As metodologias de gestão de projetos podem ser erroneamente interpretadas como processos dispersos e repletos de trabalho operacional. Embora existam projetos simples e complexos, os mais bem-sucedidos têm uma abordagem de gestão clara e consistente.
Quando se trata de escolher o melhor curso de ação para os membros da sua equipe, é recomendável começar com uma compreensão básica de ambas as metodologias de gestão de projetos e de suas respectivas estruturas.
Neste blog, abordaremos a distinção entre esses termos, descreveremos as metodologias populares de gestão de projetos com exemplos e, é claro, explicaremos como gerir tudo com as ferramentas certas.
Vamos começar!
Comece jáQual é a diferença entre estrutura e metodologia de gestão de projetos?
Em geral, as estruturas descrevem o que fazer, mas permitem que o executor decida como fazê-lo. Uma metodologia é mais precisa e específica o que fazer, quando fazer, como fazer e por quê.
Projetos em ambientes regulamentados – que exigem que você mapeie os detalhes desde o início – podem diferir daqueles que permitem a melhoria contínua, mas falaremos mais sobre isso adiante.
Por que é importante usar uma metodologia de gestão de projetos?
Existem várias razões pelas quais sugerimos adotar uma metodologia de gestão de projetos. Destacamos algumas abaixo:
Clareza
As metodologias de gestão de projetos permitem que as equipes definam claramente os papéis, o que ajuda a melhorar o processo de tomada de decisão e garante a responsabilização. Assim, reduz-se a confusão, economizando tempo e evitando a frustração da sua equipe.
Visibilidade
Qualquer que seja a metodologia de gestão de projetos escolhida, será necessário implementar um processo de monitoramento e controle como parte do ciclo de vida do projeto. As metodologias estabelecem padrões para a frequência com que essas verificações ocorrem, bem como para a incorporação de quaisquer ações resultantes no fluxo de trabalho.
Eficiência
Independentemente de haver uma decisão inicial sobre quais são as entregas do projeto ou de elas surgirem à medida que o projeto progride,
“Seguir uma metodologia de gestão de projetos aumenta em quase 20% a probabilidade de o projeto entregar o que deveria.”
Usar uma metodologia testada e comprovada permite planejar com precisão a fase de iniciação do projeto, bem como o cronograma e orçamento desde o início.
Você também pode incorporar as lições aprendidas em outros projetos, aumentando a chance de sucesso.
Antes de nos aprofundarmos nas metodologias e estruturas de gestão de projetos, vamos dar uma olhada no ciclo de vida da gestão de projetos. Como a maioria das estruturas e metodologias usa essas etapas (cada uma a seu modo), isso ajudará a contextualizar as abordagens posteriormente.
Revisão rápida: as 5 etapas do ciclo de vida da gestão de projetos
Abaixo, você lerá termos como “Cascata” e “Ágil” – explicaremos mais sobre eles na seção a seguir. Por enquanto, aqui está um rápido resumo do ciclo de vida da gestão de projetos.
Iniciação
Trata-se do início do projeto, quando as equipes elaboram o caso de negócios e as partes interessadas seniores o aprovam. Aqui, você pode identificar um patrocinador e o escopo do projeto – o que está incluído e o que não está – no project charter.
Planejamento
Neste estágio, o gestor criará o plano do projeto. Na metodologia em cascata, ele será abrangente, com todas as partes interessadas concordando com as entregas do projeto e identificando os marcos. Em uma estrutura ágil, a fase de planejamento é mais curta e combinada com a fase de implementação do projeto.
Implementação
Para projetos em cascata, esta fase consiste em seguir o cronograma do projeto e colocar em ação o que foi acordado na fase de planejamento. Em um projeto ágil, os sprints começam neste estágio. Cada sprint informa o que será entregue a seguir, aproximando o projeto do objetivo final.
Monitoramento e controle
Os projetos que seguem um modelo em cascata documentam seus processos de governança em um project charter. O principal aspecto a ser observado pelo gerente do projeto e por outras partes interessadas é o desvio de escopo. Embora mudanças no escopo ocorram, elas devem ser formalmente documentadas por meio de um processo de controle de mudanças.
Para projetos ágeis, uma retrospectiva ao final de cada sprint oferece a oportunidade de uma revisão rápida do que está e não está funcionando e do que deve ser priorizado a seguir.
Encerramento
Viva, você chegou ao final! Se suas entregas foram acordadas antecipadamente ou surgiram durante o ciclo de vida do projeto, é hora de entregá-las à empresa e repetir o processo.
Muito bem, agora voltamos ao nosso tópico principal: estruturas e metodologias. A seguir, abordaremos rapidamente duas das metodologias de gestão de projetos mais populares.
Duas principais metodologias de gestão de projetos
As duas principais metodologias de gestão de projetos são Cascata e Ágil. Mais uma vez, vamos nos aprofundar em cada uma delas adiante. Por enquanto, aqui está uma maneira simples de considerar cada uma delas:
- Metodologia em cascata: um processo linear e sequencial em que cada etapa do projeto espera que a anterior termine para poder começar
- Metodologia ágil: funciona de forma iterativa, o que significa que o trabalho é concluído em incrementos planejados, e cada incremento traz maior clareza sobre qual será o resultado final
Aqui está uma visão mais aprofundada dessas metodologias, começando com a ágil.
Metodologia ágil
Começamos a delinear a metodologia ágil na seção acima, mas vamos começar a nos aprofundar. Ágil é um termo abrangente que engloba várias estruturas diferentes de gestão de projetos, como o Scrum, mas vale a pena mencionar mais alguns detalhes aqui.
Ela rejeita o planejamento rígido e diz que as equipes precisam operar de forma flexível e iterativa, o que significa que não se deve “fazer uma vez e bem-feito”, mas trabalhar em algo pequeno, executá-lo rapidamente, avaliar o que está funcionando e o que não está, e então mudar e adaptar a partir daí.
O ágil aceita a incerteza como um fato e visa capacitar as equipes de projeto a serem super flexíveis, executar seu trabalho rapidamente e responder às mudanças sem dificuldade. Isso pode ser uma desvantagem para as equipes que trabalham com um orçamento ou cronograma mais apertados, porque o método ágil pode parecer repleto de imprevisibilidade.
Ele também requer comunicação próxima e frequente – o que fica mais fácil com um sistema operacional de trabalho. Falaremos mais sobre o Work OS adiante, mas aqui está uma ideia de como é o planejamento ágil em um software:
Metodologia em cascata
Novamente, ela não é tecnicamente uma estrutura. Essa metodologia tradicional determina que os gerentes de projeto listem todas as tarefas que levam ao objetivo final e trabalhem nelas em uma ordem determinada. O progresso é feito em cascata, de uma fase do projeto para a próxima.
As equipes devem concluir cada uma delas antes de passar para a seguinte. A metodologia em cascata é excelente para quem fabrica produtos físicos mais caros e em um processo repetitivo.
Para empreendimentos menores, se você for um excelente planejador e estiver trabalhando em um projeto com escopo e requisitos claros, o método em cascata pode ajudá-lo a chegar a um resultado previsível e bem-sucedido.
No entanto, é uma abordagem bastante rígida para a gestão de projetos. Ela pressupõe que você tenha todos os requisitos antecipadamente e não leva em consideração quaisquer surpresas que o obriguem a se desviar do plano. Para a maioria das equipes, essa não é uma maneira realista de trabalhar.
Se você não tiver certeza de quando usar a metodologia em cascata e a ágil, vamos detalhá-las na próxima seção.
Quando devo usar a metodologia em cascata?
A gestão de projetos em cascata funciona melhor para projetos com planos longos e detalhados que exigem um único cronograma. Ela é mais adequada para ambientes de projeto menos voláteis e onde pode haver um investimento inicial do cliente para garantir maior certeza em relação às entregas finais.
Confira algumas vantagens e desvantagens:
Vantagens:
- Funciona bem quando os requisitos são claros desde o início do projeto
- Os riscos do projetos são previstos, dando tempo para a mitigação
- Adequado para quando o recurso principal tem disponibilidade limitada
- As funções e responsabilidades são definidos antecipadamente, reduzindo o risco de mal-entendidos ou de longas lacunas na entrega
Desvantagens:
- O tempo e o dinheiro devem ser comprometidos antecipadamente para respaldar a fase de planejamento
- As alterações acordadas no escopo podem demorar a ser implementadas e afetar o cronograma do projeto
- O possível desvio de escopo demanda esforço e custo, diminuindo o valor do projeto – por isso o controle deve ser efetivo
- O valor do projeto só pode ser percebido no final do ciclo de vida
Em seguida, a metodologia ágil. Confira quando usá-la e o que você pode ganhar ou arriscar com esse método.
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Quando devo usar a metodologia ágil?
A metodologia ágil de gestão de projetos funciona muito bem quando a visão ou os recursos do produto não são bem definidos. Ela permite que os responsáveis pelo produto ajustem os requisitos e prioridades ao longo do processo para aproveitar as oportunidades e, assim, entregar um produto melhor para todas as partes interessadas.
Aqui estão algumas vantagens e desvantagens da metodologia:
Vantagens:
- Ideal para projetos em que inicialmente apenas os requisitos de alto nível já foram definidos
- O engajamento das partes interessadas é frequente e colaborativo, aumentando as chances de implementação bem-sucedida
- O aprendizado acontece ao longo do processo, de modo que tanto ele quanto as abordagens possam ser continuamente aprimorados
- Os benefícios são percebidos durante durante todo o processo
Desvantagens:
- Restrições orçamentárias ou de tempo podem fazer com que nem todas as entregas do projeto sejam cumpridas
- Se a equipe e a empresa não estiverem no mesmo local físico, a colaboração pode ser difícil
- Priorizar o backlog pode ser desafiador se as partes interessadas não estiverem de acordo
- É mais complexo determinar quando um recurso crítico pode ser necessário
Se nem a metodologia ágil nem a em cascata parecerem adequadas para o seu projeto, há outra solução.
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4 fatores para escolher a metodologia de gestão de projetos ideal
Além de entender as vantagens e desvantagens de cada metodologia, você pode usar esses quatro fatores para ajudá-lo a decidir sobre a abordagem ideal.
- Requisitos: A primeira pergunta que você deve responder é se precisa definir os requisitos do projeto antecipadamente, como parte de uma declaração de escopo, ou se eles são flexíveis e podem ficar mais claros ao longo do projeto. Sua resposta influenciará a escolha da metodologia.
- Recursos: Se o seu projeto precisa de um recurso especializado com disponibilidade limitada, você deve deixar claro em que momento do cronograma irá usá-lo, bem como reservá-lo. Caso contrário, corre o risco de causar um atraso significativo.
- Cultura do cliente: É importante identificar o que não é negociável para o cliente. Se o escopo do projeto precisa ser rigidamente controlado, mas o tempo e o orçamento são ajustáveis, você precisará de uma abordagem diferente daquela utilizada quando o tempo e o orçamento são fixos, mas a entrega final pode ser flexível.
- Nível de envolvimento das partes interessadas: Como o cliente espera trabalhar com a equipe do projeto? Ele estará próximo e à disposição durante todo o processo para tomar decisões e fornecer orientações? Ou ele quer providenciar tudo isso no início e depois deixar o projeto correr com o mínimo de participação?
Se você ainda não tem certeza de qual metodologia usar, vamos examinar as estruturas. Reunimos abaixo as principais estruturas de gestão de projetos, com uma explicação detalhada de cada uma delas.
Quais são as principais estruturas de gestão de projetos?
Embora o campo de gestão de projetos continue a evoluir, há algumas estruturas que os gerentes de projetos e suas equipes preferem. Continue lendo para saber mais sobre cada uma delas.
1. PRINCE2
PRINCE2 significa Projects IN Controlled Environments (Projetos em ambientes controlados) e é uma das estruturas da gestão de projetos em cascata orientada por processos que determina etapas claras e responsabilidades bem definidas.
O PRINCE2 enfatiza o planejamento, a justificativa do negócio, a análise de custos e a mitigação de riscos, e é uma estrutura incrivelmente completa para a execução de projetos empresariais grandes e previsíveis.
É também a metodologia de gerenciamento de projetos mais amplamente praticada no mundo, o que significa que muitas pessoas estão familiarizadas com ela, sabem como funciona e entendem sua terminologia.
É um clássico testado e comprovado para mapear os estágios de um projeto de grande escala do início ao fim, esclarecendo o que será entregue, por quem e quando. Trata-se de uma metodologia bastante rígida, que apresenta desafios semelhantes aos da maioria dos projetos em cascata.
2. PMBOK
Criada pelo Project Management Institute (PMI), PMBOK significa Project Management Body of Knowledge, que divide a gestão de projetos em cinco fases: concepção e iniciação, planejamento, implementação, monitoramento e encerramento.
Embora o guia PMBOK não determine a metodologia, muitos gerentes de projetos de software a associam ao modelo em cascata. Assim como não existe uma metodologia do PMI (ele fornece práticas e guias de gestão de projetos), o PMBOK deixa a cargo da equipe decidir quais processos são melhores para o seu caso.
3. Scrum
O Scrum é a estrutura ágil de gestão de projetos escolhida pela maioria das equipes de desenvolvimento de produtos atualmente, e é a estrutura que seguimos aqui na monday.com.
O Scrum é famoso por termos como “sprints”, “scrums”, “backlogs” e “burndowns”. Com o Scrum, você não se concentra nos projetos em si, mas no tempo: o que é possível alcançar como equipe nas próximas duas semanas?
Equipes pequenas (de no máximo nove pessoas) dividem o trabalho em marcos de duas semanas conhecidos como “sprints” ou “iterações”. Elas se reúnem para “stand-ups” diários de 15 minutos, liderados por um Scrum Master, para discutir a situação atual.
O Scrum Master atua como um facilitador cujo trabalho é eliminar obstáculos e ajudar a equipe a trabalhar com mais eficiência. Essa abordagem ágil é excelente para projetos criativos em que é possível modificar as metas durante o processo sem comprometer o projeto como um todo. Dê uma olhada neste exemplo de quadro de Planejamento de sprint do Scrum:
Leia também: Como criar uma equipe Scrum bem-sucedida
4. Lean
Essa filosofia se concentra em realizar mais trabalhando com menos. Ela é atribuída principalmente ao Sistema Toyota de Produção (TPS), que definiu três tipos amplos de desperdício: muda, mura, muri.
O Lean visa eliminar sistematicamente todas as formas de desperdício para que se trabalhe da forma mais eficiente possível. Ele incentiva a eliminação de todos os detalhes desnecessários do dia a dia para que você fique apenas com o essencial, aquilo que agrega valor real.
O Lean é fácil de ser seguido em um ambiente de produção que entrega um produto físico, como um carro da Toyota. Infelizmente, trata-se de uma metodologia antiga que não é tão relevante para as equipes que trabalham digitalmente.
Leia também: Metodologia Lean para a gestão de projetos
5. Kanban
O quadro Kanban é usado para gerenciar processos visualmente com várias colunas diferentes que representam estágios do seu fluxo de trabalho. Os estágios podem ser simples, como “A fazer”, “Em andamento” e “Concluído”, ou mais complexos, de acordo com o seu processo.
Em seguida, você representa o trabalho por meio de cartões ou post-its, movendo-os da esquerda para a direita à medida que avançam no fluxo de trabalho – dessa forma, é possível avaliar facilmente os pontos de ineficiência: onde os post-its estão se acumulando?
Assim como a metodologia ágil, o Kanban foi desenvolvido especificamente para o desenvolvimento de software, mas as pessoas o adoram porque ele pode ser aplicado basicamente a qualquer fluxo de trabalho que siga um processo previsível.
Os profissionais adotam o Kanban por sua simplicidade e flexibilidade, mas ele não ajuda muito na criação de estratégias ou no planejamento antecipado. Você se concentra no que é urgente, o que não necessariamente é o mais importante. Além disso, muitos projetos seguem processos não lineares que não podem ser gerenciados em uma tela plana e de camada única.
Seja qual for a estrutura ou metodologia de gestão de projetos escolhida, um fator-chave para o sucesso é usar as ferramentas certas. Se estiver utilizando a abordagem em cascata, você sabe que isso significa planejar, planejar e planejar mais um pouco. É aqui que entra o Work OS da monday.com.
Leia também: Kanban vs. scrum: qual é a diferença?
Gerencie qualquer projeto com o Work OS da monday.com
Como mencionamos anteriormente, o Work OS da monday.com é um sistema operacional de trabalho. Em nosso software, as equipes podem criar e personalizar qualquer solução de trabalho para obter fluxos mais rápidos e personalizáveis.
Nossos recursos de arrastar e soltar permitem que qualquer pessoa com permissão possa facilmente considerar o feedback dos clientes ou adicionar outro item ao backlog do produto, aumentando a agilidade.
Independentemente da estrutura ou da metodologia que você utiliza, temos uma visualização ou um template para facilitar o planejamento e a execução dos projetos. Mais especificamente, nosso template de planejamento de gestão de projetos apresenta as tarefas, o cronograma e o progresso de cada estágio do ciclo de vida do projeto.
Se você estiver usando uma metodologia ágil de gestão de projetos, precisará de templates de planejamento de sprint. Também temos um template prático para sua retrospectiva de sprint.
Além disso, integramos os melhores aplicativos de colaboração, comunicação e ferramentas de organização para priorizar tarefas, atribuir fluxos de trabalho e solicitar feedback das partes interessadas.
Com o Work OS da monday.com, trabalhar em conjunto é fácil. Além disso, a possibilidade de integração com todas as outras ferramentas de comunicação que você já utiliza evita a necessidade de mudar o que já funciona bem.
Para uma abordagem híbrida, você pode mesclar e aproveitar nossa ampla variedade de templates.
Ligue os motores da gestão de projetos
A escolha da metodologia de gestão de projetos mais adequada depende de uma análise cuidadosa e das ferramentas apropriadas. Se você leu este artigo, já está na direção certa.
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Leia também: Story points, Triângulo de ferro, Metodologia Seis Sigma, Método de Monte Carlo, Método do caminho crítico
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