit die Aufgaben schnell vorankommen. Nutze unsere Kanban-Board Vorlage, wenn du nach agilen Prinzipien arbeitest oder einfach eine andere Ansicht möchtest. Es gibt unzählige weitere Vorlagen, die dir deine Arbeitsabläufe einfacher machen, wie der 30-60-90 Plan zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter oder das Business Plan Template.
Die verschiedenen Tools für die Zusammenarbeit erleichtern die Kommunikation, machen den Status der Aufgabe in Bearbeitung einsehbar und ermöglichen das Senden und Empfangen von Updates an ein und demselben Ort.
Die ultimative Checkliste für Projektüberwachung, -bewertung und -kontrolle
Projektüberwachung
Lege die Erwartungen früh fest:
- Beschreibe klar die Projektziele und versende ein Briefing.
- Definiere die Erwartungen an das Team und den Einzelnen.
- Kommuniziere regelmäßig über Updates und Probleme, zum Beispiel in einem regelmäßigen Jour fixe Meeting.
- Plane Strategien zur Gegenmaßnahme bei potenziellen Problemen.
Nutze Tools zur Projektüberwachung:
- Nutze ein leistungsstarkes, leicht bedienbares Tool zur Projektüberwachung wie monday.com.
- Optimiere die Arbeitsabläufe auf Basis der Daten- und Feedbackerfassung.
- Erstelle Berichte über Leistung und Schlüsselkennzahlen.
- Überwache die Arbeitsbelastung deines Teams.
Ermutige zu kontinuierlicher Kommunikation und Feedback:
- Ermögliche regelmäßige Updates von Teammitgliedern und Stakeholdern.
- Setze Ziele, Hindernisse, Feedback und Zeitpläne konsequent um.
Bestimme die Frequenz der Überwachung:
- Entscheide, ob du das Monitoring wöchentlich, monatlich, vierteljährlich, nach Sprints oder nach Projektphasen durchführen willst.
Automatisiere die Datenerfassung:
- Nutze Automatisierungstools für Echtzeit-Datenberichte.
- Reduziere den Aufwand für die manuelle Datenerfassung.
Projektbewertung
Nutze die gesammelten Daten:
- Bewerte die Fortschritte im Vergleich zu den ursprünglichen Projektzielen.
- Analysiere Feedback und Daten aus der Überwachung.
Erkenne die Ursachen für Abweichungen:
- Beurteile die Gründe für Probleme mit dem Umfang, dem Budget oder dem Zeitplan.
Triff fundierte Entscheidungen:
- Passe die Zeitpläne an und beschleunige die Prozesse nach Bedarf.
- Führe während des gesamten Projekts und an wichtigen Meilensteinen Bewertungen durch.
Projektkontrolle
Setze die nötigen Korrekturmaßnahmen um:
- Passe die Ressourcenplanung nach Bedarf an.
- Überarbeite und aktualisiere die Arbeitsplanung, Meilensteine und Projektzeitpläne.
- Aktualisiere Projektpläne und Ziele.
- Verteile Aufgaben an Teammitglieder um.
- Passe die Budgeterwartungen und Kosten an.
Herausforderungen entschärfen
Stelle die Richtigkeit der Daten sicher:
- Integriere Daten aus zuverlässigen Quellen.
Manage den Scope Creep:
- Definiere den Projektumfang von Anfang an klar.
- Passe die Pläne konsequent an, wenn sich Änderungen ergeben.
Gehe auf Ressourcenlimitierungen ein:
- Optimiere die Ressourcennutzung.
- Überwache Personal-, Budget- und Zeitbeschränkungen und Arbeitsauslastung.
Vereinfache die Berichterstattung:
- Nutze bewährte Tools zur Datenerfassung und Berichterstattung.
- Automatisiere Meldeprozesse.
Verbessere die Kommunikation:
- Verwende eine einheitliche Plattform, um Kommunikationslücken zu minimieren und überflüssige Meetings zu reduzieren.
- Verfolge Leistung und Updates in einem einzigen Tool.
Tools und Funktionen
Erstelle erweiterte Berichte:
- Verwende anpassbare Dashboards zur Datenvisualisierung.
Überwache die Arbeitsbelastung:
- Nutze verschiedene Arbeitsansichten (z.B. Kalenderansicht, Gantt und andere Echtzeitansichten), um die Projektleistung besser zu verfolgen.
Verbessere das Workflow-Management:
- Nutze vorgefertigte Vorlagen und personalisierte Automatisierungen.
- Verwende kollaborative Tools für Zusammenarbeit, Echtzeit-Updates und Kommunikation.
Wenn du diese Checkliste befolgst, kannst du eine effektive Projektüberwachung, -bewertung und -kontrolle sicherstellen, die zu besseren Projektergebnissen und optimierten Prozessen führt.
Projektüberwachung muss nicht kompliziert sein
In einer perfekten Welt würden alle deine Projekte im Rahmen und nach Plan verlaufen. Alles würde pünktlich und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden, aber das ist nicht immer die Realität. Es kann vorkommen, dass Mitarbeiter Termine nicht einhalten, externe Projektbeteiligte sich zurückziehen, wichtige Informationen verloren gehen, Budgets überschritten werden und Projektpläne nicht reibungslos funktionieren.
Die Projektüberwachung und -bewertung ermöglicht es dir, Probleme, die sich auf den Projektumfang, die Qualität, den Zeitplan oder das Budget auswirken können, zu erkennen und zu entschärfen. Diese Erkenntnisse kannst du dann nutzen, um die Prozesse für zukünftige Projekte zu optimieren. Mit einer Plattform wie monday.com hast du alle Informationen zur Hand, die du brauchst, um dein Projekt optimal zu überwachen, zu bewerten, wo du stehst und was verbessert werden kann, und die Kontrolle zu übernehmen, um ein Projekt wieder auf Kurs zu bringen.
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