Workflow: Smarte Arbeitsabläufe für mehr Produktivität

Jeden Tag verschwenden Unternehmen weltweit Millionen von Arbeitsstunden durch chaotische, ineffiziente Arbeitsabläufe. Nicht durch faule Mitarbeiter oder schlechte Ideen, sondern durch schlechtes Management, mangelnde Struktur und fehlende Standardisierung von Workflows.

Dabei sind schlanke, effiziente, strukturierte und wiederholbare Abläufe die wahre Geheimwaffe für zufriedene Mitarbeiter und Top-Ergebnisse.

Die erfolgreichsten Unternehmen der Welt haben eins gemeinsam: Sie haben den Code geknackt. Sie haben aus chaotischen Arbeitsprozessen präzise, effiziente Workflows gemacht, die auch dank Automatisierungen wie ein Uhrwerk funktionieren.

Ein standardisierter Workflow ist wie ein unsichtbarer Assistent, der hinter den Kulissen für Ordnung sorgt: Er sorgt dafür, dass komplexe Projekte in überschaubare Schritte unterteilt werden, dass Aufgaben den richtigen Leuten zugewiesen werden, dass Termine festgesetzt und eingehalten werden, und er sorgt dafür, dass alle Beteiligten zur richtigen Zeit die benötigten Informationen haben.

In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du diese Transformation schaffst. Du erfährst, was gute Workflows ausmacht, welche Arten es gibt, und wie du mit monday work management aus deinem chaotischen Arbeitsalltag ganz einfach ein perfekt orchestriertes Ensemble machst.

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Was ist ein Workflow und warum brauchst du einen?

Workflow bedeutet auf deutsch Arbeitsablauf. Der Begriff steht für einen festgelegten Prozess oder eine Abfolge von Aufgaben, die für ein Vorhaben nötig sind. Ein Workflow ist die Abfolge aller notwendigen Aktivitäten in einem Prozess, die Reihenfolge, wer für welche Aufgaben zuständig ist, wie die Aufgaben zu erledigen sind und festgelegte Bedingungen, um von einem Schritt zum nächsten zu kommen.

Ein Workflow ist die konkrete Beschreibung, wie eine bestimmte Arbeit von A nach B kommt. Im deutschen Sprachgebrauch wird der Begriff häufig synonym zu Arbeitsablauf verwendet, aber der Begriff meint oft auch speziell bereits fest eingerichtete elektronische Workflows in einem System.

Ein Workflow Beispiel

Stell dir vor, du willst Urlaub einreichen.

Das ist kein Workflow: Urlaub einreichen

Das ist ein Workflow:

1. Mitarbeiter trägt gewünschte Urlaubstage in einem System ein
2. System prüft automatisch: Sind noch genug Urlaubstage verfügbar?
3. Falls ja → Antrag wird automatisch an den direkten Vorgesetzten weitergeleitet
4. Vorgesetzter erhält E-Mail-Benachrichtigung
5. Vorgesetzter prüft: Ist das Team an diesen Tagen ausreichend besetzt?
6. Zwei mögliche Wege:
   • Genehmigt → System benachrichtigt Mitarbeiter + trägt Urlaub im Teamkalender ein
   • Abgelehnt → Mitarbeiter bekommt Nachricht mit Begründung
7. Bei Genehmigung: HR-System aktualisiert automatisch das Urlaubskonto
8. Outlook-Kalender des Mitarbeiters wird automatisch blockiert
9. Für Fortgeschrittene: Automatische Abwesenheitsnotiz wird aktiviert

Was sind die Komponenten eines Workflows?

Die Workflow Definition ist nicht besonders universell, aber hat in etwa folgende Merkmale:

• Klare Reihenfolge der Schritte
• Definierte Verantwortlichkeiten (Mitarbeiter, Vorgesetzter, System)
• Festgelegte Übergaben zwischen den Stellen
• Bedingungen (genug Urlaubstage? Team besetzt?)
• Verschiedene Pfade je nach Entscheidung (genehmigt/abgelehnt)

Klar definierte, standardisierte Prozesse kurbeln in Unternehmen die Produktivität an, weil sie generelle Unklarheiten über Verantwortlichkeiten, Arbeitsaufträge, nächste Schritte und Deadlines beseitigen und dadurch Denkarbeit abnehmen. Standardisierte Prozesse und wiederkehrende Arbeitsabläufe sorgen dafür, dass Teams effizienter arbeiten können.

Oder nehmen wir als Beispiel die Filmproduktion: Ein klar definierter Workflow bedeutet, dass die Drehbuch-, Casting- und Kostümabteilungen ihre genauen Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Zeitpläne kennen, nach denen sie ihre Arbeit ausrichten, damit andere Abteilungen rechtzeitig weiterarbeiten können und alles bis Drehstart fertig ist.

Eine klare Aufgaben-, Personen- und Terminstruktur sorgt für Transparenz und eine klare Kommunikation unter allen Beteiligten. Die festgelegte Planung der Abläufe hilft allen, sich auf die eigentliche Umsetzung ihrer Arbeit zu konzentrieren.

Jede Aufgabe ist ein existenzieller Baustein des großen Ganzen und steht in direktem Zusammenhang mit den Unternehmenszielen. Durch Workflows, also festgelegte Arbeitsabläufe, versteht jeder genau, wie und warum seine Arbeit zur Erreichung des übergeordneten Zieles beiträgt.

Der Unterschied von Workflow zu anderen Konzepten

Ist ein Workflow dasselbe wie ein Arbeitsplan oder ein Projektplan? Zum besseren Verständnis wollen wir ihn im Vergleich zu anderen Strukturen einordnen.

1. Projektstrukturplan (PSP)

Der Projektstrukturplan ist Einkaufsliste für dein Projekt:

• Was sind die Bestandteile des Projekts?
• Ohne zeitliche Ordnung, nur Gruppierung
• Beispiel: Bei einem Website-Relaunch gibt es Hauptpakete wie „Design”, „Entwicklung”, „Content” mit jeweiligen Unterpunkten

2. Projektablaufplan (PAP)

Der Projektablaufplan ist der grobe Projektzeitplan für dein Projekt:

• Wann startet/endet was?
• Welche Aufgabe kommt vor welcher?

3. Workflow

Der Workflow ist die Anleitung, welche Wege eine einzelne Aufgabe durchläuft:

• Wie „Urlaub einreichen” oder „IT-Problem melden”
• Schritt-für-Schritt Prozess mit allen Details
• Fokus auf dem „Wie” und „Wer” und „Bis wann“

Kurz: Der Workflow ist die operative Detailebene – er gibt den tatsächlichen Arbeitsfluss für wiederkehrende Aufgaben oder Prozesse innerhalb eines Projekts vor.

5 Gründe für die Standardisierung von Workflows

Standardisierung schafft Effizienz und Wiederholbarkeit. Die Standardisierung von Arbeitsabläufen in geregelte Workflows bewirkt, dass man einem bewährten Plan folgen kann, durch den man weiß, was einen bei neuen Aufgaben erwartet, und so weniger Zeit verschwendet, um sich zurechtzufinden. Die Standardisierung deines Workflows hat viele Vorteile. Schauen wir uns einige der häufigsten an.

1. Höhere Produktivität

Ein standardisierter Workflow bedeutet, dass jedes Teammitglied seine Aufgaben kennt oder schnell überblicken kann. Alle wissen, was zu tun ist und wann es zu tun ist, wodurch Unklarheiten vermieden werden, die zu Prokrastinieren und Verzögerungen führen können. Die mit der Standardisierung einhergehende Reduzierung manueller Arbeit trägt außerdem zu effizienteren Arbeitsabläufen bei, sodass deine Teams mehr Arbeit in kürzerer Zeit erledigen können.

2. Weniger Mikromanagement

Durch festgelegte Abläufe können Mitarbeiter ihre Aufgaben selbstständig erledigen. Projektmanager müssen nicht ständig neu delegieren oder nachfragen, wie der Stand ist, weil die Verantwortlichkeiten und Projektzeitpläne von Anfang an klar sind. Die Führungskräfte können sich stattdessen auf wichtige Geschäftsentscheidungen konzentrieren, anstatt ständig nach Updates zu fragen.

3. Konsistentere Ergebnisse

Standardisierte Arbeitsabläufe führen zu Genauigkeit und Präzision, also zu konsistenteren und besseren Ergebnissen. Mit einem systematischen Arbeitsablauf kannst du jedes Mal ein nahezu identisches Ergebnis erzielen, einschließlich der Zeit, die für die Fertigstellung benötigt wird. Dadurch wird das Zeitmanagement für die Zukunft klarer und einfacher. Da du einen routinemäßigen Prozess geschaffen hast, können auch neue Beteiligte und Mitwirkende reibungslos eingearbeitet werden und ihre Aufgaben ausführen.

4. Bessere Einarbeitungs- und Akzeptanzraten

Ein wichtiger und unverzichtbarer Workflow in jedem wachsenden Unternehmen ist die Einarbeitung neuer Mitarbeiter sowie Vertretungen bei Krankheit und Urlaub. Ein gutes Mitarbeiter-Onboarding ist enorm wichtig, aber auch zeit-, ressourcen- und kostenintensiv. Standardisierte Workflows helfen, die Arbeitsweise zu verstehen. Und fest eingerichtete Workflows für Trainings und Informationsvermittlung, wie ein 30-60-90-Plan innerhalb der Workflow-Management-Software, beschleunigen die Einarbeitungszeit neuer Mitarbeiter erheblich und bringen sie schneller in die Position, das Team mit eigenen Beiträgen zu unterstützen.

5. Geringeres Risiko und bessere Strategieverfolgung

Die einheitliche Struktur systematischer Workflows legt den Weg fest, wie die Unternehmensstrategie verfolgt werden soll, und vermindert Risiken. Wenn Projektmanager und Mitwirkende eine visuelle Darstellung des Workflows von Anfang bis Ende sehen, hilft das dabei, potenzielle Hindernisse im Voraus zu erkennen – so können sie ihre Strategien und Aktivitäten präzise ausrichten.

Außerdem hilft es, Risiken während der Projektdurchführung zu reduzieren, weil die vorausschauende Risikoanalyse viel leichter fällt. Wenn die Mitarbeiter einen klaren Weg haben, wie sie Prozesse abschließen müssen, wann sie von wem Genehmigungen einholen und wie sie Standards oder Anforderungen einhalten müssen, sinkt die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und Verzögerungen erheblich.

Workflow-Management im Zeitalter der Digitalisierung

Modernes Workflow-Management ist ein großes Thema bei der digitalen Transformation in Unternehmen. Durch die Digitalisierung von Arbeitsabläufen soll Bürokratie abgebaut werden, isolierte gesteuerte Aktivitäten in ein zentrales System zusammengeführt und die Arbeit als Gesamtheit betrachtet werden. Statt fragmentierter Einzelprozesse, über die keiner einen echten Überblick hat, soll ein ganzheitliches Arbeitsmanagement-System entstehen, das alle Komponenten des Workflows in intelligenten Systemen visuell abbildet, nahtlos miteinander verbindet und eine 360-Grad-Sicht auf alle Arbeitsprozesse ermöglicht.

Moderne Plattformen zur Arbeitsorganisation wie monday work management nutzen smarte Technologien, um Teile des Workflows zu automatisieren und durch KI zu beschleunigen.

Digitale Workflows

Digitale Workflows sind Arbeitsabläufe, die komplett in Software abgebildet sind – keine Papierformulare, keine manuellen Weiterleitungen per E-Mail, alles läuft automatisch in einem System. Elektronische Workflows haben strukturierte Prozesse revolutioniert und ermöglichen eine neue Effizienz in der Arbeitswelt.

Statt analoge Eigenschaften, wo Dinge haptisch und bewegt und übergeben werden müssen, hat ein Workflow ein paar besondere Eigenschaften.

• Digitale Plattform: Alle Beteiligten arbeiten im selben System, nicht mit Briefen, Ausdrucken oder haptischen Übergaben. Der Zugriff ist einfach über technologische Instrumente möglich wie Computer, Laptops und Smartphones.
• Echtzeit-Status: Jeder sieht sofort, wo eine Aufgabe gerade steht. Digitale Anzeigetafeln signalisieren den Status von Aufgaben und jeder Beitragende kann die Angabe über den Fortschritt seiner Aufgabe verändern und für alle sichtbar machen.
• Automatische Benachrichtigungen: Das System erinnert Leute, wenn sie dran sind oder ein Termin näher rückt.
• Digitale Genehmigungen: Mit einem Klick freigeben statt Papier unterschreiben. Dokumentenverwaltung bei Vorgängen, die Unterschriften benötigten, waren früher sehr umständlich. Digitale Workflows machen Genehmigungsprozesse einfacher und schneller, da sie rein online ablaufen.

Beispiel: Digitaler Vertrags-Workflow

Der Unterschied zu analogen Workflows: Bei analogen Workflows bewegst du physische Dokumente oder schreibst viele E-Mails hin und her. Bei digitalen Workflows läuft alles in einer Software, die den Prozess steuert und dokumentiert.

Durch die klare Kategorisierung von Workflows und die Auswahl des richtigen Typs für jede Situation, kann dein Unternehmen mehr Klarheit, Effizienz und Erfolg in allen Bereichen erzielen.

Arten und Kategorien von Workflows

Unterschiedliche Workflows eignen sich für unterschiedliche Geschäftszwecke und Organisationsstrukturen. Wenn du verstehst, wie sich die Workflow-Kategorien unterscheiden, und erkennst, wo bestimmte Workflow-Typen passen, kannst du die Abläufe in deinem Unternehmen gezielt optimieren und die Produktivität steigern.

Dabei gibt es zwei grundlegende Dimensionen:

1. Technische Workflow-Typen beschreiben, wie Aufgaben organisiert und weitergegeben werden:

• Sequentiell (Schritt für Schritt)
• Parallel (gleichzeitig)
• State-Machine (flexibles Hin- und Herspringen)
• Regelbasiert (automatische Entscheidungen)

2. Arbeitsphilosophien beschreiben, nach welchen Prinzipien Workflows gesteuert werden:

• Klassische/plangetriebene Workflows: Feste Planung von Anfang bis Ende, klare Meilensteine, minimale Änderungen während der Durchführung. Geeignet für Projekte mit stabilen Anforderungen.
• Agile/iterative Workflows: Kurze Zyklen (Sprints), kontinuierliches Feedback, flexible Anpassung an neue Anforderungen. Geeignet für Projekte mit sich ändernden Anforderungen.

Ein agiler Workflow kann dabei technisch sequentiell, parallel oder state-based sein – der Unterschied liegt in der iterativen, feedback-getriebenen Ausführung in kurzen Sprints statt in einem langen Durchlauf.

Beispiel Software-Entwicklungsprozess:

• Klassisch-sequentiell: Anforderungen → Design → Entwicklung → Testing → Deployment (jeweils komplett abgeschlossen, 6-12 Monate)
• Agil mit State-Machine: 2-Wochen-Sprint mit Mini-Versionen aller Phasen → Demo → Feedback → Anpassung → nächster Sprint

Durch die klare Kategorisierung von Workflows und die Auswahl des richtigen Typs und der passenden Arbeitsphilosophie für jede Situation kann dein Unternehmen mehr Klarheit, Effizienz und Erfolg in allen Bereichen erzielen.

Sequentielle Workflows

Jede Aufgabe hängt vollständig von der vorherigen ab. Ideal für Prozesse, die eine klare Reihenfolge erfordern, wie Budgetgenehmigungen oder strukturierte Projektphasen.

Parallele Workflows

Mehrere Teams arbeiten gleichzeitig an unterschiedlichen Aufgaben, die später zusammengeführt werden. Spart Zeit, wenn Aufgaben unabhängig voneinander erledigt werden können.

State-Machine-Workflows

Bei zustandsgebundenen Workflows (Zustandsautomat) springen Aufgaben flexibel zwischen verschiedenen Zuständen hin und her, je nachdem, was gerade benötigt wird. Perfekt für Prozesse mit Rückfragen, Korrekturen und mehreren Überarbeitungsrunden.

Regelbasierte Workflows

Automatische Weiterleitung und Entscheidungen basierend auf vordefinierten Regeln. Eliminiert manuelle Sortierung und beschleunigt Routineentscheidungen erheblich.

Menschzentrierte vs. systemzentrierte Workflows

Menschzentriert bedeutet hoher Grad an Urteilsvermögen und manuellen Entscheidungen. Systemzentriert läuft mit minimaler menschlicher Beteiligung und maximaler Automatisierung.

Warum sich Workflow-Investitionen schneller rechnen als du denkst

In jedem Projekt ist das Budget beschränkt und wird streng bewacht. Egal, ob Produktentwicklung, Marketingkampagne oder IT-Infrastruktur – am Ende geht’s immer um den Kostenstand und die Ausgaben. Die Frage ist selten „Wie umfangreich können wir optimieren?”, sondern eher „Wo ist es unbedingt nötig?” und „Können wir uns das leisten?”.

Die Wahrheit ist: Du kannst es dir nicht leisten, es NICHT zu tun.

Workflow-Optimierung und Prozessautomatisierung sind keine luxuriösen, raren Disziplinen mehr – sie sind notwendig, um in der schnelllebigen Vuca-Welt mitzuhalten, sie greifen ineinander und bilden die Grundlage für nachhaltigen Unternehmenserfolg. Wer heute keine Workflows baut, Automatisierungen nutzt und eigene KI-Mitarbeiter erstellt, verpasst ein wichtiges Momentum, um Prozesse effizienter, produktiver und zeitgemäß zu gestalten.

Die versteckten Kosten chaotischer Arbeitsabläufe

Während du noch recherchierst, wie teuer eine Workflow-Management-Plattform ist, und die Entscheidung wegen der Ausgaben prokrastinierst, verbrennt dein Team gerade Geld. Die Auswirkungen eines Geschäftsvorfalls durch Fehler oder Verzögerungen im Betrieb kosten langfristig mehr Geld:

• Jeden Tag suchen Mitarbeiter nach Informationen, die irgendwo in E-Mails vergraben sind, das kostet wertvolle Zeit und Chaos kann Frustration verursachen.
• Jede Woche werden Meetings angesetzt, nur um herauszufinden, wer was bis wann macht und was der Stand der Dinge ist. Das ist zeitraubend und kostet die Mitarbeiter Energie, die sie lieber in ihre eigentliche Arbeit stecken würden.
• Jeden Monat werden Deadlines überschritten, weil Lieferungen und Freigaben verschleppt wurden. Unklarheiten und Vergesslichkeiten können den Projekterfolg gefährden und den Ruf riskieren.
• Jedes Quartal startet ein ähnliches Projekt wieder bei Null, weil niemand die Learnings dokumentiert hat und auf bereits bewährte und etablierte Prozesse zurückgreifen kann.

Die fehlende Nachvollziehbarkeit und mangelnde Transparenz verursachen versteckte Kosten, die sich im Verlauf eines Jahres zu erheblichen Summen addieren.

Die Konkurrenz schläft nicht

Während du noch überlegst, haben deine Wettbewerber längst mithilfe moderner Workflow-Management-Software Vorsprung gewonnen:

• Standardisierte Workflows eingeführt, die ihre Projektlaufzeiten verkürzen
• Automatisierung implementiert, die repetitive Aufgaben eliminiert
• KI-gestützte Systeme installiert, die auf Basis von Echtzeit-Daten Engpässe vorhersagen, bevor sie entstehen

Die flächendeckende Automatisierung von wiederkehrenden Arbeitsabläufen verschafft diesen Unternehmen zwei entscheidende Wettbewerbsvorteile: Geschwindigkeit und Effizienz.

Das Ergebnis? Sie launchen schneller, arbeiten effizienter und skalieren müheloser. Nicht weil sie bessere Leute haben – sondern weil sie bessere Systeme haben und damit ein neues Level an Genauigkeit und Präzision erreichen.

Smart investieren: Der ROI von Workflow-Plattformen

Smarte Manager wissen: Jeder Euro muss sich rechnen. Die gute Nachricht: Bei Workflow-Investitionen ist der ROI messbar und kommt schnell.

Was Unternehmen durch Workflow-Optimierung gewinnen:

Zeitersparnis:

• Deutlich weniger Zeit für Koordination und Statusupdates
• Schnellere Projektdurchläufe durch klare Prozesse
• Weniger Meetings, weil alle Infos transparent sind

Effizienzsteigerung:

• Bessere Ressourcenauslastung (keine Leerläufe, keine Überlastungen)
• Weniger Fehler durch automatisierte Checks und klare Verantwortlichkeiten
• Schnelleres Onboarding neuer Mitarbeiter durch dokumentierte Workflows
• Signifikante Kosteneinsparungen durch optimierte Prozesse

Die Frage ist nicht ob, sondern wann

Workflow-Optimierung ist keine Frage des „nice-to-have” mehr. Es ist die Grundvoraussetzung, um im digitalen Zeitalter wettbewerbsfähig zu bleiben. Unternehmen, die heute noch ohne standardisierte Workflows, Automatisierung und intelligente Systeme arbeiten, verlieren messbar an Boden.

Die einzige Frage, die du dir stellen musst: Investierst du jetzt in Effizienz – oder lässt du deine Konkurrenz davonziehen, während dein Team weiter Zeit und Geld verbrennt?

Verbessere deine Workflows mit monday work management

Moderne Arbeitsmanagement-Software und Workflow-Tools verwandeln manuelle, willkürliche Vorgänge in standardisierte Prozesse. Die besten Anwendungen wie monday work management nutzen intelligente Funktionen zur Automatisierung, mit denen wiederkehrende Aufgaben eliminiert, Zeit und Energie eingespart und menschliche Fehlerquellen reduziert werden können. Von der automatischen Aufgabenzuweisung bis zu terminabhängigen Benachrichtigungen an das Team – die digitalen Helfer arbeiten dabei 24/7 im Hintergrund und maximieren die Effizienz des Teams.

monday work management vereint viele nützliche Funktionen zur Verbesserung von Workflows in einer zentralen Plattform, die intuitiv zu bedienen ist und sich mit Flexibilität an deine Prozesse anpasst.

Schau dir hier eine kurze Video-Demo an:

Wie Unternehmen monday work management erfolgreich einsetzen

1. Päiperléck (Luxemburg) – Pflegedienstleister mit 900+ Mitarbeitern

Das stark wachsende Familienunternehmen mit 7 Pflegezentren kämpfte mit chaotischen Abläufen. E-Mails flogen hin und her, jede Abteilung hatte eigene Prozesse. Bei der Akquisition eines Wettbewerbers wurde die gesamte Planung in Excel-Sheets verwaltet – völlig unbrauchbar für echtes Projektmanagement.

Die Lösung mit monday work management: Der Technische Service nutzt jetzt ein zentrales Formular für alle Anfragen (Reparaturen, Umzüge, Wartungen), die automatisch priorisiert und disponiert werden. Die Fahrzeugflotte mit 190+ Autos wird komplett in monday.com verwaltet – von Leasingverträgen bis Strafzetteln.

Das Ergebnis:

• 3-facher ROI innerhalb eines Jahres
• 400 Arbeitsstunden pro Monat eingespart
• Effizienz im Technischen Service von 20% auf 80% gesteigert
• Flotten-Management-Effizienz von 20% auf 60% verbessert

„Nach gut einem Jahr hat sich gezeigt, dass monday.com für uns und unsere Prozesse einen extremen Mehrwert bietet”, sagt Désirée Lorscheter, Head of Operations.

2. Genpact – Global Fortune 500 Dienstleister

Das in verschiedenen Ländern verteilte Marketing-Team führt 24 große Kampagnen gleichzeitig durch, jede mit mehreren Aktivierungen über verschiedene Kanäle. Die Kampagnenplanung lief über Spreadsheets, die überall verstreut waren – auf Desktops, in E-Mails, in Cloud-Ordnern. Niemand wusste, wer die aktuelle Version hatte.

Die Lösung mit monday work management: Das Team nutzt jetzt monday.com Workflows für den kompletten End-to-End-Aktivierungsprozess jedes Kanals, mit Soll-Terminen und tatsächlichen Zeitrahmen zur Identifikation von Engpässen. Formulare automatisieren den Briefing-Prozess für Kampagnen und Kreativ-Anfragen.

Das Ergebnis:

• 40% Verbesserung bei der teamübergreifenden Zusammenarbeit
• Vollständige Transparenz über alle 24 laufenden Kampagnen
• Schnelle Anpassung bei Veränderungen (z.B. Events von live auf virtuell während der Pandemie)

„Seit der Einführung von monday.com hat unser globales Marketing-Team eine 40%ige Verbesserung bei der teamübergreifenden Zusammenarbeit gesehen”, so Sarah Pharr, AVP Marketing.

3. Argentinisches Rotes Kreuz – 66 Divisionen, 10.000 Freiwillige

Die Organisation arbeitete mit unzähligen papierbasierten Berichten und Formularen, die manuell zwischen Hauptsitz und 66 lokalen Divisionen ausgetauscht wurden. Dazu kamen fragmentierte Online-Tools: E-Mail, WhatsApp, Google Drive – alles voneinander getrennt. Als COVID-19 zuschlug, musste die gesamte Struktur innerhalb weniger Tage umgestellt werden.

Die Lösung mit monday work management: Alle 66 Divisionen wurden innerhalb einer Woche auf monday work management migriert. Ein zentrales Board sammelte tägliche COVID-19-Berichte von allen Divisionen per E-Mail-Integration. Das Notfall-Operations-Center konnte in Echtzeit sehen: Verdachtsfälle pro Provinz, bestätigte Fälle, durchgeführte Aktivitäten, epidemiologische Nachverfolgungen. Alle Spendenkanäle wurden virtualisiert und in einem Dashboard konsolidiert. Auch die gesamte Lagerverwaltung läuft jetzt digital.

Das Ergebnis:

• Implementierung in nur 1 Woche bei über 66 Divisionen
• 15.000 Berichte gesammelt aus über 40 Divisionen
• 1.000+ Spenden transparent nachverfolgt
• Keine mehrfachen Fahrten zum Lager mehr nötig – alles in Echtzeit verfolgbar

„monday.com ermöglicht es uns, alle Prozesse auf einer einzigen Plattform zu zentralisieren, damit wir nahtlos arbeiten, koordinieren und kommunizieren können”, sagt Cristian Bolado, National Director of Organizational Development.

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Teste monday work management

Die wichtigsten Funktionen von monday work management

Mit monday work management kannst du übergeordnete Ziele ganz einfach direkt in praktisch umsetzbare Workflows übersetzen. Ein OKR-Ziel wie die Steigerung des Quartalsumsatzes um 15 % sofort in konkrete Aufgabenabläufe umsetzen: Start einer Marketingkampagne, Anpassung der Preisstrategien oder Schulung der Vertriebsteams. Jeder Schritt wird klar, messbar und direkt mit deinen übergeordneten Geschäftszielen verknüpft.

Erhalte vollständige Transparenz über den Fortschritt des Workflows

Durch die zentrale Echtzeit-Transparenz der Aktivitäten deines Unternehmens kannst du Probleme erkennen, bevor sie zu größeren Hindernissen werden. Mit den Portfoliomanagement-Funktionen kannst du großangelegte Initiativen wie digitale Transformation, die in mehreren Regionen stattfinden, mühelos überwachen. Wenn ein Problem auftritt, wird es vom System sofort hervorgehoben, sodass du proaktive, datenbasierte Entscheidungen ohne Verzögerungen treffen kannst.

Proaktives Management von Workflow-Risiken mit KI

Mit KI-gestütztem Risikomanagement werden potenzielle Probleme frühzeitig erkannt. Stell dir vor, dein Unternehmen hat das monday work OS schon als unternehmensweites ERP-System eingeführt: Wenn Personalprobleme oder Terminverzögerungen auftreten, benachrichtigt die Plattform proaktiv alle Beteiligten. Führungskräfte haben sofort den Überblick, können schnell reagieren, eine bereits voranalysierte Risikobewertung vornehmen, Ressourcen neu zuweisen oder Termine anpassen, um das Projekt auf Kurs zu halten.

Automatisiere Routineaufgaben für mehr Effizienz

Durch die Optimierung von Arbeitsabläufen mit Automatisierung und KI entfallen wiederkehrende manuelle Aufgaben, sodass sich dein Team auf höherwertige Aktivitäten konzentrieren kann. Beispielsweise können Funktionen zur Vertriebsautomatisierung genutzt oder monatliche Finanzberichts-Workflows automatisch ausgeführt werden – Erinnerungen versenden, Genehmigungen einholen und Berichte verteilen, ohne dass manuelle Eingriffe nötig sind. Auch das Content-Management wird vereinfacht, weil alle relevanten Dokumente und Informationen nahtlos in den Workflow integriert sind und lokal auf der Plattform abgelegt und abgerufen werden können. So läuft die Zusammenarbeit.

Warum Unternehmen auf monday work management vertrauen

Führungskräfte in Unternehmen entscheiden sich für monday work management, weil es durchweg echte Vorteile bietet:

• Flexible Anpassung von Arbeitsabläufen: Passe deine Arbeitsabläufe ganz einfach an sich ändernde Geschäftsanforderungen oder regulatorische Standards an
• Intuitive Benutzeroberfläche: Die schnelle Akzeptanz durch die Mitarbeiter sorgt für genaue Workflow-Daten und bessere Entscheidungen
• Schnelle Implementierung: Bring schnell Workflows auf Unternehmensebene zum Laufen, um sofort Produktivitätssteigerungen zu erzielen
• Umfassende Integrationen: Verbinde Workflows nahtlos mit externen Instrumenten und sorge so für reibungslose Abläufe über verschiedene Plattformen hinweg
• Ständige Innovation: Die Workflow-Funktionen werden anhand von direktem Feedback von Unternehmenskunden weiterentwickelt
• Sicherheit auf Enterprise-Niveau: Schütze deine Workflow-Daten mit robusten, branchenführenden Sicherheitsstandards

Wie du in 7 Schritten effektive Arbeitsabläufe aufbaust

Erfolgreiche Workflows verwandeln strategische Pläne in messbare Ergebnisse. Hier sind die 7 Schritte in 3 Phasen:

Phase 1: Planung

Schritt 1: Ist-Zustand analysieren

Dokumentiere alle aktuellen Arbeitsschritte:

• Wer macht was?
• Wo warten Aufgaben auf Rückmeldungen?
• Welche Infos gehen zwischen Abteilungen verloren?

Diese Analyse von Arbeitsabläufen zeigt dir, wo Zeit verschwendet wird, welche einzelnen Aktivitäten optimiert werden können und wo Automatisierung ansetzen kann. Wenn du Hilfe bei der Priorisierung brauchst, probier es mit einer ABC-Analyse oder Eisenhower-Matrix.

Schritt 2: Rollen und Übergabepunkte definieren

Leg für jeden Schritt fest: Wer ist verantwortlich? Was sind die Eingaben? Was muss rauskommen? Und vor allem: An wen geht’s weiter im nächsten Prozessschritt? Klare Übergabepunkte verhindern, dass Aufgaben im Nirwana verschwinden und tragen zu einem effektiven Workflow bei.

Schritt 3: Automatisierungen identifizieren

Welche Schritte laufen immer gleich ab? Welche Benachrichtigungen brauchst du automatisch? Wo können Daten direkt weitergegeben werden statt manuell kopiert? Selbst kleine Automatisierungen sparen pro Workflow mehrere Minuten – bei 100 Durchläufen sind das Stunden. Die Identifikation von Automatisierung ist der Schlüssel zu einem effektiven und effizienten Workflow.

Phase 2: Umsetzung

Schritt 4: Workflow in der Software abbilden

Bau deinen Workflow in einem Tool wie monday work management nach: Definiere Aufgaben, Zuständigkeiten, Status, nutze Automatisierung für Benachrichtigungen und das Aktualisieren von Elementen von Board zu Board. Teste den Ablauf mit einem Pilot-Team, bevor du ihn unternehmensweit ausrollst.

Schritt 5: Team schulen und Feedback einholen

Zeig allen Beteiligten, wie der neue Workflow funktioniert. Nicht nur die Technik, sondern erkläre auch, warum es für sie besser wird. Sammle in den ersten Wochen aktiv Feedback – oft zeigen sich Stolpersteine erst im echten Einsatz.

Phase 3: Optimierung

Schritt 6: Durchlaufzeiten messen

Tracke, wie lange jeder Workflow-Durchlauf dauert: Von Start bis Abschluss, aber auch Zeit pro Schritt. Wo hakt es? Welche Schritte dauern unerwartet lang? Diese Daten zeigen dir konkret, wo noch Optimierungsbedarf besteht.

Schritt 7: Kontinuierlich verbessern

Workflows sind nie „fertig”. Überprüfe vierteljährlich: Welche Schritte sind überflüssig geworden? Wo gibt es neue Automatisierungsmöglichkeiten? Was nervt die Nutzer? Kleine, regelmäßige Verbesserungen halten deinen Workflow effizient.

Workflows sind der Schlüssel zur digitalen Wettbewerbsfähigkeit

Workflows sind keine technische Spielerei – sie sind das Fundament moderner, effizienter Unternehmensführung. Ob kleines Start-up oder Großkonzern: Wer seine Arbeitsabläufe nicht standardisiert, digitalisiert und optimiert, verschenkt täglich Potenzial.

Die gute Nachricht: Du musst das Rad nicht neu erfinden. Mit einer Plattform wie monday work management bekommst du alle Tools, die du brauchst, um deine Workflows zu visualisieren, zu automatisieren und kontinuierlich zu verbessern. Die Beispiele von Päiperléck, Genpact und dem Argentinischen Roten Kreuz zeigen: Der ROI kommt schnell, die Effizienzgewinne sind messbar, und die Zeitersparnis ist real.

Der erste Schritt ist der wichtigste: Analysiere deine aktuellen Prozesse, identifiziere die größten Schmerzpunkte und starte mit einer Workflow-Vorlage als Pilotprojekt. Schon nach wenigen Wochen wirst du spüren, wie viel leichter die Arbeit wird, wenn jeder weiß, was zu tun ist – und das System den Rest erledigt.

Teste monday work management kostenlos und erlebe selbst, wie sich chaotische Arbeitstage in strukturierte Erfolge verwandeln.

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