Technische Spezifikationen: Erklärung und Beispiele, wie man sie schreibt

Ein Haus ohne Bauplan? Das wird ein teures Abenteuer. Bei Software- und Technikprojekten ist es genauso: Ohne klare technische Spezifikationen arbeitet dein Team aneinander vorbei und das kostet richtig Geld.

Technische Spezifikationen sind dein Kompass im Projekt-Tohuwabohu. Sie verbinden deine Geschäftsziele mit den technischen Möglichkeiten und sorgen dafür, dass alle Beteiligten dieselbe Sprache sprechen. Das Ergebnis? Dein Team verschwendet keine Zeit mit unnötigen Umwegen, Missverständnisse gehören der Vergangenheit an und teure Entwicklungsfehler bleiben aus.

Durchdachte technische Spezifikationen verwandeln komplexe Projekte in planbare, erfolgreiche Vorhaben – und sparen Zeit, Nerven und Budget. Ein kluger Entwickler schaut immer erst in die technischen Spezifikationen, bevor er auch nur eine Zeile Code schreibt.

In diesem Guide erfährst du, warum es wichtig ist, technische Spezifikationen zu schreiben, wer sie schreibt, was sie enthalten und wie man sie schreibt. Wir zeigen dir auch die verschiedenen Arten von technischen Spezifikationen und unterschiedliche Möglichkeiten, sie zu kontrollieren. Und wir erklären, wie monday dev die Verwaltung deiner technischen Spezifikationen ganz einfach macht.

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Was sind technische Spezifikationen?

Technische Spezifikationen (oder kurz: Tech-Specs) sind das Herzstück jedes erfolgreichen Technikprojekts. Ein Tech-Spec ist ein Dokument, das genau beschreibt, was gebaut werden soll, wie es funktioniert und welche Anforderungen erfüllt werden müssen.

Stell dir Tech-Specs wie einen detaillierten Bauplan vor: Sie übersetzen deine Geschäftsideen in konkrete technische Schritte und sorgen dafür, dass alle Beteiligten – von Entwicklern bis zu Stakeholdern – exakt wissen, wohin die Reise geht.

Was gute technische Spezifikationen enthalten:

Nach dem Lesen sollte jeder im Team diese Fragen beantworten können:

• Produktverhalten: Wie wird sich das fertige Produkt verhalten?
• Funktionsumfang: Was kann es und was definitiv nicht?
• Entwicklungsweg: Welche Schritte führen zum Ziel?
• Systemlandschaft: Welche Tools und Systeme werden gebraucht, angepasst oder neu gebaut?
• Sicherheit: Wie schützen wir sensible Daten?
• Launch-Strategie: Wie bringen wir das Produkt live – und was passiert, wenn etwas schiefgeht?
• Erfolgsmessung: An welchen Kennzahlen erkennen wir den Erfolg?
• Betreuung: Wer kümmert sich um Support und Wartung?
• Zeitplan: Bis wann ist was fertig?

Kurz gesagt: Technische Spezifikationen verwandeln vage Ideen in konkrete, umsetzbare Pläne. Damit dein Projekt von Anfang an auf Erfolg ausgerichtet ist.

Technische Spezifikationen vs. funktionale Spezifikationen

Technische Spezifikationen werden manchmal mit funktionalen Spezifikationen verwechselt. Beide Dokumente sind wichtig für ein erfolgreiches Projekt, aber es gibt ein paar wichtige Unterschiede.

Eine funktionale Spezifikation basiert auf den Anforderungen des Unternehmens. Sie konzentriert sich auf die Benutzererfahrung, indem sie die Produktfunktionalität betrachtet. Im Gegensatz dazu konzentriert sich eine technische Spezifikation auf die interne Programmierung, technische Standards und Leistungsanforderungen. Sie enthält Pläne für die Implementierung, das Testen und die Vorteile bestimmter Funktionen und definiert alle technischen Anforderungen.

Einfach gesagt:

Eine funktionale Spezifikation beschreibt, was du von deiner Softwareentwicklung erwartest, und eine technische Spezifikation legt detailliert fest, wie du dorthin gelangst.

Ohne technische Spezifikationen entwickelst du im Blindflug – und das wird teuer. Gute Tech-Specs sorgen dafür, dass alle Beteiligten dieselbe Produktvision verfolgen, schaffen Klarheit und verhindern kostspielige Missverständnisse.

Hier die wichtigsten Gründe:

1. Genauigkeit und Präzision: „Der Login soll sicher sein“ vs. „OAuth 2.0 mit JWT-Tokens, Session-Timeout nach 30 Minuten, 2FA über TOTP“. Mit präzisen technischen Angaben zu APIs, Datenstrukturen und Protokollen weiß jeder Entwickler exakt, was zu implementieren ist.

2. Risikominderung: Tech-Specs definieren Systemarchitektur, Datenbank-Schema und Performance-Anforderungen im Voraus. So erkennst du früh, ob deine geplante PostgreSQL-Datenbank 10.000 gleichzeitige Nutzer verkraftet oder ob du auf eine verteilte Architektur umsteigen musst.

3. Qualitätsverbesserung: Konkrete Akzeptanzkriterien wie „API antwortet innerhalb 200ms bei 1000 Requests/Sekunde” oder „UI lädt auf 3G-Verbindung in unter 3 Sekunden” ermöglichen messbare Tests und definieren Qualität objektiv.

4. Effizienzsteigerung: Statt zu raten, welche REST-Endpoints benötigt werden, definierst du alle API-Calls mit Request/Response-Beispielen. Entwickler können parallel arbeiten, ohne auf Rückfragen zu warten.

5. Produktivitätssteigerung: Detaillierte Spezifikationen zu verwendeten Frameworks (React vs. Vue), Coding-Standards (ESLint-Regeln) und Deployment-Prozessen (Docker-Container, CI/CD-Pipeline) eliminieren Entscheidungsparalyse im Team.

6. Bessere Kommunikation: Tech-Specs übersetzen „benutzerfreundliche Navigation“ in konkrete UI-Wireframes, Responsive-Breakpoints und Accessibility-Standards (WCAG 2.1 AA). Alle sprechen über dasselbe.

7. Dokumentation: Alle Architektur-Entscheidungen, verwendete Libraries, Datenbank-Migrationen und Konfigurationen sind dokumentiert. Neue Teammitglieder verstehen sofort, warum Redis als Cache gewählt wurde und wie das Monitoring funktioniert.

8. Zufriedenheit der Nutzer: Spezifische User Storys mit technischen Constraints („Mobile App funktioniert offline für 24h“, „Suchfunktion liefert Ergebnisse in unter 100ms“) stellen sicher, dass Features echte Nutzerbedürfnisse erfüllen.

9. Investitionsschutz: Detaillierte Spezifikationen zu Server-Requirements, Third-Party-Services und Lizenzkosten verhindern böse Überraschungen. Du kalkulierst realistische Budgets für Hosting, APIs und Tools.

10. Projektabstimmung: Tech-Specs verbinden Business-KPIs („Checkout-Conversion um 15% steigern”) mit technischen Lösungen (Ein-Klick-Payment, Auto-Fill, A/B-Tests) und zeigen, wie Technik Geschäftsziele erreicht.

Das Ergebnis: Projekte werden planbar, Teams arbeiten effizienter und Endprodukte erfüllen echte Bedürfnisse. Technische Spezifikationen sind die Investition, die sich von selbst bezahlt macht.

Wer schreibt technische Spezifikationen?

Je nach Organisation und Art des Projekts werden technische Spezifikationen in der Regel von einer der folgenden Personen verfasst:

• Ingenieure: Oft schreibt der Ingenieur, der die Lösung entwickelt oder während der Umsetzung die Verantwortung trägt, die technische Spezifikation. Sie kennen die technischen Details am besten, z.B. weiß ein Backend-Engineer genau, dass die Produktsuche bei 10.000 SKUs ElasticSearch braucht, nicht nur SQL-Abfragen.
• Technische Leiter: Bei größeren Projekten können technische Leiter die Spezifikationen erstellen. Sie koordinieren zwischen Teams und definieren die Gesamtarchitektur – etwa wie Microservices in einer Banking-App miteinander kommunizieren sollen.
• Projektleiter: Manchmal übernehmen Projektmanager die Aufgabe, technische Spezifikationen zu schreiben, vor allem bei komplexen Projekten. Sie übersetzen Business-Anforderungen in Tech-Specs – z.B. „automatische Rechnungen” wird zu PDF-Generation, E-Mail-Versand und GDPR-konformer Speicherung.
• Senior Engineers: Erfahrene Ingenieure mit fundierten Kenntnissen über das Produkt/Projekt können mit dem Verfassen der Spezifikationen beauftragt werden. Ihre Erfahrung verhindert kritische Fehler – sie spezifizieren nicht nur Happy Paths, sondern auch Edge Cases wie Payment-Timeouts und Duplicate-Handling.
• Technische Redakteure: Oft werden Leute, die als technische Redakteure oder technische Autoren bekannt sind, für das Schreiben technischer Spezifikationen eingestellt. Sie machen komplexe Tech-Infos verständlich – verwandeln chaotische Engineer-Notizen in strukturierte API-Dokumentation mit Code-Beispielen.
• Spezifikationsautoren: Diese Fachleute, auch als Spezifizierer bezeichnet, konzentrieren sich speziell auf die Entwicklung von Konstruktionsspezifikationen für Projekte in der Architekturindustrie und im Bauprojektmanagement. Sie kennen alle Compliance-Anforderungen ihrer Branche – z.B. HIPAA-Standards für Krankenhaus-IT oder Audit-Logs für Behörden.

Sie arbeiten mit verschiedenen Beteiligten zusammen, darunter Produkt- und Projektteams, Entwickler und Fachexperten, um Informationen zu sammeln und umfassende technische Spezifikationen zu erstellen, die als Leitfaden für die Projektumsetzung dienen.

Was sind die wichtigsten Bestandteile einer technischen Spezifikation? 

Zu den wichtigsten Bestandteilen einer technischen Spezifikation gehören in der Regel:

• Vorspann: Titel, Autor(en), Team, Prüfer, Erstellungsdatum, Datum der letzten Aktualisierung und Referenzlink, z. B. Epic, Ticket, Issue oder Task.
• Einführung: Überblick über das Projekt, seine Zielsetzung und Vorgaben.
• Zweck und Umfang: Skizziert die beabsichtigten Ergebnisse der technischen Lösung.
• Funktionale Anforderungen: Beschreibt Features, Funktionen und Leistungskriterien.
• Designanforderungen: Legt die Benutzeroberfläche und Designelemente fest.
• Technische Standards: Beschreibt die zu beachtenden Branchenstandards, Protokolle und Vorschriften.
• Lösungen: Erläutert den Ansatz zur Bewältigung der einzelnen Elemente des Projekts.
• Testanforderungen: Beschreibt Testpläne, Testfälle und Abnahmekriterien.
• Lieferanforderungen: Legt Liefertermine, Installation und Schulungsbedarf fest.
• Support und Wartung: Enthält Infos zu Garantien, Wartung und technischem Support.
• Erfolgsbewertung: Legt fest, wie der Erfolg des Projekts gemessen wird.
• Aufgabenverteilung: Zeigt, wer was wann macht.
• Weitere Überlegungen: Geht auf mögliche Herausforderungen oder Alternativen ein.
• Schlussbemerkungen: Enthält alle weiteren relevanten Infos oder Anhänge.

Was ist vor dem Schreiben einer technischen Spezifikation zu beachten?

Bevor du eine technische Spezifikation schreibst, solltest du die folgenden wichtigen Schritte beachten:

1. Vorhandene Informationen sammeln: Erfasse und prüfe Produkt-/Funktionsanforderungen, technische Standards und alle relevanten Unterlagen zum Projekt.
2. Das Problem verstehen: Beschreibe das Problem klar und detailliert und überleg dir mögliche Lösungen.
3. Lösungsansatz wählen: Wähle aus den erarbeiteten Optionen den sinnvollsten Lösungsansatz aus.
4. Erfahrene Ingenieure konsultieren: Besprecht eure Lösungsvorschläge mit kompetenten Kollegen, erklärt ihnen euren Denkprozess und holt ihr Feedback ein.
5. Zielgruppe definieren: Identifiziere, wer die Spezifikation lesen und verwenden wird, um den Inhalt entsprechend anzupassen.
6. Klare Ziele setzen: Leg fest, wozu die technische Spezifikation dient und was sie erreichen soll.
7. Entwurf entstellen: Erstelle einen strukturierten Entwurf, um deine Gedanken zu ordnen und sicherzustellen, dass alle notwendigen Komponenten enthalten sind.
8. Zeit zum Schreiben nehmen: Plan in deinem Kalender Zeit ein, um den ersten Entwurf der technischen Spezifikation zu schreiben.
9. Einen kollaborativen Dokumenteneditor nutzen: Nutze eine gemeinsame Plattform für den Zugriff und die Zusammenarbeit im Team.
10. Vorlage für technische Spezifikationen nutzen: Nutze eine Vorlage als Ausgangspunkt für deinen ersten Entwurf.

Wenn du diese Vorbereitungsschritte befolgst, kannst du fokussiertere und effektivere technische Spezifikationen erstellen.

Wie erstellst du technische Spezifikationen?

Schauen wir uns ein praktisches Beispiel für technische Spezifikationen in der Praxis an. Angenommen, du entwickelst eine neue App für die Lieferung von Lebensmitteln. Technische Spezifikationen helfen dir dabei, deine Ziele zu klären und die Details festzulegen.

Vorbereitende Fragen

Zuerst musst du festlegen, wie sich deine App verhalten soll. Du solltest Fragen beantworten wie:

• Was soll deine App können?
• Welches Problem löst sie für den Nutzer?
• Inwiefern ist dein Produkt besser als z. B. andere Essenslieferungsapps, die es schon gibt?

Hier kannst du genau sagen, was dein System kann und was nicht. In diesem Abschnitt beschreibst du detailliert, was du entwickeln möchtest, einschließlich konkreter Nutzergeschichten.

Grenzen setzen

Als Nächstes musst du festlegen, was bei der Entwicklung deiner App nicht möglich ist. Dies wird als „Out of Scope”-Abschnitt der technischen Spezifikation bezeichnet. Der Projektmanager muss alle großartigen, unrealistischen Ideen der Stakeholder mit Erfahrungswerten konfrontieren. Beispielsweise kann die App keine Zahlungen in Kryptowährung akzeptieren.

Vorgehensweise festlegen

In diesem Abschnitt kannst du skizzieren, wie du jedes Projektelement angehen willst. Du solltest auch deine Gründe dafür angeben. Wenn du zum Beispiel biometrische Sicherheit für die Benutzeranmeldung verwenden willst, erklärst du hier, warum das der beste Ansatz ist und wie du ihn umsetzen willst.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Bürokratie hinter Sicherheit und Datenschutz. In deinem Dokument solltest du darlegen, wie du die Privatsphäre der Benutzer schützen und Verstöße verhindern willst.

Testen und Support

Zum Schluss beschreibst du deine Test-, Bereitstellungs- und Supportstrategien. Wenn du zum Beispiel einen Alpha-Test mit 100 Personen geplant hast, gib das hier an. Du kannst angeben, auf welchen Plattformen du die App veröffentlichen wirst, wie du Feedback überwachen und wie du Support anbieten wirst.

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Welche verschiedenen Arten von technischen Spezifikationen gibt es?

Es gibt verschiedene Arten von technischen Spezifikationen, die jeweils einen bestimmten Zweck in verschiedenen Branchen und Projekten erfüllen:

• IT-technische Spezifikationen: Bezieht sich auf IT-Infrastrukturprojekte, Systemaktualisierungen und technische Anforderungen für IT-Teams.
• Technische Spezifikationen für Websites: Beschreiben die technischen Anforderungen für die Website-Entwicklung, einschließlich Design, Funktionalität und Benutzererfahrung.
• Technische Spezifikationen für Software-Entwicklungsprozesse: Beschreibt die technischen Anforderungen der Softwareanwendung, einschließlich Softwarearchitektur, Programmiersprachen, Datenbankschema und Design der Benutzeroberfläche.
• Agile technische Spezifikationen: Bezieht User Stories und Akzeptanzkriterien ein und ermöglicht so kontinuierliches Feedback und Anpassungen für jede Iteration oder jeden Sprint in der agilen Entwicklung und für agiles Projektmanagement.
• Technische Produktspezifikationen: Dienen als Blaupause für die Produktentwicklung und beschreiben Features, Funktionen und technische Anforderungen im Detail.
• Technische Gerätespezifikationen: Gibt detaillierte Infos zu technischen Aspekten von Geräten, einschließlich Herstellung, Stromversorgung und Sicherheitsaspekten.
• Architekturspezifikationen: Beschreibt die Struktur und das Design eines Systems und erklärt die Softwarearchitektur und die Hardwareanforderungen.
• Leistungsspezifikationen: Legt die betrieblichen Anforderungen und Leistungskriterien für ein System fest.
• Technische Designspezifikationen: Beschreibt die Funktionen des Produkts und wie die Nutzer damit umgehen.
• Offene Spezifikationen: Bieten Flexibilität und Wahlfreiheit bei der Produktentwicklung und werden oft von Behörden zur Festlegung von Standards verwendet.
• Geschlossene Spezifikationen: Liefern genaue Anweisungen, einschließlich Sicherheitsvorschriften, erforderlicher Materialien und Produktdesign.

10 Möglichkeiten zur Kontrolle technischer Spezifikationen

Mit diesen effektiven Kontrollmaßnahmen kannst du hochwertige, aktuelle technische Spezifikationen aufrechterhalten, die die Projektplanung, -durchführung und die Projektüberwachung effektiv leiten.

1. Klare Standards festlegen: Erstelle einheitliche Formate, Vorlagen und Inhaltsanforderungen, um die Erstellung und Genehmigung von Dokumenten zu steuern.
2. Software für das Spezifikationsmanagement nutzen: Setze zeitgemäße, fortschrittliche Instrumente für die digitale Formatierung, Echtzeit-Aktualisierungen und lückenlose Rückverfolgbarkeit ein.
3. Regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen durchführen: Führe Konformitätsprüfungen, technische Überprüfungen und Bewertungen der Erstellung, Speicherung und Änderung von Dokumenten durch, um deren Richtigkeit und Vollständigkeit sicherzustellen.
4. Versionskontrolle einführen: Nutzt ein System, das Änderungen nachverfolgt, den Änderungsverlauf speichert und sicherstellt, dass nur autorisierte Benutzer Dokumente ändern können.
5. Fortlaufende Mitarbeiterschulungen anbieten: Sorge dafür, dass alle Teammitglieder wissen, wie das Spezifikationssystem zu verwenden ist, welche Rolle sie bei der Gewährleistung der Genauigkeit spielen und wie wichtig die Revisionskontrolle ist.
6. Vorlagen nutzen: Verwende standardisierte Vorlagen, um die Konsistenz zwischen den Dokumenten zu gewährleisten und den Erstellungsprozess zu optimieren.
7. Feedback sammeln und einbeziehen: Sammle regelmäßig Input von Teammitgliedern und Stakeholdern, um die Spezifikationen zu verfeinern und zu verbessern.
8. Peer-Reviews durchführen: Führe einen Überprüfungsprozess ein, bei dem andere Teammitglieder das Dokument vor der Fertigstellung auf Richtigkeit und Vollständigkeit überprüfen.
9. Klare Ziele und Anforderungen festlegen: Stell sicher, dass die technischen Spezifikationen mit den Projektzielen übereinstimmen und sowohl funktionale als auch nicht-funktionale Anforderungen genau widerspiegeln.
10. Sicherheitsmaßnahmen umsetzen: Leg Zugriffskontrollen und Datensicherheitsprotokolle fest, um sensible Infos in den Spezifikationen zu schützen.

Wie monday dev dir bei der Verwaltung deiner technischen Spezifikationen helfen kann

monday dev ist eine Agile Projektmanagement-Software und Bug Tracking Software. Sie basiert auf dem monday.com Work OS und bietet mehrere Funktionen, die dir bei der Erstellung und Verwaltung deiner technischen Spezifikationen helfen.

• Anpassbare Vorlagen: Nutze vorgefertigte Vorlagen oder erstelle eigene Boards, die auf deine technischen Anforderungen zugeschnitten sind.

• Kollaborativer Arbeitsbereich: Teile Dateien, kommuniziere sofort und nimm Änderungen in Echtzeit vor, damit alle Teammitglieder auf die neuesten technischen Spezifikationen zugreifen können.

• Integrationsmöglichkeiten: Verbinde externe Tools wie GitHub und GitLab, um Code-Repositorys zu verknüpfen und Pull-Anfragen direkt an Ihre technischen Spezifikationselemente weiterzuleiten.

• Visuelle Darstellungen: Nutze verschiedene Ansichten wie Kanban-Boards und Gantt-Diagramme, um den Fortschritt und die Abhängigkeiten der technischen Spezifikationen zu visualisieren.

• Automatisierungsfunktionen: Richte Automatisierungen für die Zuweisung von Aufgaben, Benachrichtigungen und Workflow-Integrationen ein, um den Prozess der technischen Spezifikationen zu optimieren.

• Sprint-Management: Verfolge Sprints von der Sprint-Planung bis zur Sprint-Review, was bei der iterativen Entwicklung technischer Spezifikationen hilfreich sein kann.

Mit diesen Funktionen kann monday dev Teams dabei helfen, technische Spezifikationen während des gesamten Produktentwicklungszyklus und SDLC effizienter zu erstellen, gemeinsam zu bearbeiten und zu verwalten.

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Verwandte Vorlagen auf monday dev

Hier findest du eine Auswahl an Vorlagen, mit denen du deine Entwicklungsprojekte im Handumdrehen auf den Weg bringen kannst.

Produktentwicklungsplanung

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Organisiere deine Produkt-Roadmap und Feature-Release-Ziele an einem zentralen Ort in der Roadmap für Features und Releases. Lege Prioritäten für wichtige Releases fest, erhalte automatische Terminerinnerungen und sieh dir das Feedback deines Teams an, so bleibt deine Roadmap immer übersichtlich organisiert. Unsere Roadmap-Vorlage ist dein idealer Fahrplan für die Verwaltung und Durchführung von Releases für jedes Quartal.

Vorlage für die Scrum-Softwareentwicklung

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Kanban-Softwareentwicklungsvorlage

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