Projektbericht schreiben ist ein wesentlicher, aber oft vernachlässigter Faktor für den Erfolg deines Projekts. Ohne die Verwendung von Automatisierungen und Vorlagen kann es jedoch zeitaufwendig sein, alle im Projekt generierten Daten zu sammeln und zu organisieren.
In diesem Blogbeitrag erläutern wir die Grundlagen der Projektberichterstattung. Außerdem geben wir dir Projektbericht Beispiele, Vorlagen und Tipps, mit denen du klare und effektive Projektberichte in kürzester Zeit erstellen kannst.
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Was ist ein Projektbericht?
Ein Projektbericht ist ein Dokument, in dem du Einzelheiten zu den unterschiedlichen Bereichen eines Projekts teilst. Abhängig von der Art des Berichts, den Lesern des Berichts und der damit verfolgten Absicht, können die im Bericht aufgenommen Inhalte variieren.
Als Projektmanager kannst du deine Berichte entsprechend einem Zeitintervall — täglich, wöchentlich, monatlich oder quartalsweise — bzw. entsprechend einer Vielzahl anderer Kriterien, wie Risiken, Budget und Projektmanagement Methode, aufschlüsseln. Im Endeffekt vereinfachen sie den Prozess der Daten-Sammlung und Verbreitung im Projekt. Ein typischer Bericht könnte also beispielsweise Folgendes beinhalten:
Inhalte eines Projektberichts – 5 Beispiele:
- Ressourcen, die du bis dato verbraucht hast
- die Nutzung der für das Projekt zur Verfügung stehenden Zeit
- deine Leistung im Vergleich zu den Key Performance Indicators (KPIs)
- Ausgaben
- das Arbeitspensum und die Verfügbarkeit des Teams
Was ist der Zweck eines Projektberichts?
Die Projektdokumentation ermöglicht dir, deinem Team und deinen Stakeholdern, den Projektforstschritt im Vergleich zum ursprünglichen Plan nachzuverfolgen. Das Hauptziel eines Projektberichts ist es, den Entscheidungsprozess zu verbessern, damit du es leichter hast, deine Projektdaten zu verstehen und deine nächsten Schritte zu planen. Dies wiederum hat Einfluss auf dein Budget, deine Fristeinhaltung und den Erfolg deines Projekts.
Zudem spielt sie eine essenzielle Rolle in deiner Strategie für die Beteiligung der Stakeholder, da durch die Berichte jeder über den Status des jeweiligen Projektfortschritts informiert bleibt. Dies sind nur einige Gründe dafür, warum die Projektberichte schreiben zu einer der Hauptaufgaben von PMOs (Project Management Offices) geworden ist.
In 5 Schritten einen nutzbringenden Projektbericht schreiben
Projektberichte können nützlich sein — oder sie können als 20-seitige PDF in irgendeiner Schublade Staub ansammeln. Am besten integrierst du sie bereits in deinen Projektplan. Um einen Bericht zu verfassen, den deine Stakeholder nutzen können, um wichtige Erkenntnisse zu erlangen, Entscheidungen zu treffen und Prozesse zu optimieren, solltest du den nachfolgenden systematischen Ansatz beim Projektbericht schreiben verfolgen:
- Definiere den Zweck und den Umfang: Lege die Ziele, Richtwerte, Zielgruppen und notwendigen Informationen deines Projektberichts eindeutig fest.
- Sammle und organisiere die Daten: Sammle und organisiere alle relevanten Daten und stelle deren Korrektheit und Verlässlichkeit sicher.
- Struktur und Gliederung: Erstelle eine klare und logische Struktur für deinen Bericht und gliedere die Hauptthemen, die du erläutern möchtest.
- Präsentiere die Informationen effektiv: Nutze klare und prägnante Formulierungen sowie visuelle Hilfsmittel, wie Graphen oder Diagramme, um die Informationen auf einfach verständliche und optisch ansprechende Art und Weise zu präsentieren.
- Überprüfung und Überarbeitung: Lies deinen Bericht auf Fehler oder Inkonsistenzen Korrektur und stelle sicher, dass er dem festgelegten Zweck und Umfang entspricht. Wenn nötig, solltest du anschließend Korrekturen vornehmen, um die Verständlichkeit zu verbessern.
Tipp zur Zeitform des Projektberichts: Die Zeitform, in der du deinen Projektbericht schreibst, kann für dessen Verständlichkeit ausschlaggebend sein. Es ist zu empfehlen, Präteritum als Zeitform für Projektberichte zu wählen, obwohl in manchen Fällen (wie Statusbericht) das Präsens auch angemessen ist.
Die unterschiedlichen Arten der Projektmanagement-Berichte [einschließlich Vorlagen]
Projektberichte können in verschiedene Arten und Kategorien eingeteilt werden. Hier sind fünf verschiedene Berichtarten im Projektmanagement, die du mit Vorlagen von monday.com an dein individuelles Projekt und deine Teamzusammensetzung anpassen kannst.
Projektstatusbericht
Dies ist wahrscheinlich die am häufigsten genutzte Berichtsart. Ein Projektstatusbericht gewährt einen allgemeinen Überblick über den aktuellen Status deiner Projekte. Er beantwortet die Frage: „Wie wahrscheinlich ist es, dass wir dieses Projekt fristgerecht und ohne Budgetüberschreitungen abschließen?“
In diesen Berichten wird analysiert, ob du die Projektziele und KPIs (Key Performance Indicators) erfüllst. Mit unserer Vorlage für Einzelprojekte ist das Verfassen eines Statusberichts einfacher denn je.
Berichte über Ressourcen und Arbeitskapazität
Ein Bericht über Ressourcen und Arbeitskapazität hilft zu visualisieren, woran dein Team gerade arbeitet, wann es daran arbeitet und wie viel Arbeit noch aussteht. Diese Berichte ermöglichen dir zudem ein besseres Verständnis deiner Ressourcenverwendung. Ferner kannst du mit solch einem Bericht sicherstellen, dass deine Tätigkeiten auf das Gesamtziel abgestimmt sind.
Unsere Vorlage für das Ressourcenmanagement hilft dir, all deine Posten, Standorte und Personal zentral zu verwalten und jede Aktivität genau nachzuverfolgen. Zudem kannst du deine Ressourcenverteilung managen und sicherstellen, dass du nicht dieselben Ressourcen doppelt verteilst.
Portfolioberichte
Portfolioberichte erleichtern dir das Portfoliomanagement, indem sie all deine Projekte beleuchten und alle Daten in einem einzigen Dokument zusammenfassen. Diese Berichte beinhalten eine Gesamtübersicht über Projektmeilensteine, Statusangaben, Fortschritte und wichtige Aspekte deiner Portfoliostrategie.
Mit unserer Portfoliomanagement-Vorlage kannst du unbegrenzt viele Projekte in einem einzigen Board nachverfolgen und dir einen schnellen Überblick über deren Leistung und Rentabilität verschaffen.
Aufgabenliste/Zeiterfassungsberichte
Zeiterfassungsberichte, auch bekannt als Arbeitszeittabelle, helfen dir dabei, zu ermitteln, wie dein Team seine Zeit nutzt und wo potenzielle Engpässe bestehen.
Unsere Vorlage für eine Liste der Teamaufgaben gibt dir die Möglichkeit, deine gesamte Organisation einzubeziehen, Kollegen etwaige Aufgaben zuzuweisen, die Zeit zu erfassen und den Fortschritt des Projekts auf einen Blick zu ermitteln.
Ausgabenberichte
Ein Projekt mag so lange „gesund“ erscheinen, bis jeder am Ende einer Periode damit beginnt, Ausgaben zu melden. Mit unserer Vorlage zur Kosten Nachverfolgung kannst du den Cashflow unabhängig von deinen Buchhaltungskompetenzen aktiv verwalten.
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So erstellst du schnell effektive Projektberichte mit monday.com
Monday.com bietet eine Vielfalt an Projektmanagement-Tools und macht es einfach, aussagekräftige Projektberichte zu formulieren.
Darum kann monday.com deine projektbezogene Berichterstattung verbessern:
- Verfolge Projektdaten an einem zentralen Ort nach, sodass du über alle Informationen verfügst, die du brauchst, um nützliche Berichte zu erstellen.
- Nutze die anpassbaren Visualisierungstools, um Projektdaten auf die von dir gewünschte Art darzustellen und zusammenzufassen.
- Richte Dashboards ein, um all deine Projekte auf einen Blick einsehen zu können.
- Nutze die Vorteile der Berichterstattungsfunktion von monday.com. Solltest du spezifischere Anforderungen erfüllen müssen, kannst du dich zwischen integrierten Berichtsvorlagen und benutzerdefinierten Berichten entscheiden.
- Teile deine Berichte mit den Stakeholdern des jeweiligen Projekts, den Teammitgliedern und sogar mit Kunden — direkt über monday.com.
- Mit unseren eingebetteten Kommunikationstools kannst du in Echtzeit mit anderen an deinen Berichten zusammenarbeiten, Feedback sammeln sowie alle Fragen und Bedenken ausräumen.
Probiere es und überzeuge dich selbst.
FAQ
Was sind die Vorteile eines Projektberichts?
Ein Projektbericht bietet einen umfangreichen Überblick über die Zielvorgaben, Fortschritte und Ergebnisse eines Projekts und dient zudem als ein wertvolles Tool der Dokumentation und Kommunikation. Er gibt Stakeholdern die Chance, die Leistungsfähigkeit deines Projekts zu beurteilen, um anschließend verbesserungswürdige Aspekte zu identifizieren und fundierte Entscheidungen anhand verlässlicher Daten treffen zu können.
Was sind Beispiele der am häufigsten genutzten Projektberichte?
Am häufigsten kommen die folgenden Projektberichte zum Einsatz:
- Fortschrittsberichte
- Berichte über das Ressourcenmanagement
- Berichte über das Projektportfolio
- Zeiterfassungsberichte
- Bewertungsberichte
- Abschlussberichte
Was sind die Hauptbestandteile eines Projektberichts?
Die Inhalte richten sich nach dem jeweiligen Projekt und der Art des Berichts, den du verfassen möchtest. Projektberichte könnten aber u.a. folgende Punkte beinhalten:
- Zielvorgaben des Projekts
- Projektumfang
- Projekt Meilensteine
- Projektausgaben oder das Budget
- einen (Zeit-)plan des Projekts
- Projektfortschritt
- Ressourcenverwaltung
- Risikobewertung
- Korrespondenzen mit den Stakeholdern
- eine Zusammenfassung der Finanzen
- Nächste Schritte
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