Quadro Kanban: tudo o que você precisa saber

Um quadro Kanban é muitas vezes descrito como a evolução dos post-its e dos marcadores de quadro branco: um sistema organizacional que mantém os membros da equipe atualizados sobre as atribuições de tarefas, prazos e qualquer outra informação relevante em um local centralizado e visualmente intuitivo. E a organização visual é, obviamente, fundamental para o sucesso em qualquer área, do desenvolvimento de software ao marketing. Portanto, os benefícios de usar um quadro Kanban como parte da sua estratégia de gestão de projetos não devem ser negligenciados.

Continue lendo para descobrir o que é o gestão de projetos Kanban, seus princípios básicos, benefícios e como você pode usá-la em seus projetos com a monday.com.

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O que é quadro Kanban

Um quadro Kanban é uma ferramenta de gestão de projetos que consiste em uma série de cartões e colunas que representam tarefas individuais e seus respectivos estágios.

Por exemplo, os estágios podem se referir ao status das tarefas e receber denominações como “pendente”, “a fazer”, “em andamento” ou “feito”. Cada cartão é atribuído a um membro da equipe que é responsável por concluir a tarefa e mover o cartão para outra coluna até que o projeto seja concluído.

Essa ferramenta faz parte da estrutura de gestão de projetos Scrum e é usada pelas equipes Ágeis para visualizar o fluxo de trabalho e maximizar a eficiência. Você pode saber mais sobre a diferença entre Kanban e Scrum aqui.

Os 5 componentes dos quadros Kanban de David Anderson

O sistema Kanban evoluiu significativamente desde que foi desenvolvido na década de 1940 para ajudar a Toyota a otimizar seus processos de fabricação. David Anderson, um pioneiro na aplicação do método nos setores de software e serviços, desempenhou um papel importante ao identificar cinco componentes essenciais dos quadros Kanban que são usados com frequência atualmente. São eles:

• Indicadores visuais: nos quadros Kanban, o fluxo de trabalho e o status de cada elemento de trabalho devem ser claramente visualizados, facilitando a compreensão do progresso e a identificação de possíveis gargalos
• Colunas: uma das características distintivas de um quadro Kanban é a presença de colunas, que representam tarefas ou atividades individuais que compõem um fluxo de trabalho mais amplo. Os elementos de trabalho se movem por essas colunas até serem concluídos.
• Limites de trabalho em andamento (WIP): limitar o número de elementos de trabalho em andamento num determinado momento ajuda a evitar a sobrecarga da equipe e garante um fluxo de trabalho contínuo e previsível
• Ponto de compromisso: as equipes Kanban normalmente mantêm um backlog em seu quadro, que serve como um arquivo para ideias de projetos sugeridas por clientes ou colaboradores. A equipe pode selecionar ideias do backlog quando estiver pronta para trabalhar nelas. O ponto de compromisso é o estágio em que a equipe decide pegar uma ideia do backlog e começar a trabalhar no projeto.
• Ponto de entrega: o ponto de entrega é o ponto final do fluxo de trabalho de uma equipe Kanban, que geralmente ocorre quando o produto ou serviço é entregue ao cliente. O principal objetivo da equipe é mover os elementos de trabalho do ponto de compromisso para o ponto de entrega o mais rápido possível, e o tempo decorrido entre esses dois pontos é chamado de lead time, ou tempo do ciclo. As equipes Kanban se esforçam constantemente para melhorar seus processos e minimizar o lead time.

Quais são os principais elementos de um quadro Kanban?

Seja um sistema físico elaborado com post-its ou um quadro digital, que é parte de um software de gestão de projetos, qualquer quadro Kanban terá os seguintes componentes:

• Colunas: representam os vários estágios do fluxo de trabalho da equipe, como “A fazer”, “Em andamento” e ” Feito”.
• Cartões: são unidades individuais de trabalho, como tarefas ou projetos, que passam pelos estágios do fluxo de trabalho no quadro.
• Limites de trabalho em andamento (WIP): trata-se do número máximo de elementos de trabalho que podem ser incluídos em cada estágio do fluxo em um determinado momento.
• Swimlanes: swimlanes são divisões horizontais que podem ser utilizadas para separar e categorizar várias atividades, como por equipe ou departamento.
• Tags: as tags de cartão, também conhecidas como etiquetas, são usadas como um método conveniente e eficiente para categorizar, organizar e filtrar os cartões, fornecendo contexto, destacando tarefas críticas e ajudando a localizar as tarefas que exigem atenção para que determinados objetivos sejam alcançados.

O que é o gestão de projetos Kanban

A gestão de projetos Kanban é uma metodologia na qual o fluxo de trabalho de um projeto é dividido em partes acionáveis em um quadro Kanban. Os integrantes de uma equipe Kanban recebem tarefas e se concentram apenas em seu próprio trabalho.

Os princípios fundamentais da gestão de projetos Kanban

Aqui estão quatro aspectos essenciais da gestão de projetos Kanban:

1. Implementação facilitada

A flexibilidade do Kanban permite que ele seja implementado em seus fluxos de trabalho atuais de forma fluida, sem interrupções.

2. Mudanças incrementais

A filosofia Kanban baseia-se na realização de mudanças incrementais que revolucionam o fluxo de trabalho, e não em mudanças radicais que geralmente provocam dúvidas e resistência.

3. Respeito aos processos e funções vigentes

A metodologia Kanban não destrói seus processos ou funções existentes. Ela permite que a equipe do projeto decida e implemente mudanças quando necessário.

4. Inspira a liderança em toda a empresa

A filosofia de “pequenas mudanças para a evolução” do Kanban incentiva todos os membros da equipe a melhorar continuamente para atingir o desempenho ideal. Execute todas elas usando a visualização Kanban na monday.com.

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Quando usar uma ferramenta Kanban

É importante considerar se de fato uma ferramenta Kanban é ideal para a gestão dos seus projetos. Isso dependerá do tamanho e das preferências da sua equipe, além das especificidades da sua organização, do trabalho e do projeto em questão.

Você pode usar essas perguntas em seu processo de tomada de decisão:

De qual estrutura sua equipe precisa?

Um dos benefícios do Kanban é sua flexibilidade — ele favorece a adaptação contínua ao longo de um projeto, diferentemente de estruturas como o Scrum, em que talvez não seja possível fazer alterações durante um sprint.

O sistema Kanban é útil para projetos não iterativos em que as tarefas não passam várias vezes pelas mesmas fases. Projetos iterativos, como o desenvolvimento de recursos de aplicativos, em que pode ser necessário voltar ao design inúmeras vezes, não são ideais para a estrutura Kanban. Embora esse sistema seja usado em muitos setores e departamentos, ele funciona particularmente bem para organizações que têm um fluxo de trabalho contínuo, como marketing, eventos ou publicações.

Há muitas dependências entre tarefas?

O Kanban funciona melhor quando cada tarefa pode ser concluída dentro da mesma equipe, sem muitas dependências. Por esse motivo, ele não é adequado para projetos complexos que exigem várias tarefas, estágios e responsáveis. Ele também não é prático para projetos em que a maioria das tarefas exige recursos compartilhados.

3 benefícios dos quadros Kanban para a gestão de projetos

O método do quadro Kanban oferece três benefícios principais:

1. Aumenta o foco

A visualização do trabalho por meio dos quadros Kanban torna mais fácil para os membros da equipe entenderem suas responsabilidades e sua participação em um projeto. Ao eliminar outras distrações, cada profissional pode se concentrar plenamente em seu trabalho, sabendo que seus colegas estão cuidando do resto.

2. Melhora a comunicação

Pesquisas mostram que a maioria das empresas tem dificuldades com a comunicação, sendo que 32% das pessoas acreditam que a comunicação com clientes e colegas de trabalho se tornou um desafio maior nos últimos 12 meses (pesquisa disponível somente em inglês). Um quadro Kanban online favorece a comunicação, pois os membros da equipe compreendem melhor as necessidades do projeto. A possibilidade de adicionar comentários aos cartões também contribui para isso.

3. Permite a priorização eficaz

O princípio de Pareto afirma que 80% de todos os resultados são derivados de 20% dos casos, o que mostra como a priorização é crucial para um trabalho eficaz. Ao possibilitar a priorização, a gestão de projetos Kanban garante que os funcionários dediquem seu tempo às tarefas que realmente causam impacto.

Como usar um quadro Kanban para gerenciar seus projetos na monday.com

1. Crie um quadro na monday.com

Para usar o sistema de quadro Kanban na monday.com, primeiro você precisa ter um quadro na sua conta. Para adicionar um novo quadro, clique no botão “+ Adicionar” no painel esquerdo da tela e selecione “Novo quadro”. No mesmo menu, você também pode optar por importar um novo quadro do Excel, Google Sheets, Trello, entre outros, ou escolher um template pronto.

2. Adicione uma visualização Kanban

Para adicionar a visualização Kanban ao seu quadro, clique na opção + na parte superior do quadro (estará escrito “Adicionar visualização” ao passar o mouse) e selecione “Kanban”.

Você também pode adicionar uma nova visualização de quadro clicando em “Power-Ups de quadro” no canto superior direito da tela. Selecione “Visualizações de quadro” e escolha “Kanban” na Central de visualizações.

3. Configure sua visualização Kanban

Clique no ícone de engrenagem no canto superior direito de sua visualização para abrir o menu Configurações.

Siga estas etapas para configurar sua visualização Kanban:

• Coluna Kanban: Selecione as colunas de status que deseja exibir na seção “Coluna Kanban”
• Colunas de capa: Selecione, na seção “Colunas de capa”, uma ou mais Colunas de arquivos para serem exibidas como capa em seus cartões Kanban.
• Colunas do cartão: Selecione as informações da coluna do seu quadro que você gostaria que fossem exibidas diretamente nos cartões Kanban para que seja possível visualizar essas informações rapidamente
• Dividir por grupos: Clique na caixa “Dividir por grupos” na parte inferior do menu Configurações para visualizar seus cartões Kanban de acordo com os grupos aos quais eles pertencem no seu quadro

Depois que o quadro Kanban estiver configurado, você poderá adicionar novos cartões, editar cartões e movê-los facilmente.

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