Was ist ein Gantt-Diagramm?

Du hast sie schon oft gesehen. Sicher weißt du bereits, dass Gantt-Diagramme außerordentlich gut geeignet sind, um Projektzeitleisten und -aktivitäten zu planen. Oder vielleicht benutzt du sogar ein übereinander angeordnetes Balkendiagramme ohne zu wissen, dass es Gantt-Diagramm heißt. Und jetzt bist du mit Recht neugierig.

In diesem Blogbeitrag erklären wir dir alles, was du über Gantt-Diagramme als Projektmanagement Tool wissen musst, und beantworten Fragen, die dir unter den Nägeln brennen: „Sollte ich eine Online-Software für meine Gantt-Diagramme nutzen?“, „Erstelle ich ein Gantt-Diagramm in Excel oder mit Google Sheets?“, —oder „Reichen Stift und Zettel für die Projektplanung aus?“

Was ist ein Gantt-Diagramm?

Hier eine Definition von Gantt-Diagramm:
Ein Gantt-Diagramm ist ein horizontales Balkendiagramm, das den Projektplan sowie die dazugehörigen Aufgaben oder Ereignisse im Zeitverlauf darstellt. Jeder Balken im Gantt-Diagramm stellt eine Aufgabe dar, während die Termine horizontal angeordnet sind.

Eiin Gantt-Diagramme wird gewöhnlich als Projektzeitplan verwendet, da es eine der praktischsten Darstellungsmöglichkeiten ist, um Aktivitäten im Zeitverlauf zu visualisieren. Der Ursprung dieser Visualisierungsmethode ist ein Design von Henry Gantt, welches er aus Karol Adamieckis Harmonograf abgeleitet hat.

Moderne Gantt-Diagramme können zudem die Abhängigkeiten von Aufgaben, d.h. ihre Verbindungen untereinander, aufzeigen.

Welchen Zweck erfüllt ein Gantt-Diagramm?

Ein einfaches Gantt-Diagramm bietet Klarheit über Fälligkeitsdaten, Projektmeilensteine und den Projektfortschritt. Jedes Teammitglied weiß, zu welchem Zeitpunkt woran zu arbeiten ist und inwieweit dies das Gesamtprojekt vorantreibt.

Was sind die Hauptbestandteile eines Gantt-Diagramms?

Obwohl alle Gantt-Diagramme unterschiedlich aussehen, wollen wir ihre wesentlichen Bestandteile näher beleuchten.

• Termine/Meilensteine: Das Datum und die Dauer jeder Aufgabe werden oft im Format Tage/Wochen/Monate dargestellt, wobei diese auch in Minuten/Stunden angezeigt werden können. Der aktuelle Tag/die aktuelle Uhrzeit ist normalerweise hervorgehoben. Anmerkung: Die Länge der einzelnen Rechtecke gibt an, wie lange eine Aufgabe voraussichtlich dauern wird. Dies ist die Dauer der Aufgabe.
• Aufgaben/Elemente: Es gibt individuelle Aktivitäten (oder Aufgaben), die sich alle in unterschiedlichen Stadien der Fertigstellung befinden. Jede Aufgabe kann alleinstehend sein, aber wenn du monday.com nutzt, kannst du Aufgaben auch gruppieren, um Unterelemente zu erstellen.
• Verantwortliche/r: Dies ist die für die Aufgabe verantwortliche Person. Hinweis: Dies kann mehr als eine Person oder ein ganzes Projektteam sein.
• Balken & Spalten: Balken stellen die Dauer eines Aufgabe dar, während Spalten die tatsächlichen Termine aufzeigen.

Mit monday.com ist die Erstellung eines Gantt-Diagramms kinderleicht — wir haben dafür eine spezielle Ansicht. Teste es jetzt!

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Wofür wird ein Gantt-Diagramm verwendet?

Ein Gantt.Diagramm wird hauptsächlich als Unterstützung der inhaltlichen und zeitlichen Planung von Projekten jeder Größe genutzt. Besonders praktisch sind sie bei der Vereinfachung komplexer Projekte und deren KPIs. Das Projektmanagement mit Gantt-Diagrammen kann zahlreiche Elemente enthalten, wie Ressourcenverwaltungs-Pläne bzw. die Planung von Marketingkampagnen.

Durch Gantt-Diagramme wird es einfacher, den Umfang und die Anforderungen eines Projekts zu verstehen, da sie ein Projekt in jeder Projektmanagement-Phase visuell aufschlüsseln. Dies schließt auch die Abhängigkeiten von Aufgaben, Prioritäten und Verantwortlichkeiten mit ein. Zudem kann ein Gantt-Diagramm als Gesamtübersicht auch für Manager äußerst nützlich sein, da sie den Projektfortschritt nachverfolgen müssen.

Dies bezieht sich auf die Work Breakdown Structure „WBS“, eine spezifische Methode für die Zerlegung großer oder komplizierter Ziele in durchführbare Zielvorgaben. Oftmals bildet diese Methode die Grundlage für ein solides Gantt-Diagramm. Es wird gezeigt, welche Aufgaben (und Unteraufgaben) zu erledigen sind, wobei jedoch nicht dargestellt wird, wann jede einzelne Aufgabe begonnen und beendet wird.

Indem du mit einer Hierarchie deiner Aufgaben und deren Abhängigkeiten (WBS) beginnst, kannst du später die Bestandteile des Gantt-Diagramms (wie z.B. Zeit, Verantwortlichkeit, Status, Meilensteine, etc.) hinzufügen, um eine eindeutige Übersicht zu erstellen

Behalte den ‘kritischen Pfad’ beim Gantt-Diagramm im Auge

Wenn man die Struktur von Gantt-Diagrammen beschreibt, darf der sogenannte kritische Pfad nicht fehlen. Der kritische Pfad bezeichnet ein Phänomen, bei dem jede Einzelaufgabe einer miteinander verbunden Aufgabenfolge zu einem Verzug führt, wodurch sich das Abschlussdatum des Gesamtprojekts nach hinten verschiebt.

Das Konzept des kritischen Pfads ist ein Ansatz, den Projektmanager verwenden, um die längst-mögliche Aufgabenfolge zu bestimmen, bis das Projekt erfolgreich abgeschlossen ist. Dies ist der kritische Pfad und du solltest ihn im Hinterkopf behalten.

Gantt-Diagramme ermöglichen dir die schnelle Visualisierung aller Aufgaben. Dabei kannst du sie in Zusatzaufgaben oder wesentliche Aufgaben einteilen und sogar bestimmen, welche dieser Aufgaben essenziell zur fristgerechten Durchführung des Projekts beitragen. Sobald du den kritischen Pfad eines Projekts kennst, kannst du jede Einzelaufgabe mit einem Fälligkeitsdatum versehen.

Worauf du bei der Wahl einer Software für Gantt-Diagramme achten solltest — essenzielle Funktionen

Bevor wir erklären, wie du ein Gantt-Diagramm online erstellen kannst, lass uns klären, was wir von einem Gantt-Diagramm Tool erwarten. Es gibt viele Plattformen, die nur die Möglichkeit zur Erstellung eines Gantt-Diagramms bieten oder dir nur Optionen für die Konfiguration von Gantt-Diagrammen bieten.

Technisch ausgereifte Lösungen, zu denen auch monday.com gehört, bieten erweiterte Funktionen, wie unterschiedliche Diagrammansichten, personalisierbare Automatisierungen und Integrationen sowie die Option zum Filtern von eingegebenen Informationen. Mit dem Work OS von monday.com erhältst du Zugriff auf dynamischere Funktionen, die dein Gantt-Diagramm aufbauen auf eine bereits robuste Grundlage noch weiter verbessern:

• Drag-and-drop: Verschiebe Elemente auf den horizontalen und vertikalen Achsen per Drag-and-drop, wenn sich die Gegebenheiten ändern, anstatt jedes Mal neu zu beginnen— dadurch sparst du Zeit. Zudem bietet es Flexibilität, sodass du es an jedes Team anpassen kannst.
• Mehrfachzuweisung: Die Gantt-Ansicht von monday.com gibt dir die Möglichkeit, nicht die Aufgaben, sondern die Personen in den Mittelpunkt zu stellen, indem du die Aufgaben ganzen Teams zuweist.
• Statusangaben: Der Status gibt an, in welcher Phase sich die einzelnen Aufgaben aktuell befinden, und kann individuell angepasst werden.
• Meilensteine: Dies sind die teamübergreifenden Ereignisse ohne spezifische Dauer, die  im Allgemeinen das Ende einer bestimmten Projektphase darstellen.
• Vertikale Verfolgungslinie: Die vertikale Verfolgungslinie bewegt sich mit dem Projektfortschritt vorwärts, wodurch du ganz leicht erkennen kannst, wo sich dein Projekt im Vergleich zum Start- und Enddatum des Projekts gerade befindet.
• Abhängigkeiten: Diese geben Informationen darüber, welche Aufgabe zuerst abgeschlossen werden muss, bevor eine andere beginnen kann.

Wenn du eine einfache visuelle Lösung suchst, mit der du Projekte jeder Größe und Branche verwalten kannst, die dir zusätzlich ein Gantt-Diagramm bietet, dann teste unsere Projektmanagement Vorlagen.

So erstellst du im Handumdrehen ein Gantt-Diagramm in monday.com

Mit unserem Work OS und den darin enthaltenen Vorlagen brauchst du für die Erstellung eines Gantt-Diagramms nur drei einfache Schritte:

1. Stelle sicher, dass dein Board über eine Zeitleistenspalte und eine Abhängigkeitsspalte verfügt.
2. Wähle „Ansicht hinzufügen“ und anschließend „Gantt“
3. Voilá! Deine Aufgaben sind in einem Gantt-Diagramm strukturiert. Natürlich kannst du auch selbst kreativ werden und mit spontanen Bearbeitungen und coolen Funktionen, wie der „Basislinie“, alles individuell anpassen.