Alles, was du über Kanban-Boards wissen musst

Du kannst Kanban-Boards als die digitale Weiterentwicklung der Klebezettel und abwischbarer Tafelnotizen ansehen. Mit der Kanban Methode können Teams Aufgabenstatus, Fälligkeitsdaten, Workflows und andere wichtige Informationen an einem zentralen Ort visuell und intuitiv managen. Da wird das Projektmanagement gleich viel einfacher, denn alle Team Mitglieder bleiben mit Kanban-Boards auf dem Laufenden.

Lies weiter und erfahre, was sich hinter der Kanban-Methode zum Projektmanagement verbirgt. Finde Kanban Board Beispiele, lerne über die Kernprinzipien und Vorteile und wie du das Kanban Tool einsetzen kannst, um deine Projekte mit monday.com zu verwalten und erfolgreich anzuschließen.

Was ist ein Kanban-Board?

Ein Kanban-Board ist ein Tool für das Projektmanagement, das aus einer Reihe von Karten und Spalten besteht, die für einzelne Aufgaben und ihre jeweiligen Phasen stehen.

Eine „Phase“ kann beispielsweise den jeweiligen Status einer Aufgabe bezeichnen und entweder „Ausstehend“, „To-do“, „In Bearbeitung“ oder „Abgeschlossen“ lauten. Jede Kanban Karte wird einem Teammitglied zugewiesen, das nun dafür verantwortlich ist, dass die Aufgabe erledigt und die Karte von einer Spalte in die nächste Spalte verschoben wird.

Das Kanban Tool ist ein Teil des Agile Scrum Projektmanagements und wird von Projekt Teams genutzt, um Workflows zu visualisieren und ihre Effizienz zu maximieren. Lese unseren Artikel über Kanban, Scrum und agiles Projektmanagement für genauere Information.

Die fünf Kernelemente von Kanban-Boards nach David Anderson

Die Kanban Methode wurde entwickelt, um Toyota zu unterstützen, seine Fertigungsprozesse zu optimieren. Das ist jedoch lange her. Du kannst dir vorstellen, dass sich seit den 40er Jahren einiges verändert hat.

Was jedoch bei allen Kanban Board Arten geblieben ist, sind die Grundelemente auf dem das System fundiert. David Anderson, ein Wegbereiter der Kanban-Methode in der Software- und Dienstleistungsbranche, der zu ihrer Entwicklung wichtiges beigetragen hat,  identifizierte die Kernelemente von Kanban-Boards. Diese sind:

• Visuelle Signale: Kanban-Boards sollten den Workflow und den Status eines jeden Arbeitselements eindeutig darstellen und somit auf simple Weise den Fortschritt verständlich machen und potenzielle Engpässe aufzeigen.
• Spalten: Eine der markanten Funktionen eines Kanban-Boards sind  Spalten, die für einzelne Aufgaben oder Aktivitäten stehen, welche wiederum einen größeren Workflow darstellen. Arbeitselemente wandern zwischen diesen Spalten, bis sie abgeschlossen sind.
• Bearbeitungslimits (WIP): Eine Begrenzung der Arbeitsaufgaben, die sich gleichzeitig in Bearbeitung befinden, kann dabei helfen, dein Team nicht zu überlasten. Zudem wird so ein reibungsloser und vorhersehbarer Arbeitsfluss sichergestellt.
• Commitment Point: Kanban-Teams pflegen für gewöhnlich einen Backlog für ihre Boards, der als ein Speicherort für Projektideen fungiert, die Kunden oder Teammitglieder vorgebracht haben. Das Team kann dann Ideen aus dem Backlog auswählen, sobald es bereit ist, an ihnen zu arbeiten. Der Commitment Point bezeichnet also den Moment, zu dem das Team entscheidet, die Idee aus dem Backlog aufzugreifen und das Projekt zu beginnen.
• Delivery Point: Der Delivery Point ist der unumstößliche Endpunkt des Workflows eines Kanban-Teams. Dieser beinhaltet meistens die Produktlieferung oder Dienstleistungserbringung für den Kunden. Das Hauptziel des Teams besteht darin, die Arbeitselemente so schnell wie möglich vom Commitment Point bis zum Delivery Point durchzubringen, wobei die Zeit, die zwischen den zwei Punkten verstreicht, als Lead Time bezeichnet wird. Kanban-Teams streben kontinuierlich danach, ihre Prozesse zu verbessern und die Lead Time zu minimieren.

Was ist eine Kanban-Karte und was sind die Bausteine eines Kanban-Boards? 

Egal, welche Art von Kanban-Board du benutzt, ob es sich um ein physisches System wie Klebezettel oder eine Projektmanagement Software handelt, es hat stets folgende Bestandteile:

1. Spalten: Dies sind die unterschiedlichen Phasen des Team-Workflows, wie zum Beispiel „To-do“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“. Sie werden als Spalten im Board dargestellt.
2. Karten: Dies sind die einzelnen Arbeitseinheiten, wie beispielsweise Aufgaben oder Projekte, die sich dann durch die einzelnen Workflow-Phasen im Board bewegen.
3. Bearbeitungslimits (WIP): Dies ist die maximale Anzahl an Arbeitsaufgaben, die sich gleichzeitig in einer Phase des Workflows befinden dürfen.
4. Swimlanes: Swimlanes sind horizontale Einteilungen, die genutzt werden können, um verschiedene Aktivitäten voneinander abzutrennen und zu kategorisieren, beispielsweise in Teams oder Abteilungen.
5. Tags: Karten-Tags, oder auch Labels, sind eine praktische und effiziente Methode zum Kategorisieren, Anordnen und Filtern deiner Karten. Sie bieten Kontext, verdeutlichen kritische Aufgaben und helfen dir, die Aufgaben ausfindig zu machen, die für die Erreichung bestimmter Ziele deiner Aufmerksamkeit bedürfen.

Was ist das Kanban-Projektmanagement?

Das Kanban-Projektmanagement ist eine Methodik, mit welcher der Workflow eines Projekts in einem Kanban-Board visualisiert und in umsetzbare Einzelkomponente aufgesplittet wird. Den Mitgliedern eines Kanban-Teams werden Aufgaben zugewiesen, sodass sie sich ausschließlich auf ihre Arbeit konzentrieren müssen.

Die Grundprinzipien des Projektmanagements mit Kanban-Boards

Hier haben wir vier wesentliche Aspekte des Projektmanagements per Kanban-Tool zusammengetragen:

1. Unkomplizierte Einführung

Aufgrund der Flexibilität kann das Kanban-Tool in die bereits existierenden Workflows deines Teams integriert werden, ohne dass es zu Arbeitsunterbrechungen kommt.

2. Minimale Veränderungen

Das Prinzip der Kanban-Methode basiert auf der Einführung minimaler Veränderungen, die deinen Workflow revolutionieren, anstatt radikale Neuerungen vorzunehmen, die oftmals auf Zweifel und Widerstand treffen.

3. Respekt gegenüber aktuellen Prozessen und Rollen

Die Kanban Projektmanagement Methode wirft deine bestehenden Prozesse und Rollen nicht über Bord. Vielmehr geben Kanban Tools dem Team die Entscheidungsgewalt und die Möglichkeit, Änderungen vorzunehmen, wenn sie gebraucht werden, ohne vom Kurs abzukommen.

4. Führungskompetenzen unternehmensweit fördern

Das Prinzip „Kleine Veränderungen sorgen für Evolution“, das den Grundstein der Kanban-Methodik bildet, ermutigt Teammitglieder, sich stetig zu verbessern, um Bestleistungen zu erzielen.

Setze all dies um, indem du die Kanban-Ansicht in monday.com verwendest.

Wann ist ein Kanban-Tool sinnvoll (und wann nicht)?

Es ist wichtig, dass du dir genau überlegst, ob ein Kanban-Tool wirklich die beste Möglichkeit ist, deine Projekte zu verwalten. Das hängt normalerweise von der Größe und den Präferenzen deines Teams sowie von deiner Organisation, Arbeit und deinen Projekten ab.

Beantworte diese Fragen, um den Weg zur richtigen Entscheidung zu finden. :

Wie viel Struktur braucht dein Team?

Einer der größten Vorteile, den das Kanban-Projektmanagement mitbringt, ist Flexibilität. Es unterstützt kontinuierliche Veränderungen während des gesamten Projekts. Dies ist bei der Scrum-Methode leider nicht der Fall, da du während eines Sprints unter Umständen keine Änderungen vornehmen kannst.

Das Kanban-System eignet sich für nicht-iterative Projekte, bei denen Aufgaben die unterschiedlichen Projektmanagement Phasen nur einmal durchlaufen. Für iterative Projekte, wie die Entwicklung von App-Funktionen, bei denen du womöglich mehrfach zur Designphase zurückkehren musst, eignen sich Kanban-Boards weniger.

Das Kanban-Tool wird  in zahlreichen Branchen genutzt, erweist sich jedoch besonders praktisch für Organisation, die fortlaufende Workflows nutzen, wie z. B. im Marketing, in der Eventplanung oder im Verlagswesen.

Sind deine Aufgaben an viele Abhängigkeiten gebunden?

Die Kanban-Methode ist am effektivsten, wenn jede Aufgabe innerhalb desselben Teams erledigt werden kann, ohne dass dabei zu viele Abhängigkeiten zum Tragen kommen. Bei komplexen Projekten, die mehrere Aufgaben, Phasen und Verantwortliche umfassen, ist sie weniger effektiv. Das Gleiche gilt für Projekte, bei denen Ressourcen geteilt werden müssen, um die Aufgaben zu erledigen.

3 Vorteile, die Kanban-Boards für das Projektmanagement mitbringen

Kanban-Boards bringen drei wesentliche Vorteile mit sich:

1. Scharfer Fokus 

Durch die Veranschaulichung der Arbeit in einem Kanban-Board können Teammitglieder einfacher verstehen, wofür sie verantwortlich sind und worum es beim Projekt geht. Mitarbeiter/innen können sich ausschließlich auf die Arbeit konzentrieren, die ihnen zugeteilt ist und sich sicher sein, dass die Kollegen wissen, was sie zu tun haben, um das Projektziel zu erreichen.

2. Produktive Kommunikation

Statistiken zeigen, dass es in den meisten Unternehmen mit der Kommunikation hadert und viele Angestellte empfinden, dass sich die Kommunikation mit Kunden und Kollegen allmählich zu einer immer größeren Herausforderung entwickelt. Ein online verfügbares Kanban-Board ermöglicht gezielte und klare Kommunikation. Die Möglichkeit, Karten mit Kommentaren zu versehen, unterstützt dies sogar noch weiter, da jegliche Projekt-bezogene Kommunikation direkt auf dem Kanban-Board geschehen kann.

3. Effektive Priorisierung

Das Pareto-Prinzip besagt, dass 80 % aller Ergebnisse auf 20 % der Mittel  beruhen. Das zeigt, wie wichtig es ist, Prioritäten zu setzen, um die Arbeitsweise produktiv zu gestalten. Das Kanban-Projektmanagement ermöglicht eine klare Priorisierung der jeweiligen Schritte und Aufgaben, sodass sichergestellt wird, dass Mitarbeiter ihre Zeit für die Aufgaben nutzen, die gerade für den Projektfortschritt am wichtigsten sind.

So verwendest du ein Kanban-Board, um deine Projekte in monday.com zu verwalten

1. Erstelle ein Board in monday.com

Um das System der Kanban-Boards in monday.com verwenden zu können, erstellst du zunächst in deinem Konto ein Board. Dazu klickst du links auf die Schaltfläche „+ Hinzufügen“ und wählst „Neues Board“ aus. Im selben Menü kannst du auch ein neues Board aus Excel, Google Sheets, Trello und mehr auswählen, oder du wählst eine der vorgefertigten Vorlagen aus.

2. Füge eine Kanban-Ansicht hinzu

Um deinem Board eine Kanban-Ansicht hinzuzufügen, klicke auf die „+“ Option oben auf deinem Board (wenn du mit der Maus darüberfährst, erscheint die Option „Ansicht hinzufügen“) und wähle „Kanban“.

Du kannst auch eine neue Board-Ansicht hinzufügen, indem du auf „Board-Optimierung“ oben rechts auf deinem Bildschirm klickst. Wähle nun „Board-Ansichten“ und dann „Kanban“ aus der Ansichtszentrale.

3. Richte deine Kanban-Ansicht ein

Klicke auf das Zahnrad-Symbol in der rechten oberen Ecke deiner Ansicht, um das Einstellungsmenü zu öffnen.

Befolge anschließend die folgenden Schritte, um deine Kanban-Ansicht einzurichten:

• Kanban-Spalte: Wähle in den Einstellungen unter der Rubrik „Kanban-Spalte“ die Status-Spalte, die Gegenstand deiner Kanban-Ansicht sein soll.
• Cover-Spalten: Wähle in der Rubrik „Cover-Spalten“ mindestens eine Dateispalte, die als Cover deiner Kanban-Karten angezeigt werden soll.
• Kartenspalten: Wähle die Spalteninformationen deines Boards aus, die du direkt auf deinen Kanban-Karten anzeigen möchtest, damit du alle diese Infos auf einen Blick einsehen kannst.
• In Gruppen gliedern: Klicke ganz unten im Einstellungsmenü das Kästchen „In Gruppen gliedern“ an, um deine Kanban-Karten entsprechend den Gruppen anzuzeigen, in denen sie sich in deinem Board befinden.

Sobald du dein Kanban-Board eingerichtet hast, kannst du ganz einfach neue Karten hinzufügen bzw. bestehende Karten bearbeiten und verschieben.

4. Verschiebe Karten entlang des Workflows

Nachdem du dein Kanban-Board erstellt hast, verschiebt sich nun der Fokus auf den Abschluss der Aufgaben.

Sobald eine Aufgabenphase abgeschlossen ist, wird die zugehörige Karte in die nächste Spalte des Kanban-Workflows verschoben. So kann beispielsweise ein Texter seinen Entwurf abschließen und die entsprechende Karte in die Korrekturlese-Spalte verschieben. Nun kann ein Lektor mit seiner Arbeit beginnen. Sollten Änderungen nötig sein, kann die Karte wieder in die vorherige Spalte verschoben werden. Vorgesetzte, oder Team Mitglieder können außerdem die Kommentarfunktion nutzen, um notwendige Änderungen zu erläutern.

Kanban-Boards unterstützen Manager dabei, Probleme im Workflow schnell zu erkennen, da sich Karten in der Regel dort anhäufen, wo es Probleme gibt.

5. Analyse

Als Projektmanager kannst du nachverfolgen, wie viel Zeit eine Karte durchschnittlich benötigt, bis sie den gesamten Workflow durchlaufen hat. Zudem kannst du sehen, wie viele Aufgaben in einem bestimmten Zeitraum erledigt wurden.

Auf monday.com kannst du dynamische Vorlagen nutzen, um umfassendere Analysen durchzuführen.

Was sind die wichtigsten Funktionen eines Kanban-Board-Tools? 

Wenn du bereit bist, dich für eine Kanban-Software zu entscheiden, ist es hilfreich, mehr über die verfügbaren Funktionen zu erfahren, damit du die richtige Entscheidung für dein Team treffen kannst. In diesem Absatz erklären wir einige wesentliche, überlegenswerte Funktionen und zeigen, was monday.com in dieser Hinsicht zu bieten hat.

Eine intuitive und unkomplizierte Benutzeroberfläche

Wenn du schon viel Zeit investierst, um die Tücken des Projektmanagements zu navigieren, ist das Letzte, was du brauchst, ein kompliziertes Tool, dass dir die Arbeit zusätzlich erschwert.

Das Work OS von monday.com kann dir dabei helfen, ein für dich perfektes Kanban-Tool zu erstellen, das auf die Bedürfnisse und Vorlieben deines Teams abgestimmt ist.

Und so funktioniert es:

• Per Drag-and-drop
• Keine Schulung oder Onboarding nötig: mit unserem völlig unkomplizierten und visuellen Design kann jeder sofort loslegen

Visuelle Flexibilität

Kanban ist in erster Linie ein visueller Workflow. Es versteht sich also von selbst, dass dein Kanban-Tool es dir ermöglichen sollte, deine Daten so darzustellen, wie du es möchtest. Du wirst ein Tool wollen, mit dem du den Gesamtfortschritt deines Teams nachverfolgen, das Arbeitspensum deiner Teammitglieder regulieren und einsehen kannst, wer welche Aufgabe erledigt. Die Idee ist, den Gesamtüberblick zu behalten und den Status aller Projekte auf einen Blick zu erkennen.

Das Work OS von monday.com basiert auf dem Grundsatz der Flexibilität, wodurch alle Teammitglieder Änderungen vornehmen und Projekte während ihrer Durchführung anpassen können. Mit Drag-and-drop ist es kinderleicht, deine Kanban-Spalten in der Reihenfolge anzuordnen, die zu jedem gegebenen Zeitpunkt am sinnvollsten ist. Du kannst sogar die Reihenfolge einzelner Elemente ändern, indem du sie innerhalb deiner Spalten oder sogar zwischen verschiedenen Spalten hin-und-herschiebst.

Individuelle Anpassbarkeit

Wenn du die Bedürfnisse und Vorlieben deines Teams beachten möchtest, solltest du eine Software wählen, die es dir ermöglicht, dein Board und deine Kanban-Funktionen individuell anzupassen. In monday.com kannst du in deinen Boards folgendes tun:

• Karten, Spalten und Statuslabeln spezifische Farben zuweisen
• Unterelemente hinzufügen, um die Aktionspunkte deiner Elemente in detailliertere Schritte einzuteilen
• Dateien teilen, sodass spezifische Bilder in deine Boards eingespeist werden können

Zentralisierte Kommunikationen

Du wirst ein Projektmanagement Tool wollen, mit dem du alles an einem zentralen Ort nachverfolgen kannst.

Mit monday.com ist es einfach, Kommentare hinzuzufügen, Dateien zu teilen und Aktualisierungen zu versenden. Das ist ein riesiger Vorteil, denn die Zusammenarbeit mit deinen Teammitgliedern auf einer geteilten Plattform erspart dir Unmengen an Zeit in Meetings und mit E-Mails.

Du kannst Dokumente und Bilder hochladen, Feedback und Aktualisierungen teilen und mit deinem Team kommunizieren, egal, ob sie in ihrem Wohnzimmer, im Büro oder von unterwegs aus arbeiten.

Automatisierungen

Um noch mehr Zeit zu sparen und Ärger mit sich wiederholenden Routineaufgaben zu umgehen, solltest du eine Software wählen, die es dir ermöglicht, bestimmte Aspekte deines Workflows zu automatisieren. Beispielsweise kannst du deine Software anweisen, deinem Team eine Erinnerung an bevorstehende Deadlines zu senden. Du kannst aber auch eine Benachrichtigung verschicken, wenn ein Aufgabenstatus aktualisiert wurde.

Die Einrichtung von Benachrichtigungen in monday.com braucht nur wenige Augenblicke. Die zahlreichen Automatisierungs Formeln vereinfachen deine Routinearbeit, sodass du dich auf das wirklich Wichtige konzentrieren kannst.

Integrationen

Wähle eine Kanban-Software, die Integrationen für die Tools bietet, die du bereits nutzt, wie z. B. Apps für Kommunikation, für das Teilen von Dateien bzw. für E-Mails, Kalender und Produktivität. Der Zugriff auf deine Daten über unterschiedliche Tools und Apps sollte ein nahtloser Prozess sein.

monday.com erweist sich hier als besonders herausragend. Wir bieten mehr als 72 Integrationen für alle Bereiche und Abteilungen.

Das bedeutet:

• All deine Daten werden an einem zentralen Ort aktualisiert
• Jeder hat Zugriff auf dieselben Daten
• Du kannst deine Projektinformationen von unterschiedlichen Tools importieren bzw. aus diesen exportieren
• Du musst nicht zwischen Tools hin und her wechseln — sieh dir deine Arbeit dort an, wo du es möchtest

Verwalte Teamprojekte mit Hilfe von Kanban-Boards in monday.com

Kanban-Projektmanagement ist eine schnelle und effiziente Methode für die Durchführung von Projekten. Mit ihr lassen sich komplexe Projekte in kleinere Komponente unterteilen. Außerdem fördert sie die Transparenz im gesamten Team. Um sicherzustellen, dass dein gesamtes Team denselben Kurs verfolgt, kannst du ein der Kanban-Vorlagen von monday.com verwenden. Auf diese Weise erstellst du in Sekundenschnelle ein eigenes Kanban-Board und erhältst einen Überblick über die Aufgaben und Fortschritte deines Teams.