Projektmanagement in 2023

Projekte fristgerecht und pünktlich abliefern und gleichzeitig alle Stakeholder zufriedenstellen, erfordert effizientes Projektmanagement. Das ist dir sicherlich nicht neu.

Aber wie sehen die Best Practices für Projektmanagement aus? Welche Projektmanagement-Tools gibt es und auf welche Funktonen solltest du bei der Auswahl achten? Welche Konzepte sind am besten umsetzbar und für welche Art von Projekt? 

In diesem zusammengefassten Projektmanagement Handbuch findest du Antworten auf all diese Fragen. Außerdem erfährst du, warum Projektmanagement überhaupt wichtig ist und wie du Konzepte mit hochwertiger Software in die Praxis umsetzt. 

Was ist Projektmanagement?

Die Projektmanagement Definition ist relativ offensichtlich: Das Projektmanagement (PM) bezeichnet die Praxis der Planung und Verwaltung von Projekten von Anfang bis Ende. Es umfasst die Koordinierung aller notwendigen Aktivitäten und Ressourcen, um Deadlines einzuhalten und geforderte Projektziele zu erreichen. Ein Endziel kann beispielsweise darin bestehen, ein neues Produkt zu launchen, eine Software zu entwickeln oder ein Networking-Event zu veranstalten. Damit du es erreichst, sollte das Projektmanagement Folgendes beinhalten:

• Die Festlegung von Zielen
• Die zeitliche Planung von Aufgaben
• Die Verwaltung der Teams
• Die Überwachung des Fortschritts
• Die Zusammenarbeit mit den Stakeholdern

In den folgenden Absätzen werden wir strukturierte Konzepte betrachten, die klarer erläutern, was Projektmanagement ist. Es gibt zahlreiche Projektmanagement Methoden, die du anwenden kannst, um deine Projektziele zu erreichen. Da wären Agile, Kanban oder Scrum, um nur einige zu nennen. Und obwohl diese Konzepte auf verschiedenen Ansätzen beruhen, legen sie alle den Schwerpunkt auf die Ergreifung notwendiger Maßnahmen für den frist- und budgetgerechten Projektabschluss.

Warum ist Projektmanagement wichtig?

Geregeltes Projektmanagement ist von wesentlicher Bedeutung, da es zur Teamführung, Motivation und Problemlösung beiträgt. Teams erhalten die Möglichkeit, neue Produkte oder Dienstleistungen zu entwickeln, den Umsatz zu steigern und Unternehmensziele zu erreichen. 

Warum die Methode des Projektmanagements von vornherein festgelegt werden sollte, wirst du bereits wissen, wenn du an weniger strukturierten Projekten teilgenommen hast. Es verhindert Zeitverschwendung durch Missverständnisse und regelt Aufgabenverteilung. Sobald du einen effektiven Projektmanagementstil als Priorität setzt, kannst du Workflows aktiv und kontinuierlich verbessern, sodass du Fehler und Budgetüberschreitungen vermeiden kannst.

Die erfolgreichsten Unternehmen wissen, wie ein Projekt zu verwalten ist, um Leistung und Produktivität zu gewährleisten.

Was macht ein Projektmanager?

Projektmanager sind in alle Arten von Organisationen tätig: von großen, international agierende Konzernen bis zu mittelständischen oder auch kleinen Unternehmen. Es spielt dabei keine Rolle, ob Teams vor Ort im Büro, oder international verteilt im Homeoffice arbeiten. Mit effektiver Leitung des Projektmanagements stellst du sicher, dass deine Organisation ihre Ziele erreicht. 

Projektmanagement kann bei jeglicher Art von Projekt angewendet werden, einschließlich (aber nicht beschränkt auf):

• Produkt- und Dienstleistungs-Entwicklung
• Softwareentwicklung
• Event-Planung
• Bauprojekte
• Marketingkampagnen
• Einführung von IT-Systemen

Traditionell steht der Projektmanager an der Spitze eines Projektteams und übernimmt die Verantwortung für den Gesamterfolg des Projekts. Der Manager weist den Teammitgliedern Projektaufgaben zu, verfolgt den Fortschritt und stellt sicher, dass Deadlines und Budget eingehalten werden. In kleineren Teams, in denen kein bestimmter Projektmanager zum Leiter ernannt wurde, kann die Verantwortung für verschiedene Projektmanagement Aufgaben unter den Teammitgliedern verteilt werden.

Was sind die 5 Stufen des Projektmanagements?

Erfolgreiches Projektmanagement beginnt mit dem Entwerfen einer einfachen Roadmap, um Erwartungen zu setzen. Matt Burns, Projektmanager bei monday.com sagte dazu:

„Der wichtigste Schritt vor der Initiierung eines jeden Projektes ist die  Erstellung einer Roadmap für das Projekt gleich zu Beginn. Wenn du nämlich an einen bestimmten Ort gehen möchtest, aber weder Karte noch Wegweiser hast, wirst du wahrscheinlich vom Kurs abkommen.“

Um dir die Entwicklung deiner Roadmap zu erleichtern, lass uns nun in die fünf wesentlichen Projektmanagement Phasen eintauchen. Hier eine Übersicht der wichtigsten Informationen zu allen fünf Phasen.

1. Projektinitiierung

Bei jedem Projekt ist die Vorbereitung das Wichtigste, um die Arbeit letztendlich frist- und budgetgerecht abschließen zu können. Deshalb ist es entscheidend, dass du auf die Phase der Projektinitiierung nicht verzichtest. Sie dient dazu, eine gute Projektgrundlage zu schaffen, indem du folgende Punkte festlegst:

• Projektumfang: Ermittle die spezifischen Abgrenzungen des Projekts, einschließlich dessen, was du erreichen möchtest und was nicht. Mit anderen Worten: projektrelevante Ziele setzen und ausgrenzen, was irrelevant ist. Die Festlegung dieser Grenzen verhindert den sogenannten „Scope Creep“ (die ungewollte, schleichende Ausweitung des Projektumfangs), durch den sich die Projektergebnisse ändern und die Deadlines nach hinten verschieben. 
• Allgemeiner Projektüberblick: Erstelle eine Übersicht der notwendigen Ressourcen, sowie den Zeitrahmen und die Ziele, die für den Projektabschluss erforderlich sind. Außerdem entwirfst du eine Strategie zur Überwachung dieser Anforderungen im Laufe des Projekts.
• Budgets: Erarbeite gemeinsam mit Stakeholdern, wie viel Geld für dein Projekt zur Verfügung steht und wie hoch die Kosten für ein erfolgreiches Projekt ausfallen.

Für größere Projekte ist es eventuell angebracht, eine Projektcharta oder eine „Project Initiation Documentation“ (PID) zu verfassen, welche diese Aspekte detaillierter beleuchten.

2. Planung

Durch die Formulierung eines eindeutigen und sorgfältig durchdachten Projektplans stellst du sicher, dass alle Teammitglieder auf dasselbe Ziel hinarbeiten. Während der Projektplanung wirst du:

• Die Teammitglieder für dein Projekt auswählen
• Die gewünschten Arbeitsergebnisse definieren
• Die erforderlichen Projektressourcen bestimmen
• Die damit verbundenen Aktivitäten identifizieren
• Die wesentlichen Projektmeilensteine und Fälligkeitsdaten festlegen, einschließlich des endgültigen Projektabschlusstermins.

Während dieses Prozesses kannst du die Art und Weise des Projektmanagements für dein Team festlegen, wobei du aus zahlreichen Methoden auswählen kannst. Nachfolgend eine Liste von beliebten Projektmanagement Methoden – die wichtigsten werden wir später genauer ins Visier nehmen. 

• Agil
• Wasserfall-Methode
• PRINCE2
• Project Management Body of Knowledge (PMBOK)
• Scrum
• Lean
• Kanban-Ansicht

3. Durchführung

In der Phase Durchführung, oder Projektabwicklung setzt du deinen Projektplan in die Praxis um. Die Hauptaufgabe des Projektteams liegt darin, den jeweiligen Stakeholdern die geforderten Ergebnisse zu liefern. Diese Phase kann zeitgleich mit der Überwachungs- und Kontrollphase ablaufen. Der Projektmanager übernimmt dabei unter anderem folgende Aufgaben:

• Workflow verwalten 
• Änderungen empfehlen
• Korrekturmaßnahmen vorschlagen

Im Endeffekt geht es darum, die Kontrolle zu behalten, mit dem gesamten Team zusammenzuarbeiten und den Kurs beizubehalten.

4. Überwachung/Kontrolle

Eine kontinuierliche Überwachung ist in jedem Projektlebenszyklus von maßgeblicher Bedeutung. Projektmanager können mit effektivem Tracking des Fortschritts die entscheidende Frage jederzeit beantworten: „Wo stehen wir im Verhältnis zu, wo wir laut Projektmanagement Plan stehen wollen?“ Dies erfordert:

• Regelmäßige, kontinuierliche Projekt-„Kontrollen“
• Angemessene Projektdokumentation, sowie Tracking-Tools, mit denen sich der Projektfortschritt visualisieren lässt, wie z.B. mit Kanban-Boards, oder Gantt-Diagrammen und Ansichten des Arbeitspensums. Diese Funktionen sollten in einem guten Projektmanagement Tool enthalten sein (das monday work management bietet z.B.  mehr als 15 dynamische Board-Ansichten)

Je höher die Visualität und je schneller die Echtzeit-Aktualisierung, desto besser. 

5. Abschluss

In dieser letzten Phase, die manchmal auch als „Projekterfüllung“ bezeichnet wird, schließt du aller Aktivitäten ab und lieferst das Endprodukt oder die Endleistung. Diese Übergabe kann an den Kunden, ein internes Team oder einen externen Stakeholder erfolgen. Die Abschlussphase kann auch weitere Aspekte bedeuten, wie: :

• Abschluss formeller Verträge oder verbindlicher Vereinbarungen
• Eine ausführliche Prüfung oder ein Audit von allem, was gut, und was nicht nach Plan gelaufen ist, sowie Erfassung dessen, was Teams aus diesem Projekt lernen können.

Welche 4 Formen des Projektmanagements gibt es?

Du kannst unterschiedliche Arten bzw. Konzepte des Projektmanagements anwenden, um ein Projekt erfolgreich zu verwalten. Die Methode bestimmt, wie du dein Team strukturierst und wie du deine Projekte planst und überwachst. Die Wahl des richtigen Konzepts sollte daher gut durchdacht sein. 

Wie versprochen findest du hier ausführliche Beschreibungen der am häufigsten genutzten Methoden im Projektmanagement. Falls du weitere Information möchtest, lese auch unseren Blogbeitrag über Projektmanagement Methoden.

1. Das klassische Wasserfall-Projektmanagement

Beim Wasserfall- oder traditionellen Projektmanagement steht die „perfekte Planung“ im Mittelpunkt. Das gesamte Projekt wird von Anfang bis Ende aufgeschlüsselt und terminlich festgelegt. Die Aufgaben werden nach einer festen Reihenfolge ausgeführt, die wenig Raum für Iterationen lässt. Das bedeutet, dass dein Projekt vordefinierte Phasen durchläuft, wobei eine neue Phase erst beginnt, sobald die vorangegangene Phase abgeschlossen ist.

Am besten geeignet für: Teams, die bereits im Voraus alle Projektanforderungen und Einzelheiten genau identifizieren können und mit unumstößlichen Deadlines klarkommen.

2. Agiles Projektmanagement

Die Agile-Methode ist ein iterativer Ansatz zum Projektmanagement, der es Teams ermöglicht, schnell auf projektbezogenes Feedback zu reagieren. Sie ist besonders beliebt für technische Projekte, wie Softwareentwicklung, da sie Anpassbarkeit, Zusammenarbeit und Teillieferungen in den Vordergrund stellt, was beim Testen und Anpassen neuer, digitaler Produkte grundlegend ist. Agile Projektmanager untergliedern ihre Projekte in kleine, überschaubare Iterationen, sogenannte Sprints, und bauen auf das kontinuierliche Feedback der Stakeholder, um schnelle Änderungen vorzunehmen und sicherzustellen, dass das Endprodukt den Projektzielen entspricht.

Für viele Teams ist die Flexibilität, Projektdetails ändern zu können ausschlaggebend für einen erfolgreichen Projektabschluss. Die Herausforderung bei der Agile-Methode besteht jedoch darin, dass sie nur schwer über eine kleinere Teamebene hinaus skalierbar ist, da sie auf kleinere Projektteile und Einzelheiten baut. Möchtest du mehr darüber erfahren, wie du die Methode für dein nächstes Projekt einsetzen kannst? Dann lies unseren Artikel über Agiles Projektmanagement.

Am besten geeignet für: Software-Entwicklungsteams, die an komplexen Projekten mit sich verändernden Anforderungen arbeiten.

3. Projektmanagement mit Kanban

Das Kanban-Projektmanagement konzentriert sich auf die  kontinuierliche Verbesserung durch die Visualisierung und Steuerung des Workflows. Ein Kanban-Board ist in Spalten eingeteilt, welche die verschiedenen Arbeitsphasen darstellen — Aufgaben werden entsprechend dem Projektfortschritt im Board verschoben.

Im Gegensatz zur sequenziellen Wasserfall-Methode ermöglicht die Kanban-Methode die kontinuierliche Anpassung, während Teams Aufgaben verfolgen, schnell auf Änderungen reagieren, und Engpässe identifizieren und beseitigen. Diese Methode eignet sich perfekt für Teams, die zahlreiche Anfragen erhalten, wie z.B. IT-Teams. Viele Projektmanagement Tools sind auf das Kanban Prinzip ausgerichtet. Beim monday work management findest du kostenlose Kanban-Board-Vorlagen, sowie Vorlagen für viele Visualisierungsarten von Projektmanagement Aufgaben. 

Am besten geeignet für: Projekte, die einen kontinuierlichen Arbeitsverlauf verlangen und den Schwerpunkt auf die Optimierung der Arbeitsprozesse legen, insbesondere bei der Erledigung von Wartungsaufgaben, bei der Bearbeitung von Kundendienstanfragen oder bei der Durchführung von Projekten mit unvorhersehbarer Arbeitsbelastung.

4. Scrum Projektmanagement

Das Scrum-Framework ist eine weitere beliebte Methode, agiles Projektmanagement zu implementieren. Größere Projekte werden in kürzere Sprints von 1 bis 4 Wochen unterteilt, die sich an die Anforderungen anpassen, während sich das Projekt weiterentwickelt. Außerdem legt es Regeln für Teamgröße, Teamrollen, Planung, Meetings, Projektergebnisse und mehr fest.

Am besten geeignet für: Teams, die im Laufe des jeweiligen Projekts funktionsfähige Teilergebnisse abliefern müssen, beispielsweise bei Marketingkampagnen, Produktdesign oder anderen Kreativprojekten.

Erfahre mehr über Scrum als Agiles Projektmanagement in unserem entsprechenden Blogbeitrag.

8 Tipps für erfolgreiches Projektmanagement

Mit solidem Projektmanagement können Unternehmen neue Produkte und Dienstleistungen entwickeln, interne Unternehmensprozesse optimieren und Kunden einen Mehrwert bieten —, und zwar reibungsloser und effizienter. Diese Bausteine ermöglichen Innovation und Kontrolle über essenzielle Ressourcen wie Zeit und Geld. Um dir beim Projektmanagement zum Erfolg zu verhelfen, haben wir acht Tipps für dich zusammengetragen, die deine Organisation vorantreiben, anstatt sie zu bremsen: 

1. Investiere in Projektinitiierung und Projektplanung

Die Gründe, warum Projekte fehlschlagen, sind oft auf mangelhafte Planung und Recherche zurückzuführen. Dies sind ausschlaggebende Bestandteile des Projektlebenszyklus.

Wenn du bereits zu Beginn wesentliche Aspekte, wie die organisatorischen Prioritäten, Zielvorgaben und Anforderungen, festlegst, verringerst du die Gefahr späterer Verwirrungen. 

2. Wähle das richtige Framework bzw. die Methode für dein Projekt

Der zweite Schritt auf dem Weg zu einem erfolgreichen Projektmanagement ist, die richtige Methode zu finden. Die Wahl des Frameworks bestimmt, wie du jede einzelne Projektphase visualisierst, priorisierst und abschließt. 

3. Fördere eine Kultur der Transparenz und Eigenverantwortung

Transparenz kann bei der Verwaltung eines Projekts den entscheidenden Unterschied ausmachen, sobald komplexe oder heikle Situationen entstehen. Mit einer starken Kultur der Transparenz können sich Teammitglieder und Führungskräfte darauf verlassen, dass Probleme rechtzeitig angesprochen werden und jeder die Verantwortung für die eigene Arbeit übernimmt, ganz gleich, wie detailliert oder stressig die Pläne auch sein mögen.

Dies beginnt mit einer klaren Kommunikation, wodurch jeder Mitarbeiter die langfristigen Ziele, KPIs (Key Performance Indicators) und Pläne kennt und weiß, wie diese in das Gesamtbild einzuordnen sind. Eine Möglichkeit, dies zu gewährleisten, besteht darin, jeden Angestellten zu einem gewissen Maß in den Planungsprozess einzubeziehen und die Verantwortung für Aufgaben und Lieferergebnisse zu übertragen. Eine Plattform wie monday.com macht es dir möglich, einen vielseitigen Projektmanagement-Workflow zu erstellen, den du an individuelle Anforderungen anpassen kannst. 

4. Entscheide dich für einen realistischen Projektumfang

Wir erwähnten bereits den Begriff Scope Creep. Frei übersetzt bedeutet das die schleichende Ausweitung des Umfangs. Dies ist eine der größten Herausforderungen für Projektmanager. Obwohl es mit unkontrollierbaren Faktoren zusammenhängen kann, die erst während der Projektlaufzeit ersichtlich werden, kann die Anwesenheit der richtigen Personen am Planungstisch helfen, den Projektumfang korrekt zu definieren und zu verhindern, dass dein Projekt aus den Fugen gerät. Eine Möglichkeit einen realistischen Projektumfang festzulegen besteht darin, auf Daten von vergangenen Projekten zurückgreifen, um Prognosen zu erstellen.

5. Priorisiere die Ausarbeitung eines effizienten Zeitplans

Wenn du die Produktivität deines Teams erhalten möchtest, musst du einen Arbeitsplan erstellen, der das Arbeitspensum deines Teams und die angestrebten Lieferdaten realistisch festsetzt. Das Ausbalancieren dieser beiden Faktoren ist eine lohnenswerte Investition deiner Zeit.

Klar kommunizierte Zeitpläne reduzieren Verzögerungen und kostenintensive Rückschläge. Die Art deiner Projektmanagement Methode beeinflusst die Kommunikation und kann Auswirkungen darauf haben, wie dein Team seine Zeit nutzt, um Ziele zu erreichen. Wenn du ein agiles Framework wie Scrum verwendest, konzentrierst du dich auf kurzfristige und kleinere Lieferschritte. Zudem ist es wichtig, Zeit für Dinge einzuplanen, die unerwartet auftreten.

Mit einem Work OS wie monday.com kannst du die Arbeitslasten von Einzelpersonen, sowie die Teamauslastung im selben Arbeitsbereich anzeigen, indem du auch deinen Kalender, deine Zeitleisten und deine Ressourcen verwaltest.

6. Effektives Ressourcenmanagement

Die wirtschaftliche Verwaltung von Ressourcen ist eine wichtige Grundlage des Projektmanagements. Es bezieht sich auf den Prozess der Vor- und Zeitplanung, sowie der Verteilung deiner Ressourcen, mit dem Ziel, die Effizienz zu maximieren. Diese Ressourcen könnten u.a. Angestellte, Kapital und andere materielle Güter sein. 

Ein Beispiel für effiziente Verwaltung physischer Ressourcen ist: Ein auf das Management von Bauprojekten spezialisierter Bauunternehmer, könnte einen Betongießer für zwei Baustellen buchen, anstatt den Preis für zwei gleichzeitig gebuchte Betongießer zu zahlen.

Bei digitalen Projekten sind mit Ressourcen häufig bestimmte Mitarbeitern oder Teams gemeint. Ein Grafikdesigner arbeitet möglicherweise an mehreren, gleichzeitig ablaufenden Projekten, daher musst du die Zeitplanung entsprechend anpassen, um das Projekt abzuschließen. 

7. Involviere deine Stakeholder

Ein Stakeholder ist eine Person, die direkt in den Erfolg des Projekts investiert. Dies könnte ein wichtiger Kunde, ein interner Produktnutzer, eine Führungskraft oder ein Produktmanager sein.

Ein erfolgreiches Projekt fußt auf starker Kommunikation zwischen allen Parteien, sowie dem gegebenen Input aller Beteiligten vor, während und nach einem Projekt. Jeder Stakeholder gewährt einzigartige Einblicke und Perspektiven in Bezug auf Unternehmensziele und die Fähigkeiten des Teams. Das monday work management bietet kollaborative Dashboards mit mehr als 30 Widgets, die du per Drag-and-drop verschieben und einsetzen kannst, um Gesamtübersichten deiner Projektdaten zu erstellen, wodurch alle Stakeholder schnelle und präzise Entscheidungen treffen können.

8. Wähle fortschrittliche Projektmanagement-Tools und eine entsprechende Software

Um in der modernen Welt des Homeoffice erfolgreich zu sein, brauchst du ein Work OS, das abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und gemeinsame Dateinutzung in der Cloud ermöglicht, und dir 1000 weitere Anwendungsfälle bereitstellt, die optimal zu deinem Unternehmen passen. Hier kommt die Plattform von monday.com als ein komplettes Toolkit, basierend auf einem vielseitigen und intuitiven Work OS, für jedes Projekt ins Spiel.

Mit dem monday work management kannst du Workflows gestalten und die Effizienz und Produktivität deines Teams steigern, indem du jeden Workflow völlig problemlos an deine jeweiligen Bedürfnisse anpasst. Dies gibt dir die Möglichkeit, mit deinem bevorzugten Projektmanagement-Framework zu arbeiten. Mit unseren Kanban-Boards, Gantt-Diagrammen, Kalenderansichten und Zeitleisten-Software kannst du deine Workflows individuell erstellen und alle Statusangaben mittels Farbcodierung leicht verständlich darstellen. Zudem kannst du monday.com nahtlos mit anderen Tools deines Tech-Stacks integrieren sowie Boards, projektbezogene Status-Dashboards und Projektaktualisierungen mit deinem gesamten Team in Echtzeit teilen.

Mit dem monday work management kannst du sofort loslegen. Natürlich kannst du auch erst einmal weiterlesen, um mehr darüber zu erfahren, wie du das Beste aus deinen Projektmanagement-Tools herausholen kannst.

6 Schritte, um das Beste aus einer Projektmanagement-Software herauszuholen

Während Tabellenkalkulationen, E-Mails und Whiteboards für sehr einfache und kleine Projekte ausreichen können, benötigen große und komplexe Projekte eine robuste Projektmanagement-Plattform, um erfolgreich zu sein.

Das monday work management bietet alle notwendigen Funktionen, die du brauchst: von plattformspezifischen Vorlagen, Boards und Workflow-Automatisierungen bis hin zur Integration von Tools für die Zusammenarbeit.

Du kannst einen digitalen Arbeitsbereich, wie monday PMO work management einrichten, um deine Projektteams zu unterstützen.

1. Nutze die Projektdokumentation für schnellere Einführung des Frameworks

Erstelle eine klare Projektdokumentation, indem du wichtige  Projekteinzelheiten notierst, die deinem Team den Weg zum Erfolg der Projektplanung und -durchführung erleichtern. Die Dokumentation nimmt einen besonders hohen Stellenwert ein, wenn du mehrere Teams in der Verwendung einer bestimmten Projektmanagement-Methodik schulst.

Mit einem Work OS kannst du Dokumente direkt in deinem Workflow, oder in einem größeren Arbeitsbereich, erstellen, teilen und gemeinsam bearbeiten. Mit den workdocs von monday.com können Teammitglieder den Ablauf eines Projekts und ihre Rolle in Echtzeit einsehen und verstehen.

2. Erstelle eine Roadmap und eine Projektplan-Gesamtübersicht

Eine projektspezifische Roadmap ist eine visuelle Gesamtübersicht über die Ziele und Ergebnisse eines Projekts, die auf einer Zeitleiste angeordnet wird. Dies ist nützlich, um die Erwartungen der Stakeholder zu verwalten,  Pläne zu kommunizieren und Ressourcen mit anderen Teams zu koordinieren.

Eine Projektmanagement-Software ermöglicht dir flexible und dynamische Dokumente zu erstellen, auf die jeder problemlos zugreifen kann. Besser noch: mit Projekt-Roadmap-Vorlagen, wie der von monday.com kannst du noch schneller durchstarten.

3. Erstelle einen individuallen Workflow

Sobald du eine Roadmap oder einen anderen übergeordneten Projektplan ausgearbeitet hast, beginnst du Arbeitsabläufe detaillierter zu gestalten. Dieser wichtige Schritt sorgt dafür, dass deine Teammitglieder ihre Arbeit problemlos und intuitiv erledigen, und Projektmanager den Projektfortschritt überwachen und kontrollieren können.

Nutze anpassbare Vorlagen in deinem Work OS, um verschiedene Projektmethoden anwenden, sowie verschiedene Ansichten und Automatisierungen und vieles mehr hinzufügen zu können.

Mit monday work management kannst du jeden beliebigen Workflow erstellen — egal, ob Work Breakdown Structures (WBS), Risikoregister, Projektvorschläge oder Ressourcenmanagement. 

4.  Rege zur Eigenverantwortung an

Das Ressourcenmanagement mit dem monday work management erlaubt  Projektmanagern, die Kapazitäten einzelner Teammitglieder zu verstehen und dementsprechend zu planen. Die Funktion sorgt für unkomplizierte Zuweisung von Aufgaben an einzelne Mitarbeiter oder Teams, wodurch jedem die Verantwortung für seine Arbeit übertragen bleibt. Du kannst sogar Automatisierungen einrichten, die Benachrichtigungen an den jeweiligen Aufgaben-Verantwortlichen senden, sobald eine Projektphase abgeschlossen wurde.

Zusätzlich zur Zuweisung von Verantwortung über Aufgaben,  ist es eine gute Idee, jedem Teammitglied einfache Verantwortungsgebiete zu erteilen, wie z.B. Projektberichte über den Fortschritt in Statusmeetings zu präsentieren und Stolpersteine zu identifizieren. Dies hilft, die Kultur der Transparenz aufrechtzuerhalten und sorgt für Schwung.

5. Zeige Schlüsseldaten für schnellere Entscheidungsfindung an 

Treibe deine Projekte mit umsetzbaren Erkenntnissen voran, die alle in einem dynamischen Dashboard in monday work management angezeigt sind. Hier einige Beispiele für Daten-Spalten, die du wahrscheinlich verfolgen willst:

• Zeiterfassungs-Spalte: Hier kann dein Team ablesen, wie viel Zeit eine Aufgabe benötigt
• Anpassbare Status-Spalte: Jeder Stakeholder kann den aktuellen Status deiner Projekte sowie häufige Engpässe einsehen
• Deadlines-Spalte: Dieses Datumsfeld macht jedes Teammitglied für den Erfolg deines Projekts rechenschaftspflichtig

Sobald du verschiedene Workflows erstellt hast, solltest du sie als Ressource nutzen, um Berichte und Dashboards zu erstellen. Bewerte den Erfolg eines Projekts anhand der KPIs und nutze die gewonnenen Daten, als Entscheidungs-Grundlage oder zur Steuerung neuer Projekte.

6. Automatisiere wiederkehrende Aufgaben, um das Projektmanagement voranzutreiben

Automatisierungen können deinen Workflow beschleunigen und so für effizienteres Projektmanagement sorgen. Beispielsweise kannst du Manager automatisch benachrichtigen, wenn Fälligkeitstermine überschritten werden, oder jede Woche ein neues Element für eine Aufgabe erstellen und vieles mehr. Du kannst zwischen verschiedenen vorgefertigten Automatisierungsvorlagen auswählen oder deine eigenen automatisierten Workflows erstellen.

Warum monday.com im Projektmanagement einsetzen?

Kurz gesagt: monday work management geht über die Grenzen einer Projektmanagement-Software hinaus, da sie Teams die Möglichkeit einräumt, alle Projekte und Aufgaben an einem einzigen, zentralen Ort zu verwalten.

Mit unserer Lösung können Teams:

• den Projektfortschritt auf einen Blick erkennen
• Zeitpläne und Deadlines im Blick behalten
• effizienter und effektiver zusammenarbeiten
• ihre idealen Workflows erstellen

Probiere jetzt unsere Plattform aus, indem du dich für die kostenlose Testversion anmeldest, mit der du dein nächstes Projekt organisieren kannst. Alternativ kannst du auch weiterlesen, um mehr über Trends im Projektmanagement zu erfahren, und wie du ein produktives Projektmanagement-Team zusammenstellst.

Die Zukunft des Projektmanagements: Wichtige Trends, die du im Auge behalten solltest

Externe Trends im Projektmanagement beeinflussen unsere Arbeitsweise. Es gibt viel Aufregung um künstliche Intelligenz (KI) und deren Auswirkungen auf den Bereich des Projektmanagements durch die Automatisierung sich wiederholender Routineaufgaben und Aufdeckung wesentlicher Erkenntnisse. Als Reaktion auf diesen Trend bietet monday.com jetzt einen integrierten AI Assistant, der als Beta-Version verfügbar ist und eine Reihe generativer KI-Funktionen zur Automatisierung von Aufgabenerstellung, E-Mail-Formulierung, Formelbildung und Zusammenfassungen bietet.

Branchenexperten wie der weltbekannte Technologieschriftsteller Peter Giffen haben die Einflusskraft von Innovationen wie der KI bereits dokumentiert:

„KI könnte die Datenanalyse übernehmen, um automatisch die Daten von Projektteams auszuwerten und klare Hinweise dafür zu geben, wie Leistung verbessert werden kann.“

Neben KI gibt es drei weitere Projektmanagement-Trends, die wir in naher Zukunft erwarten können:

1. Projektmanager werden sowohl KI- als auch EI-Kompetenzen benötigen: EI ‑ emotionale Intelligenz ‑ ist eine immer stärker geforderte menschliche Qualität im PM-Bereich. Die Fähigkeit, gut mit anderen Menschen umzugehen, ist von entscheidender Bedeutung. 
2. Einführung von individuellen oder hybriden PM-Ansätzen: Vorbei sind die Zeiten, in denen eine einzige PM-Methodik ausreichte. Es ist anzunehmen, dass Modelle zunehmend flexibel sein müssen, um verschiedenen Teams und unterschiedlichen Projekten gerecht zu werden.
3. Bedeutend vielseitigere Teamstrukturen: Immer diversere Teams werden ein breiteres Spektrum an Kompetenzen, Erfahrungen und Technologien mitbringen. Teams müssen nun lernen, mit dieser Vielseitigkeit umzugehen, um effektiv und effizient zusammenarbeiten zu können.

Wir haben uns mit den Phasen des Projektmanagements, den Frameworks und einigen Erfolgs-Tipps befasst, aber was ist mit den Hauptakteuren, die das Projekt zum Abschluss bringen werden? Wir sprechen natürlich von deinem Team.

Vor diesem Hintergrund schauen wir uns  nun an, wie du sicherstellen kannst, dass du die richtigen Leute für dein Projekt auswählst.

Wie stellst du ein produktives Projektmanagement-Team zusammen?

Menschen sind das Herz eines effektiven Projektmanagements. Wie du dein Projektteam organisierst, hängt jedoch weitgehend von Projektrahmen und -umfang ab. Die gute Nachricht ist, dass es einige bewährte Strategien für den Aufbau eines erfolgreichen und produktiven Teams gibt.

1. Stelle Talente abteilungsübergreifend ein

Dein Projektteam wird wahrscheinlich aus verschiedenen Abteilungen kommen, da Projekte von unterschiedlichen Fachkenntnissen und Input profitieren und dies auch benötigen. Anstatt externe Talente einzustellen, kannst du auch vorhandene Ressourcen nutzen und mehrere Abteilungen für ein größeres organisatorisches Ziel zusammenführen. Beispielsweise kann eine neue Marketingkampagne die Beteiligung von Webdesignern, Werbetextern und Produktmanagern erfordern, die bereits für deine internen Teams arbeiten. Nutze ein Work OS, um interne Kompetenzen zu prüfen und darzustellen, damit dir bei deinem nächsten Projekt stärkere Teams zur Verfügung stehen. 

2. Wähle den Projektmanager mit Bedacht und lege die Zuständigkeiten genau fest

Ein Projektmanager kann ein professioneller PM oder ein fachkundiger Experte (SME) sein — jemand, mit einem großen Fachwissen im Projektbereich. Professionelle PMs spielen während der ursprünglichen Planung wahrscheinlich eine eher unterstützende Rolle. Sie bringen praktische Erfahrungen mit, anhand der die Stakeholder und SMEs den Projektplan erstellen können. Kleinere Unternehmen können sich unter Umständen einen eigenen Projektmanager nicht leisten. In diesem Fall wäre ein SME oder ein Mitarbeiter in leitender Position die logische Wahl.

Was macht ein Projektmanager?

Ein Projektmanager kann von Team zu Team unterschiedlich agieren, aber im Allgemeinen ist er für das tägliche Management eines Projekts und seiner Mitarbeiter verantwortlich. Ein PM muss zudem diese sechs Aspekte verwalten:

• Umfang
• Zeitplan
• Finanzen
• Risiko
• Qualität
• Ressourcen

3. Leite dein Team nach dem Prinzip „Jeder Einzelne zählt“

Gib deinen Teammitgliedern die Möglichkeit, ihrer eigenen Einschätzung nach zu handeln. Unterstütze dies, indem du Verantwortungs-Übernahme für entsprechende Aufgaben förderst und eindeutig klarstellst, was in den Anfangsphasen des Projekts erwartet wird. Da die Arbeit im Homeoffice immer beliebter wird, brauchst du außerdem flexible Tools, um den unterschiedlichen Teams und verschiedenen Projekten gerecht zu werden.

Hier kommt die richtige Software für das Projektmanagement ins Spiel. Ein Tool wie monday work management erleichtert die Zusammenarbeit von Teammitgliedern, das Aufbrechen von Silos und die Umsetzung größerer Ziele.

Erstelle Workflows nach deinen Wünschen mit monday.com

Erfolgreiches Projektmanagement erfordert, dass du den richtigen Ansatz zur Erfüllung der Projektnotwendigkeiten und Teambedürfnisse verstehst und diese mit der richtigen Work OS Plattform kombinierst. Monday work management bietet eine umfangreiche Funktionspalette, mit der du jeden Projektmanagement-Ansatz mühelos verwaltest. 

Du hast in diesem Leitfaden eine Menge gelernt und kannst alles sofort praktisch in die Tat umsetzen, solange es noch frisch im Kopf ist. Melde dich einfach kostenfrei bei monday.com an und probiere die Tools und Methoden jetzt selber aus. 

FAQ

Was ist die Definition von Projektmanagement?

Projektmanagement ist der Prozess der Verwaltung von  zusammenhängende Aufgaben, Ressourcen und Zeitplänen, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Es beinhaltet die sorgfältige Koordinierung von Aufgaben, Mitarbeitern und Ressourcen, um ein Projekt erfolgreich abzuschließen, während gleichzeitig Faktoren, wie Projektumfang, Zeit und Kosten, Risiken und Qualität, berücksichtigt werden müssen. Die Rolle des Projektmanagers besteht darin, den Projektfortschritt zu beaufsichtigen und anzuleiten, und gleichzeitig Kommunikation, Problemlösung und Entscheidungsfindung während des gesamten Projektlebenszyklus sicherzustellen.

Was sind die Grundlagen des Projektmanagements?

Die wesentlichen Bestandteile des Projektmanagements sind die Planung, Organisation, Überwachung und Steuerung zahlreicher Aktivitäten, die im Rahmen des Projektumfangs erledigt werden müssen. Durch die Verwendung einer Plattform wie monday work management, behältst du jeden Aspekt deines Projekts, sowie die kritischen Ziele und Deadlines immer im Auge und erhöhst so die Chancen zu einem fristgerechten, erfolgreichen Projektabschluss.

Wie lernt man Projektmanagement?

Projektmanagement ist eine Kompetenz, die du dir am besten durch die Praxis aneignest. Um ein Projekt erfolgreich zum Abschluss zu bringen, erfordert es ein Verständnis der verschiedenen, genutzten Tools und Techniken, die Entwicklung eines Plans für die Verwaltung von Aufgaben, Ressourcen und Zeitplänen, sowie den Einsatz von Methoden des Projektmanagements. Es gibt eine Reihe von weltweit anerkannten, professionellen Akkreditierungen, wie die Zertifizierung zum „Project Management Professional (PMP)“, die dir bei der Entwicklung der notwendigen Kompetenzen weiterhelfen kann. Schließlich stellt das Netzwerken mit anderen Projektmanagern sicher, dass du stets über alle aktuellen Trends der Branche Bescheid weißt.