Digitalisierung: Digitale Transformation im Unternehmen

Wer heute noch mit Papierakten hantiert, regelmäßig Dokumente ausdruckt, Excel-Tabellen per E-Mail versendet oder den Aufgabenfortschritt und Statusberichte telefonisch bzw. in langen Meetings nachverfolgt, riskiert den Anschluss an die moderne Welt, die sich rasant verändert. In Unternehmen jeder Größe geht es nicht mehr nur darum, analoge Prozesse durch digitale zu ersetzen. Die eigentliche Herausforderung liegt in der digitalen Transformation – also der tiefgreifenden, systematischen Veränderung von Arbeitsweisen, Geschäftsmodellen und der Unternehmenskultur. Doch genau hier stockt es häufig: veraltete IT-Systeme, fehlendes Know-how, Angst vor Veränderungen und Unsicherheit über den konkreten Nutzen stehen der konsequenten Digitalisierung im Weg.

Wer nicht erkennt, dass Digitalisierung mehr ist als ein Software-Update, operiert an der falschen Stelle. Es ist ein kultureller Wandel, ähnlich wie die industrielle Revolution – sie hat uns technisch, aber auch intellektuell weit nach vorne gebracht.

Was die digitale Revolution möglich macht, sind intuitive, moderne Technologien und digitale Tools, die Prozesse automatisieren und durch den Einsatz von KI die Arbeit beschleunigen und Mitarbeiter entlasten. Ein solches ist das monday work management, eine Plattform für Arbeitsmanagement, um alle Aspekte der Arbeit zu straffen, zu vereinfachen und zu beschleunigen, völlig intuitiv und ohne technische Herausforderungen.

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Was ist Digitalisierung und digitale Transformation?

Der Begriff Digitalisierung kommt aus dem Lateinischen: digitus bedeutet „Finger“, als solches ist „digitalis“ auch heute ein in der Medizin gebräuchlicher Begriff für „zum Finger gehörend“. Er bezeichnet den Prozess, bei dem analoge Informationen in digitale Formate umgewandelt werden. Das kann die Umwandlung von Papierdokumenten in PDFs ebenso betreffen wie die Übertragung von Musik, Bildern oder Videos in ein digitales Format. Ziel ist es, physische Objekte oder Prozesse durch digitale Informationen darstellbar, speicherbar und verarbeitbar zu machen – eine zentrale Grundlage der digitalen Revolution, die nahezu alle Lebensbereiche verändert hat.

In einfachen Worten: Was früher händisch und auf Papier erledigt wurde, wird durch die Digitalisierung in die elektronische Welt geholt, oft über Computer, Apps oder das Internet.

Was bedeutet digitale Transformation?

„Digitale Transformation“ wird oft auch als „digitaler Wandel“ bezeichnet. Die kontinuierliche Weiterentwicklung digitaler Technologien soll unsere Lebenswelt vereinfachen, verschlanken und verbessern – in Unternehmen, in der Wirtschaft und Gesellschaft. Ähnlich wie die industrielle Revolution die Welt um Weiten vorangebracht hat, ist die Digitalisierung heute unser Triebpferd für die Zukunft und die Art und Weise, wie wir heute und morgen leben und arbeiten.

Die Zukunft gehört denen, die die Möglichkeiten der Digitalisierung verstehen und nutzen.

Unsere Zukunft ist digital, verbrauchernah und datenbasiert. Automatisierte Prozesse reduzieren manuelle Arbeit, beschleunigen datenbasierte Entscheidungen, KI-Systeme helfen bei Analysen und Prognosen. Für Unternehmen bedeutet die Digitalisierung, den gesamten Betrieb durch digitale Technologien wirtschaftlicher und lukrativer zu machen. Durch effizientere Geschäftsprozesse, neue digitale Produkte und Dienstleistungen oder allgemein ein verbessertes Kunden- oder Mitarbeitererlebnis.

Früher beschrieb der Begriff Digitalisierung bzw. digitale Transformation eine grundlegende Geschäftsveränderung – wie etwa den Übergang vom Papier- zum Online-Banking. Heute, da die entscheidenden Schritte bereits getan sind, steht die digitale Transformation für einen fortlaufenden Prozess mit dem Ziel, digitale Technologien so zu nutzen, dass du dir durch Innovation immer wieder einen Gewinn an Lebensqualität oder einen Wettbewerbsvorteil sicherst.

Die Corona-Pandemie hat der Digitalisierung einen starken Push nach vorn gegeben: Betriebe mussten innerhalb weniger Wochen auf neue Rahmenbedingungen reagieren und so viel wie möglich online erledigen – und nicht erst nach jahrelanger Vorbereitung. Wer sich damit schwer tat, verpasste den Anschluss und verlor viel Geld. Deshalb ist es wichtig, sich digitale Tools, Programme und Systeme anzueignen, von denen man von überall einfach zugreifen kann und das Unternehmen in kleinen, inkrementellen Schritten zu digitalisieren und Prozesse solider aufzustellen.

Nachhaltige Nutzung von Ressourcen

Digitale Prozesse sparen nicht nur Zeit, sondern auch Ressourcen:

• Weniger Papierverbrauch durch digitale Dokumente
• Geringerer Energieaufwand durch Homeoffice
• Reduzierte Dienstreisen durch Videokonferenzen

Voraussetzung ist jedoch eine durchdachte, nachhaltige Nutzung der Technologien – ohne Digitalisierung um der Digitalisierung willen.

Beispiele für digitale Transformation

Man könnte den Eindruck gewinnen, die digitale Transformation würde hauptsächlich von den großen, global agierenden Unternehmen vorangetrieben und genutzt, die sich Beratung zur digitalen Transformation leisten können, eine Armee von IT-Profis und ein umfangreiches Technologiebudget haben.

Aber tatsächlich ist es relativ einfach, dein Unternehmen mit digitalen Tools auszustatten, die die Innovation und Leistungsstärke des Betriebs voranbringen, und zwar durch:

• Umstellung auf die Aufgabenverteilung in einer gemeinsam nutzbaren, digitalen Projektmanagement-Tool, um die Zusammenarbeit an Projekten zu erleichtern.
• Nutzung von Technologien oder Apps, die nach jeder Teambesprechung KI-generierte Zusammenfassungen und nächste Aktionen generiert, damit die Grundstruktur für das weitere Vorgehen erstellt wird und du keine Aufgabe vergisst.
• Verwaltung deiner Kundenkommunikation mit einer modernen, zentralen Plattform, wie CRM-Software oder Marketing-Tools, damit du den Überblick über deine Kundenbeziehungen behältst und mit deinen Teammitgliedern zusammenarbeiten kannst, um mehr Deals abzuschließen.

Wenn du dich für größere Digitalisierungsprojekte interessierst, schau dir große Marken an und welche massiven Veränderungen sie in den vergangenen Jahren vorgenommen haben. Hier ein paar Beispiele für digitale Formate und neue Technologien, die sich viele zunutze gemacht haben:

1. Disney hat das Kundenerlebnis in Parks und Resorts mit den digitalen MagicBand-Armbändern ausgestattet, mit denen die Gäste ihre Hotelzimmer öffnen, Mahlzeiten bezahlen und Tickets reservieren können – alles mit nur einem smarten Tool.
2. Domino’s Pizza wurde zum „Aushängeschild für die digitale Transformation“, mit digitaler Bestellung per mobiler App, sprachgesteuerter Bestellung und einem Pizza-Tracker.
3. CVS Health hat sich von einer stationären Apothekenkette zu einem digitalen Gesundheitsunternehmen entwickelt, mit telemedizinischen Dienstleistungen, mobilen Rezepten und einem kostenpflichtigen digitalen Wellness-Abonnementmodell.

Obwohl nicht jedes Unternehmen in IoT-Wearable-Technologie oder in eine mobile App investieren muss, gibt es gemeinsame Aspekte in diesen drei Veränderungen, aus denen jedes Unternehmen lernen kann. Unternehmen wie Disney, Domino’s und CVS konzentrierten sich auf den Einsatz von Technologien, die das Kundenerlebnis verbessern und dem Geschäft einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.

Die vier Arten der digitalen Transformation

Es gibt vier unterschiedliche Wege, wie du dein Unternehmen durch digitale Technologie transformieren kannst:

1. Digitalisierung der Prozesse

Bei dieser Art der digitalen Transformation nutzt du modernste Technologien, um deine Geschäftsprozesse zu verbessern und dein Unternehmen effektiv und effizient oder kostengünstiger zu machen. Das könnte wie folgt aussehen:

• Automatisierung deiner täglichen Workflows
• Verringerung der Anzahl von Schritten, die zur Aufgabenerledigung erforderlich sind
• Reduzierung der notwendigen manuellen Dateneingaben

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2. Digitale Transformation des Geschäftsmodells

Hierbei handelt es sich um eine tiefgreifende Umgestaltung deines Unternehmens, bei der du Technologien einsetzt, um ein Produkt oder eine Dienstleistung komplett neu zu gestalten. Zum Beispiel:

• Ein Modegeschäft erstellt einen E-Commerce-Shop im Internet.
• Ein Restaurant entwickelt eine mobile App, mit der die Leute vor Ort per QR-Code mit dem Handy ihr Essen bestellen und bezahlen können.
• Ein Fitnessstudio bietet eine digitale Plattform an, auf der Kunden die Trainingsstunden auch zu Hause streamen können.

3. Digitalisierung zur Transformation des Geschäftsbereichs

Eine Transformation des Tätigkeitsbereichs bedeutet in diesem Zusammenhang, dass du dein Angebot digitalisierst, um einen neuen Markt oder eine neue Branche zu erobern. Eine lokale Fachbuchhandlung könnte etwa eine digitale Online-Community eröffnen, um mit potenziellen Kunden in anderen Regionen in Kontakt zu treten.

4. Digitalisierung zur kulturellen oder organisatorischen Transformation

Die digitale Transformation wirkt sich, wenn auch vielleicht nicht direkt, sondern indirekt, kulturell und gesellschaftlich als Symptom des digitalen Zeitalters aus. Als Unternehmen ist es wichtig, dass du die digitalen Tools so einsetzt, dass sie positiven Einfluss auf die interne Unternehmenskultur nehmen, indem sie zum Beispiel zur Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit führen. Die Umstellung von einem Büro vor Ort auf Fernarbeit ist beispielsweise ein großer kultureller Wandel und erfordert die Einführung entsprechender digitaler Tools und Arbeitsweisen.

Vorteile der Digitalisierung

Die Vorteile zeigen sich besonders in Bereichen wie Bildung, Gesundheit, Infrastruktur und Arbeitswelt. Corona hat hier als unerwarteter Treiber gewirkt und viele Digitalisierungsprozesse beschleunigt, die zuvor Jahre gebraucht hätten.

Bildungswesen

Während der Pandemie mussten Schulen und Universitäten innerhalb kürzester Zeit digitale Unterrichtsformen etablieren. Lernplattformen, Videokonferenzen und digitale Tools wie Moodle oder MS Teams wurden über Nacht zum Standard. Auch nach Corona bleiben viele dieser Elemente bestehen – als Teil hybrider Modelle, die Präsenz und digitales Lernen kombinieren. Zugleich erleichtert die Digitalisierung die Verwaltung von vorher analogen Informationen wie Schulplätzen, Zeugnissen oder Anmeldungen erheblich.

Corona wirkte wie ein Katalysator für:

• Digitaler Unterricht
• Kommunikation über digitale Kanäle wie Whatsapp
• Online-Prüfungen
• Virtuelle Elternabende und Live-Stream von Abschlussveranstaltungen

Gesundheitswesen

Im Gesundheitssektor sorgt die Digitalisierung für bessere Versorgung und höhere Effizienz. Patientenakten können elektronisch geführt und geteilt werden, Telemedizin erspart Wege und Wartezeiten. Auch bei der Pandemie-Bekämpfung zeigten sich die Vorteile: kontaktlose Terminvergaben, digitale Impfbescheinigungen und kontaktverfolgungsbasierte Apps wie die Corona-Warn-App.

Neue Arbeitswelten: Remote Work & digitale Nomaden

Die digitale Transformation hat die Arbeitswelt radikal verändert. Besonders durch Corona wurden Homeoffice, flexible Arbeitszeiten und ortsunabhängiges Arbeiten heute zur Normalität. Cloud-Tools wie Slack und Zoom machen es möglich. Besonders deutlich zeigt sich das im Phänomen der digitalen Nomaden: Menschen, die von überall auf der Welt aus arbeiten – sei es aus einem Coworking-Space in Thailand oder einem Café auf Bali.

Das verändert nicht nur Unternehmensstrukturen, sondern auch den Anspruch an die digitale Verwaltung und Organisation: Wer global arbeitet, erwartet globale Zugänglichkeit. Insofern ist Digitalisierung und Bereitschaft für digitale Zusammenarbeit heutzutage ein wichtiger Attraktivitätsfaktor bei Talenten, vor allem den jüngeren wie Gen Z, die es kaum anders kennen.

Höhere Gewinne

Der wichtigste Grund für die digitale Transformation: Sie hilft, Prozesse zu verschlanken, das Zeitmanagement zu optimieren und mehr Geld zu verdienen. Eine Studie von McKinsey aus dem Jahr 2022 zeigt, dass Banken, die digitale Technologien einsetzen, ihre Konkurrenten in vielen wichtigen Finanzkennzahlen deutlich übertreffen.

Bessere Kundenerfahrung

Digitale Tools erleichtern es dir, deine Kunden zu begeistern. In derselben Studie von McKinsey im Bankensektor wurde festgestellt, dass der Unterschied in der Rentabilität auf mehr Kundenzufriedenheit zurückzuführen ist. Die Banken nutzten Personalisierung, um mehr Leads zu konvertieren. Mithilfe von Automatisierungen und Selbstbedienungstools konnten sie ihre neuen Kunden mit einem schnelleren Service zufriedenstellen, sodass sie nicht mehr persönlich in die Filiale kommen mussten.

Gesteigerte Effizienz und Produktivität

Der Einsatz digitaler Tools führt zu effizienteren Arbeits- und Geschäftsprozessen. Eine Studie aus dem Jahr 2020 von Lünendonk ergab, dass die erweiterte Digitalisierung in 38% der befragten Unternehmen neue Geschäftsmodelle ermöglichte und 88% sagten, sie führe zu Kostenreduzierung und Effizienzsteigerung.

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Herausforderungen der Digitalisierung

Trotz aller Chancen digitaler Transformation bringt die Digitalisierung auch erhebliche Herausforderungen mit sich – organisatorisch, technisch und gesellschaftlich. Besonders in der öffentlichen Verwaltung und im Bildungswesen wird deutlich, wie komplex der Wandel tatsächlich ist. Die größten Hürden im Überblick:

• Technische Infrastruktur: Viele Einrichtungen arbeiten noch mit veralteter Hardware oder Software. Eine stabile und leistungsfähige IT-Grundlage ist jedoch Voraussetzung für jede digitale Anwendung.
• Fachkräftemangel: Es fehlt an qualifizierten Mitarbeitenden mit digitalem Know-how – sowohl in der IT als auch in der operativen Umsetzung. Weiterbildung und gezielte Personalentwicklung sind essenziell.
• Widerstand gegen Veränderung: Digitale Transformation bedeutet auch kulturellen Wandel. Gerade in Behörden oder Schulen stößt dieser oft auf Zurückhaltung oder sogar Ablehnung.
• Komplexe Prozesse: Viele bestehende Abläufe sind historisch gewachsen und nicht ohne Weiteres digital abbildbar. Digitalisierung analoger Informationen erfordert daher oft ein grundlegendes Umdenken und Prozess-Redesign.
• Rechtliche Unsicherheit: Der technologische Fortschritt ist oft schneller als die Gesetzgebung. Dadurch entsteht Unsicherheit, was rechtlich erlaubt oder notwendig ist – insbesondere beim Einsatz neuer Technologien in Unternehmen.
• Datenschutz und Sicherheit: Ein sensibler Bereich, der nicht nur juristisch, sondern auch gesellschaftlich hohe Aufmerksamkeit erfordert. Vertrauen in digitale Systeme entsteht nur durch transparente und sichere Datenverarbeitung.

Gerade beim letzten Punkt zeigt sich: Eine erfolgreiche digitale Transformation steht und fällt mit dem Schutz von Daten und dem Vertrauen der Nutzer.

Rahmenbedingungen und Datenschutz

Neue Technologien stellen das bestehende Rechtssystem vor Herausforderungen. Automatisierte Entscheidungen, algorithmische Vorselektionen und cloudbasierte Dienste erfordern gesetzliche Anpassungen. Zugleich muss Rechtssicherheit für Mitarbeiter, Kunden, Bürger und Unternehmen gewahrt bleiben – Transparenz, proaktive Schutzmaßnahmen und Nachvollziehbarkeit sind hier Schlüsselbegriffe.

Standards und Sicherheit

Einheitliche technische Standards sowie hohe Anforderungen an IT-Sicherheit sind unerlässlich. Daten müssen verschlüsselt, Zugriffe kontrolliert und Systeme regelmäßig geprüft werden. Insbesondere in der öffentlichen Verwaltung, wo mit sensiblen personenbezogenen Informationen gearbeitet wird, hat der Schutz dieser Daten höchste Priorität.

Beliebte Modelle für digitale Transformation

Es gibt viele Ansätze für die digitale Transformation. Hier sind drei der beliebtesten Optionen:

• McKinsey’s 7S Framework: Dieses von McKinsey entwickelte Modell zur digitalen Transformation unterteilt den Prozess in sieben Schlüsselelemente: Strategie, Struktur, Systeme, gemeinsame Werte, Fähigkeiten, Stil und Personal.
• Die vier Säulen der digitalen Transformation: Das von Professoren der führenden Wirtschaftshochschule INSEAD entwickelte Vier-Säulen-Konzept sieht vor, dass die digitale Transformation die Verbesserung der IT, die Digitalisierung der Abläufe, das digitale Marketing und neue Unternehmungen umfassen kann. Wo du anfängst, hängt davon ab, wie weit deine Organisation digital entwickelt ist und welche Ressourcen du zur Verfügung hast.
• Die 5 Stufen der digitalen Transformation: Dieses Modell wurde von dem Futuristen Brian Solis entwickelt. Es unterteilt den digitalen Transformationsprozess in fünf Stufen, von der kundenorientierten Denkweise bis zu einem mitarbeiterzentrierten Arbeitsplatz.

Die sechs Schlüsselelemente für eine erfolgreiche Digitalisierung

Für die Digitalisierung musst du sechs Bereiche deines Unternehmens betrachten, unabhängig davon, ob du eine pauschale Umstrukturierung oder eine schrittweise Überarbeitung der Prozesse planst. Diese sind:

1. Auswahl der richtigen digitalen Technologien

Die passenden digitalen Tools für deine Organisation zu finden, scheint auf den ersten Blick wie die Nadel im Heuhaufen zu finden. Es gibt heutzutage unglaublich viele Optionen und du solltest Zeit darauf verwenden, die Programme zu vergleichen und im besten Fall auch zu testen. Wenn du ein kleines Unternehmen führst, brauchst du eventuell nicht all den neuesten Schnickschnack und das Maximum an Funktionen. Aber als Basis für deine Zukunftsfähigkeit solltest du nicht auf moderne Technologien wie KI, maschinelles Lernen und Automatisierung verzichten, da diese dir von der ersten Minute an die Arbeit erleichtern. Und die Technologie wird mit der Zeit auch immer besser. Um dir die Entscheidung zwischen den zahlreichen verfügbaren Optionen zu erleichtern und herauszufinden, wo du anfangen sollst, kannst du Methoden und Tools wie eine BCG-Matrix oder eine Eisenhower-Matrix nutzen.

Je nachdem, in welcher Branche du arbeitest, kannst du einen guten Überblick über die aktuellen Angebote in unseren Guides erfahren. Hier findest du Infos zu den besten Optionen für die Digitalisierung deiner Prozesse:

• Produktmanagement-Software
• KI im Vertrieb
• AI CRM

2. Überarbeitung deiner Arbeitsabläufe

Wenn du das Projekt Digitalisierung in deiner Organisation angehst, solltest du überlegen, wie und wo du digitale Technologie einsetzen kannst, um deinen Arbeitsalltag effizienter und produktiver zu gestalten. Starte damit, deine aktuellen Workflows zu skizzieren, um dort die Pain Points, Reibungspunkte und Schwachstellen zu identifizieren. Eine konsequente Analyse deiner aktuellen Prozesse und die Bereitschaft zu ihrer kontinuierlichen Verbesserung sind dabei unerlässlich – der PDCA-Zyklus ist eine hilfreiche Methode, um dich genau dabei zu unterstützen.

Mit dem monday work management, ist es zum Beispiel ganz einfach, potenzielle Engpässe zu erkennen, die Anzahl der Schritte zu reduzieren, die für die Erledigung von Aufgaben nötig sind, und deinen Fortschritt bei Projekten auf einen Blick nachzuverfolgen.

3. Zusammenführung aller Daten

Auch die beste Technologie ist nur so gut, wie die Daten, die eingespeist werden. Sind deine Daten an verschiedenen Orten und in mehreren Programmen verstreut, können sie nicht so einfach verbunden und analysiert werden. Nimm dir also bei der digitalen Transformation deiner Prozesse die Zeit, einen Weg zu finden, wie die Daten zentral und sicher gespeichert werden können und einfach zugänglich bleiben.

Wenn beispielsweise jeder deiner Vertriebsmitarbeiter mit eigenen, getrennten Tabellen arbeitet, ist es wichtig, diese auf einer gemeinsamen Plattform zusammenzuführen, um einen präzisen Überblick über deine Leads und Opportunitys zu erhalten.

4. Verbesserung des Kundenerlebnisses

Die Digitalisierung deiner Prozesse und Angebote kann die Zufriedenheit deiner Kunden deutlich steigern – oder auch senken, wenn du nicht bedacht vorgehst. Bevor du die Digitalisierung verbindlich einführst, solltest du zunächst in einer Bedarfsanalyse genau erforschen, welche Auswirkungen die Veränderung auf deine Kunden haben wird. Wird es für sie einfacher, mit deinem Team zu kommunizieren oder deine Produkte zu kaufen? Oder wird es Aspekte der Interaktion zwischen Kunden und Firma verkomplizieren? Kundenzufriedenheit sollte immer im Mittelpunkt deiner Bestrebungen liegen, da davon die Kundenbindung und Kundentreue abhängen und damit dein langfristiger Erfolg auf dem Markt.

5. Handhabung des kulturellen Wandels

Veränderungsmanagement ist ein wichtiger Teil deiner Strategie für die digitale Transformation in deinem Unternehmen. Es erfordert regelmäßige und kontinuierliche Kommunikation mit den Stakeholdern, Möglichkeiten für Kunden- und Mitarbeiterfeedback und Mitarbeiterschulungen für neue Tools und Prozesse.

Eine schrittweise, softe Einführung von digitalen Prozessen kann die Eingewöhnung unter Umständen einfacher machen, wenn es dein Zielpublikum erfordert. Grundsätzlich ist der Mut zur Veränderung aber wichtig und wird von Mitarbeitern und Kunden geschätzt, die sich eine zukunftsträchtige Geschäftsbeziehung wünschen – und dabei vor allem von Unternehmen die Initiative erwarten.

6. Entwicklung einer Business-Roadmap

Kann dein Digitalisierungsprojekt ohne solide Projektplanung erfolgreich sein? Eher nicht. Beginne also mit der konkreten Zielsetzung, mit der Bedarfsanalyse, lege ein realistisches Budget fest, einen Zeitplan und eine Übersicht über die benötigten Mitarbeiter und Ressourcen. Ressourcenplanung ist das A und O, da das Projekt sonst ins Stocken geraten könnte oder Ressourcen von anderen wichtigen Projekten abgreifen könnte. Wenn der grobe Plan steht, kannst du mehr ins Detail gehen und im Zeitplan bestimmte Projektmeilensteine festlegen mit den erwarteten Ergebnissen.

4 Schritte zur Entwicklung und Umsetzung einer Strategie für die digitale Transformation

Wir haben uns bisher damit beschäftigt, was die Digitalisierung eines Unternehmens allgemein und grundsätzlich bedeutet, welche verschiedenen Modelle du als Ansatz nutzen kannst und welche Elemente in Digitalisierungsprojekten eine wichtige Rolle spielen.

Jetzt gehen wir in einem schrittweisen Anleitung die Entwicklung und Umsetzung einer erfolgreichen digitalen Transformationsstrategie durch.

Schritt 1: Analysiere deine aktuelle Situation

Stell dir zu Beginn ein paar grundlegende Fragen:

• Warum willst du die digitale Transformation?
• Was sind die aktuellen Herausforderungen und Schwachstellen deines Unternehmens?
• Was stresst deine Beschäftigten oder hindert deine Leads daran, bei dir zu kaufen? 

Beginne damit, diese Fragen schriftlich zu beantworten, in Form einer:

• Bestandsaufnahme
• Bedarfsanalyse

Als Nächstes solltest du die Technologien bewerten, die du momentan in deinem Unternehmen nutzt.

• Was hast du schon alles?
• Wo gibt es Lücken?
• Wo könnten digitale Tools den größten Unterschied bei der Effizienz und Entlastung deiner Mitarbeiter ausmachen?

Schau dir anschließend deine Arbeitsabläufe genau an und identifiziere die Bereiche, die viel aufwendige Verwaltung und manuelle Dateneingabe erfordern:

• Welche sind zu langsam oder unorganisiert?
• Womit verbringt dein Team die meiste Zeit?

Dieser Bewertungsprozess hilft dir, die wichtigsten Prioritäten und potenziellen Vorteile deiner Initiative zur digitalen Transformation zu identifizieren – und unterstützt dich dabei, den Prozess intern zu „vermarkten“.

Schritt 2: Erstelle einen Plan

Mit einem klaren Ziel vor Augen kannst du jetzt den Weg dorthin planen. Du musst dir außerdem über dein Budget, deine Zeit und deine Ressourcen im Klaren sein und darüber, welche konkreten Ergebnisse du erzielen willst. Ein paar Tipps für die Entwicklung einer effektiven Strategie:

• Involviere deine Stakeholder (einschließlich Führungskräfte, Abteilungsleiter, IT-Team und Endnutzer) in den Planungsprozess. So stimmt deine Strategie besser mit den Prioritäten des Unternehmens, den Anforderungen der Kunden und den Bedürfnissen der Endnutzer überein und hat mehr Aussicht auf Erfolg.
• Lege Leistungsindikatoren fest (Key Performance Indicators, KPIs), damit du deine Fortschritte nachverfolgen und die Rentabilität deiner Investitionen in neue Technologien nachweisen kannst (ROI).
• Stelle dein Projektteam für das Projektmanagement der Digitalisierung zusammen. Lege genau fest, wer im Team für welchen Beitrag zum Projekt verantwortlich ist, damit du die Aufgaben optimal je nach Kompetenz delegieren kannst.
• Identifiziere mögliche Engpässe und Risiken und entwickle einen Plan, um diese zu minimieren, damit dein Projekt nicht aus der Bahn gerät.
• Erstelle eine Projekt-Roadmap, in der die Projekte, Initiativen und Meilensteine aufgeführt sind, die du benötigst, um deine Ziele der digitalen Transformation zu erreichen. Priorisiere diese Initiativen nach ihrer Wichtigkeit und den potenziellen Auswirkungen auf dein Unternehmen.

Schritt 3: Implementierung

Jetzt beginnt die Phase, in der du die digitale Technologie erwirbst und in deinem Unternehmen implementieren wirst. Hier sind ein paar Tipps für die erfolgreiche Umsetzung:

• Sicher ist sicher. Achte bei der Auswahl der Anbieter auf Lösungen, bei denen Cybersicherheit und Rechtskonformität im Vordergrund stehen, damit du sicher sein kannst, dass die Daten deines Unternehmens geschützt sind.
• Berücksichtige Integration und Skalierung. Entscheide dich für digitale Lösungen, die gut mit den bereits von dir genutzten Tools zusammenarbeiten und die sich leicht skalieren lassen, wenn dein Unternehmen wächst.
• Starte langsam. Wenn du dich für eine digitale Technologie entschieden hast, empfiehlt es sich, mit einem Pilotprojekt zu beginnen. Wähle ein einziges Team oder einen einzelnen Prozess, um die Arbeit mit deiner neuen Plattform zu beginnen. Auf diese Weise kannst du überprüfen, ob deine Annahmen richtig sind und ob dies der richtige Ansatz für dein Unternehmen ist, bevor du dich ganz darauf einlässt.
• Unterstütze deine Mitarbeiter. Denk daran, einen Plan für das Veränderungsmanagement einzuführen, um die Mitarbeiter bei der Anpassung an die neuen Prozesse und Technologien zu unterstützen. Plane Schulungen, biete Unterstützung an und fördere Kommunikation, um den Übergang zu erleichtern.

Wenn du auf der Suche nach einem Anbieter bist, der sichere, benutzerfreundliche und leicht integrierbare digitale Technologien anbietet, bist du bei monday work management genau richtig. monday work management ist ein digitales Tool für Arbeitsmanagement und Projektmanagement, das die Zusammenarbeit von Teams in allen Aspekten ihrer Arbeit vereinfacht.

Schritt 4: Optimierung

Die digitale Transformation ist keine einmalige Sache – Digitalisierung ist ein fortlaufender, iterativer Prozess. Das bedeutet, dass du deine Fortschritte kontinuierlich überwachen und deine Ergebnisse an deinen festgelegten KPIs messen musst.

• Das bedeutet auch, dass du das Feedback deines Teams fördern musst. Was funktioniert für dein Team?
• Wo gibt es noch Schwierigkeiten?
• Welche Möglichkeiten gibt es, um die neue Technologie besser zu nutzen?

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Wie monday work management die digitale Transformation unterstützt

Wenn du bereit bist, einen entscheidenden Schritt in die digitale Zukunft zu tun, kann monday work management dir dabei helfen. Unsere intuitive Arbeitsmanagement-Software bietet eine Komplettlösung für die Digitalisierung all deiner Geschäftsprozesse – von der Ressourcenverwaltung bis zur Projektplanung und von der Zusammenarbeit mit Kollegen bis hin zur Online-Beantragung von Urlauben.

Egal, ob du einige Prozesse verbessern oder dein gesamtes Unternehmen auf Vordermann bringen willst, die Bausteine von monday.com lassen sich zu Lösungen zusammensetzen, die diese Anforderungen bewältigen.

Unser Work OS sammelt Informationen aus externen Tools, hilft Teams bei der Kommunikation im Kontext der laufenden Arbeit und stellt all deine Workflows in einer einfach bedienbaren Plattform zusammen. Verschiedene Ansichten wie Kanban, Gantt-Diagramme oder Zeitleistenansicht lassen sich genau auf deine Bedürfnisse zuschneiden. Zahlreiche Vorlagen wie unsere Kanban Board Vorlage erleichtern dir den Einstieg und lassen sich ganz nach deinen Vorlieben anpassen.

Hier sind ein paar Möglichkeiten, wie das monday work management die digitale Transformation deines Unternehmens unterstützen kann:

• Unsere Projektmanagement-Tools helfen dabei, die Aufgaben des Teams in einem einzigen, visuellen Dashboard zu zentralisieren, damit du genau sehen kannst, wie deine Projekte laufen und woran jeder arbeitet.

• Unsere Kollaborationsfunktionen vereinfachen die Zusammenarbeit an Projekten, indem sie automatisch Aktualisierungen synchronisieren, notwendige Projektdokumentation speichern und auf Verzögerungen hinweisen.

• Unsere codefreien Automatisierungen machen wiederkehrende Aufgaben überflüssig, sodass dein Team in kürzerer Zeit mehr erledigen kann.

Bei deinem Weg zur digitalen Transformation und immer weiter fortschreitenden Digitalisierung ist monday.com genau der richtige Begleiter – und vielleicht sogar ein Wegweiser.

Probier’s noch heute aus und überzeug dich selbst, wie einfach das Leben für Unternehmen sein kann – mit den passenden digitalen Lösungen für den Fortschritt.

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