Dein Projektmanagement-Ratgeber für 2022

In dieser Anleitung erfährst du, wie du deine Projekte erfolgreich umsetzen kannst.

Bei den verschiedenen Frameworks, Fachbegriffen und Konzepten, die es im Bereich Projektmanagement gibt, verstehen Viele nur Bahnhof. Dabei gilt beim Projektmanagement dasselbe Prinzip wie bei einer Sprache: erst die Struktur und die Details machen die Bedeutung aus.

Projektmanagement (nicht zu verwechseln mit Programmmanagement) ist ein System, durch das Teamarbeit die nötige Struktur erhält, um alle Projektziele gemäß bestimmter Parameter zu erreichen. Dabei kommen spezielle PM-Tools zum Einsatz, die die Durchführung der Arbeitsschritte erleichtern.

Das Ziel von Projektmanagement ist die Herstellung eines vollständigen Projekts, das spezifische Kriterien erfüllt. In diesem Ratgeber erklären wir, wie du Projektmanagement effektiv für dich nutzen kannst – und zwar in einfachen Worten.

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Was ist Projektmanagement?

Projektmanagement (PM) ist das Framework, das dazu dient, dein Team sowohl im Tageswerk als auch auf langfristige Sicht zum Erfolg zu führen. Dazu gehört: Ziele verfolgen, Tools nutzen und Arbeitsabläufe etablieren.

Warum ist Projektmanagement wichtig?

Projektmanagement ist wichtig, weil strukturiertes Vorgehen ein entscheidender Faktor für den Projekterfolg ist. Es ermöglicht die Führung und Motivation der Mitarbeiter sowie die frühzeitige Beseitigung von Hindernissen. Es unterstützt die Teams dabei, neue Produkte oder Dienstleistungen herzustellen, den Umsatz zu steigern und andere Unternehmensziele zu erreichen.

Eine Studie des Project Management Institute besagt:

Wenn Unternehmen dem Einsatz von effektiven Projektmanagement-Methoden und -Frameworks eine höhere Priorität einräumen, können sie die Arbeitsabläufe proaktiv und konstant verbessern, und so Budgetüberschreitungen und Fehler vermeiden. Spitzen-Unternehmen sind auf ein professionelles Projektmanagement angewiesen, um in unseren schnelllebigen Zeiten effizient und produktiv zu bleiben.

Nachdem wir geklärt haben, was Projektmanagement eigentlich ist und warum es wichtig ist, stellt sich nun die Frage: wie beginnst du damit?

Gibt es eine Projektmanagement-Struktur? Ja – und wir schlüsseln alle fünf Phasen auf

Das Project Management Institute (PMI) gliedert den Projektmanagement-Prozess in fünf Phasen:

Ganze Bücher sind über diese Struktur und die einzelnen Schritte geschrieben worden ‑ und im Folgenden fassen wir die wichtigsten Informationen kurz für dich zusammen:

1. Projektstart

Wie bei jedem Projekt ist eine gute Vorbereitung das Wichtigste, um sicherzustellen, dass alles pünktlich fertig wird und im Budget bleibt. Lege in der Startphase die folgenden Punkte fest, um eine gute Projektgrundlage zu schaffen:

• Projektumfang: Der spezifische Rahmen und die Grenzen des Projekts. Das bedeutet im Grunde, was genau bei dem Projekt erreicht werden soll und was nicht (z. B. Projektziele). Durch die Festlegung dieser Grenzen wird verhindert, dass sich der Projektumfang erweitert. Erfahre hier mehr darüber.
• Gesamtübersicht über das Projekt: Das betrifft die Ressourcen, die Zeit und die Ziele, die für die Durchführung des Projekts erforderlich sind. Die Übersicht bietet auch die Möglichkeit, alle Anforderungen im Zeitverlauf zu überwachen.
• Budget: Wie viel Geld wird für die erfolgreiche Durchführung des Projekts benötigt?

Bei größeren Projekten wird eine Projektcharta oder „Projektinitiierungsdokumentation” (PID) erstellt.

2. Planung

Auf dieser Stufe des Projekts werden für alle Phasen Meilensteine und Termine festgelegt, einschließlich das finale Projektabschluss-Datum. Durch die Ausarbeitung eines klaren Projekt-Zeitplans sorgst du dafür, dass alle Teammitglieder auf das gleiche Ziel hinarbeiten. Es ist wichtig, eindeutige Zielvorgaben zu setzen, da erst mit der richtigen Planung Steuerung möglich wird. Dadurch vermeidest du auch Unklarheiten, wenn plötzlich Hindernisse auftreten.

In diesem Prozess ist es wichtig die Projektmanagement-Methode festzulegen, nach der das Team arbeiten wird. Die Auswahl ist groß: Agile, Wasserfall, PRINCE2, PMBOK, Scrum, Lean und Kanban (um nur einige der beliebtesten zu nennen). Auf einige davon werden wir später in diesem Leitfaden noch näher eingehen.

Die Planungsphase umfasst außerdem:

• Auswahl der Teammitglieder
• Formulierung der zu erbringenden Leistungen
• Schätzung der Ressourcen
• Festlegung der notwendigen Aktivitäten

3. Durchführung

In dieser Phase werden alle anstehenden Aufgaben erledigt. D. h. in der Ausführungsphase setzt du alle Einheiten in deinem Projektstrukturplan (bzw. die Projektergebnisse) um, um das beauftragte Produkt an deine Stakeholder herzustellen und abzuliefern. Diese Phase findet gleichzeitig mit der Steuerungsphase statt und kann Folgendes beinhalten:

• Verwaltung von Workflows
• Empfehlung von Änderungen und korrektive Maßnahmen

4. Steuerung

Dies ist in jedem Projektlebenszyklus von zentraler Bedeutung, denn nur so können Projektmanager wissen: Wo befinden wir uns an einem bestimmten Zeitpunkt des Projekts im Vergleich zu dem, wo wir laut Projektplan sein sollten? Eine effektive Steuerung erfordert:

• Regelmäßige, kontinuierliche „Projekt-Kontrollen“
• Eine ordentliche Projektdokumentation und die Verwendung von PM Tools oder Frameworks zur Nachverfolgung (z. B. Kanban-Boards, Gantt-Diagramme und Stand-Up-Meetings mit dem Team). Je anschaulicher und unmittelbarer dies geschieht, desto besser kannst du den Status an die Beteiligten kommunizieren und darauf reagieren.

5. Abschluss

Dies ist der letzte Schritt, manchmal auch als „Projektablieferung“ bezeichnet. Hier werden alle Aktivitäten zum Abschluss gebracht und das Endprodukt an den Kunden (ein internes Team oder einen externen Stakeholder) übergeben.

Zusätzliche Bestandteile können sein:

• Abwicklung von förmlichen Verträgen oder Vereinbarungen
• Ein ausführlicher Rückblick oder ein Audit über alles, was gut gelaufen ist, was nicht nach Plan lief und was Teams für künftige Projekte aus diesem Projekt lernen können.

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8 Tipps für erfolgreiches Projektmanagement

Wenn Projekte richtig gemanagt werden, können Unternehmen neue Produkte oder Dienstleistungen entwickeln, interne Geschäftsprozesse transformieren und einen Mehrwert für die Kunden schaffen. Ohne die richtigen Bausteine ist jedoch kaum Innovation möglich und Projekte kosten mehr Zeit und Geld.

Hier sind 8 Tipps für ein erfolgreiches Projektmanagement, das dein Unternehmen voranbringt, statt es aufzuhalten.

1. Investiere in die Projektstart- und Planungsphase

Die Antwort auf die Frage „Warum scheitern Projekte?”, liegt in vielen Fällen in der schlechten Planung und Recherche ‑ wichtige Aufgaben in der Projektstart- und Planungsphase im Lebenszyklus des Projekts. Die Wahrscheinlichkeit, dass es später zu Unklarheiten kommt, schwindet durch die frühzeitige Festlegung, Abstimmung und Einigung auf die Kernpunkte eines Projekts wie z. B. organisatorische Prioritäten, Ziele und Anforderungen.

2. Wähle das richtige Framework bzw. die Methode für dein Projekt

Der zweite Schritt auf dem Weg zum erfolgreichen Projektmanagement ist die Auswahl des richtigen Frameworks, d.h. der Methodik. Projektmanagement-Methoden definieren die Leitprinzipien und Prozesse, die bei der Planung, Steuerung und Durchführung von Projekten angewendet werden. Ob du nun traditionelle oder agile Projektmanagement-Methoden verwendest, wie z. B. die  Methode des kritischen Pfades oder Wasserfall – das gewählte Framework bestimmt, wie die Arbeit priorisiert wird, abgeschlossen wird und wie sie visualisiert wird.

3. Fördere Transparenz und Eigenverantwortung

Transparenz kann bei der Steuerung eines Projekts den entscheidenden Unterschied ausmachen, gerade wenn komplexe bzw. heikle Situationen entstehen. Bei einer starken Kultur der Transparenz können Teammitglieder und Führungskräfte sich darauf verlassen, dass Probleme rechtzeitig angesprochen werden und jeder die Verantwortung für die eigene Arbeit übernimmt, ganz gleich, wie kleinteilig oder stressig es wird.

Das beginnt mit der klaren Kommunikation, damit jeder Mitarbeiter die langfristigen Ziele, KPIs (Key Performance Indicators) und Pläne kennt und weiß, wie diese in das Gesamtbild einzuordnen sind. Dies kann erreicht werden, indem jeder Mitarbeiter in den Planungsprozess involviert wird (in gewissem Umfang) und ihm die Verantwortung für einzelne Aufgaben und Ergebnisse übertragen wird. Solch einen effektiven Projektmanagement-Workflow kannst du mit monday.com erstellen. Ein zusätzlicher Vorteil davon ist, dass sich Mitarbeiter effektiver selbst managen (Stichwort Mikromanagement) und mit einem größeren Gefühl der Verantwortlichkeit auch ihre Motivation steigt, ihr Bestes zu geben.

4. Entscheide dich für einen realistischen Projektumfang

Die schleichende Ausweitung des Projektumfangs ist eine der größten Herausforderungen für Projektmanager. 52 % der Unternehmen erleben eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs oder unvorhergesehene Änderungen des Projektumfangs während eines Projekts. Auch wenn dies mit unkontrollierbaren Faktoren während des Projekts zusammenhängen kann, trägt die Beteiligung der richtigen Personen am Planungstisch dazu bei, den Projektumfang von Anfang an genau zu definieren. Indem du erfahrene Stakeholder und Teammitglieder in die Start- und Planungsphase miteinbeziehst, kannst du im Projektverlauf viel Ärger vermeiden. Du kannst auch auf alte Projektdaten zurückgreifen, um den Umfang klarer zu definieren.

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5. Sei achtsam bei der Zeitplanung

Wenn du willst, dass dein Team produktiv ist, musst du Arbeitspläne erstellen, in denen die Arbeitsbelastung deines Teams auf den geplanten Liefertermin abgestimmt ist. Auch wenn es fast unmöglich ist, den perfekten Projektmanagement-Zeitplan zu entwickeln, ist es eine lohnende Investition, diese beiden Faktoren in der Balance zu halten. Mit einem Work OS wie monday.com, siehst du die Arbeitsbelastung von einzelnen Mitarbeitern und Teams in der Arbeitspensum-Ansicht, im selben Arbeitsbereich, indem du auch Kalender, Zeitpläne und Ressourcen verwaltest.

Ein angemessener und klar kommunizierter Zeitplan trägt dazu bei, Verzögerungen und andere kostspielige Rückschläge zu vermeiden. Die verwendete Projektmanagement-Methodik legt auch fest, wie dein Team seine Zeit nutzt, um ein Ziel oder einen Phasen Meilenstein zu erreichen. Wenn du ein agiles Framework wie Scrum verwendest, konzentrierst du dich auf kurzfristige und kleinere Schritte der Ablieferung. Außerdem ist es wichtig, Zeit für unerwartete Herausforderungen einzuplanen, die bei jedem Projekt auftauchen können.

6. Effektives Ressourcenmanagement

Ressourcenmanagement ist ein wichtiger Grundsatz im Projektmanagement und beschreibt den Prozess der Vorplanung, zeitlichen Planung und Zuweisung deiner Ressourcen für maximale Effizienz. Ein plastisches Beispiel für Ressourcenmanagement wäre der Fall eines Bauunternehmers, der bei der Verwaltung seiner Bauprojekte mit der richtigen Vorplanung einen Betonmischer für zwei Baustellen buchen könnte, anstatt zwei zur gleichen Zeit zu bestellen und doppelte Kosten zu haben.

Bei digitalen Projekten sind Ressourcen häufig bestimmte Mitarbeiter oder Teams. Ein Grafikdesigner hat möglicherweise mehrere Projekte gleichzeitig am Laufen, so dass du mit ihm zusammen planen musst, um die Arbeit fertigzustellen. Die Liste lässt sich beliebig fortsetzen und umfasst viele verschiedene Ressourcen wie Menschen, Kapital und andere materielle Güter.

7. Involviere die Stakeholder

Ein Stakeholder ist jemand, der direkt am Erfolg des Projekts beteiligt ist. Das kann ein wichtiger Kunde sein, ein interner Produktnutzer, eine Führungskraft oder ein Produktmanager. Um deren Unterstützung zu erhalten, die ein Projekt finanziell oder anderweitig vorantreibt, sollten Teams und Projektmanager keinen Aufwand sparen.

Um dies zu begünstigen, sollte die Kommunikation und der Austausch zwischen den beiden Parteien vor, während und nach einem Projekt fest etabliert sein. Warum? Weil beide ihre einzigartige Perspektive auf die Unternehmensziele und die Fähigkeiten des Teams haben. Ein Work OS mit reichhaltigen Funktionen hilft dir, die wichtigen Daten und Zeitpläne in Echtzeit zu präsentieren, auf die alle Beteiligten immer wieder zurückgreifen können.

8. Wähle fortschrittliche Projektmanagement-Tools und -Softwares

Kein Unternehmen kann ein erfolgreiches Projektmanagement betreiben, wenn sein System aus Tabellenkalkulationen und E-Mails besteht. Solch eine Struktur ist weder praktisch noch skalierbar oder transparent.

Um in der heutigen Arbeitswelt erfolgreich zu sein, in der ortsunabhängiges Arbeiten, abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, gemeinsame Nutzung von Dateien in der Cloud und 1.000 andere unternehmensspezifische Variablen funktionieren müssen, benötigst du eine moderne Projektmanagement-Plattform.

monday.com ist ein leicht bedienbares Work OS, indem du das Projektmanagement-Framework deiner Wahl verwenden kannst, ob traditionelles, internationales Projektmanagement oder agile Projektmanagement-Methoden. Mit den intuitiven Funktionen und unterschiedlichen Ansichten kannst du deinen Arbeitsbereich genau an deinen Workflow anpassen: nutze benutzerdefinierte Tabellen (mit farblich codierten Status-Feldern), Kanban-Boards, Gantt-Diagramme, Zeitleisten und Kalenderansichten. Du kannst auch externe Tools nahtlos in monday.com integrieren und Boards, Dashboards sowie Updates in Echtzeit mit deinem gesamten Team teilen.

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4 Frameworks des Projektmanagements

Eine der wichtigsten Entscheidungen, die du beim Projektmanagement treffen wirst, ist die Wahl des Frameworks, denn dieses bestimmt, wie du dein Team strukturierst und wie du deine Projekte planst und steuerst.

Wie versprochen findest du hier Kurzbeschreibungen der führenden Projektmanagement-Frameworks (mit Links zu weitergehenden Informationen):

1. Wasserfall-Projektmanagement

Wasserfall- oder traditionelles Projektmanagement ist auf die „perfekte Planung” ausgerichtet. Bevor du überhaupt loslegst, zerlegst du das gesamte Projekt in seine Bestandteile und planst es von Anfang bis Ende.

Wenn du mit physischen Produkten mit vielen Abhängigkeiten oder Dienstleistungen arbeitest, bei denen dein SLA Perfektion, Konsistenz und feste Termine erfordert, gibt es keine bessere Alternative.

Unseren ausführlichen Ratgeber zum Wasserfall-Projektmanagement findest du hier.

2. Kanban-Projektmanagement

Im Gegensatz zum Wasserfallmodell konzentriert sich das Kanban-Projektmanagement auf die kontinuierliche Verbesserung. Mithilfe eines Kanban-Boards wie oben abgebildet, plant dein Team, wie Produkte, Kampagnen oder Prozesse verbessert werden können.

Für wen eignet sich die Kanban-Methode? Agile Methoden wie Kanban eignen sich für das schrittweise Abschließen von Projekteinheiten. Kanban visualisiert deine Arbeit und hilft, das kontinuierliche „Work-In-Progress“ zu limitieren und die Arbeit schneller von „In Arbeit“ zu „Erledigt“ zu befördern. Kanban eignet sich hervorragend für Teams, bei denen viele Anfragen eingehen.

Um mehr über Kanban-Projektmanagement zu erfahren, sieh dir unseren Ratgeber an.

3. Scrum-Projektmanagement

Das Scrum-Framework ist die beliebteste Methode, um das agile Projektmanagement einzuführen. Größere Projekte werden in kürzere Sprints von 1-4 Wochen unterteilt, die sich an die Anforderungen anpassen, während sich das Projekt weiterentwickelt.

Es legt auch Regeln für Teamgröße, Teamrollen, Planung, Meetings, Projektergebnisse und mehr fest. Es ist besonders bei Softwareentwicklern beliebt, eignet sich aber auch hervorragend für Teams, die während eines Projekts einzelne Arbeitsschritte abliefern wollen. Du kannst es zum Beispiel für Marketingkampagnen, Produktdesign oder andere kreative Projekte verwenden.

In unserem Blogbeitrag erfährst du mehr über die Scrum-Methode.

4. Agiles Projektmanagement

Agile ist ein Modewort im Projektmanagement und wird oft als Allheilmittel für ineffiziente Unternehmen verordnet. Es hat jedoch seine eigenen, einzigartigen Schwachstellen, die wir im Folgenden erläutern.

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Agile Frameworks wie Scrum sind so konzipiert, dass sie Raum für Fehler, Ausprobieren, Lernen und unvorhergesehene Änderungen lassen. Mit anderen Worten: Wenn du agile Methoden verwendest, solltest du nicht erwarten, dass deine Abläufe perfekt funktionieren. Es kann auch schwierig sein, sie über die überschaubare Teamebene hinaus zu skalieren. Andererseits ist es für viele Teams wichtig, die Flexibilität zu haben, im weiteren Verlauf noch Änderungen am Projektplan vornehmen zu können, um ihr Projekt erfolgreich abschließen zu können.

Um mehr darüber zu erfahren, wie du dein nächstes Projekt mit einem agilen Framework durchführen kannst, schau dir unseren Leitfaden an.

Wir haben auch einen Blogbeitrag über die besten Projektmanagement-Methoden, um dir all deine Optionen aufzuzeigen.

Nun haben wir uns mit den Phasen des Projektmanagements, den Frameworks und Tipps für den Erfolg befasst, aber was ist mit den Hauptakteuren, die das Projekt von A nach Z bringen? Wir sprechen hier von deinem Team. Im Folgenden erfährst du, wie du die richtigen Leute für das Projekt auswählst.

Wie ist ein Projektteam aufgebaut?

Wie du dein Projektteam strukturierst, hängt vor allem von deinem Framework und dem Umfang deines Projekts ab. Hier sind ein paar bewährte Strategien, um ein erfolgreiches und produktives Team aufzubauen.

1. Talente aus verschiedenen Abteilungen

Dein Projektteam wird wahrscheinlich aus verschiedenen Abteilungen kommen, da Projekte von unterschiedlichen Fachkenntnissen und Input profitieren und dies auch benötigen.

Anstatt neue Talente einzustellen, kannst du auch vorhandene Ressourcen nutzen und mehrere Abteilungen für ein größeres organisatorisches Ziel zusammenführen. Zum Beispiel könnte eine neue Marketingkampagne Website-Designer, Werbetexter und Produktmanager erfordern.

2. Wähle den Projektmanager mit Bedacht und lege die Zuständigkeiten genau fest

Ein Projektmanager kann ein professioneller PM oder ein Fachexperte sein – jemand, der sich auf dem Gebiet des Projekts bestens auskennt. Hier siehst du eine Aufschlüsselung, wer typischerweise den Hut des Projektmanagers aufhat.

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Ein professioneller PM könnte bei der anfänglichen Planung eher eine unterstützende Rolle spielen. PMs geben den Stakeholdern und Experten Raum, den Projektplan anhand ihrer praktischen Erfahrung zu gestalten. Kleinere Unternehmen können sich vielleicht keinen eigenen Projektmanager leisten. In diesem Fall ist ein Experte oder eine Führungskraft die logische Wahl.

Was macht ein Projektmanager?

Ein Projektmanager kann von Team zu Team unterschiedlich agieren, aber im Allgemeinen ist er für das tägliche Management eines Projekts und seiner Mitarbeiter verantwortlich. Ein PM muss auch diese 6 Aspekte verwalten:

• Projektumfang
• Zeitplan
• Finanzen
• Risiko
• Qualität
• Ressourcen

3. Führe nach dem Prinzip „Jeder Einzelne zählt“

Wenn der Projektmanager jedem Teammitglied bei allen Schritten über die Schulter schaut und bei jeder kleinen Angelegenheit die letzte Entscheidung treffen muss, kommt das Projekt schon bald nur noch im Schneckentempo voran. Erlaube deinen Teammitglieder stattdessen, ihr eigenes Urteilsvermögen einzusetzen und die Dinge selbst voranzutreiben.

Beschäftigte in Unternehmen mit einer „starken Vertrauenskultur“ berichten über eine 50% höhere Produktivität als ihre Kollegen mit schwacher Vertrauenskultur.

Das Mikromanagement von Mitarbeitern verlangsamt den Fortschritt und schadet der Moral des Teams. Wenn du mehr Eigenverantwortung bei den Aufgaben förderst und schon in der Anfangsphase des Projekts Transparenz bei den Erwartungen schaffst, werden deine Teammitglieder das Projekt eigenständig vorantreiben.

Wie oben beschrieben, strebst du natürlich das „perfekte“ Team an. Es ist aber wichtig zu bedenken, dass deine Teams im Laufe der Zeit wahrscheinlich immer vielfältiger werden hinsichtlich des ethnischen Hintergrunds, sozioökonomischen Status und sogar des Standorts (die vermehrte Entstehung von Teams, die von zu Hause aus arbeiten, hat sich aufgrund der weltweiten Pandemie nur beschleunigt).

Das ist zwar für das Projekt von Vorteil (je größer die Vielfalt, desto mehr Perspektiven und Fachwissen), aber es bedeutet auch, dass du flexible Tools benötigst, um verschiedene Teams und unterschiedliche Projekte zu betreuen. Hier kommt die Projektmanagement-Software ins Spiel.

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6 Schritte, um das Beste aus einer Projektmanagement-Software herauszuholen

Während Tabellenkalkulationen, E-Mails und Whiteboards für sehr einfache und kleine Projekte ausreichen können, benötigen große und komplexe Projekte eine robuste Projektmanagement-Plattform, um erfolgreich zu sein.

monday.com bietet dir alle Funktionen, die du brauchst: Von plattformspezifischen Arbeitsvorlagen, Boards und Workflow-Automatisierungen bis hin zur Integration von Tools für die Zusammenarbeit.

Hier erfährst du, wie du einen digitalen Arbeitsbereich wie das monday.com Work OS einrichten kannst, um deine Projektteams zu unterstützen.

1. Nutze die Projektdokumentation zur schnelleren Einführung des Frameworks

Unter Projektdokumentation versteht man die Aufzeichnung wichtiger Projektdetails und -dokumente, die für die erfolgreiche Durchführung von Projekten erforderlich sind. Wenn mehrere Teams in einer bestimmten Projektmethodik zusammenarbeiten, ist es wichtig, dass die Dokumentation für alle klar und verständlich ist.

Mit einem Work OS kannst du Dokumente direkt in deinem Workflow – oder in einem übergeordneten Arbeitsbereich – erstellen, teilen und gemeinsam bearbeiten. Mit monday.com Workdocs können Teammitglieder den Ablauf eines Projekts und ihre Rolle in Echtzeit einsehen und verstehen.

2. Erstelle deine Roadmap und die Gesamtübersicht des Projektplan

Eine Projekt-Roadmap ist eine visuelle Übersicht über die Ziele und Leistungen eines Projekts auf einer Zeitleiste. Dies ist ein sehr nützliches Tool zur Steuerung der Erwartungen der Beteiligten sowie zur Kommunikation von Plänen und zur Koordinierung von Ressourcen mit anderen Teams. Mit einer Projektmanagement-Software kannst du ein häufig benötigtes und dynamisches Dokument erstellen, auf das alle Beteiligten leicht zugreifen können. Und das Beste ist: Projekt-Roadmap-Vorlagen wie diese hier von monday.com helfen dir, direkt mit der Arbeit loszulegen.

3. Erstelle dir einen reibungslosen Workflow

Sobald du eine Roadmap oder eine andere Form eines übergeordneten Projektplans hast, kannst du deine Workflows genauer definieren. Das ist enorm wichtig, da deine Teammitglieder dann einfach und intuitiv ihre Arbeit erledigen können und Projektmanager leicht den Projektfortschritt kontrollieren können.

Der Vorteil bei der Verwendung eines Work OS gegenüber herkömmlicher Projektmanagement-Software besteht darin, dass du mit gebrauchsfertigen Vorlagen starten und diese beliebig anpassen kannst, um verschiedene Projektmethoden, Ansichten, Automatisierungen und vieles mehr zu nutzen.

Wenn du zum Beispiel mit dem Wasserfallmodell arbeiten möchtest, kannst du einen sogenannten Arbeitsstrukturplan verwenden, wie im Folgenden abgebildet.

4. Fördere die Eigenverantwortung

Bei einem soliden Work OS kannst du eine Spalte für „Personen“ hinzufügen und die Verantwortlichkeit für Aufgaben und Teilaufgaben einzelnen Mitarbeitern und Teams zuweisen ‑ bei manchen Projektmanagement-Programmen kannst du jedoch nur einzelne Verantwortliche auswählen. Diese Spalten ermöglichen es Projektmanagern und anderen Personen, Aufgaben zuzuweisen und erledigen zu lassen. Du kannst sogar Automatisierungen einsetzen, die den jeweiligen Aufgabenverantwortlichen benachrichtigen, wenn eine Projektphase abgeschlossen ist.

Neben der Zuweisung von Aufgabenverantwortlichen gibt es weitere Faktoren, die den Projektfortschritt fördern. Zum Beispiel schafft es Transparenz, jedem Teammitglied einfache Verantwortlichkeiten zu erteilen, wie z.B. die Berichterstellung zum Status Quo und das Identifizieren von Blockaden.

5. Vertraue auf datenbasierte Entscheidungen

Verhilf deinen Projekten mit umsetzbaren Erkenntnissen zum Fortschritt. Egal für welche Lösung du dich entscheidest, wir haben einige Funktionen integriert, die dir helfen, deine Daten optimal zu nutzen:

• Zeiterfassung ‑ dadurch können Teams sehen, wie lange bestimmte Aufgaben dauern
• Anpassbarer Status ‑ jeder Stakeholder kann sehen, wo deine Projekte am häufigsten feststecken
• Deadlines ‑ machen jedes Teammitglied für den Erfolg des Projekts verantwortlich

Sobald du verschiedene Workflows erstellt hast, kannst du diese als Ressource verwenden und ganz einfach Berichte und Dashboards erstellen. Bewerte den Projekterfolg anhand von KPIs – diese Daten können dann als Grundlage für Entscheidungen oder neue Projekte verwendet werden.

6. Automatisiere wiederkehrende Aufgaben zur Straffung des Projektmanagements

Automatisierungen können deine Arbeitsabläufe beschleunigen und die Effizienz deines Projektmanagements steigern. Zum Beispiel kannst du Manager automatisch benachrichtigen, wenn Fälligkeitstermine überschritten sind, oder jede Woche ein neues Aufgabenelement erstellen und vieles mehr.

Wie sieht die Zukunft des Projektmanagements aus?

Viele Projektmanagement-Trends verändern die Art, wie wir arbeiten. Die bedeutendste Entwicklung mit dem größten und nachhaltigsten Effekt ist vermutlich die künstliche Intelligenz (KI). Tatsächlich gaben in der PMI-Umfrage Pulse of the Profession 81 % der Befragten an, dass ihre Organisation bereits von KI-Technologien beeinflusst wird.

Technologie-Autor Peter Giffen glaubt,

„KI könnte die Datenanalyse übernehmen, um automatisch die Daten von Projektteams zu analysieren und klare Handlungsanweisungen zu geben, wie die Leistung verbessert werden kann.“

Wie in diesem Forbes-Artikel beschrieben, gibt es neben der KI drei weitere Projektmanagement-Trends, mit denen wir in naher Zukunft rechnen müssen:

1. Projektmanager benötigen sowohl KI- als auch EI-Fähigkeiten: EI ‑ emotionale Intelligenz ‑ wird zu einer unverzichtbaren Fähigkeit im Bereich Projektmanagement. Die Fähigkeit, gut mit anderen Menschen umzugehen, gehört zu den wichtigsten Soft skills überhaupt, da soziale Kompetenz den Erfolg jeder Art von Zusammenarbeit ausmacht. Erfahre in diesem Artikel mehr über die wichtigsten Projektmanagement-Fähigkeiten.
2. Einführung von individuellen oder hybriden PM-Ansätzen: Die Zeiten, in denen eine einzige PM-Methodik ausreichte, sind vorbei. Es ist wahrscheinlich, dass die Modelle flexibel sein müssen, um verschiedenen Teams und unterschiedlichen Projekten gerecht zu werden.
3. Mehr Diversität in der Teamstruktur: Wie zuvor erwähnt, wird dein Team unweigerlich vielfältiger werden. Obwohl das ein positiver Trend ist, wird die steigende Vielfalt der Teams auch viele neue Herausforderungen mit sich bringen, wenn die Teams effektiv und effizient zusammenarbeiten sollen.

Was auch immer vor uns liegt, Projektmanagement verliert nicht an Aktualität! Allerdings ist nicht jede Projektmanagement-Software gleich gut. Welche Projektmanagement-Software für dich die beste ist, hängt von deinen individuellen Bedürfnissen ab. Im Folgenden stellen wir dir die (unserer Meinung nach) besten vor.

Welche Vorteile hat der Einsatz von monday.com im Projektmanagement?

Das monday.com Work OS ist mehr als nur eine Projektmanagement-Software, denn es gibt Teams die Möglichkeit, alle Projekte und Aufgaben an einem zentralen Ort zu verwalten.

Mit unserer Lösung können Teams:

• den Projektfortschritt auf einen Blick einsehen (visuell)
• Zeitpläne und Deadlines im Blick behalten
• effizienter und effektiver zusammenarbeiten
• ihre idealen Workflows erstellen

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