15 estratégias de controle de processos para sua empresa

O controle eficiente de processos é fundamental para empresas que buscam aumentar a produtividade e acelerar o crescimento. Ao analisar e otimizar sistematicamente os fluxos de trabalho, é possível eliminar gargalos, reduzir custos e melhorar a produtividade geral.

Se você está pronto para transformar suas operações de negócios para melhor, chegou ao lugar certo.

Neste artigo, você vai entender a importância do controle de processos, aprender a aplicá-lo em diferentes contextos e descobrir como otimizar sua abordagem com estratégias e ferramentas essenciais, como o monday work management.

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O que é controle de processos

O controle de processos – também conhecido como gerenciamento de processos de negócios ou Business Process Management (BPM) – é uma abordagem sistemática voltada para o planejamento, a execução, o monitoramento e a otimização de fluxos de trabalho com o intuito de alcançar objetivos organizacionais específicos. Essa prática não apenas ajuda as empresas a otimizar suas operações, como também as mantém alinhadas às metas estratégicas, permitindo uma adaptação mais eficaz às mudanças nas condições do mercado.

O controle de processos:

• Economiza recursos ao minimizar o desperdício e maximizar a produção
• Orienta os funcionários sobre como executar as tarefas de forma eficaz
• Promove o trabalho em equipe, garantindo que todos entendam suas funções dentro dos processos

Por que o controle de processos é importante?

O controle dos processos é essencial para aumentar a eficiência operacional, reduzir custos, melhorar a qualidade e garantir a satisfação dos clientes. A implementação de práticas consistentes de gerenciamento de processos é fundamental para o sucesso de longo prazo de qualquer organização. Os principais benefícios incluem:

1. Aumento da eficiência e da produtividade

O controle de processos eficaz otimiza  as operações, identificando e eliminando ineficiências, redundâncias e gargalos nos fluxos de trabalho. Isso leva a uma economia significativa de tempo e a uma maior produtividade, pois os funcionários podem se concentrar em atividades de alto valor agregado em vez de atividades repetitivas. Um controle de processos automatizado eleva a eficiência operacional como um todo.

2. Redução de custos

Com o monitoramento de processos sistemático, as organizações podem reduzir os custos operacionais. A gestão de processos ajuda a identificar áreas em que os recursos são desperdiçados ou mal alocados, permitindo uma melhor utilização de ativos e pessoal. Com o tempo, isso leva a uma economia substancial de custos sem comprometer a qualidade.

3. Melhoria do controle de qualidade

Com processos bem definidos, as organizações podem garantir a qualidade consistente de seus produtos e serviços. O controle de processos permite a padronização, minimizando erros e melhorando os resultados. Essa consistência é fundamental para manter a satisfação dos clientes e promover uma cultura de melhoria contínua.

4. Maior satisfação dos clientes

O controle de processos relevantes alinha as operações de negócios com as necessidades dos clientes, garantindo que os serviços sejam prestados de forma eficaz. Ao otimizar a jornada do cliente e reduzir os tempos de resposta, as organizações podem melhorar significativamente a experiência, levando a índices mais altos de satisfação e fidelidade.

5. Melhor tomada de decisões

O monitoramento e a avaliação regulares dos processos fornecem insights valiosos sobre as métricas de desempenho. Essa abordagem orientada por dados permite que as equipes tomem decisões embasadas rapidamente, adaptem-se às mudanças e respondam proativamente aos desafios. A visibilidade aprimorada dos processos permite um planejamento e uma execução mais estratégicos.

6. Riscos minimizados

O controle de processos envolve uma avaliação completa dos fluxos de trabalho vigentes para identificar possíveis riscos e vulnerabilidades. Ao abordar esses problemas de forma proativa, as organizações podem reduzir os riscos relacionados à conformidade dos processos, segurança e falhas operacionais. Essa postura preventiva é essencial para manter a integridade do negócio.

8 exemplos de controle de processos

Esses oito exemplos práticos ilustram como você pode aplicar o controle de processos em diferentes contextos:

Onboarding do cliente

Um processo de onboarding do cliente estruturado garante que os novos clientes sejam bem recebidos e compreendam claramente os serviços oferecidos. Ele pode incluir e-mails de boas-vindas automatizados, sessões de treinamento e pesquisas de acompanhamento para medir a satisfação. Ao padronizar essa jornada, as empresas aumentam a retenção e melhoram a experiência logo no início.

Onboarding de funcionários

Assim como no onboarding de clientes, um processo estruturado de integração de funcionários acelera a adaptação dos novos contratados. Isso pode incluir e-mails de boas-vindas automatizados, a designação de mentores e o acesso facilitado a materiais de treinamento e diretrizes da empresa. Com isso, os novos colaboradores se sentem acolhidos pela cultura organizacional e preparados para gerar impacto imediato.

Gestão de conformidade

As organizações, especialmente em setores altamente regulamentados como o de saúde e o financeiro, precisam seguir padrões rigorosos de conformidade. Um sistema eficaz de controle de processos ajuda a identificar riscos, disseminar procedimentos operacionais alinhados às exigências legais e capacitar os colaboradores quanto aos requisitos regulatórios. Essa abordagem estruturada reduz significativamente o risco de violações e as penalidades decorrentes.

Processamento de empréstimos

No setor bancário, o processamento de empréstimos pode ser complexo e demorado. Um fluxo bem definido pode automatizar etapas como a coleta e a verificação de informações do candidato, a conferência da pontuação de crédito e a geração da documentação necessária. Essa automação acelera a tomada de decisões, melhora a precisão e aumenta a satisfação dos clientes.

Atendimento de pedidos (fulfillment)

O controle do processo de atendimento de pedidos abrange o gerenciamento de estoque, o processamento de pedidos e a coordenação das entregas. Ao adotar um fluxo de trabalho estruturado, com alertas automatizados para níveis baixos de estoque e comunicação facilitada com fornecedores, as empresas conseguem minimizar atrasos e aumentar a qualidade do serviço prestado.

Criação de conteúdo

O controle do processo de criação de conteúdo pode incluir a definição clara de responsabilidades entre os profissionais de criação, revisão e aprovação, além do uso de ferramentas de automação para gerenciar notificações e aprovações. Um fluxo de trabalho bem estruturado ajuda a eliminar gargalos e assegura a publicação pontual dos conteúdos.

Processo de compras

A otimização de compras envolve a definição clara das etapas para a obtenção de materiais ou serviços. Um processo bem estruturado pode incluir avaliações automatizadas de fornecedores e fluxos padronizados de aprovação de pedidos. Isso aumenta a eficiência das aquisições e garante a conformidade com as restrições orçamentárias.

Gestão de atendimento ao cliente

Um processo consistente de atendimento ao cliente envolve o acompanhamento das interações, a resolução ágil de dúvidas e a coleta de feedback. A adoção de um software de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) permite administrar essas etapas de forma integrada, promovendo maior satisfação e fidelização.

Quais são os estágios do controle de processos?

Há cinco estágios principais no ciclo de vida do controle de processos.

Etapa 1: análise

O estágio de análise é uma etapa preliminar essencial para identificar ineficiências e oportunidades de melhoria nos processos vigentes.

Analistas de negócios podem empregar abordagens qualitativas e quantitativas na coleta de dados, como a análise de valor agregado, que avalia a contribuição de cada processo para os resultados da empresa, ou a modelagem de causa e efeito, que ajuda a identificar gargalos e ineficiências. A consolidação das métricas de desempenho fornece uma base sólida para destacar os processos que são menos eficientes.

Estágio 2: design/modelagem

Durante este estágio, o processo atual – ou estado “como está” – deve ser desenhado, e o modelo ideal de controle de processos – ou estado “a ser” – deve ser projetado. Isso inclui a criação de mapas e fluxogramas dos processos atuais e futuros para que seja possível visualizar os fluxos de trabalho e as mudanças.

Depois de documentar essas etapas, você pode incluir informações adicionais, como o tempo e a duração das tarefas, onde elas ocorrem, quem está envolvido e como as informações são transmitidas. Quando o mapeamento do processo estiver concluído, os usuários finais devem revisá-lo para garantir sua precisão e avaliar se as melhorias propostas para o estado “futuro” têm potencial para gerar valor.

Estágio 3: implementação

No estágio de implementação, ou execução, o estado “a ser” é colocado em prática na empresa.

Isso pode envolver a adoção de novas tecnologias, a atualização de procedimentos ou a realocação de recursos, garantindo que todas as partes interessadas estejam treinadas e preparadas. Antes de expandir o novo processo, realize uma prova de conceito com um grupo piloto para identificar e corrigir eventuais problemas iniciais.

Etapa 4: monitoramento

Durante o estágio de monitoramento, é fundamental acompanhar as métricas de desempenho para avaliar a eficácia dos novos processos e confirmar se as melhorias esperadas estão sendo alcançadas.

Isso inclui a coleta e análise de indicadores-chave (KPIs) que ajudam a determinar se o processo está operando conforme o planejado. A comparação das métricas “a ser” relevantes com os dados de linha de base “como está” deve determinar se há um retorno válido sobre o investimento. Os dados de desempenho também servem como base para decisões estratégicas sobre os próximos passos no gerenciamento do fluxo de trabalho.

Etapa 5: otimização

Nesse estágio, o processo é continuamente aprimorado com base nos dados de desempenho e feedback obtidos durante o monitoramento, acompanhando a evolução da empresa ao longo do tempo.

À medida que a organização cresce ou enfrenta mudanças significativas em seu ambiente externo, os processos utilizados podem se tornar ineficientes ou excessivamente complexos. Nesses casos, pode ser necessário reestruturar os fluxos de trabalho ou adotar novas tecnologias para acompanhar as transformações – prática conhecida como reengenharia de processos.

Quais são os três tipos de controle de processos?

Há três principais tipos de controle ou gerenciamento de processos de negócios (BPM). Cada um deles atende a necessidades organizacionais específicas, seja integrando sistemas para aumentar a eficiência, facilitando as interações entre as pessoas nos fluxos de trabalho ou gerenciando documentos críticos de forma eficaz. Compreender essas distinções ajudará você a escolher a melhor abordagem de BPM para otimizar os processos da sua organização.

BPM centrado em integração

O BPM centrado em integração tem como foco processos que fluem por vários sistemas corporativos, como os sistemas de ERP (planejamento de recursos empresariais) e CRM (gestão do relacionamento com o cliente), com o mínimo de intervenção humana. É ideal para organizações que desejam automatizar tarefas repetitivas, integrar dados de forma contínua e promover uma comunicação mais eficiente entre departamentos por meio de fluxos de trabalho coesos. As principais características incluem:

• Utilização de APIs e conectores para vincular os principais aplicativos de negócios.
• Processos simplificados que aprimoram o fluxo de dados e reduzem os erros manuais.

Leitura complementar: ERP vs. CRM: entenda a diferença

BPM centrado em pessoas

O BPM centrado em pessoas é voltado para processos que exigem alta interação humana e tomada de decisões. Ele se concentra em fluxos de trabalho que envolvem aprovações, atribuição de tarefas e colaboração entre equipes, como nos casos de recrutamento, gestão de projetos e atendimento ao cliente, onde a participação humana é fundamental.

Os principais recursos incluem:

• Interfaces de usuário intuitivas que facilitam o gerenciamento de tarefas.
• Rastreamento e notificações em tempo real para manter as equipes cientes de suas responsabilidades.

BPM centrado em documentos

O BPM centrado em documentos foca na gestão de documentos ao longo dos processos de negócios. É especialmente relevante em setores como jurídico, financeiro e de saúde, onde o tratamento eficiente, seguro e organizado de documentos é essencial. Os principais aspectos incluem:

• Simplificação do fluxo de documentos em vários estágios, incluindo criação, revisão, aprovação e armazenamento.
• Melhoria da colaboração, garantindo que todos os documentos necessários sejam facilmente acessíveis e gerenciados adequadamente.

15 estratégias para otimizar o controle de processos

O controle de processos oferece uma abordagem tradicional para estruturar e aprimorar as operações de negócios. No entanto, ele vai além da simples otimização de um único fluxo de trabalho.

Uma estratégia eficaz de gerenciamento de processos exige a compreensão de como essas melhorias contribuem para os objetivos organizacionais e de que forma a alteração de um fluxo pode impactar outras áreas da operação.

Aqui estão 15 estratégias eficazes para otimizar seu controle de processos:

Utilize metodologias de aprimoramento de processos

Incorpore as metodologias Lean, Seis Sigma ou ágil em sua estratégia de controle de processos. Essas estruturas oferecem abordagens organizadas para identificar desperdícios, melhorar a qualidade e aumentar a capacidade de resposta dos processos.

Concentre-se em um processo por vez

Focar em um único processo permite uma análise mais aprofundada e uma otimização eficaz. Essa abordagem direcionada facilita a identificação de ineficiências específicas e a aplicação de melhorias sem sobrecarregar os recursos ou gerar confusão em outras áreas.

Leia também: Gestão de recursos: uma análise completa

Valorize o desempenho em vez da perfeição

Sempre que possível, procure melhorar os processos existentes em vez de criar novos. O objetivo do aprimoramento de processos é gerar ganhos de desempenho, não atingir a “perfeição”. Às vezes, o atraso resultante da criação de um novo processo a partir do zero pode reduzir seu valor potencial em comparação com a realização de alterações menores em um processo existente.

Alinhe os processos à estratégia de negócios

Garanta que cada processo dê suporte à estratégia geral da empresa. Entender como um processo contribui para os objetivos estratégicos ajuda a priorizar os esforços de otimização e garante que as melhorias se alinhem às metas organizacionais.

Defina métricas de sucesso

Estabeleça métricas claras para medir o sucesso do processo otimizado. Isso pode incluir indicadores-chave de desempenho (KPIs), como tempo de ciclo, taxas de erro ou índices de satisfação do cliente. Definir esses indicadores antecipadamente permite um melhor acompanhamento das melhorias e dos resultados.

Crie mapas de processos

Desenvolva mapas de processos detalhados para as versões atual (como está) e aprimorada (a ser) do processo. A visualização dos fluxos de trabalho ajuda a identificar gargalos, redundâncias e áreas de melhoria, facilitando a comunicação das mudanças às partes interessadas.

Otimize antes de automatizar

É tentador pensar na automação como o caminho mais rápido para melhorar seus processos. Porém, sem dedicar tempo para analisar e aperfeiçoar os processos, a automação faz com que o mesmo processo (imperfeito) seja executado mais rapidamente, o que pode, na verdade, piorar a situação. Portanto, otimize primeiro, automatize depois.

Automatize tarefas repetitivas

Depois de otimizado, identifique as tarefas do processo que podem ser automatizadas para reduzir o esforço manual e minimizar os erros. As ferramentas de automação podem simplificar os fluxos de trabalho, aumentar a precisão e permitir que os funcionários se concentrem em atividades de maior valor.

Avalie os sistemas e as ferramentas

Avalie todos os aplicativos, sistemas e pessoal envolvidos no processo. Entender como esses elementos interagem pode revelar oportunidades de integração ou aprimoramento que aumentam a eficiência geral.

Implemente soluções low-code

Adote plataformas low-code que viabilizem o desenvolvimento ágil e a modificação de processos com pouco ou nenhum conhecimento de programação. Essas ferramentas facilitam a rápida iteração e adaptação dos fluxos de trabalho, acompanhando a constante evolução das demandas do negócio.

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Padronize processos recorrentes

A padronização de processos recorrentes, como compras ou recrutamento, reduz a chance de erros e ajuda a mitigar riscos. Além disso, essa prática aumenta a produtividade de equipes multifuncionais e simplifica o onboarding de funcionários, mesmo em casos de movimentação interna entre funções.

Incentive a colaboração

Estimule uma cultura de colaboração entre os membros da equipe envolvidos nos processos. Para isso, adote ferramentas colaborativas integradas aos sistemas existentes, a fim de aprimorar a comunicação, facilitar o compartilhamento de insights e reforçar a responsabilização das equipes.

Atribua responsabilidade

Atribuir responsabilidade significa designar alguém que garanta a implementação do novo processo na empresa e se mantenha comprometido com sua execução. Ter um responsável dedicado também assegura que uma pessoa com visão completa do fluxo possa monitorar o desempenho e identificar continuamente oportunidades de melhoria.

Realize revisões regulares

Estabeleça uma rotina de revisão dos processos para avaliar o desempenho em relação às métricas definidas. Avaliações regulares ajudam a identificar áreas que podem ser aprimoradas à medida que as necessidades evoluem e as tecnologias mudam.

Desenvolva uma cultura de aprimoramento contínuo

Estimular uma cultura de melhoria contínua pode gerar benefícios significativos, especialmente ao incentivar ideias vindas dos colaboradores que estão mais próximos dos processos envolvidos. Para reforçar esse compromisso, as organizações podem valorizar habilidades como pensamento criativo e capacidade de resolução de problemas já nas descrições de cargos durante o recrutamento. Além disso, é essencial estabelecer canais de feedback acessíveis e transparentes, que reconheçam e recompensem iniciativas voltadas à inovação e à melhoria de processos.

Para iniciar o controle de processos de forma eficaz, é essencial contar com os recursos e as ferramentas adequadas. A seguir, apresentamos os principais elementos necessários para garantir o sucesso dessa iniciativa.

Ferramentas essenciais para um controle de processos eficaz

Embora as organizações possam realizar o controle de processos manualmente, o uso de um software de gerenciamento de processos de negócios é muito mais eficaz. Essas ferramentas facilitam:

• O mapeamento de processos: representação visual dos fluxos de trabalho para identificar gargalos.
• A automação: simplificação de tarefas repetitivas por meio de sistemas automatizados.
• As análises: fornecimento de insights sobre o andamento dos processos para a tomada de decisões com base em dados.

Desenvolvido com base no Work OS da monday.com,o monday work management ajuda as organizações a otimizar os processos de negócios. Usando componentes avançados, como automações e painéis, as equipes e os departamentos podem criar rapidamente um fluxo para qualquer processo de trabalho.

Gestão do ciclo de vida

Um dos recursos essenciais dos sistemas de controle de processos de negócios é a capacidade de gerenciar todo o ciclo de vida dos processos, desde a modelagem e implementação até o monitoramento contínuo e a otimização. Com o monday work management, você pode começar rapidamente com templates prontos para uso.

E – como tudo na plataforma da monday.com – eles são totalmente personalizáveis, para que você possa criar, implementar e acompanhar os seus processos de uma forma que faça sentido para a sua empresa.

Análises e geração de relatórios

A escolha de uma plataforma com análise de dados e geração de relatórios é fundamental.

A revisão e análise do desempenho do processo podem desencadear melhorias, por isso é essencial que o software ofereça esse recurso. Além disso, depois de implementar o estado “a ser”, o monitoramento das métricas relevantes ajuda a entender a eficácia do novo processo e a definir os próximos passos.

Com o monday work management, você conta com um conjunto completo de ferramentas analíticas e mais de 27 maneiras de visualizar os dados, disponibilizando as informações necessárias durante todo o ciclo de vida do gerenciamento de processos.

Colaboração

O mapeamento eficaz dos processos atuais e o planejamento do estado futuro exigem a contribuição de várias partes interessadas.

Os analistas de negócios são responsáveis pelo mapeamento dos processos, mas precisam contar com a experiência dos usuários finais para embasar seu trabalho, além de considerar as contribuições de outras partes interessadas impactadas pelas mudanças. Fora isso, a implementação de um novo processo exige adaptações e pode demandar que as pessoas colaborem de maneira diferente para garantir o sucesso da iniciativa.

Com o monday work management, os envolvidos podem criar, compartilhar, revisar e adicionar comentários em documentos, planos operacionais e fluxos de trabalho, promovendo uma colaboração integrada diretamente na plataforma – onde a comunicação ocorre dentro do contexto de cada tarefa.

E mais: a ferramenta se integra a mais de 200 aplicativos, permitindo conectar facilmente as soluções de colaboração que você já utiliza, o que garante uma adequação perfeita às necessidades da sua equipe.

Automação

Para processos maduros e otimizados, a automação de tarefas repetitivas e manuais pode criar valor adicional e reduzir a probabilidade de erro humano.

Permitir que os funcionários se concentrem em um trabalho mais significativo tem o benefício adicional de aumentar o engajamento. Isso é útil porque os colaboradores que investem no sucesso de uma empresa têm mais facilidade para se adaptar às mudanças que geram benefícios para o negócio.

Com o monday work management, é fácil automatizar tarefas para aumentar a eficiência e o engajamento da equipe. Qualquer evento na plataforma, como a alteração do status de uma tarefa, pode disparar uma ação. As automações podem enviar lembretes de prazos, notificar alguém sobre uma alteração ou adicionar novas tarefas a um fluxo de trabalho.

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Controle seus processos com a monday.com

Com o monday work management, você dispõe das ferramentas necessárias para implementar práticas eficientes de controle de processos, alinhadas aos objetivos do seu negócio. Simplifique processos críticos, defina metas e estratégias claras e otimize a gestão de projetos e as atividades do dia a dia.

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