Com tantas estruturas, jargões e siglas, a gestão de projetos muitas vezes parece assustadora.

Fala-se em PMBOK, PRINCE2, RAM, WBS, gráficos de Gantt, Kanban… e a lista continua.

Com todos estes acrônimos, parece que estamos enviando mensagens de texto a um adolescente, não planejando o trabalho que impulsiona um negócio.

Mas você não pode se dar ao luxo de ser intimidado por jargões. No final das contas, a gestão de projetos não é um conceito complexo, mesmo com toda essa linguagem

Em essência, a gestão de projetos consiste na coordenação de recursos (membros da equipe, ferramentas, locais, dinheiro) para concluir um projeto da maneira mais eficiente e bem-sucedida possível.

A gestão de projetos diz respeito aos objetivos do projeto, às ferramentas e técnicas que você utiliza para conduzir sua equipe ao sucesso no dia-a-dia e a longo prazo.

Neste guia, detalharemos como usar a gestão de projetos para fazer exatamente isso — tudo no mais simples português.

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O que é gestão de projetos?

A gestão de projetos é o processo de organização do plano, objetivos, marcos e entregas de um projeto, bem como de gerenciamento dos membros da equipe, cronogramas e orçamentos para garantir a entrega de projetos bem-sucedidos.

Ela envolve muitos processos essenciais, incluindo:

  • Avaliar a viabilidade do projeto ou determinar se ele pode ter sucesso a um custo aceitável dentro de um período de tempo adequado.
  • Criar um plano de gestão de projetos
  • Identificar as principais entregas do projeto (componentes do produto final, serviço ou resultado).
  • Dividir as entregas do projeto em tarefas mais facilmente gerenciáveis, atribuindo-as a equipes e funcionários.
  • Manter o projeto funcionando sem problemas após o início.

As 5 etapas da gestão de projetos

Criado pelo Instituto de Gestão de Projetos (PMI), o guia PMBOK representa o Corpo de Conhecimento em Gestão de Projetos, que divide a gestão de projetos em cinco fases:

Há um relativo consenso no ambiente de gestão de projetos (PM) de que todos os projetos seguem um fluxo semelhante — este processo de 5 etapas que conduz cada um deles do início ao fim.

5 etapas de projeto

Livros inteiros foram escritos sobre etapas acima, então vamos dar aqui uma visão geral de alto nível de cada uma delas:

Iniciação: tal como acontece com qualquer bom projeto (ou plano), a preparação é vital. A fase de iniciação é onde o escopo do projeto é determinado e sua base é criada.

Para projetos maiores, é estabelecido um project charter ou “Documentação de Iniciação do Projeto” (PID). O processo de iniciação inclui um panorama de alto nível do projeto, um pré plano, se você preferir. As fases do projeto e os orçamentos gerais também são determinados durante esta fase. É aqui que a equipe do projeto é criada — falaremos mais sobre isso adiante.

Nota: se esta etapa for feita com pressa, de qualquer jeito ou ignorada completamente, o sucesso do seu projeto será comprometido.

Planejamento: “O diabo está nos detalhes.” Essa frase resume bem a etapa de planejamento.

É importante durante o planejamento estabelecer datas de marcos importantes, bem como uma data final de conclusão do projeto. Seja muito claro e consciente em relação ao cronograma do projeto. Datas e horários podem sem dúvida mudar com base em circunstâncias imprevistas, mas colocar uma estaca no chão garante que todos os membros da equipe tenham o mesmo objetivo em mente.

plano de gerenciamento de projetos

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Durante esse processo, é importante delinear qual metodologia de gestão de projetos a equipe seguirá. Há muitas para escolher: ágil, cascata, PRINCE2, PMBOK, scrum, lean e kanban (para citar algumas das mais populares). Nota: detalhamos várias das principais metodologias de gestão de projetos neste post do blog, e entraremos em mais detalhes sobre a metodologia ágil abaixo.

A fase de planejamento também inclui a seleção dos membros da equipe (mais abaixo), definição das entregas, previsão de recursos, determinação das atividades associadas e indicação (e gestão) do escopo do projeto.

A criação de um escopo de projeto — os limites específicos para ele — é essencial durante a fase de planejamento. Duas perguntas são fundamentais:

  1. O que será realizado como parte deste projeto?
  2. O que não será realizado como parte deste projeto?

Este é o escopo do projeto. Como escrevemos neste guia prático para gestão de escopo do projeto, “Sem um escopo de projeto, as coisas fracassam ou saem de controle.” Passe um tempo significativo nessa segunda pergunta, pois ela não é apenas o oposto da primeira. Saber o que não fará parte de um projeto é importante para evitar “desvirtuamento do escopo”.

Execução: é o momento em que tudo é feito. Execução. Ação. É onde o bicho pega. Durante a execução, a equipe garante que as entregas predeterminadas sejam… entregues!

Monitoramento/Controle: onde estamos x onde deveríamos estar… de acordo com o plano do projeto. Um “check-in” regular, consistente e sistemático do projeto é fundamental para garantir seu sucesso. É essencial na etapa de monitoramento/controle ter a documentação e o rastreamento adequados do projeto. Isso pode ser feito por meio de quadros Kanban, gráficos de Gantt, stand-ups de equipe e muitos outros meios.

Não importa como seja feito, manter a atenção no progresso e na conclusão das etapas permite que as equipes possam identificar rapidamente quando um projeto sai dos trilhos e colocá-lo de volta no caminho certo de forma rápida e eficiente.

Nota: se o escopo mudar a qualquer momento durante o projeto (o que provavelmente acontecerá!) , é importante documentar as alterações. A transparência é crítica!

Fechamento: como o verbo indica, o fechamento é o final de qualquer projeto. A etapa final, às vezes conhecida como “entrega do projeto”. Todas as atividades são encerrados e o produto final é entregue ao cliente (equipe interna ou partes interessadas externas).

Se um contrato estava em vigor, este é o momento em que ele também termina oficialmente. Se possível — e isso é altamente recomendado — esta etapa inclui uma revisão completa ou auditoria do que correu bem, do que não correu como planejado, e as lições para as equipes e projetos futuros.

Embora haja alguma variabilidade nos detalhes, estas são as cinco etapas estabelecidas da gestão de projetos.

E embora seguir o processo seja importante, escolher a equipe “perfeita” é essencial.

Os componentes da gestão de projetos bem-sucedida

Quando gerenciados corretamente, os projetos servem como alavancas para que as empresas desenvolvam novos produtos ou serviços, transformem os processos internos e criem valor para os clientes.

Eles são a força motriz por trás da inovação e da transformação em uma empresa.

Mas sem o sistema certo, os projetos podem sugar tempo e dinheiro de sua organização.

Em 2020, 11,4% de cada dólar investido em projetos foram desperdiçados devido ao baixo desempenho ou gestão.

Ufa.

Para evitar cair nessa armadilha, você precisa construir uma base sólida de gestão de projetos.

Aqui estão os 7 componentes para uma gestão de projetos bem-sucedida.

1. A estrutura ou metodologia correta

O primeiro passo para a gestão de projetos bem-sucedida é encontrar a estrutura ou metodologia certa. Ela deve se adequar ao seu setor, escopo, fluxo de trabalho e estrutura de equipe.

Uma estrutura delineia a hierarquia da equipe, como você produz as entregas, os planos iniciais e o processo de gestão real. Escolha de forma inteligente.

Já falaremos sobre estruturas de gestão de projetos, não se preocupe.

2. Uma cultura de transparência e responsabilidade

A transparência pode fazer toda a diferença na gestão de um projeto. Não importa quão granulares sejam os planos, seus funcionários controlarão seu próprio trabalho.

Se eles não entenderem os objetivos de longo prazo, os KPIs (indicadores-chave de desempenho) ou os planos, eles não saberão onde se encaixam no quebra-cabeça.

Estabeleça uma cultura de transparência e responsabilidade. Envolva todos os funcionários no processo de planejamento (em algum nível) e dê a eles propriedade sobre as tarefas e entregas usando ferramentas sólidas de gestão de projetos, como a monday.com!

Esta mudança de cultura fará com que sua empresa avance a passos largos. Os funcionários “comuns” irão se autogerir com mais eficácia do que se um gerente fosse microgerenciá-los, e com níveis mais altos de responsabilidade, também aumentará a motivação para um melhor desempenho.

3. Escopo realista

O desvirtuamento de escopo é um dos principais desafios enfrentados pelos gerentes de projeto. Mais da metade das empresas (52%) experimenta algum nível de desvirtuamento ou de alterações imprevistas no escopo durante um projeto.

Escopo realista

(Fonte da imagem)

Quer reduzir a possibilidade de desvirtuamento de escopo e evitar completamente os projetos irreais? Inclua as partes interessadas e os funcionários experientes nos estágios iniciais do planejamento.

Isso ajudará você a evitar suposições e a confiar mais na experiência coletiva e nos dados.

4. Programações precisas e previsíveis

Se você quer que sua equipe se mantenha produtiva, precisa criar cronogramas de trabalho realistas. Embora seja quase impossível criar a linha de tempo perfeita para a gestão do projeto, isso não significa que você deva fazer de qualquer jeito ou pressionar os funcionários a entregar muito de uma só vez.

Cronogramas ruins e dependências não consideradas podem levar a atrasos e outros contratempos dispendiosos.

Se você usar uma estrutura ágil como o scrum, poderá evitar essas questões, concentrando-se no curto prazo e em incrementos menores de entrega.

Para um planejamento inicial tradicional e eficaz, será necessário criar cronogramas com espaços livres reservados para a solução de problemas imprevistos.

5. Gestão efetiva de recursos

A gestão de recursos é um importante princípio da gestão de projetos. Utilizar e reabastecer de forma efetiva os recursos em todo o projeto é fundamental para manter a agilidade e, ao mesmo tempo, permanecer dentro das restrições de orçamento.

Imagine que você é um empreiteiro planejando dois projetos de construção diferentes. Se sua equipe estiver trabalhando em dois locais de construção, você pode planejar usar o mesmo pourer de concreto em ambos para que não precise alugá-lo duas vezes em momentos diferentes, por exemplo.

Para projetos digitais, os recursos geralmente se referem a funcionários ou equipes específicas. Uma designer gráfica pode estar envolvida em vários projetos simultâneos, então, você precisará planejar com ela, para aproveitar ao máximo seu tempo disponível.

6. Engajamento das partes interessadas

Uma parte interessada é uma pessoa diretamente envolvida no sucesso de um projeto. Pode ser um cliente, um usuário interno do produto, um executivo ou um gerente de produto.

Se aqueles diretamente afetados pelo projeto não estiverem envolvidos e engajados na gestão, há o risco de o projeto sair do curso à medida que o mercado e as necessidades do usuário mudam.

7. Software de gestão de projetos de nível superior

Nenhuma empresa pode realizar uma gestão bem-sucedida de projetos se seu sistema for baseado em uma rede de planilhas e e-mails infinitos. Nada pode ser prático, escalável ou transparente em um sistema como esse.

Para ter sucesso no mundo do trabalho remoto, da colaboração interdepartamental,  do compartilhamento de arquivos na nuvem e de mil outras variáveis exclusivas da sua empresa, você precisa de uma plataforma moderna de gestão de projetos.

Bom, e por falar nisso…

A monday.com é um Work OS fácil de usar que se adapta perfeitamente a qualquer estrutura de gestão de projetos que você utilize.

Software de gestão de projetos de nível superior

Com visualizações que vão desde a nossa tabela personalizada (com status codificados por cores) até quadro Kanban, gráfico de Gantt e visualizações de calendário ou de timeline, você pode realmente personalizar a experiência para o seu fluxo de trabalho.

Confira!

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Como escolher a estrutura certa para orientar a gestão de projetos

Uma das decisões mais importantes que você fará na gestão de projetos é a escolha da estrutura.

A estrutura controla como sua equipe é organizada e como são tomadas decisões cruciais no planejamento e acompanhamento de seus projetos.

Ela considera seu escopo, suas entregas e seu fluxo de trabalho.

Como prometido, aqui estão as principais estruturas de gestão de projetos (com links para informações mais abrangentes):

1. Gestão de projetos em cascata

A cascata, ou gestão tradicional de projetos, está focada no “planejamento perfeito”. Antes mesmo de começar, você detalha e programa o projeto inteiro do início ao fim.

Pode parecer uma ideia antiquada, mas em alguns casos, ainda é a melhor abordagem.

Se você estiver trabalhando com produtos físicos que tenham muitas dependências ou com serviços cujo SLA exige perfeição, consistência e prazos definidos, esta é a alternativa apropriada.

Confira nosso guia completo para a estrutura de gestão de projetos em cascata aqui.

2. Gestão de projetos Kanban

Kanban

Ao contrário da estrutura em cascata, a gestão de projetos Kanban se concentra na melhoria contínua. Usando um quadro Kanban (um quadro simples dividido em colunas de “a fazer” a “feito”), sua equipe planeja como melhorar produtos, campanhas ou processos.

O método originou-se na indústria automobilística do Japão e é normalmente usado como uma forma de implementar os princípios da gestão Lean.

Para saber mais sobre a estrutura de gestão de projetos kanban, confira nosso guia.

3. Gestão de projetos Scrum

A estrutura scrum é a maneira mais popular de implementar a gestão ágil de projetos. Ela divide projetos maiores em sprints mais curtos de uma a quatro semanas para facilitar a adaptação às demandas do projeto conforme ele evolui.

Ela também estabelece regras para o tamanho e funções da equipe, planejamento, reuniões, entregas e muito mais.

É uma ótima estrutura para equipes que realizam incrementos funcionais de seu trabalho durante um projeto, não apenas os de software. Por exemplo, você pode usá-la para campanhas de marketing, design de produto ou outros projetos de criação.

Leia nosso post sobre a metodologia scrum para saber mais.

4. Gestão ágil de projetos

Ágil tornou-se uma palavra-chave na gestão de projetos e é muitas vezes prescrito como uma solução para empresas ineficientes.

Mas não é um sistema perfeito. Ele tem suas próprias deficiências.

(Fonte da imagem)

Na verdade, a maioria das empresas que tenta mudar para o ágil encontra grandes problemas.

Estruturas ágeis, como as scrum, são projetadas para dar lugar a equívocos, tentativas e erros e mudanças imprevistas. Em outras palavras, se você emprega uma abordagem ágil, não espere que suas operações funcionem perfeitamente. Elas também podem ser difíceis de escalar para equipes maiores.

No entanto, o ágil é ótimo justamente pelas mesmas razões. Para muitas equipes, ter a flexibilidade para alterar os planos do projeto ao londo do tempo é fundamental para garantir que elas possam conclui-lo.

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Mesmo que você não implemente uma estrutura puramente ágil, pode se beneficiar da adoção de alguns valores inspirados no ágil durante a gestão de seu projeto.

Para saber mais sobre como executar seu próximo projeto usando uma estrutura ágil, confira nosso guia passo a passo.

Ou então, leia sobre todas as metodologias de gestão de projetos para entender as diferentes opções.

Infelizmente, não há uma resposta pronta em relação à melhor estrutura para cada empresa. Um estranho não pode dizer qual a melhor opção para sua equipe, mas ao entender suas escolhas, você pode chegar à melhor decisão.

Como gerenciar todo o ciclo de vida do projeto

Se você quiser que seus projetos tenham sucesso, não basta empregar o planejamento inicial. Você precisa controlar o projeto ao longo de todo o seu ciclo de vida.

Quais são as 5 etapas do ciclo de vida da gestão de projetos?

O ciclo de vida de um projeto é complexo e envolve várias etapas, desde iniciação e planejamento até execução, monitoramento e fechamento. Vamos detalhar abaixo.

Etapa 1: iniciação e pré-planejamento

A iniciação é a primeira etapa da preparação de um projeto. É onde você define os objetivos, faz um brainstorming dos resultados potenciais e tenta descobrir se o projeto é viável e vale seu custo.

Nesta etapa, você também determinará quais recursos serão necessários em termos de dinheiro, pessoal, tempo, entre outros.

Etapa 2: planejamento

Depois de identificar a necessidade do negócio e a viabilidade de um projeto, você iniciará a etapa de planejamento. Nesta etapa, você divide as entregas em tarefas menores e mapeia toda a linha do tempo do projeto.

Em seguida, atribui responsabilidades e começa a programar os diferentes marcos e entregas.

Etapa 3: execução e transformação do projeto em realidade

Esta é a etapa em que você começa a colocar o plano em ação. É necessário trabalhar em estreita colaboração com todas as equipes para garantir que elas sigam o roteiro e compreendam suas funções.

Nesta etapa, não deixe de verificar e certificar-se de que cada membro da equipe saiba o que deve fazer e quando.

A execução é a etapa de “fazer”, onde você transforma seu plano em realidade.

Etapa 4: monitoramento e gestão em tempo real

Quando o projeto estiver ativo, você precisará monitorar o progresso e conferir se a equipe está trabalhando de forma eficiente.

Se alguém estiver atrasado ou se deparar com um problema imprevisto, será necessário identificar e resolver a questão o mais rápido possível.

Passo 5: fechamento

Depois de concluir o projeto, você deve analisar os resultados e a experiência da equipe para aprender com tudo o que aconteceu. Se o objetivo do projeto era substituir um determinado processo ou tecnologia, você também precisará decidir como e quando descontinuar gradualmente o produto original.

Ao padronizar um processo exclusivo para gerenciar projetos, é possível garantir uma maior taxa de conclusão bem-sucedida de projetos em sua empresa.

O template de plano de gestão de projeto da monday.com pode ajudar com isso…

Encerramento de projeto

Se você está procurando uma explicação detalhada, leia mais sobre o ciclo de vida dos projetos em nosso blog.

Dica de planejamento de projetos: crie uma base sólida para o sucesso da gestão do projeto durante as etapas de iniciação e planejamento.

Sabemos que as principais razões para o fracasso de um projeto são o planejamento e a pesquisa deficientes.

falhas no projeto

 

(Fonte da imagem)

35% dos projetos fracassam devido à falta de compreensão dos requisitos pelas equipes, 29% devido a uma avaliação de risco inadequada, e assim por diante.

Estabeleça uma base sólida para o sucesso do projeto levando a fase inicial mais a sério:

  • Comece com um estudo de viabilidade ou dados históricos aplicáveis.
  • Identifique as principais partes interessadas e envolva-as no processo.
  • Defina entregas de projeto claras que agreguem valor real ao negócio.
  • Trace uma visão clara e um roadmap que se alinhe aos objetivos de seu projeto. Entenda e estabeleça os custos do projeto.
  • Escolha os membros da sua equipe com sabedoria e recrute prestadores de alta qualidade se precisar de suporte adicional. Para isso, utilize-se da sua experiência ou receba ajuda do departmaneto de recursos humanos da empresa.
  • Envolva os membros da equipe diretamente ao criar a programação e o cronograma do projeto, levando em conta suas áreas de conhecimento e experiência.

Dica de planejamento de projetos #2: facilite a comunicação e a colaboração durante a fase de execução

Quando os projetos passam a ser executados, algumas empresas começam a vacilar na gestão. “O planejamento está feito” é definitivamente um pensamento perigoso.

Facilite a comunicação, a colaboração e capacite a equipe a ajustar seu curso à medida que o projeto evolui.

  • Faça reuniões de status semanais (ou até diárias) para identificar gargalos e resolver problemas.
  • Envie atualizações semanais sobre o andamento do projeto a todos os membros da equipe.
  • Mantenha a responsabilidade individual, dando aos membros propriedade das tarefas e das entregas incrementais do projeto.

Como estruturar a equipe do projeto para maximizar a produtividade

A forma como você organiza a equipe de um projeto depende em grande parte da sua estrutura e do escopo do mesmo.

Aqui estão algumas estratégias para montar uma equipe bem-sucedida e produtiva.

1. Recrute talentos em todos os departamentos

Os grandes talentos da equipe de seu projeto provavelmente virão de diversos departamentos.

Por quê?

Porque qualquer projeto precisa de experiências e contribuições variadas de diferentes partes interessadas.

O benefício é duplo. Em vez de contratar novos talentos, você pode utilizar melhor os recursos existentes. E, ao incluir membros de diferentes departamentos, você pode obter uma adesão mais ampla para o sucesso do projeto.

2. Identifique os membros certos da equipe do projeto para criar as entregas

Para projetos menores dentro de um único departamento, você deve incluir todos os membros necessários.

Por exemplo, se o projeto for um design de site, você precisará de designers gráficos, desenvolvedores front-end e redatores, entre outros profissionais especialistas nessa área.

Para projetos mais complexos, talvez seja mais fácil dividir o projeto em equipes menores com base no tipo de entrega. Mas a mesma regra se aplica a essas equipes.

Suas equipes precisam ser altamente colaborativas e autossuficientes. Pode parecer óbvio, mas a maioria das empresas não consegue ter essa perspectiva ao montar suas equipes.

3. Saiba exatamente pelo que um gerente de projeto é responsável, e como escolher um

A função de um gerente de projeto depende da sua estrutura e do tipo de pessoa que você escolher para o trabalho.

Por exemplo, um gerente de projeto pode ser alguém com formação profissional como PM ou um especialista no assunto (PME) — alguém extremamente experiente na área do projeto.

responsabilidades do gerente de projetos

(Fonte da imagem)

Um gerente de produto (PM) profissional pode desempenhar um papel de facilitador durante o planejamento inicial. Eles dão espaço para as partes interessadas e PMEs moldarem o plano do projeto com sua experiência prática.

Se o gerente for uma PME, pode assumir um papel mais visionário, moldando diretamente o roadmap e os planos de alto nível.

As empresas menores podem não ter condições de arcar com um gestor de projeto dedicado, caso em que a escolha lógica seria uma PME ou um executivo.

De qualquer forma, um gerente de projeto deve…

  • Assumir a liderança do planejamento do projeto e da avaliação de viabilidade.
  • Destacar as principais entregas e sua interdependência.
  • Encontrar as principais partes interessadas e parceiros potenciais.
  • Estimar os custos e detalhar o orçamento.
  • Identificar e minimizar riscos.
  • Ajudar na estruturação das equipes do projeto.
  • Monitorar a implementação do projeto e certificar-se de que ele siga o plano (quando possível).
  • Ajustar o plano do projeto para lidar com mudanças imprevistas e novas prioridades.

4. Capacite os membros “comuns” da equipe a participar da gestão do projeto

Se o gerente do projeto tiver que tomar conta de cada membro da equipe e dar a palavra final em cada decisão menor, o projeto avançará a passos de tartaruga. Por isso, é importante dar poder aos membros de sua equipe para que exerçam seu próprio julgamento e avancem.

Os funcionários de empresas que exercem “alta confiança” relatam uma produtividade 50% maior que suas contrapartes em empresas de “baixa confiança”. Dar aos funcionários autonomia para agir de acordo com seus critérios é extremamente benéfico; Por outro lado, a microgestão retarda o progresso e prejudica a moral da equipe.

Com propriedade das tarefas e total transparência sobre o que se espera deles, os membros de sua equipe impulsionarão o projeto adiante. Eles terão o espaço necessário para ir além e se tornar a força motriz por trás do projeto.

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Como aproveitar ao máximo o software de gestão de projetos

Depois de definir a estrutura apropriada para seu projeto, bem como para o seu ciclo de vida, é hora de colocar as coisas em prática.

Embora planilhas, e-mails e quadros brancos possam ser suficientes para projetos mais simples e em pequena escala, projetos grandes e complexos demandam uma plataforma robusta de gestão de projetos para que sejam bem-sucedidos.

A monday.com oferece todas as funcionalidades de que você precisa, desde templates específicos para cada plataforma, quadros e automações de fluxo de trabalho até integrações de ferramentas de colaboração.

Veja como você a configuração de sua área de trabalho digital pode ser aplicada para capacitar as equipes de seu projeto.

1. Use a documentação do projeto para acelerar a adoção da estrutura

documentação do projeto

Adicione a documentação que delineia a nova estrutura e processo a todas as tabelas do projeto. Essa é a maneira mais rápida e fácil de acelerar a adoção do seu novo processo de planejamento de projeto.

2. Crie seu roadmap e plano de projeto de alto nível

roadmap e plano de projeto de alto nível

Os projetos que carecem de visão e direcionamento dificilmente inspirarão os funcionários. É por isso que um roadmap de projeto é tão importante.

Certifique-se de delinear não apenas o escopo geral de seu projeto, mas também a razão pela qual ele é importante e seu impacto potencial.

Você pode fazer isso na seção de escopo do projeto na monday.com ou criar uma seção separada e dedicada aos resultados.

3. Detalhe o projeto e mapeie seu fluxo de trabalho

Depois de ter um roadmap ou alguma outra forma de plano de projeto de alto nível, é hora de detalhar a programação do projeto.

Se você estiver trabalhando com um modelo em cascata, pode usar o que é conhecido como estrutura analítica do projeto (WBS). Essencialmente, é um plano onde você divide as entregas em tarefas específicas.

Detalhe o projeto e mapeie seu fluxo de trabalho

O quão granular você deve ser vai depender da sua estrutura e do escopo de seu projeto como um todo.

4. Incentive a propriedade

No painel da monday.com, você pode atribuir facilmente a propriedade de tarefas e subtarefas a determinados funcionários. Ao atribuir propriedade, você incentiva a responsabilidade e a motivação.

E como os proprietários de cada tarefa ficam visíveis para toda a equipe do projeto, você se beneficiará de uma dose saudável de pressão social para garantir o progresso individual.

Clique no ícone de pessoa na coluna de proprietário e procure pelo nome. Ele agora receberá notificações sobre prazos e comentários.

Incentive a propriedade

Além de atribuir proprietários para as tarefas, também é uma boa ideia dar a cada membro da equipe responsabilidades simples, como relatar o progresso durante as reuniões de status e identificar seus próprios obstáculos. Isso ajuda a manter uma cultura de transparência e gera motivação.

5. Colabore diretamente nas tarefas

Colabore diretamente nas tarefas

Você pode comentar e colaborar diretamente em tarefas na plataforma da monday.com. Nossa solução suporta anexos de arquivos, menções (com notificações por e-mail) e discussões encadeadas.

Clique no balão para abrir a aba de comentários e ver toda a comunicação relevante. É fácil.

6. Personalize seus quadros para adequá-los ao seu fluxo de trabalho

Depois de criar os planos e painéis, você pode começar a personalizá-los para que se adéquem ao seu fluxo de trabalho.

  • Adicione à visualização da tabela colunas ou campos de status que correspondam ao número de etapas em seu fluxo de trabalho. Por exemplo, talvez você queira colunas que o ajudem a monitorar o proprietário da tarefa, o prazo, o status atual, as aprovações e os comentários.
  • Adicione campos de linha do tempo e dependências para acessar a visualização do gráfico de Gantt.
  • Adicione vários proprietários de tarefas – por exemplo, um gerente, desenvolvedor e revisor de código.

Estes são apenas alguns exemplos da flexibilidade da nossa área de trabalho digital. Depois de terminar a personalização, você pode salvar o quadro como um template reutilizável.

7. Automatize tarefas repetitivas para acelerar a gestão de projetos

Automatize tarefas repetitivas para acelerar a gestão de projetos

Você também pode configurar facilmente as automações da monday.com para otimizar seu fluxo de trabalho e garantir uma gestão mais eficiente do projeto. Por exemplo, é possível notificar os gerentes automaticamente quando os prazos forem atingidos, criar um novo elemento de tarefa toda semana e muito mais.

8. Use painéis personalizados para manter-se atualizado

Quando os projetos estiverem em andamento e as equipes acostumadas à nova área de trabalho, seus gerentes precisarão de uma maneira fácil para monitorar o status dos projetos.

Na monday.com, eles poderão criar um painel personalizado que destaque os KPIs mais importantes com apenas alguns cliques.

Use painéis personalizados para manter-se atualizado

Como será o futuro da gestão de projetos?

Muitas tendências da gestão de projetos estão moldando a forma como trabalhamos. A inteligência artificial (IA) pode ser a maior delas e com o efeito mais duradouro. De fato, na pesquisa do PMI Pulse of the Profession, 81% dos entrevistados relataram que sua organização já está sendo impactada pelas tecnologias de IA.

É provável que a IA altere a forma como as reuniões são planejadas e agendadas. Mas o escritor de tecnologia Peter Giffen acredita que a IA “poderia também incorporar a análise de dados e examinar automaticamente os dados da equipe do projeto, fornecendo indicações claras sobre como melhorar o desempenho”.

Conforme descrito neste artigo da Forbes, além da IA, existem três outras tendências de gestão de projetos que podemos esperar num um futuro próximo:

  1. Os gerentes de projeto precisarão de habilidades de IA e IE: já discutimos a importância da IA, mas a IE — inteligência emocional — está se tornando cada vez mais uma habilidade necessária no ambiente de gestão de projetos. A capacidade de entender outros seres humanos é essencial.
  2. A necessidade de adotar abordagens de gestão de projetos mais personalizadas ou híbridas: já se foram os dias em que uma única metodologia de gestão de projetos era suficiente. Nós já declaramos nosso amor pelo ágil, mas é provável que os modelos precisem ser flexíveis para acomodar equipes diferentes e vários projetos. Temos quase certeza de que existe um template da monday.com para isso.
  3. Uma estrutura de equipe mais diversificada: como mencionado acima, você está buscando a equipe “perfeita”. É importante entender que essa equipe se tornará cada vez mais heterogênea — na origem étnica, status sócio-econômico e até mesmo em termos de localização (a transição para uma equipe de trabalho remoto foi acelerada graças à pandemia global).

Independente de tudo, a gestão de projetos chegou para ficar (ainda bem)! Mas nem todo software de gestão de projetos  é desenvolvido da mesma forma.

Por que usar a monday.com para a gestão de projetos?

O software de gestão de projetos da monday.com permite que as equipes gerenciem todos os projetos e tarefas em um único lugar.

Com nossa solução, as equipes podem:

  • Acompanhar o progresso visualmente
  • Ficar por dentro da programação e dos prazos
  • Colaborar de forma mais eficiente

Experimente nossa plataforma agora mesmo: as duas primeiras semanas são por nossa conta!

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