Guide de la planification de projet

C’est un fait, la planification de projet se place en tête de liste des priorités de la gestion de projet. Quand on connaît la quantité d’informations dynamiques à gérer en tant que chef de projet, de la coordination de toutes les tâches spécifiques à la gestion des ressources nécessaires, on comprend qu’un processus de planification de projet bien construit est indispensable pour s’assurer que tout se déroule sans problème.

Or, comme nous sommes convaincus que tous vos projets méritent d’aboutir de la plus belle façon, nous allons vous présenter plusieurs méthodes efficaces pour créer un plan de projet irréprochable. Puis, nous vous expliquerons comment des outils de gestion de projet performants peuvent vous aider à planifier vos projets pour que vos équipes exécutent leurs tâches le plus efficacement possible.

Définition de la planification de projet

La planification de projet est l’étape de la gestion de projet qui consiste à dresser la liste de toutes les activités, jalons de projet et livrables nécessaires à l’exécution d’un projet.

Bien que les étapes de la planification d’un projet soient légèrement différentes en fonction du type de projet et de la méthode de planification choisie, certaines actions sont communes à toutes les méthodes de planification de projet. L’ordre peut également varier, mais ce qui suit vous donnera une bonne idée de ce qui vous attend.

• Étape 1 : élaborer une structure de répartition du travail (SRT) ou Work Breakdown Structure (WBS). Pour cela, vous pouvez commencer avec ce modèle de SRT,
• Étape 2 : estimer la durée de chaque phase du projet,
• Étape 3 : déterminer les ressources à allouer telles que le budget, la technologie et les ressources humaines nécessaires,
• Étape 4 : identifier les dépendances entre tâches, c’est-à-dire les tâches préliminaires ou les tâches qui doivent être achevées avant qu’une autre ne puisse commencer,
• Étape 5 : déterminer les jalons de projet qui marqueront les progrès réalisés,
• Étape 6 : identifier les dépendances qui pourraient avoir un impact sur les livrables du projet et la collaboration entre équipes.

Pourquoi créer un processus de planification de projet ?

Sans planification de projet, les projets seraient rarement terminés à temps et presque tous dépasseraient leur budget.

En effet, la planification des projets est un processus qui est parfois simple et parfois très complexe. Mais presque toutes les entreprises pratiquent une forme ou une autre de planification de projet. Qu’il s’agisse simplement de noter les informations relatives au projet sur son planning et de coordonner ses équipes par e-mail, ou bien d’utiliser des feuilles de calcul pour gérer leurs projets, toutes ces étapes entrent dans une planification de projet basique.

Mais aujourd’hui, grâce aux nombreux outils disponibles en ligne, la plupart des entreprises sont déjà passées à une plateforme de gestion de projet basée sur le cloud et à d’autres outils numériques de suivi de projet pour gérer leur planification de projet. En effet, les plateformes Work OS actuelles facilitent grandement la gestion de projet grâce à des solutions de planification de projet visuelles et performantes dont il serait dommage de se passer.

Quelles sont les techniques de planification de projet ?

Selon leurs préférences et leurs besoins, les chefs de projet utilisent différents outils et techniques de planification de projet. Avant de vous décourager avec des mots obscurs comme « Kanban » et « Scrum », considérez ceci : la technique qui vous convient le mieux est celle qui correspond à votre planning, à vos objectifs personnels et à votre propre liste de tâches.

Vous trouverez ci-dessous quatre techniques de planification de projet courantes : la méthode du chemin critique, la technique d’évaluation et d’examen des programmes (PERT), le fast-tracking et le crashing, et les diagrammes de Gantt.

1. la méthode du chemin critique (CPM)

La méthode du chemin critique (CPM) est une méthode de planification de projet couramment utilisée en construction. En effet, la méthode du chemin critique aide les chefs de projet à prévoir la chronologie du projet en fonction de ses tâches. Pour ce faire, il faut :

• Dresser la liste de toutes les tâches nécessaires à la réalisation du projet dans une structure de répartition du travail (SRT),
• Estimer la durée de chaque tâche,
• Identifier les dépendances des tâches et les livrables du projet.

Une fois le projet cartographié, l’étape suivante consiste à identifier le plus long tronçon de tâches dépendantes au sein du projet. Ce tronçon est alors appelé « chemin critique ». Vous aurez probablement d’autres tâches en dehors du chemin critique : il s’agit de tâches qui peuvent être retardées sans que le projet ne soit interrompu. On les appelle « tâches flottantes ». Mais le chemin critique est l’ensemble des tâches qui doivent être achevées dans les délais pour que le projet puisse être mené à bien sans être retardé.

Pour les projets de construction, retrouvez aussi nos quatre modèles indispensables pour tous les chefs de chantier.

2. Technique d’évaluation et d’examen des programmes (PERT)

Le PERT, « Technique d’évaluation et d’examen de programmes » pour « Program Evaluation and Review Technique » en anglais, est une autre méthode de planification de projet du secteur de la construction utilisée pour estimer la durée d’un projet. Les diagrammes PERT offrent une représentation visuelle des principales activités et des dépendances d’un projet. Ainsi, les activités sont affichées de manière séquentielle comme une feuille de route et les tâches sont reliées par une ligne d’activité sur le graphique.

Néanmoins, cette technique nécessite la création d’un calendrier visuel appelé « diagramme PERT ». Il est toutefois possible de créer un diagramme PERT en utilisant une structure de répartition du travail, puis en cartographiant son projet et ses dépendances dans un diagramme de Gantt.

3. Fast-tracking et crashing

En gestion de projet, le « fast-tracking » et le « crashing » sont des tactiques de planification de projet par compression du temps. Elles sont utilisées pour condenser le planning de son projet. Mais ces deux techniques de planification de projet doivent être utilisées avec prudence car elles peuvent entraîner des problèmes plus importants.

Le fast-tracking revient plus ou moins à du multi-tasking. Cette méthode requiert de trouver le chemin critique de son projet et à travailler sur ses activités critiques tout en travaillant simultanément sur les tâches flottantes. Le danger de cette approche est que les équipes travaillent souvent à la hâte. C’est donc une technique de planification de projet à manier avec prudence car elle favorise les erreurs humaines, ce qui implique de consacrer du temps à réparer ces erreurs par la suite.

La méthode du crashing consiste quant à elle à injecter des ressources supplémentaires dans un projet afin de le terminer plus rapidement. Cette méthode de planification de projet s’applique surtout lorsqu’un projet risque de dépasser une date limite. Pour ce faire, on peut par exemple ajouter des membres supplémentaires à une équipe ou lui demander de faire des heures supplémentaires jusqu’à ce que les objectifs soient atteints. Cependant, cette technique de planification de projet augmente le coût global du projet ainsi que le risque d’épuisement des collaborateurs et peut diminuer la qualité des livrables du projet.

4. Les diagrammes de Gantt

Utilisé dans tous les secteurs d’activité, le diagramme de Gantt est une technique de planification de projet qui permet de créer une représentation graphique de son calendrier de projet, du début à la fin. Ainsi, en utilisant un diagramme de Gantt, on peut accroître la transparence de son processus de travail car on sait à tout moment qui travaille sur quoi. De cette manière, tout le monde comprend où chacun se situe par rapport à la chronologie du projet.

En outre, les diagrammes de Gantt permettent de mesurer les progrès réalisés, de visualiser l’avancement du projet par rapport aux échéances prévues, d’identifier les goulets d’étranglement et de gérer les ressources plus facilement et plus efficacement.

Si vous recherchez une solution de diagrammes de Gantt gratuits, consultez notre sélection.

Comment s’assurer qu’un projet respecte son planning ?

Pour s’assurer que les projets respectent leur calendrier prévisionnel, nous vous recommandons avant tout de ne plus utiliser de diagramme de Gantt dans Excel pour la planification des projets. En effet, les feuilles de calcul prennent beaucoup de temps et augmentent les risques d’erreur humaine. En outre, elles ne constituent pas une source unique d’information car vos équipes et parties prenantes peuvent à tout moment utiliser d’anciennes versions d’une même feuille de calcul du projet.

C’est pourquoi, si vous ne l’avez pas encore fait, envisagez de passer à une plateforme de gestion du travail performante comme monday.com. Contrairement à d’autres logiciels de gestion de projet qui se concentrent exclusivement sur la planification de projets, monday.com est un Work OS complet. Cela signifie que monday est capable de prendre en charge tous les aspects du travail au sein de vos projets en temps réel, tels que :

• Planifier et programmer des projets,
• Constituer des équipes,
• Mesurer les performances de l’équipe,
• Envoyer des mises à jour par e-mail.

De plus, monday propose plus de 200 modèles prêts à l’emploi pour planifier des projets en un clin d’œil. Vous pouvez créer des diagrammes de Gantt et mettre en place une structure de répartition du travail (SRT) en quelques secondes. En outre, l’interface par glisser-déposer permet de personnaliser facilement les modèles en fonction de vos besoins et de vos préférences, ou même de mettre à jour votre plan de projet en un clin d’œil.

Alors essayez monday.com dès aujourd’hui pour voir à quel point monday.com est une plateforme facile à utiliser pour la planification de projets. En plus, vous pourrez vous assurer que vous avez créé le processus de travail qui permettra à votre équipe de rester sur la bonne voie.