Nós, seres humanos, estamos acostumados a avaliar os riscos – isso faz parte do nosso instinto de sobrevivência. Mas a contenção de riscos, ou mitigação de riscos, afeta diretamente a sobrevivência de uma empresa.
Imagine um cenário em que os líderes corporativos não param para refletir sobre os erros do passado ou entram de cabeça em novas oportunidades sem considerar como elas podem afetar o negócio – isso não seria sustentável.
Para reduzir efetivamente os riscos em uma organização, precisamos entender os diferentes tipos de riscos e como abordá-los. Neste artigo, descreveremos os vários tipos de riscos, compartilharemos quatro estratégias de mitigação de riscos e ensinaremos como criar um plano no Work OS da monday.com que ajudará você a preparar sua empresa para o futuro.
O que é mitigação de riscos?
A mitigação de riscos é a prática de reduzir o impacto dos riscos potenciais por meio do desenvolvimento de um plano para gerir, eliminar ou limitar ao máximo os contratempos. Depois de criar e colocar o plano em prática, os gerentes podem monitorar o progresso e avaliar se precisam ou não modificar alguma ação.
Em resumo, a mitigação de riscos refere-se às táticas e práticas adotadas para reduzir os níveis de risco a um patamar aceitável para a empresa.
Embora possa parecer tentador simplesmente seguir o plano de gestão de riscos de outra empresa, seu plano dependerá da estratégia específica do seu negócio.
Criar um plano exclusivo de mitigação de riscos pode ser determinante para manter um relacionamento sólido com os clientes, evitando a perda de negócios. Vamos examinar mais de perto os benef[icios da mitigação de riscos.
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Por que a mitigação de riscos é importante?
Infelizmente, ignorar os fatores de risco não fará com que os riscos desapareçam, e seguir em frente sem um plano pode prejudicar seus resultados. É por isso que a mitigação de riscos é importante.
Com um plano concreto e itens de ação claros, é possível evitar que os riscos se transformem em problemas que fujam do controle ou até mesmo evitar os riscos por completo.
Isso não só traz benefícios tangíveis, como manter a lucratividade da empresa, mas também intangíveis, como ajudar a manter uma reputação de estabilidade no setor e as partes interessadas internas e externas satisfeitas.
Esse último aspecto é significativo. Em uma pesquisa recente, dois terços dos entrevistados disseram que o volume e a complexidade dos riscos estavam próximos do seu nível mais alto em 14 anos para todos os tipos de organizações, enquanto menos de um terço descreveu seus processos de gestão de riscos como maduros ou robustos.
Os riscos operacionais podem custar tempo, dinheiro e outros recursos valiosos. Se as partes interessadas acharem que os riscos são muito altos ou mal administrados, isso pode levar a uma mudança na gerência. Por isso, a mitigação de riscos é essencial, mas antes de desenvolver um plano, é preciso saber quais riscos você pode enfrentar.
Quais são os tipos de risco?
Os riscos que sua empresa enfrenta podem ser diferentes dos riscos de outro negócio ou setor, que atendem a clientes distintos. Dito isso, alguns riscos comuns incluem:
- Risco de conformidade – quando uma empresa viola regras, normas ou padrões externos ou internos, sua reputação ou finanças são colocadas em risco. As empresas podem perder clientes ou pagar uma multa por violar as normas de conformidade.
- Risco legal – um tipo de risco de conformidade que ocorre quando uma empresa viola as regras governamentais. As empresas que enfrentam riscos legais também podem se envolver em processos judiciais onerosos.
- Risco estratégico – o resultado de uma estratégia ou processo de negócio falha ou da falta dela.
- Risco de reputação – um risco que pode afetar negativamente a posição da empresa ou a opinião pública. Os riscos de reputação podem resultar em perdas de lucro e diminuição da confiança entre os acionistas da empresa.
- Risco operacional – as atividades cotidianas de uma empresa podem drenar seus lucros. Tanto os sistemas internos quanto os fatores externos podem causar riscos operacionais.
Muitos negócios organizam matrizes de acordo com as consequências e a probabilidade. Identificar os possíveis riscos é o primeiro passo para evitá-los. Em geral, há alguns tipos de estratégias de mitigação de riscos que podem ser usados para proteger sua empresa.
4 estratégias de mitigação de riscos
Existem quatro estratégias comuns de mitigação de riscos: prevenção, redução, transferência e aceitação.
Prevenção
Com uma estratégia de prevenção de riscos, você toma medidas para evitar que o risco ocorra. Isso pode exigir o comprometimento de outros recursos ou estratégias para garantir que esteja sendo feito todo o possível para evitar o risco.
Por exemplo, você pode enfrentar o risco de não conseguir concluir uma tarefa de um projeto importante devido à falta de especialistas. Para evitar esse risco, você poderia contratar vários especialistas para o caso de um deles ficar doente ou não estar disponível.
É claro que a contratação de mais recursos exigiria uma fatia maior do orçamento, portanto, avaliar o valor que você pode comprometer é uma medida importante dessa estratégia.
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Redução
Nessa abordagem de mitigação, depois de concluir a análise de riscos, você toma medidas para reduzir a probabilidade de ocorrência de um risco ou o impacto caso ele ocorra.
Digamos que seu orçamento seja apertado e que haja o risco de não conseguir concluir um determinado projeto devido à falta de fundos.
Você pode reduzir a probabilidade de ocorrência desse risco gerindo proativamente os custos de acordo com o orçamento. Nesse cenário, você poderia escolher uma opção mais barata de matéria-prima ou reduzir o escopo do projeto para concluí-lo dentro do orçamento.
Transferência
Essa estratégia envolve o repasse das consequências do risco a um terceiro. Para muitas empresas, isso pode envolver o pagamento de uma companhia de seguros para cobrir determinados riscos.
A transferência de riscos também pode ser registrada em contratos com fornecedores, parceiros terceirizados ou prestadores de serviços. Se um projeto sofrer atrasos devido à espera de uma peça ou serviço de um contratado externo, por exemplo, ele poderá sofrer penalidades por qualquer perda de receita que a empresa venha a ter.
Além disso, se uma empresa tiver funcionários ou prestadores de serviços em todo o mundo, um consultor de conformidade global poderá ajudar a apoiar e enfrentar os desafios inerentes à extensão das operações em diferentes países.
Aceitação
Por fim, temos a estratégia de aceitação, que significa aceitar o risco como ele se apresenta. Às vezes, a possibilidade de ganho supera o risco e, a longo prazo, é mais vantajoso correr o risco.
Também pode ser que a probabilidade de ocorrência do risco seja mínima ou que o impacto negativo seja pequeno. Para itens nessa categoria de risco “Baixo”, a empresa pode ter uma estratégia contínua de aceitação de riscos.
Nesses casos, é fundamental monitorá-los cuidadosamente quanto a quaisquer alterações no impacto ou na probabilidade de ocorrência. Também é possível que você queira continuar ponderando se o risco vale a pena ou não, avaliando se carregar seu fardo continua sendo a melhor opção.
Identificamos diferentes tipos de riscos e discutimos várias estratégias de atenuação. Agora, é hora de colocar em prática o que foi mencionado acima e ver como é possível mitigar os riscos.
Medidas práticas que podem ser adotadas para mitigar os riscos
As etapas de mitigação de riscos precisam ser funcionais. Se você não conseguir descobrir como realmente mitigar o risco que está enfrentando, essa prática não ajudará a sua empresa.
Vamos detalhá-las a seguir:
1. Identificação
Antes de desenvolver um plano, é importante identificar qualquer risco que possa afetar o projeto ou as operações em geral. Nesse estágio, é fundamental colaborar com uma ampla seleção de partes interessadas com diferentes perspectivas sobre o negócio para aumentar a probabilidade de identificar todos os riscos possíveis.
No caso de projetos, a documentação do projeto pode funcionar como uma fonte valiosa de informações. Analise projetos semelhantes para obter indícios de possíveis riscos a serem enfrentados.
2. Avaliação
Agora que você tem uma lista de todos os possíveis riscos, é hora de avaliá-los, analisando a probabilidade de ocorrerem e o grau de impacto negativo que sua empresa enfrentaria.
Suas ações para cada risco dependerão da categoria em que eles se enquadram após a avaliação incial. Por exemplo, como mencionamos anteriormente, você pode decidir aceitar todos os riscos da categoria “Baixo”, reduzir ou transferir os riscos “Médio” e evitar todos os riscos da categoria “Alto”.
3. Gerenciamento
Neste ponto, você decidirá sobre a ação de mitigação e colocará as estratégias em prática. Não deixe de registrar cada risco, sua categoria e as medidas de prevenção escolhidas em um registro de riscos.
Esse é um recurso que todas as partes interessadas podem consultar para entender o plano e as ações a serem tomadas, se necessário. Um registro evitará confusões futuras, ajudando sua equipe a se manter organizada e alinhada caso os riscos se concretizem.
Na monday.com, você pode detalhar o quanto for necessário e adicionar responsáveis pelos riscos, datas e status para obter um plano totalmente acionável:
4. Monitoramento
As empresas não são estáticas e os projetos mudam com frequência. É essencial monitorar regularmente cada risco para verificar alterações em sua categoria e estratégia de mitigação.
Você pode reservar momentos em suas reuniões semanais ou diárias para analisar rapidamente os riscos. Também é possível usar ferramentas estatísticas para acompanhar o progresso do projeto e sinalizar quaisquer alterações nas variáveis que geralmente têm impacto sobre os riscos, como o custo e a duração do projeto.
5. Geração de relatórios
O compartilhamento de informações sobre riscos, práticas recomendadas e abordagens de mitigação pode tornar a estratégia da sua empresa ainda mais eficaz. Manter os riscos sempre no foco das partes interessadas é vital para a tomada de decisões embasadas. Além disso, a geração regular de relatórios pode trazer à tona riscos que ainda não foram identificados.
As estratégias de mitigação mais eficazes integram os relatórios de riscos às operações regulares da empresa, incorporando-os aos fluxos de trabalho diários ou semanais. Uma maneira de implementar isso facilmente é por meio dos recursos integrados de geração de relatórios e dos templates prontos de gestão de riscos do Work OS da monday.com.
Como a monday.com pode ajudar a mitigar riscos
O Work OS da monday.com oferece visibilidade e as automações essenciais para a sua estratégia de gestão de riscos, permitindo identificar os riscos potenciais em todos os departamentos, consolidando-os de maneira centralizada em um registro de riscos e em um plano de mitigação.
Personalização
A plataforma é altamente personalizável, de modo que você pode visualizar, rastrear e gerar relatórios sobre seus dados em nível empresarial, funcional, de equipe ou de projeto, dependendo das suas necessidades. Com apenas alguns cliques, é possível alterar o plano de mitigação durante o andamento das atividades e alertar a equipe ou as partes interessadas sobre essas alterações.
Automações
Automações avançadas notificam imediatamente os responsáveis pelos riscos e as partes interessadas sobre quaisquer alterações, permitindo que eles tomem as providências pertinentes. Use a Central de fluxos de trabalho da monday.com para criar processos personalizados que atualizem as partes interessadas em datas importantes, notifiquem as pessoas certas quando um status for alterado, criem dependências conforme necessário e muito mais.
Colaboração
No Work OS da monday.com, é fácil colaborar na identificação e categorização de riscos. Qualquer pessoa pode visualizar, compartilhar e fazer anotações em documentos, bem como marcar colegas para fazer perguntas, obter esclarecimentos ou informar. Dessa forma, todos permanecem alinhados e em sintonia sobre o caminho a seguir.
Visualização
As equipes podem visualizar a estratégia de várias maneiras. Com as visualizações de quadro, painel, gráfico, quadro Kanban e outras, fica fácil ter uma visão completa dos eventos e itens de ação.
Centralização
Por fim, mantenha todos os arquivos e documentos importantes em um único local. Você pode até mesmo criar documentos na monday.com usando o Workdocs, uma ferramenta que possibilita à sua equipe colaborar facilmente em novas ideias, esboços ou propostas.
Além disso, é possível incorporar quadros, painéis e vídeos da monday.com no seu Workdoc. Cada componente será sincronizado e atualizado automaticamente à medida que você trabalha, para que nada fique para trás.
Com o Work OS da monday.com
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