Gestão do trabalho: o que é e qual sua importância

A gestão do trabalho é como uma orquestra que combina processos, projetos, tarefas e recursos em perfeita harmonia. A melhor maneira de sincronizar todos os elementos importantes da sua empresa é usar um sistema eficaz que mantenha todos alinhados, organizados e com o melhor desempenho possível.

Este guia apresenta o conceito de gestão do trabalho e seus benefícios, além de ensinar como utilizar o software da monday.com para otimizar as operações do seu negócio.

O que é gestão do trabalho?

Gestão do trabalho é a prática de planejar, organizar, executar e acompanhar as atividades profissionais em uma organização para atingir metas específicas com maior eficiência. Ela esclarece quem supervisiona e coordena as tarefas, os recursos, os cronogramas e os resultados e como lidar com esses componentes críticos do trabalho.

O processo de gestão do trabalho

A maravilha da gestão do trabalho é que trata-se de um processo que pode ser totalmente personalizado para se adequar aos seus fluxos de trabalho e metas de negócios. Normalmente, você deve seguir estas três etapas:

1. Estabeleça metas e OKRs

Baseie-os nas suas prioridades do seu negócio ou em necessidades previstas.

2. Defina projetos e processos

Obtenha visibilidade completa do seu processo de gestão do trabalho para criar fluxos de trabalho contínuos.

3. Planeje recursos e crie tarefas

Atribua as tarefas a equipes, subequipes ou indivíduos específicos.

Gestão do trabalho vs. gestão de projetos

Gestão do trabalho e gestão de projetos são dois termos que você pode escutar de forma equivalente, mas há diferenças claras entre eles.

• A gestão de projetos é apenas um aspecto da gestão do trabalho. Seu foco está em projetos específicos com metas ou prazos definidos, como o lançamento de um novo site ou produto.
• A gestão do trabalho pode incluir a gestão de projetos, mas é mais ampla e fluida. As organizações também podem utilizá-la para melhorar processos não relacionados aos projetos, como planejar sequências de onboarding, automatizar fluxos de trabalho de atendimento ao cliente ou melhorar a comunicação com fornecedores.

O que faz um software de gestão do trabalho?

O software de gestão do trabalho permite que as equipes administrem em um local centralizado os principais processos relacionados ao trabalho, como a definição de metas ou a visualização do progresso de um projeto. As plataformas mais intuitivas, como a monday.com, utilizam componentes no-code, permitindo que as equipes criem fluxos de trabalho personalizados para qualquer processo organizacional. Seja pensando em tarefas diárias ou projetos de grande escala, as plataformas de gestão de trabalho oferecem tudo o que você precisa para colaborar de forma mais inteligente e eficaz.

Quais desafios a gestão do trabalho soluciona?

Uma gestão do trabalho eficiente ajuda as equipes a superar desafios comuns em seus negócios, que podem incluir:

Alocação de recursos

Recursos empresariais, como pessoas, habilidades, ferramentas, orçamentos ou outros ativos físicos, são essenciais para os processos do seu negócio. A gestão do trabalho garante que você planeje os recursos necessários para administrar a sua empresa, sem desperdiçá-los ou esgotá-los.

Responsabilização do usuário

Imagine uma equipe de vendas aguardando a atualização da equipe de produto antes de fazer uma apresentação para uma grande corporação. Mas ninguém sabe qual membro da equipe deve fornecer essas atualizações ou quando ele planeja fazer isso. A equipe de vendas, então, precisa adiar a apresentação ou realizá-la sem os detalhes necessários para fechar a venda. Os sistemas de gestão do trabalho permitem que você defina responsabilidades individuais para que todos saibam quem está encarregado de tarefas específicas, aumentando a responsabilização pelo trabalho.

Restrições orçamentárias

O aumento da inflação, as demissões e a ruptura da cadeia de suprimentos afetam os orçamentos das empresas, pois os custos de mão de obra e matéria-prima sobem exponencialmente. Os processos de gestão do trabalho garantem que você aproveite ao máximo cada real investido em suas operações, monitorando os orçamentos e prevendo lucros e perdas.

Equipes em silos

Quando os departamentos não se comunicam e estão desalinhados, criam-se silos de informações onde dados essenciais ficam retidos. 

Quais são os principais benefícios da gestão do trabalho?

A criação de sistemas eficientes de gestão do trabalho traz os seguintes benefícios:

Melhora a colaboração

Uma gestão de trabalho eficaz deve ser transparente, evitando que os profissionais fiquem “no escuro” em relação aos status das metas do projeto. Usando uma plataforma de gestão de trabalho, todos os envolvidos podem visualizar os dados necessários para a conclusão de suas tarefas e para tomar melhores decisões de negócios. Essa transparência incentiva a colaboração dentro das equipes e entre os departamentos, resultando em fluxos de trabalho fluidos e eficientes, com excelentes resultados para a empresa e os clientes.

Essa comunicação privilegiada também resulta em menos mal-entendidos, o que é essencial para o sucesso. Como diz o autor de best-sellers do New York Times, Greg McKeown,

“Quando o mal-entendido é grande, a produtividade cai e os custos aumentam!”

Reduz gargalos e atrasos

Um planejamento cuidadoso traz agilidade para a sua empresa. Quando suas equipes sabem o que precisam e se comunicam de forma eficaz, elas se tornam responsáveis pelo trabalho, facilitando a antecipação e a superação de gargalos nos processos.

Fornece melhores resultados para os clientes

O software de gestão de trabalho ideal permite que você visualize o progresso de suas tarefas, projetos ou processos. Você identificará as áreas em que suas equipes precisam de suporte ou recursos adicionais, o que permitirá ajustar os fluxos de trabalho antes que a produtividade ou o atendimento ao cliente sejam prejudicados.