Qu’est-ce que la portée d’un projet en gestion de projet ?

Imaginez que l’on vous demande de préparer un gâteau sans vous fournir la liste des ingrédients nécessaires. Ou bien sans vous montrer à quoi doit ressembler le gâteau une fois fini.

Cela n’aurait aucun sens, évidemment. Et bien, le même principe s’applique à la gestion de projet. Si vous ne savez pas en quoi consiste le projet et quels en sont les livrables, comment pouvez-vous espérer l’achever correctement ?

Dans cet article, nous allons donc nous pencher sur la notion de « portée du projet » ou « champ du projet » et sur son utilité. Puis, nous verrons comment une plateforme de gestion du travail peut grandement faciliter la planification de la portée d’un projet.

Qu’est-ce que la portée d’un projet en gestion de projet ?

La portée d’un projet, parfois aussi appelée « champ du projet » ou «­ périmètre du projet », est une manière de définir tout le travail nécessaire pour achever un projet validé par tous, y compris par les parties prenantes du projet. Elle explicite également tout ce qui n’est pas inclus dans ce processus.

En d’autres termes, la portée du projet donne une vue d’ensemble claire et cohérente sur la manière de parvenir à l’aboutissement d’un projet tout en lui fixant des limites.

Les limites du projet sont généralement déterminées en fonction des éléments suivants :

• Ce qui est inclu dans le projet,
• Quels sont les livrables à fournir,
• Comment déterminer la réussite du projet.

Ainsi, la portée d’un projet est établie sur la base des informations contenues dans le plan du projet, mais aussi dans la charte du projet et avec les informations recueillies auprès des principales parties prenantes.

Découvrons maintenant ce qu’implique le processus de gestion de la portée du projet.

Qu’est-ce que la gestion de la portée d’un projet ?

Nous n’allons pas mentir, la gestion de la portée d’un projet n’est pas toujours un long fleuve tranquille. En fait, le processus peut même parfois être assez complexe car il se décompose en plusieurs étapes aussi importantes les unes que les autres.

En effet, il s’agit dans un premier temps de s’assurer que le projet est achevé dans les délais, mais aussi dans le respect du budget et de la portée du projet validée en amont. En outre, il faut également être capable de gérer les modifications du périmètre du projet tout au long du cycle de vie du projet. C’est d’ailleurs pourquoi, en gestion de projet, la portée d’un projet est définie lors de la phase de planification du projet.

Et comme si cela ne suffisait pas, il faut également s’assurer que tous ces changements n’ont pas d’incidence sur les livrables du projet.

Mais pas d’inquiétude. Pour vous donner une idée plus précise de ce qu’implique la gestion de la portée d’un projet, nous allons maintenant répondre à quelques-unes des questions les plus fréquemment posées.

Les cinq étapes pour définir la portée d’un projet

La définition du « champ d’un projet » ou « périmètre du projet » peut être décomposée en cinq étapes clés :

• Identifier les besoins du projet,
• Déterminer les objectifs du projet,
• Prendre en compte les limites du projet,
• Définir les ressources et le budget du projet,
• Perfectionner la déclaration de portée du projet.

Qu’est-ce qu’une déclaration de portée du projet ?

La déclaration de portée du projet est finalement assez explicite : il s’agit d’une description écrite qui précise le champ d’application d’un projet.

Elle comprend donc les objectifs du projet, les contraintes du projet, les scénarios possibles du projet et les conditions essentielles de réussite du projet.

Ainsi, la déclaration de portée du projet sera consultée régulièrement tout au long du projet pour s’assurer que tout le monde avance toujours dans la bonne direction. De même, la déclaration de portée du projet servira à ne pas perdre de vue le champ du projet au fur et à mesure que le projet progresse.

Pourtant, et malgré son utilité, toutes les entreprises ne créent pas automatiquement un document de déclaration de portée du projet au moment de la planification de leur projet.

C’est dommage. D’autant plus que sans déclaration de portée du projet, n’importe quel projet risque fortement de dévier de sa trajectoire. Or, une fois sorti des sentiers balisés, un petit projet de quelques semaines peut vite se transformer en marathon de six mois sans véritable espoir de ne jamais en voir le bout.

Quel est le lien entre structure de répartition du travail et portée du projet ?

Une Structure de Répartition du Travail, ou « Work Breakdown Structure » (WBS) en anglais, consiste essentiellement à décomposer l’ensemble du projet selon la méthodologie en cascade ou « waterfall » en anglais. À savoir, la méthode de gestion de projet agile utilise quant à elle des outils légèrement différents pour accomplir la même chose, comme le backlog produit.

Pour aller plus loin : Gestion de projet en cascade et Agile, comment choisir ?

Ainsi, une structure de répartition du travail (WBS) permet aux chefs de projet de visualiser tous les produits livrables d’un projet dans un tableau unique et centralisé. De manière générale, elle est créée après la déclaration de portée du projet.

Quelle est la meilleure façon de créer sa propre structure de répartition du travail (WBS) ?

Pour créer sa propre structure de répartition du travail (WBS), deux possibilités s’offrent à vous :

1. Vous pouvez créer votre structure de répartition du travail (WBS) à partir de zéro,
2. Vous pouvez utiliser une plateforme de gestion du travail comme monday.com pour faire le travail à votre place.

Autant vous dire que pour nous, le choix est déjà fait.

Qu’est-ce qu’une base de référence de la portée du projet en gestion de projet ?

Quelle que soit la méthodologie de gestion de projet choisie, la base de référence de la portée du projet est similaire à la portée initiale du projet. Mais elle a tendance à être plus détaillée et elle est souvent présentée dans un format différent.

Ainsi, le champ du projet initial peut parfois se résumer à quelques paragraphes et deux ou trois diagrammes sommaires. La base de référence de la portée du projet quant à elle doit être quantifiable. En effet, on doit être en mesure de comparer la portée du projet à cette base de référence au fur et à mesure de l’avancement du projet afin de détecter rapidement toute déviation du projet.

En général, la base de référence de la portée du projet est présentée sous la forme d’une structure de répartition du travail (WBS) ou bien d’un backlog produit si vous utilisez une méthodologie de gestion de projet agile.

Ainsi, la base de référence de la portée du projet est un point de repère important pour mesurer l’évolution du périmètre du projet tout au long du cycle de vie d’un projet. D’autant plus qu’elle permet de déterminer si le champ du projet final est validé ou non.

Les éléments de la base de référence de la portée du projet ne peuvent donc être modifiés que par le biais d’un processus formel de contrôle des changements. C’est pourquoi elle doit être mise en place avant que le projet ne démarre.

Certes, beaucoup de choses sont impliquées dans la base de référence de la portée du projet. Pour vous aider à garder le contrôle, nous vous recommandons donc d’utiliser un bon logiciel de gestion de projet.

De cette façon, vous pourrez facilement suivre la base de référence du champ du projet et être automatiquement informé de toute modification apportée tout au long de votre projet.

Chez monday.com, nous avons même créé des modèles de demande de changement qui vous permettront de vous lancer directement.

Que signifie être « hors portée » du projet ?

Tout ce qui n’entre pas dans le champ d’application du projet est hors champ. Par conséquent, si une tâche n’est pas incluse dans le plan de projet d’origine ou si elle ne contribue pas à la réalisation de l’un des objectifs du projet, elle est probablement hors de la portée du projet.

Il s’agit là d’un élément important dont il faut être conscient pour la bonne gestion de la portée des projets.

Mais, si vous avez déjà entendu « Je suis sûr que vous aviez dit que c’était compris », alors vous savez à quel point il est vital d’être très clair sur ce que vous n’allez pas faire dans le cadre d’un projet.

L’une des tâches les plus importantes en tant que chef de projet est donc de veiller à ce que tous les membres de votre équipe restent dans la portée du projet pour éviter toute dérive des objectifs.

Heureusement, il existe des moyens pour que les tâches effectuées ne sortent pas du champ d’un projet. L’une d’entre elles consiste par exemple à indiquer explicitement dans la portée du projet tous les éléments qui ne sont ni couverts ni inclus dans le projet.

Sinon, une autre option consiste à utiliser un bon Work OS comme monday.com.

En effet, notre plateforme est un système d’exploitation entièrement optimisé qui va bien au-delà des capacités d’une simple plateforme de gestion du travail. Elle permet aux utilisateurs de communiquer régulièrement et offre une transparence totale sur le travail de toutes les équipes impliquées. Ainsi, vous pouvez à tout moment vous assurer que le projet évolue conformément à votre plan de gestion de la portée du projet.

Anticiper la gestion de la portée de projet avec monday.com

Comme vous avez sans doute pu le constater, la gestion de la portée d’un projet est un processus beaucoup plus complexe qu’il n’y paraît. Cela peut même être assez éprouvant au début.

Cependant, utiliser un Work OS performant comme monday.com peut grandement aider à garder le contrôle de la situation. En effet, dès sa conception, monday.com a eu pour but d’aider les entreprises à gérer leurs projets aussi efficacement que possible.

Voyons plutôt comment nous procédons :

• Flexibilité : chez monday.com, nous savons à quel point la flexibilité est importante pour vous comme pour vos projets. Heureusement, notre logiciel est très flexible. Ainsi, vous pouvez visualiser la portée de votre projet de la façon que vous et votre équipe préférez. En effet, vous pourrez toujours choisir parmi une variété de vues et de mises en page, y compris un diagramme de Gantt et un tableau Kanban. Et si vous ne voulez pas choisir, vous pouvez aussi opter pour une vue divisée,

• Collaboration : lorsque vous travaillez avec une équipe sur un projet qui doit rester cohérent avec la base de référence de la portée du projet, la collaboration est vitale. Heureusement, nous offrons aux équipes un emplacement unique pour toutes leurs mises à jour, leurs partages de fichiers et leurs communications. En effet, vous pouvez même parler entre vous (et avec vos clients) directement sur notre plateforme,

• Simplicité : lorsque l’on travaille sur un projet complexe, la dernière chose que l’on souhaite c’est de passer des heures à configurer une nouvelle plateforme. C’est pourquoi nous avons fait en sorte que notre logiciel soit très facile à utiliser. Nous disposons même d’une sélection de modèles préétablis que vous pouvez utiliser dès le départ, comme notre modèle de plan de gestion de projet,

Faire de la portée du projet un élément systématique de la gestion de projet

Maintenant, vous devez savoir ce qu’est la portée du projet en gestion de projet, comment elle fonctionne et comment l’utiliser dans votre prochain projet.

Mais une gestion efficace de la portée d’un projet reste un processus délicat à mettre en place. Alors, pourquoi ne pas vous épargner quelques tracas et utiliser plutôt l’un de nos modèles personnalisables ?