Comment le gouvernement israélien a créé un centre de contrôle synchronisé et efficace pour lutter contre la COVID-19

Développé entièrement sur le Work OS de monday.com

Mis en place en moins d'une journée

Flux de travail multiples et complexes

L'État d'Israël a connu bien des crises au cours de son histoire, mais rien n'aurait pu préparer le gouvernement israélien à affronter l'épidémie actuelle de COVID-19.

Aujourd'hui, Israël fait tout son possible pour « aplatir la courbe » face à l'augmentation rapide du nombre de cas positifs au coronavirus. Les hôpitaux et les laboratoires peinent à faire face à la demande de tests et de traitements contre la COVID-19, avec le risque de se retrouver rapidement en situation de pénurie de matériel et équipement médical.

Pour prendre les devants, Israël a créé un centre national de contrôle COVID-19. Le Centre de contrôle a réuni pour la première fois plusieurs organismes civils et militaires pour que, ensemble, ils gèrent la crise et soutiennent les laboratoires, les hôpitaux et les travailleurs de première ligne.

Outre la lutte contre la pandémie, les autorités ont alors été confrontées à un nouveau défi : travailler ensemble de manière intelligente et efficace. Jusqu'alors, il n'existait en effet aucun système intergouvernemental central avec des processus et procédures standard en place pour gérer la crise.

Et la situation menaçait de devenir rapidement incontrôlable si le centre de contrôle ne prenait pas immédiatement des mesures coordonnées.

Le défi

Collaborer avec plusieurs ministères et départements durant une situation d'urgence nationale

Chaque ministère et agence dispose de ses propres systèmes, processus et méthodes, mais ils n'étaient pas reliés entre eux pour appuyer cette initiative. En l'absence de plateforme centralisée pour coordonner, communiquer et gérer leurs efforts, il était extrêmement difficile de mener à bien cette mission.

Communiquer efficacement avec les hôpitaux, les laboratoires et les travailleurs de première ligne

Pour le Centre de contrôle, il était compliqué de collecter des données précises et dans les temps auprès de chaque laboratoire et hôpital qui administrait des tests COVID-19. Il fallait téléphoner à chaque site et, la plupart du temps, les agents ne parvenaient à joindre personne. Résultat, le Centre de contrôle se retrouvait avec des données insuffisantes, fournies par quelques sites, et sans indication claire de la situation globale.

Si les agents parvenaient à obtenir les informations dont ils avaient besoin, ils saisissaient les données dans des tableurs. Mais lorsque la personne qui avait besoin de ces informations pouvait enfin les consulter, celles-ci étaient déjà obsolètes, sans parler du risque d'erreur humaine.

Rechercher et gérer des fournisseurs d'équipements de santé essentiels

Les hôpitaux, les laboratoires et les travailleurs de première ligne craignaient de manquer rapidement de matériel et de fournitures médicales indispensables pour continuer à faire leur travail.

Plusieurs personnes de différents services et organismes gouvernementaux recevaient des informations sur les fournisseurs par SMS et par e-mail. Suivre et gérer toutes les données issues de sources et canaux différents devenait tout simplement impossible. Et il n'existait pas non plus de processus adéquat pour assurer le suivi de ces dossiers.

En outre, de nombreux organismes et agences gouvernementaux géraient eux-mêmes leurs processus d'approvisionnement et de validation, ce qui rendait le tout encore plus complexe à gérer.

La solution : une plateforme efficace, centralisée et flexible

En quelques heures seulement, le Centre de contrôle, en collaboration avec l'équipe monday.com, a mis en place le Work OS de monday.com. Les ministères et les services impliqués dans la lutte contre la pandémie forment désormais une seule équipe et utilisent monday.com pour gérer et coordonner leurs efforts. À tout moment, et où qu'ils soient.

« Avec monday.com, nous avons réussi à rapprocher quatre agences gouvernementales qui n'avaient jamais collaboré auparavant dans le cadre d'une mission unique », explique le chef de projet informatique.

Collecter des données précises en temps réel auprès des laboratoires et hôpitaux

Le Centre de contrôle, aidé de l'équipe de monday.com, a créé des applications de flux de travail, avec des formulaires web et mobiles pour collecter des données précises en temps réel auprès des laboratoires et des hôpitaux.

Ils ont personnalisé les formulaires avec les informations dont ils avaient besoin, notamment le nombre de tests effectués, le nombre de tests positifs et les ressources nécessaires pour que le Centre de contrôle puisse les aider à avancer, rapidement.

Les directeurs de laboratoire et les hôpitaux n'ont plus à attendre un appel du Centre de contrôle pour envoyer des données. Ils peuvent les saisir dans un système centralisé instantanément, et à tout moment.

« Les hôpitaux et laboratoires peuvent aujourd'hui nous transmettre les informations plus facilement. Il leur suffit de remplir un court formulaire tous les jours, sans même avoir à se connecter au système. Le processus est devenu beaucoup plus rapide et efficace », explique le chef de projet informatique.

Prendre des décisions intelligentes, rapides et fondées sur des données pour maximiser les efforts

Avec l'équipe de monday.com, le Centre de contrôle a également configuré plusieurs tableaux de bord pour simplifier le processus de prise de décision.

Les tableaux de bord donnent aux dirigeants un aperçu global de ce qui est réellement possible dans une journée de travail de 14 heures et de ce qu'ils doivent faire pour maximiser les efforts dans les hôpitaux et les laboratoires.

« Nous affichons désormais ces tableaux de bord sur les téléviseurs du Centre de contrôle, qui sont synchronisés avec les données unifiées en temps réel », ajoute le chef de projet informatique. « Le fait d'avoir sous les yeux toutes ces données sur l'ensemble de l'opération change complètement la donne. »

Cela leur permet également de suivre certaines tendances pour savoir si certains hôpitaux et laboratoires sont en capacité ou en position d'augmenter leur prise en charge.

Gérer un processus de passation de marchés à plusieurs niveaux en toute transparence

Diverses applications de flux de travail connectées sont maintenant en place pour assurer un processus d'approvisionnement fluide et efficace : collecte des offres, examen des certifications, validation de l'équipement et établissement du bon de commande, en passant par toutes les étapes de validation financière intermédiaires.

« Avec monday.com, le processus de validation ne prend maintenant que quelques heures, alors qu'auparavant cela se comptait en jours, voire en semaines », se réjouit le chef de projet informatique.

Leurs applications de flux de travail comprennent des fonctionnalités adaptées à leurs besoins spécifiques :

Gestion des appels d'offres pour les fournisseurs : l'équipe de la task force COVID-19 dispose désormais d'un formulaire intégré sur son site internet, en hébreu et en anglais. Ainsi, n'importe quel fournisseur ou prestataire, où qu'il soit dans le monde, peut facilement soumettre une offre. Ces offres sont directement intégrées dans les flux de travail de monday.com, en temps réel.

Ils ont également ajouté une intégration Twilio pour que les fournisseurs non approuvés reçoivent automatiquement un SMS les informant de la décision.

Paramètres d'autorisation pour les processus de validation : chaque application de flux de travail comprend des automatisations complexes et des autorisations qui permettent aux agents sélectionnés d'accorder des validations.

Simplification des validations : plus question d'imprimer chaque appel d'offre et de faire signer manuellement les représentants. Une intégration Gmail a été ajoutée et elle se déclenche uniquement lorsque la validation finale a été accordée. Cela permet de gagner du temps en évitant d'avoir à imprimer, signer, numériser et importer les formulaires.

Continuer à renforcer les efforts du Centre de contrôle

Le Centre de contrôle, avec les conseils et le soutien de l'équipe de monday.com, continue à développer la solution afin d'en tirer de plus grands avantages encore, avec des plans immédiats pour lancer les projets suivants :

- Créer et mettre en œuvre un processus de transport d'approvisionnement mondial
- Ajouter une intégration avec MS Teams pour la communication contextuelle

Nous sommes fiers de soutenir le Centre de contrôle national COVID-19 et ce projet national pendant cette période difficile. Et nous espérons qu'ensemble, nous pourrons aplatir la courbe dans les jours à venir.