Guide 2023 de la gestion des tâches

Que vous travailliez sur un projet spécifique ou que vous accomplissiez simplement vos tâches quotidiennes, vous avez probablement chaque jour une longue liste de choses à faire.

Mais, pour s’assurer que tout est fait dans les temps (et bien fait) il ne s’agit pas d’accomplir des tâches au hasard dès qu’elles apparaissent ni d’accumuler les post-its dès que vous pensez à quelque chose. De même, essayer de suivre l’ordre chronologique des tâches assignées au fil de leurs apparitions et vouloir à tout prix tout finir dans les temps peut être une bonne technique pour un véritable désastre annoncé… ou un vrai burn-out.

Sachez pourtant que la gestion des tâches est une arme secrète qui permet de s’assurer que vous travaillez toujours sur les tâches les plus importantes et que vous êtes aussi efficace que possible, le tout avec méthode et sérénité.

Qu'est-ce que la gestion des tâches ? Une dimension essentielle de la gestion de projet

La gestion des tâches est le processus qui consiste à gérer les différentes tâches qui composent un projet, à les classer par ordre de priorité et à s’assurer qu’elles sont achevées dans les délais.

Elle fait partie intégrante de la gestion de projet, dans laquelle on s’occupe de la division concrète et détaillée du travail à effectuer.

Exemple : tâches hebdomadaires pour une équipe marketing

Par exemple, une équipe marketing peut se répartir les tâches comme ceci :

Mais toutes ces tâches n’ont pas la même importance. C’est pourquoi vous avez besoin d’un système qui vous permette de hiérarchiser les tâches, de planifier les éléments en fonction de leur valeur et enfin de considérer le cycle de vie du projet dans son ensemble.

Pourquoi la gestion des tâches est-elle importante ?

Abandonner les gens à leur sort pour qu’ils résolvent tous leurs problèmes tout seuls est rarement une bonne idée.

L’employé de bureau moyen consacre en effet à peine 2 heures et 53 minutes par jour à des activités productives. Les trois principales activités improductives que sont les sites d’actualités, les réseaux sociaux et les discussions personnelles absorbent à elles seules plus de deux heures par jour.

Lorsque le processus de gestion des tâches est bien fait, il inclus tous les membres de l’équipe. Cela permet d’impliquer tous ses collaborateurs, de s’assurer que chacun peut mettre son expertise à profit et de stimuler la productivité de toute l’équipe.

Examinons de plus près les avantages d’une gestion efficace des tâches.

Stimuler la productivité

Un personnel motivé est un personnel efficace. La gestion des tâches, lorsqu’elle est faite correctement, permet de distribuer les bonnes tâches au bon employé au bon moment. Mais pour cela, il faut penser à la dépendance entre chaque tâche et à l’ordre dans lequel accomplir chacune d’entre elles.

En impliquant l’ensemble de son équipe dans la gestion des tâches, un bon chef de projet peut ainsi mettre en place un processus de travail qui tienne compte de tous ces éléments mouvants. De cette manière, personne n’attend qu’un de ses collègues ait terminé sa tâche pour pouvoir travailler : chacun a toujours une tâche intéressante à accomplir, ce qui réduit le risque qu’il se distraie (ou distraie ses collègues en faisant des bêtises improductives, comme dans la série The Office).

S’assurer que les tâches prioritaires sont effectuées à temps

Si vous n’avez pas mis en place de système de gestion des tâches efficace, les tâches prioritaires seront traitées exactement de la même manière que toutes les autres. Certes, un responsable finira peut-être par envoyer un ou deux e-mails de rappels à son équipe les concernant, mais cela ne garantit en rien que les tâches prioritaires seront effectuées à temps.

Ce n’est qu’à partir du moment où un système de gestion des tâches est mis en place avec des priorités et des échéances claires que les tâches prioritaires peuvent recevoir l’attention qu’elles méritent. Il s’agit là d’un élément essentiel pour la création d’un processus de travail efficace. Mais il existe de nombreux moyens de gérer vos projets, tels que les to-do lists intelligentes, les tableaux Kanban ou les diagrammes de Gantt.

Obtenir une meilleure vue d’ensemble de l’état des projets et de l’entreprise

L’utilisation d’un logiciel de gestion de projet n’aidera pas seulement vos équipes à accomplir davantage de tâches et à en régler tous les détails. Cela permettra également à vos responsables et à tous vos collaborateurs d’avoir une meilleure vue d’ensemble de ce qui se passe.

Une fois l’état d’avancement des tâches clairement visible, vous pouvez prévoir les éventuels goulets d’étranglement ou autres problèmes qui peuvent surgir. Par exemple, si quelqu’un prend du retard, vous pouvez facilement le relancer et lui proposer de l’aide.

Améliorer la collaboration et accélérer les tâches

Les entreprises dotées d’un environnement de travail collaboratif ont cinq fois plus de chances d’être performantes dans leur secteur d’activité.

Si chaque membre d’une équipe se concentre uniquement sur sa liste de tâches, il aura du mal à collaborer efficacement.

Mais, avec un logiciel de gestion des tâches performant, vous bénéficiez d’une plus grande transparence et il est alors plus facile pour l’équipe de s’entraider.

Comment utilise-t-on la gestion des tâches ?

Lors d’une récente étude sur les utilisateurs de monday.com, nous avons cherché à savoir à quoi leur servait notre logiciel. Dans une forte proportion, les entreprises utilisent la gestion des tâches de monday de préférence pour leurs campagnes marketing, leur conception créative et les ressources humaines. Puis viennent le développement logiciel, l’informatique, la facturation, le calendrier des médias sociaux, la gestion commerciale, la logistique et la gestion des prospects.

Examinons de plus près les cas d’utilisation les plus populaires.

Campagnes marketing

Lors de la mise en place d’une nouvelle campagne marketing, les entreprises suivent généralement une série d’étapes prédéfinies.

Tout d’abord, elles rencontrent l’équipe (ou le client) pour fixer le budget du projet, son marché cible et ses principaux objectifs. Ensuite, elles doivent déléguer certaines tâches : la rédaction de l’annonce publicitaire, la recherche de mots-clés ou la création d’une page d’accueil.

Mais tout le monde doit être sur la même longueur d’onde tout au long du processus sinon la campagne finale ne sera pas cohérente. En effet, le texte de l’annonce publicitaire doit correspondre au concept choisi et à la page d’accueil.

Pour une campagne marketing parfaitement maîtrisée, vous pouvez aussi compter sur nos trois modèles de campagne marketing pour planifier, suivre et analyser vos campagnes en toute sérénité.

Gestion des équipes créatives et des médias sociaux

De même, une équipe créative interne ou bien une agence de création ne peut fonctionner efficacement sans un outil de gestion des tâches.

Même une équipe relativement petite peut traiter plus de 100 demandes au cours d’une seule semaine donnée. Il est essentiel de connaître à chaque instant la disponibilité de chaque concepteur, vidéaste, responsable des médias sociaux et rédacteur afin d’attribuer les bonnes tâches aux bonnes personnes. Mais aucun risque d’y arriver avec un tableau Excel.

Par contre, vous pouvez faire confiance à nos quatre modèles de gestion de contenu qui vous aideront à favoriser la communication et produire le meilleur contenu possible.

Développement de logiciel

Le développement de logiciel est un autre secteur où une bonne gestion des tâches est cruciale pour la réussite de l’entreprise.

Vous devez trouver un équilibre entre les corrections de bugs et les demandes entrantes d’une part, et les objectifs de développement généraux d’autre part. Pour être efficace, une bonne gestion de projet informatique doit pouvoir ajuster et hiérarchiser chaque tâche en temps réel. En plus, l’objectif principal des tâches de l’équipe peut changer du tout au tout d’un jour à l’autre.

Impossible de surmonter tous ces changements sans un bon logiciel de gestion des tâches.

Ressources humaines

Les responsables des ressources humaines doivent gérer un emploi du temps complexe pour rester productifs. Avec une quantité impressionnante de réunions qui se suivent chaque jours sans pouvoir toujours en maîtriser la durée, de nombreuses tâches finissent par devoir être reportées quotidiennement.

Sans un système qui leur donne un aperçu clair de leur disponibilité, chaque responsable des ressources humaines aurait besoin d’au moins un assistant pour traiter toutes ces données. Pourtant, avec un bon modèle d’agenda en ligne, c’est déjà autant de temps de gagné.

Pour aller plus loin, vous trouverez également sept modèles pour les RH que nous sommes fiers de partager avec vous : Candidats R&D, Processus avancés, Registre des sources R&D, Tableau de la base de données des candidats R&D, Tableau hebdomadaire du recrutement, Statut des nouveaux collaborateurs et tableau de bord des RH, tout y est.

Quelle est la meilleure façon de gérer les tâches ?

La meilleure façon de gérer les tâches d’un projet est de le faire dans le cadre d’une gestion de projet globale en utilisant les meilleurs outils numériques disponibles pour s’assurer que toute l’équipe peut collaborer où qu’elle se trouve.

Pourquoi une plateforme numérique comme monday.com est-elle la meilleure option ?

• Chaque membre de l’équipe peut accéder aux listes des tâches en cours et les mettre à jour depuis n’importe quel endroit et à n’importe quel moment.
• L’appropriation des tâches s’accompagne de notifications qui permettent au projet de toujours rester sur la bonne voie.
• La transparence est totale. À tout moment, toute l’équipe peut voir sur quoi chacun travaille.
• Il est facile de collaborer et de partager des ressources pertinentes au sein de la plateforme.

N’oubliez pas que les tâches ne sont jamais des éléments isolés. Sans transparence, il est facile de se retrouver avec plusieurs employés travaillant sur le même élément, de voir apparaître des goulets d’étranglement ou de buter sur des processus de travail inefficaces.

Pourtant, les outils numériques peuvent aider les employés à mettre en commun leurs ressources lorsqu’ils travaillent sur des tâches similaires. Par exemple, si Solène a trouvé une manipulation qui lui a permis de réduire son temps d’édition de 2 heures à 15 minutes, elle peut facilement le partager avec Guillaume qui s’est vu confier une tâche similaire. Mais si Solène ne sait pas que Guillaume effectue une tâche similaire à la sienne, il est laissé seul face à son problème et il doit découvrir comment effectuer les mêmes opérations tout seul.

En fait, la transparence est le fondement d’un processus de travail sain, efficace et collaboratif.

Pourquoi utiliser monday.com pour gérer vos tâches et vos projets ?

Si vous souhaitez vraiment améliorer votre processus de travail, le meilleur moyen de commencer est d’utiliser un logiciel de gestion des tâches.

Comparez les fonctionnalités et les cas d’utilisation des différentes options disponibles sur le marché et optez pour le gestionnaire de tâches qui répond le mieux à vos besoins spécifiques.

monday.com : Un Work OS pour gérer des projets

Si vous ne cherchez pas seulement un moyen d’assigner des tâches à des personnes, mais que vous souhaitez optimiser l’ensemble de votre processus de travail, alors monday.com est la solution. Grâce à monday.com, vous pouvez facilement créer des tableaux des tâches et distribuer efficacement l’ensemble de votre processus de travail, mais ce n’est pas tout.

Notre large gamme de modèles vous permet aussi de créer des feuilles de route de projet irréprochables en quelques minutes, de gérer vos ressources aussi efficacement que possible et de prendre en charge tous les aspects de votre activité. Vous pouvez même configurer vos tableaux et créer des modèles personnalisés en fonction de vos processus. Mais vous pouvez également automatiser des processus de travail complexes grâce à nos règles d’automatisation et notre longue liste d’intégrations disponibles.

La collaboration est facilitée par une transparence totale dans le suivi des tâches, mais aussi par un plan de communication à toute épreuve grâce à la possibilité d’ajouter des fils de discussion, des mentions et d’autres outils à toutes vos tâches.

Enfin, grâce à ses nombreuses fonctionnalités de collaboration, monday.com est un espace de travail numérique qui aidera votre entreprise à accomplir plus de travail en moins de temps.

Voici quelques-unes de nos fonctionnalités préférées :

• Création, attribution et fixation d’échéances pour les tâches,
• Colonnes colorées pour une mise à jour visuelle de l’état d’avancement des tâches,
• Huit options d’affichage différentes pour suivre l’état d’avancement du projet,
• Toutes les données nécessaires sont disponibles avec les tableaux Kanban, la gestion de la charge de travail, etc.
• Suivi des heures facturables à l’aide du widget Suivi des délais,
• Accélération des processus de travail grâce aux automatismes.

Optimisez votre processus de travail avec un logiciel de gestion des tâches

Rien ne peut nuire davantage à votre entreprise que de belles paroles comme « Ne t’inquiète pas, je le ferai plus tard » ou « Bien sûr, je vais m’en souvenir ». Vous avez besoin d’un système fiable pour vous assurer que votre équipe traite les bonnes tâches au bon moment.

monday.com propose des modèles de gestion des tâches faciles à utiliser ainsi que d’autres fonctionnalités essentielles de gestion de projet.

Testez notre plateforme et vous verrez vos équipes devenir de plus en plus efficaces. Les deux premières semaines sont offertes !