Fahrspuren oder Straßenlaternen sind im Alltag eine Selbstverständlichkeit. Ohne sie wäre es fast unmöglich, sicher zu fahren.
Gepflasterte und angestrichene Straßen lösen zwar nicht alle Verkehrsprobleme, aber sie machen das Fahren definitiv schneller und sicherer.
Die Funktion eines Workflows ist ähnlich – er spart Zeit und bringt einen Prozess vom Anfang zum Ende.
In diesem Artikel gehen wir auf Workflows ein, warum sie essenziell sind und wie du sie in deinem Unternehmen optimieren kannst.
Was ist ein Workflow, und warum ist er wichtig?
Ein Workflow ist eine standardisierte Abfolge von Aufgaben, die du erledigst, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen.
Die meisten Unternehmen haben zum Beispiel einen standardisierten Onboarding-Workflow, den sie für neue Kunden anwenden. Dieser könnte ungefähr so aussehen:
- Eine automatisierte E-Mail fordert den Kunden auf, einen Schulungstermin zu vereinbaren.
- Ein Produktexperte übernimmt den Schulungsanruf.
- Ein Trainer wählt eine E-Mail-Onboarding-Sequenz basierend auf den Bedürfnissen des Kunden aus.
- Nach zwei Wochen überprüft der Account-Manager die Nutzungsdaten, um zu sehen, ob der Kunde das Produkt aktiv nutzt.
- Der Kundenservice geht dem nach und fragt den Kunden nach seiner Erfahrung.
Die Durchführung einer Workflow-Analyse kann mehrere Abteilungen, Mitarbeiter und Tools einbeziehen. Es hängt alles vom gewünschten Ergebnis ab.
Wenn du einen neuen Workflow aufbaust, überlege immer, wie du ihn an deine oder die Bedürfnisse deiner Kunden anpassen kannst.
Was ist ein Workflow-Diagramm?
Ein Workflow-Diagramm ist eine einfache visuelle Darstellung der Arbeitsabläufe, die sowohl online als auch auf Papier erstellt werden kann.
Dieses Diagramm stellt einen Workflow zum Genehmigen neuer Webinhalte dar, wie beispielsweise einen Blogeintrag.
Oft hilft es, den Workflow des Prozesses zu veranschaulichen. Das hilft, Schritte herauszufiltern, die vielleicht nicht notwendig sind oder die die Effizienz steigern könnten.
Was sind die 3 grundlegenden Komponenten des Workflows?
Die drei Hauptkomponenten eines Workflows sind Input, Transformation und Output.
Hier werden sie weiter definiert:
- Input: Personal, Material, Ausrüstung und andere Ressourcen, die zum Erreichen des Ziels erforderlich sind.
- Transformation oder Prozess: die vordefinierten Regeln, Richtungen und Schritte, die erforderlich sind, um die Eingabe in die gewünschte Ausgabe zu ändern.
- Ausgabe: die Ergebnisse (ein physisches Produkt, einen Service oder einen geschulten Mitarbeiter).
Die Lean– und Six-Sigma-Frameworks verwenden das SIPOC-Diagramm, um jeden wesentlichen Prozess weiter aufzuschlüsseln.
Ein klarer Überblick hilft dir bei der Optimierung von Prozessen. Außerdem wird es einfacher, Entscheidungen über die Standardisierung und Automatisierung von Aufgaben innerhalb des Workflows zu treffen.
Die 7 wichtigsten Vorteile von standardisierten Workflows
Projektmanager und Führungskräfte sprechen oft über die Notwendigkeit, das Geschäftsprozessmanagement und die Unternehmensworkflows zu standardisieren.
Einfach ausgedrückt: Je höher der Standardisierungsgrad, desto einfacher ist es, die Langlebigkeit von Geschäftsprozessen und -ergebnissen zu gewährleisten. Ein standardisierter Workflow hilft dir außerdem, Risiken zu senken und die Produktivität zu steigern.
Darüber unten mehr.
1. Produktivität steigern
Mit der Standardisierung eines Workflows fallen viele Schritte weg, an denen die Beteiligten eine aktive Entscheidung treffen müssten. Durch eine Standardisierung wissen alle, was wann zu tun ist.
Das reduziert die Wahrscheinlichkeit, dass eine Person vom Protokoll abweicht oder eine falsche Entscheidung trifft. Verzögerungen können so vermieden werden.
Zudem wird auch manuelle Arbeit innerhalb des Unternehmens reduziert:
Projektmanagement-Plattformen und andere Workflow-Tools ermöglichen es dir, standardisierte Workflows einfach festzulegen und mit allen Beteiligten zu teilen. Dadurch können Fragen vermieden werden, und Prozesse laufen reibungslos ab.
2. Reduziere Mikromanagement und gewinne Zeit
Sobald sich die Mitarbeiter an einen standardisierten Workflow gewöhnt haben, können sie sich selbst organisieren.
Wenn alle Teammitglieder in seine Rollen hineinwachsen, übernehmen sie Verantwortung. Das führt zu besseren Ergebnissen.
Die richtige Plattform automatisiert Managementaufgaben oder Genehmigungs-Workflows. Dazu gehört das Versenden von Erinnerungen zur Erledigung von Aufgaben, das Bereitstellen von Status-Updates und das Einholen von Genehmigungen in Echtzeit.
Dadurch hat dein Führungsteam mehr Zeit zur Verfügung, um sich auf Entscheidungen auf höchster Ebene zu konzentrieren. Sie können sich auf neue Produkte oder Kampagnen konzentrieren, anstelle sich um reguläre Prozesse im Tagesgeschäft zu kümmern.
3. Standardisiere Prozesse für beständige Ergebnisse
Das ursprüngliche Ziel des Workflow-Managements war es, einheitliche Ergebnisse zu produzieren. Fließbänder haben das gleiche Ziel.
Schon vor über 100 Jahren verstanden Unternehmen die Bedeutung von Beständigkeit bei der Herstellung von Produkten oder der Erbringung von Dienstleistungen.
Mit einem standardisierten Workflow kannst du jedes Mal ein nahezu identisches Ergebnis liefern.
4. Verbessere das Onboarding und die Akzeptanz mit einem besser organisierten Workflow
Das Onboarding von neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist ein wesentlicher Bestandteil deines Unternehmens. Aber bis sie angemessen ausgebildet sind, kosten neue Mitarbeiter mehr als sie einbringen.
Wenn du Management-Tools zur Standardisierung von Workflows einsetzt, kannst du die Zeit fürs Onboarding drastisch verkürzen. Gleichzeitig ermöglichst du es Neuzugängen, sofort einen Beitrag zur Wertschöpfung zu leisten.
Außerdem kannst du mit einem organisierten Onboarding-Workflow zwei der vier größten Herausforderungen bei der Schulung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern lösen.
Fast die Hälfte der Unternehmen (47 %) kämpft mit einem uneinheitlichen Onboarding. Weitere 36 % sehen sich mit unorganisierten Prozessen aufgrund „mangelnder Technologie” konfrontiert.
Die größte Herausforderung – überlastete Führungskräfte – ist auch ein Zeichen für schwache Workflows.
5. Reduziere Projektrisiken durch Kontrolle der Variablen
Das Erstellen von standardisierten Workflows sorgt für Struktur und Klarheit. Es hilft deinem Team, Risiken, Fehler und Verzögerungen zu reduzieren.
Mitarbeiter erhalten durch Workflows ein klares Verständnis dafür, wie Aufgaben zu erledigen sind und welche Standards eingehalten werden müssen.
6. Nutze Workflows für eine Etablierung einer neuen Unternehmenskultur
Falls du dein Unternehmen nachhaltig verändern möchtest, solltest du Arbeitsabläufe und Erwartungen schaffen, die Autonomie und das Gefühl von Zuständigkeit fördern.
Wenn Aufgaben den Mitarbeitern zu persönlichem Erfolg und Wachstum verhilft, werden diese Kerneigenschaften in deiner Unternehmenskultur verankert werden.
Wie Will Durant es treffend formulierte: „Wir sind, was wir wiederholt tun. Exzellenz ist also kein Akt, sondern eine Gewohnheit.”
Ein sich wiederholendes Muster von täglichen oder wöchentlichen Aktionen ist also ein zentraler Baustein für die Unternehmenskultur.
7. Sorge für Transparenz und einen Audit-Trail (Protokoll)
Mit einem klar definierten Workflow, bei dem jeder Schritt dokumentiert ist, kannst du Verzögerungen oder Fehler leicht nachvollziehen und die Leistung überwachen.
Denn wenn du Aufgaben ohne klare Verantwortlichkeiten verteilst, ist es für das Top-Management schwierig, einzelne Leistungen herauszufiltern.
Warum du eine Workflow-Management-Plattform brauchst
Ohne eine Software für Workflow-Management verlieren Führungskräfte wertvolle Zeit, weil Mitarbeitende mehr Unterstützung bei der Bewältigung ihrer Prozesse benötigen.
Workflow-Management-Plattformen befähigen Teams, Unternehmensprozesse mit Leichtigkeit und Autonomie abzuwickeln.
Aus diesen Gründen zählt monday.com zu den führenden Softwares für Workflow-Management:
1. Zentralisierung von Daten in einem einzigen Dashboard
Integrationen sind nützlich, um kleine Aufgaben der Datenerfassung aus einem Prozess zu beseitigen. Du kannst sie außerdem für die Zentralisierung von Daten nutzen, die deinen Vorgesetzten einen besseren Überblick über die Leistung ermöglicht.
Du kannst monday.com beispielsweise direkt mit deinen CRM- und Marketing-Plattformen verbinden. Auf diese Weise kannst du wichtige Daten wie beispielsweise Umsatz importieren.
Im selben Dashboard siehst du auch die Anzahl der Leads, die von den Mitarbeitern bearbeitet wurden.
2. Lege Fälligkeitstermine und Benachrichtigungen fest
monday.com hilft Teams, Zeitpläne einzuhalten. Fälligkeitstermine, Benachrichtigungen und Erinnerungen können festgelegt werden. Gleichzeitig hilft die Plattform bei der Statusaktualisierung.
Ist eine Struktur vorhanden, kannst du die Effizienz deiner Workflows dramatisch steigern.
Hier sind nur einige der Einstellungen für das Workflow-Management, die du den monday.com Dashboards hinzufügen kannst:
- Aufgabeverantwortliche/r
- Aufgabenbeschreibungen
- Fälligkeitsdaten
- Benachrichtigungen
- Meilensteine
- Workflow-Aktionsstatus (In Bearbeitung, Erledigt, etc.)
- Zeiterfassung
- Aufgabenabhängige Zeitleiste
monday.com fördert die Effizienz, weil es Teams erlaubt, zeitintensive Prozesse zu automatisieren. Die Plattform erlaubt es dir, statische Teilschritte in deinem Workflow in einen dynamischen und umsetzbaren Prozess zu verwandeln. Nachdem ein bestimmtes Projekt abgeschlossen ist, kannst du deine Workflow-Vorlage inklusive der Automatisierung speichern und später wiederverwenden.
3. Reduktion von manuellen Aufgaben
Sich wiederholende Tätigkeiten können reduziert werden, indem du:
- andere Abteilungen über Fehlerberichte benachrichtigst.
- Mitarbeiter nach Abschluss eines bestimmten Schritts benachrichtigst.
Das sind nur ein paar Beispiele für manuelle Aufgaben, die das Workflow-Management-System für dich übernehmen kann.
4. Verbesserung der Übersichtlichkeit im Team
In großen Organisationen kann doppelte Arbeit zu einer großen Kostenstelle werden. Zwei Mitglieder desselben Teams arbeiten möglicherweise am selben Teilbereich, ohne es zu wissen.
Mehrere Teams innerhalb einer Organisation könnten Projekte mit gleichen Unternehmenszielen ins Leben rufen, ohne es jemals zu bemerken.
Ein klares Aufgabenmanagement und abteilungsübergreifende Transparenz eliminieren niederschwellige Doppelarbeit.
5. Mühelose Koordination von team- und abteilungsübergreifender Arbeit
Erhöhte Transparenz reduziert nicht nur die Gefahr, Arbeiten doppelt auszuführen. Sie erleichtert auch die Koordination zwischen den Teams!
Durch das Teilen der Hauptziele und Roadmaps kannst du Projekte koordinieren, die sich gegenseitig ergänzen und aufeinander aufbauen. Außerdem kannst du mit monday.com einfach bestimmte Aufgaben für verschiedene Teams festlegen und zuweisen.
Die Power von Automatisierungen und Integrationen
Experten schätzen, dass der Wert der Automatisierung unnötiger Aufgaben (allein für US-Unternehmen) bis zu 15 Billionen US$ betragen könnte.
Beginne damit, bis zu 27 % aller Prozesse zu automatisieren
Denke nur daran, wie viele kleine administrative Aufgaben du jeden Tag erledigst. Bis zu 27 % aller Arbeiten sind mit aktuellen Technologien automatisierbar.
Heute können Softwares Aufgaben wie das Kopieren des Textes aus einer E-Mail und das Hinzufügen zu deinem CRM für dich übernehmen.
Automatisierbare Aufgaben gehen weit über einfaches „Kopieren und Einfügen von Text” hinaus. Du kannst einen großen Teil jedes wesentlichen Unternehmensprozesses automatisieren.
Automatisierungen können dein Unternehmen und alle Prozesse verändern. Das gilt für den Zahlungseingang, das Onboarding von Kunden, die Produktionsabwicklung und auch den Einstellungsprozess von neuen Mitarbeitenden.
Minimiere die manuelle Dateneingabe mit Systemintegration
Die manuelle Eingabe von Daten aus verschiedenen Systemen ist zeitraubend und fehleranfällig. Stattdessen kannst du automatisierte Workflows erstellen, die automatisch die richtigen Daten in dein Berichtssystem eingeben.
monday.com lässt sich zum Beispiel mit Dutzenden von anderen Workflow- und Daten-Tools integrieren, um dir das Leben zu erleichtern.
Sobald beispielsweise eine neue Bestellung aufgegeben und bestätigt wird, kannst du automatisch einen Workflow-Schritt erstellen, um mit der Abwicklung der Bestellung zu beginnen.
In der Karte kannst du wichtige Dokumente verlinken, die den gesamten Prozess umreißen. Das macht es einfacher, Arbeiten an virtuelle Assistenten oder neue Mitarbeiter auszulagern.
Starte durch, ohne das Budget zu sprengen
Du brauchst kein riesiges Budget oder einen langen Zeithorizont, um die Vorteile der Automatisierungen zu nutzen. Du kannst auch klein anfangen.
monday.com bietet native Integrationen mit CRM- und Marketing-Plattformen, Tools für den Kundendienst und mehr.
Unsere Plattform kannst du schon heute ohne riesiges Budget oder 5-Jahres-Zeitplan nutzen.
6 Tipps zur Optimierung deiner Workflows
Zu Beginn kann es überwältigend sein, Workflows zu dokumentieren und einzurichten.
Diese Tipps helfen jedem Unternehmen, wiederkehrende Geschäftsprozesse zu standardisieren und effektiver zu gestalten.
1. Übertrage Mitarbeitern Verantwortung, nicht nur Aufgaben
Mitarbeitende brauchen ein gewisses Maß an Autonomie. Ansonsten sind die Vorgesetzte weiterhin gezwungen, alles bis ins kleinste Detail zu managen. Deshalb musst du Zuständigkeiten und Verantwortung delegieren, nicht nur Aufgaben.
Mitarbeiter sollten befähigt werden, jeden Aspekt der ihnen zugewiesenen Aufgabe zu bewältigen.
2. Automatisiere und eliminiere überflüssige Schritte weitgehend
Füge deinem Workflow wo immer möglich Automatisierungen hinzu.
Falls du zum Beispiel ein E-Mail-Sammelformular auf deiner Website hast, gibt es keinen Grund, den Posteingang manuell zu überprüfen.
Stattdessen kannst du eine Automatisierung einrichten, die automatisch neue Aufgaben basierend auf eingehenden E-Mails erstellt.
Die Automatisierung dieser Schritte reduziert den Arbeitsaufwand und garantiert, dass nichts übersehen wird.
3. Halte die gesamte Kommunikation für alle Beteiligten leicht zugänglich
Wenn es um Projekte und Workflows geht, ist eine zentrale Kommunikation das A und O. Nur so ist es möglich, alle Beteiligten auf dem gleichen Stand zu halten.
Diskussionen rund um eine Aufgabe sollte für alle leicht zugänglich sein. Auf diese Weise wird ein Protokoll geführt. So werden keine kritischen Details übersehen, die dich später kosten könnten.
Du kannst Verwirrung und lange E-Mail-Threads über verschiedene Kommunikationskanäle vermeiden, indem du Kommentare direkt im Update-Bereich einer Aufgabe hinzufügst.
4. Klare Leistungserwartungen setzen und KPIs messen
Du solltest klare Erwartungen an die Leistung haben, sowohl auf Team- als auch auf individueller Ebene.
Lege auf dieser Basis Leistungskennzahlen fest, also die sogenannten „KPIs“ (Key Performance Indicators). Prüfe sie im Verlauf der Zeit. Die Daten werden dir zeigen, wie sich der Workflow auf den Output deines Unternehmens auswirkt.
Jedes Team und jeder Mitarbeiter sollte sich bewusst sein, wie sie bewertet werden.
5. Nutze Prioritäten und Meilensteine, um Engpässe zu vermeiden
Engpässe haben einen negativen Effekt auf die Produktivität.
Du kannst sie zwar mit einer Zeit- und Abhängigkeitsplanung minimieren, aber das ist nicht genug. Dringende Aufgaben sollten mit Prioritäten und Meilensteinen hervorgehoben werden.
6. Workflows standardisieren mit benutzerdefinierten Vorlagen
Sobald du den Workflow fertig erstellt hast, kannst du ihn als Vorlage speichern. Dadurch kannst du ihn im Handumdrehen wiederverwenden.
Vorlagen können dir helfen, detaillierte Prozesse für neue Projekte in wenigen Minuten einzurichten.
Vorlagen für die Standardisierung komplexer Workflows
Die leistungsstarken Workflow-Management- und Automatisierungsfunktionen von monday.com werden durch Vorlagen für viele verschiedene Workflows verstärkt.
1. Mitarbeiter-Onboarding
Diese Vorlage ist perfekt, um das Onboarding von Mitarbeitern in kleineren Teams zu formalisieren und zu optimieren.
Du kannst das Board einfach anpassen, indem du Schritte hinzufügst oder entfernst. Du kannst den Prozess auch mit Automatisierungen und Integrationen an deine Anforderungen anpassen.
Mit einem teilweise automatisierten Workflow können sich deine Führungskräfte darauf konzentrieren, neue Mitarbeitende ins Unternehmen einzuführen.
2. Kreatives Design
Jede Designagentur oder jedes interne Kreativteam hat einen mehrstufigen Designprozess.
Am Anfang des Designs steht typischerweise eine interne Kurzbewertung, bevor die Designer ein Konzept erstellen.
Du kannst einfach Schritte zum Workflow hinzufügen oder entfernen, damit er zu deiner Organisation passt.
3. Videoproduktion
Die Planung der Videoproduktion ist ein komplexer Prozess mit vielen Teilaspekten. Außerdem hat jeder Projektlebenszyklus einzigartige Variablen, die die notwendigen Inputs verändern können.
Diese Vorlage skizziert einen grundlegenden Workflow für die Vorproduktion, den du für jeden Dreh einsetzen kannst.
Natürlich werden die benötigten Ressourcen je nach Budget und Länge des Projekts variieren. Dennoch geben dir wiederholbare Workflows mehr Raum, um dich auf das Projektmanagement auf höchster Ebene zu konzentrieren.
4. Fertigung
Falls du auf externe Lieferanten oder Hersteller angewiesen bist, kannst du einen einfachen Workflow für die Fertigung einrichten.
Du kannst die Vorlage auch erweitern, um sie besser an interne Fertigungsprozesse anzupassen.
5. IT-Anfragen oder Fehlerberichte
Egal ob du in der internen IT arbeitest oder IT-Dienste für Unternehmen anbietest: IT-Anfragen müssen effizient verwaltet werden.
Diese Vorlage hilft dir dabei, wichtige Aufgaben schnell zu kategorisieren und zu priorisieren sowie jegliche SLAs einzuhalten.
6. Management von Leads
Sobald sich jemand bei dir meldet, um mehr Informationen zu erhalten, ist eine rasche Aktion gefragt. Wenn du zu lange wartest, riskierst du, Kunden an die Konkurrenz zu verlieren.
Deshalb haben wir diese Vorlage für das Leadmanagement erstellt. Du kannst einfach Außendienstmitarbeiter zuweisen und den Verkaufszyklus vorantreiben.
7. Marketingkampagnen
Die Entwicklung von effektiven Marketingkampagnen setzt die Organisation von verschiedenen dynamischen Teilschritten voraus. Mit einer Vorlage für Marketing kannst du die Dinge von Anfang an besser organisieren und Deadlines und Ergebnisse leicht nachverfolgen.
Diese einfache Vorlage unterstützt bei der Verwaltung von Kampagnenideen und -anfragen.
Workflow-Effizienz = Unternehmenseffizienz
Um einen neuen Workflow zu etablieren, musst du zunächst den Prozess in einzelne Schritte und Einzelaspekte aufschlüsseln. Der zweite Schritt ist die Suche nach einer Workflow-Software, damit du deine Prozesse automatisieren und verbessern kannst.
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