Wie wird aus einem funktionierenden Scrum-Team im Handumdrehen ein chaotischer Haufen? Ganz einfach: Wenn das Scrum-Framework zwar benutzt, aber nicht wirklich verstanden oder nicht richtig angewendet wird. Unsortierte Backlogs, vage Sprint-Ziele, ausgelassene Retrospektiven – das sind nicht nur kleine Schönheitsfehler, sondern Stolperfallen, die jedes Projekt ausbremsen und ins Chaos stürzen können. Und das kostet alle Beteiligten Zeit, Nerven und Produktivität. Wer Sprint-Planung als überflüssigen Termin im Kalender ansieht, verschenkt das größte Potenzial der agilen Arbeitsweise: Fokus, Verlässlichkeit und konstante Fortschritte. Nur wenn die Planung, Umsetzung und der Zeitrahmen sauber ineinandergreifen, kann ein Team Sprint für Sprint echten Mehrwert liefern – und das Projekt auf Kurs bleiben.
In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf ein paar Tipps und Best Practices für die Scrum Sprint-Planung, mit denen du die Sprintplanung so effizient wie möglich gestalten kannst. Außerdem schauen wir uns an, wie eine Plattform wie monday dev dir dabei helfen kann, deine Aufgaben, Projekte und Sprints auf Kurs zu halten.
Was ist Sprint-Planung und warum ist sie wichtig?
Scrum und agiles Projektmanagement gehen oft Hand in Hand: Agile Teams, die ein Scrum-Framework nutzen, unterteilen große Projekte in kleine Abschnitte, sogenannte Sprints, die in der Regel 1-4 Wochen dauern. Damit jeder Sprint reibungslos abläuft, muss er im Voraus effektiv und effizient geplant werden.
Die Scrum Sprint Planung beginnt mit einem Meeting, bei dem die Teammitglieder das Projekt-Backlog durchgehen und festlegen, welche Aufgaben sie im kommenden Sprint angehen wollen. Danach geht das Team an die Vorbereitung für diesen nächsten Sprint, die Sprint-Planung.
Im Sprintplanungs-Meeting legt ein Team fest, was in jedem Sprint geliefert werden soll und wie die Arbeit abläuft.
Der Prozess der agilen Sprint-Planung ist für Teams aus einigen wichtigen Gründen unerlässlich, denn er:
- Hilft Teams dabei, sich an den Zielen eines bevorstehenden Sprints auszurichten.
- Schätzt den Umfang der zu erledigenden Aufgaben und das individuelle Arbeitspensum ab.
- Ermöglicht es Teams, Prioritäten für das Sprint Backlog und das Backlog Refinement zu setzen, um sicherzustellen, dass wichtige Punkte zuerst angegangen werden.
- Schafft Transparenz für Stakeholder, indem er die Ergebnisse am Ende eines Sprints klar definiert.
- Ermutigt Teams zur Zusammenarbeit und Kommunikation über laufende Aufgaben während des Sprints.
5 Best Practices zur Sprint-Planung für dein Team
Viele Faktoren tragen zum Erfolg eines produktiven Sprints bei, und eine effektive Planung ist eine der wichtigsten Säulen. Um das Beste aus deinen Meetings und Brainstorming-Sitzungen herauszuholen, gibt es einige Best Practices für die Sprintplanung, die dir helfen werden, deine eigene Sprint-Planung zu organisieren, transparent zu machen und auf Kurs zu halten, damit du am Ende deines Sprints bessere Ergebnisse erzielst.
1. Bring dein Backlog in Ordnung
Es mag unnötig erscheinen, ein separates Treffen vor einem Sprint-Planungs-Meeting abzuhalten, aber die Aufstellung deines Backlogs ist für alle deine zukünftigen Sprints entscheidend. Das muss nicht vor jedem Sprint geschehen, sondern kann in regelmäßigen Abständen, z. B. vierteljährlich oder nach einer bestimmten Anzahl von Sprints stattfinden.
Bring dein Team zusammen, um das Sprint Backlog durchzugehen, bevor du mit der Sprint-Planung beginnst. So sparst du Zeit bei der eigentlichen Sprintplanungssitzung und kannst sicherstellen, dass das Backlog, an dem du arbeitest, auf dem neuesten Stand ist und alle Informationen für jedes Element enthält, die du brauchst, z. B. Termine, Kommentare, Dokumente, Abhängigkeiten und mehr.
Eine gute Möglichkeit, dies zu tun, ist das Hinzufügen deines Sprint-Backlogs zu einem visuellen Board, wie z.B. dem von monday dev. Dort kannst du alle Elemente in einem Backlog auf einen Blick sehen, sie in Gruppen organisieren, Prioritäten setzen, Aufgaben zuweisen, Dateien anhängen und mehr. So startest du mit einer weißen Weste, noch bevor du dich an die Priorisierung der Backlog-Elemente für deinen nächsten Sprint machst.
2. Optimiere Sprints durch Automatisierung
Ein Teil deines Sprint-Planungsprozesses sollte die Einrichtung von Automatisierungen sein, damit die Sprints reibungsloser ablaufen. Lege die Automatisierungen am besten bereits in der Planungsphase fest, damit die Zeit bei der Sprint-Ausführung nicht knapp wird.
Automatisierungen helfen dabei, manuelle Prozesse zu rationalisieren, die sonst zeitaufwändig wären, und ermutigen die Mitarbeiter, sich auf die eigentliche Aufgabe zu konzentrieren, anstatt sich um das Setzen von Erinnerungen oder die Benachrichtigung anderer Teammitglieder über Updates zu kümmern.
Mit einer Plattform wie monday dev können Teams mit wenigen Klicks ihre eigenen Automatisierungen erstellen, die Aktionen zwischen Boards und Aufgaben ausführen, Erinnerungen übernehmen und die Kommunikation zwischen den verschiedenen Team-Mitgliedern erleichtern.
3. Halte deine Retrospektive separat ab
Es kann verlockend sein, eine Sprint-Retrospektive abzuhalten und dann sofort mit der Planung des nächsten Sprints zu beginnen, um Zeit zu sparen. Diese Herangehensweise kann jedoch zu Fehlern führen und tatsächlich Zeit verschwenden.
Erstens verdoppelt sich dadurch die Dauer der Besprechung und es besteht die Gefahr, dass die Aufmerksamkeit nachlässt, wenn die wichtige Planungsarbeit beginnt. Und zweitens ist die Zeit zwischen den Retrospektiven und der Planung eigentlich wichtige Bearbeitungszeit.
Während deiner Sprint-Retrospektive kannst du eine Vorlage verwenden, um die Gedanken aller Beteiligten zu ordnen. Gib deinem Team etwas Zeit, um über die Punkte auf dem Board nachzudenken, die Lehren aus dem letzten Sprint zu verdauen und nach Wegen zu suchen, diese Erkenntnisse in die Tat umzusetzen. Das kann ein paar Stunden, ein oder zwei Tage oder sogar ein ganzes Wochenende dauern.
4. Weise jedem Backlog-Element Story-Points zu
Die Zuweisung von Story Points oder SPs kann knifflig sein, aber es gibt ein paar Möglichkeiten, wie du diesen Ansatz spielerisch gestalten kannst:
- Lege eine Story-Point-Matrix fest, die den Arbeits- und Zeitaufwand sowie die Komplexität der Aufgabe berücksichtigt, und weise jeder Kategorie eine Punktzahl zu.
- Halte ein „Planungspoker”-Treffen mit Spielkarten ab, bei dem Teams um die Zuweisung von SPs „spielen”.
- Nutze die Methode zur Schätzung der T-Shirt-Größe, um Teams dabei zu helfen, Aufgaben in ähnliche Größen wie T-Shirts einzuteilen.
- Verwende ein Bucket-System mit „Buckets” von Punktwerten, bei dem jedes Element oder jede User Story für schnelle Schätzungen in den entsprechenden Eimer gelegt werden kann.
Story Points (SPs) sind eine beliebte Methode zur Priorisierung der Sprint-Planung. Der Punktwert für eine Aufgabe oder Story ist ein relatives Maß für den Aufwand, der für ihre Fertigstellung erforderlich ist. SPs eignen sich hervorragend, um den Aufwand zu vergleichen, auch dann, wenn es nicht möglich ist, genaue Zeitangaben für bestimmte Aufgaben zu machen.
Unabhängig davon, für welche Variante beim Schätzungsprozess du dich entscheidest, empfehlen wir dir, ein Scrum Board zu verwenden, um deine Ergebnisse zu organisieren und die SPs einzubeziehen, damit alles klar und auf einen Blick verfügbar ist.
5. Zwing deinem Entwicklungsteam kein Tempo auf
Velocity ist eine grundlegende Einheit der Sprintplanung. Sie misst, wie viel dein Team in einem durchschnittlichen Sprint schaffen kann. Jeder in deinem Team sollte ein gutes Gefühl für seine eigene Velocity haben. Laut dem 17. jährlichen State of Agile Report gaben 36% der Befragten an, dass die Velocity ihres Teams den Erfolg ihres Projekts misst. Auch wenn dies für einige ein guter Maßstab sein kann, ist es kein guter Ansatz, um alle Teammitglieder zu beurteilen.
Velocity sollte den Teammitgliedern niemals aufgezwungen werden, vor allem nicht deinem Entwicklungsteam. Hier ist der Grund dafür: Velocity ist zwar eine gute Methode, um wichtige Aspekte wie den Zeitplan abzuschätzen und Ergebnisse zu prognostizieren, aber nicht immer ein guter Indikator für Produktivität.
Wenn es um dein Entwicklungsteam geht, solltest du Qualität und Genauigkeit über die Arbeitsgeschwindigkeit des Teams stellen. Wenn du die Teammitglieder zwingst, sich an die durchschnittliche Arbeitsgeschwindigkeit des gesamten Teams anzupassen, kann sich das negativ auf die Qualität der Aufgaben und des Projekts insgesamt auswirken. Du verlierst auf lange Sicht wahrscheinlich mehr Zeit, wenn du in zukünftigen Sprints Fehler korrigieren musst.
Dinge, die du bei der Sprint-Planung vermeiden solltest
Die Umsetzung von Best Practices ist wichtig für die Sprint-Planung, aber genauso wichtig ist es, die Dinge zu beachten, die du in der Planungsphase vermeiden solltest. Diese Fallstricke können den Fortschritt eines Sprints verzögern und dazu führen, dass sich die Sprint-Planung im Kreis dreht, anstatt kurz und effizient zu sein.
- Überstürze die Sprint-Planung nicht. Auch wenn es den Teammitgliedern beim Gedanken an ein weiteres Treffen graut, sind die Planungsphasen eines Sprints entscheidend, um Zeit zu sparen und den Fokus zu setzen.
- Vermeide mangelnde Klarheit. Achte bei der Planung darauf, dass deine Zielsetzung klar und deutlich ist und kein Raum für Unklarheiten bleibt.
- Ignoriere niemals Feedback. Das Feedback deines Teams, deiner Stakeholder und Kunden sollte in Sprint Planning Meetings immer angesprochen werden, damit es in zukünftigen Sprints berücksichtigt wird.
- Engagiere dich nicht zu sehr. Nimm dir nicht mehr Arbeit vor, als dein Team bewältigen kann. Halte die Ziele für die Geschwindigkeit deines Teams realistisch und setze dir einen klaren Zeitrahmen.
- Vermeide zu viele Köche in den Meetings. Bei Sprint-Planungstreffen sollten alle Teammitglieder anwesend sein, aber die Leitung sollte bei einer Person liegen, die Verantwortung für die Aufgabenverteilung übernehmen und den Planungsprozess effizient organisieren kann, z.B. dem Product Owner.
Wie monday dev die Sprint-Planung kinderleicht macht
Der wichtigste Schlüssel für eine effiziente Sprint-Pllanung? Beginne schon vor dem Treffen und gehe mit den richtigen Tools in die Sprint-Planung. Eine solide Plattform wie monday dev sorgt dafür, dass sowohl die Planungsphase als auch der Sprint selbst reibungslos ablaufen.
Das richtige Tool für die Sprint-Planung fördert die Zusammenarbeit, Transparenz und kontinuierliche Kommunikation.
monday dev ist eine Arbeitsplattform für Teams jeder Größe, die dabei hilft, komplexe Projekte zu bewältigen – von der kleinsten Aufgabe bis hin zu größeren Workflows. Sie wurde speziell für Teams in Software-Entwicklungsprozessen entwickelt und erleichtert die Sprint-Planung und die Zusammenarbeit in allen Funktionen und Elementen. Wir sehen uns ein paar dieser Funktionen einmal genauer an.
Sprint Management Boards und Vorlagen
Mit mehreren Vorlagen für Sprint-Planung, Sprint-Management, tägliche Standups und mehr, macht monday dev den Einstieg schnell und einfach. Jede Vorlage kann an die Bedürfnisse deines Teams angepasst werden, so dass jedes Unternehmen eine maßgeschneiderte Erfahrung machen kann.
Dokumenten-, Daten- und Wissensmanagement
Speichere und arbeite an gemeinsamen Dokumenten, um ein Wissenszentrum aufzubauen und sicherzustellen, dass alle Aufgaben für deinen nächsten Sprint die relevanten Dateien enthalten. Dein Team kann Zeit sparen, indem es alles an einem Ort speichert, einschließlich Berichte und wichtige Daten, und gemeinsam an Dokumenten für Meetings wie Sprint Reviews oder Brainstormings in Echtzeit arbeitet.
Mehrere Arbeitsansichten, um Sprints aus jedem Blickwinkel zu planen
Mit monday dev haben Teams Zugriff auf über 27 verschiedene Arbeitsansichten, darunter Kanban, Gantt-Diagramme, Timeline, Kalender, Workload und mehr. Dies ermöglicht eine reibungslose Sprintplanung, da du dein Projekt und deine Aufgaben in verschiedenen Ansichten bewerten kannst, um den Fortschritt besser zu verfolgen.
Erfolgreiche Projekte mit den richtigen Tools zur Sprint-Planung
Was bei der Sprint-Planung wirklich einen Unterschied macht, ist die richtige Plattform, auf der du alle deine Daten an einem Ort organisieren kannst. Mit einer Plattform wie monday dev kannst du durch bestimmte Funktionen dank einfacher Automatisierungen, Anpassungsoptionen und Sprint-Vorlagen sicherstellen, dass dein Team stets die Tools nutzt, die ihm zur Verfügung stehen, um Sprints besser zu planen und durchzuführen und das Projekt erfolgreich abzuschließen.
Häufig gestellte Fragen
Was ist die Pre-Sprint-Planung?
Bei der Pre-Sprint-Planung geht es darum, sich auf den bevorstehenden Sprint vorzubereiten, indem du die Daten und Materialien organisierst, die du für die Planung eines Sprints brauchst, ohne Zeit und Ressourcen zu verschwenden.
Was ist der Unterschied zwischen Sprint-Planung und Scrum-Planung?
Die Sprint-Planung findet innerhalb des Scrum-Frameworks statt und beinhaltet die Planung der Arbeit für einen anstehenden Sprint durch das Team. Scrum-Planung hingegen ist ein weiter gefasster Begriff, der alle Arten von Planungsaktivitäten in einem Scrum-Framework umfasst.
Wie beginnst du mit der Sprintplanung?
Zu Beginn der Sprint-Planung prüft ein Manager oder Scrum Master das Product Backlog und wählt die Punkte mit der höchsten Priorität aus, an denen im kommenden Sprint gearbeitet werden soll.
Jetzt loslegen