Como uma gestão de projetos eficaz pode te ajudar a controlar o caos
Quer entender a importância de uma gestão de projetos eficaz? Explicamos: Os negócios estão crescendo – novos clientes estão sendo contratados, novas iniciativas estão começando e novos produtos estão sendo desenvolvidos. Tudo isso é bom, mas todas as novas ofertas vêm com custos, entregas, prazos e demandas. Se você não gerenciar todas as peças móveis, poderá encontrar no futuro dinheiro perdido, desperdício de recursos e projetos que falharam.
A boa notícia que temos para lhe contar é que seguir o ciclo de vida da gestão de projetos pode trazer controle ao caos e garantir que você esteja obtendo os resultados esperados dentro do prazo e do orçamento.
O ciclo de vida da gestão de projetos é a sequência completa de eventos que move um projeto de seu início ao seu fim. Ele permite ao gerente de projetos dividí-lo em partes distintas que podem ser monitoradas, além de gerenciadas e ajustadas conforme for necessário. Além disso, o gestor pode definir metas e ver com qual nível de eficácia seu tempo, recursos e orçamento estão sendo usados durante todo o projeto.
O ciclo de vida ocorre em 5 fases: iniciação, planejamento, controle, execução e encerramento. Existem também algumas fases para uma gestão de projetos mais avançada (falaremos sobre elas no final do artigo). Cada fase inclui etapas que, após sua conclusão, levarão o gerente de projetos e sua equipe à próxima fase.
A seguir, detalhamos cada fase e sugerimos melhores práticas para cada uma delas. Essa descrição pode ser aplicada a todos os seus projetos, dos mais simples aos mais complexos.
Fase um: Iniciação
Gestão de projetos: Fase-de-iniciação
Todo projeto bem gerido começa pela análise, discussão e tomada de decisão. A isso damos os nome de iniciação.
A fase de Iniciação é aquela na qual você identifica uma necessidade ou problema comercial e uma solução em potencial. Nessa fase, você analisará o que será necessário para executar a solução proposta e justificará o projeto à liderança, a fim de receber a aprovação para continuar.
Digamos que o departamento de Processamento de Pedidos da Companhia X , um dos maiores clientes da sua empresa, esteja enfrentando grandes problemas de desempenho devido ao design insatisfatório de sua ferramenta de gerenciamento de pedidos. Após a identificação do problema, foram solicitadas algumas alterações que visam diminuir o tempo de chamada e melhorar a experiência do cliente.
Sua equipe de projeto parece ter uma solução para esse problema e é necessário receber aprovação para iniciar esse projeto de desenvolvimento, a fim de que a fase de planejamento comece. Boas práticas na fase de iniciação incluem:
- Realizar um estudo de viabilidade que definirá o problema existente e determinará se o projeto será capaz de resolver isso
- Identificar o escopo do projeto e definir a real demanda dele – o quão demorado e complexo ele será, e que tipo de impacto ele causará nos negócios?
- Definir a lista de entregas do projeto, isto é, descrever o produto ou serviço que a equipe do projeto fornecerá
- Identificar as partes interessadas do seu projeto; elas são as partes mais envolvidas em todo o processo. Conhecer as prioridades dessas partes ajudará você a definir suas próprias prioridades e coordenar as prioridades da equipe e do projeto em si.
- Criar o caso de negócios que justifique a necessidade do projeto com base no custo e na demanda de recursos
- Escrever uma Declaração de Trabalho (SOW, do inglês Scope of Work) para o cliente, que descreva em detalhes as atividades que serão executadas, o compromisso de tempo e as entregas
Depois que a fase de iniciação estiver concluída e os tomadores de decisão tiverem aprovado seu projeto, é hora de começar a mapear os detalhes do mesmo na próxima fase: planejamento.
Fase dois: Planejamento
Gestão de projetos: Fase-de-planejamento
A fase de Planejamento é onde o trabalho que você descreveu durante a iniciação é dividido em partes menores e gerenciáveis. A equipe dedicada ao projeto é formada, tarefas específicas são definidas, responsabilidades são atribuídas e o cronograma do projeto é criado. Nessa fase, você se deve se dedicar às seguintes tarefas:
- Projetar o plano e a linha do tempo do projeto. Documente os marcos, prazos e entregas do projeto. Crie um fluxo de trabalho ou mapa de processo para uma representação visual de todo o projeto.
- Criar o orçamento. Essa é uma análise mais detalhada de como os fundos serão alocados, incluindo custos de recursos, ferramentas e quaisquer outras despesas que devam ser cobradas durante o projeto.
- Escolher seus recursos humanos e montar sua equipe. Observe as entregas do projeto e escolha (ou contrate, se o orçamento permitir) os melhores profissionais possíveis para cada tarefa.
- Depois que sua equipe for formada, é hora de realizar uma reunião inicial, onde você compartilhará os detalhes do plano e do orçamento do projeto, e alinhará as metas e marcos com todos.
Tudo parece muito bom neste momento: seu projeto foi aprovado, você construiu sua equipe e o plano está perfeitamente mapeado. É chegada a hora de seguir à próxima fase: execução.
Fase três: Execução
Gestão de projetos: Fase-de-execução
A fase de Execução é onde o verdadeiro trabalho de gestão de projetos acontece. Você manterá contato assíduo com os colaboradores, cuidará do cronograma e do orçamento, e reportará tudo às partes interessadas. Nessa fase, você precisa estar sempre pronto para fazer ajustes e apagar incêndios. Por exemplo, se um de seus desenvolvedores acabar sendo mais lento do que o esperado, você estará perdendo dinheiro com esse recurso, e precisará ter um plano de ação para realizar uma mudança na equipe ou alterar as prioridades das entregas dele.
Como você já deve ter aprendido (ou aprenderá muito rapidamente), gerenciar projetos requer muita flexibilidade e áreas de conhecimento diversas. Essa mesma flexibilidade pode ser necessária para ajustar o escopo, o orçamento ou o cronograma, conforme for necessário. É durante a fase de execução que as seguintes tarefas devem ser realizadas:
- Realizar reuniões semanais com a equipe, nas quais você solicitará atualizações do status de tarefas de todos os envolvidos no projeto . Incentive a colaboração pedindo informações, ouça os problemas que possam ter surgido e ofereça soluções para superar obstáculos.
- Encontrar-se com colaboradores individuais para acompanhar o progresso e monitorar a qualidade de seu desempenho. Use essas oportunidades para conversar sobre quaisquer problemas que você ou eles queiram abordar em particular e juntos buscarem soluções para que o bom andamento do projeto seja mantido.
- Realizar atividades de formação de equipe . Elas são ótimas para apoiar o moral do time e incentivar a comunicação e a colaboração entre todos.
- Enviar comunicações periódicas – e-mails semanais com atualizações do projeto são uma ótima maneira de manter todos alinhados e definir expectativas para a próxima etapa. Você também pode criar mensagens internas de atualização semanal para a equipe do projeto, e mensagens mais gerais que possam ser distribuídas por toda a empresa.
Agora, seu projeto está em pleno andamento! Cabe a você garantir que ele fique o mais próximo possível do belo plano que criou na fase de planejamento. É na fase de controle que isso acontece.
Fase quatro: Controle
Gestão de projetos: Fase-de-controle
A fase de Controle é aquela que te obrigará a olhar com uma lupa para todas as partes do projeto, para ter certeza de que nada está saindo da linha. Na verdade, podemos dizer que, para aumentar a eficácia de cada uma delas, e das duas em conjunto, as fases de controle e execução podem e devem ocorrer ao mesmo tempo. Nessa fase, você irá fazer o seguinte:
- Conduzir revisões semanais sobre o orçamento para ver como o projeto está se saindo em relação a seus custos projetados e atuais. Esse é o momento de se assegurar que não há nenhum gasto de dinheiro desnecessário e que o orçamento está sendo utilizado como esperado e planejado.
- Comunicar-se com o cliente a fim de mantê-lo informado e garantir que ele não solicite serviços fora do SOW (o que é conhecido como Alteração de Escopo, e que é um fator importantíssimo a se evitar na gestão de projetos!)
- Reportar-se às partes interessadas, com o objetivo de fornecer análises regulares do status e responder a quaisquer perguntas que possam surgir.
Neste ponto, a sua equipe percorreu todo o cronograma do projeto, e suas entregas foram realizadas. Chegou a hora de encerrar tudo e determinar se as metas foram cumpridas conforme prometido e planejado, dentro do prazo e do orçamento. A fase de encerramento é onde você vai descobrir tudo isso.
Fase cinco: Encerramento
gestão de projetos: Fase-de-encerramento
A fase de Encerramento é aquela na qual você vai revisar toda a experiência para determinar o sucesso do projeto. Isso não é apenas essencial para demonstrar o valor do projeto às partes interessadas e aos clientes, mas também fornece um roteiro para o futuro. Nessa fase, é importante você prestar atenção às seguintes tarefas:
- Documente a conclusão do projeto, verificando e confirmando a realização de cada uma das entregas e seus respectivos status.
- Realize uma reunião pós-projeto para revisar junto com a equipe e as partes interessadas tudo o que aconteceu durante o projeto. Peça informações detalhadas sobre o que correu bem, o que deve ser melhorado em um próximo projeto e o que nunca deve acontecer novamente. Essa reunião é muito importante para o seu desenvolvimento como gestor de projetos, bem como o crescimento profissional de todos os integrantes da equipe.
- Analise o desempenho tanto de cada colaborador individulamente como da equipe como um todo. Use a reunião pós-projeto para parabenizar a equipe e reconhecer as pessoas por suas realizações e contribuições.
- Crie uma revisão do projeto e um relatório de lições aprendidas. Esses documentos devem inclua os resultados da reunião que citamos acima.
- Faça uma revisão final do orçamento para identificar onde ele foi cumprido e onde foi excedido.
Você e sua equipe podem comemorar: O projeto está concluído. Agora, você já sabe como percorrer do início ao fim com estrutura e organização. O ciclo de vida da gestão de projetos é a ferramenta mais confiável para definir padrões e evitar erros repetidos.
Ah, sim! Você se lembra das fases avançadas que mencionamos no início desse guia? Conforme você ganhar mais experiência na gestão de projetos, vai sentir vontade de oferecer e colocar em prática uma garantia de qualidade ainda maior às partes interessadas e aos clientes. Dessa menira, adicione aos seus projetos as fases de Estratégia e Manutenção. Elas são fases que ocorrem no início e no final deles.
A fase de Estratégia ocorre antes do projeto, e geralmente sem a participação do gerente do projeto. Porém, incluir o gerente nessas discussões aumenta o seu potencial de sucesso, para que o projeto esteja alinhado com as metas e objetivos de negócios. Participe de reuniões, documente os resultados delas e use-os para definir o escopo do projeto, definir entregas e desenvolver o cronograma.
A Manutenção ocorre depois da conclusão do projeto. Ela é uma verificação que serve para avaliar o desempenho do produto ou serviço e a satisfação do cliente. Essa fase serve a muitos propósitos: pode lidar com problemas preventivamente, resolver problemas, fundamentar projetos futuros e identificar novas oportunidades.
Nenhuma fase da gestão de projetos é fácil ou simples, esteja sempre pronto para exercer sua flexibilidade e colocar sua experiência profissional em prática cada vez que um novo projeto for atribuido a você. Por outro lado, todas as fases são necessárias para garantir que a empresa faça o melhor uso possível de seu tempo, recursos e dinheiro – e que sempre entregue a seus clientes um produto superior.
