Wie das Argentinische Rote Kreuz Kernprozesse digitalisierte, um die Effizienz zu steigern und die Auswirkungen von COVID-19 zu bekämpfen
Informationen über das Argentinische Rote Kreuz
Informationen über das Argentinische Rote Kreuz
In fast jedem Land der Welt gibt es ein nationales Rotes Kreuz. Jede Entität arbeitet nach den Grundsätzen des humanitären Völkerrechts und den Statuten der internationalen Bewegung.
Das Argentinische Rote Kreuz mit Hauptsitz in Buenos Aires ist mit 66 Divisionen und fast 10.000 Freiwilligen in ganz Argentinien tätig. Cristian Bolado, Nationaler Direktor für Organisationsentwicklung und Unterstützung der Leitungsorgane, ist einer von vielen, die für die Katastrophenhilfe und humanitäre Unterstützung vor Ort zuständig sind.
„Das Rote Kreuz vertritt keine Regierungsbehörde und reagiert auch nicht auf sie. Das Rote Kreuz ist neutral, unparteiisch und unabhängig, das heißt, wir treffen unsere eigenen Entscheidungen, aber wir tun dies in Abstimmung mit den verschiedenen Ebenen des Staates“, erklärt Bolado.
Das Argentinische Rote Kreuz mit Hauptsitz in Buenos Aires ist mit 66 Divisionen und fast 10.000 Freiwilligen in ganz Argentinien tätig. Cristian Bolado, Nationaler Direktor für Organisationsentwicklung und Unterstützung der Leitungsorgane, ist einer von vielen, die für die Katastrophenhilfe und humanitäre Unterstützung vor Ort zuständig sind.
„Das Rote Kreuz vertritt keine Regierungsbehörde und reagiert auch nicht auf sie. Das Rote Kreuz ist neutral, unparteiisch und unabhängig, das heißt, wir treffen unsere eigenen Entscheidungen, aber wir tun dies in Abstimmung mit den verschiedenen Ebenen des Staates“, erklärt Bolado.
Die Herausforderung
Die Herausforderung
Das Argentinische Rote Kreuz führte langwierige Prozesse durch, die eine Menge papierbasierter Akten, Berichte und Formulare beinhalteten. Das Ausfüllen und Übertragen dieser Dokumente zwischen dem Hauptquartier und den örtlichen Abteilungen im ganzen Land erforderte einen enormen manuellen Arbeitsaufwand. Abgesehen von den Papierdokumenten stützte sich das Rote Kreuz auch stark auf mehrere Online-Tools wie E-Mail, WhatsApp und Google Drive, die alle nicht miteinander verbunden waren.
„Ich glaube, unser Hauptproblem war die Anzahl der Tools, die wir benutzt haben. Google Drive, Google Docs, Tabellenkalkulationen, E-Mail und viele andere Online-Tools, die uns verlangsamten“, sagt Bolado.
Der Präsident des Argentinischen Roten Kreuzes Diego Tipping wusste, dass sie einerseits ihre Prozesse vollständig digitalisieren, andererseits eine Plattform finden mussten, die ihre Online-Dateneingabe- und Verwaltungsplattformen konsolidieren würde. Nur so konnte die Koordination und Kommunikation zwischen den Teams verbessert werden.
„Ich glaube, unser Hauptproblem war die Anzahl der Tools, die wir benutzt haben. Google Drive, Google Docs, Tabellenkalkulationen, E-Mail und viele andere Online-Tools, die uns verlangsamten“, sagt Bolado.
Der Präsident des Argentinischen Roten Kreuzes Diego Tipping wusste, dass sie einerseits ihre Prozesse vollständig digitalisieren, andererseits eine Plattform finden mussten, die ihre Online-Dateneingabe- und Verwaltungsplattformen konsolidieren würde. Nur so konnte die Koordination und Kommunikation zwischen den Teams verbessert werden.
Die Lösung
Die Lösung
Warum monday.com?
Einer der Präsidenten der Regionalabteilungen nahm an einer persönlichen Schulungssitzung mit Drew Global Business Consulting, einem Partner von monday.com, teil, wo ihm monday.com vorgestellt wurde. Er war der Meinung, dass das Work OS perfekt zu den Herausforderungen passen könnte, mit denen seine Teams beim Roten Kreuz konfrontiert sind. Er schlug Monday.com Diego Tipping als eine Option vor.
Aufgrund dieser starken Empfehlung entschied sich Tipping, die Plattform auf Managementebene auszuprobieren. Sie gefiel ihm so gut, dass er sie unternehmensweit übernahm.
„Im vergangenen Juli erhielten wir eine Einladung von Diego, mit der Digitalisierung und Straffung der Prozesse innerhalb der Organisation zu beginnen, insbesondere in der Abteilung für Organisationsentwicklung“, sagt Bolado.
Bolado wandte sich an Andrés Sturm, den Ansprechpartner bei Drew Global Business Consulting, und plante eine Schulung im Hauptquartier, um sämtliche Teams an Bord zu bringen.
„Andrés und das Team hörten sich an, was wir im Sinn hatten, und verwandelten es in eine enorm hilfreiche Anwendung innerhalb von monday.com. Sie haben uns geholfen, viele Prozesse zu beschleunigen und haben uns Ideen gegeben, die viel innovativer waren als unsere“, sagt Bolado.
Aufgrund dieser starken Empfehlung entschied sich Tipping, die Plattform auf Managementebene auszuprobieren. Sie gefiel ihm so gut, dass er sie unternehmensweit übernahm.
„Im vergangenen Juli erhielten wir eine Einladung von Diego, mit der Digitalisierung und Straffung der Prozesse innerhalb der Organisation zu beginnen, insbesondere in der Abteilung für Organisationsentwicklung“, sagt Bolado.
Bolado wandte sich an Andrés Sturm, den Ansprechpartner bei Drew Global Business Consulting, und plante eine Schulung im Hauptquartier, um sämtliche Teams an Bord zu bringen.
„Andrés und das Team hörten sich an, was wir im Sinn hatten, und verwandelten es in eine enorm hilfreiche Anwendung innerhalb von monday.com. Sie haben uns geholfen, viele Prozesse zu beschleunigen und haben uns Ideen gegeben, die viel innovativer waren als unsere“, sagt Bolado.
Eine verlässliche, flexible Plattform, die sich an dein Unternehmen anpasst
Eine verlässliche, flexible Plattform, die sich an dein Unternehmen anpasst
„Der erste Schritt, den wir mit monday.com unternommen haben, war der Aufbau von Prozessen zur Verbesserung der internen Kommunikations- und Koordinierungsprozesse auf Managementebene der Organisation, d. h. auf unserer Ebene des Exekutivkomitees, unseres Sekretariats und unserer nationalen Führungsebene“, sagt Bolado.
Kurz nachdem das argentinische Rote Kreuz mit der Digitalisierung seiner Prozesse begonnen hatte, war das Land unerwartet von der Coronavirus-Pandemie betroffen. Infolgedessen musste die gesamte Struktur des Roten Kreuzes verändert werden, was bedeutete, dass sie ihren Arbeitsumfang schnell erweitern mussten, basierend auf den plötzlichen COVID 19-bezogenen Gesundheitsbedürfnissen des Landes.
Als sie monday.com zum ersten Mal implementierten, befand sich keine der Abteilungen auf der Plattform. Aber aufgrund der Pandemie begannen sie alle 66 Abteilungen in weniger als einer Woche zu nutzen. Das Ziel war, besser zusammenzuarbeiten für die Bewältigung der Herausforderungen der Community rund um COVID-19.
„Wir haben unsere Nutzung von monday.com erweitert und begonnen, an einer besseren Koordination zwischen dem Hauptsitz und den verschiedenen Abteilungen im gesamten Staatsgebiet zu arbeiten. Als alle unsere Teams in die Plattform eingeführt wurden, fügten wir immer mehr Kernprozesse und Workflows hinzu“, sagt Bolado.
Kurz nachdem das argentinische Rote Kreuz mit der Digitalisierung seiner Prozesse begonnen hatte, war das Land unerwartet von der Coronavirus-Pandemie betroffen. Infolgedessen musste die gesamte Struktur des Roten Kreuzes verändert werden, was bedeutete, dass sie ihren Arbeitsumfang schnell erweitern mussten, basierend auf den plötzlichen COVID 19-bezogenen Gesundheitsbedürfnissen des Landes.
Als sie monday.com zum ersten Mal implementierten, befand sich keine der Abteilungen auf der Plattform. Aber aufgrund der Pandemie begannen sie alle 66 Abteilungen in weniger als einer Woche zu nutzen. Das Ziel war, besser zusammenzuarbeiten für die Bewältigung der Herausforderungen der Community rund um COVID-19.
„Wir haben unsere Nutzung von monday.com erweitert und begonnen, an einer besseren Koordination zwischen dem Hauptsitz und den verschiedenen Abteilungen im gesamten Staatsgebiet zu arbeiten. Als alle unsere Teams in die Plattform eingeführt wurden, fügten wir immer mehr Kernprozesse und Workflows hinzu“, sagt Bolado.
COVID-19-Berichte in Handlungen umwandeln
COVID-19-Berichte in Handlungen umwandeln
„Diese Coronavirus-Pandemie ist mit keiner anderen Krise vergleichbar. Alle bisherigen Pandemien wurden in einer völlig anderen Ära in Bezug auf Technologie und Kommunikation bewältigt. Als der letzte Ausbruch in Argentinien vorkam, koordinierten wir unsere Bemühungen per Fax und Telefon. Mit COVID 19 haben wir begonnen, alles durch Tabellenkalkulationen zu führen, bevor wir realisierten, dass wir unseren gesamten Prozess auf monday.com übertragen können“, sagt Bolado.
Für diesen aktuellen Ausbruch richtete das Rote Kreuz eine Notfalleinsatzzentrale ein, um alles zu überwachen, was vor Ort geschieht. Es gibt 66 Abteilungen, die die operativen Arbeiten vor Ort ausführen. Sie alle müssen täglich einen Bericht an die Einsatzzentrale senden. Aus diesem Grund hat Bolado beschlossen, ein Master Board in monday.com zu erstellen.
Für diesen aktuellen Ausbruch richtete das Rote Kreuz eine Notfalleinsatzzentrale ein, um alles zu überwachen, was vor Ort geschieht. Es gibt 66 Abteilungen, die die operativen Arbeiten vor Ort ausführen. Sie alle müssen täglich einen Bericht an die Einsatzzentrale senden. Aus diesem Grund hat Bolado beschlossen, ein Master Board in monday.com zu erstellen.
„Aufgrund bestimmter Vorschriften müssen wir papierbasierte Berichte ausfüllen. Wir wollten diesen Prozess aber trotzdem in monday.com einbringen. Die Abteilungen schicken den Bericht nun per E-Mail an eine monday.com-Adresse. Gleichzeitig wird automatisch eine Aktualisierung innerhalb eines Elements in monday.com erstellt, wo wir alles, was innerhalb jeder Abteilung geschieht, nachverfolgen können“, sagt Bolado.
Diejenigen, die in der Notfalleinsatzzentrale arbeiten, können sämtliche Informationen einsehen: Von der Anzahl der Verdachtsfälle in jeder Provinz und der Anzahl der bestätigten Fälle bis zu den tagsüber durchgeführten Aktivitäten und den epidemiologischen Nachuntersuchungen auf lokaler Ebene. Von dort aus können sie individuelle Dashboards erstellen.
„Eines davon ist für Entscheidungsträger im Argentinischen Roten Kreuz bestimmt, ein anderes enthält öffentliche Informationen, die wir mit strategischen Partnern und anderen Organisationen teilen, und ein drittes ist stärker auf Überwachung ausgerichtet“, sagt Bolado.
Diejenigen, die in der Notfalleinsatzzentrale arbeiten, können sämtliche Informationen einsehen: Von der Anzahl der Verdachtsfälle in jeder Provinz und der Anzahl der bestätigten Fälle bis zu den tagsüber durchgeführten Aktivitäten und den epidemiologischen Nachuntersuchungen auf lokaler Ebene. Von dort aus können sie individuelle Dashboards erstellen.
„Eines davon ist für Entscheidungsträger im Argentinischen Roten Kreuz bestimmt, ein anderes enthält öffentliche Informationen, die wir mit strategischen Partnern und anderen Organisationen teilen, und ein drittes ist stärker auf Überwachung ausgerichtet“, sagt Bolado.
Virtualisierung aller Spendenkanäle für mehr Transparenz
Virtualisierung aller Spendenkanäle für mehr Transparenz
Das Argentinische Rote Kreuz hat beschlossen, alle seine Spendenkanäle zu virtualisieren, um Spendensammlungen zu überwachen und zu kontrollieren und seine Prozesse transparenter zu gestalten. Bolado hat alle Informationen in einem einzigen Dashboard zusammengefasst. So können alle Behörden, Wirtschaftsprüfer, das Finanzministerium und das Finanzsekretariat Änderungen vornehmen. Gleichzeitig sehen alle Beteiligten, wie der Prozess voranschreitet.
„Heute wird jede Kaufanfrage oder jeder Kauf mit einem internen Verwaltungsprozess in einem monday.com Dashboard zentralisiert – zuvor wurden die Prozesse entweder auf Papier oder per E-Mail ausgeführt. Und dieses Dashboard wird nicht nur überwacht, sondern auch direkt geprüft. Dies hilft uns auch, die Transparenzprozesse des Unternehmens zu optimieren“, sagt Bolado.
„Heute wird jede Kaufanfrage oder jeder Kauf mit einem internen Verwaltungsprozess in einem monday.com Dashboard zentralisiert – zuvor wurden die Prozesse entweder auf Papier oder per E-Mail ausgeführt. Und dieses Dashboard wird nicht nur überwacht, sondern auch direkt geprüft. Dies hilft uns auch, die Transparenzprozesse des Unternehmens zu optimieren“, sagt Bolado.
Effizientere Verwaltung von Bestand und Inventar
Effizientere Verwaltung von Bestand und Inventar
Das nationale Logistikteam des Roten Kreuzes arbeitete mit Drew Global Business Consulting zusammen, um ihren gesamten Bestandsverwaltungsprozess zu digitalisieren. Nun wird jeder Bestand, der über eine Bestellung oder eine Spende an das Argentinische Rote Kreuz geht, in ein Board innerhalb von monday.com eingegeben.
„In einer Organisation wie der unsrigen ist Zeit kostbar, und jede Minute ist super wertvoll. Es kostete uns viel wertvolle Zeit, zwei- oder dreimal zu einem Lager zu fahren oder vier bis fünf Plattformen für die Verwaltung unseres Bestands gleichzeitig kontrollieren zu müssen. Die Möglichkeit, jetzt alles von einem beliebigen Ort aus überwachen zu können, ein echter Gewinn für uns“, sagt Bolado.
Sobald etwas das Lager verlässt, kann das Logistikteam in Echtzeit überwachen, wohin es geht, wer es erhält.
Sobald etwas das Lager verlässt, kann das Logistikteam in Echtzeit überwachen, wohin es geht, wer es erhält.
„Mit monday.com können wir alle Prozesse auf einer einzigen Plattform zentralisieren. So können wir nahtlos arbeiten, koordinieren und kommunizieren.“
„Mit monday.com können wir alle Prozesse auf einer einzigen Plattform zentralisieren. So können wir nahtlos arbeiten, koordinieren und kommunizieren.“
Cristian Bolado
Nationaler Direktor für Organisationsentwicklung und Unterstützung
der Leitungsgremien, Argentinisches Rotes Kreuz
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