Projektinitiierung: Der erste Schritt zum Projekterfolg

Jeder Projektmanager oder jede Person mit einem Ziel beginnt mit derselben Frage: „Wie starte ich ein Projekt — dieses Projekt?“

Die Frage ist wichtig, denn was dir im Endeffekt am meisten Zeit raubt, sind die Aufgaben, die du versäumst in der Projektinitiierung einzuplanen. Können wir den zusätzlichen Verkäufer einstellen? — Das Budget war noch nicht festgesetzt. Brauchen wir überhaupt einen zusätzlichen Verkäufer? — Wir haben die internen Ressourcen unseres Teams nicht sorgfältig beurteilt.

Die Lösung? Ein gut durchdachter Plan für die Projektinitiierung. In diesem Artikel werden wir die Grundlagen der ersten Phase eines jeden Projekts erläutern und dir erklären, wie dir das Work OS von monday.com dabei helfen kann, deine Projekte zu organisieren und auf Kurs zu halten.

Was ist die Definition von Projektinitiierung?

Die Projektinitiierung beschreibt den formellen Prozess, bei dem ein neues Projekt als solches definiert wird, und die notwendige Projektdokumentation  und Workflows als Grundlage für die Projektabwicklung beschrieben werden. Dies ist also Phase Eins der klassischen 5 Projektmanagement Phasen:

Die 5 Phasen des Projektmanagements:

• PHASE 1: Projektinitiierung
• PHASE 2: Projektplanung
• PHASE 3: Projektabwicklung
• PHASE 4: Projektüberwachung
• Phase 5: Projektabschluss

Lass uns die Projektinitiierung aus zwei verschiedenen Blickwinkeln betrachten — Aktivitäten der Projektinitiierung und Ergebnisse der Projektinitiierung. Gemeinsam bilden sie einen Rahmen, der manchmal auch als Projektcheckliste bezeichnet wird.

Was sind die Aufgaben der Projektinitiierung?

Alle Projekte beginnen mit einer Idee. Aber was kommt als Nächstes? Wer ist beteiligt? Und natürlich: Was sollten die jeweiligen Schritte sein? In diesem Absatz gehen wir gemeinsam mit dir den Initiierungsprozess durch.

Hier eine praktische Checkliste für die Projektinitiierung:

1. Einen Geschäftsfall (Business Case) erstellen

Ein Geschäftsfall ist ein Dokument, dessen Aufgabe es ist, präzise Ziele zu setzen, die mit der langfristigen Mission des Unternehmens zusammenspielen — sieh es als eine Art Begründung für den Einsatz technischer, finanzieller und personeller Ressourcen im Rahmen des jeweiligen Projekts an.

Dabei ist jedoch zu beachten, dass der Schwerpunkt in erster Linie auf den unternehmerischen Aspekten liegen sollte, und nicht auf den technischen. Der Grund ist, dass du dieses Dokument nutzt, um die Unternehmensleitung von der Notwendigkeit des Projekts zu überzeugen, eventuelle Bedenken auszuräumen und schlussendlich die Genehmigung einzuholen.

2. Eine Machbarkeitsstudie ausführen

Sobald du die Genehmigung der Führungsebene erhalten hast, wirst du ein Gefühl für die Erfolgschancen deines Projekts bekommen wollen. Zu diesem Zweck werden in einer Machbarkeitsstudie bedeutende Projektbeschränkungen und Projektannahmen ermittelt.

3. Eine Projektcharta verfassen

Eine Projektcharta, oder eine Teamcharta, ist eine vorläufige Erklärung des Arbeitsumfangs, der Zielvorgaben und der Beteiligten am betreffenden Projekt.

Sie enthält die Beschreibung der Verantwortlichkeiten, benennt die wesentlichen Stakeholder, skizziert die wichtigsten Ziele, und — am allerwichtigsten — definiert die Befugnisse des Projektmanagers.

4. Stakeholder identifizieren und ein Stakeholder-Register erstellen

Ein Stakeholder ist eine Person, auf die das Projekt direkten Einfluss hat oder die einen Einfluss auf dein Projekt haben kann, wobei es sich sowohl um externe als auch interne Personen handeln kann. Kommunikation nimmt eine Schlüsselrolle ein. Ein Kommunikationsplan, der sowohl die Art und Weise als auch die Häufigkeit der Kommunikation grob bestimmt, kann dir Unannehmlichkeiten ersparen.

Dies kannst du umsetzen, indem du eine Stakeholder-Karte oder eine Beurteilungsmatrix für die Stakeholderbeteiligung verwendest.

5. Das richtige Team zusammenstellen und ein Projektbüro einrichten

Es ist an der Zeit, sozusagen deine Schäfchen um dich herum zu versammeln. Darüber hinaus kannst du locker damit beginnen, Rollen und Verantwortlichkeiten zuzuweisen, um von Anfang an einen Sinn für Verantwortlichkeit zu schaffen. Dies ist das Fachgebiet eines Projektmanagers.

Der Begriff Projektbüro (manchmal auch Projekt Management Office oder PMO) bezieht sich auf das Team oder die Abteilung, welche(s) das Projektmanagement für die gesamte Organisation erstellt und übernimmt. Es ist die Informationsquelle für Verfahren und Best Practices, die sicherstellt, dass die Qualität und der Zeitplan eingehalten werden.

Das PMO sollte Teams zudem die Richtung zu einer zentralisierten Projektmanagement-Software, wie monday.com, weisen.

6. Überprüfungen durchführen 

Trotz aller Vorbedacht ist Projektmanagement anfällig für menschliche Fehler. Es ist wichtig, sich eine gewisse Zeit einzuräumen, in der du deinen Initiierungsplan noch einmal überprüfst, um den verbleibenden Projektphasen bestmögliche Erfolgschancen zu geben.

Warum ist die Phase der Projektinitiierung so wichtig?

Wie bereits erwähnt, ist die Initiierungsphase die Quelle zahlreicher wichtiger Ausgangspunkte — das Problem wird identifiziert, der Projektumfang wird abgegrenzt und die Projektgrundlage geschaffen.

Du musst die Notwendigkeit deines Projekts vor den Entscheidungsträgern rechtfertigen und wenn du den voraussichtlichen Erfolg deines Projekts belegen möchtest, ist es hilfreich, weitere Dokumente, wie die Leistungsbeschreibung zur Verfügung zu stellen. In anderen Worten handelt es sich bei der Projektinitiierung also um die Positionierung deines Projekts an der Startlinie.

Was ist der Unterschied zwischen Projektinitiierung und Projektplanung?

Nun haben wir dir einen Überblick der Projektinitiierung gegeben — die Phase, in der du dein Projekt grob skizzierst und die Einwilligung der Stakeholder einholst. Inwieweit unterscheidet sich aber die Projektplanung, d.h. die zweite Phase des Lebenszyklus des Projektmanagements?

Obwohl die beiden Begriffe austauschbar klingen, handelt es sich um separate Phasen, wobei die Projektplanung auf der Projektinitiierung aufbaut.

Viele Teams machen häufig den Fehler und ziehen die Projektplanung vor, was zu doppelter Arbeit führen kann. Der genaue Projektplan wird erst dann ausgearbeitet, wenn das Endziel klar definiert und der Projektrahmen genehmigt ist. In der nächsten Phase setzt du spezifische Ziele und erstellst deine Roadmap. Du beschäftigst dich mit genaueren Details, wie der Festlegung von Projekt Meilensteinen und der Sprintplanung.

Ohne die wichtigen Aktivitäten der Initiierungsphase läufst du eventuell Gefahr, unkorrekte Ziele zu setzen oder zu vergessen, maßgebliche Stakeholder auf dem Laufenden zu halten — und so am Ende entscheidendes Feedback zu verpassen. Am besten vermeidest du diese Fehler durch die Verwendung bewährter Projektmanagement Methoden und geeigneter Projektmanagement Tools. Sehen wir uns nun an, inwieweit monday.com die richtige Wahl ist.

6 Schritte für eine optimale Projektinitiierung mit monday.com 

1. Identifiziere und definiere übergreifende, geschäftsbezogene Anforderungen, Ergebnisse und Erfolgskriterien

Diese Phase erfordert einige wichtige Bestätigungsdokumente und Einzelheiten, wie die Kontaktdaten der Sponsoren, die geplanten Abschlussdaten, die strategischen Erläuterungen und vieles mehr.

Die Lösung: Workdocs von monday.com + Vorlagen

Workdocs von monday.com sind wieder erfundenen Kollaborationsdokumente. Arbeite mit allen Teammitgliedern in Echtzeit zusammen, bette deine monday.com Boards ein, und vieles mehr.

Bei monday.com kannst du aus über 200 Vorlagen, darunter eine Auswahl an Projektmanagement Vorlagen, wählen. Für die Projektinitiierung empfehlen wir:

• Vorlagen für den Kick-off von Projekten
• Vorlage für einen Projektvorschlag
• Vorlage für eine Projektcharta

2. Formuliere die geschäftliche Begründung, sowie sonstige von Stakeholdern gestellte Projektanforderungen 

Stakeholder wollen die Grundideen des Projekts erfassen, um dessen Mehrwert zu verstehen — Budgets, Zeitpläne, erwartete Leistung und ROI (Return on Investment). Mit einer visuellen Darstellung hast du dabei die besten Karten.

Die Lösung: Visualisierungen

Auf monday.com kannst du zwischen mehr als acht Display-Möglichkeiten wählen, mit denen du aussagekräftige Darstellungen deiner wichtigsten Arbeiten erstellen kannst. Die Formelspalte sammelt deine Daten automatisch. Anschließend kannst du dann ein benutzerdefiniertes und dynamisches Dashboard für die Berichterstattung und das Teilen der Informationen einrichten. Mit Zeitleisten Software kannst du die Elemente in deinen Boards im Zeitverlauf entsprechend der festgelegten Termine visualisieren.

3. Definiere die Rolle und Befugnisse des Projektmanagers

Eine der Hauptaufgaben von Projektmanagern besteht in der Beurteilung wesentlicher Kompetenzen, um ein Projektteam zusammenzustellen. Welche Möglichkeiten haben Projektmanager jedoch ab diesem Punkt, um die Kommunikation und Aufgabenverteilung zentral und sinnvoll zu managen?

Die Lösung: Aktualisierungen und Personen-Spalten

Monday.com ermöglicht die zentrale Verwaltung aller Aufgaben, Verantwortlichen und Kommunikation rund um Projekte und Projektinitiierung an einem Ort. Aktualisierungen dienen als Echtzeit-Hubs für Notizen, Ankündigungen und Fragen. Außerdem kannst du Dateien und vieles mehr hinzufügen.

Über die Personen-Spalte kannst du einzelnen oder mehreren Teammitgliedern Elemente zuweisen. Diese Funktion kann ein Projektmanager beispielsweise nutzen, um das Arbeitspensum zu beurteilen. Alternativ kann die Spalte in die Formeln für automatisierte Benachrichtigungen integriert werden.

4. Erstelle ein Dokument zum Projektumfang

Das Dokument, welches den Umfang deines Projekts definiert, könnte Folgendes beinhalten:

• vorgeschlagene externe Beziehungen
• vorgeschlagene interne Beziehungen
• Kommunikationsplan
• Richtlinien für das Änderungsmanagement
• Pläne für die Evaluierung des Projekts nach Projektabschluss
• die gewählte Methode für das Projektmanagement

Die Lösung: Vorlagen für die Leistungsbeschreibung

Anstatt jedes Mal bei null wider anzufangen, ist es effizienter, dein Umfangsdokument für die Projektinitiierung mit einer klar strukturierten Vorlage zu erstellen, die in Echtzeit geteilt und bearbeitet werden kann.

5. Hole die schriftliche Stakeholder Genehmigung ein

Kommunikation, Überzeugungskraft und Verhandlungskompetenzen sind bei der Interaktion mit Stakeholdern von entscheidender Wichtigkeit. Deine ersten Kontaktaufnahmen zum Kick-off des Projekts könnten persönliche Gespräche, Memos zum Kick-off und andere Kommunikationen, wie z.B. der Austausch von E-Mails oder Dokumenten, involvieren. Das kann den Übergang deines Projekts von der Initiierungsphase zur Planungsphase verlangsamen.

Die Lösung: Automatisierungen und Integrationen 

Integriere deine bevorzugten Tools für das Dokumentenmanagement und für das Einholen von Genehmigungen mit monday.com, um den Unterzeichnungsprozess zu vereinfachen. Nutze Automatisierungen, um Kommunikationen und Aktionen ausgehend von deinem Board auszulösen. Hier ein Beispiel: Sobald sich der Status eines Umfangsdokuments zu „Genehmigt“ ändert, wird der Projektmanager automatisch benachrichtigt, sodass die Arbeit am nächsten Schritt beginnen kann.

6. Lege die Grundlage für den Projektplan

Obwohl diese Aufgaben in die Planungsphase gehören, kannst du sie bereits vorbereiten:

• Struktur für detaillierte Arbeits Aufschlüsselung
• Ressourcenmanagementplan
• Zeitpläne
• Budget
• Risikomanagementplan
• Qualitätsmanagementplan

Die Lösung: eine Work Breakdown Structure (WBS) & Gantt-Ansichten

Monday.com verfügt über eine Vorlage für die WBS sowie eine Ansicht des Arbeitspensums, mit denen du die Kapazität deiner Teammitglieder ganz einfach verwalten kannst. Unsere Gantt-Diagramme mit der Spezialfunktion „Kritischer Pfad“ unterstützen dich bei der automatischen Festlegung von Aufgaben, Verantwortlichen und Abhängigkeiten basierend auf den Daten deiner Boards.

Optimiere jetzt den Kick-off deiner Projekte

Während der Projektinitiierung legst du nicht nur den Grundstein für den Gesamterfolg deines Projekts, sondern auch für den Erfolg jeder einzelnen Phase im Lebenszyklus deines Projekts.

Die Verwaltung der Kernaktionen, Anforderungen und Dokumente der Projektinitiierung wird mit einer Work Management Software wie monday.com bedeutend einfacher — überzeuge dich selbst.

FAQ

Warum sollte ich eine Projektcharta verwenden?

Eine Projektcharta enthält den Zweck, die Ziele sowie bedeutende Lieferergebnisse bzw. ein Projekts. Dies hilft dabei, das gesamte Team auf Kurs zu halten. Hier drei Gründe für die Verwendung einer Projektcharta:

1. Sie fördert ein besseres Zeitmanagement.
2. Sie hilft bei der Budgetplanung. Eindeutige Budgetvorgaben führen zu weniger Überschreitungen und somit zu besseren Erfolgschancen für dein Projekt!
3. Sie fördert die Teammoral.

Was sind die vier Hauptanforderungen der Projektinitiierung?

• Geschäfts Einschränkungen und Chancen identifizieren
• Lösungen definieren
• Projekt gründen
• Projektteam ernennen