Kanban ist ein intuitives System zur Verwaltung von Workflows, wodurch das Arbeitsmanagement agil und einfach wird. Das Einrichten eines neuen Kanban-Boards ist mit einer Kanban-BoardVorlage in wenigen Klicks erledigt.
Diese Boards bieten Projektmanagern (PM), die viel mit Kanban arbeiten, ein anpassbares Framework, das sie verwenden können, was eine Menge Zeit spart und eine Inspirationsquelle für die Strukturierung von Workflows bietet. Darüber hinaus bieten Vorlagen, die auf multifunktionalen Kanban-Plattformen erstellt wurden, die Möglichkeit zur Board-übergreifenden Kommunikation und zur Automatisierung. Und das steigert die Effizienz umso mehr.
In diesem Artikel erfährst du, wie die Kanban-Board-Vorlage von monday.com die Arbeitsabläufe und Effizienz von Organisationen entscheidend verbessern kann.
Was sind Kanban-Board-Vorlagen?
Kanban-Vorlagen sind anpassbare, vorgefertigte Kanban-Boards, mit denen Führungskräfte und Teammitglieder sofort einen Workflow einrichten können.
Die Kanban-Karten Vorlage enthält Phasen, die für bestimmte Bedürfnisse relevant sind (z.B. die typischen Schritte bei der Erledigung von Aufgaben im digitalen Marketing). Außerdem kann sie vorprogrammierte Automatisierungen wie Erinnerungen und Work-in-Progress-Begrenzungen enthalten.
Die Kanban-Methode, die in Projektmanagementkreisen sehr beliebt ist, ist relativ einfach anzuwenden.
Ein Kanban-Board besteht aus einer Reihe von Spalten, auch Listen genannt. Sie stellen die Phasen das, die die Elemente bis zur Fertigstellung durchlaufen müssen. Typische Spalten sind:
- Angefragt
- In Bearbeitung
- Abgeschlossen
Die zu erledigenden Aufgaben werden in Form von Karten hinzugefügt, die systematisch von einer Liste zur anderen verschoben werden – in der Regel von links nach rechts – um die Bewegung der Aufgabe durch die Projektmanagement-Pipeline zu veranschaulichen.
Warum solltest du Kanban-Board-Vorlagen verwenden?
Der Hauptgrund, warum Projektmanager Kanban-Board-Vorlagen verwenden, ist die Geschwindigkeit.
Ein Kanban-Boards zu erstellen kann sehr zeitaufwändig sein, wenn du ganz von vorne anfängst. Der Prozess umfasst das Brainstorming, die Entscheidung über die Phasen, die die Arbeit durchlaufen muss, das Einrichten der verschiedenen Aufgabenkarten, das Erstellen von Regeln für die Automatisierung usw.
Vorlagen machen diese Arbeit zwar nicht ganz überflüssig (du musst immer noch Karten für jede zu erledigende Aufgabe hinzufügen und Kollegen zuweisen), aber sie ermöglichen eine schnelle Einrichtung.
Außerdem kommen für die Kanban-Karten Vorlage die Best Practices von erfahrenen Unternehmen zum Einsatz.
Beispiel: Dein Team richtet sein erstes Kanban-Board ein, um die regelmäßigen Aktivitäten zu verwalten, die für die Pflege der Unternehmenswebseite erforderlich sind. Eine vorgefertige Kanban-Board-Vorlage bietet Inspiration dafür, welche Phasen enthalten sein sollten – eine Wireframe-Evaluierungsphase, an der dein Kunde beteiligt ist.
Einige weitere Gründe für die Verwendung von Kanban-Board-Vorlagen sind:
- Einheitlichkeit: Die Verwendung derselben Vorlage für mehrere Boards sorgt für Kontinuität.
- Vertrautheit: Kontinuität über mehrere Abteilungen hinweg macht es einfacher zu verstehen, wie die Arbeit strukturiert ist, was zu mehr Effizienz führt.
- Professionalität: Wenn das Board mit Auftragnehmern oder Kunden geteilt wird, macht eine Vorlage, die in einem professionellen und gut ausgestatteten Kanban-Tool designt wurde, einen fachmännischen Eindruck.
Welche Beispiele für Kanban-Board-Vorlagen gibt es?
Sehen wir uns einige Beispiele für Kanban-Board-Vorlagen in Aktion an.
Kanban-Board-Vorlage für digitales Marketing
Diese Vorlage für ein Kanban-Board ist ein hervorragendes Beispiel dafür, wie die Methode auf Aufgaben im digitalen Marketing angewendet werden kann. Hinweis: In einer separaten Spalte ganz links kannst du Elemente aufbewahren, die nicht unbedingt jetzt von Bedeutung sind und nicht darauf warten, dass jemand diese übernimmt.
Dafür gibt es die To-do-Liste.
Diese Vorlage eignet sich auch für Arbeiten, die von einer dritten Partei genehmigt werden müssen – beispielsweise für eine Marketingagentur, die ihre Arbeit von einem Kunden genehmigen lassen muss.
Kanban-Board-Vorlage für die Verwaltung von Webseiten
Diese Vorlage für ein Kanban-Board zeigt, wie einfach die Kanban-Methode genutzt werden kann, um das Workflow-Management unkompliziert zu machen, da sie nur drei Listen enthält:
- Zu erledigende Aufgaben
- In Bearbeitung befindliche Aufgaben
- Erledigte Aufgaben
Beachte, dass du Tags verwenden kannst, um zu zeigen, ob die Aufgabe eine hohe oder niedrige Priorität hat, und dass es eine Fortschrittsanzeige gibt, zur Übersicht wie nah die Aufgabe an der Fertigstellung ist.
Kanban-Board-Vorlage für Scrum
Scrum ist eine beliebte Projektmanagement-Methode für agile Teams, die sich gut mit dem Kanban-Board-Ansatz für das Aufgabenmanagement kombinieren lässt.
Diese Vorlage für ein Kanban-Board ist für Software- und Tech-Profis gedacht, die mit Hilfe des Scrum-Frameworks die Entwicklung neuer Funktionen verwalten. Neue „User Stories“ werden der ersten Liste hinzugefügt, nach To-do verschoben, wenn die Arbeit beginnen kann, und von links nach rechts durch das Kanban-Board bewegt, bis die neue Funktion veröffentlicht wird.
Die Kanban-Board Vorlage von monday.com
Die meisten Kanban-Board-Vorlagen, die heute kostenlos im Internet erhältlich sind, haben ein gemeinsames Problem. Ein Beispiel sind Kanban-Board Excel-Vorlagen: Sie sind eigenständige Boards und verfügen daher nicht über die Funktion der digitalen Zusammenarbeit in Echtzeit.
Das Work OS von monday.com verfügt über eine eigene Kanban-Board-Vorlage mit Funktionen wie Kommentaren und automatisierten Benachrichtigungen, die regional verteilten Teams die Zusammenarbeit in Echtzeit über Büros und Grenzen hinweg erleichtern.
Hier sind ein paar Dinge, die diese Vorlage so leistungsstark und effektiv machen:
1. Intuitive Automatisierung
Mit den verschiedenen vorgefertigten und anpassbaren Formeln für die Automatisierung war es noch nie so einfach, die Arbeit mit der Kanban-Methode zu verwalten – alles läuft ganz automatisch.
Verschiebe Karten automatisch zwischen Kanban-Spalten, je nach ihrem aktiven Status. Außerdem kannst du Boards zwischen Projekten verbinden und musst nicht ein einziges Board mit allen Elementen erstellen.
2. Umfassende und sofortige Berichte
Das Work OS von monday.com enthält eine umfassende Reporting-Suite mit der Möglichkeit, eigene Dashboards zu erstellen. Es eignet sich perfekt für eine tägliche Überprüfung des Fortschritts und der Leistung des Teams, ohne dabei ins Detail zu gehen.
3. Kanban für unterwegs
Während herkömmliche Kanban-Board-Vorlagen die Mitarbeiter an ihren Computer – oder schlimmer noch, an Stift und Papier – fesseln, ist unser Kanban-System über unsere schön gestalteten und benutzerfreundlichen mobilen Apps für iOS und Android überall und jederzeit zugänglich.
4. Benachrichtigungen, die dich auf dem Laufenden halten
Du möchtest Teammitglieder benachrichtigen, wenn eine Aufgabe fällig ist, für die sie verantwortlich sind? Oder vielleicht eine Benachrichtigung erhalten, um nachzufassen und nachzuforschen. monday.com macht es dir leicht, die Benachrichtigungen zu erhalten, die du willst, wann du willst und wie du willst.
5. Verschiedene Ansichten
Kanban ist zwar eine benutzerfreundliche, visuelle Methode, um die Arbeit zu erledigen, aber nicht für jeden geeignet.
Manche ziehen es vor, in einer eher traditionellen, tabellarischen Ansicht zu arbeiten. Andere sehen die anstehenden Aufgaben lieber in einem Gantt-Diagramm. Einer der großen Vorteile unserer Kanban-Board-Vorlage ist, dass die einzelnen Mitarbeiter ihre Arbeit so visualisieren können, wie sie es am liebsten möchten, und dass trotzdem alle an demselben Workflow zusammenarbeiten können!
Kanban-Board-Vorlagen – Tipps & Tricks
Du hast noch nie ein Kanban-Board eingerichtet? Befolge diese Tipps und Tricks, um das meiste aus unserer kostenlosen Vorlage herauszuholen.
Beginne mit dem, was bereits eingerichtet ist.
Erstelle zunächst ein Board, das dein derzeitiges System repräsentiert. Ändere die aktuellen Prozesse erst nach ein paar Wochen, damit du Zeit hast, dich an eine neue Workflow-Management-Methode zu gewöhnen.
Strebe eine schrittweise Veränderung an.
Wenn das Team die Kanban-Methode zur Anpassung und Verbesserung der Geschäftsprozesse anwendet, solltest du nach Möglichkeiten suchen, eher kleine als radikale Änderungen vorzunehmen. Das führt zu weniger internem Widerstand und verringert die Wahrscheinlichkeit von erheblichen Produktionseinbrüchen, wenn sich dein Team anpasst.
Respektiere die bestehende Organisationsstruktur.
Die Einführung des Kanban-Systems sollte keine Änderungen der Stellenbezeichnungen und Zuständigkeiten erfordern. Stattdessen sollte es die aktuelle Team-Struktur widerspiegeln.
Ermutige Einzelne, zu führen.
Effektive Kanban-Systeme ermöglichen eine ständige Verbesserung in der gesamten Organisation auf allen Ebenen der Autorität. Betone den Gedanken, dass Ideen, Vorschläge und Änderungen von jedem im Team willkommen sind.
FAQ zu Kanban-Board-Vorlagen
Wie ist das typische Kanban-Board aufgebaut?
Die Grundstruktur eines Kanban-Boards besteht aus drei Listen:
- Zu erledigende Aufgaben
- In Bearbeitung befindliche Aufgaben
- Erledigte Aufgaben
Jede Liste steht für eine andere Phase, die Arbeitsaufgaben durchlaufen müssen, um erledigt zu werden. Darunter fügst du Karten hinzu, die jede zu erledigende Aufgabe darstellen. Komplexere Workflows, die auf Kanban-Boards erstellt werden, können zusätzliche Schritte enthalten, wie z.B.:
- In naher Zukunft
- Blockiert
- In der Testphase
- Prüfung ausstehend
Kann ein Kanban-Board in Excel erstellt werden?
Technisch gesehen, ja. Für diese Art von Arbeit ist Excel jedoch nicht gedacht und ist daher eher weniger benutzerfreundlich. Es gibt zum Beispiel keine Möglichkeit, Aufgaben anzuklicken und zwischen den Listen zu verschieben. Stattdessen gibt es das altmodische Ausschneiden und Einfügen, das oft die Formatierung durcheinander bringt. Insofern ist eine Kanban-Board Excel-Vorlage zwar kostenlos, aber leider eindimensional und daher aufwändig.
Welche 4 Spalten sollte ein Kanban-Board haben?
Die meisten einfachen Kanban-Boards verwenden nur drei Spalten: To-do, In Bearbeitung und Erledigt. Willst du noch eine vierte hinzufügen? Überlege dir, ob du eine Spalte „In der Testphase“ oder „Prüfung ausstehend“ hinzufügen willst.Was sind die 6 Regeln von Kanban?
Die Kanban-Karten-Methode wurde ursprünglich von Taiichi Ohno, einem Wirtschaftsingenieur bei Toyota, entwickelt. Die sechs Regeln für den Einsatz von Kanban bei Toyota sind:
- Gib niemals mangelhafte Produkte weiter
- Verwende nur das Nötigste
- Produziere genau die benötigte Menge
- Ausgleich der Produktion
- Feinabstimmung der Produktion
- Stabilisierung und Rationalisierung des Prozesses