Mit all den verschiedenen Frameworks, dem Fachjargon und Abkürzungen kann sich Projektmanagement manchmal ganz schön überwältigend anfühlen.
Da gibt es PMBOK, PRINCE2, RAM, WBS, Gantt Diagramme, Kanban, … um nur ein paar Beispiele von vielen zu nennen.
Diese Kürzel hören sich eher wie ein Chat mit einem Teenager an, nicht nach einer Arbeitsplanung, die ein Unternehmen voranbringt.
Aber lass dich nicht vom Fachchinesisch abschrecken. Wenn man es genau betrachtet, ist Projektmanagement kein komplexes Konzept, auch wenn die Fachbegriffe es so aussehen lassen.
Im Grunde geht es beim Projektmanagement darum, Ressourcen zu planen (Teammitglieder, Tools, Standorte, Budget), um ein Projekt so effizient und erfolgreich wie möglich abzuschließen.
Das Projektmanagement umfasst die Projektziele, Tools und Methoden, die du einsetzt, um dein Team bei den alltäglichen Aufgaben und auch langfristig zum Erfolg zu führen.
In diesem Leitfaden zeigen wir dir, wie du Projektmanagement genau dafür nutzen kannst – und das alles in ganz einfachem Deutsch.
Was ist Projektmanagement?
Projektmanagement umfasst den Prozess der Organisation des Projektplans, der Projektziele, der Meilensteine und der Projektergebnisse eines Projekts. Darüber beinhaltet es das Management von Teammitgliedern, Zeitleisten und Budgets.
Es beinhaltet viele wesentliche Prozesse, darunter:
- Beurteilung der Machbarkeit des Projekts, d. h. ob das Projekt zu akzeptablen Kosten und in einem angemessenen Zeitrahmen gelingen kann.
- Das Erstellen eines Projektmanagementplans
- Identifizierung der wichtigsten Projektergebnisse (Bausteine des Endprodukts, der Dienstleistung oder des Ergebnisses).
- Aufteilung der Projektergebnisse in überschaubare Aufgaben und deren Zuweisung an Teams und Mitarbeiter.
- Die Fähigkeit, ein Projekt nach dem Start reibungslos am Laufen halten.
Die 5 Schritte des Projektmanagements
Der PMBOK-Guide wurde vom Project Management Institute (PMI) entwickelt. Es steht für Project Management Body of Knowledge (Wissensschatz des Projektmanagements). Das Projektmanagement wird in fünf Phasen unterteilt.
In der Branche ist man sich einig darüber, dass alle Projekte einem ähnlichen Ablauf folgen. Darauf basiert der 5-Schritte-Prozess, der jedes Projekt von Anfang bis Ende abbildet.
Über die oben genannten Schritte wurden ganze Bücher geschrieben. Daher geben wir hier nur einen groben Überblick über jeden einzelnen:
Initiieren: Wie bei jedem erfolgreichen Projekt (oder Plan) ist die Vorbereitung entscheidend. In der Initiierungsphase wird der Projektumfang festgelegt und die Projektgrundlage geschaffen.
Bei größeren Projekten wird eine Projektcharta oder „Project Initiation Documentation” (PID) erstellt. Der Initiierungsprozess beinhaltet eine Gesamtübersicht über das Projekt, sozusagen eine Art Vorplanung. In dieser Phase werden auch die Projektphasen und das Gesamtbudget festgelegt. Hier wird auch das Projektteam zusammengestellt – mehr dazu weiter unten.
Hinweis: Wird diese Phase überstürzt, auf die leichte Schulter genommen oder ganz übersprungen, wird der Erfolg deines Projekts stark beeinträchtigt.
Planung: „Der Teufel steckt im Detail”. Dieser Satz fasst die Planungsphase sehr gut zusammen.
Während der Planung ist es wichtig, wichtige Meilensteine und ein endgültiges Datum für den Projektabschluss festzulegen. Die Zeitplanung für ein Projekt sollte sehr klar und bewusst sein. Daten und Zeiten können sich zweifellos aufgrund unvorhergesehener Umstände ändern. Ein klar definierter Zeitrahmen stellt jedoch sicher, dass alle Teammitglieder das gleiche Ziel anstreben.
Während dieses Prozesses ist es wichtig festzulegen, welcher Projektmanagement-Methode das Team folgen wird. Dazu gehören Agile, Waterfall, PRINCE2, PMBOK, Scrum, Lean und Kanban (um nur ein paar der bekanntesten zu nennen). Hinweis: Wir haben in diesem Blogbeitrag einige der wichtigsten Projektmanagement-Methoden detailliert beschrieben. Weiter unten gehen wir noch genauer auf die agile Vorgehensweise ein.
Die Planungsphase beinhaltet auch:
- die Auswahl der Teammitglieder (mehr dazu weiter unten), die Skizzierung der Projektergebnisse.
- die Schätzung der Ressourcen.
- die Bestimmung der zugehörigen Aktivitäten.
- die Festlegung (und Verwaltung) des Projektumfangs.
Das Erstellen eines Projektumfangs – die spezifischen Haftungsbeschränkungen und Grenzen für das Projekt – ist in der Planungsphase unerlässlich. Die zwei wichtigsten Fragen lauten:
- Was wird im Rahmen dieses Projekts erreicht?
- Was soll nicht im Rahmen dieses Projekts erreicht werden?
Das ist der Projektumfang. Wir haben es in diesem praktischen Leitfaden zum Projektumfangsmanagement bereits erwähnt: „Ohne einen Projektumfang verpuffen die Dinge entweder oder geraten außer Kontrolle.”
Vergewissere dich, dass du dieser zweiten Frage viel Zeit widmest. Denn sie ist nicht nur das Gegenteil der ersten Frage. Es ist wichtig sich darüber klar zu sein, was außerhalb des Projektrahmens liegt. Nur so kann die schleichende Ausweitung des Projektumfangs vermieden werden.
Ausführen: An diesem Punkt geht es nur noch darum, alles zu erledigen, auszuführen, und tatsächlich zu machen. Das ist die Phase, in der alles passiert. Während der Ausführung stellt das Team sicher, dass die vorher festgelegten Projektergebnisse auch tatsächlich geliefert werden.
Überwachung / Kontrolle: Wo stehen wir zu einem bestimmten Zeitpunkt im Projekt verglichen mit dem Soll-Zustand? Ein regelmäßiges, konsistentes, systematisches „Check-in” ist entscheidend für den Projekterfolg. Eine Schlüsselkomponente im Überwachungs- und Kontrollschritt ist die richtige Projektdokumentation und -verfolgung. Dies kann durch Kanban-Boards, Gantt-Diagramme, Team Stand-Ups und vieles mehr erreicht werden.
Es ist wichtig, dass Projektteams einen einfachen Gesamtüberblick über den Fortschritt und die Fertigstellung behalten. Nur so können sie schnell erkennen, wenn ein Projekt entgleist und es wieder effizient auf Kurs bringen. Dabei spielt es keine Rolle, welche Tools verwendet werden.
Hinweis: Wenn sich der Umfang während des Projekts ändert (was höchstwahrscheinlich ist!), ist eine Dokumentation der Änderungen wichtig. Transparenz ist entscheidend!
Abschluss: Wie das Wort schon sagt, ist der Abschluss das eigentliche Ende eines Projekts. Dieser letzte Schritt wird manchmal auch als „Projektübergabe“ bezeichnet. Alle Aktivitäten werden abgeschlossen, und das Endprodukt wird an den externen oder internen Kunden geliefert.
Falls ein Vertrag bestand, ist dies auch der Zeitpunkt, an dem der Vertrag offiziell endet. Wenn möglich beinhaltet diese Phase eine anschließende Bewertung oder ein Audit. So erkennst du, was gut gelaufen ist und was nicht wie geplant lief. Diese Erkenntnisse sind wertvoll für künftige Teams und Projekte.
Es gibt zwar einige Unterschiede in den Details, aber dies sind die vereinbarten fünf Schritte des Projektmanagements.
Und während das Befolgen des Prozesses wichtig ist, ist das Zusammenstellen des „perfekten” Teams essenziell.
Die Bausteine für erfolgreiches Projektmanagement
Durch erfolgreiches Projektmanagement können Projekte als Impulsgeber für Unternehmen dienen. Sie können die Grundlage bilden für die Entwicklung von Produkten oder Dienstleistungen. Oder sie können Treiber sein für grundlegende Veränderungen interner Unternehmensprozesse und so einen Mehrwert für Kunden schaffen.
Sie sind eine treibende Kraft für Innovation und Veränderung in einem Unternehmen.
Ohne die richtige Projektmanagement-Methode verfügst können Projekte zu einem Zeit- und Geldproblem für deine Organisation werden.
Im Jahr 2020 gingen 11,4 % jedes in Projekte investierten Dollars aufgrund von schlechter Leistung oder schlechtem Management verloren.
Um diese Kostenfalle zu vermeiden, musst du ein robustes Fundament für das Projektmanagement aufbauen.
Hier sind die 7 Bausteine des erfolgreichen Projektmanagements.
1. Das richtige Framework oder die richtige Methode
Der erste Schritt zum erfolgreichen Projektmanagement ist die Wahl des richtigen Frameworks bzw. der richtigen Methode. Diese/s muss zu deiner Branche, dem Umfang deines Projekts, dem Workflow sowie zur Teamstruktur passen.
Ein Framework skizziert die Teamhierarchie, wie du Projektergebnisse produzierst, die Pläne im Vorfeld und den eigentlichen Managementprozess. Also wähle mit Bedacht.
2. Transparenz und Eigenverantwortung
Transparenz kann den Unterschied ausmachen, wenn du ein komplexes Projekt leitest. Egal wie detailliert deine Pläne auch sind, deine einzelnen Mitarbeiter werden ihre eigene Arbeit kontrollieren.
Es ist wichtig, dass sie über deine langfristigen Ziele, KPIs (Key Performance Indicators) und Pläne informiert sind.
Erschaffe eine Kultur der Transparenz und Verantwortlichkeit auf. Beziehe deine Kolleginnen und Kollegen (in irgendeiner Form) in den Planungsprozess mit ein. Übertrage ihnen die Verantwortung für Aufgaben und Ergebnisse, indem du solide Projektmanagement-Tools wie monday.com verwendest.
Dieser Kulturwandel wird dein Unternehmen auf Hochtouren bringen. „Gewöhnliche” Mitarbeiter werden sich selbst effektiver managen, als ein Manager sie jemals mikromanagen könnte. Zudem steigt mit einem höheren Maß an Verantwortlichkeit auch die Motivation, bessere Leistungen zu erbringen.
3. Realistischer Umfang
Die schleichende Ausweitung des Projektumfangs ist eine der größten Herausforderungen für Projektmanager. Über die Hälfte der Unternehmen (52 %) berichten über ein gewisses Maß der schleichenden Ausweitung des Projektumfangs sowie über unvorhergesehene Änderungen des Projektumfangs während des Projektverlaufs.
Willst du die Gefahr der schleichenden Ausweitung des Projektumfangs reduzieren und unrealistische Projekte ganz vermeiden? Beziehe Stakeholder und erfahrene Teammitglieder in die frühen Phasen der Planung mit ein.
Das wird dir helfen, unnötiges Rätselraten zu vermeiden und dich mehr auf kollektive Erfahrungen und Daten zu verlassen.
4. Genaue und vorhersehbare Zeitpläne
Wenn du willst, dass dein Team produktiv bleibt, musst du realistische Arbeitspläne erstellen. Es mag fast unmöglich sein, den perfekten Projektmanagement-Zeitplan zu entwickeln. Versuche dennoch, nicht an allen Ecken und Enden sparen. Das Team sollte auch nicht unter Druck gesetzt werden, alles auf einmal zu liefern.
Schlechte Zeitpläne und nicht einkalkulierte Abhängigkeiten können zu Verzögerungen und anderen kostspieligen Rückschlägen führen.
Falls du für dein agiles Projektmanagement ein Framework wie Scrum verwendest, kannst du diese Probleme vermeiden, indem du dich auf kurzfristige und kleinere Projektergebnisse konzentrierst.
Für ein effektives, klassisches Projektmanagement im Voraus solltest du Zeitpläne mit genügend Spielraum erstellen. So berücksichtigst du unvorhersehbare Probleme und Unterbrechungen.
5. Effektives Ressourcenmanagement
Ressourcenmanagement ist ein wichtiger Bestandteil des Projektmanagements. Die effektive Nutzung und das Ergänzen von Ressourcen während des gesamten Projekts ist wichtig. So kann das Momentum beibehalten werden und das Projekt bleibt im Budgetrahmen.
Stell dir vor, du bist ein Bauunternehmer und planst zwei verschiedene Bauprojekte. Arbeitet dein Team beispielsweise auf zwei Baustellen, kann derselbe Betonverteiler auf beiden verwendet werden. Dann brauchst du ihn nicht zweimal zu verschiedenen Zeiten mieten.
Bei digitalen Projekten beziehen sich die Ressourcen oft auf bestimmte Mitarbeiter oder Teams. Es kann sein, dass ein/e Grafikdesigner/in mit mehreren Projekten gleichzeitig beschäftigt ist. Also musst du diese Person bei der Planung einbeziehen, um ihre Zeit optimal zu nutzen.
6. Stakeholder-Engagement
Ein Stakeholder ist eine Person, die direkt in den Erfolg eines Projekts investiert. Dabei kann es sich um einen wichtigen Kunden, einen internen Produktnutzer, eine Führungskraft oder einen Produktmanager handeln.
Sind vom Projekt direkt Betroffene nicht in das Projektmanagement involviert, weicht das Projekt möglicherweise vom Kurs ab, sobald sich der Markt und die Bedürfnisse der Benutzer ändern.
7. Projektmanagementsoftware der nächsten Stufe
Kein Unternehmen kann Projekte erfolgreich umsetzen, wenn das System auf zahlreichen Tabellen und E-Mails basiert. Es gibt nichts Praktisches, Skalierbares oder Transparentes an so einem System.
Für die heutigen Herausforderungen im Projektmanagement benötigst du eine moderne Projektmanagement-Plattform. So können Variablen wie Homeoffice, abteilungsübergreifende Zusammenarbeit oder die gemeinsamen Nutzung von Dateien in der Cloud abgedeckt werden.
monday.com ist ein benutzerfreundliches Work OS, das sich perfekt in das bereits verwendete Projektmanagement-Framework einfügt.
Mit verschiedenen Ansichtsoptionen kannst du die Nutzung an deinen Workflow anpassen. Zu den Optionen gehören:
- die benutzerdefinierte Tabelle (mit farbcodierten Status)
- das Kanban-Board
- Gantt-Diagramme
- die Zeitleiste
- Kalenderansichten.
Auswahl des richtigen Projektmanagement-Frameworks
Eine der wichtigsten Entscheidungen, die du im Projektmanagement treffen wirst, ist die Wahl eines Frameworks.
Ein Framework bestimmt einerseits, wie du dein Team strukturierst. Andererseits definiert es, wie du wichtige Entscheidungen bei der Planung und Überwachung deiner Projekte triffst.
Berücksichtige dabei den Projektumfang, deine Projektergebnisse und deinen Workflow.
Wie versprochen, hier die führenden Projektmanagement-Frameworks (mit Links für noch umfassendere Einblicke):
1. Wasserfall-Projektmanagement
Wasserfall- oder traditionelles Projektmanagement ist auf die „perfekte Planung” ausgerichtet. Bevor Projektbeginn zerlegst du das gesamte Projekt in seine Bestandteile und planst es von Anfang bis Ende.
Diese Methode mag vielleicht altmodisch erscheinen, aber in manchen Fällen ist dies immer noch der beste Ansatz.
Für physische Produkte mit vielen Abhängigkeiten oder Dienstleistungen gibt es keine bessere Alternative. Hier sind in deinen SLA Perfektion, Konsistenz und feste Deadlines gefragt.
Lies unseren vollständigen Leitfaden zum Wasserfall-Framework hier.
2. Kanban-Projektmanagement
Projektmanagement auf kontinuierliche Verbesserung. Ein Kanban-Board ist ein einfaches Board, das in Spalten von „To-do” bis „erledigt” unterteilt ist. Es hilft deinem Team zu erkennen, wie Produkte, Kampagnen oder Prozesse verbessern werden können.
Die Methode hat ihren Ursprung in der japanischen Autoindustrie. Sie wird oft genutzt, um Prinzipien der schlanken Unternehmensführung (Lean Management) umzusetzen.
Weitere Informationen zum Framework für das Kanban-Projektmanagement findest du in unserem Leitfaden.
3. Scrum-Projektmanagement
Das Scrum-Framework ist der beliebteste Weg, um agile Projektmanagement-Methoden umzusetzen. Es unterteilt größere Projekte in kürzere, 1–4 wöchige Sprints. Das macht es einfacher, sich an die laufend ändernden Anforderungen des Projekts anzupassen.
Es legt auch Regeln für Teamgröße, Teamrollen, Planung, Meetings, Projektergebnisse und mehr fest.
Es ist ein großartiges Framework für Teams, die funktionierende Inkremente ihrer Arbeit während eines Projekts liefern können. Das gilt nicht nur für Softwareprojekte. Du könntest es zum Beispiel für Marketingkampagnen, Produktdesign oder andere kreative Projekte nutzen.
Lies unseren Beitrag über die Scrum-Methode und erfahre mehr hierzu.
4. Agiles Projektmanagement
„Agile” ist zu einem Modewort im Projektmanagement geworden und wird oft als Allheilmittel für ineffiziente Unternehmen verordnet.
Aber es ist kein perfektes System und hat seine eigenen Unzulänglichkeiten.
Tatsächlich stoßen die meisten Unternehmen, die versuchen, den Wechsel zu Agile zu vollziehen, auf erhebliche Probleme.
Agile Frameworks wie Scrum sind darauf ausgelegt, Raum für Fehler, Versuch und Irrtum und unvorhergesehene Veränderungen zu schaffen. Falls du also einen sogenannten agilen Ansatz verwendest, erwarte nicht, dass dein Betrieb perfekt läuft. Zudem können sie nur schwer über ein kleineres Team-Level hinaus skaliert werden.
Aber dies sind auch die Gründe, die für agiles Arbeiten sprechen. Viele Teams können ihre Projekte nur dank Flexibilität und Änderungen am Projektplan abschließen.
Auch wenn du kein rein agiles Framework einsetzt, können einzelne von agilen Prinzipien inspirierte Werte einen positiven Effekt auf deinen Projektmanagementprozess erzielen.
Wie du dein nächstes Projekt mit einem agilen Framework durchführen kannst, erklären wir dir in unserem Leitfaden.
Oder lies über alle Projektmanagement-Methoden nach, um deine verschiedenen Optionen zu verstehen.
Leider gibt es keine Lehrbuchantwort für das beste Framework für jedes Unternehmen. Außenstehende können dir nicht sagen, welche Option die beste für dein Team ist. Aber indem du die verschiedenen Möglichkeiten verstehst, kannst du die beste Entscheidung treffen.
So steuerst du den gesamten Projektlebenszyklus
Für eine erfolgreiche Umsetzung komplexer Projekte reicht es nicht aus, den anfänglichen Planungsprozess zu durchlaufen. Du musst das Projekt während seines gesamten Lebenszyklus kontrollieren.
Was sind die 5 Phasen eines Projektmanagement-Lebenszyklus?
Der Lebenszyklus eines Projekts ist komplex und umfasst mehrere Phasen. Dazu gehören die Initiierung und Planung, die Durchführung und Überwachung und der Abschluss. Sehen wir uns die einzelnen Schritte an.
Schritt 1: Initiierung und Vorplanung
Die Initiierung ist die erste Phase der Vorbereitung auf ein Projekt. Hier definierst du die Ziele und reflektierst über mögliche Projektergebnisse, Projektmachbarkeit und ob es die Kosten wert ist.
Jetzt bestimmst du auch, welche Ressourcen für Projekt benötigt werden in Form von Budget, Personal, Zeit etc.
Schritt 2: Planung
Sobald du den Unternehmensbedarf und die Machbarkeit eines Projekts identifiziert hast, beginnst du mit der Planungsphase. In dieser Phase unterteilst du die Ergebnisse in kleinere Aufgaben und legst den gesamten Zeitplan des Projekts fest.
Dann weist du die Verantwortlichkeiten zu und beginnst mit der Planung verschiedener Meilensteine und Ergebnisse für das Projekt.
Schritt 3: Ausführung und Verwirklichung des Projekts
In dieser Phase fängst du an, den Plan in die Tat umzusetzen. Du musst eng mit allen Teams zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass sie dem Skript folgen und ihre Rollen verstehen.
In diesem Schritt solltest du dich vergewissern, dass jedes Teammitglied weiß, was es zu tun hat und wann.
Die Ausführung ist die Phase, in der du deinen Plan in die Realität umsetzt.
Schritt 4: Überwachung und Management in Echtzeit
Sobald das Projekt live ist, musst du den Fortschritt überwachen und sicherstellen, dass das Projektteam effizient arbeitet.
Falls jemand mit dem Zeitplan in Verzug gerät oder auf ein unvorhergesehenes Problem stößt, solltest du das Problem so schnell wie möglich erkennen und beheben.
Schritt 5: Abschluss
Nachdem du das Projekt beendet hast, solltest du die Ergebnisse und Erfahrungen des Projektteams analysieren. Nur so kannst du aus dem Projekt lernen. Falls das Projektziel das Ersetzen eines bestimmten Prozesses oder einer Technologie ist, musst du entscheiden, wann und wie das ursprüngliche Produkt auslaufen soll.
Sobald du einen einzigartigen Prozess für das Management des gesamten Lebenszyklus standardisierst, können in deinem Unternehmen mehr Projekte erfolgreich abgeschlossen werden.
Die Vorlage für Projektmanagementplan von monday.com kann dabei helfen.
Wenn du eine ausführlichere Erklärung möchtest, lies mehr zum Thema Projektlebenszyklus in unserem Blog.
Top-Tipp für die Projektplanung: Schaffe bereits in der Initiierungs- und Planungsphase eine starke Grundlage für den Erfolg des Projektmanagements.
Die Hauptgründe für das Scheitern von Projekten können oft auf schlechte Planung und Recherche zurückgeführt werden.
35 % der Projekte scheitern daran, dass die Teams die Anforderungen nicht verstehen, 29 % an einer unzureichenden Risikobewertung.
Lege ein solides Fundament für den Projekterfolg, indem du diese Anfangsphase ernst nimmst:
- Beginne mit einer Machbarkeitsstudie oder anwendbaren historischen Daten.
- Identifiziere die wichtigsten Stakeholder und beziehe sie in den Prozess mit ein.
- Definiere klare Projektleistungen, die einen echten Mehrwert für das Unternehmen darstellen.
- Lege eine klare Vision und Roadmap fest, die mit deinen Projektzielen übereinstimmen.
- Wähle deine Teammitglieder sorgfältig aus und engagiere hochwertige Auftragnehmer, wenn du zusätzliche Unterstützung brauchst.
- Beziehe Teammitglieder direkt ein, wenn du den Projektzeitplan und die Zeitleiste erstellst.
Top-Projektplanungstipp #2: Erleichtere die Kommunikation und Zusammenarbeit während der Ausführungsphase
Wenn ein Projekt erst einmal läuft, sollte der Ball beim Management nicht fallengelassen werden. „Die Planung ist erledigt” ist eine gefährliche Denkweise.
Erleichtere die Kommunikation und Zusammenarbeit und befähige das Projektteam, seinen Kurs anzugleichen, wenn sich das Projekt weiterentwickelt.
- Nutze wöchentliche (oder sogar tägliche) Statusmeetings, um Engpässe zu identifizieren und Probleme zu lösen.
- Sende wöchentliche Updates an alle Teammitglieder über den Fortschritt des Projekts.
- Steigere die Beteiligung deines Teams, indem du einzelnen Mitgliedern die Verantwortung für Projektaufgaben und inkrementelle Ergebnisse überträgst.
Wie du dein Projektteam für eine Maximierung der Produktivität strukturierst
Wie du dein Projektteam strukturierst, hängt weitgehend von deinem Framework und dem Projektumfang ab.
Hier sind ein paar bewährte Strategien, um ein erfolgreiches und produktives Team aufzubauen.
1. Rekrutiere Talente abteilungsübergreifend
Die eigentlichen Talente für dein Projektteam werden wahrscheinlich aus verschiedenen Abteilungen stammen.
Warum?
Weil jedes Projekt unterschiedliche Expertise und Input von verschiedenen Stakeholdern braucht.
Der Vorteil besteht in zweierlei Hinsicht. Anstatt neue Talente einzustellen, kannst du die vorhandenen Ressourcen besser nutzen. Und indem du Mitglieder aus verschiedenen Abteilungen einbeziehst, stellst du ein breiteres Interesse an dem Erfolg des Projekts sicher.
2. Identifiziere die geeigneten Projektteammitglieder, um Projektergebnisse sicherzustellen
Bei kleineren Projekten innerhalb einer Abteilung solltest du darauf achten, dass du alle richtigen Mitarbeiter einbeziehst.
Für ein Redesign beispielsweise brauchst du Grafikdesigner, Frontend-Entwickler und Texter im Team.
Bei komplexeren Projekten macht es allenfalls Sinn, das Projekt in kleinere Teams basierend auf der Art der Projektergebnisse aufzuteilen. Dennoch müssen die geeigneten Teammitglieder mit einbezogen werden.
Deine Teams müssen äußerst kollaborativ und autark sein. Es klingt vielleicht offensichtlich. Trotzdem versäumen es die meisten Unternehmen, diese Erwartung bei der Zusammenstellung ihrer Teams zu berücksichtigen.
3. Sei dir bewusst, wofür der Projektmanager zuständig ist und wähle die richtige Person aus
Die Rolle eines Projektmanagers hängt von deinen Rahmenbedingungen ab.
Ein Projektmanager kann zum Beispiel jemand sein, der als professioneller PM ausgebildet ist. Oder es kann ein Experte sein, auch „Subject Matter Expert“ (SME) genannt. Das ist eine Person, die sich auf dem Projektgebiet sehr gut auskennt.
Ein professioneller PM könnte bei der anfänglichen Planung eher eine unterstützende Rolle spielen. PMs geben den Stakeholdern und SMEs Raum, den Projektplan mit ihrer praktischen Erfahrung zu gestalten.
Ist der Manager ein SME, kann er eine visionäre Rolle einnehmen und die Roadmap sowie die Gesamtübersicht direkt mitgestalten.
Kleinere Unternehmen können sich vielleicht keinen eigenen Projektmanager leisten. In diesem Fall ist ein SME oder eine Führungskraft die logische Wahl.
So oder so sollte ein Projektmanager:
- die Führung bei der Planung von Projekten und der Bewertung der Durchführbarkeit übernehmen;
- die wichtigsten Projektergebnisse und ihre gegenseitige Abhängigkeit hervorheben;
- wichtige Stakeholder und potenzielle Partner finden;
- die Kosten abschätzen und das Budget aufschlüsseln;
- Risiken identifizieren und minimieren;
- bei der Zusammenstellung von Projektteams assistieren;
- die Umsetzung des Projekts überwachen und sicherstellen, dass es dem Projektplan folgt (wenn möglich);
- den Projektplan anpassen, um unvorhergesehene Änderungen und neue Prioritäten zu berücksichtigen.
4. Sorge dafür, dass sich auch „reguläre” Teammitglieder am Projektmanagement beteiligen können
Mitarbeiter in sogenannten „High-Trust”-Unternehmen berichten von einer um 50 % höheren Produktivität. Sogenanntes Mikromanagement verlangsamt den Fortschritt und schadet der Team-Moral.
Wenn deine Teammitglieder die Verantwortung für ihre Aufgaben übernehmen und ihnen klar ist, was von ihnen erwartet wird, werden sie das Projekt vorantreiben. Sie haben den Raum, um über sich hinauszuwachsen und die treibende Kraft hinter dem Projekt zu werden.
Hole das Beste aus der Projektmanagementsoftware heraus
Sobald du dich für das Framework für dein Projekt und den Projektlebenszyklus entschieden hast, ist es an der Zeit, die Gestaltungsoptionen der Software ins Spiel zu bringen.
Tabellenkalkulationen, E-Mails und Whiteboards reichen können für sehr einfache und kleine Projekte ausreichen. Große und komplexe Projekte hingegen verlangen nach einer robusten Projektmanagement-Plattform, um erfolgreich umgesetzt zu werden.
monday.com bietet dir alle Funktionen, die du brauchst. Plattformspezifischen Vorlagen, Boards und Workflow-Automatisierungen und darüber hinaus die Integration von Tools für die Zusammenarbeit im Projektteam.
Hier erfährst du, wie du deinen digitalen Arbeitsbereich einrichten kannst, um deine Projektteams zu stärken:
1. Nutze die Projektdokumentation, um die Einführung des Frameworks zu beschleunigen
Füge allen projektbezogenen Tabellen eine Projektdokumentation hinzu, die dein neues Framework und den Prozess umreißt. Dies ist der schnellste und einfachste Weg, um die Einführung deines neuen Projektplanungsprozesses zu beschleunigen.
2. Erstelle deine Roadmap und deine Projektplan-Gesamtübersicht
Bei Projekten, denen es an Vision und Richtung fehlt, ist es unwahrscheinlich, dass sie die Beteiligten inspirieren. Deshalb ist eine Projekt-Roadmap so wichtig.
Achte darauf, dass du nicht nur den allgemeinen Umfang deines Projekts umreißt. Die Wichtigkeit sowie die Auswirkungen des Projekts sollte ebenfalls klar erkennbar sein.
Du kannst dies im Bereich „Projektumfang” auf monday.com umsetzen oder einen separaten, eigenen Bereich für die Ergebnisse erstellen.
3. Schlüssle das Projekt auf und entwirf deinen Workflow
Zuerst wird eine Roadmap oder eine andere Form einer Projektplan-Gesamtübersicht erstellt. Dann ist an der Zeit, den Projektplan in einzelne Bestandteile zu unterteilen.
Falls du ein Wasserfall-Methoden verwendest, kannst du einen sogenannten Projektstrukturplan, auch WBS (Work Breakdown Structure) genannt, einsetzen. Im Wesentlichen unterteilst du im Plan die Projektergebnisse in spezifische Aufgaben.
Wie detailliert das Ganze sein sollte, hängt von deinem Framework und dem Umfang deines Gesamtprojekts ab.
4. Fördere Eigenverantwortung
Innerhalb des monday.com Dashboards kannst du einzelnen Teammitgliedern ganz einfach die Verantwortung für Aufgaben und Teilaufgaben zuweisen. Durch die Zuweisung von Verantwortung kannst du eine größere Verantwortlichkeit und Motivation fördern.
Und da die Verantwortlichen für jede Aufgabe für das gesamte Projektteam sichtbar sind, profitierst du von einer gesunden Dosis sozialen Drucks, um sicherzustellen, dass alle die Aufgaben tatsächlich erledigten.
Klicke auf das Personensymbol in der Verantwortlichen-Spalte und suche nach dem Namen. Nun erhalten die zugewiesenen Personen Benachrichtigungen über Fälligkeitstermine und Kommentare.
Zusätzlich zur Zuweisung von Aufgabenverantwortlichen werden sämtlichen Teammitgliedern Zuständigkeiten zugeteilt. Dies kann beispielsweise das Berichten über den Fortschritt während der Statusmeetings und das Identifizieren eigener Blockaden beinhalten. Somit wird eine Kultur der Transparenz aufrecht erhalten, und eine Dynamik wird aufgebaut.
5. Arbeite(t) direkt an Aufgaben zusammen
Du kannst Aufgaben auf der monday.com Plattform einfach kommentieren und direkt an ihnen mitarbeiten. Unsere Lösung unterstützt Dateianhänge, Erwähnungen (mit E-Mail-Benachrichtigungen) und Thread-Diskussionen.
Klicke einfach auf die Sprechblase, um den Kommentar-Tab zu öffnen und alle relevanten Korrespondenzen zu sehen.
6. Passe deine Boards an deinen Workflow an
Sobald du verschiedene Pläne und Dashboards erstellt hast, kannst du damit beginnen, sie an deinen Workflow anzupassen.
- Füge der Tabellenansicht Spalten oder Statusfelder hinzu, die der Anzahl der Schritte in deinem Workflow entsprechen. Wähle dafür Spalten, die dir einen guten Überblick über das Gesamtgeschehen verschaffen. Beispiele dafür sind Spalten für Aufgabenverantwortliche, die Deadline, den aktuellen Status, die Genehmigungen und Kommentare.
- Füge Zeitleistenfelder und Abhängigkeiten hinzu, um auf die Diagramm-Ansicht zuzugreifen.
- Füge mehrere Aufgabenverantwortliche hinzu, zum Beispiel einen Manager, einen Entwickler und einen Code-Prüfer.
Dies sind nur ein paar Beispiele für die Flexibilität unseres digitalen Arbeitsbereichs. Sobald du mit der Anpassung fertig bist, kannst du das Board einfach als wiederverwendbare Vorlage speichern.
7. Automatisiere sich wiederholende Aufgaben und vereinfache das Projektmanagement
Du kannst auf monday.com auch zahlreiche Automatisierungen einrichten, um deinen Workflow zu beschleunigen und dein Projektmanagement effizienter zu gestalten. Verantwortliche können beispielsweise automatisch benachrichtig werden, wenn Deadlines verpasst werden. Oder für jede neue Aufgabe wird jede Woche automatisch ein neues Element erstellt.
8. Nutze benutzerdefinierte Dashboards, um auf dem Laufenden zu bleiben
Sobald deine Projekte laufen, brauchst du eine einfache Möglichkeit, um den Projektstatus zu überwachen.
Mit monday.com können individuelle Dashboards erstellt werden, das deine bevorzugten KPIs in nur wenigen Klicks hervorhebt.
Wie sieht die Zukunft des Projektmanagements aus?
Viele Projektmanagement-Trends prägen unsere Arbeitsweise. Künstliche Intelligenz (KI) könnte die bedeutendste Kraft mit dem größten, nachhaltigsten Effekt sein. Tatsächlich gaben in der PMI-Umfrage Pulse of the Profession
81 % der Befragten an, dass ihre Organisation bereits von KI-Technologien beeinflusst wird.
KI wird höchstwahrscheinlich die Art und Weise verändern, wie Meetings geplant und terminiert werden. Laut Autor und Technologie-Experte Peter Giffen können KI „auch Datenanalysen einbeziehen und automatisch die Daten von Projektteams analysieren, um klare Hinweise für die Verbesserung der Leistung zu geben.”
Dieser Forbes-Artikel beschreibt neben KI drei weitere Projektmanagement-Trends, die wir in naher Zukunft erwarten können:
- Projektmanager werden sowohl KI- als auch EI-Kompetenzen benötigen. Wir haben bereits über die Bedeutung von KI gesprochen. Aber auch die „emotionale Intelligenz” (EI) wird zunehmend zu einer Schlüsselkompetenz im PM-Bereich. Die Fähigkeit, andere Menschen zu verstehen, ist entscheidend.
- Die Notwendigkeit, zunehmend maßgeschneiderte oder hybride PM-Ansätze zu verwenden. Vorbei sind die Zeiten, in denen eine einzige PM-Methode ausreichte. Wir haben unsere Vorliebe für Agile bekundet. Die Voraussetzung dafür sind allerdings flexible Ansätze, um verschiedenen agilen Teams und Projekten gerecht zu werden. Auch dafür gibt es sicherlich eine monday.com Vorlage.
- Eine vielfältigere Teamstruktur: Das von dir angestrebte Team ist das „perfekte” Team. Halte dabei im Hinterkopf, dass Teams immer vielfältiger werden. Dazu gehört der ethnische Hintergrund, der sozioökonomische Status und sogar den Standort. Die Entwicklung hin zu Teams im Homeoffice hat sich durch die Pandemie nur noch beschleunigt.
Egal was passiert, Projektmanagement ist (zum Glück) nicht mehr wegzudenken! Aber nicht jede Projektmanagementsoftware ist gleich.
Was spricht für den Einsatz von monday.com für das Projektmanagement?
Mit unserer Lösung können Teams:
- den Projektfortschritt auf einen Blick sehen (visuell dargestellt),
- Zeitpläne und Deadlines im Blick behalten,
- effizienter und effektiver zusammenarbeiten.
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