Optimiere deine Geschäftsprozesse mit Work Management

Es mag verwunderlich klingen, aber die Rentabilität deines Unternehmens hängt nicht von deinen Produkten oder Dienstleistungen ab. Vielmehr sind es die  Geschäftsprozesse, die ausschlaggebend sind. Mit den richtigen Geschäftsprozessen kannst du Produkte schneller herstellen und auf den Markt bringen. Du kannst wettbewerbsfähigere Dienstleistungen anbieten und neue Kunden effektiver anwerben als deine Konkurrenz.

In diesem Artikel erfährst du, wie du die Geschäftsprozesse in deinem Unternehmen optimierst, indem du einen neuen Ansatz für das Work Management verwendest.

Anschließend stellen wir dir das monday work management vor und zeigen dir, wie du damit wichtige Geschäftsprozesse digitalisieren und straffen kannst.

Geschäftsprozesse – Definition und Beispiele

Hier eine formale Definition von Geschäftsprozess in einem Unternehmen: Ein Geschäftsprozess ist die Summe der erforderlichen Aktivitäten, die du erbringen musst, um ein bestimmtes Unternehmensergebnis zu erreichen. Außerdem beschreibt er den logischen Ablauf, dem diese Aktivitäten folgen müssen.

Anders betrachtet, sind deine Geschäftsprozesse das Betriebssystem, auf dem dein Unternehmen läuft. Je effizienter sie sind, desto profitabler ist deine Organisation. Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen kann dabei helfen.

Angenommen du leitest  ein Softwareunternehmen, dann brauchst du  Geschäftsprozesse zum Beispiel für die folgenden Bereiche:

• Entwicklung neuer Funktionen
• QS-Prüfung
• Einbeziehung von Kundenfeedback
• Bereitstellung neuer Versionen
• Projektplanung

Jeder dieser Arbeitsabläufe kann in eine Reihe von systematischen Schritten unterteilt werden. Der Prozess „QS-Prüfung“ könnte zum Beispiel Folgendes beinhalten:

• Planung des Testumfangs
• Durchführung explorativer manueller Tests
• Behebung von Fehlern und Wiederholung von Tests

Indem du jeden Geschäftsprozess im Unternehmen mit chirurgischer Präzision untersuchst, kannst du herausfinden, wo die Engpässe und Umsatzverluste liegen, damit du sie beheben kannst. So gestaltest du einen Geschäftsprozess effizienter. Du könntest etwa die „QS-Prüfung“ verbessern, indem du eine Software kaufst, mit der du einen Teil des Geschäftsprozesses digitalisieren kannst.

Ein klares Verständnis der Verwaltung von Arbeitsabfolgen, indem du die Geschäftsprozesse klar darstellst, ist der erste und vielleicht der wichtigste Schritt zur Verbesserung deiner Unternehmensergebnisse.

Was ist ein Geschäftsprozess und welche Arten gibt es?

Auch wenn manche Organisationen komplexere Prozesse haben als andere, lassen sich alle Geschäftsprozesse in 3 Kategorien einteilen:

1. Betrieblich (primär): alle Prozesse, die direkt mit der Einkommensgenerierung zusammenhängen
2. Unterstützend (sekundär): Prozesse, die dir helfen, Dinge zu organisieren
3. Verwaltend: Prozesse, die dir helfen, alle anderen Prozesse zu verwalten

Die Rolle der einzelnen Kategorien zu verstehen, ist entscheidend für den Betrieb deines Unternehmens. Es ist daher hilfreich Geschäftsprozesse zu modellieren, damit sie für alle Beteiligten verständlich sind.

Egal, wie gut deine Managementprozesse strukturiert sind, wenn die operative Seite deines Unternehmens nicht funktioniert, wirst du kaum Gewinn machen.

Welche Bedeutung haben Geschäftsprozesse im Unternehmen?

Statistiken zeigen, dass nur etwa die Hälfte aller neu gegründeten Unternehmen das fünfte Jahr überleben.

Einer der Hauptgründe ist die mangelnde Produkt/Marktanpassung. Manche Unternehmen bieten zum Beispiel in der Anfangsphase einen Mehrwert für ihr Publikum, aber wenn sich die Märkte weiterentwickeln, werden ihre Produkte und Dienstleistungen überflüssig.

Ein weiterer wichtiger Grund ist, dass die meisten Unternehmen nicht wissen, wie sie das anfängliche Chaos in den Griff bekommen. Mit dem Wachstum einer Organisation wachsen auch die Herausforderungen und die Komplexität. Ohne gut strukturierte Arbeitsprozesse kann keine Organisation lange überleben. In anderen Worten: Geschäftsprozesse sind einer der beiden Schlüsselfaktoren, die dein Unternehmen langfristig am Laufen halten.

Durch die Zusammenstellung der richtigen strategischen Prozesse entsteht  ein funktionierendes System, das dein Unternehmen zusammenhält, insbesondere heutzutage.

Was sind die Merkmale eines idealen Geschäftsprozesses?

Woher weißt du, ob deine Geschäftsprozesse auf dem neuesten Stand sind? Stelle dir zu jedem Prozess folgende Fragen:

Ist er begrenzt?

Wenn du einen Geschäftsprozess richtig definiert hast, hat er einen Anfang, eine Mitte und ein Ende. Es sollte eine bestimmte Anzahl von Schritten geben, die zu erledigen sind, und ein klares Ergebnis am Ende sicherstellen.

Lässt er sich wiederholen?

Effektive Geschäftsprozesse können immer wieder wiederholt werden. Sie sind auch nicht von einer einzelnen Person abhängig. Wenn ein Mitarbeiter erkrankt, aktiviert ein klar dargestellter Geschäftsprozess die nahtlose Übernahme der Aufgaben durch einen anderen Mitarbeiter.

Schafft er einen Mehrwert?

Es ergibt keinen Sinn, einen Geschäftsprozess zu definieren, der keinen echten Wert für das Unternehmen schafft. Konzentriere dich auf Geschäftsprozesse, die sich entweder direkt auf deinen Umsatz auswirken oder wichtige Geschäftsfunktionen unterstützen.

Lässt er sich erweitern?

Dein Unternehmen wird sich verändern und weiterentwickeln, und das sollten auch deine Geschäftsprozesse. Ein gut definierter Workflow lässt sich im Laufe der Zeit leicht anpassen und erweitern. Die Verbesserung von Geschäftsprozessen ist wichtig, damit dein Unternehmen reibungslos läuft, während es wächst.

Was sind die Vorteile digitalisierter Geschäftsprozesse? 

Software kann es wesentlich erleichtern, deine Geschäftsprozesse zu straffen und effizient zu gestalten. Die Einführung einer Software für das Work Management in deinem Unternehmen hat u. a. folgende Vorteile:

• Beschleunigung deiner Prozesse durch Automatisierungen, z.B. indem du das richtige Teammitglied automatisch benachrichtigst, wenn eine Aufgabe ansteht.
• Erstellung standardisierter, wiederholbarer Workflows und Vorlagen, um menschliche Fehler zu reduzieren
• Zentralisierung all deiner Arbeit auf einer einzigen Plattform, damit du alles hast, was du für deine Geschäftsprozesse benötigst
• Nachverfolgung aller Prozesse, Überprüfung des Fortschritts und einfache Informationsweitergabe an deine Teams

Probiere monday work management noch heute aus und sieh, wie viel einfacher deine Geschäftsprozesse geführt werden können.

Was sind die wichtigsten Geschäftsprozesse im Unternehmen?

Jeder Unternehmensbereich verfügt über eine einzigartige Reihe von Arbeitsgängen, die den Gesamterfolg deines Unternehmens unterstützen – die zentralen Geschäftsprozesse, die dein Unternehmen antreiben. Hier sind ein paar Beispiele für Geschäftsprozesse:

1. Marketingprozesse

Marketing ist die Disziplin, mit der du dein Zielpublikum anziehst und ihnen zeigst, dass dein Produkt oder deine Dienstleistung die richtige Lösung für ihre Probleme, Bedürfnisse oder Wünsche ist.

Einige der wichtigsten Marketingprozesse sind:

• Lead-Erfassung: Informationen über Leads für zukünftige Geschäftschancen speichern.
• Lead-Nurturing: Aufklärung von Interessenten über ihre Probleme und die Lösung, die du anbietest.
• Marketing-Automatisierung: Automatisierung der Kommunikation, Personalisierung deiner Nachrichten und Straffung sich wiederholender Aufgaben.
• Marktforschung: Analyse deines Markts, um potenzielle Lücken zu finden, die du füllen kannst.
• Wettbewerbsanalyse: Identifizierung der Stärken und Schwächen deiner Konkurrenten.
• Kampagnenplanung: Orchestrierung deiner Marketingaktivitäten, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen.

Marketing ist für jede Organisation wichtig, und du brauchst das richtige System, um diese Prozesse zu verwalten.

Mit der monday marketing work management Software kannst du selbst ein komplexes Marketing Portfoliomanagement übersichtlich verwalten. monday work management macht es dir kinderleicht:

• Arbeite bei der Zielsetzung mit internen und externen Stakeholdern zusammen.
• Plane die Zusammenarbeit deines Marketing-Teams, bewerte die Teamkapazität und weise Aufgaben zu.
• Betrachte die Arbeitsabläufe mit Kanban-Board Ansichten, Gantt-Diagrammen und Zeitleisten im Kontext.
• Verfolge deinen Kommunikationsplan für effiziente Koordination und maximale Transparenz.
• Erstelle Projektberichte und behalte den Projektstatus im Blick, vermeide Engpässe und verfolge die Marketingausgaben nach, um das Budget einzuhalten.
• Messe die Wirkung deines Marketings mit Integrationen wie Supermetrics und Google Ads.

2. Verkaufsprozesse

Das Hauptziel des Vertriebs ist es, marketingqualifizierte Leads (MQLs) durch strategische Wertkommunikation und Kundenbeziehungsmanagement in Kunden zu verwandeln.

Zu den wichtigsten Prozessen im Vertrieb gehören:

• CRM (Customer Relationship Management): Die Verwaltung aller Kundenkontaktpunkte, um die Ergebnisse zu maximieren und bessere Kundenbeziehungen aufzubauen
• Lead-Qualifizierung Identifizierung der potenziellen Kunden, die mit größerer Wahrscheinlichkeit jetzt kaufen werden
• Pipeline-Management: Verwalte deinen Vertriebslebenszyklus und prognostiziere potenzielle Umsätze
• Post-Sales: Verwaltung der Aftersales-Strategie, um ein besseres Erlebnis sicherzustellen
• Lead-Scoring: Scoring von Leads auf Grundlage bestimmter Aktionen und Kriterien (Klicks, frühere Käufe usw.)

monday.com macht es viel beschäftigten Vertriebsteams leicht, mehrere Aufgaben und Prozesse zu verwalten, damit sie Deals effizienter abschließen können.

3. Software-Entwicklungsprozesse

Das Ziel eines Software-Entwicklungsteams ist es, Produkte zu erstellen, welche die Anforderungen der Stakeholder in möglichst kurzer Zeit erfüllen, und gleichzeitig hohe Qualität zu gewährleisten.

Um dies zu erreichen, nutzen Softwareentwickler einige der folgenden Prozesse:

• Sprint-Planung: Unterteilung des Projekts in kleine Zeitabschnitte und Festlegung von Ergebnissen für jeden Sprint.
• Funktionen und Release: Priorisierung von Funktionen und Marktveröffentlichungen und Ausrichtung deines Teams.
• Testphase: Sicherstellung, dass ein bestimmtes Produkt oder eine Funktion funktioniert, bevor es tatsächlich veröffentlicht wird.
• Einsatz: Bereitstellung des Produkts für die Nutzung.
• Wartung: Überwachung und Kontrolle des Endergebnisses, um sicherzustellen, dass nichts übersehen wird.

Mit der intuitiven Arbeitsoberfläche von monday work management kannst du den Projektfortschritt mit farbcodierten Boards in der von dir bevorzugten Form (Kanban, Gantt, Zeitleisten-Software – ganz wie du möchtest) visuell darstellen.

4. HR-Prozesse

Die Personalabteilung (HR) konzentriert sich auf die Verwaltung der  wertvollsten Ressource in deiner Organisation: die Menschen.

Dazu befolgen die HR-Teams einige dieser Prozesse:

• Rekrutierung: Anwerbung der richtigen Talente für bestimmte Positionen
• Onboarding: Unterstützung und Training neuer Mitarbeiter damit diese ihre Rolle verstehen und sich schneller in der Organisation zurechtfinden
• Auswahl: Analysieren von Bewerbern und Auswählen der richtigen Kandidaten auf Grundlage vorher festgelegter Kriterien
• Schulung: Schulung des Teams zu spezifischen Kompetenzen und wichtigen Tätigkeiten für das Unternehmen

Mit monday.com ist es ziemlich einfach, all diese Geschäftsprozesse zu verwalten. Unsere visuellen Boards erleichtern das Nachverfolgen komplexer Personalkonzepte, wie z.B. Personalplanung, Personaleinstellung und Personalverwaltung.

5. Prozesse im Kundenservice

Wenn Marketing und Vertrieb einen Deal abgeschlossen haben, muss der Kundenservice sicherstellen, dass der neue Kunde die bestmögliche Erfahrung macht. Wenn sie bei der Nutzung des Produkts oder der Dienstleistung Hilfe oder Anleitung benötigen, muss der Kundenservice dies durch effektive Kommunikation gewährleisten.

Zu den wichtigsten Prozessen im Kundenservice gehören:

• Kontaktmanagement: Verwaltung von Kundendaten – Name, E-Mail, Chatverlauf usw. – um einen besseren Service zu bieten.
• Ticketanfragen: Behandlung von Kundenproblemen auf möglichst effiziente Weise.
• Community-Management: Optimierung aller Kontaktpunkte mit Kunden, um bessere Beziehungen zu erstellen.
• Feedback-Management Sammeln und Analysieren von Kundenfeedback zur Verbesserung des Erlebnisses.
• Analytik: Analyse des gesamten Kundenverhaltens, um den Service zu verbessern.

6. Prozesse des Projektmanagements

In jeder Organisation bestimmen und verwalteten Projektmanager die Arbeitsprozesse der verschiedenen Projekte.

Egal, ob es sich um die Einführung eines neuen Produkts, die Umgestaltung eines Büros oder eine Werbekampagne handelt — du benötigst ein geeignetes Projektmanagement, um das Chaos zu reduzieren und sicherzustellen, dass alles richtig funktioniert.

Zu den wichtigsten Prozessen des Projektmanagements gehören:

• Team-Management: Aufteilung des Arbeitspensums auf die Teammitglieder, Überwachung des Fortschritts und Sicherstellung der effektiven Zusammenarbeit
• Projektplan: Planung der Aktivitäten, die zur Erreichung des Projektziels erforderlich sind
• Aufgabenmanagement: Zuweisung von Aufgaben an Teammitglieder und Nachverfolgung der Aufgabenerledigung
• Zeitplanung: Planung jeder Aktivität, um die Deadlines einzuhalten und sicherzustellen, dass das Projekt fristgerecht abgeschlossen wird
• Monitoring: Kontrolle der Ausführungsphase zur Optimierung aller beteiligten Initiativen

Mit der monday PMO (Projektbüro) work management Software kannst du jede Art von Projekt von Anfang bis Ende verwalten. Du kannst etwa Ziele auf Unternehmensebene festlegen und nachverfolgen, einen sofortigen Überblick über dein Projektportfolio gewinnen und die Projekteffizienz steigern, indem du Risiken in kritischen Pfaden leicht erkennst.

Optimiere deine Geschäftsprozesse mit monday work management

monday work management macht es dir leichter:

• Lege Ziele fest und stelle OKRs ein auf Grundlage der Bedürfnisse und Prioritäten deines Unternehmens und erstelle dann Aufgabenlisten zur Unterstützung deiner übergeordneten Ziele.
• Erstelle und verfolge Aufgaben, die deine Projekte voranbringen.
• Triff Entscheidungen schneller. Verwende benutzerfreundliche Echtzeit-Dashboards, die dir klarmachen, was du als Nächstes tun solltest.
• Erstelle benutzerdefinierte, automatisierte No-Code-Workflows, damit deine Prozesse reibungsloser ablaufen und dein Team Zeit und Energie spart.

Willst du sehen, wie deine Geschäftsprozesse mit monday work management effizienter ablaufen und wie du echte Ergebnisse erzielen kannst? Probiere es noch heute kostenlos aus.

FAQ

1. Was ist ein Geschäftsprozess?

Ein Geschäftsprozess ist die Summe der erforderlichen Aktivitäten, die du erbringen musst, um ein bestimmtes Unternehmensergebnis zu erreichen. Außerdem beschreibt er den logischen Ablauf, dem diese Aktivitäten folgen müssen.

2. Was ist die Automatisierung von Geschäftsprozessen?

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist eine Möglichkeit, dein Unternehmen mithilfe von Software effizienter zu machen, indem bestimmte Schritte eines Geschäftsprozesses (oder der gesamte Prozess) automatisiert werden. monday work management enthält über 200 Automatisierungsformeln, mit denen du deine Arbeit schneller erledigen kannst.

3. Was ist Geschäftsprozessmanagement?

Geschäftsprozessmanagement (BPM) ist ein systematischer Ansatz zum Analysieren, Optimieren und Verwalten deiner Geschäftsprozesse, um die Effizienz und Effektivität zu verbessern. Es geht um die Identifizierung, Dokumentation, Modellierung, Automatisierung und kontinuierliche Verbesserung von Prozessen, um deine Unternehmensziele zu erreichen.