Wie die globale Marketingabteilung von Genpact die teamübergreifende Zusammenarbeit um 40 % verbessert hat mit monday.com
Über Genpact
Über Genpact
Genpact ist ein weltweit tätiges professionelles Dienstleistungsunternehmen, das sich auf die Bereitstellung digital geführter Innovationen und digital unterstützter intelligenter Abläufe konzentriert, hauptsächlich für „Global Fortune 500‟-Unternehmen.
Die Marketingabteilung von Genpact ist weltweit verteilt und fokussiert sich auf eine Vielzahl unterschiedlicher Programme – Branchen und Lösungen. Die Abteilung führt innerhalb jedes definierten Programms mehrere groß angelegte Marketingkampagnen durch. Sarah Pharr, Assistant Vice President Marketing mit Sitz in den USA, leitet das Team, das diese Kampagnen plant, aufbaut und aktiviert.
Zu Pharrs Team gehört Galina Donea, Global Marketing Campaign Manager. Sie entwickelt den Go-to-Marketing-Planungsprozess für diese Kampagnen und arbeitet mit den Channel-Verantwortlichen an den Aktivierungen – kanalübergreifende Aktivitäten wie Anzeigen, Veranstaltungen, E-Mails usw.
Die Marketingabteilung von Genpact ist weltweit verteilt und fokussiert sich auf eine Vielzahl unterschiedlicher Programme – Branchen und Lösungen. Die Abteilung führt innerhalb jedes definierten Programms mehrere groß angelegte Marketingkampagnen durch. Sarah Pharr, Assistant Vice President Marketing mit Sitz in den USA, leitet das Team, das diese Kampagnen plant, aufbaut und aktiviert.
Zu Pharrs Team gehört Galina Donea, Global Marketing Campaign Manager. Sie entwickelt den Go-to-Marketing-Planungsprozess für diese Kampagnen und arbeitet mit den Channel-Verantwortlichen an den Aktivierungen – kanalübergreifende Aktivitäten wie Anzeigen, Veranstaltungen, E-Mails usw.
Die Herausforderung
Die Herausforderung
Pharrs global verteiltes Team arbeitet gemeinsam an der Entwicklung von Go-To-Market (GTM)-Plänen für jede Kampagne. Es handelt sich dabei um strategische Pläne mit dem Ziel, das einzigartige Wertversprechen eines Klienten an dessen Kunden zu vermitteln. Sobald ein GTM-Plan genehmigt ist, durchläuft er die gesamte Marketingabteilung, und weitere Teams werden in den Prozess involviert.
Bei der Verwaltung des GTM-Planungsprozesses verließen sich Galina Donea und die anderen Kampagnenmanager vornehmlich auf Excel-Tabellen. Diese Tabellen wurden überall gespeichert, von persönlichen Desktops und E-Mails bis hin zu Microsoft-SharePoint-Ordnern. Niemand wusste, wer die jeweils neueste Einstiegsversion zu Kampagnen hatte oder wo sie zu finden war. Es wurde immer schwieriger, diese Kampagnen effektiv zu nachzuverfolgen und zu verwalten, vor allem, wenn mehrere Personen Informationen zu unterschiedlichen Zeiten eingaben.
Bei der Verwaltung des GTM-Planungsprozesses verließen sich Galina Donea und die anderen Kampagnenmanager vornehmlich auf Excel-Tabellen. Diese Tabellen wurden überall gespeichert, von persönlichen Desktops und E-Mails bis hin zu Microsoft-SharePoint-Ordnern. Niemand wusste, wer die jeweils neueste Einstiegsversion zu Kampagnen hatte oder wo sie zu finden war. Es wurde immer schwieriger, diese Kampagnen effektiv zu nachzuverfolgen und zu verwalten, vor allem, wenn mehrere Personen Informationen zu unterschiedlichen Zeiten eingaben.
Pharrs Team führt zu jedem Zeitpunkt etwa 24 laufende, groß angelegte Marketingkampagnen durch. Jede dieser Kampagnen hat mehrere kanalübergreifende Aktivierungen, die von den Kampagnenmanagern und Channel-Verantwortlichen gemeinsam verwaltet werden.
Da so viele Kampagnen und Aktivierungen gleichzeitig liefen und die Interessengruppen in den verschiedenen Phasen jedes Prozesses ihre Beiträge leisteten, war es fast unmöglich, die für das Team und ihr Management erforderliche Sichtbarkeit sicherzustellen.
„Es gab keine Datenintegrität und kein zentrales Repositorium, das den Status, den Verlauf und die wichtigsten Informationen zu unseren Marketingkampagnen abbildete. Wenn jemand den Status einer Kampagne oder einer Aktivierung sehen wollte, musste er einen Haufen E-Mails durchforsten oder SharePoint-Ordner und
-Dateien durchsehen, um herauszufinden, wo wir uns im Prozess befanden”, erklärt Sarah Pharr.
Pharr und Donea erkannten, dass es an der Zeit war, einen Weg zu finden, den Prozess der kompletten Kampagnenplanung und -durchführung zu standardisieren.
Da so viele Kampagnen und Aktivierungen gleichzeitig liefen und die Interessengruppen in den verschiedenen Phasen jedes Prozesses ihre Beiträge leisteten, war es fast unmöglich, die für das Team und ihr Management erforderliche Sichtbarkeit sicherzustellen.
„Es gab keine Datenintegrität und kein zentrales Repositorium, das den Status, den Verlauf und die wichtigsten Informationen zu unseren Marketingkampagnen abbildete. Wenn jemand den Status einer Kampagne oder einer Aktivierung sehen wollte, musste er einen Haufen E-Mails durchforsten oder SharePoint-Ordner und
-Dateien durchsehen, um herauszufinden, wo wir uns im Prozess befanden”, erklärt Sarah Pharr.
Pharr und Donea erkannten, dass es an der Zeit war, einen Weg zu finden, den Prozess der kompletten Kampagnenplanung und -durchführung zu standardisieren.
Die Lösung
Die Lösung
Warum monday.com?
Global Marketing Manager Galina Donea, die von London (GB) aus arbeitet, entdeckte monday.com über eine Google-Suche. Sie beschloss, eine kostenlose Testversion der Work OS-Plattform zu starten, nachdem sie einige andere, weniger ideale Plattformen ausprobiert hatte.
„Unserem Team gefiel monday.com sehr gut, weil es benutzerfreundlich und ideal für global verteilte Teams ist. Wir brauchten keine besonderen Fähigkeiten, um durch die Plattform zu navigieren und mit der Erstellung von Arbeitsabläufen oder Projektplänen zu beginnen. Wir fanden es von Anfang an wirklich einfach zu benutzen”, erklärt Donea.
Zunächst betrachteten Donea und das Team monday.com als eine Projektmanagement-Plattform für die Kampagnenmanager.
„Wir stellten schnell fest, dass monday.com viel robuster war, als wir anfangs dachten. Uns wurde klar, dass wir tatsächlich mehr und mehr Prozesse aus der gesamten Marketingabteilung einbringen konnten, um die verschiedenen Teams miteinander zu verbinden, was uns die nötige Transparenz verschaffen würde”, führt Donea aus.
„Unserem Team gefiel monday.com sehr gut, weil es benutzerfreundlich und ideal für global verteilte Teams ist. Wir brauchten keine besonderen Fähigkeiten, um durch die Plattform zu navigieren und mit der Erstellung von Arbeitsabläufen oder Projektplänen zu beginnen. Wir fanden es von Anfang an wirklich einfach zu benutzen”, erklärt Donea.
Zunächst betrachteten Donea und das Team monday.com als eine Projektmanagement-Plattform für die Kampagnenmanager.
„Wir stellten schnell fest, dass monday.com viel robuster war, als wir anfangs dachten. Uns wurde klar, dass wir tatsächlich mehr und mehr Prozesse aus der gesamten Marketingabteilung einbringen konnten, um die verschiedenen Teams miteinander zu verbinden, was uns die nötige Transparenz verschaffen würde”, führt Donea aus.
Präzises Kampagnentracking und Aktivierungen anhand von Fristen
Präzises Kampagnentracking und Aktivierungen anhand von Fristen
Bei so vielen verschiedenen Kampagnen und Aktivierungen aller Größenordnungen, die gleichzeitig laufen, ist das Tracking von Zeitplänen und Deadlines für ihr Marketing-Managementteam zentral.
Genpact hat immer zielgerichtete Zeitvorgaben festgelegt, aber wenn neue Prioritäten auftauchen und bestimmte Teams überlastet sind, verschieben sich die Termine tendenziell. Die Abteilung verfügte nie über die volle Transparenz, die erforderlich ist, um Engpässe zu erkennen und Verzögerungen bei der Einführung oder Aktivierung von Kampagnen vorherzusagen.
„Man fragte uns: Wie lange ist die Bearbeitungszeit? Wie lange wird es dauern? Gibt es Verzögerungen bei den verschiedenen Unterfunktionen, die an der Aktivierung dieser speziellen Kampagne beteiligt sind? Das Problem war, dass wir nicht die Transparenz hatten, die wir brauchten, um eine definitive Antwort geben zu können”, erklärt Donea.
Mit monday.com kann das Kampagnenmanagement-Team jetzt besser verstehen, wie lange die verschiedenen Schritte jeder Kampagne dauern.
Genpact hat immer zielgerichtete Zeitvorgaben festgelegt, aber wenn neue Prioritäten auftauchen und bestimmte Teams überlastet sind, verschieben sich die Termine tendenziell. Die Abteilung verfügte nie über die volle Transparenz, die erforderlich ist, um Engpässe zu erkennen und Verzögerungen bei der Einführung oder Aktivierung von Kampagnen vorherzusagen.
„Man fragte uns: Wie lange ist die Bearbeitungszeit? Wie lange wird es dauern? Gibt es Verzögerungen bei den verschiedenen Unterfunktionen, die an der Aktivierung dieser speziellen Kampagne beteiligt sind? Das Problem war, dass wir nicht die Transparenz hatten, die wir brauchten, um eine definitive Antwort geben zu können”, erklärt Donea.
Mit monday.com kann das Kampagnenmanagement-Team jetzt besser verstehen, wie lange die verschiedenen Schritte jeder Kampagne dauern.
„Wir haben eine Workflow-App, die den gesamten End-to-End-Aktivierungsprozess für jeden Kanal beschreibt. Wir haben eine Spalte mit den ursprünglichen Zieldaten definiert, und eine separate Spalte, die den tatsächlichen Zeitrahmen abbildet. Auf diese Weise können wir Trends erkennen und Engpässe identifizieren, die zu Verzögerungen führen”, so Donea.
Das Team nutzt auch mehrere Ansichtsoptionen, wie z. B. die Zeitleistenansicht und Dashboards, um zu sehen, welche Aspekte der Kampagne oder Aktivierung noch ausstehen. Sie können die für die jeweilige Woche oder den jeweiligen Monat kritischen Aspekte aufschlüsseln und bei Bedarf Anpassungen vornehmen.
Das Team nutzt auch mehrere Ansichtsoptionen, wie z. B. die Zeitleistenansicht und Dashboards, um zu sehen, welche Aspekte der Kampagne oder Aktivierung noch ausstehen. Sie können die für die jeweilige Woche oder den jeweiligen Monat kritischen Aspekte aufschlüsseln und bei Bedarf Anpassungen vornehmen.
Nächste Schritte: Kampagnenplanung und Workload-Management
Nächste Schritte: Kampagnenplanung und Workload-Management
Die Marketingabteilung arbeitet an der Implementierung der Arbeitspensum-Funktion für ein Ressourcenzuweisungsprojekt, das die konsistente Bereitstellung von Marketingplänen und Ad-hoc-Anfragen gewährleistet, ohne ihre Teams zu überlasten.
„Dieses Projekt wird Einblick in die Arbeitsauslastung der einzelnen Teams geben und die rechtzeitige Lieferung unserer Marketingpläne gewährleisten, ohne unsere Ressourcen zu sehr zu beanspruchen. Es wird uns ermöglichen, zu erkennen, wenn ein bestimmtes Team überlastet ist, so dass wir Prioritäten proaktiv setzen können”, erklärt Pharr.
„Dieses Projekt wird Einblick in die Arbeitsauslastung der einzelnen Teams geben und die rechtzeitige Lieferung unserer Marketingpläne gewährleisten, ohne unsere Ressourcen zu sehr zu beanspruchen. Es wird uns ermöglichen, zu erkennen, wenn ein bestimmtes Team überlastet ist, so dass wir Prioritäten proaktiv setzen können”, erklärt Pharr.
Komplexere Arbeitsabläufe mit einer einzigen Workflow-Anwendung ermöglichen
Komplexere Arbeitsabläufe mit einer einzigen Workflow-Anwendung ermöglichen
Sarah Pharr und Galina Donea erstellten eine GTM-Workflow-App für den Kampagnenkalender mit Unterpunkten zur Darstellung der Hierarchie eines Programms, einer Kampagne und einer Aktivierung.
„Wir haben gerade einen neuen, übersichtlichen GTM-Kalender eingeführt, der die Marketingprogramme, Kampagnen und Aktivierungen des gesamten Teams zeigt. Das sorgt für zusätzliche Transparenz und ermöglicht eine stärkere teamübergreifende Zusammenarbeit und Ausrichtung. Außerdem erhalten unsere Führungskräfte jederzeit einen Überblick über unsere Marketingkampagnen“, unterstreicht Pharr.
Straffung des komplexen digitalen und kreativen Prozesses durch den Einsatz von Formularen und Automatisierungen
Straffung des komplexen digitalen und kreativen Prozesses durch den Einsatz von Formularen und Automatisierungen
Das digitale Team, das die bezahlten Medienkampagnen von Genpact plant, koordiniert und durchführt, hat die Plattform schon früh eingesetzt. Sein End-to-End-Prozess ist komplex und umfasst mehrere Stakeholder, darunter Redakteure, Kreative und externe Agenturen.
Während des gesamten Prozesses werden mehrere Briefings eingereicht mit wichtigen Informationen, auf deren Basis das Team Entscheidungen trifft. Vor monday.com verwendeten die Kampagnenmanager eine Tabellenkalkulation als Vorlage für Briefings. Die Kampagnenmanager schickten die Briefings dann per E-Mail als Anhang oder als Link zu einer gemeinsamen Datei.
„Wenn die Kampagnenmanager eine Anfrage einreichten, konnten sie nicht sehen, welche Priorität ihre Anfrage hatte. Es war nicht klar, ob ihre Anfrage sofort bearbeitet wird, oder ob es noch 20 andere Anfragen gibt. Es gab nur wenig Einblick in den Prozess“, sagt Pharr.
Während des gesamten Prozesses werden mehrere Briefings eingereicht mit wichtigen Informationen, auf deren Basis das Team Entscheidungen trifft. Vor monday.com verwendeten die Kampagnenmanager eine Tabellenkalkulation als Vorlage für Briefings. Die Kampagnenmanager schickten die Briefings dann per E-Mail als Anhang oder als Link zu einer gemeinsamen Datei.
„Wenn die Kampagnenmanager eine Anfrage einreichten, konnten sie nicht sehen, welche Priorität ihre Anfrage hatte. Es war nicht klar, ob ihre Anfrage sofort bearbeitet wird, oder ob es noch 20 andere Anfragen gibt. Es gab nur wenig Einblick in den Prozess“, sagt Pharr.
Mithilfe von monday.com Formularen konnte Genpact den Prozess für die Einreichung und Genehmigung von Kampagnen- und Kreativ-Briefings vereinheitlichen. Wenn ein neues Formular eingereicht wird, erhalten bestimmte Teammitglieder automatische Benachrichtigungen über die Workflow-App, die als virtuelle Warteschlange für neue Anfragen dient.
Mit dieser Workflow-App können die jeweiligen Teammitglieder die eingehenden Anfragen verwalten und Kampagnenmanager erhalten einen genaueren Einblick in den Status und die Durchlaufzeit jeder Anfrage, sodass sie für realistische Erwartungen bei den Stakeholdern sorgen können.
Mit dieser Workflow-App können die jeweiligen Teammitglieder die eingehenden Anfragen verwalten und Kampagnenmanager erhalten einen genaueren Einblick in den Status und die Durchlaufzeit jeder Anfrage, sodass sie für realistische Erwartungen bei den Stakeholdern sorgen können.
Vertrauen auf eine flexible Plattform, die sich an neue Anforderungen anpasst
Vertrauen auf eine flexible Plattform, die sich an neue Anforderungen anpasst
Genpact nimmt das ganze Jahr über an mehreren großen Veranstaltungen auf der ganzen Welt teil. Auch diese werden mit monday.com verwaltet. Als die Pandemie ausbrach, waren alle Veranstaltungen mit persönlicher Teilnahme, die das Unternehmen geplant hatte, plötzlich abgesagt.
Genpact musste sein Veranstaltungen-Board schnell umstrukturieren, um den Überblick darüber zu behalten, welche Veranstaltungen virtuell stattfanden und welche abgesagt oder verschoben waren.
Genpact musste sein Veranstaltungen-Board schnell umstrukturieren, um den Überblick darüber zu behalten, welche Veranstaltungen virtuell stattfanden und welche abgesagt oder verschoben waren.
„Da wir diese Veranstaltungen auf monday.com nachverfolgt und verwaltet haben, hatten wir volle Transparenz und konnten unseren Veranstaltungskalender leicht an die Änderungen im Zusammenhang mit den Auswirkungen der Pandemie anpassen. Wir konnten nachverfolgen, welche Veranstaltungen bereits vertraglich vereinbart waren und wie praktikabel es war, unsere Teilnahme abzusagen oder unseren Vertrag neu zu verhandeln. Unser Chief Marketing Officer konnte den Veranstaltungskalender nutzen, um die neuesten Informationen über bevorstehende Veranstaltungen zu sammeln und zu entscheiden, wie wir schnell vorankommen können”, so Pharr.
Dank des Kalenders für Events & Webinare kann Genpact Veranstaltungen im Voraus prüfen und die Situation weiterhin genau zu beobachten, um Pläne und Budgets bei Bedarf anzupassen.
Dank des Kalenders für Events & Webinare kann Genpact Veranstaltungen im Voraus prüfen und die Situation weiterhin genau zu beobachten, um Pläne und Budgets bei Bedarf anzupassen.
„Seit der Einführung von monday.com hat unsere globale Marketingabteilung eine Verbesserung der teamübergreifenden Zusammenarbeit von 40 % bei der erfolgreichen Planung und Ausführung von Kampagnen verzeichnet.”
„Seit der Einführung von monday.com hat unsere globale Marketingabteilung eine Verbesserung der teamübergreifenden Zusammenarbeit von 40 % bei der erfolgreichen Planung und Ausführung von Kampagnen verzeichnet.”
Sarah Pharr
Assistant Vice President Marketing, Genpact
Ähnliche Erfolgsgeschichten
Fordere eine Demo an
Wir zeigen dir, warum sich mehr als 152.000 Organisationen weltweit für monday.com entschieden haben