Projektmanagement-Tools: was sind die wichtigsten Funktionen?

Ob du eine Pyramide in der Wüste Ägyptens errichtest, eine Rakete ins All startest oder dein junges Unternehmen in die Gewinnzone bringst – um dein Vorhaben erfolgreich zu machen, sind Planung und Weitsicht unerlässlich.

Kann man solch bedeutende Werke auch ohne Projektmanagement vollbringen? Schon möglich – aber Projektmanagement-Tools machen den gesamten Prozess deutlich einfacher, effizienter und wiederholbar.

Da es jedoch unzählig viele Projektmanagement-Tools gibt, wollen wir dir helfen, deine Auswahl einzugrenzen. In diesem Artikel erklären wir die wichtigsten Funktionen, auf die du achten solltest und warum. Du erhältst eine Projektmanagement-Tool Definition, und erfährst welche Projektmanagement-Tools für kleine Teams, sowie auch für große Unternehmen geeignet sind. Außerdem lernst, wie du die wesentlichen Funktionen praktisch einsetzt. Bereit? Na, dann los!

Was sind Projektmanagement-Tools?

Projektmanagement-Tools sind Werkzeuge, die Teams und Einzelpersonen helfen, Projekte effektiv und effizient innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu planen, auszuführen, nachzuverfolgen und zu liefern. So lautet eine generelle Definition von Projektmanagement-Tools. Mit der richtigen Auswahl an Tools erreichst du jedoch vieles mehr, sofern diese miteinander vereinbar sind. Dann können Teams auf einer einzigen Plattform zusammenarbeiten, Dateien über mehrere Geräte hinweg austauschen, detaillierte Projektberichte erstellen, Geschäftsprozesse verwalten usw.

Beispiele für Projektmanagement-Tools sind:

• Kalender — um Projektzeitpläne nachzuverfolgen und zu verwalten.
• Gantt-Diagramme — um Projektmeilensteine und Abhängigkeiten des Projekts zu visualisieren.
• Kanban-Boards — um Aufgaben zu priorisieren und Anforderungen der Kapazität anzupassen.
• Dashboards — um Entscheidungsprozesse durch Echtzeit-Erkenntnisse zu vereinfachen.
• Automationen — um Zeit zu sparen und sich wiederholende Aufgaben zu schneller abzuwickeln.
• Visuelle Roadmaps — um Brainstorming von Projektideen und Aufgaben effektiv einzusetzen.
• Netzwerkdiagramme — um alle Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Projektabläufe zu visualisieren.

Projektmanagement-Software wird nicht nur von Projektmanagern verwendet. Du kannst sie beliebig unterschiedlichen Bedürfnissen, Zielen, und Projektmanagement-Methoden anpassen. Jeder Einzelne profitiert von der Nutzung bedarfsgerecht angepasster Projektmanagement Tools, ob im kleinen Team oder Großunternehmen.

Was ist Projektmanagement-Software?

Projektmanagement-Software umfasst alle Plattformen und Tools, die Manager und Teams unterstützen, alle Aspekte des Projektplans zu steuern, zu koordinieren und umzusetzen. Kurz gesagt besteht es aus Werkzeugen und Apps, die dich effizienter arbeiten lassen.

Projektmanagement-Tools und Methoden sie einzusetzen

Wir von monday.com wollten herausfinden, welches die meist-gewünschten Eigenschaften von Projektmanagement-Tools sind. Unsere Umfrage unter Befragten aus verschiedenen Branchen und Berufsfeldern ergab folgende Ergebnisse:

• Projekt-Dashboards (20%)
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit (31%)
• Board-Ansichten wie Kanban-Boards (32%)
• Effizienzsteigernde Funktionen wie Automatisierungen (42%)

Hier eine Übersicht der gängigsten Projektmanagement-Tools und wie sie verschiedene Arbeitsmethoden unterstützen:

• Planung und Terminierung: Ob mittels Kalender, Gantt-Diagramm oder Kanban-Board – die Planung und Terminierung bilden das Kernstück jedes Projektmanagement-Tools, um Meilensteine und Abhängigkeiten zu definieren und Zeitpläne zu erstellen.
• Aufgabenmanagement: Mithilfe dieser Funktion kannst du Aufgaben und Teilaufgaben an einem zentralen Ort verwalten. Nutze Projektmanagement Vorlagen, Workflows und Zeitleisten Software, um Prozesse und Aufgabenerledigung zu überwachen und zu verwalten.
• Zusammenarbeit: Teams müssen im Verlauf eines Projekts mit internen und externen Stakeholdern interagieren. Tools zur Zusammenarbeit erlauben es allen Beteiligten, zentral und effizient zu kooperieren und Projekte voranzutreiben.
• Dateiverwaltung: Du kannst Projektdateien zentral bearbeiten, speichern und organisieren und Fehler durch integrierte Versionskontrolle minimieren. Teile Dateien, speichere Assets sicher und gestalte durchgängige, effiziente Workflows.
• Ressourcenmanagement: Zu wissen, wer wann welche Aufgabe übernimmt, ist essenziell für jedes Projekt. Häufig haben Projektteams oder Mitglieder noch weitere Verantwortungsgebiete. Durch das Ressourcenmanagement kannst du Mitarbeiter koordinieren, ihre Zeit im Blick behalten und sicherstellen, dass Aufgaben fristgerecht abgeschlossen werden.
• Kommunikation: Benutzer können projektrelevante Kommunikationen strukturiert abwickeln, indem sie Gespräche und Diskussionen führen, Teammitglieder hervorheben oder Diskussionsthemen anregen.
• Berichterstattung: Mithilfe von Dashboards und Berichten können Benutzer einen Gesamtüberblick über Budgets, Ziele, Zeitpläne, Ressourcen, Engpässe und den allgemeinen Projektfortschritt visualisieren.
• Automatisierung: Deine Arbeitsabläufe werden straffer und du sparst Zeit, indem du Vorgänge wie Statusaktualisierungen, Erinnerungen an Fälligkeitsdaten, Aufgabenzuweisungen, Benachrichtigungen und Zeiterfassung automatisierst.
• Integration: Organisationen nutzen bereits diverse Tools und Apps für unterschiedliche Unternehmensbereiche. Es ist daher wichtig, dass sich dein Projektmanagement-Tool nahtlos in diese Systemlandschaft einfügen lässt.
• Anpassung: Jedes Unternehmen hat seine eigene Arbeitsweise. Warum sollte ein Projektmanagement-Tool dir vorgeben, wie du zu arbeiten hast? Wähle ein Tool, das du individuell anpassen und optimieren kannst, um System, Prozess oder Interaktion in der Zusammenarbeit zu unterstützen, die deiner spezifischen Situation entsprechen.

Welche Vorteile bieten Projektmanagement-Tools beim Verwalten von Projekten?

Im Projektmanagement benutzt man digitale Tools, um Prozesse und Workflows zu straffen, effizienter zu arbeiten und Projekte erfolgreich abzuschließen. Hier sind die wichtigsten Vorteile:

1. Bessere Zeitplanung. Ein Projektmanagement-Tool ermöglicht den Benutzern, verschiedene Projekte an einem zentralen Ort von der Initiierung bis zum Abschluss zu verwalten. Es verschafft einen Überblick über alle Aspekte und Beteiligten, von internen Teammitgliedern bis zu externen Mitarbeitern.
2. Verbesserte Kommunikation. Projektmanagement-Tools bieten Teams die Möglichkeit, effizient auf einer gemeinsamen Plattform zusammenzuarbeiten. Benutzer können rasch miteinander kommunizieren und durch Echtzeit-Benachrichtigungen stets aktuell informiert bleiben.
3. Optimierte Leistung. Projektmanagement-Tools stellen Vorlagen bereit, um wiederkehrende Projektstrukturen zu erstellen, manuelle Tätigkeiten zu automatisieren und sich flexibel an jede Projektmethodik anzupassen.
4. Straffere Organisation. Indem du alle Aufgaben an einem zentralen Ort bearbeitest, wird es einfacher, die Arbeit zu koordinieren und Workflows anzupassen, wenn dein Unternehmen expandiert.
5. Reduzierte Risiken. Durch ein Risikoregister kannst du Projektrisiken frühzeitig identifizieren und sie mit Echtzeitdaten über alle Projektmanagement Phasen hinweg minimieren.
6. Weniger Redundanzen. Verschiedene Darstellungsweisen des Arbeitsaufkommens ermöglichen dir Team-Ressourcen wirkungsvoll zu verteilen und einzusetzen, Überlappungen oder doppelte Arbeiten zu identifizieren und dich rasch auf wechselnde Prioritäten umzustellen.
7. Verbesserte Projektdokumentation. Übersichtliche und visuelle Projekt-Dashboards ermöglichen einen schnellen Überblick über den Projektstatus, sodass du konsequent auf Kurs bleibst und deine Ziele schneller erreichst.

Monday.com bringt alle Projektmanagement-Tools zusammen

Mit monday.com kannst du all deine individuellen Projektmanagement-Tools durch eine einzige, vollständig anpassbare Plattform ersetzen. Mit der Kombination aller Funktionen kannst du alle Projektphasen von der Planung, über Projektabwicklung bis hin zum erfolgreichen Projektabschluss verwalten. .

• Zusammenarbeit im Team: Nahtlose Zusammenarbeit durch integrierte Aufgabenlisten, zentrale Dateiablagen, gemeinschaftliche Notizen und Echtzeitkommunikation, einschließlich Erwähnungen, Kommentaren und Benachrichtigungen.

• Anpassbare Dashboards: Maximale Transparenz durch intuitive und visuelle Projekt-Dashboards für Gesamtübersicht über Projekte und anstehende Aufgaben.

• Zeiterfassung: Effektives Zeitmanagement, indem du in der Zeiterfassungs-Spalte exakt verfolgst, wie viel Zeit für jede Aufgabe aufgewendet wird.

• Budgetüberwachung: Zeitnahe Kostenüberwachung durch  Budgetplaner zur Erstellung, Überwachung und Analyse deines Gesamtbudgets entlang von Meilensteinen, Kategorien oder Boards.

• Visuelle Boards und Ansichten: Projekt-Visualisierung durch vielfältige Ansichten, wie Kanban-Boards, Gantt-Diagrammen und Zeitleisten ermöglichen dir, Ressourcen und Aufgaben intuitiv zu verteilen und zuzuordnen.

• Anpassbare Formulare: Individuell gestaltbare Eingabeformulare lassen dich Elemente und Aufgaben im Nu auf deinen Boards hinzufügen.

• Vorlagen: Auf dem richtigen Fuß und ohne Umwege starten, mit einer Auswahl von über 200 Vorlagen, einschließlich der Vorlage für agile Projektplanung. Starte.

• Automatisierung: Straffere Prozesse und Workflows, etwa bei Projektgenehmigungen oder Aufgabenabwicklungen durch eine Fülle von Automatisierungsfunktionen.

• Integrationen: Gleichmäßige Arbeitsprozesse, denn du hast all deine bevorzugten Tools, wie Slack, Dropbox und Adobe Creative Cloud, griffbereit auf der Plattform.

Dein nächster Schritt zu noch besserem Projektmanagement

Unabhängig vom Umfang deiner Projekte und Größe deiner Organisation, diese Funktionen machen dir das Leben leichter, steigern Produktivität und fördern Teamarbeit. Vielleicht benötigst du derzeit nur einen Teil davon, aber du möchtest sie genau deinen Vorstellungen entsprechend einrichten. Oder du planst in der Zukunft zu expandieren.

Was immer deine Projektmanagement-Bedürfnisse, deine Projektmanagement-Tools sollten anpassbar, flexibel und skalierbar sein. Mit monday.com erhältst du eine zentrale Plattform, die dies ermöglicht und sämtliche Projektmanagement-Werkzeuge bündelt. Probiere einfach einmal aus, was mit monnday.com alles möglich wird.

FAQs

Was sind Tools und Methoden im Projektmanagement?

Projektmanagement-Tools und -Methoden sind die Techniken, Technologien, und Strategien, die Einzelpersonen und Teams dabei helfen, ihre Projekte, Aufgaben, Ressourcen und täglichen Abläufe zu verwalten.

Tools unterstützen die Straffung von Prozessen und Workflows, beispielsweise bei Planung, Terminierung sowie beim Management und Monitoring des Arbeitsaufkommens. Zu den essenziellen Methoden des Projektmanagements zählen:

• Struktur der Arbeitsuntergliederung (WBS)
• Methode des Kritischen Pfades (CPM)
• Get Things Done (GTD)
• Scrum
• Scaled Agile Framework (SAFe)
• Methode zur Bewertung und Überprüfung des Programms (PERT)
• Die Wasserfall-Methode

Was sind Programm-Management-Tools?

Ein Programm-Management-Tool ist ähnlich wie ein Projektmanagement-Tool. Da Programme jedoch aus mehreren zusammenhängenden Projekten oder einem Projektportfolio bestehen, brauchen Programmanagement-Tools mehr Funktionen, um diese Projekte auf einer höheren Ebene mit einem breiteren Überblick nachverfolgen zu können.

Welche Tools werden im Projektmanagement eingesetzt?

Im Projektmanagement werden verschiedene Tools eingesetzt, von Charts und Diagrammen bis zu Berichten und Dashboard

• Kalender: um Projektzeitpläne nachzuverfolgen und zu verwalten
• Gantt-Diagramme: um Meilensteine und Abhängigkeiten des Projekts zu sehen
• Kanban-Boards: zur Priorisierung von Aufgaben und zur Anpassung an Anforderungen in Abhängigkeit von der Kapazität
• Dashboards: zur Vereinfachung der Entscheidungsfindung mit Echtzeit-Erkenntnissen
• Automationen: um Zeit zu sparen und sich wiederholende Aufgaben zu beseitigen
• Mind Maps: zum Brainstorming von Projektideen und Aufgaben
• Netzwerkdiagramme: zur Visualisierung aller Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Projektabläufe

Was ist die beste Software für das Projektmanagement?

Die Bandbreite an Projektmanagement-Software reicht von simplen To-do-Listen bis zu umfangreichen All-in-one-Lösungen, geeignet für Unternehmen jeglicher Größe.

Welche Projektmanagement-Tools sind die richtigen für dich?

Unabhängig vom Umfang des Projekts sind die passenden Projektmanagement-Tools entscheidend, um deine Zielsetzungen zu erfüllen. Die Tools, die du auswählst, müssen nicht nur schnell einzurichten und einfach zu bedienen sein, sondern auch deinen Bedürfnissen und den Anforderungen deines Unternehmens gerecht werden.

Schlussendlich gewährleisten die passenden Projektmanagement-Tools, dass alle im Bilde sind — das fördert die Zusammenarbeit und unterstützt bei der Überwachung des Projekts sowie der Budgeteinhaltung.